Đề tài Lưu trữ tài liệu hồ sơ trong các phòng ban

1. Vương Ngọc Đoan Thư K104071253 2. Nguyễn Thị Tường Vy K104071275 3. Nguyễn ThịMỹ Linh K104071198 4. Phạm Thị Song Toàn K104071257 5. Nguyễn ThịDiệu Linh K104071197 6. Tô Hồng Hưng K104071191 7. Bùi Hồng Nhung K104071220 8. Lê Thị Phương Thảo K104071247 9. Nguyễn ThịDuyên K104071167 10. Đỗ Thị Thu Thảo K104071246 11. Lương Phú Thịnh K104061000 Danh Sách Nhóm 7 NỘI DUNG I II KHÁI QUÁT CÔNG TÁC LƯU TRỮ KỸ NĂNG LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY 1. Công tác lưu trữ là gì? 2. Vai trò 3. Quy trình I. Khái quát công tác lưu trữ • Lựa chọn + giữ lại + bảo quản những tài liệu có giá trị một cách khoa học • Mục đích: Để làm bằng chứng + tra cứu thông tin quá khứ • Yêu cầu: đảm bảo tính khoa học + tính cơmật I. Khái quát công tác lưu trữ 1. Công tác lưu trữ • Cung cấp thông tin cho lãnh đạo kịp thời • Giúp người cần sử dụng hồ sơ tài liệu xử lý công việc nhanh chóng • Tạo sự thuận lợi khi chuyển giao hồ sơ tài liệu giữa các phòng ban khi cần thiết I. Khái quát công tác lưu trữ 2. Vai trò Công tác lưu trữ Khai thác sử dụng Thống kê, kiểm tra Bảo quản Chỉnh lý tài liệu Thu thập, bổ sung I. Khái quát công tác lưu trữ 3. Quy trình • Văn thư đã giải quyết xong. • Tài liệu cũ còn để lại ở các đơn vị, tổ chức, cá nhân, cán bộ. • Tài liệu do cá nhân, gia đình, dòng họ nộp vào lưu trữ. • Theo yêu cầu của cơ quan, lưu trữ nhà nước a. Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ b. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Chỉnh lý tài liệu Phân loại, lập hồ sơ Xác định giá trị tài liệu Biên mục hồ sơ -Nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ + Tự nhiên: Vd: độ ẩm, to, ánh sáng, nấm mốc, côn trùng …. c. Bảo quản tài liệu lưu trữ + Con người: Vd: kẻ gian lấy cắp, người sử dụng cẩu thả, lưu trữ chưa đúng quy định,… + Hóa học: Vd: hóa chất, chất xâm nhập từmôi trường bị ô nhiễm… Mục đích • Lập kế họach bổ sung tài liệu • Xác định giá trị tài liệu, kế hoạch mua sắm trang thiết bị bảo quản • Làm cơ sở cho quản lý nhà nước d. Thống kê và kiểm tra tài liệu Công cụ thống kê • Sổ nhập tài liệu vào kho lưu trữ • Mục lục hồ sơ • Sổ đăng ký mục lục hồ sơ • Sổ thống kê phông • Báo cáo tổng hợp: kho tàng, cán bộ, tài liệu lưu trữ • Sổ xuất tài liệu lưu trữ • Đối chiếu số lượng, tình hình thực tế với sổ sách  Ghi lại sai lệch, lập biên bản điều tra • Sau kiểm tra: tìm, bổ sung, đòi lại, phục chế,… Phương pháp kiểm tra Hình thức sử dụng • Tổ chức phòng đọc • Cấp phát bản sao lục (trích lục) • Triển lãm tài liệu • Công bố tài liệu lưu trữ e. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Tiến trình lưu trữ 2. Công cụ lưu trữ 3. Mẹo để chọn tủ hồ sơ 4. Thao tác lưu chuyển tài liệu hồ sơ vào tủ II. Kỹ năng lưu trữ tại công ty a. Phân loại hồ sơ cần lưu trữ - Hồ sơ tối cần thiết Các hồ sơ cần thiết cho sự tồn tại của tổ chức,không thể thay thế được  Cần lưu trữ trong tủ chống cháy VD: bản chính hợp đồng, hợp đồng đại lý, con dấu, nhãn hiệu thương mại… 1. Tiến trình lưu trữ II. Kỹ năng lưu trữ tại công ty - Hồ sơ quan trọng Có thể thay thế hoặc sao lại nhưng tốn kém  Cần lưu trữ trong tủ chống cháy VD: (tài chính) hồ sơ về thuế, các tài khoản phải trả - phải thu, hóa đơn, sổ lương,… thường sử dụng Có thể thay thế hoặc tái bản được Không cần tủ chống cháy vì dễ nhân bản VD: đơn đặt hàng, thỏa thuận kinh doanh, danh sách nhân viên, nhà cung cấp, hợp đồng chuyên chở,… - Hồ sơ không cần thiết Nên hủy sau khi kết thúc công việc sau khi lưu vài ngày, tuần, vài tháng VD: thư từ giao dịch hằng ngày: thông báo nội bộ, thông báo các cuộc họp, lịch công tác,… Các cách phổ biến nhất hiện nay: Theo mẫu tữ ABC Theo số thứ tự hồ sơ Theo mẫu tự - số thứ tự Theo chủ đề Theo thời gian Theo địa danh b. Sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách khoa học c. Lên lịch lưu trữ − Quy định thời gian để giữ lại các hồ sơ được lưu trữ trong bộ hồ sơ − Một số tài liệu hồ sơ cần được lưu lại (theo qui định nhà nước) VD: khoản phải trả - nhận, báo cáo hàng năm, hợp đồng, hiến pháp, luật lệ, bản quyền, lịch khấu hao, bảng quyết toán tài chính, sổ lương, chứng thư về tài sản, hồ sơ về thuế, nhãn hiệu đăng ký. d. Cách hủy bỏ hồ sơ, tài liệu Lưu ý: đối với tài liệu của cơ quan quản lý nhà nước, hồ sơ tài liệu tiêu hủy phải được thống kê, được phê duyệt, sau khi hủy phải có văn bản báo cáo cho thủ trưởng cơ quan. − Một số giấy tờ thông thường được hủy bỏ hàng ngày bằng cách bỏ vào giỏ rác − Một số giấy tờ phải thêu hủy, bỏ vào máy nghiền làm nguyên liệu hoặc máy cắt vụn e. Lưu trữ hồ sơ tài liệu − Lập danh mục hồ sơ: bản liệt kê có hệ thống hồ sơ của đơn vị, ph − Tìm vị trí nhất định để lưu trữ, sao cho đáp ứng nhu cầu nhanh chóng II. Kỹ năng lưu trữ tại công ty 2. Công cụ lưu trữ Có nhiều cách bố trí hồ sơ: + Để đứng (vertical files) + Nằm (horizontal files) + Hai bên (lateral files) + Kệ (shelf files), + Di động (mobile files),…  Vậy nên công cụ lưu trữ rất đa dạng Để đứng Để ngang Hai bên Di động Kệ Các công cụ được chia thành các nhóm sau đây : • Công cụ lưu trữ thông thường (cổ điển) + Tủ hồ sơ : Tủ tổng hợp Tủ kệ không cửa Tủ quayGiá treoKệ bố trí dọc nơi làm việc + Bìa đựng hồ sơ theomiếng phân loại (index divider), cặp hồ sơ để bàn (desk files) Miếng phân loại Cặp hồ sơ để bàn Hộp hồ sơ + Vật dụng bổ trợ: nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ chỉ dẫn, nhãn ngăn kéo hồ sơ, bìa kẹp,.. Bìa kẹp hồ sơ + Máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính ở dạng tập tin *.jpg, đánh số để lưu trữ hồ sơ. • Công cụ hiện đại +Đĩa CD-ROM, đĩa mềm, đĩa cứng => tiện lơi nhất và nhanh nhất + Vi phim (một số công ty nước ngoài tại tp.HCM): phiếu phim cực nhỏ (to bằng bưu ảnh hoặc ảnh 9x12), mỗi cái phiếu phim chụp được gần 200 trang tài liệu, được dễ dàng bằng máy đọc vi phim Giúp công ty tiết kiệmđược 98% khoảng trống Hồ sơ số lượng lớn  Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn (ngăn ở trên, hộc ở dưới)  Kích thước ngăn thông thường là 28cm x 35 cm Vănphòng có không gian nhỏ  Dùng tủ hồ sơ treo trên tường Hồ sơ không còn hoạt động  Dùng tủ hồ sơ loại rẻ tiền, tiết kiệm chi phí 3. Mẹo để chọn tủ hồ sơ II. Kỹ năng lưu trữ tại công ty Nhân viên cần lên kế hoạch lưu chuyển: − Chuẩn bị bìa đựng hồ sơ còn mới để kẹp hồ sơ đang được sử dụng, để tránh nhầm lẫn − Chuẩn bị các nhãn hiệu dán vào hồ sơ, ngăn kéo, hộp (ghi rõ tên bộ phận, nội dung, ngày tháng sử dụng – lưu chuyển) Sử dụng những mẩu giấy ghi chú: Dùng mẩu giấy ghi nội dung của từng loại hồ sơ để dán trên tường thành của từng kệ, tủ riêng biệt. VD: trên mẩu giấy ghi chú là "Báo cáo", nghĩa là kệ đó chứa hồ sơ về báo cáo. II. Kỹ năng lưu trữ tại công ty 4. Thao tác lưu chuyển hồ sơ tài liệu vào tủ