Đề tài Quản lý cửa hàng thuốc Hoành Bồ - Quảng Ninh

Bài tập lớn Môn: Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống. Đề tài: Quản lý cửa hàng thuốc Hoành Bồ Quảng Ninh. Giáo viên hướng dẫn: Vũ Anh Hùng Nhóm thực hiện: 1.Nguyễn Quỳnh Nga 2.Lê Hồng Chuyên 3. Đoàn Duy Hà 4.Triệu Bích Hằng I.Khảo sát hiện trạng và thu thập thông tin: 1.Kế hoạch phỏng vấn: Người được hỏi: Người phỏng vấn: Địa chỉ: Thời gian hẹn:28/04/06 Thời điểm bắt đầu:8h30 Thời điểm kết thúc:9h00 -Đối tượng được hỏi:Nhân viên cửa hàng. -Cần thu thập dữ liệu:việc nhập xuất thuốc và quản lý của cửa hàng thuốc Hoành Bồ. -Cần thoả thuận:xin phép được xem xét một số giấy tờ và xin fép được ghi âm. Các yêu cầu đòi hỏi:Phải là người của cửa hàng và trực tiếp tham gia các công việc có liên quan. Chương trình: -Giới thiệu -Tổng quan về công việc -Tổng quan về phỏng vấn: Chủ đề sẽ đề cập, Xin phép được ghi âm. Chủ đề 1:Câu hỏi và câu trả lời Chủ đề 2:Câu hỏi và câu trả lời Tổng hợp các nội dung chính ý kiến của người được hỏi. Kết thúc(thoả thuận) Ứoc lượng thời gian: 2 phút 3 phút 1 phút 7 phút 10 phút 5 phút 5 phút 1 phút Kế hoạch phỏng vấn 2.Phiếu phỏng vấn: Dự án:Quản lý kinh doanh Tiểu dự án:Quản lý cửa hàng thuốc Người được hỏi: Ngày:28/04/06 Người hỏi: Câu hỏi Ghi chú Câu 1: Chị có kiểm tra lại hàng trong kho theo định kì không? Trả lời: Có.Tôi kiểm tra lại hàng trong kho từng tháng một. Câu 2: Cửa hàng của chị có nhiều chủng loại thuốc không? Trả lời: Cửa hàng chúng tôi có đủ đầu thuốc để cung ứng cho các cửa hàng nhỏ và người tiêu dùng. Câu 3: Cửa hàng của chị khi nhập hàng về thường làm những thủ tục gì? Trả lời:Chúng tôi phải xem xet chất lượng hàng nêu hàng ấy đã quá hạn thì không nhập.Sau đó viết phiếu nhập kho và lưu vào thẻ kho. Câu 4:Nhưng loại thuốc trong kho đã quá hạn dùng được xử lý như thế nào? Trả lời:Chúng tôi lập bản báo cáo các loại hàng sau đó thông qua nguời lãnh đạo cửa hàng và trực tiếp huỷ số thuốc ấy. Câu 5: Các chỉ có phải lập bản báo caó gửi lãnh đạo cửa hàng không? Trả lời:Có chứ,cứ mỗi tháng chúng tôi lại tổng hợp về việc nhập xuẩt hàng của cửa hàng để gửi lên ban lãnh đ Đánh giá chung: Người được hỏi có vẻ rất bận,công việc của họ có lẽ là nhiều vì thế chúng ta cần hỏi vào những vấn đề chính để không gây ảnh hưởng tơi công việc của họ.Câu hỏi đưa ra cần ngắn gọn xúc tích. Cần phải thu thập thêm tài liệu để hiểu rõ hơn. 3.Lưu đồ công việc(ghi khi phỏng vấn): Dự án Tiểu dự án:Quản lý cửa hàng thuốc Trang Loại: lưu đồ Nhiệm vụ lập đơn hàng Ngày:28/04/06 Khách hàng Người quản lý Bên ngoài Đưa đơn thuốc Phiếu nhập kho(D4) Bản dự trù mua hàng(D2) Sổ ghi hàng(D5) Bảng danh mục kiểm kê(D2) Bảng giá(D3) Báo cáo (T3) Xuất hàng (T2) Nhập hàng (T1) Nhà cung cấp Ban lãnh đạo 4.Bảng mô tả chi tiết công việc: Dự án Tiểu dự án: Quản lý cửa hàng thuốc Trang Loại:Phân tích hiện trạng Mô tả công việc STT Ngày:28/04/06 Công việc: nhập xuất hàng Điều kiện ban đầu(kích hoạt): Một số loại thuốc trong kho đã hết. Đề nghị hấp dẫn của nhà cung cấp. Đề nghị cung ứng của khách hàng. Thông tin đầu vào:Đơn chào hàng, đơn mua hàng, danh sách nhà cung cấp, sổ ghi hàng. Kết quả đầu ra:Phiếu nhập kho, bản dự trù mua hàng, bảng giá. Nơi sử dụng:Nhà cung cấp, bộ phận tài vụ. Tần xuất:Tuỳ thuộc vào nhu cầu của từng ngày. Quy tắc: Những đơn hàng có loại muốn dùng phải có chỉ thị của bác sĩ thi phải thông qua ban lãnh đạo Khi bán thuốc phải hỏi rõ người mua hàng. Quy định một người cụ thể làm những công việc cụ thể. Phải bán đúng giá quy định. Lời bình: Đôi khi có xảy ra một số sự cố hư hỏng hàng khi di chuyển. 5.Bảng mô tả chi tiết tài liệu: Dự án Tiểu dự án:Quản lý cửa hàng thuốc Trang: Loại: phân tích hiện trạng Mô tả công việc STT: Ngày:28/04/06 Tên dữ liệu:Cửa hàng thuốc Hoành Bồ. Định nghĩa: Là nơi thực hiện công việc nhập và xuất thuốc Cấu trúc và khuôn dạng:Kiểu kí tự và số. Loại hình: sơ cấp Số lượng:theo nhu cầu của người mua. Ví dụ: Lời bình: 6.Bảng tổng hợp công việc: STT Mô tả công việc Vị trí làm việc Tần suất Hồ sơ ra Hồ sơ vào T1 Nhập hàng vào kho: Mỗi tháng hoặc mỗi quý cửa hang sẽ tiến hành kiểm kê hàng trong kho.Sau đó lập bản dự trù mua hàng nộp lên công ty để mua hàng. Nhân viên cửa hàng Mỗi tháng hoặc mỗi quý T2 Xuất hàng: khi các cửa hàng nhỏ hay người tiêu dùng có nhu cầu mua thuốc thì tiến hành làm thủ tục bán hàng. Nhân viên cửa hàng Mỗi khi có yêu cầu mua hàng T3 Báo cáo: sau mỗi tuần làm việc nhân viên cửa hàng có trách nhiệm phải lập bản báo cáo về việc nhập xuất hàng trong tuần đó nộp cho lãnh đạo cửa hàng. Nhân viên cửa hàng Cuối tuần 7.Bảng tổng hợp hồ sơ tài liệu: STT Tên-Vai trò Công việc liên quan D1 Bản kiểm kê hàng:ghi lại các mặt hàng trong kho T1 D2 Bản dự trù mua hàng:ghi những loại hàng cần T1,T3 D3 Bảng giá:Niêm yết giá các loại thuốc có trong cửa hàng cho ngươi mua biết T2 D4 Phiếu nhập kho: Ghi tên hàng, chủng loại số lượng, đơn giá,thành tiền,thanh toán T1 D5 Sổ nhập xuất :ghi lại việc nhập xuất hàng,số hàng còn trong kho T1,T2,T3 II. Mô tả bài toán: Cửa hàng cuối mỗi tháng và mỗi quý sau khi đối chiếu sổ ghi hàng đến kiểm tra thực tế sẽ lên bảng danh mục kiểm tra tháng hoặc quý.Sau đó lập bản dự trù mua hàng gửi lên công ty để nhập thuốc Khi công ty gửi thuốc xuống,cửa hàng sau khi kiểm tra thuốc sẽ được nhập vào trong kho để bộ phận kho quản lý. Khi có yêu cầu mua thuốc: + Đối với các quầy thuốc bán lẻ và bệnh viện: lập đơn yêu cầu mua thuốc gửi cho cửa hàng,nhân viên cửa hàng căn cứ vào đơn yêu cầu để lấy thuốc trong kho và viết hóa đơn thanh toán + Đối với khách mua lẻ: đưa ra đơn thuốc của bác sĩ. Nhân viên cửa hàng căn cứ đơn thuốc giao thuốc cho khách. Hàng lưu vào sổ ghi hàng bán hàng theo đơn. - Cuối mỗi tuần tổng hợp và làm báo cáo gửi lên công ty. III.Biểu đồ ngữ cảnh Yêu cầu mua hàng 0 HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỬA HÀNG THUỐC Bản dự trù mua hàng Giao thuốc NHÀ CUNG CẤP (TỔNG Cty) KHÁCH Giao hàng Gửi hoá đơn TT Thanh toán Thông tin chỉ đạo Y/C Báo cáo Báo cáo BAN LÃNH ĐẠO IV. Biểu đồ phân rã chức năng: QUẢN LÍ CỬA HÀNG THUỐC 2.Xuất hàng 3.Thanh toán 4.Báo cáo 1.Nhập hàng 2.1Yêu cầu mua hàng 3.1Tiếp nhận hđtt 4.1Y/c báo cáo 1.1Lập bản dự trù mua hàng 2.2Kiểm tra hàng 3.2 Kiểm tra hđtt 4.2Lập bản báo cáo 1.2 Kiểm tra đơn hàng 3.3 Kiểm tra dư nợ 2.3 Lập phiếu xuất kho 1.3 Lập phiếu nhập 3.4 Viết phiếu thu chi 2.4 Vào sổ nhập xuất 1.4 Nhập hàng vào kho 3.5 Vào sổ thu chi 2.4 Vào sổ bán hàng theo đơn 1.5 Vào sổ nhập xuất 1.6 Tạo hóa đơn thanh toán 2.5 Tạo hóa đơn thanh toán Mô tả chi tiết các chức năng lá Nhập hàng 1.1Lập bản dự trù mua hàng Cuối tháng hoặc cuối quí sau khi đối chiếu sổ sách đến kiểm kê thực tế lấy số liệu lên bảng danh mục kiểm kê tháng hoặc quí :hàng tồn, hàng nào hết hoặc đã quá hạn sử dụng ..căn cứ vào bảng danh mục kiểm kê lập bản dự trù mua hàng 1.2 Kiểm tra đơn hàng Sau khi công ty gửi hàng xuống căn cứ vào đơn hàng trong bản dự trù mua hàng để kiểm tra hàng có đúng với nhu cầu hay chưa trước khi nhập kho 1.3 Lập phiếu nhập Sau khi đã kiểm tra đơn hàng đúng với yêu cầu thì lập phiếu nhập kho : : tên mặt hàng ,mã số ,đơn vị ,số lượng(theo chứng từ và thực nhập) ,đơn giá … 1.4 Nhập hàng vào kho Sau khi có phiếu nhập kho thì bộ phận kho chuyển hàng vào trong kho để quản lí 1.5 Vào sổ nhập xuất Căn cứ vào phiếu nhập kho vào sổ nhập xuất để quản lí các mặt hàng thuốc:ngày tháng nhập ,tồn kì đầu,nhập ? lô sản xuất ,hạn dùng.. 1.6Tạo hóa đơn thanh toán Dựa vào bảng giá và phiếu nhập số lượng hàng là bao nhiêu để viết hóa đơn thanh toán cho công ty 2.Xuất hàng 2.1 Yêu cầu mua hàng khi có yêu cầu mua hàng gửi đến cửa hàng +Với yêu cầu của của bệnh viện và các quầy thuốc bán lẻ cần có phiếu yêu cầu mua hàng + Với khách mua lẻ : Đưa đơn thuốc của bác sĩ 2.2 Kiểm tra hàng: khi tiếp nhận yêu cầu mua hàng cần kiểm tra hàng yêu cầu còn trong kho hay không nếu không thì thông báo đã hết 2.3 Lập phiếu xuất kho Nếu hàng còn trong kho thì lập phiếu xuất hàng 2.4 Vào sổ nhập xuất Căn cứ vào phiếu xuất kho để vào sổ nhập xuất: số lượng, đơn giá…. 2.5 Vào sổ bán hàng theo đơn Nếu bán cho khách mua lẻ thì vào sổ quản lí bán hàng theo đơn thuốc 2.6 Tạo hóa đơn thanh toán Căn cứ vào phiếu xuất kho , kiểm tra thực tế,bảng giá viết hóa đoen thanh toán cho khách hàng 3.Thanh toán 3.1Tiếp nhận hóa đơn thanh toán khi có yêu cầu thanh toán 3.2 Kiểm tra hđtt kiểm tra xem có đúng là hóa đơn chứng từ thật hay không sau đó căn cứ vào hóa đơn thanh toán ,kiểm tra đơn hàng,kiểm tra sổ sách xem có khớp không 3.4 Kiểm tra dư nợ sau khi đã xác nhận đúng hóa đơn thanh toán thi tiến hành kiểm tra dư nợ:cửa hàng nợ công ty , các quầy thuốc bán lẻ hay là bệnh viện nợ cửa hàng.. 3.5 Viết phiếu thu chi 3.6 Và sổ thu chi Căn cứ vào phiếu thu chi để vào sổ thu chi 4.Báo cáo 4.1 yêu cầu báo cáo Khi có yêu cầu báo cáo của lãnh đạo đơn vị mà cửa hàng của hàng trực thuộc,hoặc là cuối mỗi tháng thì gửi báo cáo lên lãnh đạo 4.2 Báo cáo Khi có yêu cầu của lãnh đạo hoặc cuối tháng làm báo cáo thì tổng hợp các số liệu từ các sổ sách (nhập xuất ,thu chi ) làm báo cáo gửi cho lãnh đạo V.Các hồ sơ dữ liệu có liên quan STT Ký hiệu Tên hồ sơ DL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 D12 Bản danh mục kiểm kê Bản dự trù mua hàng Phiếu nhập kho Phiếu y/c mua hàng Đơn thuốc Phiếu xuất kho Bảng giá thuốc Hoá đơn thanh toán Phiếu thu chi Sổ nhập xuất Sổ bán hàng theo đơn thuốc Sổ thu chi VI.Ma trận thực thể chức năng Các thực thể 1.Bản kiểm kê hàng 2.Bản dự trù mua hàng 3.Phiếu nhập kho 4.Phiếu yêu cầu mua hàng 5.Đơn thuốc 6.Phiếu xuất kho 7.Bảng giá thuốc 8. Hóa đơn thanh toán 9.Phiếu thu chi 10.Sổ nhập xuất 11.Sổ bán hàng theo đơn thuốc 12.Sổ thu chi Các chức năng nghiệp vụ D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 D12 1.Nhập hàng R C C R C U 2.Xuất hàng C R C R U U U 3.Thanh toán R R C R U 4.Báo cáo R R R R VII.Biểu đồ luồng dữ liệu ở các mức 1.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0: 1.0 NHẬP HÀNG 2.0 XUẤT HÀNG 3.0 THANH TOÁN D5 Đơn thuốc D6 Phiếu xuất kho D7 Bảng giá thuốc D8 Hóa đơn thanh toán D9 Phiếu thu chi 4.0 BÁO CÁO D11 Sổ bán hàng theo đơn thuốc D12 Sổ thu chi D1 Bản kiểm kê hàng D10 Sổ nhập xuất D3 Phiếu nhập kho D4 Phiếu y/c mua hàng D2 . Lập bản dự trù mua hàng 2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: 1.1 Lập bản dự trù mua hàng 1.2 Kiểm tra đơn hàng 1.3 Lập phiếu nhập 1.4 Nhập hàng vào kho 1.5 vào sổ nhập xuất 1.6 Tạo hóa đơn thanh toán D7 Bảng giá thuốc D10 Sổ nhập xuất D1 . Bản kiểm kê hàng D2 . Lập bản dự trù mua hàng D3 Phiếu nhập kho D8 Hóa đơn thanh toán A-Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 mô tả việc nhập hàng: B-Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 mô tả việc xuất hàng 2.1 yêu cầu mua hàng 2.2 Kiểm tra hàng 2.3 Lập phiếu xuất kho 2.4 vào sổ nhập xuất 2.5 vào sổ bán hàng theo đơn 1.6 Tạo hóa đơn thanh toán D5 Đơn thuốc D7 Bảng giá thuốc D8 Hóa đơn thanh toán D4 Phiếu y/c mua hàng D6 Phiếu xuất kho D11 Sổ bán hàng theo đơn thuốc D10 Sổ nhập xuất KHÁCH HÀNG VII.Giao diện Tên người sử dụng Mật khẩu TRUY NHẬP HỆ THỐNG ĐĂNG NHẬP KẾT THÚC GH Tên Thuốc Nơi Sản Xuất ĐV Tính Số Lượng Bảng Dự Trù NHẬP KẾT THÚC GHI IN PHIẾU