Đề tài Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự, tiền lương công ty TNHH một thành viên Thăng Long

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN HỌC PHẦN: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG Bài tập số 17: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự, tiền lương công ty TNHH một thành viên Thăng Long Nhóm: 10 Giảng viên hướng dẫn: Lê Trí Thành Trưởng nhóm: Đỗ Đức Hùng Thành viên: Chu Đức Nghĩa Thành viên: Quyết Quang Qúy Lớp: CNT50ĐH1 Hải Phòng, ngày 28/08/2011 LỜI CẢM ƠN Trong thời gian học tại trường Đại Học Hàng Hải, với sự hướng dẫn nhiệt tình của các thầy cô giáo cùng với sự cố gắng của nhóm, chúng em đã học hỏi được nhiều bài học và kinh nghiệm quý báu, giúp nhóm em hiểu sâu hơn về công tác quản lý nhân viên và tính lương. Trong thời gian tìm hiểu Công ty TNHH một thành viên Thăng Long, nhóm em đã được hướng dẫn tìm hiểu về công tác quản lý nhân viên và quá trình tính lương. Nhóm em đã hiểu thêm công tác kế toán tại công ty thông qua quá trình khảo sát. Sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô giáo cũng như của các anh chị trong phòng Kế toán, hành chính tại Công ty đã tạo điều kiện tốt nhất cho nhóm em hoàn thành bài tập lớn này. Do trình độ và thời gian có hạn nên chắc chắn không thể không tránh khỏi những thiếu sót. Nhóm em rất mong được sự hướng dẫn của các thầy cô, của những người làm nghiên cứu và những người làm công tác kế toán để bài tập lớn này của nhóm em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! Nhóm trưởng Đỗ Đức Hùng NHÓM GỒM 3 NGƯỜI VỚI CÁC CÔNG VIỆC CỤ THỂ NHƯ SAU: Đỗ Đức Hùng: ........................................... Khảo sát và phân tích hệ thống. Chu Đức Nghĩa: ........................................ Thiết kế hệ thống, cơ sở dữ liệu. Quyết Quang Quý: .................................... Thiết kế giao diện vào và ra hệ thống. DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT: DN: .............................................................................................Doanh nghiệp BHXH: ......................................................................................Bảo hiểm xã hội BHYT: ...................................................................................... Bảo hiểm y tế TNHH: .......................................................................................Tư nhân hữu hạn Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương. Nhóm 10 – Đề bài 17 1 CHƢƠNG 1. PHẦN MỞ ĐẦU Ngày nay, trong nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần DN đóng vai trò rất quan trọng. Đó là đơn vị kinh tế cơ bản, là chủ thể sản xuất kinh doanh, là nơi trực tiếp tạo ra giá trị lao động mới cho xã hội và tham gia trực tiếp vào các hoạt động của thị trường. Có thể nói DN là một mắt xích của nền kinh tế. Trong hoạt động của mình các DN thực hiện sản xuất ra của cải vật chất, cung cấp sản phẩm hàng hóa, dịch vụ ra thị trường thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Những năm gần đây cùng với sự hội nhập của đất nước, Đảng và Nhà nước ta đã thực hiện các chủ trương, chính sách, chương trình, kế hoạch nhằm tạo điều kiện cần thiết đáng tin cậy. Hệ thống chính sách ưu đãi, hệ thống Luật DN chính xác, chặt chẽ nghiêm minh, kế hoạch điều tiết vĩ mô phù hợp với sự vận động và phát triển của đất nước... khuyến khích các DN yên tâm sản xuất kinh doanh, chủ động đầu tư vốn tự do kinh doanh trong khuôn khổ pháp luật. Con người luôn là nguồn lực quan trọng hàng đầu, quyết định sự thành bại của mỗi tổ chức... DN có thể có một dự án, một kế hoạch kinh doanh tốt đến đâu, công nghệ hiện đại đến đâu nhưng nếu không có một nguồn nhân lực đủ về số lượng và chất lượng để triển khai thì cũng khó có thể thành công. Yếu tố nhân lực lại càng trở nên quan trọng đối với các DN hoạt động trong môi trường cạnh tranh khốc liệt và mang tính Quốc tế sâu sắc như hiện nay. Trong bối cảnh hòa nhập kinh tế thị trường thì việc thu hút, duy trì và phát triển nguồn nhân lực được xem là một trong những nhiệm vụ sống còn, có ý nghĩa quyết định tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của DN. Để có được đội ngũ người lao động có chất lượng cao – tài sản vô giá của mỗi DN lại là vấn đề không hề đơn giản, bởi vì nó phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố tiền lương. Đây vừa là yếu tố duy trì, vừa là Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương. Nhóm 10 – Đề bài 17 2 công cụ hữu hiệu để các nhà quản trị, quản lý tố đội ngũ người lao động trong DN. Tiền lương là một vấn đề không hề đơn giản, bởi trong quan hệ giữa DN và người lao động tồn tại mâu thuẫn thông qua vấn đề tiền lương. Đứng dưới góc độ DN thì tiền lương được coi là một khoản chi phí, còn đối với người lao động thì tiền lương lại chính là khoản thu nhập giúp họ tái sản xuất sức lao động. Vì thế giải quyết tốt mâu thuẫn cố hữu này đã và đang trở thành bài toán đặt ra đối với mỗi DN, tổ chức. Từ những phân tích trên ta thấy cần thiết phải có một cách nào đó để quản lý tốt vấn đề con người hay nhân lực của công ty và vấn đề tiền lương để DN vừa có một đội ngũ mạnh về chuyên môn, tốt về phẩm chất và giỏi về trí tuệ, lại vừa giải quyết tốt vấn đề an sinh của nhân viên. Hơn thế nữa, ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin đã trở nên phổ biến trong hầu hết mọi cơ quan, doanh nghiệp, đặc biệt là việc áp dụng các giải pháp tin học trong công tác quản lý. Trong đó công tác quản lý nhân sự, quản lý tiền lương là một lĩnh vực cần thiết và quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp. Vì vậy nhóm em đã lựa chọn đề tài “Quản lý nhân sự và tiền lƣơng tại công ty TNHH một thành viên Thăng Long” là bài tập lớn của mình. Bài tập của nhóm em gồm 3 chương: Chƣơng 1: Phần mở đầu. Chƣơng 2: Khảo sát nghiệp vụ hệ thống Chƣơng 3: Phân tích và thiết kế hệ thống Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương. Nhóm 10 – Đề bài 17 3 I. ĐẶT VẤN ĐỀ 1.1. Mục đích Trước kia để lưu trữ dữ liệu của một nhân viên, nhân viên chịu trách nhiệm quản lý nhân sự trong công ty phải làm thủ công, thông thường là lưu hồ sơ trên giấy, do đó mỗi khi có sự thay đổi, tra cứu hay cập nhật về thông tin nhân viên, người quản lý sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức, bên cạnh đó việc lưu trữ thủ công còn gây ra một trở ngại nữa đó là sự an toàn về thông tin, dữ liệu: chẳng hạn lưu trữ thông tin trên giấy có thể bị thất lạc hay dữ liệu lưu trữ qua nhiều năm sẽ bị phai mờ, điều đó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến công việc quản lý trong công ty… Tuy nhiên ngày nay với sự phát triển của Khoa học & công nghệ thông tin, việc ứng dụng tin học để xây dựng các hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp ngày càng được thực hiện rộng rãi và điều đó cũng được áp dụng ngay tại công ty TNHH một thành viên Thăng Long. Với một công ty quy mô lớn, đội ngũ nhân viên ngày càng đông đảo để dễ dàng hơn cho việc quản lý và giữ chân nhân viên lâu dài, tạo ra các cơ hội cho nhân viên thăng tiến trong công việc, Công ty đã xây dựng Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương. Đưa tin học vào quản lý nhân sự và tiền lương thì hệ thống sẽ đáp ứng được việc cung cấp thông tin về nhân sự và tính lương một cách chính xác, kịp thời, giảm bớt thời gian tra cứu, đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo trở nên nhanh hơn. Đó là những nguyên nhân cần thiết để xây dựng hệ thống thông tin quản lý tại Công ty TNHH Thăng Long. 1.2. Giới thiệu bài toán 1.2.1. Giới thiệu tổng quát về công ty TNHH một thành viên Thăng Long Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương. Nhóm 10 – Đề bài 17 4 Công ty TNHH một thành viên Thăng Long được thành lập vào năm 2005, với mục đích kinh doanh (bán và cho thuê) các hàng cơ khí, máy công nghiệp, vật tư… phục vụ cho các công trình, đơn vị thi công đường, nhà ở. Gần đây nhất công ty đã thay đổi cơ cấu nhân sự, theo đó công ty đã mở thêm công ty con cùng tên với công ty mẹ, công ty TNHH Thăng Long, chuyên cung cấp các phần mềm và dịch vụ mạng. 1.2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty con GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH PHÒNG ĐỒ HỌA VÀ WEBSITE PHÒNG PHẦN MỀM ỨNG DỤNG PHÒNG KỸ THUẬT PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÒNG MARKETING Hình 1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty con Theo sơ đồ trên, bộ máy quản lý hiện nay của công ty con là quản lý hai cấp theo cơ cấu trực tuyến. Giám đốc Công ty: là người có quyền hạn cao nhất, chịu trách nhiệm trước cơ quan chủ quản, trước nhà nước, trước tập thể công nhân viên.Dưới giám đốc là 2 Phó Giám đốc, hệ thống các Phòng ban giúp việc cho Giám đốc và Phó Giám đốc. Phó Giám đốc Kinh doanh: là người giúp việc cho Giám đốc trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh, giới thiệu sản phẩm và công việc hành chính. Phó Giám đốc Sản xuất Kỹ thuật: là người chịu trách nhiệm về công tác đào tạo kỹ năng lập trình cho nhân viên, bố trí nhân lực, phân công công Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương. Nhóm 10 – Đề bài 17 5 việc cho nhân viên thực hiện, báo cáo tình hình công việc thường xuyên cho giám đốc. Phòng thiết kế đồ họa và website: Chuyên tư vấn, thiết kế các website tin tức, giới thiệu sản phẩm, bán hàng trực tuyến, diễn dàn giao lưu, trang rao vặt… đăng quảng cáo trên website, thiết kế biển quảng cáo lớn cho khách hàng. Phòng thiết kế phần mềm ứng dụng: Chuyên thiết kế các phần mềm ứng dụng trên nền winform cho khách hàng, công ty chủ yếu thiết kế các phần mềm quản lý nhân sự, bán hàng hóa, quản lý kho, quản lý container. Phòng kỹ thuật: Chuyên tư vấn công nghệ, giải pháp, phần cứng cho khách hàng đồng thời đảm bảo hệ thống mạng và máy móc trong công ty hoạt động ổn định, kíp thời sửa chữa nếu có lỗi xảy ra. Phòng Marketing: Chuyên giới thiệu các phần mềm, dịch vụ của công ty tới khách hàng và chăm sóc khách hàng, tìm thị trường cho công ty. Phòng hành chính: Cung cấp thiết bị văn phòng trong công ty, chăm lo đến đời sống tinh thần của nhân viên. Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương. Nhóm 10 – Đề bài 17 6 CHƢƠNG 2. KHÁO SÁT NGHIỆP VỤ HỆ THỐNG II. KHẢO SÁT VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN 2.1. Hoạt động của hệ thống hiện tại Do công ty chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý nên mọi thông tin nhân viên và việc chấm công, tính lương đều thực hiện trên giấy tờ. Khi nhân viên vào làm chính thức trong công ty thì hồ sơ nhân viên sẽ được lưu lại để quản lý, đó là các thông tin về lý lịch cá nhân, quá trình công tác trước khi vào công ty, các mối quan hệ….Trong quá trình làm việc, nhân viên có thể nghỉ việc, chuyển phòng hay được thay đổi chức vụ, khi đó công ty cần tới các cuốn sổ dày để ghi các các cuộc chuyển phòng, mỗi lần chuyển phòng cần lưu các thông tin về phòng ban, chức vụ của nhân viên trước và sau sau khi đổi kèm theo ngày mà những thông tin đó được thay đổi. Mỗi ngày nhân viên đi làm đều được đánh dấu vào một tờ thẻ công trong ngày và tổng hợp thành một bảng công theo từng tháng, từ đó công ty lập ra bảng lương và tính lương thủ công bằng tay. Một số biểu mẫu: Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương. Nhóm 10 – Đề bài 17 7 Hình 2.1. Đơn xin việc của nhân viên Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương. Nhóm 10 – Đề bài 17 8 HỢP ĐỒNG LÀM VIỆC Điều 1: Ông, bà:.................................................... làm việc theo loại hợp đồng Từ ngày..........tháng......năm........đến ngày..........tháng.........năm....................... Thử việc từ ngày..........tháng......năm........đến ngày..........tháng.........năm......... Tại địa điểm:........................................................................................................ Chức vụ.........................................................và công việc phải làm:.................. Điều 2: Chế độ làm việc: Thời gian làm việc :............................................................................................. - Được cấp phát những dụng cụ làm việc gồm: .......................................... - Điều kiện an toàn và vệ sinh lđộng tại nơi làm việc theo quy định hiện hành của Nhà nước Điều 3: Nghĩa vụ, quyền hạn và các quyền lợi người lao động được hưởng như sau: 1. Nghĩa vụ: Trong công việc, chịu sự điều hành trực tiếp của ông, bà:.................... Hoàn thành những công việc đã cam kết trong hợp đồng lao động. Chấp hành nghiêm túc nội quy, quy chế của đơn vị, kỷ luật lao động, an toàn lao động và các quy định trong thoả ước lao động tập thể. 2. Quyền hạn: Có quyền đề xuất, khiếu nại, thay đổi, chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của Pháp luật lao động hiện hành. 3. Quyền lợi: - Phương tiện đi lại làm việc :……………………………………………. - Mức lương chính hoặc tiền công: ……được trả........lần vào các ngày …. và ngày ……hàng tháng. - Phụ cấp:…………………………………………………………………. - Được trang bị bảo hộ lao động gồm: …………………………………… Số ngày nghỉ hàng năm được hưởng lương (nghỉ lễ, phép, việc riêng):………………………………………………………………………….. Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương. Nhóm 10 – Đề bài 17 9 - Bảo hiểm xã hội: ……………………………………………………….. Được hưởng các phúc lợi: ……………………………………………… Được các khoản thưởng, nâng lương, bồi dưỡng nghiệp vụ, thực hiện nhiệm vụ hợp tác khoa học, công nghệ với các đơn vị ở trong hoặc ngoài nước:.................................................................................................................... - Được hưởng các chế độ ngừng việc, trợ cấp thôi việc, bồi thường theo quy định của pháp luật lao động Điều 4: Nghĩa vụ và quyền hạn của người sử dụng lao động: 1. Nghĩa vụ: Thực hiện đầy đủ những điều kiện cần thiết đã cam kết trong hợp đồng lao động để người lao động làm việc đạt hiệu quả. Bảo đảm việc làm cho người lao động theo hợp đồng đã ký. 2. Quyền hạn: Có quyền điều chuyển tạm thời người lao động, tạm ngừng việc, thay đổi, chấm dứt hợp đồng lao động và áp dụng các biện pháp kỷ luật theo quy định của pháp luật lao động. Điều 5: Điều khoản chung: 1. Những thỏa thuận khác: ................................................................................ 2. Hợp đồng lao động có hiệu quả từ ngày............tháng.............năm đến ngày ..... tháng ...... năm…… Điều 6: Hợp đồng lao động này làm thành (02) bản: - 01 bản do người lao động giữ. - 01 bản do người sử dụng lao động giữ. Làm tại : .............................................................................................................. Ngƣời lao động (Ký tên) Ngƣời sử dụng lao động (Ký tên, đóng dấu) Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương. Nhóm 10 – Đề bài 17 BẢNG CHẤM CÔNG Tháng ..... năm ...... Đơn vị: ....................Phòng: ................. STT Họ và tên Bậc lƣơng hoặc chức vụ Chấm công trong tháng Quy ra số công 1 2 3 .....30 31 Hƣởng Lƣơng sản phẩm Hƣởng Lƣơng thời gian Phép Thêm giờ Nghỉ hƣởng 100% lƣơng Nghỉ không lƣơng 1 .... Tổng cộng * * * * * * Ngƣời duyệt (Ký và viết rõ họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký và viết rõ họ tên) Ngƣời chấm công (Ký và viết rõ họ tên) Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương. Nhóm 10 – Đề bài 17 11 Ký hiệu chấm công: - Lương sản phẩm: K - Lương thời gian: + - Ốm điều dưỡng: Ô - Con ốm: C.ô - Thai sản: TS - Tai nạn: T - Tập quân sự: Q - Nghỉ phép: F - Hội nghị, học tập: H - Nghỉ bù: B - Nghỉ không lương: Ro - Ngừng việc: N - Lao động nghĩa vụ: LĐ - Nghỉ không lí do: O Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương. Nhóm 10 – Đề bài 17 PHIẾU XÁC NHẬN SẢN PHẨM HOÀN THÀNH Ngày ........ tháng ........ năm ....... Tên đơn vị (hoặc cá nhân): ........................................................... Từ ngày:……… đến ngày:………….. Số TT Tên sản phẩm Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá % thụ hƣởng Thành tiền Cộng * * Tổng số tiền viết bằng chữ .................................................................................. Ngƣời giao việc (ký và viết rõ họ tên) Ngƣời nhận việc (ký và viết rõ họ tên) Ngƣời kiểm tra chất lƣợng (ký và viết rõ họ tên) Nguời duyệt (ký và viết rõ họ tên) Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương. Nhóm 10 – Đề bài 17 13 2.2. Ưu, nhược điểm của hệ thống hiện tại Như vậy tất cả công việc trong công ty đều xử lý thủ công trên giấy tờ, việc này có những ưu điểm, đó là việc quản lý nhân viên và chấm công dễ dàng, không yêu cầu người thực hiện cần có những trình độ nhất định cũng thực hiện được. Tuy có những ưu điểm nhất định nhưng hệ thống hiện tại luôn gặp phải rất nhiều nhược điểm. Thứ nhất, lãng phí về tiền của vì số lượng sổ sách, giấy tờ mỗi ngày một tăng, khiến công ty lại có thêm một số chi phí phát sinh.Thứ hai, tất cả thông tin trong quá trình quản lý được lưu trên giấy tờ nên khó tránh khỏi mất mát, và khiến cho quá trình tìm kiếm thông tin gặp nhiều khó khăn.Thứ 3, mất thời gian và sai sót bởi việc chấm công, tính lương có thể gặp nhiều lỗi phát sinh, khi thực hiện tính toán thủ công có thể tính lương sai, chấm công thiếu. Thứ tư, theo hạn định tiền lương phải đến tay nhân viên nên quá trình chấm công và tính lương phải trong một khoảng thời gian nhất định, cho nên để nhân viên được lĩnh tiền lương nhanh chóng thì người tính lương rất vất vả để đưa ra được một bảng lương chính xác và cụ thể…v.v..v. Từ những điều đã phân tích như trên, để khắc phục những nhược điểm này, công ty sẽ áp dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý. 2.3. Giải pháp khắc phục vấn đề Như đã nói trên, công ty sẽ cần đến một chương trình quản lý nhân sự và tiền lương, cụ thể chương trình đó sẽ gồm các chức năng sau: 2.3.1. Chức năng quản lý: Quản lý các thông tin về hồ sơ lý lịch như mã số nhân viên, ngày sinh, nơi sinh, giới tính, sổ bảo hiểm, địa chỉ, điện thoại, chỗ ở hiện nay, đơn vị công tác, chức danh công tác, chức danh nghề….. Quản lý chi tiết thông tin về quan hệ thân nhân, về trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, chi tiết quá trình công tác của người lao động trước khi vào công ty cho đến thời gian Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương. Nhóm 10 – Đề bài 17 14 hiện tại. Quản lý thông tin các dự án.Theo dõi quá trình khen thưởng, kỷ luật, quá trình diễn biến lương của người lao động. 2.3.2. Thông tin hợp đồng Quản lý chi tiết về hợp đồng lao động giữa công ty với người lao động như hợp đồng thử việc, hợp đồng chính thức có xác định thời hạn, không xác định thời hạn. Theo dõi gia hạn hợp đồng và lưu trữ hồ sơ khi người lao động nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng. 2.3.3. Thông tin điều chuyển nhân sự Theo dõi quá trình điều chuyển nhân sự trong nội bộ công ty, theo dõi được tại thời điểm bất kỳ nhân viên đang ở phòng ban nào. 2.3.4. Thông tin quản lý chính sách của người lao động Theo dõi quyền lợi của người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, chế độ nghỉ phép, nghỉ dưỡng sức, ốm đau, thai sản. 2.3.5. Quản lý lương cho lao động gián tiếp Tính lương cho các nhân viên theo giờ làm việc, cập nhật ngày công thực tế làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, đi học. Tính toán và phân bổ các khoản lương, thưởng theo hệ số hưởng lương doanh thu của từng nhân viên. Quản lý các khoản thưởng đột xuất, Tết, Lễ, phần trích nộp thuế thu nhập cá nhân, phần trích nộp bảo hiểm xã hội. Quản lý tiền lương cho lao động hưởng lương khoán sản phẩm: cập nhật giá trị tiền lương được hưởng căn cứ theo số lượng và đơn giá của sản phẩm hoàn thành đã thực hiện được, cập nhật ngày công thực tế làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, đi học. Tính toán và phân bổ các khoản lương, thưởng theo hệ số công việc của từng nhân viên. * Cách tính lƣơng: Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương. Nhóm 10 – Đề bài 17 15 Công ty căn cứ vào bảng lương chế độ và bảng tổng hợp quỹ tiền lương đạt theo sản phẩm để tính trả lương cho người lao động. Công ty áp dụng hai hình thức trả lương, đó là: Hình thức trả lương theo sản phẩm xác định số tiền lương trả cho người lao động dựa vào sản phẩm làm ra và đơn giá tiền cho sản phẩm, lương sản phẩm chỉ được tính khi sản phẩm đó đã hoàn thành. Một sản phẩm có thể có nhiều người tham gia và một người có thể tham gia vào thực hiện nhiều sản phẩm. Lsp = Ni * ĐGi * Ki Trong đó: Lsp là tiền lương tính theo sản phẩm; Ni là s