Đề tài Hệ thống sản xuất Lean

BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn và giải pháp GVHD: TS. Phan Thị Minh Châu MỤC LỤC MỤC LỤC........................................................................................................................................1 LỜI NÓI ĐẦU..................................................................................................................................2 PHẦN 1: MỘT SỐ CƠ SỞ LÝ LUẬN.............................................................................................. 4 1. Làm việc nhóm là gì?..................................................................................................................... 4 2. Các khái niệm liên quan:................................................................................................................4 3. Vai trò của làm việc nhóm .............................................................................................................5 4. Mục đích của làm việc nhóm:.........................................................................................................6 5. Các giai đoạn phát triển nhóm làm việc.......................................................................................... 7 5.1. Hình thành......................................................................................................................... 7 5.2. Xung đột............................................................................................................................ 7 5.3. Bình thường hoá. ............................................................................................................... 7 5.4. Hoạt động trôi chảy............................................................................................................ 7 PHẦN 2: LÀM VIỆC NHÓM –CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ........................................................... 9 1. Ưu và nhược điểm của làm việc nhóm............................................................................................ 9 1.1. Ưu điểm............................................................................................................................. 9 1.2. Nhược điểm ...................................................................................................................... 9 2. Một số thuận lợi và khó khăn trong quá trình làm việc nhóm.......................................................... 9 2.1. Thuận lợi ........................................................................................................................... 9 2.1.1. Thuận lợi đối với cá nhân:............................................................................................... 9 2.1.2. Thuận lợi đối với nhà quản trị ...................................................................................... 11 2.1.3. Thuận lợi đối với doanh nghiệp .................................................................................... 12 2.2. Khó khăn ......................................................................................................................... 12 2.2.1. Thiếu tin cậy ................................................................................................................. 12 2.2.2. Không quan tâm đến kết quả công việc.......................................................................... 13 2.2.3. Lẩn tránh trách nhiệm ................................................................................................... 13 2.2.4. Thiếu trách nhiệm ......................................................................................................... 14 2.2.5. Sợ xung đột................................................................................................................... 14 2.2.6. Bất đồng trong làm việc nhóm....................................................................................... 15 3. Các giải pháp xây dựng nhóm làm việc hiệu quả .......................................................................... 15 3.1. Đặc điểm của nhóm làm việc hiệu quả: ............................................................................ 15 3.2. Các giải pháp xây dựng nhóm làm việc hiệu quả .............................................................. 17 3.2.1. Xây dựng mục tiêu........................................................................................................ 17 3.2.2. Ra quyết định................................................................................................................ 18 3.2.3. Sự cam kết thực hiện..................................................................................................... 18 3.2.4. Tầm nhìn....................................................................................................................... 19 3.2.5. Thông tin ...................................................................................................................... 19 3.2.6. Sự liên quan.................................................................................................................. 19 3.2.7. Tính sáng tạo ................................................................................................................ 20 3.2.8. Môi trường.................................................................................................................... 20 3.2.9. Cảm xúc........................................................................................................................ 21 3.2.10. Sự tin cậy.................................................................................................................... 21 4. Một số yêu cầu khi thành lập nhóm .............................................................................................. 23 4.1. Một tập hợp của những người có tâm huyết, kiến thức và kinh nghiệm về lĩnh vực liên quan .................................................................................................................................... 23 4.2. Phân công phù hợp với khả năng...................................................................................... 24 4..3. Đảm bảo sự công bằng.................................................................................................... 24 4..4. Xây dựng lòng tin giữa các thành viên............................................................................. 24 PHẦN 3: KẾT LUẬN ..................................................................................................................... 26 Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 1/27 BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn và giải pháp GVHD: TS. Phan Thị Minh Châu LỜI NÓI ĐẦU "Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao". Hẳn chúng ta ai cũng còn nhớ câu chuyện người cha và bó đũa đã từng được học ở những năm cấp 1. Mặc dù lúc đó với suy nghĩ của một đứa trẻ thì tinh thần đoàn kết là một cái gì đó có vẻ khó hiểu, nhưng chúng ta vẫn ý thức được rằng phải đoàn kết để tồn tại và sức mạnh của tập thể là cái mà không phải bất cứ ai cũng có thể “bẻ gãy”. Và phát biểu của một người Nhật trong một hội thảo, ông Giám đốc VJCC tại Hà nội khi tham dự đã nói rằng: "Người Việt Nam làm việc rất thông minh, cần cù, khi được các chuyên gia hướng dẫn thì họ biết phải làm gì và học hỏi rất nhanh, và thực tế là các bạn làm việc tốt hơn 3 lần so với người Nhật của chúng tôi, nhưng chỉ là khi các bạn làm một mình. Tuy nhiên, khi các bạn làm việc tập thể thì các bạn làm không tốt bằng người Nhật chúng tôi vì khả năng làm việc nhóm của các bạn không tốt bằng người Nhật và tôi có thể khẳng định rằng khi làm việc tập thể thì 3 người Việt Nam mới bằng 1 người Nhật”. Câu nói này thật sự khiến chúng ta phải suy nghĩ. Trong triết lý quản lý của người Nhật hay các nước tiên tiến trên thế giới, người ta luôn chú trọng vào phương thức làm việc nhóm (teamwork) ở tất cả các lĩnh vực: kinh doanh, tiếp thị, quan hệ khách hàng... và đặc biệt nhấn mạnh trong lĩnh vực sản xuất. Đơn giản vì sản xuất là nơi tập trung mọi nguồn lực hoạt động của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, làm việc nhóm cũng là phương thức được khuyến khích và cần có trong quá trình thực hiện Hệ thống sản xuất Lean. Tại Việt Nam, trước đây chúng ta vẫn chưa có ý thức và tinh thần hợp tác cao trong khi làm việc tập thể, theo nhóm. Xuất phát từ sự chênh lệch về trình độ tri thức, tâm lý ỷ lại, hoặc ghanh tị, thiếu trách nhiệm, thiếu tin tưởng lẫn nhau… đã dẫn đến cảnh "huynh đệ tương tàn". Điều này thể hiện rất rõ trong môi trường làm việc hoặc sản xuất theo lối cũ. Nhưng ngày nay, trong thời buổi kinh tế hội nhập, chúng ta phải nhìn nhận phương thức làm việc nhóm là rất quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công và hiệu quả trong công việc. Vậy làm thế nào để xây dựng nhóm làm Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 2/27 BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn và giải pháp GVHD: TS. Phan Thị Minh Châu việc hiệu quả? Những tồn tại và khó khăn nào đã gây sự thiếu hiệu quả khi làm việc nhóm? Các giải pháp xây dựng nhóm như thế nào…v.v.? Những câu hỏi này sẽ phần nào được trả lời trong các chương sau. Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 3/27 BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn và giải pháp GVHD: TS. Phan Thị Minh Châu PHẦN 1: MỘT SỐ CƠ SỞ LÝ LUẬN 1. Làm việc nhóm là gì? Nhóm là một tập thể người cùng làm việc vì một mục tiêu chung. Một nhóm không thể làm việc hiệu quả khi mỗi thành viên trong nhóm chỉ lo tập trung vào mục tiêu riêng của mỗi người. Nhóm làm việc không đơn thuần chỉ là tập hợp một nhóm người. Nó là một tổ chức có chức năng, đặc trưng riêng và quy tắc hoạt động. Nhóm làm việc hình thành nên một đơn vị hoạt động cơ bản thông qua một quá trình. Nếu nhóm đó được quản lý theo kiểu chuyên quyền độc đoán hoàn toàn, có lẽ sẽ không có nhiều cơ hội cho sự tác động qua lại liên quan đến công việc giữa các thành viên trong nhóm. Và hơn thế, nếu có bất kỳ tư tưởng bè phái nào trong nhóm, hoạt động của nhóm sẽ không bao giờ tiến triển được. Ngược lại, nhóm làm việc cũng là phương thức có thể được tận dụng dù với những cá nhân ở những cách xa về địa lý và làm việc ở những dự án khác nhau. Nói một cách đơn giản, khi được xem là làm việc nhóm thì nhóm đó phải tạo ra được một tinh thần hợp tác, một sự phối hợp, và đồng thời các qui tắc được hiểu và làm đúng bởi các thành viên. Nếu điều này diễn ra trong một nhóm người, hoạt động của họ sẽ được cải thiện bởi sự hỗ trợ chung cả về thực tế lẫn lý thuyết. 2. Các khái niệm liên quan: Khi con người làm việc theo nhóm luôn có hai vấn đề riêng lẻ tồn tại : Đầu tiên là trách nhiệm và những vấn đề liên quan đến hoàn thành công việc. Thông thường, đây là vấn đề duy nhất mà nhóm đó xem xét. Vấn đề thứ 2 lại nằm trong chính quá trình hoạt động của nhóm làm việc: tại đó, cơ chế mà nhóm vận hành như một đơn vị chứ không phải là một tập hợp người hỗn độn. Đây là vấn đề không thường xảy ra nhưng nếu không chú ý đúng mức đến quá trình này, giá trị của nhóm có thể giảm bớt hoặc thậm chí bị huỷ hoại. Với một cơ chế quản lý rõ ràng một chút, quá trình này có thể cải thiện giá trị của nhóm gấp nhiều lần giá trị tổng cộng của các cá nhân riêng lẻ. Chính sự Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 4/27 BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn và giải pháp GVHD: TS. Phan Thị Minh Châu cộng hưởng này làm nhóm làm việc trở nên được ưa thích trong một tổ chức doanh nghiệp bất chấp những vấn đề có khả nǎng xảy ra khi hình thành nhóm. Bài viết này xem xét quá trình làm việc của nhóm và phương cách mà nó có thể được sử dụng một cách hữu dụng nhất. Điều cốt lõi là nhóm làm việc phải được xem như một nguồn lực quan trọng mà sự tồn tại của nó phải được quản lý giống như bất kỳ một nguồn lực nào khác, đồng thời, sự quản lý này nên được đảm nhiệm bởi chính nhóm đó, biến nó thành một phần hoạt động của nhóm. 3. Vai trò của làm việc nhóm Meredith Belbin cho rằng một nhóm có 9 vai trò. Chúng ta thường hay thực hiện một hoặc nhiều vai trò của nhóm. Là người đặt nền móng: Họ là những nhà tư tưởng đi tiên phong; họ đề ra ý tưởng mới; họ tìm ra giải pháp cho vấn đề khó khăn; họ có lối suy nghĩ cấp tiến, khác biệt, nhiều chiều và sáng tạo. Là người nghiên cứu tìm ra các phương sách: Họ là những người sáng tạo, thích đưa ra ý tưởng mới và thực hiện chúng; họ là người hướng ngoại và rất được người khác mến mộ. Là người hợp tác: Họ tuân thủ theo quy tắc và được quản lý chặt chẽ; họ có thể tập trung vào các mục tiêu và họ đoàn kết thành một nhóm thống nhất. Là người vạch kế hoạch: Họ luôn mong muốn đạt được kết quả, thành tích; họ ưa thích thách thức và khát khao thu được kết quả. Là người đánh giá và phân tích: Họ phân tích đánh giá và cân nhắc; họ là những người bình tĩnh và vô tư; họ luôn suy nghĩ một cách khách quan. Những người làm việc theo nhóm: Họ là những người luôn giúp đỡ lẫn nhau và có tinh thần hợp tác cao; họ luôn đối thoại với nhau nhằm mang lại những điều tốt đẹp nhất cho nhóm. Những người thực hiện công việc. Họ có kỹ năng làm việc tốt; họ làm việc hết mình; họ muốn công việc được hoàn thành. Là người hoàn tất công việc: Họ kiểm tra chi tiết công việc; họ là người gọn gàng và cẩn thận; họ làm việc hết sức tận tâm. Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 5/27 BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn và giải pháp GVHD: TS. Phan Thị Minh Châu Là các chuyên gia: Họ mong muốn trang bị cho mình những kỹ năng chuyên môn; họ làm việc rất chuyên nghiệp; họ có nhiều nghị lực và nhiệt huyết. Khi bạn nghe thấy cách xưng hô “chúng tôi” nhiều hơn là kiểu xưng hô ‘tôi’ thì khi đó có nghĩa là bạn đã có một nhóm làm việc biết hợp tác với nhau. 4. Mục đích của làm việc nhóm: Các nhóm làm việc đặc biệt có ưu thế trong việc liên kết các tài nǎng và tạo ra những giải pháp sáng tạo đối với những vấn đề xa lạ; trong trường hợp không có những trình tự hay phương pháp thích hợp, những kỹ nǎng và kiến thức tổng hợp của cả nhóm tạo ra một lợi thế lớn hơn nhiều so với khả nǎng của một cá nhân. Tuy nhiên, nhìn chung có một lợi thế nổi trội trong một lực lượng lao động theo mô hình nhóm làm việc, khiến mô hình này được các nhà quản trị ưa thích. Đó là, có thể tận dụng đầy đủ hơn các khả nǎng của một nhóm làm việc. Một nhóm có thể được coi là một đơn vị tự quản. Phạm vi rộng các kỹ nǎng của các thành viên và sự tự theo dõi trong mỗi nhóm khiến nó dễ dàng nhận các trách nhiệm được phân cấp. Xa hơn nữa, nếu cấp thấp nhất của mô hình bậc thang của lực lượng lao động được rèn luyện, thông qua sự tham gia vào việc ra quyết định trong nhóm, họ sẽ hiểu rõ hơn những mục tiêu và ý nghĩa công việc, từ đó mỗi người sẽ có khả nǎng giải quyết tốt hơn những vấn đề liên quan đến công việc chung. Từ quan điểm cá nhân, bằng cách tham gia vào một nhóm, mỗi người có thể đóng góp những thành công cho nhóm, lớn hơn là tự họ có thể làm được việc khi phải thực hiện một cách đơn lẻ. Kém lý tưởng hơn, nhóm tạo ra một môi trường nơi mức độ tự nhận thức về trách nhiệm và quyền hạn của các cá nhân được nâng cao; do đó, tạo ra một động lực hoàn hảo bằng sự tự trọng cộng với môi trường ít sức ép. Cuối cùng, đó là "sự công nhận giá trị cá nhân". Tuy nhiên, đây không phải là một động lực chính - điều quan trọng là tài nǎng của mỗi cá nhân sẽ được tận dụng tốt hơn khi ở trong một nhóm. Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 6/27 BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn và giải pháp GVHD: TS. Phan Thị Minh Châu 5. Các giai đoạn phát triển nhóm làm việc Thông thường, người ta coi sự phát triển của một nhóm có 4 giai đoạn: Hình thành, Xung đột, Bình thường hoá, Vận hành. 5.1. Hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại. Mọi người thường giữ khoảng cách và rụt rè. Sự xung đột chủ yếu là mang tính chất cá nhân và hoàn toàn là tiêu cực. Do nhóm còn mới nên các cá nhân sẽ hạn chế những ý kiến riêng của mình và nhìn chung là khép kín. Điều này đặc biệt đúng đối với một thành viên kém quan trọng và hay lo âu. 5.2. Xung đột là giai đoạn tiếp theo. Khi đó, các bè phái được hình thành, các tính cách va chạm nhau, không ai chịu lùi. Điều quan trọng nhất là rất ít sự giao tiếp diễn ra vì không có ai lắng nghe và một số người vẫn không sẵn sàng nói chuyện cởi mở. 5.3. Bình thường hoá. Ơ' giai đoạn này, nhóm bắt đầu nhận thấy những lợi ích của việc cộng tác cùng với nhau và sự giảm bớt xung đột nội bộ. Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành viên bắt đầu cảm thấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm của mình và những vấn đề này được thảo luận cởi mở với toàn bộ nhóm. Sự tiến bộ lớn nhất là mọi người có thể bắt đầu lắng nghe nhau. Những phương pháp làm việc được hình thành và toàn bộ nhóm đều nhận biết được điều đó. 5.4. Hoạt động trôi chảy. Đây là điểm cao trào, khi nhóm làm việc đã ổn định trong một hệ thống cho phép trao đổi những quan điểm tự do và thoải mái và có sự hỗ trợ cao độ của cả nhóm đối với mỗi thành viên và với các quyết định của nhóm. Theo khía cạnh hoạt động, nhóm bắt đầu ở một mức độ hoạt động nhỏ hơn mức hoạt động của mọi cá nhân cộng lại và sau đó đột ngột giảm xuống điểm thấp nhất trước khi chuyển sang giai đoạn Bình thường hoá và sau đó là một mức độ hoạt động cao hơn nhiều so với lúc mới bắt đầu. Chính mức độ hoạt động được nâng lên này là lý do chính giải thích cho việc sử dụng nhóm làm việc chứ không phải đơn thuần là những tập hợp các nhân viên. Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 7/27 BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn và giải pháp GVHD: TS. Phan Thị Minh Châu Một điều đặc biệt thú vị là nhóm 10 chúng tôi đã trải qua tất cả các giai đoạn trên và đến bây giờ đã hình thành một nhóm 10 đoàn kết và hoạt động khá hiệu quả. Xin lấy bản thân nhóm 10 của mình ra làm ví dụ về giai đoạn hình thành và phát triển. Đầu tiên là giai đoạn hình thành: Nhóm được hình thành dựa trên yêu cầu của giảng viên môn Phương Pháp Nghiên Cứu Khoa Học. Hầu như mọi người chưa từng quen biết nhau trước đó nên trong các buổi thảo luận nhóm đầu tiên gặp nhiều trở ngại vì mọi người chưa thật sự bày tỏ hết quan điểm của mình và còn ngại phát biểu. Tiếp đến là giai đoạn xung đột: Lúc này nhóm có thể nói là hình thành hai nhóm nhỏ trong một nhóm lớn. Hai nhóm ngồi ở hai vị trí khác nhau và thường có những quan điểm trái ngược nhau và chưa thật sự có sự thống nhất trong nhóm cũng như vẫn còn có sự e dè trong giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm. Giai đoạn thứ 3: Bình thường hoá: Sau khi cùng nhau thực hiện một số đề tài, bài tập nhóm các thành viên trong nhóm dần dần đã nhận ra sức mạnh của tập thể và đã bắt đầu biết lắng nghe và ghi nhận, cùng nhau tìm ra phương pháp làm việc hiệu quả hơn. Giai đoạn cuối cùng là hoạt động trôi chảy: Từ khi học môn Quản Trị Học, theo yêu cầu của giảng viên chúng tôi đã ngồi chung một chỗ, và khoảng cách trước đây giữa hai nhóm nhỏ dường như không còn nữa. Và phải giải bài tập tình huống với cả nhóm liên tục, cường độ làm việc cao nên nhóm hoạt động tiến bộ hẳn. Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 8/27 BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn và giải pháp GVHD: TS. Phan Thị Minh Châu PHẦN 2: LÀM VIỆC NHÓM –CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN 1. Ưu và nhược điểm của làm việc nhóm 1.1. Ưu điểm  Gia tăng sự sáng tạo, khả năng giải quyết vấn đề  Ra quyết định có chất lượng cao hơn  Cải tiến qui trình  Gia tăng hiệu quả giao tiếp  Gia tăng tinh thần làm việc 1.2. Nhược điểm  Vài thành viên của nhóm có ưu thế hơn tác động đến tính khách quan trong các quyết định của nhóm  Những thành viên tích cực làm việc nhiều hơn những thành viên khác  Những thành viên giỏi có đủ khả năng để ra quyết định độc lập không cần đến nhóm  Ra quyết định trong nhóm có thể tốn thời gian nhiều hơn so với cá nhân ra quyết định  Sự khách biệt về kinh nghiệm, chuyên môn, văn hóa,.. có thể gây trở ngại cho n