Đề tài Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu tại Công ty Cổ Phần Long Thọ

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Giang SVTH: Lê Hồ Thùy Linh DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ĐKNH : Đăng ký nhận hàng PT : Phiếu thu PGH : Phiếu giao hàng KH-TT : Kế hoạch – Thị trường TK : Tài khoản GTGT : Giá trị gia tăng HĐQT : Hội Đồng Quản Trị ĐHSX : Điều hành sản xuất XN : Xí nghiệp TSCĐ : Tài sản cố định CBCNV : Cán bộ công nhân viên KPT : Khoản phải thu XK : Xuất khẩu PPTT : Phương pháp trực tếp XĐKQKD : Xác định kết quả kinh doanh VP : Văn phòng SX : Sản xuấtTR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Giang SVTH: Lê Hồ Thùy Linh DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1: Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu...............................................17 Bảng 2: Kế hoạch và tình hình thực hiện sản xuất và tiêu thụ của công ty trong năm 2011 ..........................................................................................37 Bảng 3: Mục tiêu kiểm toán với công việc kiểm soát nội bộ .......................................60 Bảng 4: Ước lượng rủi ro cho chu trình doanh thu.......................................................62 Bảng 5: Thủ tục phê duyệt đối với quy trình bán hàng ................................................63 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ......................................................................23 Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cổ phần long thọ....................................26 Sơ đồ 3: Quy trình công nghệ sản xuất xi măng PCB30 ..............................................31 Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính ........................43 DANH MỤC BIỂU ĐỔ Biểu đồ 1: Cơ cầu thị trường tiêu thụ ...........................................................................29 Biểu đồ 2: Tình hình tiêu thụ sản phẩm xi măng PCB30 .............................................32 Biểu đồ 3: Cơ cấu nhân sự ............................................................................................35 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Giang SVTH: Lê Hồ Thùy Linh DANH MỤC LƯU ĐỒ Lưu dồ 1: Quy trình xử lý yêu cầu khách hàng............................................................47 Lưu Đồ 2: Quy trình theo dõi, ghi nhận bán hàng........................................................48 Lưu Đồ 3: Quy trình cung cấp hàng hóa ......................................................................49 Lưu Đồ 4: Quy trình thu tiền ........................................................................................50 Lưu Đồ 5: Đề xuất quy trình xử lý yêu cầu khách hàng tại phòng KH-TT .................66 Lưu Đồ 6: Đề xuất quy trình theo dõi, ghi nhận bán hàng tại bộ phận bán hàng ........67 Lưu Đồ 7: Đề xuất quy trình cung cấp hàng hóa..........................................................67 Lưu Đồ 8: Đề xuất quy trình thu tiền ...........................................................................68 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Giang SVTH: Lê Hồ Thùy Linh MỤC LỤC PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ ................................................................................................1 1. Lý do chọn đề tài: ........................................................................................................1 2. Mục tiêu nghiên cứu: ...................................................................................................2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: ..............................................................................2 4. Phương pháp nghiên cứu: ............................................................................................2 6. Kết cấu đề tài: ..............................................................................................................3 PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU..............................................4 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN...................................................................................4 1.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ:........................................................................................4 1.1.1 Kiểm soát nội bộ:....................................................................................................4 1.1.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ: ...............................................4 a. Môi trường kiểm soát: .................................................................................................4 b. Hệ thống kế toán:.........................................................................................................6 c. Các thủ tục kiểm soát:..................................................................................................7 d. Kiểm toán nội bộ: ........................................................................................................8 1.1.3 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ: .....................................8 1.2 Các khái niệm cơ bản liên quan đến doanh thu:........................................................9 1.2.1. Doanh thu: .............................................................................................................9 1.2.2. Các khoản giảm trừ doanh thu: .............................................................................9 1.2.3 Các khái niệm khác: .............................................................................................10 a. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ: ..................................................10 b. Doanh thu hoạt động tài chính: .................................................................................10 c. Thu nhập khác:...........................................................................................................10 1.2.4 Hệ thống tài khoản và chứng từ sử dụng:.............................................................10 a. Tài khoản sử dụng: ....................................................................................................10 b. Chứng từ sử dụng: .....................................................................................................13 1.3 Nội dung kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu:.........................................14 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Giang SVTH: Lê Hồ Thùy Linh 1.3.1 Khái quát về chu trình doanh thu: ........................................................................14 a. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: ................................................................................14 b. Các phương thức bán hàng ........................................................................................14 c. Phương thức thanh toán .............................................................................................15 1.3.2 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu trong doanh nghiệp: .................15 a. Xử lý đơn đặt hàng của người mua: ..........................................................................15 b. Xét duyệt bán chịu:....................................................................................................15 c. Chuyển giao hàng: .....................................................................................................15 d. Gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng:.......................16 e. Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền: ...........................................................................16 f. Xử lý ghi sổ hàng bán bị trả lại và khoản bớt giá: .....................................................16 g. Thẩm định và xóa sổ khoản phải thu không thu được: .............................................16 h. Dự phòng nợ khó đòi:................................................................................................16 1.3.3 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu:...................................................17 1.3.4 Các rủi ro thường xuất hiện trong chu trình doanh thu: .......................................18 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH DOANH THU .....................................................................19 2.1 Tổng quan công ty cổ phần long thọ: ......................................................................19 2.1.1 Sự hình thành và phát triển:..................................................................................19 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty ....................................................................21 a. Chức năng ..................................................................................................................21 b. Nhiệm vụ ...................................................................................................................21 2.1.3 Cơ cấu tổ chức: .....................................................................................................21 a. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý: ..................................................................................22 b. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty: ..............................................................26 2.1.4 đặc điểm về hoạt động kinh doanh của công ty: ..................................................28 a. Đặc điểm về sản phẩm: ..............................................................................................28 b. Đặc điểm về thị trường tiêu thụ:................................................................................29 c. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm ....................................................29 d. Đặc điểm phương thức tiêu thụ .................................................................................32 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Giang SVTH: Lê Hồ Thùy Linh e. Đặc điểm về phương thức thanh toán: .......................................................................33 2.2 Thực trạng hệ thống kiểm trong soát nội bộ: ..........................................................33 2.2.1 Thực trạng môi trường kiểm soát: ........................................................................33 a. Đặc thù về quản lý: ....................................................................................................33 b. Cơ cấu tổ chức: ..........................................................................................................34 c. Chính sách nhân sự: ...................................................................................................35 d. Công tác kế hoạch: ....................................................................................................36 e. Uỷ ban kiểm soát: ......................................................................................................37 2.2.2 Thực trạng hệ thống kế toán của công ty: ............................................................38 a. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán: ................................................................................38 b. Chế độ kế toán và các chính sách kế toán áp dụng tại công ty: ................................38 c. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty .......................................................................39 d. Hệ thống chứng từ và sổ sách trong chu trình doanh thu:.........................................40 2.2.3 Thực trạng về các thủ thụ kiểm soát:....................................................................40 2.2.4 Thực trạng kiểm toán nội bộ: ...............................................................................44 2.3 Kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu tại công ty cổ phần long thọ: ..........45 2.3.1 Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng: .................................................................45 2.3.2 Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ nghiệp vụ bán chịu tại công ty: ...............................51 a. Đối tượng khách hàng:...............................................................................................52 b. Chính sách tín dụng của công ty: ..............................................................................52 c. Kiểm tra, giám sát và đánh giá quá trình thực hiện: ..................................................53 CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LONG THỌ ...55 3.1. Nhận xét về hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại công ty ........................................................................................55 3.1.1 ưu điểm: ................................................................................................................55 a. Môi trường kiểm soát.................................................................................................55 b. Hệ thống kế toán........................................................................................................59 4.1.2 Nhược điểm .........................................................................................................56 a. Môi trường kiểm soát: ...............................................................................................56 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Giang SVTH: Lê Hồ Thùy Linh b. Hệ thống kế toán:.......................................................................................................56 c. Thủ tục kiểm soát: .....................................................................................................56 d. Kiểm toán nội bộ: ......................................................................................................57 3.2. Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại công ty: .....................................................................................................................57 3.2.1 Nguyên nhân.........................................................................................................57 3.2.2 Giải pháp khắc phục .............................................................................................57 a. Môi trường kiểm soát.................................................................................................57 b. Các thủ tục kiểm soát ................................................................................................59 c. Kiểm toán nội bộ .......................................................................................................70 PHẦN III: KẾT LUẬN ...............................................................................................71 1. Kết luận về đề tài nghiên cứu: ...................................................................................71 2. Kiến nghị ...................................................................................................................72 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................73 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Giang SVTH: Lê Hồ Thùy Linh Trang 1 PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Lý do chọn đề tài: Sau hàng loạt những vụ bê bối lớn xảy ra trên thế giới, các nhà quản trị chiến lược ngày nay quan tâm ngày càng nhiều hơn đến những vấn đề thể chế doanh nghiệp, quản lý rủi ro và kiểm soát nội bộ trong quá trình thiết kế và thực thi chiến lược cho doanh nghiệp của mình. Do đó kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Trong một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì xây dựng được một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp cho Công ty giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong quá trình sản xuất, bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp; Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính; Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của Công ty cũng như các quy định của luật pháp; Đảm bảo Công ty hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra. Trong đó, kiểm soát chu trình doanh thu là nội dung quan trọng của các nhà quản lý doanh nghiệp. Vai trò của KSNB nói chung và KSNB chu trình doanh thu nói riêng là rất quan trọng. Tuy nhiên hầu hết các doanh nghiệp chưa có sự đầu tư và quan tâm đúng mức, chưa thiết lập hoặc đã có thiết lập hệ thống KSNB nhưng còn nhiều hạn chế. Đặc biệt đối với hoạt động bán hàng – thu tiền (chu trình doanh thu) là hoạt động xảy ra thường xuyên và dễ xảy ra gian lận, sai sót, điều này sẽ làm thay đổi chi phí dẫn tới sai lệch nghiêm trọng kết quả kinh doanh. Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với chu trình doanh thu sẽ bảo đảm thu được tiền từ khách hàng, cung cấp cho khách hàng sản phẩm có chất lượng tốt... từ đó nâng cao uy tín, hình ảnh và nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Do vậy trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần Long Thọ, với mục đích xây dựng trong Công ty một hệ thống quản lý khoa học, và hiệu quả trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, em chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu tại Công ty Cổ Phần Long Thọ” để nghiên cứu và làm khóa luận thực tập của mình. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Giang SVTH: Lê Hồ Thùy Linh Trang 2 2. Mục tiêu nghiên cứu:  Hệ thống cơ sở lý luận về chu trình doanh thu và kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu..  Phân tích và đánh giá thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu.  Căn cứ vào quá trình tìm hiểu, về cơ sở lý thuyết và phân tích, đánh giá thực trạng áp dụng tại đơn vị để đề xuất một số giải pháp, góp phần hoàn thiện hệ thông kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:  Không gian: Văn phòng công ty cổ phần Long Thọ  Thời gian nghiên cứu: Hệ thống kiểm soát nội bộ trong 3 năm gần đây.  Nội dung: Chu trình doanh thu đối với sản phẩm xi măng PCB30 4. Phương pháp nghiên cứu:  Phương pháp thu thập tài liệu: căn cứ vào những tài liệu thu được để làm cơ sở lý luận cho việc phân tích tình hình thực tế.  Phương pháp phỏng vấn: phỏng vấn nhân viên văn phòng của công ty để tìm hiểu công việc cụ thể của họ, phỏng vấn các quy trình làm việc để từ đó phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ.  Phương pháp phân tích số liệu: phân tích, so sánh tất cả các số liệu thu thập được, từ đó tổng hợp những dữ liệu cần thiết phục vụ cho việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. 5. Tính mới của đề tài: Mặc dù là công ty cổ phần nhưng công ty cổ phần Long Thọ lại không có ủy ban kiểm soát, vì vậy mà vẫn chưa có đề tài nào nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty. Nhận thấy rằng thành lập bản kiểm soát là một việc rất cấp thiết đối với công ty nhằm hạn chế tối đa mọi rủi ro, do đó mà em lựa chọn đề tài này. Việc nghiên TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Giang SVTH: Lê Hồ Thùy Linh Trang 3 cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của một công ty chưa có ban kiểm soát chính là điểm mới của đề tài này. 6. Kết cấu đề tài: Ngoài lời cảm ơn, mục lục, danh mục chữ viết tắt, danh mục sơ đồ bảng biểu, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, đề tài bao gồm ba (03) phần sau: Phần I: Đặt vấn đề. Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu. - Chương I: Cơ sở lý luận - Chương II: Thực trạng hệ hống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu tại công ty Cổ phần Long Thọ. - Chương III: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu tai công ty cổ phần Long Thọ. Phần III: Kết luận TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Giang SVTH: Lê Hồ Thùy Linh Trang 4 PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Hệ thống kiểm