Đề tài Phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng của công ty TNHH thương mại Việt Bình

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Công nghệ thông tin – nơi tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và các công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội. Ngày nay, Để có được sự tăng trưởng nền kinh tế Việt Nam, một nhân tố quan trọng trong công cuộc Công nghiệp hóa -Hiện đại hóa đất nước là đưa các ứng dụng Khoa học - Kỹ thuật vào quá trình sản xuất và quản lý. Và một trong các hệ thống quản lý điển hình, đó là quản lý bán hàng. Việc áp dụng công nghệ thông tin đã mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lý bán hàng, giúp doanh nghiệp quản lý thông tin về vật tư, hàng hóa, thông tin về khách hàng, nhân viên làm việc, xử lý in ấn hóa đơn bán hàng một cách nhanh chóng và thuận tiện... Từ đó, người quản lý có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng năng lực cạnh tranh, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, công ty đồng thời nâng cao được giá trị doanh nghiệp. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin giúp chúng ta có một cái nhìn toàn cảnh và sâu sắc hơn đối với hệ thống thông tin, giúp đưa ra những phương hướng, kế hoạch một cách cụ thể, chi tiết, thực tế để đạt được hiệu quả cao nhất trong quản lý, đem lại doanh thu và lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp. Trong khi phân tích thiết kế mô hình quản lý bán hàng ở công ty TNHH Thương mại Việt Bình , do còn thiếu kinh nghiệm thực tế nên em không tránh khỏi gặp phải những vấn đề sai sót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo của cô giáo để em có thể hoàn thiện mô hình, để mô hình có giá trị thực tiễn trong việc ứng dụng nó vào thực tế. Em xin chân thành cảm ơn cô! Tôi cũng gửi lời cảm ơn chân thành đến các nhân viên trong công ty TNHH Thương mại An Việt Nhật đã giúp đỡ để tôi có được những thông tin cần thiết và hữu ích trong quá trình thực hiện bài khảo sát này! CHƯƠNG I : ĐẠI CƯƠNG VÀ KHẢO SÁT HỆ THỐNG CƠ SỞ LÝ THUYẾT Nghiên cứu – khảo sát hệ thống cũ để làm gì ? Khảo sát hệ thống là bước đầu tiên, cơ bản nhất trong quá trình phát triển bất cứ một hệ thống nào. Một hệ thống mới được xây dựng lên nhằm thay thế một hệ thống cũ đã bộc lộ những bất cập và không phù hợp với yêu cầu công việc đặt ra nữa. Khảo sát hiện trạng của hệ thống nhằm mục đích : + Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống. + Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống. + Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống, cần kế thừa và các chỗ bất hợp lý của hệ thống cần được nghiêm cứu khắc phục. Chính vì thế, việc khảo sát hệ thống cũ nhằm tạo ra hiệu quả cao nhất cho công việc, đáp ứng nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp. Chiến lược điều tra và quy trình khảo sát hệ thống Chiến lược điều tra Một cuộc điều tra phải thực hiện theo một chiến lược đã được cân nhắc từ trước. Một chiến lược bao gồm các yếu tố sau: Các nguồn thông tin điều tra. Các phương pháp áp dụng cho mỗi nguồn thông tin điều tra. Các quy trình điều tra thích hợp. Sử dụng phương pháp phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu viết Phỏng vấn là phương pháp quan trọng trong công tác khảo sát hệ thống, quá trình này cho những thông tin mà việc quan sát hay nghiên cứu tài liệu không có được Nghiên cứu tài liệu viết là quan sát hệ thống một cách gián tiếp từ đó ta có các hình dung tổng thể về hệ thống. Các tài liệu như: hóa đơn thanh toán, sổ ghi chép, báo cáo tổng kết doanh thu, quy chế nghiệp vụ... Cách triển khai một chiến lược điều tra: Các nguồn điều tra Các phương pháp điều tra Các phương pháp mô hình hoá Chọn các nguồn và các phương pháp Chọn các quy trình điều tra thích hợp Quy trình khảo sát hệ thống Bước 1: Khảo sát đánh giá hiện trạng của hệ thống cũ. Tìm hiều các hoạt động của hệ thống hiện tại nhằm xác định những thế mạnh và những yếu kém của nó. Bước 2: Đề xuất mục tiêu cho hệ thống mới. Xác định phạm vi ứng dụng và ưu nhược điểm của hệ thống dự kiến. Cần xác định rõ lĩnh vực mà hệ thống mới sẽ làm, những thuận lợi khó khăn khi cải tiến hệ thống. Bước 3: Để xuất ý tưởng cho giải pháp mới có cân nhắc tính khả thi. Phác họa những giải pháp thỏa mãn những yêu cầu của hệ thống mới, đồng thời đưa ra đánh giá về mọi mặt (Kinh tế, xã hội,thị trường...) để quyết định lựa chọn cuối cùng. Bước 4: Vạch ra kế hoạch cho dự án cùng với dự trù tổng quát. Xây dựng kế hoạch bán hàng có hiệu quả trong giai đoạn tiếp theo. Dự trù nguồn tài nguyên ( tài chính, nhân sự, nguồn cung ứng hàng...) để triển khai dự án. Xây dựng dự án Mục tiêu của dự án Một dự án có thể gắn với nhiều mục tiêu. Tuy nhiên việc xác định đúng mục tiêu của dự án là vô cùng quan trọng. Xây dựng dự án mới nhằm: khắc phục những yếu kém hiện tại, đáp ứng nhu cầu tương lại, mang lại lợi ích nghiệp vụ cao nhất, mang lại hiệu quả kinh tế cho toàn công ty. Xây dựng giải pháp Xây dựng một hệ thống sao cho hợp lý, có thể giải quyết nhiều công việc phức tạp nhưng không làm thay đổi nhiều cơ cấu tổ chức hoặt động căn bản của hệ thống cũ. Việc xây dựng dựa trên nhiều yếu tố : Khả năng về nghiệp vụ. Khả năng về kỹ thuật và công nghệ. Khả năng về tài chính, nhân lực. Hình thành các yếu tố đánh giá đối với hệ thống thông tin quản lý. Nói chung, giải pháp đề ra phải dựa trên tính khả thi của dự án, nghĩa là nó phải có tính ứng dụng cáo, phù hợp với cơ cấu hiện hành tại công ty. MÔ TẢ HỆ THỐNG KHẢO SÁT Giới thiệu về công ty TNHH Thương mại VIỆT BÌNH Một số nét về công ty Việt Bình Công ty TNHH Thương mại Việt Bình là một doanh nghiệp nhỏ cung cấp các sản phẩm săm lốp ô tô cho người tiêu dùng. Thị trường chủ yếu của công ty là trong nước. Các sản phẩm lốp của công ty được nhập từ nhà sản xuất nội địa và ở nước ngoài. Được thành lập từ năm 2005. Tổng số cán bộ, công nhân viên trong công ty là 30 người. Doanh thu hàng năm trên 30 tỷ VND. Địa chỉ : KM8 – Quốc lộ 1A – Phường Hoàng Liệt – Quận Hoàng Mai – Thành phố Hà Nội. Điện thoại : 04 – 8617588 Fax : 04 – 6814348 Giám đốc : Nguyễn Hiền An Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Thương mại Việt Bình Ban Giám Đốc Phòng Bán Hàng Phòng Tài Chính Kho Hàn BP Giao Hàng Ban giám đốc : + Là bộ phận có chức năng cao nhất trong hệ thống quản lý bán hàng, không trực tiếp tham gia vào công việc bán hàng nhưng giám tiếp chịu trách nhiệm tổ chức và những phương án phát triển cho công ty. + Cung cấp vốn lưu động cho công ty. + Điều khiển bộ máy cho cả công ty. + Thu nhận báo cáo từ các phòng ban về trình hình kinh doanh của công ty và đưa ra những quyết định mang tính chiến lược cuối cùng thúc đẩy sự phát triển của công ty. Phòng Bán hàng: + Là nơi tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, tiếp nhận thông tin từ khách hàng, lưu lại thông tin của từng khách hàng. + Là bộ phận chịu trách nhiệm chính cho việc thu hút khách hàng và mang lại doanh thu, uy tín cho công ty. + Nhận đơn đặt hàng. + Báo giá các sản phẩm cho khách hàng biết. + Kiểm tra lượng hàng còn lại trong kho, tư vấn cho khách hàng về từng loại sản phẩm để phù hợp với khách hàng và làm tăng doanh thu của công ty. + Thu nhận thông tin từ thị trường về các sản phẩm có thể tiêu thụ được. Là bộ phận trực tiếp quyết định hàng nào nhập, hàng nào không. Phòng tài chính: + Theo dõi công nợ đối với khách hàng. Là bộ phận trực tiếp nhập số tiền theo hóa đơn bán hàng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. + Lập bảng thanh toán thu – chi hàng tháng cho công ty. + Báo cáo tình hình tài chính lên ban giám đốc. + Lập hóa đơn bán hàng, lập hợp đồng mua bán đối với khách hàng. Kho hàng: + Là nơi lưu trữ hàng hóa. + Là bộ phận trực tiếp nhận hàng từ nhà cung cấp, kiểm tra hàng về. + Báo với phòng bán hàng về số lượng hàng còn trong kho. + Lập sổ bảo hành cho khách hàng về từng loại sản phẩm theo quy chế của nhà cung cấp. + Thực tiếp giao hàng cho bộ phận giao hàng để chuyển cho khách hàng. Bộ phận giao hàng: + Đảm nhận việc giao sản phẩm trực tiếp đến tận tay khách hàng. + Sửa chữa, lắp ráp theo yêu cầu của khách hàng. Mô tả nghiệp vụ bán hàng của công ty Quy trình bán hàng Lập đơn đặt hàng: Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng tại công ty, khách hàng sẽ tiến hành gửi đơn đặt hàng đến công ty qua Fax hoặc qua giao dịch điện thoại với nhân viên bán hàng. Bộ phận bán hàng sẽ làm nhiệm vụ tiếp nhận lời yêu cầu từ phía khách hàng, tư vấn cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất, phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Trao đổi với khách hàng về thông tin khách hàng, chủng loại đặt hàng, số lượng hàng, thời gian yêu cầu nhận hàng... từ đó lập đơn đặt hàng. Lập hợp đồng mua bán và hóa đơn bán hàng: Đơn đặt hàng sẽ được chuyển qua phòng tài chính. Phòng tài chính qua đó kiểm tra thông tin về khách hàng, xem khách hàng có phải là khách hàng cũ của công ty không. + Nếu khách hàng là khách hàng cũ, phòng tài chính sẽ kiểm tra xem khách hàng này có còn nợ ở công ty không. Khách hàng đã xóa hết nợ thì làm hợp đồng bán hàng bình thường. Khách hàng còn nợ, và số nợ đủ lớn, phòng tài chính có trách nhiệm thông báo với ban giám đốc để có chỉ đạo đối với đơn đặt hàng này. + Nếu như khách hàng là khách hàng mới, Phòng tài chính sẽ lập hóa đơn bán hàng, làm hợp đồng mua bán cho khách hàng. Lập phiếu xuất kho: Bộ phận giao hàng sẽ được lệnh xuống kho nhận hàng. Ở đây kho hàng sẽ lập phiếu xuất kho và chuyển hàng cho bộ phận giao hàng. Lập biên bản giao hàng – Thanh toán hóa đơn bán hàng: Bộ phận giao hàng sẽ cùng với phòng tài chính trực tiếp giao hàng và lập biên bản giao hàng, thanh toán hóa đơn bán hàng với khách theo đúng thời gian, chủng loại hàng, số lượng hàng, địa điểm giao hàng đã ghi trong hợp đồng mua bán. Hoặc khách hàng có thể đến trực tiếp công ty để ký biên bản giao hàng, thanh toán hóa đơn bán hàng và nhận phiếu bảo hành sản phẩm. Theo biên bản giao hàng, khách hàng đã nhận đủ và ký biên bản. Phòng tài chính có trách nhiệm thu tiền theo các hình thức thanh toán đã được thỏa thuận giữa 2 bên trong hợp đồng mua bán. + Trả bằng tiền mặt. + Trả bằng chuyển khoản. ( tài khoản tại ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam; số tài khoản : 21310000074875). Hình thức thanh toán có thể : + Thanh toán ngay sau khi nhận hàng. + Thanh toán chậm từ 15 – 30 ngày. + Thanh toán 50% khi nhận hàng( trả dần theo hạn định). Quá hạn, khách hàng sẽ phải chịu theo mức lãi suất tiền vay không kỳ hạn của Ngân hàng nhà nước Việt Nam.( Theo chị Lại Thu Hà – là người trực tiếp chỉ đạo bán hàng tại công ty – thì thường không thu khoản đấy vì giữ khách hàng và mối quan hệ làm ăn cho những đơn đặt hàng sắp tới). Sau khi giao hàng cho khách thành công, công ty có trách nhiệm chăm sóc khách hàng bằng cách cam kết bảo hành : “Nếu sản phẩm lỗi sẽ được bảo hành theo quy chế của nhà sản xuất mà đại diện là công ty An Việt Nhật”. 2.2 Quy trình nhập hàng Kho hàng có nhiệm vụ phải thông tin cho phòng bán hàng về tình hình hàng hóa còn lại trong kho. Hàng gì đã hết, hàng gì sắp hết. Đồng thời kho sẽ đưa thông tin xin chỉ đạo ở trên có được nhập hàng đã hết về không. Nếu người điều hành cho phép nhập, kho hàng sẽ đưa yêu cầu cho nhà cung cấp sản phẩm để đặt hàng. Khi đã có lượng hàng về, Kho hàng sẽ lập phiếu nhập kho và tiếp nhận hàng vào kho. Phòng tài chính sẽ có trách nhiệm giao dịch với nhà cung cấp, thỏa thuận việc thanh toán đối với nhà cung cấp. Đối với hàng mới, nhà cung cấp sẽ giới thiệu sản phẩm với phòng bán hàng. Phòng bán hàng sẽ nghiên cứu trao đổi với các phòng ban còn lại xem hàng mới có thể tiêu thụ được không, sức tiêu thụ thế nào qua 1 cuộc họp về sản phẩm mới. Từ đó quyết định xem có nhập hay không nhập sản phẩm đó. 2.3 Báo cáo – Thống kê Theo từng tháng, phòng tài chính sẽ có thống kê về các khoản Thu – Chi cho ban giám đốc công ty. Phòng bán hàng sẽ có bản báo cáo về tình hình khách hàng, số lượng sản phẩm tiêu thụ trong tháng qua. Kho hàng sẽ báo cáo số lượng sản phẩm tồn trong kho, lượng hàng đã hết và lượng hàng sắp hết cập nhật từng ngày. Qua những báo cáo – thống kê, buổi họp cuối tháng sẽ đưa ra những mục tiêu, chiến lược bán hàng cho những tháng tiếp theo. MỤC TIÊU – YÊU CẦU CHO HỆ THỐNG MỚI Đánh giá về hệ thống hiện hành Nói chung, hệ thống hiện hành tại công ty TNHH Thương mại VIỆT BÌNH còn có nhiều điểm bất hợp lý trong công tác tổ chức bộ máy tổ chức của công ty. Với một công ty nhỏ như vậy, việc tổ chức 1 bộ máy cồng kềnh là điều không cần thiết, công ty đã làm được điều này. Công ty đã đưa ra bộ máy tổ chức rất gọn, vừa đủ cho hoạt động của 1 doanh nghiệp nhỏ: + Ban Giám đốc. + Phòng bán hàng. + Phòng tài chính. + Kho hàng. + Bộ phận giao hàng. Điểm bất cập ở đây chính là ở chỗ, các phòng ban này hoạt động và làm việc không thật sự hợp lý. Các công đoạn trong khâu bán hàng, nhận hàng còn trồng chéo lên nhau. Nhiệm vụ của các phòng ban không đúng với lý thuyết, cơ cấu của một hệ thống bán hàng chuyên nghiệp. Ví dụ về cái bất hợp lý trong hoạt động: + Kho hàng ở đây kiêm luôn cả giao dịch với nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng rồi nhập hàng. Điều đó làm giảm đi tính chuyên nghiệp trong khâu nhập hàng, gây ra khó khăn cho việc kiểm tra hàng về từ đó ảnh hưởng đến chất lượng bán ra cho khách. + Phòng bán hàng chỉ có chức năng duy nhất là bán hàng, giao dịch, tư vấn cho khách hàng về các sản phẩm mà công ty mình đang có. Phòng bán hàng không thể trực tiếp quyết định việc nhập một sản phẩm mới vào công ty. Việc này cần phải có một bộ phận khác, thu thập tin tức thị thường để đưa ra quyết định chính xác nhất. + Quản lý còn làm việc thủ công trên giấy bút nên việc tổng hợp và so sánh tốn nhiều thời gian và không thật sự chính xác. Có thể nói, với sự tổ chức trong bộ máy vận hàng hoạt động của công ty TNHH Thương mại VIỆT BÌNH còn nhiều điều bất hợp lý và có thể còn không đem lại hiệu quả công việc, doanh thu tối đa cho công ty. Trong đó ta còn thấy, việc áp dụng các ứng dụng công nghệ thông tin để giải quyết khâu quản lý bán hàng của công ty TNHH VIỆT BÌNH là điều hoàn toàn cần thiết. Bởi khi đưa kỹ thuật hiện đại vào khâu quản lý sẽ làm giảm sức lao động, giảm sổ sách loằng ngoằng, tránh được những sai sót không đáng có. Mục tiêu của hệ thống mới Hệ thống quản lý bán hàng có nhiệm vụ, chức năng nghiệp vụ về bán hàng. Nó hỗ trợ người dùng trong việc quản lý các đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, lượng hàng nhập, lượng hàng xuất, quản lý công nợ đối với khách hàng. Nó góp phần làm nâng cao khả năng hoạt động cho công ty, thúc đẩy quá trình buôn bán một cách chính xác và hiệu quả, tạo dựng uy tín. Từ đó thu hút khách hàng, để đạt được hiệu quả cuối cùng đó là đem lại doanh thu tối đa cho công ty. Yêu cầu của hệ thống Thực hiện tốt các chức năng của hệ thống hiện hành. Đảm bảo tuân thủ đúng quy cách của hệ thống quản lý bán hàng chuyên nghiệp. Tốc độ xử lý thông tin nhanh đảm bảo cung cấp thông tin chính xác và kịp thời hỗ trợ cho nhà quản lý. Theo dõi chi tiết hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn một cách chính xác nhất. Quản lý công nợ của khách hàng, quản lý thu chi của công ty một cách nhanh chóng và chính xác. Đưa ra những giải pháp hợp lý đối với hoạt động bán hàng để thu được lợi nhuận tối đa cho toàn công ty. Một số yêu cầu khác của hệ thống đó là : Hệ thống phải có giao diện thân thiện, quen thuộc, dễ dàng cho người sử dụng. Hệ thống phải có chế độ sao lưu và phục hồi nhằm đảm bảo an toàn về mặt dữ liệu cho toàn công ty. Hệ thống phải có chế độ bảo mật tốt, chỉ làm việc đối với người có quyền sử dụng hệ thống. Hệ thống phải được cài đặt trên các máy hiện tại của công ty. Giải pháp xây dựng hệ thống mới Cơ cấu tổ chức của công ty nên chia ra thành các phòng ban như sau để các hoạt động không bị trồng chéo lên nhau gây ra tổn thất về tài chính và uy tín cho công ty. Ban giám đốc. Bộ phận bán hàng. Bộ phận tài chính. Bộ phận nhập hàng. Bộ phận kho hàng. Bộ phận giao hàng. Chúng ta có thêm bộ phận nhập hàng, chức năng của bộ phận này đó là: chịu trách nhiệm cung cấp hàng, không để tình trạng hàng trong kho bị “khan hiếm”. Bộ phận này có nhiệm vụ giao dịch với nhà cung cấp khi có yêu cầu mua hàng. Khi chọn được nhà cung cấp, bộ phận này sẽ trao đổi thông tin với nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng của công ty tới nhà cung cấp. Đồng thời theo dõi quá trình giao hàng cũng như nhận hàng về kho của công ty mình. Khi có bất cứ hàng mới, bộ phận này làm nhiệm vụ khảo sát thị trường rồi báo cáo lại với ban giám đốc để đưa ra quyết định cuối cùng có hay không nhập sản phẩm đó vào công ty. Việc đưa ra bộ phận nhập hàng đã làm chuyên môn hóa khâu nhập hàng, từ đó bộ phận quản lý kho hàng không tham gia trực tiếp vào giai đoạn giao dịch với khách hoặc nhà cung cấp mà là cầu nối quan trọng nhất trong khâu nhập và bán hàng. Xây dựng chương trình quản lý bán hàng, áp dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý: Phần cơ sở dữ liệu : có thể xây dựng bằng Microsoft SQL Sever, Microsoft Access... Phần lập trình : có thể sử dụng công cụ như Microsoft Access, Microsoft Foxpro, Microsoft Visual Basic... Hệ thống được cài đặt và phát triển dựa trên nền hệ điều hành Windows XP. Hệ thống xây dựng xong có thể đi vào vận hành tại tất cả các máy tính trong công ty. Tất cả các máy tính trong hệ thống phải nối mạng LAN với nhau để trao đổi dữ liệu một cách tốt nhất. Hệ thống với giao diện thân thiện sẽ giúp các nhân viên sử dụng được nhanh chóng mang lại hiệu quả công việc tốt nhất. Có thể nói rằng, việc xây dựng, phân tích và thiết kế hệ thống hoàn toàn đáp ứng được các yêu cầu chức năng, công tác nghiệp vụ của công ty, là cơ sở để xây dựng các ứng dụng sau này. CHƯƠNG II : PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG I. CƠ SỞ LÝ THUYẾT Biểu đồ phân cấp chức năng Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện. Mỗi chức năng được ghi trong một khung và nếu cần sẽ được phân thành những chức năng con, số mức phân ra phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống. Biểu đồ phân cấp chức năng Thành phần biểu đồ bao gồm: Tên chức năng : mỗi chức năng có một tên duy nhất dưới dạng động từ + bổ ngữ. Ký hiệu : Chức năng được ký hiệu bằng hình chữ nhật bên trong có tên chức năng. Tên chức năng Kết nối: kết nối giữa các chức năng mang tính phân cấp và được ký hiệu bằng đoạn thẳng nối chức năng “cha” với chức năng “con”. Biểu đồ luồng dữ liệu Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) là biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một quá trình xử lý thông tin, là công cụ chính của quá trình phân tích, nhằm mục đích thiết kế, trao đổi và tạo lập dữ liệu. Nó thể hiện rõ ràng và đầy đủ các nét đặc trưng của hệ thống trong các bước phân tích và thiết kế. Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu: Chức năng xử lý (process): + Chức năng xử lý biểu diễn bằng hình tròn hay hình ôvan, trong đó ghi tên chức năng. Tên chức năng 1 Tên chức năng 2 + Tên chức năng : động từ + bổ ngữ. Luồng dữ liệu (Data Flows : + Luồng dữ liệu là luồng thông tin vào hay ra của một chức nang xử lý. Bởi vậy luồng dữ liệu được coi như các giao diện giữa các thành phần của biểu đồ. Tên luồng + Biểu diễn bằng mũi tên có hướng và tên luồng thông tin mang theo. + Tên luồng : Danh từ + tính từ. Kho dữ liệu (Data store): + Kho dữ liệu là các thông tin cần lưu trữ giữ lại trong một khoảng thời gian, để sau đó một hay vài chức năng xử lý, hoặc tác nhân trong sử dụng. + Biểu diễn bằng cặp đường thẳng song song. Tên dữ liệu + Tên gọi : Danh từ + tính từ. Tác nhân ngoài (External Entity): + Tác nhân ngoài là phần sống còn của hệ thống, chúng là nguồn cung cấp thông tin cho cả hệ thống cũng như chúng nhận được các sản phẩm thông tin từ hệ thống. + Biểu diễn bằng hình chức nhật có tên. + Tên : Danh từ + tính từ. Tên tác nhân ngoài Tác nhân trong (Internal Ent