Đề tài Công việc tìm hiểu quy trình khai tờ khai hải quan điện tử xuất khẩu tại Công ty TNHH May Thêu Mạnh Tiến

1 KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI NGÀNH TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Tên báo cáo: CÔNG VIỆC TÌM HIỂU QUY TRÌNH KHAI TỜ KHAI HẢI QUAN ĐIỆN TỬ XUẤT KHẨU Tháng 03/2013 2 KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI NGÀNH TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Tên báo cáo: CÔNG VIỆC TÌM HIỂU QUY TRÌNH KHAI TỜ KHAI HẢI QUAN ĐIỆN TỬ XUẤT KHẨU Tên cơ quan thực tập Công ty TNHH May Thêu Mạnh Tiến Sinh viên thực hiện Đinh Thị Diễm Thúy Lớp TC1011 Giảng viên hướng dẫn cô Tô Thị Tú Trang Ngày nộp báo cáo 06/03/2013 Tháng 3/2013 ii NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… ………………………………………………………….... Họ và tên người nhận xét Kí tên iii NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN THỰC TẬP …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… Họ và tên giảng viên hướng dẫn Kí tên iv TRÍCH YẾU Báo cáo này là kết quả mà tôi có được sau kì thực tập nhận thức tại phòng Xuất Nhập Khẩu của Công ty TNHH May Thêu Mạnh Tiến. Dựa trên những kiến thức học tập tại trường, trãi qua quá trình thực tập tại công ty, tôi rút ra những nhận thức về môi trường doanh nghiệp và bài học từ các công việc mà tôi đã thực hiện tại phòng Xuất Nhập Khẩu. Bênh cạnh đó, kì thực tập cũng giúp tôi tìm hiểu được về quy trình khai tờ khai Hải Quan điện tử xuất khẩu, đây là nội dung công việc mà tôi nhận được nhiều sự hướng dẫn của nhân viên tại phòng. Báo cáo này đã tổng kết lại thông tin về Công ty TNHH May Thêu Mạnh Tiến và quá trình thực tập của tôi tại đây. v MỤC LỤC NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP ........................................................... ii NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN THỰC TẬP ........................ iii TRÍCH YẾU .............................................................................................................. iv MỤC LỤC .................................................................................................................. v DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH ẢNH .......................................................... vi LỜI CẢM ƠN ...........................................................................................................vii DẪN NHẬP ................................................................................................................ 1 1. Giới thiệu Công ty TNHH May Thêu Mạnh Tiến (*) ...................................... 2 1.1. Giới thiệu chung........................................................................................ 2 1.2. Quá trình hình thành và phát triển ........................................................... 2 1.3. Sơ đồ tổ chức ............................................................................................. 4 1.4. Giới thiệu Phòng Xuất Nhập Khẩu .......................................................... 6 2. Công việc thực tập .............................................................................................. 7 2.1. Công việc tìm hiểu quy trình khai tờ khai Hải Quan điện tử xuất khẩu 7 2.1.1. Sơ lược về công việc ............................................................................. 7 2.1.2. Cách thực hiện ....................................................................................... 9 2.1.3. Thuận lợi và Khó khăn ........................................................................ 18 2.2. Một số công việc khác ............................................................................ 20 2.2.1. Hỗ trợ nhân viên phòng Kế Toán phát tiền lương tháng 12/2012 .... 20 2.2.2. Đọc tài liệu ........................................................................................... 21 2.2.3. Xác định số khối (Measurement) trên Bảng kê chi tiết hàng hóa (Detail Parking List) ......................................................................................... 22 3. Kết quả đạt được ............................................................................................... 23 3.1. Nhận thức về môi trường làm việc ........................................................ 24 3.2. Bài học rút ra từ những công việc đã làm ............................................ 25 3.3. Kế hoạch học tập trong năm cuối .......................................................... 26 TỔNG KẾT ............................................................................................................... 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................................... viii PHỤ LỤC ................................................................................................................... ix vi DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH ẢNH Bảng 1: Nhập thông tin chung tờ khai .................................................................... 12 Bảng 2: Mô phỏng một phần số liệu của Bảng kê chi tiết hàng hóa ..................... 22 Bảng 3: Kết quả tính số liệu của Bảng kê chi tiết hàng hóa .................................. 23 Hình 1: Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH May Thêu Mạnh Tiến ................................ 4 Hình 2: Cài đặt chương trình ECUS-EG2................................................................. 9 Hình 3: Giao diện phần mềm ECUS-EG2 .............................................................. 10 Hình 4: Nhập thông tin chung của tờ khai (giao diện toàn chương trình) ............ 11 Hình 5: Nhập thông tin chung của tờ khai (giao diện chi tiết) .............................. 13 Hình 6: Nhập thông tin chi tiêt sản phẩm trên tờ khai (giao diện chi tiết) ........... 14 Hình 7: Nhập chứng từ kèm theo tờ khai (giao diện chi tiết) ................................ 16 Hình 8: Khai xuất (giao diện chi tiết) ...................................................................... 17 Hình 9: Kết quả xử lí tờ khai (giao diện chi tiết).................................................... 18 vii LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành kì thực tập nhận thức, tôi xin trân trọng cảm ơn: Trường Đại học Hoa Sen đã đưa Thực tập nhận thức vào chương trình giảng dạy. Đây thật sự là môn học bổ ích và thực tế. Đồng thời Nhà trường cũng tạo điều kiện tốt nhất để sinh viên tiếp cận với môn học, thực hiện và hoàn thành dưới sự hỗ trợ của các anh chị phòng Hỗ trợ sinh viên và giảng viên hướng dẫn. Ông Mai Bá Mạnh- Giám đốc Công ty TNHH May Thêu Mạnh Tiến đã đồng ý cho tôi thực tập nhận thức tại công ty. Cô Nguyễn Thị Chín và chị Nguyễn Thị Hoài Thương, cùng các nhân viên phòng Xuất Nhập Khẩu đã nhiệt tình hướng dẫn tôi tìm hiểu và thực hiện các công việc tại phòng cũng như góp ý giúp tôi hoàn thiện Báo cáo thực tập nhận thức. Giảng viên Tô Thị Tú Trang đã tổ chức những buổi hướng dẫn thực tập và làm báo cáo. Chân thành cảm ơn những nhận xét và góp ý của cô. 1 DẪN NHẬP Tôi là sinh viên Ngành Tài chính-Ngân hàng. Trong kì thực tập nhận thức này, tôi đã lựa chọn thực tập tại Công ty TNHH May Thêu Mạnh Tiến, một công ty thuộc lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng gia công. Đây hoàn toàn là một lĩnh vực mới đối với tôi. Tuy vậy, tôi nhận thấy đây là cơ hội tốt để tôi tìm hiểu về một lĩnh vực khác. Tôi chú trọng vào yếu tố nhận thức là chủ yếu. Với một môi trường, một lĩnh vực mới, việc thích nghi và học hỏi sẽ cho tôi nhiều trãi nghiệm đầy ý nghĩa. Tôi sẽ phải biết được bản thân cần làm những gì để hòa nhập với môi trường làm việc của phòng Xuất Nhập Khẩu. Tôi muốn biết bản thân tôi sẽ có được những nhận thức gì sau kì thực tập này. Để kì thực tập đi đúng với định hướng mà tôi suy nghĩ, trước khi tiến hành, tôi tự đề ra cho bản thân các mục tiêu cần đạt được như sau:  Tiếp cận và hòa nhập môi trường doanh nghiệp.  Tìm hiểu kiến thức sơ lược về lĩnh vực Xuất Nhập Khẩu.  Nhận thức về bài học từ công việc và đề ra những kế hoạch cho tương lai. 2 1. Giới thiệu Công ty TNHH May Thêu Mạnh Tiến (*) 1.1. Giới thiệu chung Tên đầy đủ: Công ty TNHH May Thêu Xuất Nhập Khẩu và Thương Mại Mạnh Tiến. Tên tiếng Anh: MATICO. LTD (MANH TIEN GARMENT AND EMBROIDERY CO. LTD) Địa chỉ: 170 Quốc lộ 1A, Phường Tân Thới Nhất , Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh. Điện thoại: +84 8719 2003 hoặc +84 5920268. Fax: +84 8719 2003 hoặc + 5920268. Email: Matico@hom.fpt.vn Webite: www.manhtien.com.vn Công ty TNHH May Thêu Mạnh Tiến là một đơn vị hạch toán độc lập có đủ tư cách pháp nhân đối nội và đối ngoại trong sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu. Công ty chịu sự quản lí trực tiếp của Sở Thương Mại Thành Phố Hồ Chí Minh. Công ty chuyên sản xuất mặc hàng may mặc công nghiệp, xuất khẩu và nhận gia công các loại quần áo theo đơn đặt hàng cho khách hàng trong và ngoài nước để xuất khẩu sang nhiều nước trên thế giới. Các mặt hàng chủ yếu là áo da, giả da, jacket, áo thun, áo sơ-mi, đồ bảo hộ lao động. 1.2. Quá trình hình thành và phát triển Dưới sự lãnh đạo của Giám Đốc Mai Bá Mạnh và Phó Giám Đốc Ngô Ngọc Loan cùng với đội ngũ nhân viên chuyên môn, Công ty TNHH May Thêu Mạnh Tiến thật sự đúng như tên gọi và mục tiêu hoạt động là trở nên vững mạnh hơn để tiến lên. Công ty đã và đang dần khẳng định vị trí và thương hiệu trong lĩnh vực gia công. Để có được quy mô như hiện nay, công ty đã trãi qua một chặng đường khá dài đòi hỏi sự nỗ lực không ngừng cho phù hợp với tình hình. 3 Ngày 11/02/2001, Công ty được thành lập. Mặt hàng gia công chủ yếu là áo da, áo giả da, áo Jacket, áo Jean, áo Kaki. Công ty chỉ có một khách hàng chủ yếu là Hàn Quốc. Cơ cấu tổ chức công ty gồm một văn phòng chính và một xưởng sản xuất (gọi là Xưởng 1). Văn phòng chính bao gồm các thành viên Ban Giám Đốc và nhân viên các phòng khác như phòng Tổ Chức, phòng Kế Toán, phòng Kinh Doanh và phòng Xuất Nhập Khẩu; với tổng số nhân viên là 14 nhân viên. Xưởng 1 bao gồm 1 văn phòng xưởng (gồm có Quản đốc xưởng, Phó Quản đốc xưởng, Kĩ thuật xưởng, Thợ máy), 8 chuyền may, tổ cắt, tổ ủi, tổ KCS, tổ đóng gói, tổ khuy nút; với tổng số công nhân là 465 công nhân. Ngày 15/08/2002, công ty xây dựng thêm Xưởng 2. Cơ cấu tổ chức phân xưởng bao gồm 1 văn phòng xưởng (gồm có Quản đốc xưởng, Phó Quản đốc xưởng, Kĩ thuật xưởng, Thợ máy), 9 chuyền may, tổ cắt, tổ ủi, tổ KCS, tổ đóng gói, tổ khuy nút; với tổng số công nhân là 527 công nhân. Vào thời điểm này các mặt hàng của công ty gia công là tất cả các loại hàng thun và cotton. Công ty cũng mở rộng quan hệ, có thêm khách hàng mới là Mỹ và Đài Loan. Tháng 08/2004, công ty tiếp tục mở rộng quy mô kinh doanh với việc hoàn thành xây dựng Xưởng 3. Quy mô phân xưởng mới này gồm 1 văn phòng xưởng (gồm có Quản đốc xưởng, Phó Quản đốc xưởng, Kĩ thuật xưởng, Thợ máy), 7 chuyền may, tổ cắt, tổ ủi, tổ KCS, tổ đóng gói, tổ khuy nút; với tổng số công nhân là 401 công nhân. Mặt hàng gia công chủ yếu là áo sơ-mi, đồ bảo hộ lao động. Khách hàng chủ yếu là Nhật Bản. Tháng 11/2005, công ty đã thực hiện mở rộng Xưởng 2 với 4 chuyền để may thêm mặt hàng áo thun. Tổng cộng Xưởng 2 có 13 chuyền. 4 Từ tháng 12/2006 đến nay, tình hình có sự thay đổi. Số lượng công nhân biến động. Xưởng 3 không hoạt động hiệu quả theo đúng mục tiêu ban đầu xây dựng. Do vậy, công ty đã xác lập Xưởng 2 và Xưởng 3 thành một xưởng để tập trung may áo thun, xưởng này có tổng cộng 17 chuyền và hoạt động cùng Xưởng 1 cho đến nay. 1.3. Sơ đồ tổ chức Hình 1: Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH May Thêu Mạnh Tiến (Nguồn: Tự vẽ) BAN GIÁM ĐỐC TỔ CẮT P. KẾ TOÁN P. KẾ HOẠCH XƯỞNG 1 P. KĨ THUẬT XƯỞNG 2 P.XUẤT NHẬP KHẨU VĂN PHÒNG 8 CHUYỀN MAY TỔ CẮT TỔ KHUY NÚT TỔ ĐÓNG GÓI TỔ KCS TỔ ỦI TỔ ĐÓNG GÓI TỔ KCS VĂN PHÒNG 13 CHUYỀN TỔ ỦI TỔ KHUY NÚT 5  Nhiệm vụ từng phòng ban Ban Giám Đốc: điều hành các hoạt động trong công ty; đại diện cho pháp luật tổ chức điều hành mọi hoạt động của công ty theo ngành nghề đăng kí và bổ nhiệm các chức danh trong công ty, kí kết hợp đồng tuyển dụng lao động; chỉ đạo các phòng ban khác triển khai các phương án kinh doanh; đàm phán với đối tác; quyết định mọi vấn đề về sản xuất và tài chính. Phòng Kế Toán: theo dõi quản lí tài chính của công ty; xây dựng các quy định, quy chế quản lí công ty; tổ chức xây dựng quy chế quản lí nghiệp vụ thống nhất như thông tin quản lí, thống kê số liệu, hồ sơ lưu trữ, báo cáo; tổng kết đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ theo chỉ tiêu kinh tế về sản xuất, kinh doanh. Phòng Kế hoạch: tổ chức thực hiện các công việc được phân công; đề xuất các phương án sửa đổi điều chỉnh cơ chế quản lí của công ty cho phù hợp với tình hình thực tế công ty. Phòng Kế hoạch: xây dựng các kế hoạch kinh doanh thuộc chuyên môn đảm nhận; đề xuất phương hướng kinh doanh cho phù hợp với tình hình thực tế công ty. Phòng Xuất Nhập Khẩu: lập và triển khai các kế hoạch nhận hàng và xuất hàng; thực hiện, giám sát tờ khai và chứng từ liên quan để xuất hàng, nhận hàng đúng thời hạn; lập báo cáo, chứng từ theo đúng yêu cầu của Hải Quan; đề xuất phương án cải thiện và nâng cao chất lượng làm việc của phòng. Quản đốc: xây dựng và giám sát triển khai công việc được giao; tổ chức chuyền sản xuất hợp lí để đáp ứng nhu cầu sản xuất; phân bổ các tổ sản xuất bằng kế hoạch cụ thể; kiểm soát hiệu suất làm việc, kiểm tra tiến độ và báo cáo hằng ngày. 6 1.4. Giới thiệu Phòng Xuất Nhập Khẩu  Công việc cơ bản Soạn thảo Hợp đồng ngoại thương: đối với Hợp đồng xuất khẩu, công ty thực hiện việc xin giấy phép xuất khẩu, chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu, thuê tàu vận chuyển, kiểm dịch hàng hóa, làm thủ tục hải quan, mua bảo hiểm, làm thủ tục thanh toán; đối với Hợp đồng nhập khẩu, công ty tiến hành việc xin giấy phép nhập khẩu, thực hiện các khâu thanh toán ban đầu, thuê tàu vận chuyển, mua bảo hiểm, làm thủ tục hải quan… Lập chứng từ theo Hợp đồng: lập chứng từ xuất hàng giao cho khách hàng (bộ chứng từ gồm : Invoice, Packing list, L/C, C/O, ... Lập hồ sơ thanh lí hợp đồng: gồm thanh lí tờ khai và thanh lí nguyên phụ liệu sản xuất. Liên hệ hãng tàu để thực hiện công việc: liên hệ hãng tàu để Thuê tàu lưu cước (Booking a ship’s space); dựa trên hợp đồng mua bán ngoại thương, đặc điểm hàng mua bán và điều kiện vận tải.; nếu tự thuê, phải gửi thông báo cho hãng tàu yêu cầu họ cấp cho lịch trình tàu chạy, ngày giờ đến đi của các chuyến, sau đó gửi email lại cho khách hàng xem. Nếu khách hàng đồng ý thì tiếp tục làm việc với hãng tàu về giá và ngày giờ vận chuyển. Sau đó lại báo với khách hàng về giá và điều kiện giao hàng, thường thì các doanh nghiệp việt nam áp dụng giá xuất FOB, nhập CIF. Liên hệ với khách hàng ở nước ngoài: nhân viên tiếp nhận các đơn đặt hàng từ phía khách hàng ở nước ngoài thông qua thư điện tử. Sau khi công ty làm mẫu thì tiến hành gửi lại cho khách hàng xem có phù hợp chưa. Ngoài ra khi có bất kì vấn đề phát sinh nào liên quan đến hợp đồng gia công thì nhân viên sẽ trao đổi với khách hàng qua email. 7 Liên hệ Công Ty Cung Cấp Dịch Vụ Logistics: hiện tại Công ty TNHH May thêu Mạnh Tiến đang sử dụng dịch vụ Logistics của Công ty TNHH Logistics Solutions và TNT Logistics để vận tải hay kho vận hàng hóa. Làm thủ tục Hải quan điện tử để xuất nhập hàng: nhân viên tiến hành khai tờ khai Hải quan thông qua phần mềm khai hải quan điện tử ECUS-EG2 của Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn. Kèm theo tờ khai có thể có các phụ lục tờ khai, nếu lô hàng có từ hai mặt hàng trở lên. Tờ khai hải quan phải được xuất trình kèm theo một số chứng từ khác, mà chủ yếu là: giấy phép xuất nhập khẩu, hoá đơn phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết sau khi có kết quả xử lí của Hải quan thì công ty in tờ khai và mang Bộ hồ sơ hải quan xuất khẩu hoặc nhập khẩu đến Xin các chứng từ xuất hàng: sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, nhân viên xin Chỉ thị xếp hàng (Shipping note). Chỉ thị này bao gồm thông tin chi tiết hàng hóa được gửi đến cảng từ người gửi hàng đến cơ quan quản lí cảng để thực hiện xếp hàng lên tàu; nếu lô hàng gồm nhiều hàng hóa có tên gọi khác nhau thì phải làm Bảng kê chi tiết hàng hóa (Cargo) để bổ sung vào hóa đơn lô hàng. 2. Công việc thực tập 2.1. Công việc tìm hiểu quy trình khai tờ khai Hải Quan điện tử xuất khẩu Trong thời gian thực tập nhận thức tại Công ty TNHH May thêu Mạnh Tiến, tôi được tiếp xúc với thủ tục khai Hải Quan xuất khẩu cho loại hình gia công hàng may mặc. Do công ty sử dụng phương thức khai Hải Quan điện tử nên quy trình khai tờ khai được thực hiện thông qua phần mềm ECUS-EG2 của Công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn. 2.1.1. Sơ lược về công việc Khai báo tờ khai Hải Quan xuất khẩu là một trong những công việc thuộc về thủ tục Hải Quan khi xuất khẩu hàng hóa. Thủ tục khai Hải Quan được thực hiện theo hai hình thức: 8 Khai Hải Quan từ xa là hình thức mà thủ tục khai bằng giấy, sau khi khai dữ liệu sẽ được cấp số tiếp nhận. Tờ khai sẽ được mang đến chi cục Hải Quan để làm thủ tục. Khai Hải Quan điện tử là hình thức khai báo trên phần mềm khai báo thông quan điện tử (đối với hàng gia công là phần mềm ECUS-EG). Sau khi khai báo xong, dữ liệu được truyền đến hệ thống tiếp nhận của Hải Quan để tiến hành kiểm tra sơ bộ. Đợi trong một khoảng thời gian sẽ có kết quả xử lí tờ. Nếu kết quả xử lí tờ khai là phân luồng xanh (không bị kiểm hóa) thì công ty in tờ khai và trực tiếp ra cảng xuất hàng. Trường hợp là phân luồng vàng (kiểm tra chi tiết hồ sơ) hoặc đỏ (kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa) thì phải mang hồ sơ đến chi cục Hải Quan để xử lí. Về hồ sơ Hải Quan điện tử đối với trường hợp xuất khẩu sản phẩm gia công của Công ty Công ty TNHH May thêu Mạnh Tiến bao gồm:  Tờ khai Hải Quan điện tử (đã in ra, Giám Đốc công ty kí tên, đóng dấu)  Nếu sản phẩm có nhiều loại khác nhau thì có kèm phụ lục tờ khai. Thông thường công ty chỉ cần các chứng từ trên là có thể xuất hàng, tuy nhiên khi tờ khai bị phân luồng đỏ ( kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa ) thì sẽ bổ sung thêm các chứng từ:  Bảng kê chi tiết hàng hóa (Detail Parking List) Trên Bảng kê chi tiết hàng hóa thể hiện thông tin: mã hàng, số lượng hàng (đơn vị là cái), số thùng (CTNS), cách thức đóng gói, số thứ tự và số lượng hàng hóa trong mỗi thùng ... Khi kiểm tra, Hải Quan dựa trên bảng này để so sánh, đối chiếu với thực tế hàng hóa có đúng như khai báo hay không.  Bảng đăng kí định mức Công ty sẽ sao y bản chính Định mức của mã hàng bị kiểm hóa. Hải Quan dựa vào bảng này để kiểm tra nguồn nguyên liệu, định mức mỗi nguyên liệu. 9 2.1.2. Cách thực hiện  Tìm hiểu cách download và cài đặt phần mềm ECUS-EG2 Đầu tiên, tôi đăng nhập Website của Công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn theo địa chỉ . Chọn thẻ Download Khai điện tử Download Khai điện tử 2 ECUS-EG (Gia công). Sau đó chọn vào link download ECUS_EG2_CD.exe Khi đã tải phần mềm về máy, màn hình xuất hiện giao diện sau: Hình 2: Cài đặt chương trình ECUS-EG2 (Nguồn: Chụp từ màn hình) 10 Tiếp tục thực hiện cài đặt theo hướng dẫn để có được giao diện sau: Hình 3: Giao diện phần mềm ECUS-EG2 (Nguồn: Hình này chỉ mang tính minh họa phần mềm sau khi đã cài đặt và khai báo thành công thông tin công ty sử dụng, hình được lấy từ Tài liệu tập huấn thủ tục Hải Quan điện tử-Khóa Doanh