Đề tài Đánh giá công tác kế toán tiền lương tại nhà máy đường Phổ phong - Công ty cổ phần đường Quảng Ngãi

BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ KHOA KẾ TOÁN - TÀI CHÍNH KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI NHÀ MÁY ĐƯỜNG PHỔ PHONG - CÔNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG QUẢNG NGÃI Giảng viên hướng dẫn: Sinh viên thực hiện: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn Trương Thị Ngọc Thúy Lớp: K42 Kế toán - Kiểm toán Khóa học 2008 - 2012 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trong thời gian tìm hiểu tình hình thực tế tại Nhà máy đường Phổ Phong, kết hợp với kiến thức đã học trên ghế nhà trường, đến nay tôi đã hoàn thành xong khóa luận tốt nghiệp của mình với mảng đề tài “Đánh giá công tác kế toán tiền lương tại Nhà máy đường Phổ Phong – Công ty Cổ phần đường Quảng Ngãi”. Để thực hiện khóa luận này tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của quý thầy cô, quý cơ quan, cùng bạn bè và gia đình. Trước hết, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc đến quý thầy cô giáo giảng dạy tại trường Đại Học Kinh Tế - Đại Học Huế trong suốt khóa học vừa qua đã truyền đạt, trang bị cho tôi những kiến thức và kinh nghiệm quý báu. Đặc biệt, xin chân thành cảm ơn thầy – PGS. TS Trịnh Văn Sơn, người đã trực tiếp hướng dẫn tận tình cho tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và thực hiện khóa luận này. Đồng thời, tôi xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo nhà máy đường Phổ Phong, cùng các cô chú trong phòng Kế toán- Tài chính, phòng Tổ chức đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt thời gian thực tập tại Nhà máy. Cuối cùng, qua đây tôi cũng xin gửi đến gia đình và bạn bè những người đã luôn chia sẽ và ủng hộ hết mình trong suốt thời gian học tập cũng như quá trình thực hiện khóa luận này. Do thời gian thực tập có hạn, trình độ khả năng còn nhiều hạn chế nên khóa luận không tránh khỏi những sai sót về mặt nội dung lẫn hình thức. Vì vậy, tôi rất mong nhận được sự đóng góp của quý thầy cô và các bạn bè để khóa luận được hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Huế, tháng 5 năm 2012 Sinh viên Trương Thị Ngọc Thúy TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ MỤC LỤC Mục Trang PHẦN 1: ĐẶT VẤN ĐỀ ............................................................................................1 PHẦN 2: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU............................................5 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP ............................5 1.1. KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA VÀ NHIỆM VỤ VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG...................................................................5 1.1.1. Khái niệm ...........................................................................................................5 1.1.2. Ý nghĩa việc kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương .........................5 1.1.3. Nhiệm vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương .............................6 1.2. PHÂN LOẠI LAO ĐỘNG, PHÂN LOẠI TIỀN LƯƠNG, CÁC HÌNH THỨC TIỀN LƯƠNG VÀ QUỸ TIỀN LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP....7 1.2.1. Phân loại lao động ..............................................................................................7 1.2.2. Phân loại tiền lương............................................................................................7 1.2.3. Các hình thức tiền lương ....................................................................................9 1.2.4. Quỹ tiền lương ....................................................................................................14 1.3. QUỸ BHXH, QUỸ BHYT, QUỸ BHTN VÀ QUỸ KPCĐ ..............................15 1.3.1. Quỹ BHXH .........................................................................................................15 1.3.2. Quỹ BHYT .........................................................................................................15 1.3.3. Quỹ BHTN .........................................................................................................16 1.3.4. Quỹ KPCĐ..........................................................................................................17 1.4. KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG.......17 1.4.1. Chứng từ sử dụng ...............................................................................................17 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ 1.4.2. Thanh toán lương................................................................................................18 1.4.3. Hạch toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương ..........................18 1.5. KIỂM SOÁT QUY TRÌNH KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG ..................................26 1.5.1. Chức năng cơ bản của quy trình.........................................................................26 15.2. Mục tiêu của quy trình.........................................................................................27 1.5.3. Rủi ro trong quy trình .........................................................................................27 1.5.4. Cơ chế kiểm soát rủi ro trong quy trình .............................................................28 1.5.5. Quy trình kế toán tiền lương...............................................................................29 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI NHÀ MÁY ĐƯỜNG PHỔ PHONG ...................................................................................31 2.1. TỔNG QUAN VỀ NHÀ MÁY ĐƯỜNG PHỔ PHONG ..................................31 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Nhà máy đường Phổ Phong..................31 2.1.2. Tình hình vốn .....................................................................................................33 2.1.3. Chức năng và nhiệm vụ của Nhà máy................................................................34 2.2. ĐẶC ĐIỂM SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA NHÀ MÁY...................................................................................................................35 2.2.1. Quy trình sản xuất của Nhà máy ........................................................................35 2.2.2. Tổ chức bộ máy quản lý của Nhà máy ...............................................................36 2.2.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Nhà máy ................................................38 2.2.4. Hình thức kế toán áp dụng tại Nhà máy.............................................................40 2.3. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG, CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG VÀ KIỂM SOÁT QUY TRÌNH TIỀN LƯƠNG TẠI NHÀ MÁY ĐƯỜNG PHỔ PHONG .........................................................................43 2.3.1. Đánh giá chung về lao động và tiền lương tại Nhà máy đường Phổ Phong ......43 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ 2.3.2. Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Nhà máy đướng Phổ Phong..................................................................................................55 2.3.3. Kiểm soát quy trình tiền lương tại Nhà máy đường Phổ Phong ........................70 2.3.4. Đánh giá công tác kế toán tiền lương tại Nhà máy ............................................72 CHƯƠNG 3: GiẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI NHÀ MÁY ĐƯỜNG PHỔ PHONG .................................................................74 3.1. NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI NHÀ MÁY ĐƯỜNG PHỔ PHONG ...................................................................................74 3.1.1. Ưu điểm ..............................................................................................................74 3.1.2. Nhược điểm ........................................................................................................75 3.2. Một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán tiền lương tại Nhà máy đường Phổ Phong..................................................................................................76 PHẦN 3: KẾT LUẬN.................................................................................................79 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT BHXH: Bảo hiểm xã hội BHYT: Bảo hiểm y tế BHTN: Bảo hiểm thất nghiệp CNV: công nhân viên KPCĐ: Kinh phí công đoàn TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ DANH MỤC SƠ ĐỒ Tên sơ đồ Trang Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán tiền lương ............................................................ 22 Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán các khoản trích theo lương .................................. 26 Sơ đồ 2.1: Quy trình công nghệ tại Nhà máy .................................................. 35 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy quản lý Nhà máy..................................................... 36 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán Nhà máy ..................................................... 38 Sơ đồ 2.4: Sơ đồ kế toán Nhật ký – Chứng từ................................................. 40 Sơ đồ 2.5: Hình thức kế toán trên máy vi tính ................................................ 42 Sơ đồ 2.6: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương tại Nhà máy..70 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ DANH MỤC BẢNG BIỂU Tên bảng Trang Bảng 2.1: Tình hình vốn của Nhà máy qua 2 năm 2010-2011........................ 33 Bảng 2.2: Tình hình hoạt động kinh doanh của Nhà máy 2 năm 2010-2011..34 Bảng 2.3: Trình độ học vấn của lao động trong Nhà máy tính đến 12/2011 .. 44 Bảng 2.4: TÌnh hình lao động Nhà máy 3 năm 2009-2010-2011.................... 45 Bảng 2.5: Cơ cấu lao động theo giới tính của Nhà máy năm 2011................. 45 Bảng 2.6: Bảng so sánh quỹ lương tại Nhà máy qua 2 năm 2010-2011 ......... 49 Bảng 2.7: Bảng chấm công phòng Kế toán – Tài chính.................................. 59 Bảng 2.8: Bảng tổng hợp tiền lương thời gian ................................................ 60 Bảng 2.9: Bảng thanh toán tiền lương thời gian phòng kế toán – tài chính .... 62 Bảng 2.10: Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương hiệu quả ............................. 63 Bảng 2.11: Bảng thanh toán tiền lương hiệu quả phòng kế toán – tài chính ..65 Bảng 2.12. Bảng phân bổ tiền lương, KPCĐ, BHXH-BHYT-BHTN ............ 66 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP SVTH: Trương Thị Ngọc Thúy 1 PHẦN 1: ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, rất nhiều doanh nghiệp được thành lập dưới nhiều hình thức khác nhau. Trong đó, số doanh nghiệp dân doanh đăng ký thành lập mới không ngừng tăng cao, từ 2006 - 2010 ước đạt 331,5 nghìn doanh nghiệp, tăng gấp đôi 5 năm trước đó. Tuy nhiên, bên cạnh số lượng phát triển mạnh thì một loạt những hạn chế đã khiến cho "sức khỏe" của nhiều các doanh nghiệp còn nhiều bất ổn như quy mô sản xuất nhỏ, công nghệ lạc hậu, khả năng tích tụ vốn và huy động vốn thấp, trình độ và kỹ năng quản lý yếu, không thu hút được lao động có tay nghề cao Chính những hạn chế nêu trên đã dẫn đến năng lực cạnh tranh và khả năng bứt phá của các doanh nghiệp này chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra. Bên cạnh đó, mặc dù Nhà nước đã có những chính sách cũng như quy chế quản lý vừa thông thoáng và cũng không kém phần khắt khe đối với từng lĩnh vực kinh doanh nhưng vẫn chưa thực sự đạt được hiệu quả quản lý như mong muốn. Mặt khác, sự tác động của tiến trình hội nhập kinh tế thế giới đã và đang hòa nhập vào Việt Nam mang lại không ít cơ hội nhưng cũng đầy thách thức đòi hỏi các doanh nghiệp phải đủ “bản lĩnh” để vững bước trên con đường phát triển. Chính vì thế một vấn đề đặt ra đối với mỗi doanh nghiệp, kể cả các doanh nghiệp đã có vị thế trên thương trường lẫn các doanh nghiệp mới thành lập, là làm sao để có thể vừa đảm bảo sự hài hòa giữa lợi ích của mình trong mối quan hệ với nền kinh tế vừa tạo ra được lợi nhuận tối đa cho mình. Trong đó việc kiểm soát chi phí là điều doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. Và một trong những yếu tố cấu thành nên chi phí sản xuất trong doanh nghiệp đó là lao động, đây cũng được xem là nguồn lực trong kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Việc kiểm soát được yếu tố này sẽ giúp doanh nghiệp tạo cho mình khả năng cạnh tranh trên thị trường, thúc đẩy hoạt động và mở rộng quy mô kinh doanh. Chính vì vậy, tuyển dụng được nguồn lao động chất lượng cao, giá rẻ là mong muốn của bất cứ doanh nghiệp nào. Từ đó, người lao động cũng sẽ TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP SVTH: Trương Thị Ngọc Thúy 2 tìm cho mình một nơi làm việc có mức tiền lương, chế độ ưu đãi tốt nhất và cả cơ hội thăng tiến trong công việc. Người lao động luôn mong muốn người sử dụng lao động đánh giá đúng giá trị sức lao động của mình thông qua việc trả lương và môi trường làm việc. Nắm được điều này những nhà quản trị nhân sự sẽ phân tích đưa ra một mức lương thoả đáng để điều hoà lợi ích giữa người lao động và doanh nghiệp. Người lao động sẽ làm việc phát huy mọi khả năng của mình, yên tâm cống hiến, gắn bó lâu dài với doanh nghiệp và điều đó cũng làm tăng doanh thu lợi nhuận cho doanh nghiệp, góp phần tăng thu nhập quốc dân. Tuy nhiên, việc đưa ra chế độ cũng như mức lương phù hợp nhằm khuyến khích người lao động không phải vấn đề đơn giản và hoàn toàn khác nhau giữa từng doanh nghiệp, tùy thuộc vào điều kiện cụ thể cũng như tình hình sản xuất kinh doanh của bản than doanh nghiệp đó. Ngoài chế độ hợp lý, việc kiểm soát quy trình kế toán tiền lương cũng không phải vấn đề đơn giản. Nắm được thực tế đó, người viết đưa ra đề tài “ ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI NHÀ MÁY ĐƯỜNG PHỔ PHONG – CÔNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG QUẢNG NGÃI” với mong muốn giúp người đọc có cái nhìn mới mẻ hơn về hoạt động kế toán tiền lương và hoạt động kiểm soát quy trình kế toán tiền lương tại một đơn vị sản xuất đó là Nhà máy đường Phổ Phong, trực thuộc Công ty Cổ phần đường Quảng Ngãi - Công ty Cổ phần đường Quảng Ngãi là một doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực, bao gồm nhiều đơn vị trực thuộc tạo ra các sản phẩm chính và phụ liên quan đến sản phẩm mía đường như: Đường RS, mật rỉ, bánh kẹo, bia, nước giải khát Với lịch sử phát triển lâu đời trong số các doanh nghiệp ở Quảng Ngãi nói chung và có được vị thế trong lĩnh vực mía đường, Công ty được xem là một doanh nghiệp dẫn đầu trong công cuộc phát triển ngành nghề tại tỉnh duyên hải miền Trung như Quảng Ngãi. Đây là đề tài khá quen thuộc từ trước tới nay và được khá nhiều sinh viên thực hiện, tuy nhiên đề tài về tiền lương được thực hiện tại doanh nghiệp sản xuất như Nhà máy đường Phổ Phong chưa có nhiều sinh viên của các khóa khác thực hiện. Đồng thời với cách tiếp cận của mình, chúng tôi hi vọng không chỉ những người có kiến thức TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP SVTH: Trương Thị Ngọc Thúy 3 về kế toán hiểu mà cả những người chưa biết về lĩnh vực này cũng có thể nắm bắt được 2.Mục đích nghiên cứu của đề tài Hệ thống hóa những vấn đề lý luận về hoạt động kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp; Hiểu được quá trình luân chuyển chứng từ trong quy trình tiền lương tại Nhà máy đường Phổ Phong; Phân tích, đánh giá thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cũng như quy trình kế toán tiền lương tại Nhà máy đường Phổ Phong; Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa hoạt động tiền lương trong Nhà máy đường Phổ Phong. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài Đối tượng: Công tác kế toán tiền lương và kiểm soát quy trình tiền lương tại Nhà máy đường Phổ Phong. Thời gian nghiên cứu: Các hoạt động liên quan đến quy trình tiền lương và lao động của Nhà máy đường Phổ Phong trong các năm 2010, 2011; Hoạt động tính lương và thanh toán lương tháng 2/2012 tại Nhà máy. 4. Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi đã sử dụng kết hợp các phương pháp: - Phương pháp so sánh: so sánh số liệu qua các năm; so sánh tình hình về cơ cấu lao động, trình độ lao động, số lượng lao động giữa các bộ phận trong Nhà máy; - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: thông qua các website, giáo trình, chứng từ, sổ sách kế toán tại Nhà máy để thu thập thông tin cần thiết; - Phương pháp phỏng vấn: trao đổi với nhân viên kế toán tại Nhà máy, nhân viên của phòng tổ chức lao động nhằm tìm hiểu về các phương pháp tính lương cũng như hoạt động liên quan đến công tác kế toán tiền lương; TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP SVTH: Trương Thị Ngọc Thúy 4 - Phương pháp tính toán kế toán: + Quan sát và ghi chép lại các hoạt động của quy trình tiền lương. Quan sát việc thực hiện hoạt động chi trả lương thực tế tại Nhà máy; + Tính toán tiền lương của các đối tượng cụ thể nhằm rút ra phương pháp tính toán tổng quát. - Phương pháp phân tích: phân tích về tình hình lao động, tình hình quỹ lương tại Nhà máy. 5. Kết cấu của khóa luận Phần : Đặt vấn đề Phần 2: Nội dung và kết quả nghiên cứu - Chương 1: Cơ sở lý luận về tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp. - Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tiền lương tại Nhà máy đường Phổ Phong. - Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương tại Nhà máy đường Phổ Phong. Phần 3: Kết luận TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP SVTH: Trương Thị Ngọc Thúy 5 PHẦN 2: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. KHÁI NIỆM , Ý NGHĨA VÀ NHIỆM VỤ VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 1.1.1. Khái niệm Tiền lương là giá cả sức lao động được hình thành trên cơ sở giá trị sức lao động thông qua sự thoả thuận giữa người có sức lao động và người sử dụng người lao động phù hợp với các quan hệ lao động của nền kinh tế thị trường. Do đó sức lao động có thể là hàng hoá phụ thuộc vào sự biến động cung cầu và chất lượng hàng hoá sức lao động trên thị trường tức là chịu sự chi phối của các quy luật giá trị. Tiền lương đảm bảo cho người lao động có thể tái sản xuất lao động để có thể tham gia vào quá trình tái sản xuất tiếp theo. Vì vậy, việc trả lương cho người lao động không chỉ căn cứ vào hợp đồng lao động mà còn căn cứ vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của người lao động mà họ tạo ra sau một thời gian lao động cụ thể. Lao động là một nhu cầu nhưng cũng là một điều kiện tất yếu để duy trì cuộc sống của loài người. Và tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo thời gian và khối lượng công việc mà người lao động đã cống hiến cho doanh nghiệp. Tiền lương tuân thủ theo quy luật cung cầu của thị trường sức lao động, chịu sự điều tiết của Nhà nước, hình thành thông qua sự thoả thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động. Tiền lương vừa là một phạm trù của phân phối, vừa là phạm trù của trao đổi tiêu dùng. 1.1.2. Ý nghĩa việc kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, mặt khác trong doanh nghiệp lao động có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh nên TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP SVTH: Trương Thị Ngọc Thúy 6 hạch toán lao động, tiền lương có ý nghĩa rất lớn trong công tác quản lý. Ngoài tiền lương, người lao động còn được hưởng các nguồn thu nhập khác như: Trợ cấp BHXH, tiền thưởng, tiền ăn ca Chi phí tiền lương là một bộ phận chi phí cấu thành nên giá thành sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp sản xuất ra. Tổ chức sử dụng lao động hợp lý, hạch toán tốt lao động, trên cơ sở đó tính đúng thù lao lao động, thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản liên quan từ đó kích thích người lao động quan tâm đến thời gian , kết quả và chất lượng lao động, chấp hành tốt kỷ luật lao động, nâng cao năng suất lao động, góp phần tiết kiệm chi phí về lao động sống, hạ giá thành cho sản phẩm, tăng lợi nhuận, tạo điều kiện nâng cao vật chất, tinh thần cho người lao động, giúp doanh nghiệp đi vào nề nếp, có kỷ luật, đồng thời tạo cơ sở để người sử dụng trả lương, thưởng tương ứng với đóng góp củ