Đề tài Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án tại công ty VINCO

1 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: “Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án tại công ty VINCO.” 2 MỤC LỤC Lời nói đầu......................................................................................................1 CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ I. QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ LÀ GÌ? LỊCH SỬ RA ĐỜI VÀ QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN HIỆN ĐẠI. 1. Quản lý dự án đầu tư?.................................................................................3 1.1 Khái niệm quản lý dự án......................................................3 1.2 Đặc trưng của quản lý dự án..................................................3 II. NỘI DUNG QUẢN LÝ DỰ ÁN. 1. Quá trình quản lý dự án........................................................................4 2. Nội dung quản lý dự án.........................................................................6 2.1 Quản lý phạm vi dự án................................................................6 2.2 Quản lý thời gian dự án..............................................................6 2.3 Quản lý chi phí dự án.................................................................6 2.4 Quản lý chất lượng dự án...........................................................6 2.5 Quản lý nguồn nhân lực.............................................................6 2.6 Quản lý việc trao đổi thông tin dự án.........................................7 2.7 Quản lý rủi ro trong dự án..........................................................7 2.8 Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán của dự án..................7 2.9 Lập kế hoạch tổng quan.............................................................7 2.10 Quản lý việc giao nhận dự án..................................................7 3 Ý nghĩa của quản lý dự án..........................................................................8 III. CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN. 3 1. Hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án........................................9 2. Hình thức chủ nhiệm điều hành dự án.................................................10 3. Hình thức chìa khóa trao tay...............................................................10 4. Tổ chức quản lý dự án theo hình thức tự làm.....................................10 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ ĐẦU TƯ VIỆT NGA. I. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TƯ VẤN VÀ ĐẦU TƯ VIỆT NGA. 1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty VINCO...............12 1.1 Quá trình hình thành của công ty........................................................12 1.2 Ngành nghề kinh doanh......................................................................12 1.3 Quá trình phát triển của công ty..........................................................12 1.4 Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty từ năm 2004 đến nay........13 2. Đặc điểm cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý cơ cấu tổ chức của công ty VINCO.......................................................................................................15 2.1 Đặc điểm bộ máy tổ chức của công ty VINCO...................................15 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty........................................................17 3. Vấn đề lao động tiền lương của công ty................................................18 II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TƯ VẤN VÀ ĐẦU TƯ VIỆT NGA. 1. Đặc điểm các dự án lập tại công ty VINCO..........................................21 2. Công tác quản lý dự án tại công ty VINCO...........................................22 3. Những thành tựu đạt được trong công tác quản lý dự án của công ty VINCO.......................................................................................................30 4. Những khó khăn trong công tác lập dự án của công ty.........................31 4 CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ 1. Phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới........................33 2. Một số giải pháp phát triển công ty.........................................................34 2.1 Một số giải pháp hoàn thiện công tác lập và quản lý dự án tại công ty VINCO..........................................................................................................34 2.1.2 Xây dựng được quy trình lập dự án hợp lý................................35 2.1.3 Nâng cao chất lượng phân tích tài chính dự án..........................35 2.1.4 Tăng cường công tác phân tích các chỉ tiêu kinh tế xã hội........................................................................................................35 2.1.5 một số giải pháp khác.................................................................35 2.2 Các giải pháp về quản lý, tổ chức của công ty....................................36 3. Kiến nghị...................................................................................................37 3.1 Kỹ năng quản lý dự án.........................................................................38 3.2 Mười lời khuyên trong việc quản lý dự án Phương Nga.....................40 3.3 25 bí quyết quản lý dự án................................................................43 KẾT LUẬN...................................................................................................47 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................48 5 DANH MỤC BẢNG BIỂU 1. Hình 1.1: sơ đồ quá trình quản lý dự án.......................................5 2. Hình 2.1: Bảng kết quả sản xuất kinh doanh của công ty (2004- 2007)..........................................................................................14 3. Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty.....................................17 4. Hình 2.3: Bảng trình độ lao động của công ty trong năm 2007........19 5. Hình 2.4: Bảng số lao động của công ty (2004- 2007).....................19 6. Hình 2.5: Bảng thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên công ty VINCO..........................................................................................20 7. Hình 2.6: Sơ đồ quy trình quản lý dự án tại công ty VINCO............23 6 LỜI NÓI ĐẦU Sự xuất hiện của hàng loạt “công trình kém chất lượng”, công trình dở dang” khiến chúng ta cảm thấy đau lòng. Nếu các nhà quản lý hiểu rõ được kiến thức quản lý dự án, nắm vững được quy luật vận động của dự án thì sẽ tránh được rất nhiều hiện tượng. Để thực hiện thành công mục tiêu dự án, người quản lý dự án phải vận dụng lý luận, phương pháp, quan điểm có tính hệ thống, tiến hành quản lý có hiệu quả toàn bộ công việc liên quan đến dự án dưới sự ràng buộc về nguồn lực có hạn. Đây chính là quản lý dự án. Với mục tiêu: - Nhằm nâng cao kỹ năng quản lý dự án của những nhà quản trị. - Đảm bảo chất lượng của dự án, cũng như sự thành công của dự án. - Giảm thiểu những công trình dự án dở dang, kém chất lượng. - Đem lại cách nhìn mới về quản lý dự án. Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường và Khoa Khoa học quản lý, với sự giúp đỡ của công ty TNHH Tư vấn và Đầu tư Việt Nga, sự giúp đỡ nhiệt tình của các bác, các cô chú trong Phòng dự án, đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của TS. Nguyễn Thị Hồng Thuỷ, qua quá trình thực tập, nghiên cứu tài liệu và tìm hiểu thực tiễn đã giúp em chọn,và hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp “Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án tại công ty VINCO”. Nội dung của chuyên đề gồm 3 phần: - Phần 1: Lời nói đầu 7 + Chương I: lý luận chung về quản lý dự án: quản lý dự án đầu tư là gì? Nội dung, ý nghĩa, các hình thức tổ chức quản lý thực hiện dự án. + Chương II: Thực trạng công tác lập dự án tại công ty VINCO: thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty, công tác quản lý dự án của công ty. Xem xét những mặt đạt được, khó khăn của công tác quản lý dự án tại công ty. + Chương III: Giải pháp và kiến nghị - Phần 3: Kết luận. Mặc dù đã có nhiều cố gắng song do trình độ và kinh nghiệm thực tế có hạn, chắc chắn chuyên đề không thể tránh những sai sót. Em rất mong nhận được sự chỉ dẫn, góp ý kiến của thầy cô hướng dẫn và các cô, các bác trong phòng dự án để bài viết được hoàn thiện hơn. 8 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ IV. QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ LÀ GÌ? 1. Quản lý dự án đầu tư? 1.1 Khái niệm quản lý dự án Quản lý dự án là sự vận dụng lý luận, phương pháp, quan điểm có tính hệ thống để tiến hành quản lý có hiệu quả toàn bộ công việc liên quan tới dự án dưới sự ràng buộc về nguồn lực có hạn. Để thực hiện mục tiêu dự án, các nhà đầu tư phải lên kế hoạch tổ chức, chỉ đạo, phối hợp, điều hành, khống chế và đánh giá toàn bộ quá trình từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc dự án. Nói cách khác, quản lý dự án đầu tư là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.1 1.2 Đặc trưng của quản lý dự án. Quản lý dự án bao gồm những đặc trưng cơ bản sau: - Chủ thể của quản lý dự án chính là người quản lý dự án. - Khách thể của quản lý dự án liên quan đến phạm vi công việc của dự án (tức là toàn bộ nhiệm vụ công việc của dự án). Những công việc này tạo thành quá trình vận động của hệ thống dự án. Quá trình vận động này được gọi là chu kỳ tồn tại của dự án. 1 TS. Từ Quang Phương, Giáo trình Quản lý dự án đầu tư, NXB Lao Động- Xã Hội, Hà Nội- 2005, Tr.9 9 - Mục đích của quản lý dự án là để thực hiện mục tiêu của dự án, tức là sản phẩm cuối cùng phải đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Bản than việc quản lý không phải là mục đích mà là cách thực hiện mục đích. - Chức năng của quản lý dự án có thể khái quát thành nhiệm vụ lên kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, điều tiết, khống chế dự án. Nếu tách rời các chức năng này thì dự án không thể vận hành có hiệu quả, mục tiêu quản lý cũng không được thực hiện. Quá trình thực hiện mỗi dự án đều cần có tính sáng tạo, vì thế chúng ta thường coi việc quản lý dự án là quản lý sáng tạo. II. NỘI DUNG QUẢN LÝ DỰ ÁN. 1. Quá trình quản lý dự án Quá trình là chỉ thứ tự hoạt động để cho ra một kết quả. Quá trình quản lý dự án căn cứ vào việc thực hiện các hoạt động của dự án theo thứ tự để đề ra kế hoạch dự án, sau đó từng bước thực hiện các công việc trong dự án. Quá trình quản lý dự án được mô tả trong hình sau: 10 Hình 1.1: Sơ đồ quá trình quản lý dự án. Xác định nhu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ Xác định mục tiêu dự án và tầm quan trọng của nó Chọn lựa tiêu chuẩn đo lường hoạt động Xây dựng kế hoạch Dự toán ngân sách Phát triển quy trình công nghệ Tổng hợp kế hoạch dự án Thực hiện dự án Kiểm soát và điều phối dự án Đánh giá thành công dự án 11 2. Nội dung quản lý dự án Xét theo đối tượng quản lý, nội dung chủ yếu của quản lý dự án gồm: 2.1 Quản lý phạm vi dự án. Quản lý phạm vi dự án là việc tiến hành khống chế quá trình quản lý đối với nội dung công việc của dự án nhằm thực hiện mục tiêu dự án. Xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào ngoài phạm vi của dự án. Cụ thể, gồm các công việc: phân chia phạm vi, quy hoạch phạm vi, quy hoạch phạm vi, điều chỉnh phạm vi dự án.. 2.2 Quản lý thời gian dự án. Quản lý thời gian của dự án là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án, là việc tổ chức, phân tích số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí. 2.3 Quản lý chi phí dự án. Quản lý chi phí dự án là quá trình quản lý chi phí, giá thành dự án nhằm đảm bảo hoàn thành dự án mà chi phí không vượt quá mức trù bị ban đầu. Nó gồm việc bố trí nguồn lực, dự tính giá thành và khống chế chi phí. 2.4 Quản lý chất lượng dự án. Quản lý chất lượng dự án là quá trình quản lý có hệ thống việc thực hiện dự án nhằm đảm bảo đáp ứng được yêu cầu về chất lượng mà khách hàng đặt ra. Nó bao gồm việc quy hoạch chất lượng, khống chế chất lượng và đảm bảo chất lượng. 2.5 Quản lý nguồn nhân lực. Quản lý nguồn nhân lực là phương pháp quản lý mang tính hệ thống nhằm đảm bảo phát huy hết năng lực, tính tích cực, sáng tạo của mỗi người trong dự án và tận dụng nó một cách có hiệu quả nhất. Cụ thể gồm những công việc: hướng 12 dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án. 2.6 Quản lý việc trao đổi thông tin dự án. Quản lý thông tin của dự án là quá trình đảm bảo các dòng thông tin thông suốt một cách nhanh nhất và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý khác nhau. Thông qua quản lý thông tin có thể trả lời được các câu hỏi: Ai cần thông tin về dự án, mức độ chi tiết và các nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ bằng cách nào? 2.7 Quản lý rủi ro trong dự án. Khi thực hiện dự án sẽ gặp phải những nhân tố rủi ro mà chúng ta không lường trước được. Quản lý rủi ro là biện pháp quản lý mang tính hệ thống nhằm tận dụng tối đa những nhân tố có lợi, không xác định và giảm thiểu tối đa những nhân tố bất lợi không xác định cho dự án. Cụ thể bao gồm những công việc: Nhận biết các yếu tố rủi ro, lượng hóa mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó với từng loại rủi ro. 2.8 Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán của dự án. Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán của dự án là quá trình lựa chọn, thương lượng, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ... cần thiết cho dự án. Quá trình quản lý này giải quyết vấn đề: Bằng cách nào dự án nhận được hàng hóa và dịch vụ cần thiết của các tổ chức bên ngoài cung cấp cho dự án, tiến độ cung, chất lượng cung như thế nào. 2.9 Lập kế hoạch tổng quan. Lập kế hoạch tổng quan cho dự án là quá trình đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác và đầy đủ. 2.10 Quản lý việc giao nhận dự án. 13 Đây là một nội dung quản lý dự án mới mà Hiệp hội các nhà quản lý dự án trên thế giới đưa ra dựa vào tình hình phát triển của quản lý dự án. Một số dự án tương đối độc lập nên sau khi thực hiện hoàn thành dự án, hợp đồng cũng kết thúc cùng với sự chuyển giao kết quả. Nhưng một số dự án lại khác, sau khi dự án hình thành thì khách hàng lập tức sử dụng kết quả dự án này vào việc vận hành sản xuất nên khách hàng (người tiếp nhận dự án) có thể thiếu nhân tài quản lý kinh doanh hoặc chưa nắm vững được tính năng, kỹ thuật của dự án. Vì thế cần có sự giúp đỡ của đơn vị thi công dự án giúp đơn vị tiếp nhận dự án giải quyết vấn đề này, từ đó mà xuất hiện khâu quản lý việc giao- nhận dự án. Quản lý giao- nhận dự án cần có sự tham gia của đơn vị thi công dự án và đơn vị tiếp nhận dự án, tức là cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa hai bên giao và nhận, như vậy mới tránh được tình trạng dự án tốt nhưng hiệu quả kém, đầu tư cao nhưng lợi nhuận thấp. Trong rất nhiều dự án đầu tư quốc tế đã gặp phải trường hợp này, do đó quản lý việc giao- nhận dự án là vô cùng quan trọng và phải coi đó là một nội dung chính trong việc quản lý dự án. 3. Ý nghĩa của quản lý dự án. Mục đích của quản lý dự án là từ góc độ quản lý và tổ chức, áp dụng các biện pháp nhằm đảm bảo thực hiện tốt mục tiêu dự án như mục tiêu về giá thành, mục tiêu thời gian, mục tiêu chất lượng. Vì thế, làm tốt công tác quản lý là một việc có ý nghĩa vô cùng quan trọng. - Thông qua quản lý dự án có thể tránh được những sai sót trong những công trình lớn, phức tạp. Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và không ngừng nâng cao đời sống nhân dân, nhu cầu xây dựng các dự án công trình quy mô lớn, phức tạp cũng ngày càng nhiều. Cho dù là nhà đầu tư hay người tiếp quản dự án đều khó 14 gánh vác được những tổn thất to lớn do sai lầm trong quản lý gây ra. Thông qua việc áp dụng phương pháp quản lý dự án khoa học hiện đại giúp việc thực hiện các dự án công trình lớn, phức tạp đạt được mục tiêu đề ra một cách thuận lợi. - Áp dụng phương pháp quản lý dự án sẽ có thể khống chế, điều tiết hệ thống mục tiêu dự án. Nhà đầu tư (khách hàng) luôn có rất nhiều mục tiêu đối với một dự án công trình, những mục tiêu này tạo thành hệ thống mục tiêu của dự án. Trong đó, một số mục tiêu có thể phân tích định lượng, một số lại không thể phân tích định lượng. Trong quá trình thực hiện dự án, chúng ta thường chú trọng đến một số mục tiêu định lượng mà coi nhẹ những mục tiêu định tính. Chỉ khi áp dụng phương pháp quản lý dự án trong quá trình thực hiện dự án mới có thể tiến hành điều tiết, phối hợp, khống chế giám sát hệ thống mục tiêu tổng thể một cách có hiệu quả.2 III. CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN. 1. Hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án. Theo hình thức này, chủ đầu tư tổ chức tuyển chọn và trực tiếp ký hợp đồng với một hoặc nhiều tổ chức tư vấn để thực hiện các công việc của dự án. Sau khi chủ đầu tư ký hợp đồng với các nhà thầu, nhiệm vụ giám sát, quản lý quá trình thực hiện hợp đồng bảo đảm tiến độ vẫn do tổ chức tư vấn đã được lựa chọn đảm nhiệm. Hình thức chủ đầu tư quản lý dự án thường được áp dụng cho các dự án nhỏ, đơn giản. 2 Viện nghiên cứu và đào tạo về quản lý, Tổ chức và điều hành dự án, NXB Tài chính, Hà Nội- 2006,Tr.30-31 15 2. Hình thức chủ nhiệm điều hành dự án. Theo hình thức này, chủ đầu tư thành lập một bộ phận chuyên trách, đại diện thực hiện việc quản lý dự án. Chủ nhiệm điều hành dự án có năng lực chuyên môn về quản lý dự án, có đầy đủ quyền hạn và chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện các công việc của dự án. Trong hình thức chủ nhiệm điều hành dự án, chủ đầu tư không trực tiếp ký hợp đồng, giám sát các chủ thầu mà tất cả các công việc đó được chủ nhiệm dự án đảm nhiệm. Hình thức chủ nhiệm điều hành dự án được sử dụng rộng rãi hiện nay. Đối với những dự án lớn, quan trọng, chủ đầu tư thường lựa chọn hình thức quản lý này. 3. Hình thức chìa khóa trao tay. Theo hình thức này, chủ đầu tư tổ chức đấu thầu dự án một nhà thầu (tổng thầu) thực hiện toàn bộ công việc của dự án. Dự án trong hình thức tổ chức quản lý này không được chia thành các gói thầu để chủ đầu tư lựa chọn nhà thầu cho từng gói thầu. Toàn bộ các công việc của một dự án giao cho một chủ thầu. Chủ thầu này có trách nhiệm như một chủ nhiệm dự án nhưng khác ở chỗ quan hệ giữa chủ nhiệm dự án và chủ đầu tư là quan hệ quản lý, quan hệ phụ thuộc hành chính cấp dưới và cấp trên, còn giữa chủ đầu tư và tổng thầu là quan hệ hợp đồng. Tổng thầu có thể giao thầu lại cho các nhà thầu phụ theo từng gói thầu. Hình thức chìa khóa trao tay được áp dụng chủ yếu trong việc xây dựng các công trình nhà ở, công trình dân dụng, và công trình sản xuất kinh doanh có quy mô nhỏ, kỹ thuật đơn giản. 4. Tổ chức quản lý dự án theo hình thức tự làm. 16 Tự làm là hình thức thực hiện dự án mà chủ đầu tư không cần phải nhờ đến các nhà thầu trong việc thực hiện các công việc của dự án. Chủ đầu tư sử dụng lực lượng của mình để thực hiện các công việc của dự án. Hình thức tự làm thích hợp với các dự án nhỏ, có tính chất chuyên ngành.3 3 Khoa Khoa học quản lý, Giáo trình Hiệu quả và quản lý dự án nhà nước, NXB Khoa Học Và Kỹ Thuật, Hà Nội- 2001, Tr. 234-238. 17 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ ĐẦU TƯ VIỆT NGA. I. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TƯ VẤN VÀ ĐẦU TƯ VIỆT NGA. 1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty VINCO 1.1 Quá trình hình thành của công ty. - Tên công ty: công ty tư vấn và đầu tư Việt Nga. Tên viết tắt: VINCO. - Đăng ký kinh doanh số: 010200029 do Sở Kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 31/01/2000. - Trụ sở chính: 38 Hà Trung- Hoàn Kiếm- Hà Nội. Đến tháng 03/2003 chuyển về 218c Đội Cấn- Ba Đình- Hà Nội. - Công ty tư vấn đầu tư Việt Nga là một doanh nghiệp 100% vốn do các thành viên đóng góp.