Đề tài Hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán tài chính tại công ty cổ phần Kiểm toán và Tư vấn

Lêi nãi ®Çu Ngµy nay trong xu thÕ héi nhËp quèc tÕ, cïng víi sù ®æi míi, ph¸t triÓn cña nÒn Tµi chÝnh quèc gia, viÖc h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn ho¹t ®éng kiÓm to¸n ®éc lËp võa lµ ®ßi hái cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng theo ®Þnh h­íng x· héi chñ nghÜa vµ còng lµ bé phËn cÊu thµnh quan träng cña hÖ thèng c«ng cô qu¶n lý vÜ m« nÒn kinh tÕ-tµi chÝnh gãp phÇn tÝch cùc vµo c«ng cuéc ph¸t triÓn nÒn kinh tÕ-x· héi cña ®Êt n­íc. Ngµnh kiÓm to¸n ®éc lËp ViÖt Nam, tuy cßn rÊt non trÎ song ®· cã nh÷ng b­íc tiÕn bé ®¸ng kÓ kh«ng chØ vÒ sè l­îng mµ cßn c¶ vÒ chÊt l­îng, sè l­îng c¸c C«ng ty kiÓm to¸n ngµy mét t¨ng lªn. Bªn c¹nh nh÷ng b­íc ph¸t triÓn nhÊt ®Þnh trong ho¹t ®éng kiÓm to¸n còng ®Æt ra nhiÒu vÊn ®Ò ph¶i gi¶i quyÕt. Hoµn thiÖn ho¹t ®éng kiÓm to¸n trong ®ã cã kiÓm to¸n B¸o c¸o tµi chÝnh lµ yªu cÇu tÊt yÕu nh»m ph¸t huy vai trß cña kiÓm to¸n trong nªn kinh tÕ. §­a kiÓm to¸n ViÖt Nam ph¸t triÓn ngang tÇm thÕ giíi. Nh©n thøc tÇm quan träng cña vÊn ®Ò, trªn c¬ s¬ nghiªn cøu ho¹t ®éng kiÓm to¸n trong thùc tÕ cña c«ng ty cæ phÇn KiÓm to¸n vµ T­ vÊn (A&C), trong thêi gian thùc tËp t¹i ®©y em ®· t×m hiÓu vµ nghiªn cøu mét trong nh÷ng chu tr×nh quan träng cña kiÓm to¸n B¸o c¸o tµi chÝnh, ®ã lµ kiÓm to¸n chu tr×nh tiÒn l­¬ng vµ nh©n viªn vµ ®· hoµn thµnh chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp víi ®Ò tµi: “Hoµn thiÖn kiÓm to¸n chu tr×nh tiÒn l­¬ng vµ nh©n viªn trong kiÓm to¸n B¸o c¸o tµi chÝnh t¹i c«ng ty cæ phÇn KiÓm to¸n vµ T­ vÊn” Chuyªn ®Ò thùc tËp nµy víi môc ®ich lµ kÕt hîp lý lu©n ®­îc hoc taÞ tr­êng ®¹i häc vµ ho¹t ®éng thùc tÕ cña c«ng ty kiÓm to¸n vµ ngoµi lêi më ®Çu vµ kÕt lu©n ®­îc chia thµnh ba phÇn chÝnh: Ch­¬ng thø nhÊt: C¬ së Lý luËn vÒ kiÓm to¸n chu tr×nh tiÒn l­¬ng vµ nh©n viªn trong kiÓm to¸n trong b¸o c¸o tµi chÝnh. Ch­¬ng thø hai: Thùc tr¹ng kiÓm to¸n chu tr×nh tiÒn l­¬ng vµ nh©n viªn trong kiÓm to¸n b¸o c¸o tµi chÝnh do c«ng ty cæ phÇn kiÓm to¸n vµ t­ vÊn thùc hiÖn Ch­¬ng thø ba: Mét sè kiÕn nghÞ nh¨m hoµn thiÖn kiÓm to¸n chu tr×nh tiÒn l­¬ng vµ nh©n viªn trong kiÓm to¸n B¸o c¸o tµi chÝnh. Trong qu¸ tr×nh nghiªn cøu ®Ò tµi nµy em ®· sö kÕt hîp c¸c ph­¬ng ph¸p nghiªn cøu quan hÖ biÖn chøng gi÷a kiÓm to¸n vµ tæ chøc qu¶n lý, ph­¬ng ph¸p to¸n häc, thèng kª kinh tÕ, ph­¬ng ph¸p m« t¶ vµ ph©n tÝch, s¬ ®å … ®Ó minh ho¹ cho bµi viÕt. Do giíi h¹n vÒ thêi gian vµ ph¹n vi nghiªn cøu, còng nh­ giíi h¹n ve nhËn thøc nªn bµi viÕt nay cßn nhiÒu thiªu sãt. Em mong nhËn ®­îc sù chØ b¶o cña thÇy c« cung nh­ c¸c anh chÞ trong c«ng ty ®Ó bµi viÕt nµy hoµn thiÖn h¬n. Ch­¬ng thø nhÊt C¬ së Lý luËn vÒ kiÓm to¸n chu tr×nh tiÒn l­¬ng vµ nh©n viªn trong kiÓm to¸n trong b¸o c¸o tµi chÝnh Lý luËn chung vÒ tiÒn l­¬ng vµ nh©n viªn Kh¸i niÖm, vai trß vµ chøc n¨ng cña chu tr×nh tiÒn l­¬ng vµ nh©n viªn §êi sèng x· héi bao gåm nhiÒu mÆt ho¹t ®éng kh¸c nhau nh­: kinh tÕ, chÝnh trÞ, v¨n ho¸, khoa häc- c«ng nghÖ, thÓ thao, t«n gi¸o … C¸c ho¹t ®éng nµy th­êng xuyªn cã quan hÖ vµ t¸c ®éng lÉn nhau. S¶n xuÊt ra cña c¶i vËt chÊt lµ ho¹t ®éng c¬ b¶n nhÊt trong c¸c ho¹t ®éng cña con ng­êi, lµ c¬ së cña ®êi sèng x· héi loµi ng­êi. ChÝnh v× vËy C. Mac vµ Ph. ¡ngghen ®· chØ ra r»ng s¶n xuÊt cña c¶i vËt chÊt lµ c¬ së, lµ ®iÌu kiÖn tiªn quyÕt, tÊt yÕu vµ vÜnh viÔn cña sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña con ng­êi vµ x· héi loµi ng­êi. Qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ra cña c¶i vËt chÊt lµ sù t¸c ®éng cña con ng­êi vµo tù nhiªn nh»m khai th¸c hoÆc c¶i biÕn c¸c vËt thÓ cña tù nhiªn ®Ó t¹o ra c¸c s¶n phÈm ®¸p øng yªu cÇu cña con ng­êi. V× vËy, qu¸ tr×nh qu¸ tr×nh s¶n xuÊt lu«n cã sù t¸c ®éng qua l¹i cña ba yÕu tè c¬ b¶n lµ søc lao ®éng, t­ liÖu lao ®éng vµ ®èi t­îng lao ®éng. Trong ®ã, vËy søc lao ®éng lµ yÕu tè c¬ b¶n vµ quan träng cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vµ t¸i s¶n xuÊt s¶n phÈm cho x· héi. Søc lao ®éng lµ tæng hîp thÓ lùc vµ trÝ lùc cña con ng­êi ®­îc sö dông trong qu¸ tr×nh lao ®éng. Trong qu¸ tr×nh lao ®éng, søc lao ®éng t¹o ra mét l­îng gi¸ trÞ míi lín h¬n gi¸ trÞ b¶n th©n nã, phÇn gi¸ trÞ d«i ra ®ã so víi gi¸ trÞo søc lao ®éng lµ gi¸ trÞ thÆng d­. Gi¸ trÞ thÆng d­ lµ phÇn mang l¹i lîi nhuËn cho nhµ s¶n xuÊt. Muèn cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh trong doanh nghiÖp tiÕn hµnh th­êng xuyªn liªn tôc, th× mét vÊn ®Ò thiÕt yÕu lµ ph¶i b¶o ®¶m t¸i s¶n xuÊt søc lao ®éng, nghÜa lµ søc lao ®éng mµ con ng­êi bá ra ph¶i ®­îc båi hoµn d­íi d¹ng thï lao lao ®éng. Mac tõng nãi: “Lao ®éng s¸ ng t¹o ra gi¸ trÞ hµng ho¸ nh­ng b¶n th©n nã kh«ng ph¶i lµ hµng ho¸ vµ kh«ng cã gi¸ trÞ. C¸i mµ ng­êi ta gäi lµ “gi¸ trÞ lao ®éng” thùc tÕ lµ gi¸ trÞ søc lao ®éng”( ) .Trong nÒn kinh tÕ hµng ho¸, thï lao lao ®éng ®­îc biÓu hiÖn b»ng th­íc ®o gi¸ trÞ gäi lµ tiÒn l­¬ng. Nh­ vËy, tiÒn l­¬ng lµ biÓu hiÖn b»ng tiÒn cña hao phÝ lao ®éng sèng cÇn thiÕt mµ doanh nghiÖp tr¶ cho ng­êi lao ®éng theo thêi gian, khèi l­îng c«ng viÖc, lao vô mµ ng­êi lao ®éng ®ã ®· ®ãng gãp cho doanh nghiÖp. ViÖc tÝnh vµ tr¶ l­¬ng cho ng­êi lao ®éng thÓ hiÖn theo nhiÒu h×nh thøc kh¸c nhau, tuú theo ho¹t ®éng kinh doanh, tÝnh chÊt c«ng viÖc vµ tr×nh ®é qu¶n lý cña doanh nghiÖp. Nh­ng môc ®Ých cña c¸c h×nh thøc nµy ®Òu nh»m qu¸n triÖt nguyªn t¾c ph©n phèi theo lao ®éng. Trªn thùc tÕ, c¸c doanh nghiÖp th­êng ¸p dông c¸c h×nh thøc tiÒn l­¬ng sau: TiÒn l­¬ng theo thêi gian lao ®éng: lµ h×nh thøc tr¶ l­¬ng c¨n cø theo thêi giang lµm viÖc thùc tÕ (theo th¸ng, tuÇn, ngµy, giê…). H×nh thøc l­¬ng nµy th­êng ¸p dông cho ng­êi lµm c«ng t¸c v¨n phßng. TiÒn l­¬ng theo s¶n phÈm: lµ h×nh thøc tr¶ l­¬ng cho ng­êi lao ®éng c¨n cø vµo sè l­îng, chÊt l­îng s¶n phÈm mµ hä lµm ra. H×nh thøc l­¬ng nµy ®­îc ¸p dông ®èi víi c¸c doanh nghiÖp ho¹t ®éng s¶n xuÊt. TiÒn l­¬ng kho¸n: lµ h×nh thøc tr¶ l­¬ng cho ng­êi lao ®éng c¨n cø vµo sè l­îng, chÊt l­îng s¶n phÈm mµ hä hoµn thµnh. H×nh thøc tr¶ l­¬ng nµy th­êng ®­îc ¸p dông ®èi víi c¸c doanh nghiÖp ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh s¶n phÈm vµ dÞch vô. Ng­êi sö dông lao ®éng cã quyÒn chän c¸c h×nh thøc tr¶ l­¬ng theo thêi gian, theo s¶n phÈm, theo kho¸n nh­ng ph¶i duy tr× h×nh thøc tr¶ l­¬ng ®· chän trong mét thêi gian nhÊt ®Þnh vµ ph¶i th«ng b¸o cho ng­êi lao ®éng biÕt. Ng­êi lao ®éng ®­îc quyÒn nhËn l­¬ng mét th¸ng mét lÇn hoÆc nöa th¸ng mét lÇn tuútheo tho¶ thuËn gi÷a hai bªn. Trong mét cuéc kiÓm to¸n B¸o c¸o tµi chÝnh, th«ng th­êng cã hai c¸ch c¬ b¶n ®Ó ph©n chia c¸c B¸o c¸o tµi chÝnh thµnh c¸c phÇn hµnh kiÓm to¸n. Th«ng qua ®ã thùc hiÖn viÖc ph©n chia tr¸ch nhiÖm vµ quyÒn h¹n cña tõng kiÓm to¸n viªn tham gia cuéc kiÓm to¸n, ®ång thêi n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý ®èi víi cuéc kiÓm to¸n. Ph©n theo kho¶n môc lµ c¸ch kiÓm to¸n viªn ph©n chia B¸o c¸o tµi chÝnh theo c¸c kho¶n môc. Theo c¸ch nµy, kiÓm to¸n viªn tiÕn hµnh kiÓm to¸n sè d­ cña tõng kho¶n môc trªn B¸o c¸o tµi chÝnh. C¸ch chia nµy ®¬n gi¶n song kh«ng hiÖu qu¶ do t¸ch biÖt nh÷ng kho¶n môc ë vÞ trÝ kh¸c nhau nh­ng cã liªn hÖ chÆt chÏ gi÷a c¸c kho¶n môc víi nhau. Ph©n theo chu tr×nh lµ c¸ch chia th«ng dông h¬n c¨n cø vµo mèi liªn hÖ chÆt chÏ lÉn nhau gi÷a c¸c kho¶n môc, c¸c qu¸ tr×nh cÊu thµnh, c¸c yÕu tè trong mét chu tr×nh chung cña ho¹t ®éng tµi chÝnh. Theo c¸ch ph©n chia nµy, kiÓm to¸n b¸o c¸o tµi chÝnh th­êng bao gåm nh÷ng phÇn hµnh c¬ b¶n. KiÓm to¸n chu tr×nh b¸n hµng- tiªu thô. KiÓm to¸n chu tr×nh tiÒn mÆt. KiÓm to¸n chu tr×nh mua hµng- tr¶ tiÒn. KiÓm to¸n chu tr×nh tiÒn l­¬ng vµ nh©n viªn KiÓm to¸n chu tr×nh hµng tån kho. KiÓm to¸n chu tr×nh huy ®éng – hoµn tr¶. Nh­ v©y, chu tr×nh tiÒn l­¬ng vµ nh©n viªn lµ mét trong nh÷ng chu tr×nh träng t©m trong ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp còng nh­ trong kiÓm to¸n B¸o c¸o tµi chÝnh. S¬ ®å 01: Mèi quan hÖ gi÷a c¸c chu tr×nh kiÓm to¸n ®­îc Vai trß c¬ b¶n cña tiÒn l­¬ng TiÒn l­¬ng lµ nguån thu nhËp chñ yÕu cña ng­êi lao ®éng, thùc hiÖn chøc n¨ng t¸i s¶n xuÊt søc lao ®éng. TiÒn l­¬ng lµ c«ng cô cña chÝnh s¸ch ph©n phèi vµ t¸i ph©n phèi thu nhËp trong mét ®¬n vÞ nãi triªng vµ trªn b×nh diÖn toµn x· héi nãi chung. Th«ng qua viÖc tr¶ l­¬ng b¶o ®¶m nguyªn t¾c “lµm theo n¨ng lùc, h­ëng theo lao ®éng” TiÒn l­¬ng lµ c«ng cô qu¶n lý : c¸c doanh nghiÖp sö dông tiÒn l­¬ng lµm ®ßn bÈy kinh tÕ khuyÕn khÝch tinh thÇn tÝch cùc lao ®éng. §èi víi c¸c doanh nghiÖp, tiÒn l­¬ng ph¶i tr¶ cho ng­êi lao ®éng lµ mét yÕu tè cÊu thµnh nªn gi¸ trÞ s¶n phÈm, dÞch vô do doanh nghiÖp s¸ng t¹o ra. Do ®ã c¸c doanh nghiÖp ph¶i sö dông søc lao ®éng cã hiÖu qu¶ ®Ó tiÕt kiÖm chi phÝ tiÒn l­¬ng. TiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch trªn tiÒn l­¬ng lµ mét kho¶n chi phÝ lín trong hÇu hÕt c¸c doanh nghiÖp còng nh­ trong c¸c tæ chøc. TiÒn l­¬ng lµ mét lÜnh vùc cã thÓ c¸c h×nh thøc gian lËn cña nh©n viªn lµm cho mét l­îng tiÌn lín cña doanh nghiÖp bÞ sö dông kÐm hiÖu qu¶ hoÆc bÞ thÊt tho¸t. NhËn thøc râ vai trß cña tiÒn l­¬ng trong viÖc ph¸t triÓn nÒn kinh tÕ quèc d©n. T¹i héi nghÞ lÇn thø b¶y Ban chÊp hµnh Trung ­¬ng khãa VIII ®· kh¼ng ®Þnh: “tiÒn l­¬ng g¾n liÒn víi sù ph¸t triÓn kinh tÕ – héi cña ®Êt n­íc, tr¶ l­¬ng ®óng cho ng­êi lao ®éng chÝnh lµ thùc hiÖn ®Çu t­ cho ph¸t triÓn; ®ãng gãp phÇn quan träng lµm lµnh m¹nh, trong s¹ch ®éi ngò c¸n bé. B¶o ®¶m gi¸ trÞ thùc cñ tiÒn l­¬ng vµ tõng b­íc c¶i thiÖn theo sù ph¸t triÓn kinh tÕ x· héi *( ) Víi nh÷ng lý do trªn, kiÓm to¸n chu tr×nh tiÒn l­¬ng vµ nh©n viªn th­êng ®­îc kiÓm to¸n viªn chó träng trong khi tiÕn hµnh c¸c cuéc kiÓm to¸n B¸o c¸o tµi chÝnh, cïng c¸c víi chøc n¨ng quan träng cña nã. C¸c chøc n¨ng c¬ b¶n cña chu tr×nh tiÒn l­¬ng vµ nh©n viªn Thuª m­ín vµ tuyÓn dông nh©n viªn: ViÖc tuyÓn dông vµ thªu m­ín nh©n viªn ®­îc tiÕn hµnh bëi bé phËn nh©n sù ( th­êng lµ phßng nh©n sù hay phßng tæ chøc c¸n bé). TÊt c¶ nh÷ng tr­êng hîp tuyÓn dông vµ thuª m­ín ®Òu ®­îc ghi chÐp trªn mét b¶n b¸o c¸o ®­îc phª dutÖt bëi ban gi¸m ®èc. B¶n b¸o c¸o nµy cÇn ph¶i ghi râ vÒ ph©n c«ng vÞ trÝ vµ tr¸ch nhiÖm c«ng viÖc, møc l­¬ng khëi ®iÓm, c¸c kho¶n th­ëng, c¸c kho¶n phóc lîi vµ c¸c kho¶n khÊu trõ ®­îc phª chuÈn. B¸o c¸o nµy ®­îc lËp thµnh hai b¶n, mét b¶n dïng ®Ó vµo sæ nh©n sù vµ hå s¬ n©n viªn l­u ë phßng nh©n sù, mét b¶n cßn l¹i ®­îc göi sang phßng kÕ to¸n tiÒn l­¬ng ®Ó lµm c¨n cø tÝnh l­¬ng. ViÖc ph©n chia t¸ch b¹ch gi÷a chøc n¨ng nh©n sù víi chøc n¨ng thanh to¸n tiÒn l­¬ng lµ hÕt søc cÇn thiÕt nh»m gi¶m thiÓu rñi ro cña vviÖc thanh to¸n l­¬ng cho nh÷ng nh©n viªn khèng. ChØ cã phßng nh©n sù míi cã quyÒn ®­a thªm danh s¸ch nh©n viªn vµo sæ nh©n sù vµ chØ cã phßng kÕ to¸n tiÒn l­¬ng míi cã quÒn vµ nghia vô thanh to¸n l­¬ng cho ng­êi lao ®éng. ViÖc t¸ch b¹ch tr¸ch nhiÖm nµy sÏ h¹n chÕ c¸c nh©n viªn cña phßng nh©n sù lµm c¸c hå s¬ nh©n viªn gi¶, ®ång thêi c¸c nh©n viªn cña phßng kÕ to¸n chØ cã thÓ thanh to¸n l­¬ng cho nh÷ng nh©n viªn cã tªn trong danh s¸ch cua rphßng nh©n sù víi møc l­¬ng ®· ®­îc Ên ®Þnh cô thÓ. Sù kÕt hîp hai chøc n¨ng nµy sÏ t¹o ®iÒu kiÖn cho gian lËn vµ sai sãt n¶y sinh. Phª duyÖt c¸c thay ®æi cña ,møc l­¬ng, bËc l­¬ng t­ëng vµ c¸c kho¶n phóc lîi:Nh÷ng thay ®æi møc l­¬ng, bËc l­¬ng vµ c¸c kho¶n ®i kÌm th­êng x¶y ra hi nh©n viªn ®­îc th¨ng chøc, thuyªn chuyÓn c«ng t¸c hoÆc t¨ng bËc tay nghÒ… Khi ddã c¸c nhµ qu¶n ®èc hoÆc ®èc c«ng sÏ ®Ò xuÊt víi ban qu¶n trÞ vÒ sù thay ®æi møc l­¬ng hoÆc bËc l­¬ng cho cÊp d­íi cña hä. Tuy nhiªn, tÊt c¶ c¸ sù thay ®æi ®ã ph¶i ®­îc ký duyÖt bëi phßng n©n sù hoÆc ng­êi cã thÈm quyÒn tr­¬vs khi ghi vµo sæ nh©n sù. ViÖc kiÓm so¸t ®è víi nh÷ng thay ®æi nµ nh»m ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c vÒ c¸c kho¶n thanh to¸n tiÒn l­¬ng. Bé phËn nh©n sù còng cÇn ph¶i c«ng bè nh÷ng tr­êng hîp ®· m·n h¹n hîp ®ång, bÞ ®uæi viÖc hoÆc th«i viÖc nh»m tr¸nh t×nh tr¹ng nh÷ng nh©n viªn ®· rêi khái c«ng ty råi nh­ng vÉn ®­îc tÝnh l­¬ng. Theo dâi, tÝnh to¸n thêi gian lao ®éng vµ khèi l­îng c«ng viÖc s¶n phÈm hoÆc lao vô hoµn thµnh. Sau khi ®· tuyÓn dông ®­îc mét sè nh©n viªn theo yªu cÇu, doanh nghiÖp ph¶i thùc hiÖn theo dâi chÊm c«ng, tÝnh vµ tr¶ l­¬ng cho nh÷ng nh©n viªn ®ã. ViÖc ghi chÐp ph¶n ¸nh kÞp thêi, chÝnh x¸c thêi gian thùc tÕ hay khèi l­îng c«ng viÖc, lao vô hoµn thµnh cña tõng ng­êi lao ®éng cã ý nghÜa rÊt lín trong qu¶n lý lao ®éng va tiÒn l­¬ng. §©y chÝn lµ c¨n cø ®Ó tÝnh l­¬ng th­ëng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn. C¸c doanh nghiÖp ®ang ¸p dông ChÕ ®é kÕa to¸n ViÖt Nam th× chøng tõ ban ®Çu ®­îc sö dông h¹ch to¸n thêi gian lao ®éng hoÆc khèi l­îng c«ng viÖc hoµn thµn lµ b¶ng chÊm c«ng (mÉu sè 02- L§TL- ChÕ ®é chøng tõ kÕ to¸n) vµ phiÕu x¸c nhËn s¶n phÈm hoÆc lao vô hoµn thµnh (mÉu sè 06- L§TL- ChÕ ®é chøng tõ kÕ to¸n), hîp ®ång giao kho¸n (mÉu sè 08- L§TL- ChÕ ®é chøng tõ kÕ to¸n). Ngoµi ra, doanh nghiÖp cßn sö dông c¸c chøng tõ kh¸c cã liªn quan nh­ thÎ thêi gian, giÊy chøng nhËn nghØ èm, nghØ phÐp… lµm chøng tõ c¬ së ®Ó h¹ch to¸n l­¬ng cho ng­êi lao ®éng. Th«ng th­êng, B¶ng chÊm c«ng ®­îc lËp riªng cho tõng bé phËn (s¶n xuÊt, phßng, ban, tæ, nhãm… ) vµ dïng cho mét hú thanh to¸n (th­êng lµ mét th¸ng). Mçi phßng ban hay tæ s¶n xuÊt ®Òu cã mét ng­êi thùc hiÖn gi¸m s¸t, ghi chÐp thêi gian lµm viÖc thùc tÕ hoÆc khèi l­îng s¶n phÈm hoµn thµnh cña mçi ng­êi lao ®éng vµ B¶ng chÊm c«ng ®­îc ®Æt t¹i mét ®Þa ®iÓm c«ng khai ®Ó tÊt c¶ nh©n viªn ®Òu cã thÓ xem vµ gi¸m s¸t thêi gian lao ®éng cña m×nh. Nh÷ng tr­êng hîp ngõng s¶n xuÊt, ngõng viÖc ®Òu ph¶i cã Biªn b¶n ph¶n ¸nh râ t×nh h×nh vÒ thêi gian kÐo dµi, thiÖt h¹i g©y ra vµ nh÷ng nguyªn nh©n ®Ó tõ ®ã cã kÕ ho¹ch xö lý thiÖt h¹i vµ lµm c¨n cø tÝnh l­¬ng. TÝnh l­¬ng vµ lËp b¶ng thanh to¸n tiÒn l­¬ng: sau khi nhËn ®­îc c¸c chøng tõ, theo dâi thêi gian lao ®éng vµ kÕt qu¶ c«ng viÖc, s¶n phÈm hoÆc lao vô hoµn thµnh tõcc¸c bé ph¹n hay ph©n x­ëng, kÕ to¸n tiÒn l­¬ng ph¶i kiÓm tra tÊt c¶ cac chøng tõ tr­íc khi tÝnh l­¬ng n»m ®¶m b¶o tÝnh ®Çy ®ñ, tÝnh hîp lÖ cña c¸c chøng tõ. Sau ®ã kÕ to¸n sÏ tiÕn hµnh tÝnh l­¬ng, th­ëng, phô cÊp vµ c¸c kho¶n khÊu trõ theo c«ng thøc: §èi víi c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng hay c¸c kho¶n khÊu trõ nh­ BHXH, BHYT, KPC§, thuÕ thu nhËp c¸ nh©n ….®Òu ph¶i ®­îc tÝnh dùa trªn c¸c qui ®Þnh cña ph¸p luËt hiÖn hµnh hoÆc do sù tho¶ thuËn gi÷a lao ®éng vµ ng­êi sö dông lao ®éng. Sau khi tÝnh to¸n xong, kÕ to¸n ph¶i lËp B¶ng thanh to¸n tiÒn l­¬ng, B¶ng khai c¸c kho¶n ph¶i nép ph¶i tr¶ vÒ kho¶n trÝch theo l­¬ng. §ã chÝnh lµ c¬ së ®Ó kiÓm tra viÖc thanh to¸n l­¬ng cho ng­êi lao ®éng vµ thùc hiÖn nghÜa vô víi c¸c c¬ quan chøc n¨ng. Ghi chÐp sæ s¸ch tiÒn l­¬ng :Trªn c¬ së B¶ng thanh to¸n tiÒn l­¬ng vµ c¸c chøng tõ gèc ®­îc göi lªn, kÕ to¸n tiÕn hµnh vµo Sæ nhËt ký tiÒn l­¬ng. Sau ®ã ®Þnh kú kÕ to¸n sÏ vµo Sæ c¸i TK 334. §ång thêi víi viÖc vµo sæ, kÕ to¸n tiÒn l­¬ng viÕt c¸c phiÕu chi hoÆc sÐc chi kÌm theo B¶ng thanh to¸n l­¬ng chothñ quÜ sau khi ®­îc duuyÖt bëi ng­êi cã thÈm quyÒn. Thanh to¸n tiÒn l­¬ng va b¶o ®¶m nh÷ng kho¶n l­¬ng ch­a thanh to¸n: ViÖc thanh to¸n tiÒn l­¬ng ®­îc thùc hiÖn th«ng qua B¶ng tÝnh l­¬ng. KÕ to¸n tiÒn l­¬ng lËp chøng tõ thanh to¸n chuyÓn cho thñ quÜ tiÕn hµnh thanh to¸n tiÒn l­¬ng vµ yªu cÇu ng­êi nhËn ký nhËn. §èi víi nh÷ng chøng tõ chi ch­a thanh to¸n th× ®­îc cÊt tr÷ cÈn thËn vµ b¶o qu¶n ®­îc ghi chÐp ®Çy ®ñ, chÝnh s¸c trong sæ s¸ch kÕ to¸n. 1.1.2. Tæ chøc c«ng t¸c h¹ch to¸n tiÒn l­¬ng. Qu¶n lý tiÒn l­¬ng vµ nh©n viªn lµ mét néi dung quan träng trong trong c«ng t¸c qu¶n lý kinh doanh cña ®¬n vÞ, ®ã lµ nh©n tè gióp ®¬n vÞ hoµn thµnh vµ hoµn thµnh v­ît møc kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh cña m×nh. Tæ chøc h¹ch to¸n lao ®éng tiÒn l­¬ng gióp c«ng t¸c qu¶n lý lao ®éng cña ®¬n vÞ ®i vµo nÒ nÕp, thóc ®Èy ng­êi lao ®éng chÊp hµnh tèt kû luËt lao ®éng, t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng vµ hiÖu qu¶ c«ng t¸c vµ ®©y còng chÝnh lµ c¬ së cña viÖc tÝnh l­¬ng ®óng cho ng­ê lao ®éng. ViÖc vËn dông c¸c h×nh thøc tiÒn l­¬ng thÝch hé nh»m qu¸n triÖt nguyªn t¾c ph©n phèi lao ®éng, kÕt hîp chÆt chÏ gi÷a lîi Ých chung cña x· héi víi lîi Ých cña doanh nghiÖp vµ ng­êi lao ®éng, lùa chän h×nh thøc tiÒn l­¬ng thÝch hîp cã t¸c dông lµ ®ßn bÈy kinh tÕ, khuyÕn khÝch ng­êi lao ®éng n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng, gióp doanh nghiÖp tiÕt kiÖm chi phÝ nh©n c«ng h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm. S¬ ®å 02: Sù ph©n chia chøc n¨ng cña chu tr×nh tiÒn l­¬ng vµ nh©n viªn: Tæ chøc h¹ch tãan tiÒn l­¬ng: Tæ chøc h¹ch to¸n ban ®Çu vµ kÕ to¸n chi tiªu tiÒn l­¬ng: H¹ch to¸n ban ®Çu ®èi víi kho¶n môc tiÒn l­¬ng lµ viÖc tæ chøc hÖ thèng chøng tõ ghi nhËn kÕt qu¶ lao ®éng, thêi gian lao ®éng cña nh©n viªn, qua ®ã lËp B¶ng thanh to¸n l­¬ng trong ®ã x¸c ®Þnh møc l­¬ng cña mçi c¸ nh©n ng­êi lao ®éng lµm c¨n cø ghi sæ vµ thanh to¸n l­¬ng. Theo quy ®Þnh hiÖn hµnh hÖ thèng chøng tõ ph¸t sinh trong chu tr×nh tiÌn l­¬ng vµ nh©n viªn bao gåm: + Chøng tõ vÒ c¬ cÊu lao ®éng: Lµ nh÷ng chøng tõ liªn quan ®Õn viÖc thay ®æi c¬ cÊu lao ®éng nh­: QuyÕt ®Þnh tuyÓn dông, bæ nhiÖm, b·i miÔn,… + Chøng tõ h¹ch to¸n thêi gian vµ kÕt qu¶ lao ®éng: Bao gåm tÊt c¶ c¸c chøng tõ nh»m x¸c ®Þnh c¸c c«ng viÖc ®· ®­îc ng­êi lao ®ong thùc hiÖn nh­: B¶ng chÊm c«ng, PhiÕu giao nhËn s¶n phÈm, Biªn b¶n kiÓm tra chÊt l­îng… + Chøng tõ tiÒn l­¬ng, c¸c kho¶n ph¶i tr¶ vµ c¸c kho¶n thanh to¸n cho ng­êi lao ®éng: B¶ng thanh to¸n l­¬ng, B¶ng ph©n phèi thu nhËp theo lao ®éng, Chøng tõ chi tiÒn thanh to¸n l­¬ng… Tæ chøc h¹ch to¸n tæng hîp tiÒn l­¬ng: Theo quy ®Þnh hiÖn hµnh ®Ó tiÕn hµnh h¹ch to¸n tæng hîp tiÒn l­¬ng, tiÒn th­ëng vµ ph¶n ¸nh t×nh h×nh thanh to¸n víi c«ng nh©n viªn sö dông tµi kho¶n: TK334 “Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn”. Néi dung tµi kho¶n nay bao gåm: Bªn Nî: + C¸c kho¶n khÊu trõ vµo tiÒn c«ng, tiÒn l­¬ng cña c«ng nh©n viªn + TiÒn l­¬ng, tiÒn c«ng vµ c¸c kho¶n kh¸c ®· tr¶ c«ng nh©n viªn + KÕt chuyÓn tiÒn l­¬ng nh©n viªn ch­a lÜnh Bªn cã: TiÒn l­¬ng, tiÒn c«ng vµ c¸c kho¶n kh¸c ph¶i tr¶ cho c«ng nh©n viªn D­ cã: TiÒn l­¬ng, tiÒn c«ng vµ c¸c kho¶n kh¸c ph¶i tr¶ nh©n viªn. D­ nî:Sè tr¶ thõa cho c«ng nh©n viªn. C¨n cø trªn chøng tõ thanh to¸n tiÒn l­¬ng, kÕ to¸n tiÕn hµnh ph©n lo¹i theo tõng bé phËn s¶n xuÊt, ghi nhËn c¸c bót to¸n chi phÝ thùc tÕ ph¸t sinh trong kú. §ång thêi kÕ to¸n tiÕn hµnh thanh to¸n l­¬ng cho c¸c c¸ nh©n, bé phËn vµ tiÕn hµnh ghi sæ kÕ to¸n. Tæ chøc h¹ch to¸n quü b¶o hiÓm x· héi, b¶o hiÓm y tÕ, kinh phÝ c«ng ®oµn vµ thuÕ thu nhËp c¸ nh©n B¶n chÊt Quü BHYT, BHXH, KPC§ vµ ThuÕ TNCN: Quü BHYT, BHXH, KPC§ vµ ThuÕ TNCN ®Òu lµ c¸c kho¶n trÝch trªn l­¬ng theo mét tû lÖ cè ®Þnh ®­îc quy ®Þnh bëi c¸c c¬ quan chøc n¨ng. ViÖc tÝnh vµ h¹ch to¸n quü BHYT, BHXH, KPC§ cã mèi quan hÖ mËt thiÕt víi quü l­¬ng vµ chi phÝ tiÒn l­¬ng cña ®¬n vÞ mÆc dï b¶n chÊt cña c¸c kho¶n môc nµy cã nh­ng ®Æc ®iÓm vµ môc tiªu kh¸c nhau. BHXH, BHYT lµ mét trong nh÷ng néi dung quan träng cña chÝnh s¸ch x· héi mµ Nhµ n­íc bao ®¶m cho mçi ng­êi d©n nãi chung vµ ng­êi lao ®äng nãi riªng. BHXH, BHYT lµ sù b¶o ®¶m vÒ vËt chÊt cho ng­êi lao ®éng khi ®au èm, thai s¶n, tai n¹n, h­u trÝ…gãp phÇn æn ®Þnh ®êi sèng cña ng­êi lao ®éng vµ gia ®×nh trªn c¬ së ®ãng gãp cña ng­êi së dông lao ®éng, ng­êi lao ®éng vµ sù b¶o hé cña Nhµ n­íc. Theo quy ®Þnh vµ chÕ ®é hiÖn hµnh quü BHXH ®­îc tÝnh b»ng 20% tæng quü l­¬ng trßn ®ã ng­êi sö dông lao ®éng ph¶i nép 15% tæng quü l­¬ng , cßn 5% trªn tæng quü l­¬ng do ng­êi lao ®éng trùc tiÕp ®ãng gãp. Quü BHYT ®­îc h×nh thµnh b»ng c¸ch trÝch theo tû lÖ quy ®Þnh 3% trªn tæng sè tiÒn l­¬ng cña nh©n viªn thùc tÕ ph¸t sinh trong kú, trong ®ã trÝch vµo chi phÝ kinh doanh 2% vµ 1% trõ vµo thu nhËp cña ng­êi lao ®éng. Ngoµi ra, ®Ó cã nguån chi phÝ cho ho¹t ®éng c«ng ®oµn, hµng th¸ng doanh nghiÖp ph¶i trÝch vµo chi phÝ 2% trªn quü l­¬ng cña ®¬n vÞ. ThuÕ TNCN: Lµ kho¶n thuÕ ®¸nh vµo ng­êi lao ®éng cã thu nhËp cao, nh»m b¶o ®¶m môc tiªu ph©n phèi l¹i thu nhËp vµ gãp phÇn ®iÒu hoµ thu nhËp trong x· héi. C¬ së tÝnh thuÕ thu nhËp lµ tæng thu nhËp cña ng­êi lao ®éng vµ tû lÖ tÝnh thuÕ. Tæ chøc h¹ch to¸n tæng hîp:Theo quy ®Þnh hiÖn hµnh, ®Ó h¹ch to¸n viÖc trÝch lËp quü BHXH, quü BHYT, quü KPC§ vµ tÝnh ThuÕ TNCN ®¬n vÞ h¹ch to¸n sö dông c¸c tµi kho¶n sau: + TK3382: KInh phi c«ng ®oµn + TK3383: B¶o hiÓm x· héi + TK3384: B¶o hiÓm y tÕ + TK3388: ThuÕ kh¸c C¨n cø vµo quü l­¬ng vµ c¸c kho¶n thanh to¸n thùc tÕ víi c«ng nh©n viªn, kÕ to¸n tiÕn hµnh tÝnh c¸c quü BHXH, BHYT, KPC§ vµ ThuÕ TNCN. §ång thêi ®¬n vÞ còng tiÕn hµnh khai b¸o sè l­îng lao ®éng, møc l­¬ng c¬ b¶n, sè ng­êi mua BHYT cho c¸c c¬ quan chøc n¨ng thùc hiÖn nhiÖm vô qu¶n lý c¸c quü B