Đề tài Nghiên cứu công tác đại lý tàu biển của VOSCO và đề xuất các giải pháp tiếp tục cải cách thủ tục hành chính cảng biển trong xu thế hội nhập

më ®Çu ViÖt Nam lµ mét trong nh÷ng n­íc cã tiÒm n¨ng lín vÒ kinh tÕ biÓn. Víi ®­êng bê biÓn dµi 3.260 km, cã nhiÒu vòng, vÞnh vµ cöa s«ng nèi liÒn víi Th¸i B×nh D­¬ng rÊt thuËn tiÖn cho viÖc ph¸t triÓn ®éi tµu, hÖ thèng c¶ng biÓn, c¸c c¬ së c«ng nghiÖp ®ãng - söa ch÷a tµu biÓn vµ thùc hiÖn c¸c lo¹i h×nh dÞch vô hµng h¶i - th­¬ng m¹i kh¸c. Cã thÓ nãi hÖ thèng c¶ng biÓn ViÖt Nam cã vÞ trÝ lµ ®Çu mèi, nh­ng võa gi÷ vai trß lµ cÇu nèi vÒ ph¸t triÓn vµ héi nhËp kinh tÕ quèc tÕ cña ®Êt n­íc. §Ó ®¸p øng ®­îc vai trß vµ vÞ trÝ nãi trªn, ho¹t ®éng qu¶n lý khai th¸c c¶ng biÓn cÇn ph¶i ®Æc biÖt chó träng vµ quan t©m . Thùc tÕ cho thÊy, ho¹t ®éng qu¶n lý nhµ n­íc chuyªn ngµnh t¹i c¶ng biÓn cã t¸c ®éng trùc tiÕp tíi tiÕn tr×nh ph¸t triÓn, héi nhËp cña nÒn kinh tÕ quèc d©n nãi chung vµ ho¹t ®éng cña tõng ngµnh, lÜnh vùc kinh tÕ liªn quan nãi riªng, trong ®ã cã l­u th«ng hµng ho¸ xuÊt khÈu, nhËp khÈu vµ thñ tôc xuÊt c¶nh, nhËp c¶nh ®èi víi thuyÒn viªn, hµnh kh¸ch du lÞch quèc tÕ. Thñ tôc hµnh chÝnh trong qu¶n lý nhµ n­íc chuyªn ngµnh t¹i c¶ng biÓn cµng th«ng tho¸ng, thuËn tiÖn th× ho¹t ®éng kinh doanh cña c¸c thµnh phÇn kinh tÕ liªn quan cµng ph¸t triÓn hiÖu qu¶. §©y chÝnh lµ môc tiªu ®·, ®ang ®­îc chÝnh phñ, c¸c bé, ngµnh vµ c¸c tØnh, thµnh phè trùc thuéc Trung ­¬ng hÕt søc quan t©m gi¶i quyÕt ®ång bé c¶ vÒ c¶i c¸ch thÓ chÕ còng nh­ gi¶i ph¸p ¸p dông. ViÖc ®Èy m¹nh c¶i c¸ch thñ tôc hµnh chÝnh c¶ng biÓn kh«ng nh÷ng thóc ®Èy tiÕn tr×nh ph¸t triÓn, héi nhËp kinh tÕ quèc tÕ cña ®Êt n­íc vµ n©ng cao uy tÝn quèc gia mµ cßn ®¸p øng môc tiªu cña ch­¬ng tr×nh c¶i c¸ch hµnh chÝnh nhµ n­íc giai ®o¹n 2006 - 2010 ®· ®­îc chÝnh phñ th«ng qua. 1. TÝnh thêi sù vµ cÊp thiÕt cña ®Ò tµi. Víi lîi thÕ cña mét quèc gia ven biÓn, ngµnh hµng h¶i n­íc ta cßn nhiÒu tiÒm n¨ng vÉn ch­a ®­îc ph¸t huy hÕt. Sù ph¸t triÓn ngµnh hµng h¶i nãi chung, vµ hÖ thèng c¶ng biÓn quèc gia nãi riªng ®Òu phô thuéc nhiÒu vµo kh¶ n¨ng tù thÝch øng vµ hoµ nhËp cña chóng ta, nhÊt lµ trong xu thÕ héi nhËp quèc tÕ, tù do c¹nh tranh nh­ hiÖn nay. V× vËy nÕu kh«ng cã chÝnh s¸ch ph¸t triÓn phï hîp th× ho¹t ®éng kinh doanh khai th¸c c¶ng biÓn còng nh­ ho¹t ®éng kinh doanh vËn t¶i biÓn sÏ kh«ng tr¸nh khái sù tôt hËu. NÕu nh­ kh«ng thiÕt lËp ®­îc mét m« h×nh qu¶n lý - khai th¸c c¶ng biÓn thÝch hîp, chóng ta sÏ bÞ c¹nh tranh quyÕt liÖt trªn thÞ tr­êng hµng h¶i khu vùc vµ trªn thÕ giíi. VÊn ®Ò nµy ®Æc biÖt cã ý nghÜa khi nguån hµng th«ng qua c¸c c¶ng biÓn ViÖt Nam ngµy cµng t¨ng, vµ yªu cÇu vÒ chuyªn dông ho¸, hiÖn ®¹i hãa cña hÖ thèng c¶ng biÓn n­íc ta ®ang trë nªn cÊp thiÕt. N­íc ta ch­a cã c¶ng trung chuyÓn quèc tÕ. V× vËy, phÇn lín hµng ho¸ xuÊt, nhËp khÈu ®Òu ph¶i trung chuyÓn qua Hongkong, Singapore lµm t¨ng ®¸ng kÓ chi phÝ vËn t¶i, ®©y lµ mét h¹n chÕ lín lµm gi¶m søc c¹nh tranh còng nh­ hÊp dÉn cña c¸c c¶ng biÓn ViÖt Nam trªn tr­êng quèc tÕ. §Ó kh¾c phôc vÊn ®Ò nªu trªn, nh÷ng n¨m gÇn ®©y viÖc gi¶m chi phÝ t¹i c¸c c¶ng biÓn ViÖt Nam ®· ®­îc ChÝnh phñ, c¸c Bé, Ngµnh quan t©m thÝch ®¸ng. Gãp phÇn kh«ng nhá vµo viÖc kinh doanh cña c¸c chñ tµu lµ c¸c dÞch vô ®¹i lý tµu biÓn. HiÖn nay, hÇu hÕt c«ng t¸c lµm thñ tôc cho tµu ra vµo c¶ng lµ do ®¹i lý ®¶m nhiÖm. Tõ khi triÓn khai c«ng t¸c c¶i c¸ch thñ tôc hµnh chÝnh t¹i c¸c c¶ng biÓn ViÖt Nam, viÖc lµm thñ tôc cho tµu ra vµo c¶ng cã nhiÒu thuËn tiÖn h¬n. Tuy nhiªn vÉn tån t¹i mét sè bÊt cËp mµ nã ¶nh h­ëng kh«ng nhá ®Õn viÖc kinh doanh cña ®¹i lý còng nh­ cña c¸c chñ tµu. ChÝnh v× vËy, c«ng t¸c c¶i c¸ch thñ tôc hµnh chÝnh t¹i c¸c c¶ng biÓn ViÖt Nam cÇn ®­îc triÓn khai mét c¸ch triÖt ®Ó vµ ®Èy m¹nh h¬n n÷a víi ph­¬ng ch©m t¹o thuËn lîi cho giao th«ng hµng h¶i nãi chung, hÖ thèng c¶ng biÓn nãi riªng, nh»m t¹o ra m«i tr­êng th«ng tho¸ng, thuËn lîi cho ho¹t ®éng kinh doanh khai th¸c c¶ng biÓn, gãp phÇn n©ng cao søc c¹nh tranh cña hµng hãa, dÞch vô, doanh nghiÖp ViÖt Nam víi c¸c n­íc trong khu vùc vµ trªn thÕ giíi, thóc ®Èy viÖc ph¸t triÓn kinh tÕ c¶ n­íc lªn mét tr×nh ®é míi, ®¸p øng yªu cÇu ®Èy m¹nh c«ng nghiÖp hãa, hiÖn ®¹i ho¸ ®Êt n­íc trong qu¸ tr×nh héi nhËp kinh tÕ quèc tÕ, chuÈn bÞ cho viÖc ViÖt Nam gia nhËp C«ng ­íc FAL 65. V× vËy, ®Ò tµi "Nghiªn cøu c«ng t¸c ®¹i lý tµu biÓn cña VOSCO vµ ®Ò xuÊt c¸c gi¶i ph¸p tiÕp tôc c¶i c¸ch thñ tôc hµnh chÝnh c¶ng biÓn trong xu thÕ héi nhËp " ®· mang tÝnh thêi sù vµ v« cïng cÊp thiÕt. 2. Môc ®Ých nghiªn cøu. Trªn c¬ së nh÷ng bÊt cËp cßn tån t¹i trong c«ng t¸c lµm thñ tôc cho tµu ra vµo c¶ng cña ®¹i lý tµu biÓn còng nh­ thùc tr¹ng vÒ thñ tôc hµnh chÝnh t¹i c¶ng biÓn ViÖt Nam nãi riªng, ®ång thêi trªn c¬ së thùc tÕ cña nÒn hµnh chÝnh quèc gia nãi chung, vµ quan ®iÓm c¶i c¸ch hµnh chÝnh Nhµ n­íc ®Õn n¨m 2010 ®Ó tiÕp tôc c¶i c¸ch hµnh chÝnh t¹i c¸c c¶ng biÓn ViÖt Nam, nh»m t¹o thuËn lîi trong giao th«ng hµng h¶i b»ng viÖc ®¬n gi¶n ho¸ quy tr×nh vµ gi¶m thiÓu c¸c lo¹i giÊy tê, tµi liÖu liªn quan tíi thñ tôc khi ®Õn, l­u l¹i vµ rêi c¶ng cña tµu biÓn ho¹t ®éng tuyÕn quèc tÕ. 3. Néi dung nghiªn cøu cña ®Ò tµi. Néi dung cña ®Ò tµi nghiªn cøu c¸c vÊn ®Ò sau: Ch­¬ng I : T×m hiÓu vÒ c«ng t¸c ®¹i lý tµu biÓn t¹i VFFC (Vosco Freight Fowarding Company ) - H¶i Phßng, ph¸t hiÖn nh÷ng bÊt cËp cßn tån t¹i trong c«ng t¸c lµm thñ tôc phôc vô tµu ra vµo c¶ng biÓn ViÖt Nam. Ch­¬ng II : Tæng quan vÒ thñ tôc hµnh chÝnh, hÖ thèng ho¸ quy tr×nh thñ tôc hµnh chÝnh c¶ng biÓn. Thùc tr¹ng vÒ thñ tôc hµnh chÝnh t¹i c¸c c¶ng biÓn ViÖt Nam. Ch­¬ng III : C¨n cø vµo nh÷ng bÊt cËp cßn tån t¹i nãi trªn, ®­a ra c¸c gi¶i ph¸p tiÕp tôc c¶i c¸ch thñ tôc hµnh chÝnh c¶ng biÓn. KÕt luËn vµ kiÕn nghÞ: HÖ thèng c¸c vÊn ®Ò ®· gi¶i quyÕt trong ®Ò tµi, tõ ®ã ®­a ra mét sè kiÕn nghÞ tiÕp tôc c¶i c¸ch thñ tôc hµnh chÝnh c¶ng biÓn mét c¸ch triÖt ®Ó vµ toµn diÖn h¬n. 4. Ph­¬ng ph¸p nghiªn cøu cña ®Ò tµi. Trªn c¬ së lý luËn thøc tiÔn, ®Ò tµi sö dông ph­¬ng ph¸p hÖ thèng, ph©n tÝch, so s¸nh, tæng hîp ®Ó nghiªn cøu. §ã lµ ph­¬ng ph¸p kÕt hîp lý luËn víi thùc tiÔn, ®em lý luËn ph©n tÝch thùc tÕ nh»m rót ra nh÷ng kÕt luËn míi. PhÇn ®Çu cña ®Ò tµi t×m hiÓu vµ ph¸t hiÖn nh÷ng tån t¹i trong c«ng t¸c ®¹i lý t¹i VFFC - HP liªn quan tíi thñ tôc hµnh chÝnh c¶ng biÓn.KÕt hîp víi viÖc nghiªn cøu thñ tôc hµnh chÝnh c¶ng biÓn hiÖn t¹i theo quy ®Þnh cña ChÝnh phñ, tõ ®ã ®Ò xuÊt biÖn ph¸p tiÕp tôc c¶i c¸ch. 5. ý nghÜa khoa häc vµ ý nghÜa thùc tiÔn cña ®Ò tµi. §Ò tµi cã ý nghÜa khoa häc do ®· ®­a ra ®­îc nh÷ng tån t¹i trong c«ng t¸c ®¹i lý phôc vô tµu t¹i c¶ng biÓn ViÖt Nam còng nh­ v¨n b¶n ph¸p lý cña ChÝnh phñ liªn quan ®Õn c¶i c¸ch thñ tôc hµnh chÝnh c¶ng biÓn nãi riªng, c¶i c¸ch hµnh chÝnh Nhµ n­íc nãi chung cho ®Õn thêi ®iÓm hoµn thµnh luËn v¨n.§ång thêi ®Ò tµi còng ®­a ra ®­îc nh÷ng ®¸nh gi¸ chung vÒ thùc tr¹ng c¶i c¸ch thñ tôc hµnh chÝnh t¹i c¶ng biÓn ViÖt Nam.Tõ ®ã ®Ò xuÊt c¸c biÖn ph¸p tiÕp tôc c¶i c¸ch, nh»m ®­a hÖ thèng c¶ng biÓn ViÖt Nam ph¸t triÓn lªn mét tÇm cao míi, ®ñ søc c¹nh tranh víi c¸c n­íc trong khu vùc vµ quèc tÕ. ch­¬ng I - t×m hiÓu vÒ c«ng t¸c ®¹i lý tµu biÓn cña vffc - h¶i phßng 1.1. Qui tr×nh ®¹i lý tµu biÓn phôc vô tµu t¹i c¶ng: 1.1.1. C¬ së ph¸p lý: C¬ së ph¸p lý cho viÖc kinh doanh, hµnh nghÒ ®¹i lý ®­îc qui ®Þnh trong bé luËt hµng h¶i ViÖt Nam vµ nghÞ ®Þnh10/2001/N§-CP cña ChÝnh phñ. T¹i bé luËt hµng h¶i ViÖt Nam tõ ®iÒu 143 ®Õn ®iÒu 149 ®­a ra nh÷ng kh¸i niÖm vµ c¸c qui ®Þnh chung vÒ quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm cña ng­êi ®¹i lý tµu biÓn . Trªn thùc tÕ cã thÓ cã nh÷ng tr­êng hîp ph¸t sinh ngoµi nh÷ng qui ®Þnh chung cña bé luËt hµng h¶i ViÖt Nam.Nh÷ng tr­êng hîp ®ã ng­êi ®¹i lý nªn tham kh¶o vµ thùc hiÖn theo tËp qu¸n quèc tÕ. Ng­êi ®¹i lý lu«n ph¶i ghi nhí r»ng ®¹i lý sÏ ph¶i tù g¸nh chÞu hoµn toµn tr¸ch nhiÖm vµ båi th­êng thiÖt h¹i cho chñ tµu nÕu ®¹i lý hµnh ®éng v­ît qu¸ ph¹m vi uû th¸c hoÆc kh«ng cã ý kiÕn chÊp thuËn cña chñ tµu tr­íc khi hµnh ®éng Ngoµi ra tr­íc khi thùc hiÖn c¸c uû th¸c cña th©n chñ th× ®¹i lý ph¶i t×m hiÓu vµ xem xÐt xem nh÷ng hµnh ®éng uû th¸c cña th©n chñ cã phï hîp vµ tu©n thñ ph¸p luËt hiÖn hµnh cña ViÖt Nam hay tËp qu¸n quèc tÕ hay kh«ng. Trªn thùc tÕ ®«i khi x¶y ra tr­êng hîp th©n chñ uû th¸c cho ®¹i lý thùc hiÖn mét hµnh ®éng kh«ng phï hîp víi ph¸p luËt hiÖn hµnh cña ViÖt Nam hoÆc tËp qu¸n quèc tÕ, trong tr­êng hîp ®ã ng­êi ®¹i lý nªn t×m c¸ch khÐo lÐo tõ chèi sao cho m×nh kh«ng ph¶i thùc hÞªn hµnh ®éng mµ th©n chñ uû th¸c mµ còng kh«ng bÞ mÊt lßng th©n chñ. 1.1.2. C«ng t¸c chuÈn bÞ tr­íc khi tµu ®Õn: 1.1.2.1. Th«ng tin vÒ tµu: X¸c ®Þnh râ c¸c th«ng tin cÇn thiÕt vÒ tµu bao gåm: + GRT: CÇn thiÕt ph¶i cã th«ng tin chÝnh x¸c vÒ GRT cña tµu v× ®©y lµ c¬ së ®Ó tÝnh to¸n chi phÝ c¶ng phÝ vµ ®¹i lý phÝ cho tµu. + LOA: ChiÒu dµi tèi ®a cña tµu lµ c¬ së ®Ó bè trÝ cÇu bÕn, tµu lai cµ ®iÒu ®éng tµu cña hoa tiªu. H¬n n÷a ®¹i lý còng ph¶i l­u ý ®Õn giíi h¹n cña c¶ng nh­ luång, cÇu ®èi víi chiÒu dµi tèi ®a cña tµu. + B: ChiÒu réng lín nhÊt cña tµu: §èi víi mét sè c¶ng chuyªn dông hoÆc mét sè lo¹i hµng ho¸ ®­îc dì xuèng sµ lan cËp m¹n mµ ph¶i dïng cÈu bê chiÒu réng lín nhÊt cña tµu liªn quan mËt thiÕt ®Õn tÇm víi cña cÇn cÈu vµ thiÕt bÞ xÕp hµng. + Sè l­îng, s¬ ®å hÇm hµng, cÇn cÈu: §©y lµ c¸c th«ng tin cÇn thiÕt ®Ó bè trÝ kÕ ho¹ch lµm hµng cho tµu. §¹i lý cÇn ph¶i xem xÐt t­¬ng quan søc n©ng cña cÇn cÈu ®èi víi lo¹i hµng ®­îc xÕp/ dì ®Ó xem cÇn cÈu cña tµu cã thÓ ®¸p øng ®­îc kh«ng. Trong tr­êng hîp cÇn cÈu tµu kh«ng ®¸p øng ®­îc th× cÇn ph¶i thu xÕp cÈu bê/ cÈu næi ®Ó xÕp/ dì hµng hãa. Khi x¶y ra tr­êng hîp nµy ng­êi ®¹i lý ph¶i lµm râ xem ai lµ ng­êi chÞu chi phÝ thuª cÇn cÈu vµ ph¶i cã sù x¸c nhËn cña ng­êi tr¶ tiÒn tr­íc khi tiÕn hµnh thu xÕp cÇn cÈu bê/ næi ®Ó phôc vô lµm hµng. Víi mét sè tµu cã cÇn cÈu ®­îc bè trÝ ë mét bªn m¹n th× ®¹i lý ph¶i liªn l¹c víi thuyÒn tr­ëng vµ l­u ý tr­íc víi hoa tiªu cËp cÇu cho tµu ë bªn m¹n nµo ®Ó thuËn tiÖn cho vÞªc lµm hµng. Tr¸nh tr­êng hîp khi tµu cËp cÇu xong råi mµ kh«ng lµm hµng ®­îc vµ ph¶i ma-n¬ cËp cÇu l¹i sÏ ph¸t sinh chi phÝ hoa tiªu vµ tµu lai. + Dung tÝch hÇm hµng lµ yÕu tè rÊt quan träng ®èi víi tµu ®Õn xÕp hµng. §èi víi nh÷ng lo¹i hµng xÕp th­êng xuyªn t¹i mét c¶ng th× shipper vµ ®¹i lý th­êng kh¸ quen thuéc víi tÝnh chÊt vµ hÖ sè chÊt xÕp cña hµng. Trong khi ®ã nhiÒu khi chñ tµu/ thuyÒn tr­ëng lÇn ®Çu tiªn xÕp lo¹i hµng nµy. Trong tr­êng hîp nµy víi kinh nghiÖm cña ®¹i lý vµ th«ng tin tõ shipper, ®¹i lý cã thÓ gióp ®ì tµu rÊt nhiÒu. Tuy nhiªn ®¹i lý nªn nhí r»ng viÖc c«ng bè hÖ sè chÊt xÕp lµ tr¸ch nhiÖm cña shipper. §¹i lý chØ nªn lµ ng­êi chuyÓn t¶i th«ng tin hoÆc ®­a ra ý kiÕn t­ vÊn ®Ó thuyÒn tr­ëng tham kh¶o. §¹i lý kh«ng nªn ®­a ra ý kiÕn kh¼ng ®Þnh, nhÊt lµ kh¼ng ®Þnh d­íi d¹ng v¨n b¶n, viÖc nµy cã thÓ g©y khiÕu n¹i cho ®¹i lý nÕu viÖc tµu thùc hiÖn nh÷ng h­íng dÉn cña ®¹i lý cã thÓ g©y ra nh÷ng thiÖt h¹i hoÆc tranh chÊp. + Mín n­íc cña tµu: §©y lµ th«ng tin rÊt cÇn thiÕt vµ ®Æc biÖt quan träng ®èi víi nh÷ng c¶ng bÞ h¹n chÕ bëi mín n­íc. §èi víi tµu ®Õn xÕp hµng th× ®¹i lý cÇn ph¶i x¸c ®Þnhvíi chñ tµu/ thuyÒn tr­ëng xem khi xÕp xong hµng th× mín cña tµu lµ bao nhiªu, liÖu cã ®¸p øng ®­îc mín n­íc cho phÐp cña luång hay kh«ng. NÕu mín n­íc cña tµu khi xÕp xong hµng v­ît qu¸ mín n­íc cho phÐp cña luång th× tµu sÏ ph¶i chuyÓn t¶i. Trong tr­êng hîp ®ã ®¹i lý ph¶i phèi hîp víi thuyÒn tr­ëng lËp s¬ ®å xÕp hµng cho khèi l­îng hµng xÕp trong cÇu vµ s¬ ®å xÕp hµng cho l­îng hµng chuyÓn t¶i. T­¬ng tù nh­ vËy ®èi víi tµu ®Õn dì hµng ®¹i lý còng ph¶i liªn l¹c tr­íc víi thuyÒn tr­ëng ®Ó lËp s¬ ®å chuyÓn t¶i nÕu mín n­íc cña tµu kh«ng cho phÐp vµo th¼ng cÇu. Trong tr­êng hîp chuyÓn t¶i ®¹i lý cÇn ph¶i x¸c ®Þnh râ víi th©n chñ ai lµ ng­êi cã tr¸ch nhiÖm thu xÕp vµ chÞu chi phÝ chuyÓn t¶i theo qui ®Þnh cña hîp ®ång ®Ó triÓn khai cho hîp lý. + Ngoµi ra ®¹i lý còng ph¶i n¾m ®­îc c¸c th«ng tin kh¸c vÒ tµu cÇn thiÕt cho viÖc qu¶n lý cña c¸c c¬ quan qu¶n lý nhµ n­íc ®èi víi tµu nh­: quèc tÞch, h« hiÖu, chñ tµu, thuyÒn viªn... vµ c¸c th«ng tin cÇn thiÕt kh¸c theo yªu cÇu cña c¸c mÉu giÊy tê göi c¸c c¬ quan h÷u quan. + Th«ng tin vÒ hîp ®ång thuª tµu: Tr­íc khi tµu ®Õn ®¹i lý cÇn ph¶i n¾m ®­îc c¸c ®iÒu kho¶n c¬ b¶n cña hîp ®ång thuª tµu ®Ó thu xÕp phï hîp. C¸c th«ng tin cÇn ph¶i n¾m ®­îc bao gåm: khèi l­îng hµng ho¸ xÕp/ dì, vÞ trÝ lµm hµng cña tµu ( t¹i cÇu, phao hay khu neo, tr­êng hîp chuyÓn t¶i th× ai ph¶i chÞu chi phÝ ), thêi gian xÕp hµng (laycan ) ®èi víi tµu ®Õn xÕp hµng, ®iÒu kiÖn xÕp/ dì, ®iÒu kiÖn trao th«ng b¸o s½n sµng, ®iÒu kiÖn giao hµng, c¸c ®iÒu kiÖn kh¸c vÒ kiÓm ®Õm, gi¸m ®Þnh, chuyÓn t¶i, cÈu bê, thuÕ c­íc nÕu cã. 1.1.2.2. Th«ng tin vÒ hµng ho¸: - Th«ng tin vÒ chñ hµng: X¸c ®Þnh râ ai lµ ng­êi xÕp hµng ( ®èi víi tµu ®Õn xÕp hµng / ng­êi nhËn hµng ( ®èi víi tµu dì hµng ), ®Þa chØ liªn l¹c cô thÓ ( ®Þa chØ v¨n phßng, ®iÖn tho¹i, fax...). Ng­êi trùc tiÕp phô tr¸ch vµ ®iÒu hµnh viÖc xÕp/ dì hµng vµ ®Þªn tho¹i liªn l¹c 24/ 24 giê ®Ó gi¶i quyÕt c¸c c«ng viÖc ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh lµm hµng. Tr­íc khi tµu ®Õn ®¹i lý ph¶i gÆp gì , trao ®æi víi ng­êi göi hµng hoÆc ng­êi nhËn hµng ®Ó trao ®æi c¸c th«ng tin cÇn thiÕt vÒ hµng ho¸ vµ vÞ trÝ lµm hµng cña tµu còng nh­ kÕ ho¹ch lµm hµng. Sau khi thèng nhÊt kÕ ho¹ch víi ng­êi göi hµng / ng­êi nhËn hµng ®¹i lý cÇn diÖn b¸o kÕ ho¹ch ®· thèng nhÊt cho chñ tµu vµ thuyÒn tr­ëng vµ nh÷ng yªu cÇu chuÈn bÞ tr­íc ®èi víi tµu ®Ó phôc vô c«ng viÖc lµm hµng. - Th«ng tin vÒ hµng: X¸c ®Þnh râ tªn, lo¹i hµng, tÝnh chÊt cña hµng, hÖ sè chÊt xÕp, ph­¬ng thøc bèc hµng. C¸c th«ng tin nµy sÏ cã ®­îc tõ shipper hoÆc stevedore. Liªn hÖ víi chñ tµu / thuyÒn tr­ëng ®Ó x¸c lËp s¬ ®å xÕp hµng vµ c«ng bè l­îng hµng xÕp phï hîp theo hîp ®ång thuª tµu. §¹i lý ph¶i ®Æc biÖt l­u ý viÖc c«ng bè khèi l­îng hµng xÕp víi shipper, ph¶i lµm theo chØ dÉn cña chñ tµu hoÆc thuyÒn tr­ëng. Tuy nhiªn trong mét sè tr­êng hîp shipper th­êng yªu cÇu ®¹i lý lµ ®¹i diÖn cho tµu ph¶i c«ng bè khèi l­îng hµng xÕp tr­íc khi tµu ®Õn ®Ó hä chuÈn bÞ hµng vµ thu xÕp thñ tôc. Tr­êng hîp nµy nhÊt thiÕt ®¹i lý ph¶i cã ®­îc ý kiÕn x¸c nhËn b»ng v¨n b¶n cña chñ tµu hoÆc thuyÒn tr­ëng th× míi c«ng bè khèi l­îng hµng xÕp theo nh­ ®­îc h­íng dÉn. Tr­êng hîp tµu xÕp nhiÒu l« hµng víi nhiÒu chñ th× ®¹i lý cÇn ph¶i tËp hîp cargolist, lªn s¬ ®å xÕp hµng, häp c¸c chñ hµng ®Ó thèng nhÊt kÕ ho¹ch lµm hµng cô thÓ cña mçi chñ hµng ®Ó ®¶m b¶o tµu cã thÓ lµm hµng liªn tôc víi sè m¸ng tèi ®a. - §èi víi tµu dì hµng: víi tµu dì hµng th× th­êng ng­êi nhËn hµng hoÆc stevedore kh«ng n¾m v÷ng vÒ hµng ho¸ nh­ ®èi víi tµu xÕp hµng do vËy ®¹i lý ph¶i t×m hiÓu cµng nhiÒu th«ng tin cµng tèt vÒ hµng ho¸ sÏ dì. Víi nh÷ng tµu chë hµng ®ång nhÊt th× ®¬n gi¶n h¬n, nh­ng víi tµu chë nhiÒu lo¹i hµng vµ nhiÒu chñ hµng th× yªu cÇu ®¹i lý ph¶i cã chuÈn bÞ thËt kü tr­íc khi tµu ®Õn. Tr­íc khi tµu ®Õn ®¹i lý cÇn ph¶i cã ®­îc s¬ ®å xÕp hµng râ rµng, n¾m ®­îc cã bao nhiªu l« hµng vµ chóng ®­îc xÕp nh­ thÕ nµo d­íi hÇm hµng. Tr­êng hîp cã nhiÒu chñ hµng th× hµng nµo sÏ lµm tr­íc, hµng nµo lµm sau. Sau ®ã sÏ häp bµn thèng nhÊt víi c¸c chñ hµng ®Ó ph©n ®Þnh thêi gian vµ sè m¸ng lµm hµng cña mçi chñ hµng ®¶m b¶o viÖc lµm hµng liªn tôc cña tµu víi sè m¸ng lµm hµng tèi ®a. ViÖc nµy rÊt quan träng v× nÕu kh«ng thùc hiÖn c«ng viÖc nµy mét c¸ch cô thÓ, chi tiÕt sÏ dÉn ®Õn viÖc tranh chÊp hoÆc ®ïn ®Èy gi÷a c¸c chñ hµng víi nhau g©y nªn nhiÒu kho¶ng thêi gian ng¾t qu·ng trong qu¸ tr×nh lµm hµng cña tµu. Tr­êng hîp tµu ®Õn xÕp/ dì cã hµng nÆng víi nh÷ng yªu cÇu xÕp/ dì ®Æc biÖt th× ®¹i lý ph¶i chuÈn bÞ kÕ ho¹ch kü l­ìng, phèi hîp nhÞp nhµng ®Ó tr¸nh g©y l·ng phÝ thêi gian cho tµu ph¶i chê ®îi thiÕt bÞ, ph­¬ng tiÖn... Nh÷ng tr­êng hîp tµu ®Õn xÕp / dì hµng mµ cã hµng qu¸ c¶nh, nguy hiÓm th× ®¹i lý ph¶i l­u ý tËp hîp ®Çy ®ñ giÊy tê, th«ng tin vÒ hµng ho¸ ®Ó lµm c¸c khai b¸o cÇn thiÕt, tr¸nh bÞ ph¹t h¶i quan do kh«ng khai b¸o hoÆc khai b¸o thiÕu chÝnh x¸c. Giao hµng: §©y lµ c«ng viÖc quan träng ®èi víi tµu ®Õn dì hµng. Tr­íc khi tµu ®Õn ®¹i lý cÇn ph¶i hái xem ®iÒu kiÖn giao hµng b»ng h×nh thøc g× ( vËn ®¬n gèc, b¶o l·nh ng©n hµng, th­ b¶o l·nh... ). §¹i lý ph¶i lu«n nhí r»ng viÖc giao hµng ph¶i lu«n tu©n thñ chØ thÞ b»ng v¨n b¶n cña chñ tµu. Trong khi giao hµng ®¹i lý còng cÇn ph¶i kiÓm tra kü l­ìng c¸c giÊy tê liªn quan cÇn xuÊt tr×nh ®Ó ®¶m b¶o tÝnh ph¸p lý theo luËt ph¸p hiÖn hµnh còng nh­ viÖc hµng ®­îc giao ®óng chñ. 1.1.2.3. C¸c c«ng viÖc vµ giÊy tê cÇn chuÈn bÞ tr­íc khi tµu ®Õn: - Göi th«ng b¸o 10/7/5/3/2/1 days ETA Notice cho ng­êi göi hµng hoÆc ng­êi nhËn hµng th«ng b¸o vÒ dù kiÕn kÕ ho¹ch tµu / hµng vÒ ®Õn c¶ng vµ yªu cÇu ng­êi göi hµng / ng­êi nhËn hµng chuÈn bÞ thñ tôc, kÕ ho¹ch xÕp / dì hµng. - Thèng nhÊt kÕ ho¹ch cÇu bÕn, lµm hµng víi ng­êi göi hµng / ng­êi nhËn hµng vµ th«ng b¸o víi chñ tµu / thuyÒn tr­ëng. - ChuÈn bÞ th«ng b¸o s½n sµng ( NOR ) vµ yªu cÇu chñ hµng ký khi tµu ®Õn - Göi giÊy xin phÐp tµu ®Õn c¶ng cho c¶ng vô theo c¸c qui ®Þnh trong nghÞ ®Þnh 160/2003/N§-CP - Göi c¸c orders thuª cÇu bÕn, hoa tiªu, tµu lai ( nÕu cã ) ®Ó phôc vô cho viÖc ®­a tµu vµo vÞ trÝ lµm hµng - TËp hîp c¸c th«ng tin tõ chñ tµu/ thuyÒn tr­ëng ®Ó tiÕn hµnh ký c¸c hîp ®ång víi c¸c bªn h÷u quan nÕu cã nh­: Thuª xÕp / dì hµng, thuª tally, cung øng... - C¸c giÊy tê vÒ hµng ho¸: §èi víi tµu xÕp hµng cÇn ph¶i liªn hÖ víi shiper vµ chuÈn bÞ cargo list, th«ng b¸o cho thuyÒn tr­ëng ®Ó lËp s¬ ®å xÕp hµng ®Ó lªn kÕ ho¹ch lµm hµng tr­íc khi tµu ®Õn. Víi tµu ®Õn dì hµng ®¹i lý ph¶i liªn hÖ víi chñ tµu / thuyÒn tr­ëng ®Ó cã c¸c giÊy tê nh­ vËn ®¬n, cargo manifest, s¬ ®å xÕp hµng, giÊy chøng nhËn kiÓm dÞch thùc vËt... Ngoµi ra víi nh÷ng tµu cã chë hµng nguy hiÓm, qu¸ c¶nh th× ph¶i lËp tê khai danh môc hµng nguy hiÓm, qu¸ c¶nh. Víi mçi lo¹i tµu ®Æc thï hoÆc chë hµng ®Æc thï th× sÏ cã nh÷ng ®ßi hái thªm mét sè lo¹i giÊy tê kh¸c vÒ hµng ho¸. - Tr­íc khi tµu ®Õn mét ngµy ®¹i lý ph¶i rµ so¸t l¹i tÊt c¶ c¸c c«ng viÖc vµ giÊy tê ®· chuÈn bÞ ®Ó ®¶m b¶o ch¾c ch¾n sù phèi hîp, triÓn khai ®ång bé gi÷a c¸c c¬ quan cã liªn quan phôc vô cho tµu ®Õn c¶ng, vµo bÕn vµ tiÕn hµnh lµm hµng mét c¸ch tr¬n tru. - Khi tµu ®Õn tr¹m hoa tiªu ®¹i lý ph¶i liªn l¹c víi tµu b»ng ®iÖn tho¹i hoÆc VHF ®Ó th«ng b¸o c¸c th«ng tin cÇn thiÕt cho thuyÒn tr­ëng, ®ång thêi còng ®Ó kiÓm tra xem viÖc liªn l¹c cña tµu cíi c¶ng vô, hoa tiªu, c¶ng cã gÆp trôc trÆc g× kh«ng. ViÖc ®¹i lý liªn l¹c ngay víi tµu khi dÕn tr¹m hoa tiªu rÊt quan träng v× nã t¹o t©m lý an t©m cho thuyÒn tr­ëng, ®Æc biÖt lµ víi nh÷ng thuyÒn tr­ëng míi ®Õn c¶ng lÇn ®Çu vµ thuyÒn tr­ëng lu«n ®¸nh gi¸ cao sù mÉn c¸n cña ®¹i lý víi nh÷ng hµnh ®éng nh­ vËy. 1.1.3. Khi tµu n»m t¹i c¶ng: - Lµm thñ tôc nhËp c¶nh cho tµu: Sau khi tµu cËp cÇu ®¹i lý sÏ lªn tµu gióp thuyÒn tr­ëng hoµn thµnh c¸c b¶n khai cña tµu vµ thu thËp c¸c giÊy tê ®Ó tr×nh c¸c c¬ quan h÷u quan ®Ó lµm thñ tôc nhËp c¶nh theo nh­ qui ®Þnh cña nghÞ ®Þnh 160/2003/N§-CP. Tr×nh tù lµm thñ tôc vµ c¸c yªu cÇu vÒ giÊy tê cÇn xuÊt tr×nh hoÆc nép ®­îc qui ®Þnh râ trong nghÞ ®Þnh 160/2003/N§-CP. Khi gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò giÊy tê xong víi thuyÒn tr­ëng, ®¹i lý ph¶i th«ng b¸o cho thuyÒn tr­ëng biÕt dù kiÕn kÕ ho¹ch lµm hµng, th«ng b¸o cho thuyÒn tr­ëng c¸c th«ng tin cÇn thiÕt kh¸c nh­: kÕ ho¹ch ung øng ( nÕu cã ), t×nh h×nh diÔn biÕn thêi tiÕt cña ®Þa ph­¬ng, t×nh h×nh an ninh, tËp qu¸n lµm hµng, c¸c qui ®Þnh vµ tËp qu¸n ®Þa ph­¬ng... Sau khi hoµn thµnh thñ tôc nhËp c¶nh cho tµu viÖc ®¹i lý cÇn ph¶i lµm ngay lµ ®«n ®èc, ch¾p mèi cho viÖc lµm hµng tiÕn hµnh mét c¸ch sím nhÊt. §¹i lý cÇn ®Æc biÖt l­u ý lµ ph¶i lu«n cã mÆt trªn tµu trong thêi gian tµu chuÈn bÞ lµm hµng ®Ó gi¶i quyÕt c¸c sù viÖc trôc trÆc cã thÓ x¶y ra lµm ch¹m qu¸ tr×nh b¾t ®Çu lµm hµng cña tµu. Trong thêi gian nµy rÊt nhiÒu c«ng viÖc ®­îc triÓn khai cïng lóc nh­ gi¸m ®Þnh hµng, hÇm hµng, mín n­íc, triÓn khai c«ng nh©n, kiÓm kiÖn... rÊt dÔ x¶y ra trôc trÆc do vËy rÊt cÇn sù cã mÆt cña ®¹i lý ®Ó hç trî gi¶i quyÕt. §ång thêi víi qu¸ tr×nh triÓn khai lµm hµng th× ®¹i lý còng ph¶i lµm b¸o c¸o t×nh h×nh cho th©n chñ. B¸o c¸o khi ®Õn cña tµu tèi thiÓu ph¶i bao gåm c¸c th«ng tin sau: - Ho¹t ®éng cña tµu cïng víi c¸c mèc thêi gian. - Dù kiÕn kÕ ho¹ch lµm hµng, thêi gian b¾t ®Çu, kÕt thóc lµm hµng. - Arrival conditions: Arrival draft, Remaining on board. Trong qu¸ tr×nh lµm hµng ®¹i lý ph¶i lu«n lu«n