Đề tài Công việc trợ lý giám đốc tại công ty TNHH thương mại quốc tế unicoh

Trường Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức i BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƢƠNG MẠI Báo cáo thực tập nhận thức CÔNG VIỆC TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ UNICOH Tên cơ quan thực tập : Công ty TNHH Thƣơng Mại Quốc Tế Unicoh Giảng viên hƣớng dẫn: Tô Thị Tú Trang Họ và tên sinh viên : Thái Bá Thành MSSV : 091879 Lớp : KN0911 Thời gian thực tập : 07/01/2013 - 11/03/2013 Ngày nộp báo cáo: 06/03/2013 Ngƣời nhận báo cáo: ……………………………… Tp. Hồ Chí Minh, Tháng 3/2013 Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức ii Nhận xét của cơ quan thực tập ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... Họ tên nguời nhận xét Ký tên Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức iii Nhận xét của giảng viên hƣớng dẫn thực tập ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... Họ tên GVHD Ký tên Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức iv Trích yếu Trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu đang đối mặt với nhiều khó khăn nhƣ hiện nay, vấn đề cạnh tranh trong quá trình tuyển dụng càng trở nên gay gắt, đòi hỏi đối với một ứng viên không còn dừng lại ở các kiến thức chuyên môn hoặc kỹ năng mềm, mà bên cạnh đó là những trải nghiệm, kinh nghiệm mà họ đúc kết đƣợc qua quá trình làm việc, tiếp cận thực tế. Và đối với một sinh viên thì những yếu tố đó thƣờng chỉ có thể đúc kết đƣợc qua quá trình thực tập. Hiểu đƣợc tầm quan trọng của việc tiếp cận thực tế, trƣờng Đại học Hoa Sen, ngoài kì thực tập tốt nghiệp, còn tổ chức một kì thực tập nhận thức, nhằm giúp sinh viên bƣớc đầu định hình đƣợc môi trƣờng làm việc thực tế ngoài xã hội, thấy đƣợc sự khó khăn cũng nhƣ thuận lợi và quan trọng hơn cả là xác định đƣợc “mình đang đứng ở đâu!”, để từ đó có thể lập ra các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn nhằm hoàn thiện bản thân và trên hết là đạt mục tiêu thành công trong sự nghiệp tƣơng lai. Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức v Mục lục Nhận xét của cơ quan thực tập ........................................................................................ II Nhận xét của giảng viên hƣớng dẫn thực tập .............................................................. III Trích yếu ........................................................................................................................... IV Mục lục .............................................................................................................................. V Lời cảm ơn .......................................................................................................................... 1 Dẫn nhập ............................................................................................................................ 3 Danh mục hình ảnh ........................................................................................................... 5 1. Tổng quan về công ty tnhh thƣơng mại quốc tế unicoh ............................................. 6 1.1 SƠ LƢỢC VỀ CÔNG TY .................................................................................................. 6 1.1.1 tổng quan ............................................................................................................. 6 1.1.2 sơ nét về công ty và các sản phẩm, dịch vụ ......................................................... 7 1.2 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC ........................................................................................................... 8 1.3 CHỨC NĂNG CÁC PHÕNG BAN .................................................................................... 10 1.3.1 phòng kinh doanh.............................................................................................. 10 1.3.2 phòng marketing ................................................................................................ 10 1.3.3 phòng kỹ thuật .................................................................................................... 10 1.3.4 phòng chăm sóc khách hàng .............................................................................. 10 1.3.5 phòng kế toán ..................................................................................................... 11 1.3.6 trợ lý ................................................................................................................... 11 2. Các công việc đã làm và đƣợc hƣớng dẫn trong quá trình thực tập nhận thức .... 13 2.1 LÀM QUEN, TÌM HIỂU VỀ CÔNG TY VÀ CÁC SẢN PHẨM, DỊCH VỤ KINH DOANH. ........ 13 Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức vi 2.2 NHÂN SỰ .................................................................................................................... 15 2.2.1 soạn thảo tin tuyển dụng .................................................................................... 15 2.2.2 tìm kiếm nhân sự ................................................................................................ 16 2.2.3 xem xét hồ sơ ứng tuyển, sắp xếp lịch hẹn phỏng vấn ....................................... 17 2.2.4 đào tạo, hướng dẫn nhân viên mới .................................................................... 18 2.2.5 soạn thảo hợp đồng lao động ............................................................................ 18 2.2.6 soạn thảo các form phục vụ cho bộ phận nhân sự ............................................ 19 2.3 HÀNH CHÍNH – VĂN PHÕNG ....................................................................................... 20 2.3.1 sắp xếp, thay mới và lưu trữ hồ sơ khách hàng. ................................................ 20 2.3.2 đóng dấu tài liệu, hợp đồng ............................................................................... 20 2.3.3 mua văn phòng phẩm, thiết bị cần thiết. ............................................................ 21 2.3.4 soạn thảo tài liệu, hợp đồng, biên bản cuộc họp ............................................... 22 2.4 CÁC CÔNG VIỆC KHÁC ............................................................................................... 22 2.4.1 gửi đơn trình lên cơ quan bảo hiểm xã hội quận 1 về vấn đề biến động nhân sự ..................................................................................................................................... 22 2.4.2 kiểm tra sổ phụ, chuyển tiền xuống kho và cho các đối tượng được yêu cầu ... 23 2.4.3 kiểm tra lịch sử giao dịch tài khoản của công ty ............................................... 25 2.4.4 theo dõi công nợ của khách hàng, soạn thảo bản đối chiếu công nợ và yêu cầu thanh toán đối với các khoản nợ đến hạn. .................................................................. 25 2.4.5 hoàn thành bảng tổng hợp chi tiết chi tiêu ........................................................ 27 2.4.6 được hướng dẫn xem xét và theo dõi báo cáo xuất nhập tồn kho ..................... 28 2.4.7 công việc tiếp đón ban lãnh đạo, các kỹ sư từ tổng công ty sang xem xét và làm việc. ............................................................................................................................. 29 3. Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình thực................................................. 31 3.1 THUẬN LỢI................................................................................................................. 31 Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức vii 3.2 KHÓ KHĂN ................................................................................................................. 32 4. Tự đánh giá bản thân .................................................................................................. 33 5. Nhận thức môi trƣờng làm việc trong công ty và bài học kinh nghiệm đúc kết cho bản thân ............................................................................................................................ 35 6. Kế hoạch ....................................................................................................................... 36 7. Kết luận ........................................................................................................................ 37 Tài liệu tham khảo ........................................................................................................... 39 Phụ lục .............................................................................................................................. 40 Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 1 Lời cảm ơn Trong suốt quá trình từ lúc trƣớc, trong khi thực tập tại công ty cho đến lúc hoàn thành báo cáo, tôi nhận đƣợc sự trợ giúp của rất nhiều ngƣời. Sau đây tôi xin lần lƣợt gửi lời cảm ơn đến những ai đã giúp đỡ tôi trong suốt quá trình vừa qua: Về phía nhà trƣờng, tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo trƣờng Đại học Hoa Sen đã tạo điều kiện cho tôi tham gia đợt thực tập nhận thức đầy bổ ích này, tôi biết rằng nếu không có đợt thực tập tôi sẽ không có những cơ hội tiếp cận tốt nhƣ thế, tôi thực sự cảm thấy mình trƣởng thành và vững tin hơn vào bản thân sau đợt thực tập. Lời cảm ơn thứ hai tôi chân thành gửi đến Cô Tô Thị Tú Trang – Giảng viên hƣớng dẫn của tôi, tôi thực sự cảm nhận đƣợc sự tận tâm của cô đối với sinh viên chúng tôi, cô không chỉ làm rất tốt vai trò hƣớng dẫn mà bên cạnh đó cô còn kiên nhẫn chỉnh sửa từng lỗi nhỏ để chúng tôi có thể hoàn thành một cách tốt nhất. Tôi luôn ghi nhớ điều cô dạy cùng những kinh nghiệm cô chia sẻ, đó sẽ là những yếu tố không chỉ giúp tôi thành công trong kỳ thực tập nhận thức, mà còn giúp tôi định hình “con đƣờng” mà mình phải đi sau này. Một lần nữa “em” xin cảm ơn Cô! Tiếp theo tôi xin gửi lời cảm ơn đến bạn Quốc cùng các anh chị công tác tại trƣờng đã cung cấp thông tin cần thiết, hƣớng dẫn tôi trong việc chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu, cũng nhƣ cách thức chuẩn bị và thực hiện quá trình thực tập. Về phía công ty, tôi xin gửi lời cảm ơn đến chị Hạnh, Giám đốc công ty Unicoh đã chấp nhận cho tôi vào thực tập tại công ty và tạo mọi điều kiện cho tôi tiếp xúc công việc. Đặc biệt tôi xin gửi lời cảm ơn đến chị Dung và anh Hùng, hai ngƣời trực tiếp hƣớng dẫn tôi trong quá trình thực tập, đã tận tình chỉ bảo, cung cấp tài liệu cho tôi, góp phần giúp tôi hoàn thành tốt kỳ thực tập. Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 2 Lời cảm ơn cuối cùng dành cho Giảng viên đang đọc báo cáo này của tôi, đã dành thời gian xem xét và góp ý, đánh giá “nỗ lực” của tôi. Dù kết quả có là những lởi phê bình thì đó cũng sẽ là những gì tôi mong đợi, vì tôi biết cho dù có nỗ lực đến đâu nhƣng là một sinh viên thì sai sót là điều mà tôi không thể tránh khỏi, tôi mong đợi những góp ý thẳng thắn từ Giảng viên, để tôi lấy đó mà phấn đấu nhằm hoàn thiện hơn ở những lần sau. Xin chân thành cảm ơn! Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 3 Dẫn nhập Hiểu đƣợc tầm quan trọng của kỳ thực tập nhận thức, tôi đã “bƣớc từng bƣớc” thật cẩn thận trong quá trình thực tập – Ngay từ bƣớc đầu chọn nơi thực tập, dù là một sinh viên chuyên ngành ngân hàng, nhƣng với suy nghĩ “biết ngƣời biết ta trăm trận trăm thắng”, tôi xác định rõ công ty, doanh nghiệp mới là đối tƣợng tôi hƣớng tới, họ sẽ là khách hàng của tôi trong tƣơng lai, và để phục vụ khách hàng của mình tốt hơn thì phải hiểu họ. Bên cạnh đó, tôi tự hiểu rằng nếu vào ngân hàng, tôi sẽ khó có cơ hội tiếp cận với cấp lãnh đạo – trong khi họ là những con ngƣời mà mình có thể học hỏi đƣợc rất nhiều điều hay, là những hình mẫu mà tôi luôn phấn đấu để có thể đạt đƣợc trong tƣơng lai. Các yếu tố trên đã thôi thúc tôi xác định vị trí mà tôi muốn thực tập đó là trợ lý của một cấp lãnh đạo tại một công ty. Với suy nghĩ rằng vị trí của tôi mong muốn sẽ khó có thể đƣợc chấp nhận tại các công ty lớn, vì thế tôi hƣớng sang các công ty vừa và nhỏ. May mắn thay, cuối cùng tôi cũng đƣợc chấp nhận vào vị trí trợ lý Giám đốc tại Công ty TNHH Thƣơng Mại Quốc Tế Unicoh, đây là công ty trực thuộc một công ty tại Hàn Quốc. Tôi thầm nghĩ đây sẽ là cơ hội cho mình trải nghiệm trong một môi trƣờng làm việc vừa có ngƣời Việt và ngƣời nƣớc ngoài, chắc chắn sẽ có nhiều điều để tôi học hỏi. Ngay từ khi đƣợc thông báo chấp nhận, với thời gian chỉ 7 tuần nên tôi đã đặt ra cho mình các mục tiêu cụ thể nhằm có thể “thu hoạch” đƣợc thật nhiều kiến thức cũng nhƣ những gì bổ ích cho tôi, các mục tiêu cụ thể nhƣ sau: Mục tiêu đầu tiên mà tôi xác định là phải hoàn thành thật tốt các công việc mà mình đƣợc giao trong quá trình thực tập, điều này không ngoài mục đích nhận đƣợc tin tƣởng và tín Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 4 nhiệm, khi đó chẳng những tôi sẽ có cơ hội tiếp xúc với nhiều công việc, tích lũy đƣợc nhiều kinh nghiệm, mà còn có thể thu thập đƣợc nhiều tài liệu hơn nhằm hoàn thành báo cáo thực tập nhận thức một cách tốt nhất có thể, khi đó sác xuất đạt kết quả tốt sẽ cao hơn vì đối với bản thân tôi thành tích cao là một trong những lợi thế rất lớn cho tôi sau này. Mục tiêu thứ hai tôi hƣớng đến là hiểu rõ về công ty mình vào thực tập, mà cụ thể tôi muốn tìm hiểu một công ty kinh doanh thì cần phải có “những gì” để hình thành và phát triển - Điều này cần thiết cho “kế hoạch dài hạn” của tôi trong tƣơng lai. Mục tiêu thứ ba tôi muốn bổ sung cho mình các kiến thức về những nghiệp vụ căn bản mà một trợ lý cần có, để sau này có cơ hội làm việc tôi sẽ không bỡ ngỡ và lúng túng. Mục tiêu thứ tƣ của tôi là tạo mối quan hệ tốt đẹp với các anh chị nhân viên trong công ty, nhằm học tập tác phong làm việc chuyên nghiệp và cách đối nhân xử thế của họ, trong đó tôi đặc biệt chú ý đến các cấp lãnh đạo – những ngƣời mà với vị trí trợ lý thực tập, tôi sẽ có cơ hội tiếp xúc nhiều nhất, cũng là hình mẫu mà tôi khâm phục và cố gắng nỗ lực hƣớng đến. Mục tiêu cuối cùng tôi hy vọng đạt đƣợc là sau đợt thực tập, tôi có thể xác định rõ ràng hơn đƣợc những điểm mạnh và những gì mình còn thiếu trong một môi trƣờng làm việc thực tế, nhẳm bổ sung và hoàn thiện mình hơn – không ngoài mục đích tạo cho bản thân lợi thế trong việc thực hiện các “kế hoạch” sau này. Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 5 Danh mục hình ảnh Hình 1 – Logo tổng công ty UNICOH. Hình 2 – Các dịch vụ chính Unicoh cung cấp. Hình 3 – Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Thƣơng Mại Quốc Tế Unicoh. Hình 4 – Một góc phòng thí nghiệm của công ty. Hình 5 – Một phần mẩu tin tuyển dụng của công ty. Hình 6 – Ngân hàng CommonwealthBank. Hình 7 – Một phần bảng theo dõi công nợ. Hình 8 – Một phần báo cáo chi tiết chi tiêu của công ty 2012. Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 6 1. Tổng quan về công ty TNHH Thƣơng Mại Quốc Tế Unicoh Hình 1 – Logo Tổng công ty UNICOH. (nguồn: tài liệu công ty cung cấp) 1.1 Sơ lƣợc về công ty 1.1.1 Tổng quan Tên công ty : CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ UNICOH Tên tiếng Anh : UNICOH INTERNATIONAL CO,LTD Giám đốc : Trƣơng Thị Mỹ Hạnh Địa chỉ : 123 Lê Lợi, P. Bến Thành, Q. 1, TP. Hồ Chí Minh Điện thoại : 84-8-39142257 Fax : 84-8-39142207 Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 7 1.1.2 Sơ nét về công ty và các sản phẩm, dịch vụ Hình 2 – Các dịch vụ chính Unicoh cung cấp. (Nguồn: từ Website của Tổng công ty) Unicoh International Co.,Ltd (UIC) là công ty con của công ty hoá chất Unicoh (Hàn Quốc). Công ty UIC đã tham gia vào thị trƣờng Việt đƣợc 7 năm, chuyên cung cấp sỉ lẻ các loại hoá chất trong ngành công nhiệp nhƣ: hoá chất cho ngành xử lý nƣớc, môi trƣờng, nồi hơi, các loại hoá chất cho xi mạ, giấy, dệt nhuộm, thép cán nguội, xây dựng, khai khoáng,… Ngoài cung cấp hoá chất còn có dịch vụ súc tẩy hoá chất làm sạch các hệ thống đƣờng ống trong tháp giải nhiệt, nồi hơi, hệ thống làm lạnh,… trong các nhà máy. Bên cạnh đó còn cung cấp hoá chất và xử lý các loại nƣớc thải công nghiệp cho công ty và các khu công nghiệp. Tại Việt Nam, sản phẩm đã và đang đƣợc một số khách hàng lớn tín nhiệm và tin dùng từ lâu, vì thế trong kinh doanh công ty luôn lấy chữ tín làm đầu và luôn đồng hành với chất lƣợng sản phẩm của khách hàng. Với phƣơng châm “cam kết cho chất lƣợng và hiệu quả” Unicoh luôn đồng hành cùng với sự phát triển của khách hàng! Đặc biệt, công ty có dịch vụ hỗ trợ khách hàng tận nơi, cụ thể: UIC chuyên cung cấp sỉ và lẻ các loại hoá chất cho các ngành công nghiệp, dịch vụ giao hàng tận nơi trong phạm vi nội thành.