Đề tài Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa thiết bị điều khiển đóng mở cửa sổ của công ty Duy Khanh và phân tích Appendix

I/ Cơ sở lý luận: -Xuất nhập khẩu là hoạt động không thể thiếu đối với sự phát triển của mỗi quốc gia cũng như đóng vai trò vô cùng quan trọng với nền kinh tế quốc đân. Xuất khẩu cũng vậy, nó đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối với nền kinh tế quốc đân, nó tạo nguồn vốn cho nhập khẩu phục vụ công nghiệp hoá đất nước, góp phần chuyển dịch cơ cấu kinh tế sang nền kinh tế hướng ngoại. Tác động tích cực tới việc giải quyết công ăn việc làm, cải thiện đời sống nhân dân, làm cơ sở để mở rộng và thúc đẩy các quan hệ kinh tế đối ngoại, đảm bảo sự cân bằng cán cân thanh toán ngoại thương…Hoạt động xuất khẩu thúc đẩy sự hoàn thiện về chất và lượng của hàng hoá cũng như hỗ trợ cho sản xuất trong nước mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh, gia tăng lợi ích xã hội rộng lớn và lợi ích cho người tiêu dùng. Xuất khẩu không những tạo điều kiện cho các nứơc tham gia vào phân công lao động quốc tế, phát triển kinh tế và còn làm giầu cho đất nước. Đối với những nước còn nghèo như nước ta thì phát triển xuất khẩu sẽ góp phần giải quyết những nhiệm vụ kinh tế và xã hội. Vì thế nên Đảng và Nhà nước ta khẳng định “Xuất khẩu là động lực cho công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước”, luôn coi trọng, thúc đẩy các ngành kinh tế theo hướng xuất khẩu và khuyến khích các thành phần kinh tế mở rộng sản xuất nhằm phục vụ xuất khẩu. Quy trình xuất khẩu được diễn ra qua rất nhiều bước nghiệp vụ, để thúc đẩy xuất khẩu thì cần phải cải tiến, nâng cao, hoàn thiện các bước nghiệp vụ. Thực hiện hợp đồng là một trong các bước của quy trình xuất khẩu, nó đóng vai trò quan trọng và quyết định đến việc hoàn thành quy trình xuất khẩu. Do ý thức được sự phức tạp và tầm quan trọng quy trình thực hiện hợp đồng đối với hoạt động xuất khẩu của doanh nghiệp. Cũng như trước đòi hỏi thực tế của việc nâng cao hiệu quả công tác thực hiện hợp đồng đối với thiết bị điều khiển đóng mở cửa sổ. Vì vậy tôi đã chọn đề tài “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng thiết bị điều khiển đóng mở cửa sổ của công ty DUY KHANH ENGENEERING COMPANY LIMITED Và phân tích Appendix.” II/ Khái quát về hợp đồng mua bán quốc tế:   1. Khái niệm:- Hợp đồng mua bán quốc tế còn gọi là hợp đồng xuất nhập khẩu hoặc hợp đồng mua bán ngoại thương là sự thoả thuận giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau, theo đó một bên gọi là bên xuất khẩu (Bên bán) có nghĩa vụ chuyển vào quyền sở hữu của một bên khác gọi là bên nhập khẩu (Bên mua) một tài sản nhất định, gọi là hàng hoá; bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng. - Ðịnh nghĩa trên đây nêu rõ: Bản chất của hợp đồng này là sự thoả thuận của các bên ký kết (các bên đương sự). Chủ thể của hợp đồng là Bên bán (bên xuất khẩu) và bên mua (bên nhập khẩu). Họ có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau. Bên bán giao một giá trị nhất định, và để đổi lại, bên mua phải trả một đối giá (Counter value) cân xứng với giá trị đã được giao (Contract with consideration). Ðối tượng của hợp đồng này là tài sản; do được đem ra mua bán tài sản này biến thành hàng hoá. Hàng hoá này có thể là hàng đặc tính (Specific goods) và cũng có thể là hàng đồng loại (Generic goods). khách thể của hợp đồng này là sự di chuyển quyền sở hữu hàng hoá (chuyển chủ hàng hoá). Ðây là sự khác biệt so với hợp đồng thuê mướn (vì hợp đồng thêu mướn không tạo ra sự chuyển chủ), so với hợp đồng tặng biếu (vì hợp đồng tặng biếu không có sự cân xứng giữa nghĩa vụ và quyền lợi). 2. Ðiều kiện hiệu lực của hợp đồng mua bán quốc tế: Theo điều 81 của Bộ luật Thương mại Việt Nam. Hợp đồng mua bán quốc tế có hiệu lực khi có đủ các điều kiện sau đây: (a) Chủ thể của hợp đồng là bên mua và bên bán phải có đủ tư cách pháp lý. (b) Hàng hoá theo hợp đồng là hàng hoá được phép mua bán theo quy định của pháp luật. (c) Hợp đồng mua bán quốc tế phải có các nội dung chủ yếu mà luật pháp đã quy định. (d) Hình thức của hợp đồng phải là văn bản. (Dưới đây nhóm mình phân tích bốn (04) điều kiện nói trên: Về điều kiện (a): Chủ thể của hợp đồng mua bán quốc tế. Về phía Việt Nam, theo nghị định 57/1998/NÐ - CP ngày 31/7/1998, phải là doanh nghiệp đã có đăng ký kinh doanh (theo thủ tục thành lập doanh nghiệp) và đã đăng ký mã số kinh doanh XNK tại cục hải Quan tỉnh, thành phố. Doanh nghiệp không được phép xuất nhập khẩu những mặt hàng cấm xuất nhập khẩu. Ðối với mặt hàng được phép NK, XK có điều kiện, họ phải xin được hạn ngạch (trường hợp hàng thuộc nhà nước quản lý bằng hạn ngạch) hoặc được giâý phép (trường hợp hàng thuộc diện nhà nước quản lý bằng giấy phép kinh doanh XNK). Về điều kiện (b) đối tượng hợp đồng phải là hàng được phép xuất nhập khẩu theo các văn bản pháp luật hiện hành. Về điều kiện (c) nội dung của hợp đồng bao gồm những điều khoản, mà theo điều 50 của Luật thương mại, buộc phải có. Ðó là: Tên hàng Số lượng; Quy cách chất lượng; Giá cả; Phương thức thanh toán; Ðịa điểm và thời gian giao nhận hàng. Ngoài ra các bên có thể thoả thuận thêm những nội dung, những điều khoản cho hợp đồng. Về điều kiện (d) hình thức hợp đồng phải là hình thức văn bản. Ðó có thể là bản hợp đồng (hoặc bản thoả thuận ) có chữ ký của hai bên, cũng có thể là những thư từ, điện tín, điện chữ, thư điện tử bao gồm: Chào hàng + Chấp nhận chào hàng = Hợp đồng đã giao kết Hoặc: Ðặt hàng + Xác nhận đặt hàng = Hợp đồng đã giao kết 3. Nội dung chủ yếu của một hợp đồng mua bán quốc tế : Một hợp đồng mua bán quốc tế thường gồm có hai phần: Những điều trình bày (representations) và các điều khoản và điều kiện (terms and conditions) Trong phần những điều trình bày, người ta ghi rõ: a. Số hợp đồng (contract No.). b. Ðịa điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng. Ðiều này có thể được ghi ngay trên cùng như: Hà Nội June 20th 2003 hoặc “The present contract was made and entered into at Hanoi on this June 20th 2003 by and between”. Cũng có nhiều trường hợp, người ta lại ghi địa điểm và ngày tháng ký kết ở phần cuối hợp đồng. Ví dụ: The present contract was made at Hanoi on June 20th 2003 in quadruplicate of equal force, two of which are kept by each party”. c. Tên và địa chỉ của các đương sự. d. Những định nghĩa dùng trong hợp đồng. Những định nghĩa này có thể rất nhiều, ví dụ hàng hoá có nghĩa là thiết kế có nghĩa là. Chí ít, người ta cũng đưa ra định nghĩa sau đây: “ABC company, address…, Tel … represented by Mr. … herein-after referred to as the Seller (or the Buyer)” e. Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng. Ðây có thể là hiệp định chính phủ ký kết ngày tháng , cũng có thể là Nghị định thư ký kết giữa Bộ nước với Bộ.. nước. Chí ít, người ta cũng nêu ra sự tự nguyện của hai bên khi ký kết hợp đồng. Ví dụ: “It has been mutually agreed that the Seller commits to sell and the Buyer commits to buy the undermentioned goods on the following terms and conditions”. *Trong phần các điều khoản và điều kiện người ta ghi rõ các điều khoản thương phẩm (như tên hàng, số lượng, phẩm chất, bao bì); Các điều khoản tài chính (như giá cả và cơ sở của giá cả, thanh toán, trả tiền hàng, chứng từ thanh toán); Các điều khoản vận tải (như: điều kiện giao hàng, thời gian và địa điểm giao hàng); Các điều khoản pháp lý (như: Luật áp dụng vào hợp đồng, khiếu nại, trường hợp bất khả kháng, trọng tài). III/ Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu: Ðể thực hiện một hợp đồng xuất khẩu, đơn vị kinh doanh phải tiến hành các khâu công việc sau đây: Giục mở L/C và kiểm tra L/C (nếu hợp đồng quy định sử dụng phương thức tín dụng chứng từ), xin giấy phép xuất khẩu, chuẩn bị hàng hoá, thuê tàu hoặc lưu cước, kiểm nghiệm và kiểm dịch hàng hoá, làm thủ tục hải quan, giao hàng lên tàu, mua bảo hiểm, làm thủ tục thanh toán và giải quyết khiếu nại (nếu có). 1. xin giấy phép xuất khẩu: 2. Chuẩn bị hàng xuất khẩu và kiểm tra hàng hóa:   2.1 Chuẩn bị hàng xuất khẩu: Thực hiện cam kết trong hợp đồng xuất khẩu, chủ hàng xuất khẩu phải tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu. Căn cứ để chuẩn bị hàng xuất khẩu là hợp đồng đã ký với nước ngoài và/hoặc L/C (nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C). Công việc chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm 3 khâu chủ yếu: thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu, đóng gói bao bì và kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu. 2.1.1 Thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu: Việc mua bán ngoại thương thường tiến hành trên cơ sở số lượng lớn trong khi đó sản xuất hàng xuất khẩu ở nước ta, về cơ bản, là một nền sản xuất manh mún, phân tán, vì vậy, trong rất nhiều trường hợp, muốn làm thành lô hàng xuất khẩu, chủ hàng xuất nhập khẩu phải tiến hành thu gom tập trung từ nhiều chân hàng (cơ sở sản xuất - thu mua). Cơ sở pháp lý để làm việc đó là ký kết hợp đồng kinh tế giữa chủ hàng xuất nhập khẩu với các chân hàng. Hợp đồng kinh tế về việc huy động hàng xuất khẩu có thể là hợp đồng mua bán hàng xuất khẩu, hợp đồng gia công, hợp đồng đổi hàng, hợp đồng uỷ thác thu mua hàng xuất khẩu, hợp đồng nhận uỷ thác xuất khẩu, hợp đồng liên doanh liên kết xuất khẩu... Hợp đồng dù thuộc loại nào đều phải được ký kết theo những nguyên tắc, trình tự và nội dung đã được quy định trong "Pháp lệnh về hợp đồng kinh tế" do Chủ tịch Hội đồng Nhà nước ban hành ngày 25/9/1989. 2.1.2 Ðóng gói bao bì hàng xuất khẩu: Trong buôn bán quốc tế, tuy không ít mặt hàng để trần hoặc để rời, nhưng đại bộ phận hàng hoá đòi hỏi phải được đóng gói bao bì trong quá trình vận chuyển và bảo quản. Vì vậy, tổ chức đóng gói, bao bì, kẻ mã hiệu là khâu quan trọng của việc chuẩn bị hàng hoá. Muốn làm tốt được công việc bao bì đóng gói, một mặt cần phải nắm vững loại bao bì đóng gói mà hợp đồng quy định, mặt khác cần nắm được những yêu cầu cụ thể của việc bao gói để lựa chọn cách bao gói thích hợp. a. Loại bao bì : Trong buôn bán quốc tế, người ta dùng rất nhiều loại bao bì. Các loại thông thường là: Hòm (case, box): Tất cả những hàng có giá trị tương đối cao, hoặc dễ hỏng đều được đóng vào hòm. Người ta thường dùng các loại hòm gỗ thường (wooden case), hòm gỗ dán (plywood case), hòm kép (double case), và hòm gỗ dác kim khí (Metallized case) và hòm gỗ ghép (fiberboard case). Bao (bag) : Một số sản phẩm nông nghiệp và nguyên liệu hoá chất thường được đóng vào bao bì. Các loại bao bì thường dùng là: bao tải (gunny bag), bao vải bông (Cottonbag), bao giấy (Paper bag) và bao cao su (Rubber bag). Kiện hay bì (bale): Tất cả các loại hàng hoá có thể ép gọn lại mà phẩm chất không bị hỏng thì đều đóng thành kiện hoặc bì, bên ngoài thường buộc bằng dây thép. Thùng (barrel, drum): Các loại hàng lỏng, chất bột và nhiều loại hàng khác nữa phải đóng trong thùng. Thùng có loại bằng gỗ (wooden barrel), gỗ dán (plywood barrel), thùng tròn bằng thép (steel drum), thùng tròn bằng nhôm (aluminium drum) và thùng tròn gỗ ghép (fiberboard drum). Ngoài mấy loại bao bì thường dùng trên đây, còn có sọt (crate), bó (bundle), cuộn (roll), chai lọ (bottle), bình (carboy), chum (jar)... Các loại bao bì trên đây là bao bì bên ngoài (outer packing). Ngoài ra còn có bao bì bên trong (inner packing) và bao bì trực tiếp (mimediate packing). Vật liệu dùng để bao gói bên trong là giấy bìa bồi (cardboard), vải bông, vải bạt (tarpauline), vải đay (gunny), giấy thiếc (foil), dầu (oil) và mỡ (grease). Trong bao gói có khi còn phải lót thêm một số vật liệu, thí dụ: Phoi bào (excelsior, wood shaving), giấy phế liệu, (paper waste), nhựa xốp (stiropore)... có khi vải bông cũng được dùng để lót trong. Trong mấy thập kỷ gần đây, người ta dùng chất tổng hợp để chế ra vật liệu bao gói như các màng mỏng PE, PVC, PP hay PS. Ngoài ra người ta còn phát triển việc chuyên trở bằng con-tê-nơ (container), cá bản (palette), thùng lều (thiết bị đóng gộp hàng máy bay - igloo) vừa tiết kiệm bao gói, vừa thuận tiện cho việc bốc dỡ và xếp đặt hàng trên phương tiện vận tải. b. Những nhân tố cần được xét đến khi đóng gói: Yêu cầu chung về bao bì đóng gói hàng hoá ngoại thương là "an toàn, rẻ tiền và thẩm mỹ". Ðiều này có nghĩa là: Bao bì phải đảm bảo tự nguyên vẹn về chất lượng và số lượng hàng hoá từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng, phải bảo đảm hạ giá thành sản phẩm nhưng đồng thời phải bảo đảm thu hút sự chú ý của người tiêu thụ. Khi lựa chọn loại bao bì, loại vật liệu làm bao bì và phương pháp bao bì, chủ hàng xuất nhập khẩu phải xét đến những điều đã thoả thuận trong hợp đồng, thứ đến phải xét đến tính chất của hàng hoá (như lý tính, hoá tính, hình dạng bên ngoài, màu sắc, trạng thái của hàng hoá) đối với những sự tác động của môi trường và của điều kiện bốc xếp hàng... Ngoài ra, cần xét đến những nhân tố dưới đây: Ðiều kiện vận tải: Khi lựa chọn bao bì, người ta phải xét đến đoạn đường dài, phương pháp và thời gian của việc vận chuyển, khả năng phải chuyển tải ở dọc đường, sự chung đụng với hàng hoá khác trong quá trình chuyên chở... Ðiều kiện khí hậu: Ðối với những hàng hoá giao cho các nước có độ ẩm không khí cao (tới 90%) và nhiệt độ trung bình tới 30-400C, hoặc hàng hoá đi qua những nước có khí hậu như vậy, bao bì phải là những loại đặc biệt bền vững. Thường thường, đó là những hòm gỗ hoặc bằng kim khí được hàn hoặc gắn kín. Bên trong bao bì là lớp giấy không thấm nước và/hoặc màng mỏng PE. Những bộ phận chế bằng kim loại, dễ bị han rỉ, cần bôi thêm dầu mỡ ở mặt ngoài. Ðiều kiện về luật pháp và thuế quan.ở một số nước, luật pháp cấm nhập khẩu những hàng hoá có bao bì làm làm từ những loại nguyên liệu nhất định.Ví dụ: ở Mỹ và Tân-Tây- Lan, người ta cấm dùng bao bì bằng cỏ khô, rơm, gianh, rạ v.v.. một vài nước khác lại cho phép nhập khẩu loại 1 như vậy nếu chủ hàng xuất trình giấy tờ chứng nhận rằng các nguyên liệu bao bì đẫ được khử trùng. Ngoài ra, phương pháp bao bì đóng gói và vật liệu bao bì đóng gói còn trực tiếp ảnh hưởng tới mức thuế nhập khẩu ở một số nước thuộc khối liên hiệp Anh, hải quan đòi hỏi phải xuất trình những chứng từ về xuất xứ của bao bì để áp dụng suất thuế quan ưu đãi cho những hàng hoá nhập từ các nước trong liên hiệp Anh. Ðối với những hàng chịu thuế theo trọng lượng, có một số nước thu thuế theo "trọng lượng tịnh luật định" là trọng lượng còn lại sau khi đã lấy trọng lượng cả bì của hàng hoá trừ đi trọng lượng bì do hải quan quy định sẵn. Trong trường hợp này, rõ ràng trọng lượng của bao bì có thể ảnh hưởng tới mức thuế quan nhập khẩu. Ðiều kiện chi phí vận chuyển: Cước phí thường được tính theo trọng lượng cả bì hoặc thể tích của hàng hoá. Vì vậy, rút bớt trọng lượng của bao bì hoặc thu hẹp thể tích của hàng hoá sẽ tiết kiệm được chi phí vận chuyển. Ngoài ra muốn giảm được chi phí vận chuyển còn phải đề phòng trộm cắp trong quá trình chuyên chở. Muốn thoả mãn được những điều kiện này, người ta thường dùng bao bì vừa nhẹ, vừa bền chắc tận dụng không gian của bao bì, thu nhỏ bản thân hàng hoá lại, đồng thời không để lộ dấu hiệu của hàng hoá được gói bên trong bao bì... 2.1.3. Việc kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu. Ký mã hiệu (marking) là những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được ghi trên các bao bì bên ngoài nhằm thông báo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ hoặc bảo quản hàng hoá. Kẻ ký mã hiệu là một khâu cần thiết của quá trình đóng gói bao bì nhằm: Bảo đảm thuận lợi cho công tác giao nhận. Hướng dẫn phương pháp, kỹ thuật bảo quản, vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá.Ký mã hiệu cần phải bao gồm: Những dấu hiệu cần thiết đối với người nhận hàng như: tên người nhận và tên người gửi, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì, số hợp đồng, số hiệu chuyến hàng, số hiệu kiện hàng. Những chi tiết cần thiết cho việc tổ chức vận chuyển hàng hoá như: tên nước và tên địa điểm hàng đến, tên nước và tên địa điểm hàng đi, hành trình chuyên chở, số vận đơn, tên tàu, số hiệu của chuyến đi. Những dấu hiệu hướng dẫn cách xếp đặt, bốc dỡ và bảo quản hàng hoá trên đường đi từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, như: dễ vỡ, mở chỗ này, tránh mưa, nguy hiểm... Việc kẻ ký mã hiệu cần phải đạt được yêu cầu sau: Sáng sủa, dễ đọc, không phai màu, không thấm nước, sơn (hoặc mực) không làm ảnh hưởng đến phẩm chất hàng hoá. Ðể làm hình thành một lô hàng, ngoài những công việc trên đây, đơn vị kinh doanh xuất khẩu còn phải kiểm tra hàng hoá và lấy giấy chứng nhận sự phù hợp của hàng hoá với quy định của hợp đồng (giấy chứng nhận phẩm chất, giấy chứng nhận kiểm dịch...) 2.2 Kiểm tra hàng hóa: Đưa hàng hoá đến địa điểm quy định để kiểm tra thực tế hàng hóa mức độ kiểm tra gồm một số tiêu chí cụ thể theo mẫu đính kèm, có 3 mức độ khác nhau (mức 1; 2; 3 tương ứng xanh, vàng, đỏ ). - Mức (1): miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hoá (luồng xanh);- Mức (2): kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hoá (luồng vàng);- Mức (3): kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hoá (luồng đỏ).Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra thuộc mức (3) (luồng đỏ) có 3 mức độ kiểm tra thực tế (thực hiện theo quy định tại Thông tư 112/2005/TT-BTC) như sau:+ Mức (3).a : Kiểm tra toàn bộ lô hàng;+ Mức (3).b: Kiểm tra thực tế 10% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện có vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm. + Mức (3).c: Kiểm tra thực tế tới 5% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện có vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm. 3. Thuê tàu hoặc lưu cước: -Khi xuất khẩu , tùy theo phương thức thuê tàu chuyến hay tàu chợ và tùy theo điều kiện chuyên chở hàng rời hay hàng trong container mà người bán phải thực hiện một số công việc chủ yếu để giao hàng cho người vận tải hoặc giao hàng cho tàu ( nếu vận chuyển bằng đường biển ) như sau : +Hàng chuyên chở không dùng container theo phương thức thuê tàu chuyến -Khi xuất khẩu hàng rời được chuyên chở bằng tàu chuyến , người bán thường phải thực hiện các công việc chủ yếu như sau : +Công việc 1 : Chủ hàng (shipper ) lập bảng kê khai hàng hóa để chuyên chở ( cargo list ) , bao gồm các nội dung chủ yếu như consignee , mark ,B/L number , description of cargoes , number of packages , gross weight , measurement , name port of destination….Trên cơ sở đó , khi lưu cước hãng tàu lập S/O ( shipping order ) và lên sơ đồ xếp hàng trên tàu ( cargo plan/ stowage plan ) , làm căn cứ để cảng xếp thứ tự gởi hàng , để tính các chi phí có liên quan .Thông thường , cargo plan không giao trực tiếp cho chủ hàng , nhưng để đảm bảo an toàn cho hàng hóa , chủ hàng có quyền yêu cầu cho xem cargo plan để biết hàng mình được xếp khi nào , ở đâu , nếu thấy có gì bất lợi thì chủ hàng có thể yêu cầu thay đổi. +Công việc 2 :Người xuất khẩu phải cử nhân viên giám sát , theo dõi quá trình bốc hàng lên tàu Trong phương thức thuê tàu chyến , quá trình bốc dỡ hàng lên tàu do công nhân của cảng thực hiện với chi phí của người xuất khẩu .Mục đích của việc giám sát quá trình hàng lên tàu là người xuất khẩu có thể nắm chắc số lượng hàng thực giao và giải quyết những vướng mắc phát sinh trong quá trình giao nhận hàng. Trong quá trình giao hàng , nhân viên kiểm kiện của cảng (tally man ) luôn theo dõi để xác định hàng hóa thực tế được giao lên tàu . Trên cơ sở chứng từ và số lượng hàng thực giao , tally man sẽ lập giấy kiểm kiện nhận hàng với tàu ( tally report ) . Đồng thời , trên tàu cũng có nhân viên kiểm kiện theo dõi và đánh dấu vào tally sheet sau mỗi mã hàng lên tàu . Nội dung của tally sheet cũng giống như tally report. +Công việc 3 : Sau khi hàng đã lên tàu xong , cảng và tàu sẽ lập biên bản tổng kết giao nhận hàng và lập sơ đồ hàng đã xếp lên tàu gởi cho chủ hàng . Đồng thời , Thuyền phó cũng cấp cho chủ hàng “ biên lai thuyền phó “ ( Mate’s receipt ) xác nhận hàng đã nhận xong với các nội dung như số kiện , ký mã hiệu , tình trạng hàng đã bốc lên tàu , cảng đến… Công việc 4 : chủ hàng sẽ đổi biên lai thuyền phó lấy “ Bill of Lading “ có xác nhận “Clean on Board “ . Bill of Lading này được xem như là hợp đồng vận tải . Hàng chuyên chở bằng container theo phương thức thuê tàu chợ : Công việc 1 : Liên lạc với hãng đại lí container để tìm hiểu lịch trình tàu chạy( Schedule of Sailing), luồng tàu đi mà mình cần