Đề tài Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Thăng Long – TDK thực hiện

Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Đặng Xuân Hiếu – K42 KTKT 1 Phần I ĐẶT VẤN ĐỀ I.1 Tính cấp thiết của đề tài Kiểm toán là hoạt động không thể thiếu trong nền kinh tế thị trường với vai trò mang lại độ tin cậy cho các thông tin tài chính thông qua các Báo cáo tài chính đã được kiểm toán, qua đó tạo cơ sở cho các bên tiến hành các giao dịch kinh tế. Chính thức có mặt ở Việt Nam từ năm 1991, sau hơn 20 năm, hoạt động kiểm toán ở nước ta đã có những bước phát triển đáng kể về cả lý luận và thực hành kiểm toán. Hoạt động kiểm toán ngày càng mang tính chuyên nghiệp, các lĩnh vực kiểm toán ngày càng mở rộng, bên cạnh đó các dịch vụ liên quan đến kiểm toán cũng có những bước phát triển không ngừng. Tính đến nay đã có hơn 165 công ty, đơn vị được cấp giấy phép hoạt động trong lĩnh vực kiểm toán, đặc biệt hầu hết các công ty kiểm toán lớn trên thế giới đều đã có mặt tại Việt Nam. Bên cạnh hệ thống Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam gồm 38 chuẩn mực, sự ra đời của chương trình kiểm toán mẫu do VACPA ban hành (chính thức áp dụng từ kì kiểm toán 2010 - 2011) cùng với luật Kiểm toán độc lập (chính thức có hiệu lực từ năm 2012) cũng nhằm đáp ứng sự phát triển mạnh mẽ đó, đồng thời tăng cường khả năng kiểm soát và nâng cao hơn nữa chất lượng hoạt động kiểm toán ở nước ta. Điều này đã tác động lớn đến tất cả các công ty kiểm toán, buộc các công ty kiểm toán phải có những thay đổi sao cho phù hợp nhất. Trong rất nhiều lĩnh vực mà kiểm toán độc lập cung cấp, kiểm toán BCTC luôn là một lĩnh vực quan trọng và nhận đựơc nhiều sự quan tâm nhất của các nhà quản lý cũng như nhà đầu tư. Vì BCTC phản ánh các thông tin tổng hợp nhất về tình hình tài sản, nguồn vốn, vốn chủ sở hữu, công nợ, tình hình lưu chuyển tiền tệ cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ. Trong kiểm toán BCTC lại bao gồm kiểm toán nhiều phần hành khác nhau, kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền là một trong số đó, đây cũng là phần hành quan trọng vì chu trình bán hàng - thu tiền có liên quan đến nhiều chỉ tiêu trọng yếu trên BCTC, có quan hệ mật thiết với kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Đặng Xuân Hiếu – K42 KTKT 2 Chính vì những lý do trên, sau khoảng thời gian thực tập tại Công ty TNHH kiểm toán và tư vấn Thăng Long - TDK, cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị kiểm toán viên trong công ty và sự hướng dẫn của ThS. Hoàng Thùy Dương, tôi đã quyết định chọn đề tài : “Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Thăng Long – TDK thực hiện” làm khóa luận tốt nghiệp của mình. I.2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài Đề tài tập trung nghiên cứu với 3 mục tiêu:  Hệ thống hoá cơ sở lý luận về kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền trong kiểm toán BCTC.  Tìm hiểu quy trình kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền của công ty Kiểm toán và tư vấn Thăng Long - TDK và thực tế kiểm toán tại công ty ABC.  Phân tích các ưu nhược điểm của quy trình trên, từ đó đề xuất các biện pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty. I.3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu  Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là thực trạng kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền trong kiểm toán BCTC do công ty TNHH kiểm toán và tư vấn Thăng Long - TDK thực hiện. Đề tài sẽ tập trung nghiên cứu lý luận về kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền, quy trình kiểm toán trên lý thuyết và quy trình kiểm toán được áp dụng tại khách hàng ABC.  Phạm vi nghiên cứu  Phạm vi về thời gian: đề tài được thực hiện trong thời gian thực tập tại công ty TDK từ 31/1/2012 đến 05/05/2012.  Phạm vi về không gian: nghiên cứu quy trình kiểm toán chu trình bán hàng- thu tìên do công ty TNHH kiểm toán và tư vấn Thăng Long - TDk thực hiện với khách hàng là công ty ABC. I.4 Phương pháp nghiên cứu  Phương pháp thu thập thông tin  Thu thập thông tin sơ cấp TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Đặng Xuân Hiếu – K42 KTKT 3 Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã tiến hành các phương pháp thu thập thông tin sơ cấp sau:  Thu thập tài liệu liên quan đến kiểm toán BCTC nói chung và kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền nói riêng như: chuẩn mực kiểm toán, hồ sơ kiểm toán mẫu của VACPA...  Quan sát, phỏng vấn 1 số nhân viên công ty Thăng Long - TDK về cách thức thực hiện kiểm toán của công ty trong thực tế.  Thu thập tài liệu, quy trình mẫu, hồ sơ về kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền của Công ty TNHH kiểm toán và tư vấn Thăng Long - TDK.  Trực tiếp tham gia vào đoàn kiểm toán BCTC cho khách hàng ABC, thu thập chứng từ, sổ sách kế toán liên quan đến chu trình bán hàng - thu tiền của ABC.  Thu thập thông tin thứ cấp  Tham khảo 1 số đề tài về kiểm toán đã được thực hiện trước đây.  Thu thập giấy tờ làm việc do các KTV của Công ty Thăng Long - TDK thực hiện kiểm toán tại khách hàng ABC.  Phương pháp xử lý thông tin Từ những thông tin sơ cấp và thứ cấp đã thu thập được, tôi đã sử dụng các phương pháp sau để xử lý thông tin: tổng hợp, so sánh, phân tích số liệu. I.5 Giá trị của đề tài nghiên cứu  Về mặt khoa học Ngoài việc khái quát lại một cách tổng quan và đầy đủ cơ sở lý luận về kiểm toán BCTC nói chung và kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền nói riêng, đề tài còn giúp cho người đọc hiểu rõ hơn về quy trình kiểm toán được tiến hành trong thực tế, từ đó có thể rút ra cho mình những điểm khác biệt giữa lý thuyết với thực tiễn cũng như một số kinh nghiệm trong thực tế.  Về mặt thực tiễn Từ việc đánh giá những ưu điểm nhược điểm và đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền trong kiểm toán BCTC do Công ty Thăng Long - TDK thực hiện, tôi hi vọng đề tài sẽ giúp công ty hoàn thiện và nâng cao hơn nữa chất lượng kiểm toán của mình trong tương lai. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Đặng Xuân Hiếu – K42 KTKT 4 I.6 Cấu trúc đề tài Để tài gồm 3 chương (ngoài phần đặt vấn đề và kết luận): Chương I: Cơ sở lý luận về kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính Chương II: Thực trạng kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Thăng Long – TDK thực hiện Chương III: Một sô giải pháp góp phần hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền của Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Thăng Long – TDK TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Đặng Xuân Hiếu – K42 KTKT 5 Phần II NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Chương I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1.1 Nội dung và đặc điểm trong quản lí chu trình bán hàng - thu tiền tại doanh nghiệp 1.1.1 Đặc điểm của chu trình bán hàng - thu tiền Theo chế độ kế toán hiện hành của Việt nam quá trình tiêu thụ được thực hiện khi hàng hoá, dịch vụ đã được chuyển giao cho người mua, được người mua trả tiền hay chấp nhận thanh toán. Về bản chất, tiêu thụ là quá trình thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm hàng hoá, dịch vụ đồng thời tạo vốn để tái sản xuất mở rộng. Thực hiện tốt quá trình tiêu thụ sản phẩm doanh nghiệp mới có thể thu hồi vốn và thực hiện được giá trị thặng dư, tạo ra lợi nhuận, nhằm mở rộng quy mô sẳn xuất và nâng cao đời sống người lao động. Để có được những hiểu biết sâu sắc về chu trình bán hàng và thu tiền thì trước hết phải nắm được các đặc điểm, các thuộc tính của chu trình. Đặc điểm của chu trình bán hàng - thu tiền gồm có:  Thông thường mật độ phát sinh các nghiệp vụ tiêu thụ tương đối lớn và phức tạp.  Có liên quan tới nhiều đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.  Chịu ảnh hưởng mạnh mẽ của các quy luật thị trường như: quy luật cung cầu, quy luật giá trị  Doanh thu là một trong những cơ sở để đánh giá hiệu quả của quá trình kinh doanh và là cơ sở để lập phương án phân phối lợi nhuận đồng thời thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước nên chỉ tiêu này dễ bị phản ánh sai lệch.  Các quan hệ thanh toán trong mua bán rất phức tạp như chiếm dụng vốn lẫn nhau, công nợ dây dưa khó đòi. Tuy nhiên, việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi lại mang tính chủ quan nên rất khó kiểm tra và thường bị lợi dụng để tăng chi phí. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Đặng Xuân Hiếu – K42 KTKT 6 1.1.2 Các chức năng của chu trình bán hàng - thu tiền  Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng Yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ của khách hàng là khởi điểm của chu trình bán hàng và thu tiền. Về mặt pháp lý thì đó là một lời đề nghị mua hàng (số lượng, chủng loại, quy cách, chất lượng) theo một phương thức cụ thể (giao hàng, cung cấp dịch vụ, thanh toán). Yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ cũng thường được thể hiện bằng các hợp đồng bán hàng mà doanh nghiệp ký với khách hàng.  Kiểm soát tín dụng và phê duyệt bán chịu Đối với bán hàng trả chậm các thông tin về đơn đặt hàng đã xử lý còn phải được bộ phận phụ trách tín dụng kiểm tra, đánh giá lịch sử tín dụng, khả năng tín dụng của khách hàng để có quyết định phê chuẩn việc bán chịu (gồm phương thức trả chậm, thời hạn và mức tín dụng trả chậm...)  Vận chuyển hàng hóa và cung cấp dịch vụ Chức năng quan trọng này là điểm đầu tiên trong chu kỳ khi tài sản của doanh nghiệp được gửi đi hoặc chuyển giao cho khách hàng. Phần lớn các trường hợp doanh thu được ghi nhận khi hàng hóa đã chuyển giao. Các chứng từ khác của giai đoạn này là: phiếu xuất kho và chứng từ vận chuyển (nếu có).  Lập, gửi hóa đơn và ghi sổ doanh thu Lập và gửi hóa đơn: căn cứ để lập hóa đơn là số lượng hàng hóa đã gửi đi (hoặc đã chuyển giao), dịch vụ đã cung cấp và giá bán đã được cấp có thẩm quyền phê chuẩn (phải xem xét cả cước phí vận chuyển, bảo hiểm hàng hóa và phương thức thanh toán...) Ghi sổ:ghi sổ đúng đắn doanh thu vào nhật ký bán hàng, sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản doanh thu, phải thu khách hàng là một phần quan trọng trong quá trình kế toán.  Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền Các biện pháp kiểm soát đối với chức năng này nhằm ngăn chặn tiền bị mất căp. Đối với tiền mặt, vấn đề quan trọng nhất là phải đảm bảo các khoản tiền đã thu đều đã được vào sổ nhật ký thu tiền, nhật ký quỹ kiêm báo cáo quỹ và các sổ tiền mặt, TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KIN H T Ế - HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Đặng Xuân Hiếu – K42 KTKT 7 và phải đảm bảo việc gửi tiền hoặc thu tiền qua ngân hàng đúng với lượng tiền phát sinh và đúng lúc.  Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu Doanh thu hàng bán bị trả lại hay giảm giá phải được vào sổ chính xác và nhanh chóng trên cở sở các chứng từ thông báo chấp nhận của doanh nghiệp và các chứng từ gốc có liên quan.  Trích lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi Vào cuối mỗi niên độ kế toán, trên cơ sở phân tích thực tiễn về khả năng thanh toán của khách hàng (dựa vào bảng phân loại tuổi nợ), và các quy định của Bộ tài chính về việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và phân bộ phận kế toán phải lập Bảng phân tích và trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, trình Chủ tịch Hội đồng quản trị và Ban giám đốc xem xét phê duyệt đề làm căn cứ hạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi.  Xóa sổ các khoản phải thu khó đòi Trong niên độ, trường hợp những khách hàng đã thực sự mất khả năng thanh toán (bị phá sản, lâm vào tình trạng phá sản hoặc vì những nguyên nhần khác), kế toán doanh nghiệp phải lập bảng kê hoặc báo cáo đề xuất xóa bỏ các khoản nợ khó đòi ra khỏi các khoản phải thu để trình cấp trên phê duyệt. 1.1.3 Tổ chức kế toán bán hàng - thu tiền Bán hàng - thu tiền là một giai đoạn trong quá trình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp thương mại thì đó là giai đoạn tiếp theo giai đoạn mua vào và thanh toán và là giai đoạn tiếp theo giai đoạn sản xuất đối với doanh nghiệp sản xuất. Do đó cũng giống như các giai đoạn khác, tổ chức kế toán bán hàng - thu tiền bao gồm các nội dung sau: 1.1.3.1 Các chứng từ sử dụng  Hóa đơn giá trị gia tăng  Hóa đơn bán hàng  Phiếu nhập kho  Phiếu xuất kho  Bảng kê hóa đơn bán lẻ hàng hóa dịch vụ TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Đặng Xuân Hiếu – K42 KTKT 8  Bảng chứng từ khác liên quan đến nghiệp vụ bán hàng  Phiếu thu 1.1.3.2 Các tài khoản sử dụng Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng Tài khoản 512- Doanh thu bán hàng nội bộ Tài khoản 521 - Chiết khấu bán hàng Tài khoản 531 - Doanh thu hàng bán bị trả lại Tài khoản 532 - Giảm giá hàng bán Tài khoản 131 - Phải thu khách hàng Tài khoản 136 - Phải thu nội bộ Tài khoản 138 - Phải thu khác Tài khoản 3387 - Doanh thu nhận trước Tài khoản 139 - Dự phòng phải thu khó đòi Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Tài khoản 711 - Thu nhập khác Tài khoản 3331 - Thuế giá trị gia tăng đầu ra Tài khoản 111 - Tiền mặt tại quỹ Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng Tài khoản 113 - tiền đang chuyển Tài khoản 004 - Nợ khó đòi đã xử lý 1.1.3.3 Hệ thống sổ sách sử dụng Trong trường hợp doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nhật kí chung thì hệ thống sổ bao gồm các sổ sách sau:  Sổ nhật ký chung  Sổ nhật ký thu tiền  Sổ nhật ký bán hàng  Sổ cái các khoản phải thu  Sổ cái doanh thu TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Đặng Xuân Hiếu – K42 KTKT 9  Sổ chi tiết các khoản phải thu  Sổ chi tiết doanh thu bán hàng  Sổ theo dõi công nợ theo từng đối tượng 1.1.3.4 Quy trình hạch toán chu trình bán hàng - thu tiền 5 1 1 Doanh thu bán hàng 9 1 1 và cung cấp dịch vụ 112, 131 521, 531, 532 (4) Kết chuyển (1) Doanh thu doanh thu thuần bán hàng (2) Doanh thu bán hàng bị trả lại, bị 3 3 3 1 1 Thuế GTGT đầu ra Thuế GTGT hàng bán bị trả lại, bị giảm giá, chiết khấu thương mại (3) Kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại, bị giảm giá, chiết khấu thương mại phát sinh trong kỳ giảm giá, chiết khấu thương mại Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ trong chu trình bán hàng – thu tiền Các thuật ngữ liên quan theo chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS số 14 – Doanh thu và thu nhập khác:  Doanh thu: Là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.  Chiết khấu thương mại: Là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn.  Giảm giá hàng bán: Là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu.  Giá trị hàng bán bị trả lại: Là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Đặng Xuân Hiếu – K42 KTKT 10  Chiết khấu thanh toán: Là khoản tiền người bán giảm trừ cho người mua, do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn theo hợp đồng. 1.1.4 Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng - thu tiền  Xử lý yêu cầu mua hàng của khách hàng Đơn đặt hàng hợp lệ phải có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của doanh nghiệp mua. Bộ phận có thẩm quyền xét duyệt đơn đặt hàng về số lượng, chủng loại, quy cách, mẫu mã để xác định khả năng cung ứng đúng hạn của đơn vị và lập lệnh bán hàng. Trong trường hợp nhận đơn đặt hàng qua điện thoại, email, fax, cần có những thủ tục để đảm bảo tính pháp lý về việc đã đặt hàng của khách hàng. Việc chấp thuận đơn đặt hàng cần được hồi báo cho khách hàng biết để tránh các tranh chấp trong tương lai. Ngoài ra các thủ tục kiểm soát còn bao gồm việc yêu cầu sử dụng thủ tục đánh số trước với các đơn đặt hàng, chữ ký hợp pháp của người bán hàng và khách hàng, sự phê chuẩn về chế độ bán hàng, mô tả một phần nghiệp vụ bán, giá bán, các điều khoản chuyển giao hàng.  Xét duyệt bán chịu Mỗi doanh nghiệp cần phải thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng. Đây chính là cơ sở pháp lý cũng như điều kiện thỏa ước xác định quyền lợi và trách nhiệm giữa các bên. Bộ phận xét duyệt bán chịu căn cứ vào đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác nhau trong và ngoài doanh nghiệp để đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng. Đây là thủ tục kiểm soát quan trọng để đảm bảo khả năng thu hồi các khoản nợ phải thu. Một số thủ tục khác cũng được áp dụng như lập danh sách khách hàng thường giao dịch và luôn cập nhật các thông tin về tình hình tài chính, khả năng thanh toán và uy tín trong thanh toán của khách hàng. Đối với khách hàng mới,trong trường hợp được đánh giá là có rủi ro cao, một thủ tục khá hữu hiệu là yêu cầu khách hàng thế chấp tài sản hay ký quỹ.  Xuất kho hàng hóa Thủ kho phải căn cứ vào lệnh bán hàng đã được phê duyệt và phiếu xuất kho mới xuất hàng cho bộ phận gửi hàng. Trên phiếu xuất kho phải có chữ kí của người lập, người kiểm tra, thủ kho và người nhận. Phiếu xuất kho thường được lập 3 liên: 1 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Đặng Xuân Hiếu – K42 KTKT 11 liên gốc lưu tại bộ phận bán hàng, 1 liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho, 1 liên chuyển cho bộ phận kế toán để theo dõi hàng tồn kho.  Chuyển hàng cho người mua Bộ phận gửi hàng lập chứng từ vận chuyển hàng và gửi hàng cho khách hàng. Chứng từ vận chuyển hàng là cơ sở để lập hoá đơn, thường bao gồm các thông tin về quy cách và chủng loại hàng hoá, số lượng và các dữ liệu có liên quan. Doanh nghiệp cần thành lập một bộ phận gửi hàng độc lập để hạn chế sai sót trong khâu xuất hàng và các gian lận xảy ra do sự thông đồng giữa thủ kho với người nhận hàng.  Lập và kiểm tra hóa đơn Hóa đơn được lập bởi một bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng, có chữ ký của người lập, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và khách hàng. Có thể thay chữ ký của người đại diện theo pháp luật bằng cách đóng dấu treo, trường hợp bán hàng qua điện thoại có thể không cần chữ ký của khách hàng. Ngoài ra, khi lập hóa đơn cần phải:  Kiểm tra các chứng từ liên quan: đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, chứng từ vận chuyển,  Ghi giá vào hoá đơn dựa trên bảng giá hiện hành của đơn vị. Giá bán phải được duyệt bao gồm cả phí vận chuyển, giảm giá và điều kiện thanh toán.  Tính ra số tiền cho từng loại và cho cả hóa đơn.  Các hoá đơn có đánh số thứ tự liên tục có tác dụng vừa đề phòng bỏ sót, dấu diếm, vừa tránh trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ bán hàng.  Hoá đơn bán hàng thường được lập thành 3 liên: liên gốc lưu tại phòng kế toán để theo dõi doanh thu và nợ phải thu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 chuyển cho bộ phận bán hàng để theo dõi doanh thu và nợ phải thu, và đối chiếu với bộ phận kế toán.  Hoá đơn cần được kiểm tra trước khi gửi cho khách hàng. Các hoá đơn có giá trị lớn cần được một người độc lập kiểm tra.  Theo dõi thanh toán Khi bán hàng có hai trường hợp thanh toán là bán hàng thu tiền ngay và bán chịu. Ta chỉ xem xét nghiệp vụ bán chịu. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Đặng Xuân Hiếu – K42 KTKT 12 Để theo dõi chặt chẽ việc thu tiền, cần yêu cầu bộ phận xét duyệt bán chịu định kỳ lập báo cáo nợ phải thu theo từng nhóm tuổi để có biện pháp đòi nợ, thông thường công việc này được giao cho bộ phận phụ trách bán chịu. Nên định kỳ gửi thư thông báo nợ cho khách hàng một mặt sẽ giúp cho đơn vị đôn đốc khách hàng nhanh chóng trả nợ mặt khác thông báo nợ còn là cơ sở để đối chiếu công nợ với khách hàng giúp đơn vị xác minh và điều chỉnh kịp thời những chênh lệch (nếu có) giữa số liệu giữa hai bên. Thủ tục gửi thông báo nợ có thể thực hiện hàng tháng, hàng quý hay cuối năm dưới nhiều hình thức như fax, gửi thư qua bưu điện hay đối chiếu trực tiếp giữa các nhân viên theo dõi công nợ.  Đối với các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại Doanh nghiệp cần quy định chính sách chiết khấu thương mại, xét duyệt hàng bán bị trả lại và