Đề tài Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý hộ gia đình

1 . Khảo sát hiện trạng và thu thập thông tin 1.1 Mẫu kế hoạch phỏng vấn Kế hoạch phỏng vấn Người được hỏi: Trung tá- Phạm văn thanh Người phỏng vấn : Nguyễn Xuân Hưng Địa chỉ : Phù Lưu Tế-Mỹ Đức-Hà Tây Thời gian hẹn :Ngày 1/4/06 Thời gian bắt đầu :14h 30 phút Thời điểm kết thúc :15h 15 phút Đối tượng : Trung tá- Phạm Văn Thanh . Người được phỏng vấn là người làm các công việc quản lý nhân khẩu ở Phù Lưu Tế-Mỹ Đức-Hà Tây. Mục đích của công việc phỏng vấn là hiểu được công việc của phòng quản lý nhân khẩu. Trình độ của người được hỏi: Là cán bộ làm trong nghành công an ,có nhiều năm kinh nghiệm công tác trong việc quản lý hộ khẩu của địa phương . Chương trình : - Giới thiệu về bản thân người đi phỏng vấn , và người được phỏng vấn. - Chủ đề chính : công việc quản lý hộ khẩu, nhân khẩu. Xin phép được ghi âm . Câu hỏi : Câu hỏi và trả lời 1. Câu hỏi và trả lời 2. …….. Tổng hợp các nội dung ý kiến của người được hỏi. Kết thúc phỏng vấn và thỏa thuận. Thời gian : 5 Phút 7 phút 10 phút 15 phút 10 Phút (Dự kiến tổng cộng 40 phút) 1.2 Phiếu phỏng vấn Phiếu Phỏng vấn Dự án : Quản lý hộ khẩu Tiểu dự án :Quản lý hộ khẩu Người được hỏi :Trung tá- Phạm văn thanh Ngày : 21/04/06 Người hỏi : Nguyễn Xuân Hưng Câu hỏi Ghi chú Câu1 : Bác hãy cho biết công việc quản lý nhân khẩu của địa phương ta gồm những công việc nào? . Câu2 : Bác có thể cho chúng cháu biết từng công việc cụ thể được không ?. ………………………………….. Trả lời 1 : Công việc quản lý hộ khẩu gồm các công việc sau: Quản lý hộ gia đình Cấp giấy tạm vắng Cấp tạm trú Làm chuyển khẩu Trả lời 2 : Công việc của từng phần cụ thể như sau: 1 - Quản lý hộ gia đình : Chúng tôi quản lý hộ khẩu thông qua “ Sổ Hộ Khẩu”, sổ này theo mẫu chung của nhà nước 2 - Cấp giấy tạm vắng: Khi người dân đến xin tạm vắng chúng tôi yêu cầu họ điền đầy đủ thông tin của họ vào trong phiếu khai báo tạm vắng . 3 - Cấp tạm trú: khi có người đến xin tạm trú thì chúng tôi cần phải yêu cầu họ xuất trình CMTND hoặc giấy tạm vắng của địa phương mình cư trú (Trong trường hợp tạm trú dài ngày ). Trong trường hợp nếu chỉ qua một vài ngày thì chỉ phải trình giấy tờ tuỳ thân ( CMTND, Thẻ Sinh viên …..) 4 - Làm chuyển khẩu : Khi một người dân đến xin chuyển khẩu thì phải có phiếu khai báo tạm vắng, giấy chứng nhận chuyển đi của địa phương nơi người đó đang cư trú, sổ hộ khẩu và điền đầy đủ thông tin vào trong các giấy tờ sau : - Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu. - Bản khai nhân khẩu. Đánh giá chung : - Người được hỏi hình như không bận lắm ,phòng làm việc ngăn nắp và rất cẩn thận . - Có thể kết luận được vấn đề, thu thập được một số mẫu giấy tờ : Giấy tạm vắng, bản sao sổ hộ khẩu, ... 1.3 Lưu đồ công việc khi phỏng vấn Dự án Tiểu dự án : Quản lý hộ khẩu Trang 1 Loại : lưu đồ Nhiệm vụ : Làm chuyền khẩu Ngày: 23/4/06 Địa phương Người quản lý Bên ngoài Tiếp nhận Khẩu (T3) (D2) Phiếu khai báo tạm vắng (D3) Bản khai nhân khẩu Làm chuyển khẩu (T1) (D7) Giấy chứng nhận chuyển đi (D6) Chứng minh thư nhân dân (D5) Giấy tạm trú ( D1 ) Sổ hộ khẩu (D4) Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu (D8) Báo cáo Nhận khẩu, kiểm tra khẩu (T2) Người dân 1.5 Bảng mô tả chi tiết tài liệu Dự án Tiểu dự án : Làm giấy tạm trú Trang 3 Loại : phân tích hiện trạng Mô tả dữ liệu Số tt : 10 Ngày: 23/04/06 Tên dữ liệu : Họ tên khai sinh Định nghĩa : Là tên của công dân sống và làm việc trên đât nước việt nam, cho phép xác định tên mổi công dân việt nam . Cấu trúc : Kiếu ký tự, gồm 30-40 ký tự , viết hoa . Khuôn dạng : Loại hình: Số Lượng: Ví dụ : NGUYỄN NGỌC HẢI Lời bình :Tên mỗi công dân thường có tên đầy đủ và viết hoa( kèm theo bí danh nếu có ) . 1.6 Bảng mô tả chi tiêt công việc Dự án Tiểu dự án : Làm giấy tạm trú Trang 15 Loại : Phân tích hiên trạng Mô tả công việc Stt : 4 Ngày: 23/04/06 Công việc : làm giấy tạm trú Điều kiện bắt đầu : - Người dân xin tạm trú - Có giấy khai báo tạm vắng Thông tin đầu vào: CMTND, Giấy khai báo tạm vắng của địa phương nơi cư trú. Kết quả đầu ra :Giấy tạm trú được cấp Nơi sử dụng :Trong Phường /Xã . Tầm xuất :Tuỳ thuộc vào các ngày trong tuần , hay vào từng thời điểm. Thứ 7 ,chủ nhật : không xẩy ra Thời lượng : 30 phút Quy tắc : Tất cả các giấy tời phải có dấu chứng nhận của công an Xã/Phường . 1.7.Bảng tổng hợp công việc Số tt Mô tả công việc Vị trí làm việc Tầm xuất Hồ sơ vào Hồ sơ ra T1 Làm phiếu khai báo tạm vắng : Xuất phát từ yêu cầu từ yêu cầu thực tế theo quy định của nhà nước, để quản lý công dân theo hiến pháp và pháp luật ,khi di chuyển từ nơi cư trú tới một địa phương khác công dân phải làm giấy tạm vắng theo mẫu của nhà nước và được trương công an nơi cư trú xác nhận , đóng dấu ký tên . Quản lý hộ khẩu 8-10 giấy một ngày D1 D2 T2 Làm chuyển khẩu: Khi gia đình có người nào đó chuyển đến nơi ở mới hoặc tách ra hộ khẩu mới thì làm thủ tục chuyển khẩu theo mẫu quy định của nhà nước quy định. Quản lý hộ khẩu 8-10 giấy một ngày D1 D2 T3 Tiếp nhận Khẩu : Là nơi lưu trữ, tiếp nhận hộ khẩu của công dân . Quản lý hộ khẩu 1-2 giấy một ngày D1 D1 1.6 Bảng tổng hợp hồ sơ tài liệu Số tt Tên – vai trò Công việc liên quan D1 Sổ hộ khẩu: Ghi thông tin về nhân khẩu trong hộ gia đình T1 ,T2 D2 Phiếu khai báo tạm vắng: Xác nhận của công an địa phương về nơi cư trú và muốn tạm trú ở nơi khác. T1 D3 Bản khai nhân khẩu: Các thông tin cùa người khai. T1 D4 Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu: Các thông tin của người báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu. T1 , T2 D5 Giấy tạm trú: Do công an xã / phường nơi cư trú tạm thời cấp. T1,T2 D6 Chứng minh thư nhân dân: Là giấy tờ cá nhân, ghi thông tin của mỗi công dân Việt Nam T1, T2 D7 Giấy chứng nhận chuyển đi: chứng nhận là công dân đó đã tách khẩu khỏi khẩu cũ. T1 D8 Báo cáo: Là bản tổng kết các kết quả của quá trình quản lý nhân khẩu . T2 1.7 Bảng tổng hợp từ điển dữ liệu Số tt Tên gọi ý nghĩa Kiểu cỡ Khuôn dạng Lĩnh vực Quy tắc rằng buộc 1 Số giấy tạm trú Ký tự 15 xxx/năm Kế toán Số 2 Họ tên khai sinh Ký tự 30 Kế toán Viết hoa 3 Ngày hóa đơn ngày 8 dd-mm-yy Kế toán Số 4 … … … … …. …. 2. Mô hình nghiệp vụ 2.1. Mô tả bài toán : Bộ phận quản lý hộ khẩu sẽ quản lý các hộ gia đình thông qua sổ hộ khẩu theo mẫu quy định của nhà nước. Khi gia đình có ai đó đi xa dài ngày thì phải đến cơ quan địa phương, nơi công dân ấy đang cư trú để làm thủ tục xin cấp giấy tạm vắng có thời hạn (cụ thể là tối đa 6 tháng). Nếu công dân là đối tượng đang bị quản thúc tại địa phương có thời gian bị quản thúc thì không được phép xin giấy tạm vắng trong thời gian đó. Người cần cấp giấy tạm vắng sẽ trình sổ hộ khẩu và cung cấp thông tin cho người có thẩm quyền để được cấp giấy tạm vắng. Khi gia đình có người nào đó chuyển đến nơi ở mới hoặc tách ra hộ khẩu mới thì làm thủ tục chuyển khẩu theo quy định của nhà nước. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày chuyển đến nơi ở mới thì người đó phải đến trụ sở công an xã/phường/thị trấn nơi chuyển đến để làm thủ tục đăng ký. Thủ tục gồm: Phiếu khai báo tạm vắng, giấy chứng nhận chuyển đi của địa phương nơi người đó đã cư trú(hoặc giấy tờ khác thay thế theo qui định), sổ hộ khẩu gia đình và điền đầy đủ thông tin vào trong các giấy tờ sau : - Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu. - Bản khai nhân khẩu. Bản khai nhân khẩu nếu thuộc một trong các điều kiện sau: + Người từ tỉnh, thành phố trực thuộc TW khác chuyển đến. + Người ở nước ngoài về nước. + Người chấp hành xong phạt tù. + Người thuộc lực lượng quân đội nhân dân và công an nhân dân khi đăng ký hộ khẩu gia đình. Nều người nào đó được cư trú tạm thời trong một khoảng thời gian thì phải khai báo với bộ phận quản lý hộ khẩu để được cấp giấy tạm trú. Thẩm quyền cấp giấy: - Trưởng công an xã/phường/thị trấn ký giấy đăng ký tạm trú có thời hạn cho hộ gia đình hoặc cho cá nhân tạm trú( thời hạn tối đa không quá 12 tháng). Khi giấy hết hạn, người tạm trú tiếp tục ở lại thì phải đến cơ quan công an nơi cấp giấy để xin gia hạn hoặc xin cấp lại (thời hạn mỗi lần gia hạn cũng không quá 12 tháng). Trong thời hạn không quá 7 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan công an phải trả kết quả cho công dân. Thủ tục gồm: CMTND hoặc giấy tạm vắng của địa phương mình cư trú (Trong trường hợp tạm trú dài ngày ). Trong trường hợp nếu chỉ qua một vài ngày thì chỉ phải trình giấy tờ tuỳ thân ( CMTND, Thẻ Sinh viên …..) 5 Ban quản lý họ khẩu sẽ có những báo cáo thường kỳ về số nhân khẩu của địa phương và những sự thay đổi về Hộ Khẩu cho lãnh đạo. 2.1 Bảng phân tích chức năng và hồ sơ dữ liệu. Động từ + Bổ ngữ Danh từ Nhận xét Chú ý Quản lý hộ gia đình Cấp giấy tạm vắng Làm chuyển khẩu Cấp giấy tạm trú Lập báo cáo -Sổ hộ khẩu -UBND xã/phường -Phiếu khai báo tạm vắng -Người dân -Bộ phận quản lý -Bàn khai nhân khẩu -Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu -Giấy chứng nhận chuyển đi -Chứng minh thư nhân dân -Giấy tạm trú -Báo cáo -Lãnh đạo -Sổ quản lý hộ khẩu Hồ sơ DL = Hồ sơ DL Tác nhân Tác nhân Hồ sơ DL Hồ sơ DL Hồ sơ DL Hồ sơ DL Hồ sơ DL Hố sơ DL Tác nhân Hồ sơ DL 2.2 Liệt kê các hồ sơ tài liệu được sử dụng Tên hồ sơ tài liệu Mẫu D1 Sổ hộ khẩu D2 Phiếu khai báo tạm vắng. D3 Bản khai nhân khẩu. D4 Phiếu thay đổi hộ khẩu nhân khẩu. D5 Giấy tạm trú. D6 Chứng minh thư nhân dân. D7 Giấy chứng nhận chuyển đi D8 Báo cáo. D9 Sổ quản lý hộ khẩu NK3a NK8 NK1 NK5 NK3d NK7 2.3 .Biểu đồ ngữ cảnh Xin chuyển khẩu HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỘ KHẨU, NHÂN KHẨU Thực hiện chuyển khẩu Yêu cầu báo cáo Xin cấp giấy tạm vắng Người dân Lãnh đạo Báo cáo Thông báo Cấp giấy tạm vắng Xin cấp giấy tạm trú Thông báo Cấp giấy tạm trú 2.4 Biểu đồ phân rã chức năng Quản Lý Hộ khẩu, Nhân khẩu 4. Cấp giấy tạm trú 2. Cấp giấy tạm vắng 5. Báo cáo 3 . Làm chuyển khẩu 1. Quản lý hộ gia đình 3.1.Kiểm tra Giấy Tạm Vắng 5.1. Lập báo cáo 1.1 .Lập hộ khẩu 4.1. Kiểm tra CMTND 2.1.Kiểm tra sổ hộ khẩu 3.2. Kiểm tra giấy chứng nhận chuyển đi 4.2. Làm giấy Tạm Trú 2.2.Làm giấy tạm vắng 3.3.Kiểm tra Sổ Hộ Khẩu 3.4.Ghi phiếu báo thay đổi hộ khẩu Nhân Khẩu 3.5.Ghi bản khai nhân khẩu 2.5 Mô tả chi tiêt chức năng lá 1.1 Lập sổ hộ khẩu : Là làm việc ghi danh sách các thành viên trong gia đình, với một người là chủ hộ. Khi có một thành viện mới trong gia đình thì điền thêm thông tin của thành viên đó vào trong sổ hộ khẩu . 2.1. Kiểm tra Sổ Hộ Khẩu : Khi muốn thay đổi Hộ Khẩu, chuyển Hộ Khẩu, làm Giấy Tạm Vắng thì phải trình Sổ Hộ Khẩu cũ cho cơ quan chức năng kiểm tra để xác minh, đồng thời thay đổi thông tin cần thiết. 2.2. Làm giấy tạm vắng: Khi kiểm tra sổ hộ khẩu của công dân thì ban quản lý hộ khẩu sẽ cấp giấy tạm vắng theo nguyện vong của công dân. 3.1. Kiểm tra giấy tạm vắng: Khi có yêu cầu làm chuyển khẩu của công dân thì ban quản lý hộ khẩu trước tiên sẽ kiểm tra giấy tạm vắng của công dân đó để xác minh . 3.2. Kiểm tra giấy chứng nhận chuyển đi: Sau khi kiểm tra giấy tạm vắng, thì ban quản lý sẽ yêu cầu xuất trình giấy chứng nhận chuyển khẩu để chứng tỏ rằng công dân đó đã làm thủ tục tách khẩu khỏi khẩu cũ để chuyển khẩu mới. 3.3. Kiểm tra sổ hộ khẩu: Ban quản lý hộ khẩu sẽ kiểm tra sổ hộ khẩu cũ trước khi làm thủ tục chuyển khẩu cho công dân. 3.4.Ghi phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu: Khi muốn thay đổi Hộ Khẩu thì phải trình Sổ Hộ Khẩu cũ cho cơ quan chức năng kiểm tra để xác minh, đồng thời thay đổi thông tin cần thiết. 3.5. Ghi bản khai nhân khẩu : Khi muốn thay đổi Hộ Khẩu ,chuyển Hộ Khẩu thì phải đến cơ quan chức năng khai báo thông tin nhân khẩu gia đình để làm lai Sổ Hộ Khẩu. 4.1. Kiển tra CMTND : Xem các thông tin của công dân - người xin tạm trú rồi cấp giấy tạm trú. 4.2. Làm giấy Tạm Trú : Khi một công dân tạm thời chuyển nơi cư trú từ địa phương có hộ khẩu đến nơi khác thì phải làm giấy Tạm Trú tại nơi địa phương công dân đến. 5.1. Lập báo cáo : Ban quản lý họ khẩu sẽ có những báo cáo thường kỳ về số nhân khẩu của địa phương và những sự thay đổi về Hộ khẩu cho lãnh đạo. 2.6 Ma trận thực thể chức năng . Các Thực Thể D1 Sổ hộ khẩu D2 Phiếu khai báo tạm vắng D3 Bản khai nhân khẩu D4 Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu D5 Giấy tạm trú D6 Chứng minh thư nhân dân D7 Giấy chứng nhận chuyển đi D8 Báo cáo D9 Sổ quản lý hộ khẩu Các Chức Năng Nghiệp Vụ D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 1.1 Lập sổ hộ khẩu C R 1. Quản lý hộ gia đình U 2.1 Kiểm tra sổ hộ khẩu R 2.2 Làm phiếu khai báo tạm vắng R C 2. Cấp giấy tạm vắng R C 3.1 Kiểm tra phiếu khai báo tạm vắng R 3.2 Kiểm tra giấy chứng nhận chuyển đi R 3.3 Kiểm tra sổ hộ khẩu R 3.4 Ghi phiểu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu R C R 3.5 Ghi bản khai nhân khẩu C R 3. Làm chuyển khẩu C R R R R U 4.1 Kiểm tra CMTND R 4.2 Làm giấy tạm trú C R 4. Cấp giấy tạm trú C R 5.1 Lập báo cáo U C 5. Báo cáo C R 2.7 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0. 1.0 Quản lý hộ gia đình Sổ Hộ khẩu D1 Người dân Xin cấp giấy tạm vắng Sổ Hộ khẩu Phiếu khai báo tạm vắng D2 2.0 Cấp giấy tạm vắng Thông báo Cấp giấy tạm vắng Phiếu khai báo tạm vắng 3.0 Làm chuyển khẩu Bản khai nhân khẩu D3 Thực hiện chuyển khẩu D4 Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu Sổ quản lý hộ khẩu D9 Giấy chứng nhận chuyển đi D7 Xin cấp giấy tạm trú Sổ Hộ khẩu Bản khai nhân khẩu. Phiếu báo thay đổi hộ khẩu.,nhân khẩu. Thông báo 4.0 Cấp giấy tạm trú Chứng minh thư nhân dân D6 Cấp giấy tạm trú Giấy tạm trú. D5 Sổ quản lý hộ khẩu D9 Yêu cầu báo cáo Giấy tạm trú Lãnh đạo 5.0 Lập Báo cáo D8 Báo cáo Báo cáo 2.8 .Các biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 2.8.1.Biểu đồ của tiến trình “1.0 .Quản lý hộ gia đình”. Thông tin của công dân Bản khai nhân khẩu D3 1.1.1 Lập Sổ hộ khẩu Lập Sổ hộ khẩu Người dân Sổ Hộ khẩu D1 2.8.2.Biểu đồ của tiến trình “2.0. Cấp giấy tạm vắng”. 2.1.1 Kiểm tra sổ hộ khẩu Sổ Hộ khẩu D1 Người dân Sổ Hộ khẩu 2.2.1 Làm giấy tạm vắng Yêu cầu giấy tạm vắng Phiếu khai báo tạm vắng D2 Thông báo Cấp giấy tạm vắng 2.8.3.Biểu đồ của tiến trình “3.0. Làm chuyển khẩu ”. 3.1.1 Kiểm tra Giấy Tạm Vắng Phiếu khai báo tạm vắng D2 Người dân Phiếu khai báo tạm vắng 3.2.1 Kiểm tra giấy chứng nhận chuyển khẩu Giấy chứng nhận chuyển đi D7 Giấy chứng nhận chuyển khẩu 3.3.1 Kiểm tra Sổ Hộ khẩu D1 Sổ Hộ khẩu Sổ hộ khẩu 3.4.1 Ghi phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu Phiếu thay báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu D4 Thông tin công dân Bản khai nhân khẩu Chứng minh thư nhân dân D6 3.5.1 Ghi bản khai nhân khẩu Thông tin hộ khẩu Bản khai nhân khẩu D3 2.8.4. Biểu đồ của tiến trình “4.0. Cấp giấy tạm trú ”. 4.1.1 Kiểm tra CMTND Chứng minh thư nhân dân D6 Người dân Chứng minh thư nhân dân Xin giấy tạm trú 4.2.1 Làm giấy tạm trú Thông báo Giấy tạm trú D5 Cấp giấy tạm trú 2.8.5.Biểu đồ của tiến trình “5.0. Lập báo cáo”. Yêu cầu báo cáo Lãnh đạo Sổ quản lý hộ khẩu D9 5.1.1 Lập báo cáo Báo cáo D8 Báo cáo 2.9. Các mẫu hồ sơ tài liệu . Sổ hộ khẩu “ mẫu NK3a”. Phiếu khai báo tạm vắng “mấu NK8” Ban khai nhân khẩu “mẫu NK1” Giấy chứng nhận chuyển đi “mẫu NK7” Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu “mẫu NK5” Chứng minh thư nhân dân.