Trong quá trình khảo sát thực tế từ hệ thống Quản lý thư viện Trường ĐHDL Hải Phòng. em
thu nhận được một số vấn đề sau:
Hệ thống Quản lý thư viện Trường ĐHDL Hải Phòng là một trong những hệ thống Quản lý
thư việnlớn của hệ thống các thư viện trong thành phố Hải Phòng. Công tác quản lý “Thư
viện ” tại Trường ĐHDL Hải Phòng thời gian trước khi tin học hoá chưa phát triển thì công
việc quản lý chủ yếu dùng phương pháp thủ công, tức là quản lý trên các giấy tờ sổ sách dẫn
đến việc lưu giữ rất cồng kềnh, gây tốn nhiều thời gian, công sức và thiếu độ chính xác . Do
đó , công việc quản lý sử dụng phương pháp thủ công sẽ không đáp ứng được nhiệm vụ và mục
tiêu của hệ thống và nó cũng gây ảnh hưởng rất lớn tới năng suất , chất lượng và hiệu quả của
công việc. Để khắc phục các nhược điểm trên đây, đồng thời nhờ vào sự phát triển nhanh
chóng của Công nghệ.thông tin thì xây d ựng một chương trình quản lí hệ thống “Thư viện”
giúp cho công tác quản lí là một nhu cầu cần thiết cấp bách hiện nay để tự động hóa công tác
20 trang |
Chia sẻ: lvbuiluyen | Lượt xem: 2071 | Lượt tải: 1
Bạn đang xem nội dung tài liệu Đề tài Công tác quản lý Thư viện tại Trường Đại học dân lập Hải Phòng, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
ĐỀ TÀI:
Công tác quản lý Thư viện tại Trường
ĐHDL Hải Phòng
Môn : Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống
1. Mô tả thực trạng thực tế của hệ thống cũ
Trong quá trình khảo sát thực tế từ hệ thống Quản lý thư viện Trường ĐHDL Hải Phòng. em
thu nhận được một số vấn đề sau:
Hệ thống Quản lý thư viện Trường ĐHDL Hải Phòng là một trong những hệ thống Quản lý
thư việnlớn của hệ thống các thư viện trong thành phố Hải Phòng. Công tác quản lý “Thư
viện ” tại Trường ĐHDL Hải Phòng thời gian trước khi tin học hoá chưa phát triển thì công
việc quản lý chủ yếu dùng phương pháp thủ công, tức là quản lý trên các giấy tờ sổ sách dẫn
đến việc lưu giữ rất cồng kềnh, gây tốn nhiều thời gian, công sức và thiếu độ chính xác . Do
đó, công việc quản lý sử dụng phương pháp thủ công sẽ không đáp ứng được nhiệm vụ và mục
tiêu của hệ thống và nó cũng gây ảnh hưởng rất lớn tới năng suất, chất lượng và hiệu quả của
công việc. Để khắc phục các nhược điểm trên đây, đồng thời nhờ vào sự phát triển nhanh
chóng của Công nghệ.thông tin thì xây dựng một chương trình quản lí hệ thống “Thư viện”
giúp cho công tác quản lí là một nhu cầu cần thiết cấp bách hiện nay để tự động hóa công tác
2.Yêu cầu của hệ thống mới
Trong thời kì tin học phát triển ,để khắc phục nhược điểm trên đây Trường ĐHDL HP
cần phải xây dựng một hệ thống quản lí “Thư viện”đáp ứng yêu cầu trên của hệ thống và nó
cũng góp phần giúp cho nhân viên giảm bớt thời gian theo dõi bằng ssỏ sách giấy tờ ,làm việc
trên máy tính sẽ nhanh chóng chính xác và thuận tiện.
3.Mô tả qui trình hoạt động của hệ thống
Khi thư viện có nhu cầu nhập sách thì thủ thư sẽ lập ra danh mục sách cần mua để trình
nhà trường duyệt ,sau khi truong duyet thủ thư sẽ lập phiếu mua sách va gửi tới nhà cung cấp .
Khi Nhà cung cấp cung cấp sách cho thư viện thu thư sẽ tiếp nhận sách và lập phiếu thanh
toán gửi nhà cung cấp .Sách được xử lí trước khi cho vào kho.
Quá trình mượn sách của độc giả là giáo viên và sinh viên có nhu cầu đọc tại phòng thư viện
và mượn về nhà đều thực hiện theo quy tắc sau: độc giả viết tên sách cần mượn lên phiếu
mượn sách rồi chuyển vào phòng mượn sách đăng ký mượn sách và trinh thẻ sinh viên ,thủ
thư sẽ kiểm tra thông tin phiếu và kiểm tra sách nếu sách có trong kho thì độc giả sẽ được
mượn sách .Thư viện trường làm việc theo giờ hành chính từ thứ 2 đến thứ 7,buổi sáng từ
7h30-11h,buổi chiều từ 14h-17h. Đối với sách mượn đọc tại phòng đọc thì không thu bất cứ 1
lệ phí nào.Nhưng nếu mượn sách khỏi phòng đọc thì sẽ thực hiện thu phí theo bảng tính phí
mượn sách cho tới thời hạn trả sách .Giới hạn 1 sinh viên mượn tối đa là 10 đầu sách trong 1
lần mượn. độc giả đến mượn sách đều phải theo nội quy quy định của thư viện:
+Trả sách đúng kỳ hạn định.Thời gian hạn định khi mượn sách là 1 kỳ học.Nếu vi phạm thời
gian quy định sinh viên phảI bị phạt tiền sách là 500 đồng /1 ngày cộng với tiền mượn ban
đầu.
+Sách bị mất hay hỏng so với ban đầu khi mượn lập biên bản phải bồi thường gấp đôi tiền
sách in trên bìa cộng với tiền mượn sách ban đầu.
+Sinh viên chỉ có thể mượn thêm sách khi đã hoàn trả hết hoặc 1 phần số sách đã mượn.
+Khi trả sách thủ thư sẽ kiểm tra sách và kiểm tra thông tin người mượn và ghi sổ trả sách ,ghi
phiếu thanh toán cho sinh viên
Cuối ngày hệ thống sẽ phải tổng hợp các hoá đợn sổ sách và tình hình hoạt động cho ban lành
đạo khi có yêu cầu
1. Kế hoạch phỏng vấn
KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN
Người được hỏi :Trần Hữu trung Người phỏng vấn :Nguyễn văn Hạnh
Địa chỉ :trường DHDL Hải Phòng
Phòng F301
Thời gian hen ngày 20/03/2006
Thời gian bắt đầu 11h
Thời gian kết thúc 11h40’
Đối tượng Các yêu cầu đòi hỏi:
Người được phỏng vấn phải có trình độ kinh
-Đối tượng được hỏi là:Thủ thư
-Cần thu thập nhứng thông tin về:quá trình
quản lí sách của thư viện
nghiệm,chuyên môn về mượn trả sách của
trường ĐHDL Hải phòng
Chương trình
- Giới thiệu
- Tổng quan về dự án
- Tổng quan về phỏng vấn
Chủ đề sẽ đề cập
Xin phép được ghi âm
-Chủ đề 1
-Chủ đề 2
-Chủ đề 3
- Chủ đề 4
- Tổng hợp các nội dung chính,ý kiến của
ngời được hỏi
Kết thúc cám ơn sự hợp tác giúp đỡ
Ước lượng thời gian
1 phút
3 phút
2 phút
10 phút
10 phút
5 phút
5 phút
Dự kiến tổng cộng:38 phút
2.Phiếu phỏng vấn
PHIẾU PHỎNG VẤN
Dự án: Tiểu dự án: Quản lý thư viện trường ĐHDL HP
Người được hỏi :Trần Hữu trung Ngày:20-3-2006
Người hỏi:Nguyễn văn Hạnh
Câu hỏi Ghi chú
Câu 1: Xin anh cho biết quy trình
nhập sách và xử lý sách của thư
viện ?
Trả lời : Mỗi năm thư viện cú hai đợt nhập sách là
tháng 5 và tháng 11 khi đủ thủ thư sẽ lập phiếu yêu
cầu ấn phẩm ,trình ban lãnh đạo nhà trường duyệt và
gửi tới nhà cung cấp .khi sách được nhập về sẽ được
sử lý đánh mã cho sách rồi đưa vào kho
Câu 2: xin anh cho biết quy trình
mượn trả sách của thư viện ?
Trả lời : Sinh viên có yêu cầu mượn sách thì viết thông
tin về họ và thông tin về sách cần mượn vào phiếu
mượn sách
Thủ thư sẽ kiểm tra thông tin về người mượn và kiểm
tra sách nếu sách có trong kho thì sinh viên sẽ được
mượn sách
Khi trả sách thủ thư sẽ kiểm tra sách và kiểm tra thông
tin người mượn và ghi sổ trả sách ,ghi phiếu thanh toán
cho sinh viên
Câu 3:
Nếu có sự cố sẩy ra thì xử lý như thế
nào?
Trả lời:Nếu mượn sách qúa hạn thì ngoài lệ phí mượn
sách bình thường cùng tiền phạt 500 đồng/ngày.
Sách bị mất hay hỏng so với ban đầu khi mượn lập
biên bản phải bồi thường gấp đôi tiền sách in trên bía
cộng với tiền mượn sách ban đầu
Đánh giá chung:
3.Lưu đồ công việc (lưu khi phỏng vấn)
Dự án: Tiểu dự án: Quản lý thư viện trường
ĐHDL Hải Phòng
Trang 1
Loại: Lưu đồ Nhiệm vụ: lập phiếu mượn sách Ngày 10/05/2006
Thủ thư Người quản lý Bên ngoài
4.Bảng mô tả chi tiêt tài liệu
Phiếu yêu cầu
(D1)
(D6)Loại sách
mượn,trả
Lập phiếu
mượn sách(T1)
BAN LÃNH
ĐẠO
Tiếp nhận ,ghi
phiếu (T3)
Tiếp nhận
kiểm
phiếu(T2)
Phiếu mượn,
trả (D4)
Danh sách cần
mượn(D2)
Thẻ thư
viện(D3)
Đơn sách
D(5)
NHA CUNG
CAP
Dự án: Tiểu dự án: Quản lý thư viện trường ĐHDL
Hải Phòng
Trang
Loại: Phân tích hiện trạng Mô tả dữ liệu Số tt: 1
Ngày 10/05/2006
Định nghĩa
Cấu trúc và khuôn dạng
Loại hình
Số lượng
Ví dụ
Lời bình
Tên dữ liệu: Phiếu mượn sách
Là phiếu dựng để ghi thông tin người mượn và các loại sách cần
mươn
Kích cỡ nhỏ,có ghi thông ting sinh viên mượn,các loại sách
mượn,số lượng sách mượn…
Sơ cấp (Tài liệu gốc)
10quyển/1 lần
Ưu điểm :Nhanh , rõ ràng thông tin người mượn,và cách sách cần
mượn
5.Bảng mô tả chi tiết công việc:
Dự án: Tiểu dự án:Quản lý thư viện
trường ĐHDL Hải Phòng
Trang:1
Loại:Phân tích hiện
trạng
Mô tả công việc Số tt:1
Ngày:18-3-2006
Điều kiện bắt đầu
Thông tin đầu vào:
Kết quả đầu ra:
Nơi sử dụng:
Tần xuất:
Thời lượng:
Quy tắc:
Lời bình:
Công việc:Lập phiếu mượn sách
Sinh viên có yêu cầu mượn sách,còn sách trong kho.
Trong thời gian mở cửa của thư viện
Phiếu yêu cầu,danh mục sách cần mượn.
Phiếu mượn có chữ ký của người mượn và sách được chuyển
cho người mượn.
Phòng mượn,phòng đọc
Thực hiện theo nội quy của thư viện
Trường hợp thư viện hết sách thì có thông báo.
Nếu sinh viên nào mượn sách qúa hạn thì sẽ bị phạt
Trong thời gian mượn sách mà đụng sinh viên khi đó hết thời
gian mở của mà vần còn người mượn sách thì phải sang ngày
hôm khác mới mượn được.
Nếu ngày nào thư viện không mở cửa thì có thông báo cho sinh
viên biết.
6.Bảng tổng hợp công việc
7.Bảng tổng hợp hồ sơ ,tài liệu(thực thể dữ liệu)
Số tt Tên vai trò Kiểu Công việc liên
quan
D1 Danh mục sách mượn Ký tự T1
D2 Phiếu nhập sách
D3 bảng tính phí mượn sách Ký tự T1
D4 Phiếu mượn sách Ký tự T1
D5 phiếu giao sách Ký tự T1,T2
D6 sổ mượn sách Ký tự T1
D7 sổ trả sách Ký tự T2,T3
D8 phiếu thanh toán Ký tự
D9 Biên bản sự cố Ký tự
D10 Báo cáo Ký tự T1,T
8:Bảng tổng hợp từ điển dữ liệu
STT Tên gọi ý
nghĩa
Kiểu Cỡ Khuôn dạng Lĩnh
vực
Quy tắc, ràng
buộc
1 Số phiếu Ký tự 4 Kế
toán
Số
2 Ngày mượn Ngày 15 Ngày…thỏng…năm… Kế
toán
Chữ,số
3 Tên sinh
viên
Ký tự 30 Kế
toán
Chữ
4 Mã sinh viên Ký tự 5 Mã SV . . . Kế
toán
Số
5 địa chỉ Ký tự 50 Lớp…Khoa… Kế
toán
Chữ,số
6 Tên ,mã các
loại sách đã
mượn
Ký tự 40 M+mã sách Thủ
quỹ
Chữ,số
Biểu đồ ngữ cảnh :
Mô tả bằng lời : Khi thư viện có nhu cầu nhập sách thì thủ thư sẽ lập ra lập phiếu mua sách
và gửi tới nhà cung cấp yêu cầu mượn sách .Nhà cung cấp sẽ có thông tin phản hồi lại thư viện
.Khi Nhà cung cấp cung cấp sách cho thư viện thủ thư sẽ tiếp nhận sách và lập phiếu thanh
tóan gửi nhà cung cấp .
độc giả có nhu cầu mượn sách , độc giả viết phiếu y/c mượn sách rồi chuyển vào phòng
mượn sách đăng ký mượn sách , hệ thống sẽ có thông tin phản hồi lai độc giả ,thủ thư sẽ kiểm
tra thông tin phiếu và kiểm tra sách nếu sách có trong kho thì độc giả sẽ được cung cấp sách.
Khi độc giả trả sách thủ thư sẽ kiểm tra sách và kiểm tra thông tin người mượn và ghi sổ trả
sách ,ghi phiếu thanh toán cho sinh viên
Cuối ngày hệ thống sẽ phải tổng hợp các hoá đợn sổ sách và tình hình hoạt động cho ban lãnh
đạo và khi có yêu cầu báo cáo.
Thông tin
trả
sách
0
QUẢN L
Ý THƯ
VIỆN
ĐỘC GIẢ
BAN
LÃNH
ĐẠO
NHÀ
CUNG
y/c báo
cáo
báo cáo
y/c mua
sách
Cung cấp
sách
Hoá đơn TT
y/c
mượn
sách
Thông
tin
Cun
g
cấp
sách
Phiếu
TT
Mô tả chi tiết chức năng lá :
1.1 phiếu nhập :khi thư viện có nhu cầu nhập sách mới thủ thư sẽ lập ra phiếu nhập gửi tới
nhà cung cấp để yêu cầu mua sách.
1.2 Kiểm tra : khi nhà cung cấp cung cấp sách cho thư viện thủ thư sẽ kiểm tra sách kiểm tra
đon giá sách
2. Mượn sách
2.2 lập phiếu
mượn sách
5. Báo cáo
2.3 Xử lý
phiếu mượn
2.1 Tra cưu
sách
4. sự cố 3.Trả sách
3.1 y/c trả sách
3.2 Kiểm tra sách
3.3 Ghi sổ trả sách
Kiểm tra sự cố
Lập biên bản
Giả quyết sự
cố
QUẢN LÝ
MƯỢN TRẢ
SÁCH
Báo cáo
Yêu cầu báo
cáo
1. Nhập
sách
1.1 Phiếu
nhập
1.2 Kiểm tra
1.3 Sử lý
sách
1.4Ghi sổ
nhập
2.4 giao sách
2.5 ghi sổ
mượn
3.4 Lập phiếu TT
1.3 Sử lý sách: sách được nhập về sẽ được thủ thư ghi mã số đăng ký cá biệt và dán mã vạch
để chuyển vào kho
1.4 Ghi sổ nhập: sau khi sách được dán mã vạch và ghi số đăng ký cá biệt sẽ được ghi vào sổ
nhập kho
2.1 Tra cứu sách : độc giả muốn mượn sách gì thì tra cứu trong danh mục sách nếu sách có
trong kho thì đăng ký mượn .
2.2 Lập phiếu mượn sách :Khi đã tra cứu sách có trong kho độc giả sẽ lập phiếu mượn sách để
gửi tới thủ thư yêu cầu mượn sách.
2.3 Sử lý phiếu mượn sách :Thủ thư nhận được phiếu mươn sách sẽ kiểm tra phiếu và thông
tin người mượn vào kho lấy sách và làm thủ tục cho mượn sách .
2.4Giao sách : Khi đã kiểm tra phiếu mượn và thông tin người mượn sách xong, thủ thư sẽ lập
ra phiếu giao sách và giao sách cho độc giả
2.5 Ghi sổ mượn sách :Khi giao sách cho độc giả xong thủ thư sẽ ghi sổ mượn sách để luu
thông tin về người mượn ,ngày mượn , ngày trả sách .
3.1 Yêu cầu trả sách : độc giả đem sách mượn của thư viện tới phòng trả sách giao cho thủ thư
yêu cầu trả sách
3.2 Kiểm tra sách : khi độc giả trả sách ,thủ thư sẽ kiểm tra sách xem có đúng là sách mượn
của thư viện và sách có bị hư hỏng không
3.3 Ghi sổ trả sách : Sau khi nhận sách thủ thư sẽ ghi sổ trả sách để xác nhận độc giả đó trả
sách và để lưu thông tin cho quá trình tổng hợp báo cáo .
3.4 Lập hóa đơn TT : Thủ thư nhận sách và kiểm tra sách xong sẽ lập phiếu thanh toán gửi cho
độc giả để độc giả thanh toán phiếu mượn sách
4.1 Kiểm tra sự cố : Khi sẩy ra sự cố thủ thư sẽ kiểm tra sự cố để tìm hiểu thông tin lập biên
bản sự cố
4.2 Lập biên bản : Sau khi kiểm tra sự cố thủ thư sẽ lập biên bản ghi rõ sự cố là gì và như thế
nào để có phương hướng giải quyết sự cố.
4.3 Giải quyết sự cố : Dựa vào biên bản sự cố và các quy định đã có của thư viện thủ thư sẽ
giải quyết sự cố bằng cách phạt tiền, nếu sự cố nằm ngoài sự kiểm soát của thủ thư thì thủ thư
sẽ trình lên ban lãnh đạo giải quyết.
Ma trận thực thể chức năng:
D1 Danh mục sách
D2 Phiếu nhập sách
D3 Bảng tính phí mượn sách
D4 Phiếu mượn sách
D5 Phiếu giao sách
D6 Sổ mượn sách
D7 Sổ trả sách
D8 Phiếu thanh toán
D9 Biên bản sự cố
D10 Báo cáo
D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10
Nhập sách
R
C
C
Mượn sách
R
C
C
U
Trả sách
R
R
U
C
Sự cố
R
C
C
Báo cáo
R
R
R
R
R
R
C
Mô hình luồng dữ liệu ở mức 0:
2.0
MỰƠN
SÁCH
5.0
BÁO
CÁO
3.0
TRẢ
SÁCH
4.0
SỰ CỐ
D6 Sổ mượn sách
D4 phiếu mượn sách
D7 Sổ trả sách
D3 Bảng tính phí mượn
sách
D5 phiếu giao sách
D10 Báo cáo
phiếu thanh toán D8
SINH VIÊN
BAN LÃNH
ĐẠO
1.0
NHẬP
SÁCH
phiếu nhập sách D2
Danh mục sách D1
NHÀ
CUNG CẤP
D9 Biên bản sự cố