Đề tài Một vài nét ứng dụng công nghệ thông tin trong thư viện trường Đại học sư phạm Hà Nội

Tr­êng ®¹i häc s­ ph¹m Hµ Néi Trung t©m th«ng tin – th­ viÖn Néi dung 1. Vài nét kh¸i qu¸t vÒ Trung tâm Thông tin Th­ viÖn trường ĐHSPHN. 2. C«ng t¸c phôc vô b¹n ®äc n¨m häc 2006 – 2007. 3. T×nh h×nh triÓn khai vµ øng dông phÇn mÒm Libol. C¬ cÊu tæ chøc §éi ngò c¸n bé: Gåm cã 34 c¸n bé (04 th¹c sÜ, 29 cö nh©n, 01 trung cÊp) vµ 03 b¶o vÖ + 05 vÖ sinh. * Toµn thÓ c¸n bé TT TT TV ®ang h­íng tíi phong c¸ch phôc vô chuyªn nghiÖp. C¸c phßng chøc n¨ng: Ban Gi¸m ®èc, Phßng M­în , Phßng §äc, Phßng NghiÖp vô, Phßng Tin häc. S¬ ®å C¬ cÊu tæ chøc cña th­ viÖn tr­êng ®hsphn C¬ së vËt chÊt DiÖn tÝch sö dông: 5.000m2 (Kho¶ng 900 chç ngåi) ThiÕt bÞ: Cã 130 m¸y tÝnh ®­îc nèi m¹ng, ®­îc dïng ®Ó xö lý nghiÖp vô, phôc vô tra cøu vµ truy cËp Internet. C¸c thiÕt bÞ chuyªn dông: M¸y in m¹ng: 08; m¸y in laser: 04; m¸y photocopi: 05; m¸y scanner: 06; cæng tõ: 02 bé; thiÕt bÞ khö tõ: 04 bé; m¸y in m· v¹ch: 04; ®Çu ®äc m· v¹ch: 12 bé; m¸y in thÎ tõ: 02 m¸y. Vèn tµi liÖutµI liÖu truyÒn thèng Tæng sè: 450.000 b¶n Ên phÈm trong ®ã bao gåm: + S¸ch: 415.847 cuèn (TiÕng ViÖt, Anh, Nga, Ph¸p, ..) + Tµi liÖu tra cøu: 3.500 cuèn + B¸o: TiÕng ViÖt, cã nh÷ng lo¹i tõ 1954 +T¹p chÝ: 25.000 cuèn (TiÕng ViÖt, La tinh, Nga…) + LuËn ¸n, luËn v¨n: 9.213 cuèn (TiÕng ViÖt, cã tõ cÊp ThS trë lªn). * HÇu hÕt c¸c lo¹i s¸ch vµ luËn ¸n luËn v¨n ®Òu ®­îc d¸n m· sè m· v¹ch, phôc vô cho viÖc m­în, tr¶ tµi liÖu trªn m¸y tÝnh. TµI liÖu ®iÖn tö B¨ng Video: 85 b¨ng B¨ng cassette: 140 b¨ng §Üa CD: 402 ®Üa C¬ së d÷ liÖu: 61484 biÓu ghi Trong ®ã: CSDL s¸ch : 41.227 biÓu ghi CSDL T¹p chÝ: 906 biÓu ghi CSDL LV, LA: 6.872 biÓu ghi CSDL bµi trÝch: 12.479 biÓu ghi C¸c d÷ liÖu ®iÖn tö, phÇn mÒm häc tiÕng Anh… C«ng t¸c phôc vô b¹n ®äc 1. §èi t­îng b¹n ®äc C¸n bé, gi¶ng viªn; Häc viªn cao häc, nghiªn cøu sinh; Sinh viªn, học sinh khối chuyên; Bạn ®äc ngoµi tr­êng, các hệ ®µo tạo tõ xa, tại chøc, chuyªn tu… Tæng sè thÎ hiÖn t¹i ®­îc x©y dùng trªn c¬ së d÷ liÖu: 10.844 thÎ 2. C«ng t¸c phôc vô. a. Phôc vô ®äc t¹i chç: - Tæng sè l­ît b¹n ®äc: 286. 713 l­ît - Tæng sè tµi liÖu phôc vô: 144.655 cuèn b. Phôc vô m­în vÒ nhµ: - Tæng sè l­ît b¹n ®äc ®· phôc vô: 51.508 l­ît - Tæng sè tµi liÖu m­în vÒ nhµ: 65.280 cuèn - Tæng sè tµi liÖu tr¶ t¹i kho m­în: 54.738 cuèn c. Phục vụ khai thác thông tin: N¨m häc 2006 – 2007 tæ Tin häc ®· phôc vô tæng sè: 28.599 l­ît b¹n ®äc với các nội dung: khai thác internet, phòng đọc đa phương tiện, các lớp của Dự án, Hội thảo trong nước và quốc tế. øng dông libol trong c«ng t¸c chuyªn m«n nghiÖp vô Hiện nay Thư viện ĐHSPHN đang sử dụng phần mềm tích hợp Libol. Hiện Libol được đánh giá là một trong những giải pháp thư viện điện tử hiện đại và phù hợp nhất tại Việt Nam. Lý do chọn phần mềm: Tin học hóa tiến trình công việc Số hóa tài nguyên Cá nhân hóa hoạt động khai thác Toàn cầu hóa kết nối liên thư viện Đa dạng hóa dịch vụ Chuẩn hóa nghiệp vụ Ngoài ra Libol có đầy đủ các tính năng cần thiết để một thư viện có thể hội nhập với hệ thống thư viện quốc gia và quốc tế: Hỗ trợ chuẩn biên mục MARC 21, AACR-2, ISBD Hỗ trợ các khung phân loại thông dụng như DDC, BBK, UDC, PTB… Nhập/xuất dữ liệu theo chuẩn ISO 2709 Liên kết với các thư viện và tài nguyên thông tin trực tuyến trên Internet qua giao thức Z39.50  Tích hợp với các thiết bị mã vạch, thẻ từ  Tích hợp với các thiết bị mượn trả tự động Hỗ trợ đa ngữ Unicode với dữ liệu và giao diện làm việc Hỗ trợ các bảng mã tiếng Việt như TCVN 5712, VNI, TCVN 6909 Công cụ xây dựng, quản lý và khai thác kho tài nguyên số Xuất bản các cơ sở dữ liệu hoặc thư mục trên đĩa CD  Tìm kiếm toàn văn  Bảo mật và phân quyền chặt chẽ  Thống kê tra cứu đa dạng, chi tiết và trực quan phục vụ mọi nhóm đối tượng Tương thích với cả mô hình kho đóng và kho mở Phần mềm Libol bao gồm 10 Môđun: Hiện nay TVĐHSPHN đã đưa vào hoạt động và sử dụng được 7 môđun: Bổ sung, Biên mục, Định kỳ, OPAC, Bạn đọc, Lưu thông, Quản lý. Quản lý ấn phẩm chặt chẽ và xuyên suốt kể từ lúc phát sinh nhu cầu bổ sung, đặt mua, kiểm nhận, gán số đăng ký cá biệt, xếp giá tới lưu kho và đưa ra khai thác. Trên phân hệ này Thư viện đã ứng dụng được một số thành tựu sau: + Nhãn gáy: Đã in trực tiếp được nhãn gáy qua phần mềm sau khi đã nhập ĐKCB. Khuôn dạng nhãn gáy được thiết kế dựa trên ngôn ngữ HTML. C«ng t¸c chuyªn m«n nghiÖp vô Ph©n hÖ bæ sung + Ngoài ra trên Phân hệ này chúng tôi cũng đã thiết lập ra được: Sổ đăng ký cá biệt (khuôn dạng SĐKCB cũng được thiết kế trên ngôn ngữ HTML). + In mã vạch: Hiện nay Thư viện ĐHSPHN đã in mã vạch cho toàn bộ tài liệu có trong Thư viện. Công tác in mã vạch được tiến hành qua máy in mã vạch chuyên dụng NATO (CX Series) và giấy in mã vạch chuyên dụng. Máy in mã vạch và giấy in mã vạch - Công cụ mạnh, thuận tiện và mềm dẻo giúp biên mục mọi dạng tài nguyên thư viện theo các tiêu chuẩn thư mục quốc tế; Giúp trao đổi dữ liệu biên mục với các thư viện trên mạng Internet và giúp xuất bản các ấn phẩm thư mục phong phú và đa dạng. Trên phân hệ này ngoài những chức năng chính: nhập biểu, xoá biểu, sửa chữa biểu, biên mục chi tiết… chúng tôi cũng đã tạo ra được 2 sản phẩm phục vụ cho nhu cầu thiết yếu của bạn đọc: Thư mục thông báo Sách mới (Luận án, Bài trích tạp chí, sách) và hệ thống Phích tra cứu. Ph©n hÖ biªn môc - Khuôn dạng Thư mục thông báo Sách mới được thiết kế dựa trên ngôn ngữ HTML, sản phẩm được convert sang định dạng file .doc. Các thông tin đưa ra phù hợp với các dạng tài liệu: Sách (Tác giả, tên sách, phân loại, năm xuất bản, nhà xuất bản, số trang, phân loại…), Luận án (Tên Luận văn, Tác giả, người hướng dẫn, chuyên ngành, năm bảo vệ, tóm tắt…). - Chức năng In phích cho phép người dùng dễ dàng lựa chọn và in phích cho một tập hợp bản ghi biên mục có chỉ số ID (trường Tài liệu ID) nằm trong một dải nào đó. Người dùng có thể quy định kích thước và một số thuộc tính in cho số lượng phích này tuỳ thuộc vào các trường được đưa vào trong mẫu phích. Hiện nay TVĐHSPHN quy định kích cỡ của phích là: 7.5 x 12.5 cm. -  Quản lý thông tin cá nhân và phân loại bạn đọc giúp thư viện áp dụng được những chính sách phù hợp với mỗi nhóm bạn đọc và tiến hành các xử lý nghiệp vụ theo lô hoặc theo từng cá nhân. Ngoài ra trên phân hệ này còn cho phép tạo khuôn dạng thẻ đọc và in thẻ. Hiện nay TVĐHSPHN đã chuyển sang in thẻ mã vạch (bằng thẻ nhựa) cho bạn đọc (không in thẻ giấy như trước) qua phần mềm trung gian Rainbow. Ph©n hÖ b¹n ®äc Từ phần mềm này ta chỉ cần tạo một đường link tới CSDL Bạn đọc trên máy chủ là có thể dễ dàng in thẻ. Dưới đây là giao diện giữa phần mềm Rainbow và phần mềm Libol. -  Quản lý, phân quyền người dùng và theo dõi toàn bộ hoạt động của hệ thống. Đây là phân hệ rất quan trọng đối với người Quản trị hệ thống, nó cho phép những người nào có quyền truy nhập vào từng Môđun của hệ thống, những người nào có quyền xoá biểu ghi và những người nào chỉ được phép xem những thông tin trong biểu ghi đó… Ngoài ra nó còn có một chức năng rất hữu ích: nếu ta gán cho mỗi máy tính 1 IP thì trong Phân hệ này ta có quyền cho phép máy đó chỉ truy nhập vào được một môđun cố định Ph©n hÖ qu¶n lý Tự động hoá những thao tác thủ công lặp đi lặp lại trong quá trình mượn trả và tự động tính toán, áp dụng mọi chính sách lưu thông do thư viện thiết đặt. Hiện nay TVĐHSPHN đã chuyển từ hình thức mượn thủ công sang mượn trên máy hoàn toàn thông qua thiết bị đầu đọc mã vạch. Toàn bộ chu trình mượn trả đều được lưu trữ trên máy và hệ thống phiếu mượn. Tất cả những bạn đọc mượn quá hạn đều được máy tính tự động tính toán và in ra phiếu phạt. C«ng t¸c phôc vô b¹n ®äc Ph©n hÖ l­u th«ng    Là cổng thông tin chung cho mọi đối tượng để khai thác tài nguyên và dịch vụ thư viện theo cách riêng phù hợp với nhu cầu của từng cá nhân. Là môi trường giao tiếp và trao đổi thông tin giữa bạn đọc với nhau, giữa bạn đọc và thư viện và giữa bạn đọc với các thư viện khác. Hiện nay đa số bạn đọc của Thư viện ĐHSPHN đã biết sử dụng và khai thác thông tin trên phân hệ OPAC. Trên phân hệ này bạn đọc cũng có thể trao đổi với nhau thông qua một diễn đàn. Ví dụ: bạn đọc có thể bình luận về 1 cuốn sách hay do một tác giả nào đó viết… Ph©n hÖ OPAC -  Trên đây là một số thành tựu mà Thư viện ĐHSPHN đã áp dụng được. Tuy nhiên phần mềm Libol tại TVĐHSPHN còn một số hạn chế sau mà vẫn chưa khắc phục được: + Dịch vụ cổng kết nối Z39.50 (mượn liên thư viện) vẫn chưa được đưa vào sử dụng. + Khi chuyển dữ liệu từ phần mềm cũ CDS/ISIS sang Libol vẫn còn sai sót một số lỗi chính tả. (dưỡng = dụm…) + Trường phân loại PTB bị mất toàn bộ khi convert sang Libol (Do phần mềm Libol không có trường này). Tuy nhiên lỗi này đã được TVĐHSPHN khắc phục được bằng cách tạo ra một trường phân loại mới. + Phần mềm Libol chỉ cho phép lưu trữ tối đa 1 triệu bản ghi. Mét sè h¹n chÕ + Cơ sở dữ liệu toàn văn vẫn chưa được xây dựng. Điều này là một hạn chế rất lớn cho việc khai thác thông tin của bạn đọc và xây dựng Thư viện số hoá sau này. + Vẫn còn một số sai sót khi biên mục chi tiết cho từng biểu ghi (lỗi chính tả, ký hiệu phân loại…) dẫn đến việc tra cứu của bạn đọc chưa được chính xác (điều này là không tránh khỏi). + Phần mềm vẫn chưa thực sự đáp ứng đầy đủ các tính năng, yêu cầu cụ thể theo đặc thù của Thư viện, vì vậy cũng còn phải chỉnh sửa nhiều.(Kiểm kê tài liệu, in các báo cáo, sổ ĐKCB…) + Phân hệ ấn phẩm định kỳ vẫn chưa hoàn chỉnh * Việc áp dụng phần mềm Libol cùng các thiết bị chuyên dụng vào hoạt động Thư viện (tháng 10.2004), mặc dù còn một số bất cập trong tính năng sử dụng, tuy nhiên phần mềm đã hỗ trợ cơ bản việc thay thế các thao tác thủ công, truyền thống, tạo điều kiện nhanh chóng, chính xác trong công tác xử lý tài liệu và phục vụ khai thác thông tin của bạn đọc. ĐÁNH GIÁ CHUNG Xin tr©n träng c¸m ¬n!