Đề tài Phân tích thiết kế hệ thống thông tin Quản lý Bán Điện Thoại

Nhận xét của giáo viên ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... MỤC LỤC Trang Nhận xét của giáo viên. MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Chương 1: Khảo sát hiện trạng Đánh giá hiện trạng Khảo sát thực tế Hiện trạng tại cửa hàng Đánh giá hiện trạng Ưu nhược điểm của phương thức hoạt động cũ của cửa hàng Các chức năng của hệ thống Quản lý danh mục Nhập hàng Xuất hàng Thống kê Tìm kiếm Chương II. Tìm hiều ngôn ngữ lập trình visual Basic 6.0 và cơ sở dữ liệu Microsoft access I.Microsoft Access II. Visual Basic 6.0 Chương III. Phân tích thiết kế hệ thống Biều đồ phân cấp chức năng Biểu đồ phân luồng dữ liệu Mô hình thực thể liên kết Các khái niệm của mô hình quan hệ Quan hệ và mô hình quan hệ Mô hình thực thể liên kết IV.Thiết kế cơ sở dữ liệu Chương IV.Thiết kế thuật toán xử lý Chương V. Thiết kế form chương trình KẾT LUẬN Tài liệu tham khảo LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học ký thuật thì công nghệ thông tin là một trong những lĩnh vực có nhiều đóng góp thiết thực nhất, công nghệ thong tin có mặt trong hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống, đặc biệt công nghệ thông tin là một công cụ hỗ trợ rất đắc lực trong công tác quản lý. Chúng ta dễ dàng thấy được việc đưa tin học vào trong quản lý kinh doanh là một trong những ứng dụng quan trọng trong rất nhiều ứng dụng cơ sở dữ liệu .nhờ vào công tác tin học hóa mà công việc quản lý và điều hành doanh nghiệp tỏ ra rất nhanh chóng và hiệu quả. Chính vì lẽ đó mà cơ sở dữ liệu như là một giải pháp hữu hiệu nhất cho các doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển một cách nhanh chóng. Điện thoại di động là một phương tiện đang rất phổ biến và cần thiết hiện nay. Do đó nhu cầu ứng dụng cơ sở dữ liệu trong việc quản lý những siêu thị , cửa hang bán điện thoại là hết sức thiết thực. vì vậy em chọn đề tài phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý cửa hàng bán điện thoại làm đề tài Hệ thống được phân tích và thiết kế theo phương pháp có cấu trúc và được cài đặt trên môi trường visual Basic 6.0 và được thiết kế dữ liệu trên ngôn ngữ access, các chương tiếp theo sẽ nói rõ hơn về vấn đề này Mặc dù có nhiều cố gắng nhưng vốn kiến thức chưa sâu nên không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong được sự góp ý của thầy và các bạn để báo cáo được hoàn thiện hơn Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Thực Hiện Đặng Thị Thu Hiền Chương I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG I.ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG 1.Khảo sát thực tế -Nhằm phục vu nhu cầu truyền thông ngày càng cao của con người, hoạt động kinh doan điện thoại di động ngày càng phát triển mạnh mẽ trong xu hướng bán lẻ của các doanh nghiệp. Tù thực tế khảo sát các cửa hàng ĐTDĐ trên thị trường cho thấy, đa số các cửa hàng ĐTDĐ đều chưa có phần mềm quản lý, các phương pháp quản lý đêut thực hiện thủ công chủ yếu bằng ghi chép sổ sách…Nhằm giảm thao tác thủ coog, mang lại tính chính xác và hiệu quả cao trong công tác quản lý hoạt động kinh doanh. -Với mục tiêu nhằm khắc phục được những vấn đề này nên em sẽ đi sâu timfm hiểu về cách tổ chức quản lý cửa hàng bán điện thoại di động với những nội dung chính sau: * Quản lý Nhập xuất( Nhập hàng, xuất hàng..) * Quản Lý nhân sự(khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên..) * Tìm kiếm( Tìm khách hàng, tìm điện thoại) * Báo cáo(báo cáo nhập hàng, xuất hàng, tồn kho, doanh thu) 2. Hiện trạng tại cửa hàng Nhập: +Nguồn hàng nhập về của cửa hàng chủ yếu qua 2 mối chính là: Nhập hàng trực tiếp từ công ty hay xí nghiệp sản xuất ra sản phẩm cửa hàng cần(có hóa đơn chứng từ ban giao hàng hóa, tiền và các giấy tờ đi kèm sản phẩm khác đầy đủ) Nhập hàng gián tiếp thông qua các người giao hàng(đa phần không có hóa đơn giao hàng,tiền và các giấy tờ khác dựa trên lòng tin giữa cửa hàng và người giao hàng là chính) các thông tin giao hàng chỉ được lưu trong một giấy tờ đơn giản gồm các thông tin chính như tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị. +Mục tiêu hàng nhập: Các loại điện thoại được tiêu thu mạnh trong kỳ(theo tháng). Các mặt hàng hợp thị hiếu. Từ các nguồn nhập có giá thành nhập thấp. Các mặt hàng của các cơ sở sản xuất hay người giao hàng có lượng sản phẩm lỗi ít. +Các yếu tố của sản phẩm được chủ cửa hàng kiểm tra là: Số lượng của sản phẩm. Chất lượng của sản phẩm. Loại sản phẩm. Giá thành của các sản phẩm và cập nhật sự thay đổi về giá nhập. Xem xét các thông số kỹ thuật. Các giấy tờ đi kèm của sản phẩm. +Các thông tin về số lượng, chất lượng, giá nhập, nơi nhập được lưu vào sổ theo dõi hàng. Xuất: Theo thể thức trao nhận tiền hàng trực tiếp tại cửa hàng giữa khách hàng và chủ cửa hàng không có sổ thống kê các sản phẩm đã xuất ra. Các yếu tố được kiểm tra trước khi xuất là: Số lượng, chất lượng, loại hàng. Các thông số kỹ thuật của sản phẩm. Các chú ý, đặc điểm của sản phẩm. Hoàn thiện các giấy tờ đi kèm của sản phẩm. Thuế của sản phẩm dựa trên các thuế được đánh vào cửa hàng Các khách hàng nợ hàng đều được lưu trong sổ nợ. Các sản phẩm sau khi được bán đi sẽ được thay đổi lại số lượng trong sổ theo dõi hàng. Lưu theo dõi hàng: Các thông số về số lượng, lượng hàng trả lại của các sản phẩm trong theo dõi hàng đều được lưu lại trong sổ theo dõi hàng. Các thông số thường được chủ cửa hàng thống kê: Các mặt hàng bán chậm. Các mặt hàng tồn theo dõi hàng quá lâu. Các mặt hàng bị trả lại hay bảo hành quá nhiều Khách hàng: Vì cửa hàng đa phần là khách quen nên về khách hàng đều được chủ cửa hàng nhớ(tùy theo mỗi khách hàng có sự ưu đãi khi mua hàng khác nhau). Các yếu tố được thống kê: Các yêu cầu của khách hàng về các loại sản phẩm. Các mặt hàng hợp thị hiếu. Tổng hợp các khách hàng quen của cửa hàng. 3. Đánh giá hiện trạng. -Các mặt hàng Điện Thoại nhập vào kho sẽ được ghi vào phiếu nhập gồm các thông tin như sau : số phiếu nhập, ngày, nhà cung cấp sản phẩm, những loại điện thoại, số lượng mỗi loại, lý do nhập, nhân viên giao hàng, tổng giá trị phiếu nhập. -Các mặt hàng điện thoại được xuất khỏi kho sẽ được ghi vào phiếu xuất với những thông tin: Số phiếu xuất, ngày xuất, tên khách hàng, loại máy điện thoại, số lượng mỗi loại, đơn giá, nhân viên bán hàng, tổng giá trị phiếu xuất. -Tronh cùng một phiếu nhập hay xuất có thể nhập hay xuất nhiều loại máy điện thoại. Lúc lập phiếu, nếu cần có thể xem hoặc in ra cho đối tác. Và trong lúc nhập xuất thì nhân viên kho yêu cầu được biết ngay số lượng tồn kho thực tế hiện có của điện thoại này 4. Ưu nhược điểm của phương thức hoạt động cũ của cửa hàng. Ưu điểm: Cửa hàng hoạt động nhanh tích cực trong các hoạt động nhập, xuất hàng hóa. Các yếu tố được kiểm tra trong các yếu tố nhập, xuất, khách hàng, hay theo dõi hàng khá đầy đủ. Do việc xuất, nhập hàng hóa đa phần đều dựa trên lòng tin tưởng giữa cửa hàng và người giao hàng cũng như của cửa hàng và khách hàng nên việc nhập hay xuất hàng khá đảm bảo. Các thông tin cơ bản về sản phẩm đều được lưu trong một gốc dữ liệu là sổ lưu theo dõi hàng tiện trong việc tra cứu. Nhược điểm: + Nhập hàng Nhập hàng thông qua người giao hàng không có các giấy tờ cần thiết để chứng tỏ hàng giao đảm bảo chất lượng, không có sự giàng buộc giữa cửa hàng và người giao về việc chịu trách nhiệm về sản phẩm. Không lưu lại được các cơ sở sản xuất nào thường hay có hàng bị lỗi,một số các thông tin khác về sản phẩm hay không được lưu lại nên việc tìm kiếm về các thông tin này một số lúc gặp khó khăn. Các thông tin về sản phẩm thường thay đổi không có chuẩn quy định làm cho sổ theo dõi hàng không có một chuẩn chung nên làm cho việc tra cứu trở nên khó khăn. + Xuất hàng Hàng hóa được bàn giao theo thể thức trao đổi trực tiếp không có hóa đơn này thường không kiểm soát được mặt hàng nào là của cửa hàng mình bán ra, đặc điểm của loại hàng mình bán cho khách hàng sẽ gây ảnh hưởng tới việc bảo hành hay các vấn đề sau khi bàn giao sản phẩm. + Lưu theo dõi hàng Các thông tin nhập vào thường thay đổi không có chuẩn quy định làm cho sổ theo dõi hàng không có một chuẩn chung nên làm cho việc tra cứu gặp khó khăn. + Khách hàng Không kiểm soát được lượng khách mới đến với cửa hàng. Không đánh giá được các khách hàng tiềm năng cho cửa hàng. Khi sảy ra trục trặc về sản phẩm của khách hàng mới thì rất khó trong việc kiểm tra sản phẩm hay các đề ra các ưu đãi cho lớp khách hàng mới này. Các yếu tố tuy được đánh giá khá đủ nhưng lại không được lưu lại nên không thể xem lại khi cần. II. CÁC CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG Quản lý danh mục: Các danh mục cần quản lý: Khách hàng. Hàng. Nhà cung cấp . Danh sách khách hàng được nhập vào gồm các thông tin sau: Tên khách hàng. Địa chỉ. Số điện thoại(nếu có). Danh sách hàng được nhập vào gồm các thông tin sau: Tên hàng. Loại hàng. Đơn vị. Số lượng. Giá nhập. Giá bán. Ghi chú. Danh sách nhà cung cấp hàng được nhập vào gồm các thông tin sau: Tên nhà cung cấp. Địa chỉ. Số điện thoại. quản lý Nhập Hàng Kiểm tra nguồn nhập hàng với hàng hoá. Nhận biên bản kiểm tra từ bộ phận kĩ thuật để xem hàng hoá có đạt tiêu chuẩn hay không để trả lại hàng hoá không đạt yêu cầu. Trong quá trình nhập chứng từ giao hàng vào máy tính để làm phiếu nhập trong trường hợp là mặt hàng cũ thì sẽ đưa vào danh sách có mã “hàng cũ” trong tổng loại hàng hoá. Hàng mới thì sẽ gán mã “hàng mới” và đưa vào danh sách hàng hoá mới nhập. Sau khi nhập xong chứng từ giao hàng, nhân viên nhập kho sẽ in một phiếu nhập để lưu trữ trong hồ sơ của bộ phận kho, còn một bản đưa sang bộ phận quản trị mạng. Quản Lý Xuất hàng Khi giao hàng nhân viên giao hàng sẽ điền đầy đủ thông tin về giao dịch vào hóa đơn mẫuCác thông tin về sản phẩm được tìm ở danh sách để giới thiệu cho khách hàng các thông tin về khách hàng mua hàng sẽ được tìm trong danh sách khách để có thể có các ưu đãi cần thiết. Nếu có xuất hiện khách hàng mới thông tin về khách sẽ thêm vào theo danh sách . Thông tin về hàng trả lại cũng sẽ được kiểm tra và được lưu vào sổ theo dõi hàng Các thông tin được nhập vào các bảng nói trên được lưu lại qua sổ theo dõi xuất hàng theo định kỳ. để có những quyết định trong các sản phẩm kinh doanh sắp tới cũng như phương thức hoạt động của cửa hàng. Thuế của các sản phẩm được định ra từ các hóa đơn thuế của cửa hàng Khi xuất số lượng của từng mặt hàng sẽ được thay đổi trong sổ theo dõi hàng Thống kê: Mọi thông số đều được tìm kiếm đễ dàng. Các thông số được thống kê là: Danh sách khách hàng mua nhiều nhất được thống kê dựa vào danh sách xuất. Danh sách nhà cung cấp sản phẩm ít bị lỗi nhất dựa vào sổ theo dõi hàng và danh sách hàng hóa. Danh sách mặt hàng bán chạy nhất thống kê dựa vào danh sách xuất. Danh sách mặt hàng bị lỗi nhiều nhất dựa vào sổ theo dõi hàng và danh sách hàng hóa. Danh sách mặt hàng tồn theo dõi hàng nhiều nhất dựa vào sổ theo dõi hàng. Các thông tin này rất cần thiết đối với cửa hàng. Tìm kiếm: Tìm kiếm nhà CC: Khi công ty cần tìm kiếm các sản của một nhà cung cấp nào đó mà chỉ nhớ mã của nhà cung cấp đó thì nhiệm vụ của chức năng này là tìm ra các thông tin khác của nhà cung cấp đó. Tìm kiếm Hàng:khi khách hàng đến yêu cầu mua 1 sản phẩm thì người bán hàng sẽ tìm kiếm xem hàng đó có trong kho hàng hay không Tìm kiếm khách hàng: khi KH đến mua sản phẩm thì bộ phận bán hàng cần kiểm tra xem KH đó là khách quen hay khách thường để có thể thanh toán theo hình thức cho ghi nợ hay không . Chương II. TÌM HIỂU NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH VISUAL BASIC 6.0 VÀ CSDL MICROSOFT ACCESS Microsoft Access Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu tương tác voíư người sử dụng và chạy trong môi trường Windows. Microsoft Access cho chúng ta một công cụ hiệu lực trong công tác tổ chức, tìm kiếm và biểu diễn thông tin. Microsoft Access cho chúng ta khả năng thao tác dữ liệu, khả năng liên kết và công cụ truy vấn mạnh mẽ, giúp quá trình tìm kiếm thông tin nhanh. Người sử dụng cũng có thể chỉ sử dụng một truy vấn để làm việc với các dạng cơ sở dự liệu khác nhau. Ngoài ra việc truy vấn bất kỳ lúc nào và xem nhiều cách hiển thị khác nhau. II. Visuabasic 6.0 Visuabasic 6.0 là ngôn ngữ lập trình thông dụng trên Windows. Visuabasic 6.0 hỗ trợ quản lý cơ sở dữ liệu và Internet, đặc biệt là việc quản lý cơ sở dữ liệu. Visuabasic 6.0 có nhiều tính năng mới, các điều khiển mới cho phép chúng ta viết các chương trình ứng dụng kết hợp với cá dao diện. Mặt khác, khi dùng Visuabasic 6.0 sẽ tiết kiệm thời gian và công sức so với ngôn ngữ lập trình khác. Visuabasic 6.0 gắn liền với khái niệm lập trình trực quan (Visua), nghĩa là khi thiết kế chương trình ta sẽ được thấy ngay kết quả của từng thao tác và dao diện. Đây là một thuận lợi lớn so với ngôn ngữ lập trình khác, Visuabasic 6.0 cho phép ta chỉnh sửa đơn giản và nhanh chóng về nhiều mặt trong đề tài ứng dụng. Bên cạnh đó, Visuabasic 6.0 còn hỗ trợ tính năng kết nối môi trường dữ liệu Access, SQL, … Việc liên kết dữ liệu có thể thực hiện bằng nhiều cách. Trong đó thiết kế DataEnvironment là một điểm mới trong Visuabasic 6.0. Nó dung để quản lý một cách trực quan việc liên kết một cơ sở dữ liệu.nghĩa là ta có một thiết kế DataEnvironment trong ứng dụng thì ta có thể quản lý tất các thông tin gắn liền với kết nối ở một nơi, chứ không phải là kỹ thuật nhúng thông tin kết nối trong CSDL của chương trình. Chương III. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG QL Bán Điện Thoại DĐ QL Hệ Thống QL Danh Mục Ql Nhập Hàng QLXuất Hàng Tìm Kiếm Đăng nhập Đăng Kí Thoát Dm Hàng hóa Dm Nhà cung cấp Dm Nhân Viên Dm Khách Hàng Ql Nhập In phiếu nhập QL Xuất In phiếu xuất In Phiếu Bảo Hành TK Hàng Hóa TK Nhà Cung Cấp TK Khách Hàng Dm Kho Thống kê, báo cáo Xuất hàng Nhập Hàng Công nợ 1. Quản lý danh mục Mục tiêu Chức năng quản lý danh mục là bao gồm quản lý các thông tin về hàng hóa, nhà cung cấp và khách hàng. Có các chức năng thêm, sửa, xóa, tìm. Chức năng chỉ làm việc với các thông tin đầy đủ. Các thông tin này sẽ đucọ truy xuất trực tiếp hỗ trợ cho việc nhập hàng xuất hàng thuận lợi và nhanh chóng. Đầu vào Với thông tin khách hàng được lấy từ hóa đơn xuất, mặt khác ban đầu được lấy từ việc hỏi trực tiếp khách hàng và được cập nhật trực tiếp trên giao diện của chức năng. Với thông tin về hàng được lấy từ phiếu nhập của cửa hàng Với thông tin về nhà cung cấp được lấy từ phiếu nhập của cửa hàng Đầu ra Các thông tin về khách hàng được lưu vào nguồn dữ liệu khách hàng Các thông tin về hàng được lưu vào nguồn dữ liệu hàng Các thông tin về nhà cung cấp được lưu vào nguồn dữ liệu nhà cung cấp 2. Quản lý nhập hàng Mục tiêu Tạo lập ra chức năng này để dễ dàng trong quản lý việc nhập một cách chính xác và chi tiết và in ra phiếu nhập nhằm tạo sự giằng buộc chịu trách nhiệm đối với sản phẩm của người cung cấp sản phẩm. Các dữ liệu được nhập vào đây được trực tiếp xử dụng để tạo lập ra danh sách nhập theo dõi theo định kỳ. Giúp cho cửa hàng dễ dàng theo dõi việc nhập hây rút ra xu thế hàng hóa và các đánh giá khác. Có các chức năng thêm, sửa, xóa và tìm kiếm. Đầu vào Đầu vào của chức năng này là phiếu nhập của cửa hàng, sổ kho, và cơ sở của danh mục lập được về hàng hóa và nhà cung cấp Đầu ra Đầu ra của chức năng này là nhập vào cơ sở dữ liệu nhập 3. Quản lý xuất hàng Mục tiêu Nhằm đơn giản hóa chức năng bán hàng này và in ra phiếu xuất của cửa hàng để xác định xuất xứ của sản phẩm do cửa hàng mình cung cấp để phục vụ cho công việc bảo hành. Xác định các yêu cầu vận chuyển, bảo hàng. Có các chức năng thêm, sửa, xóa và tìm kiếm. Đầu vào Đầu vào của in phiếu xuất và xuất là hóa đơn xuất, sổ kho Đầu vào của bảo hành bao gồm: hóa đơn xuất, của cửa hàng, sổ theo dõi hàng Đầu vào của vận chuyển là hóa đơn xuất Đầu ra Đầu ra của quản lý xuất là hai cơ sở dữ liệu đó là xuất và bảo hành 4. Tìm kiếm Mục tiêu Giúp người dung nhanh chóng tìm thấy những thông tin mà họ cần tìm. Đầu vào Đầu vào của chức năng này là tất cả các cơ sở dữ liệu đã lập được từ các chức năng trên Đầu ra Danh sách các thông về các mặt khác nhau mà người dùng cần tìm BIỂU ĐỒ PHÂN LUỒNG DỮ LIỆU 1.Biểu đồ luồng dữ liệu ở mức ngữ cảnh Nhân Viên Quản lý bán hàng Người quản lý Nhập Dữ liệu Hóa Đơn Bán hàng Yêu cầu thống kê Kết quả thống kê, báo cáo 2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh QL Nh