Đề tài Quản lý hệ thống thông tin - Nâng cao hiệu quả quy trình xử lý tại cty Sapaco

Đề tài: “Quản lý hệ thống thông tin - Nâng cao hiệu quả quy trình xử lý tại cty Sapaco” MỤC LỤC CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN ................................................ 1 I. THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ............................ 1 1. Thông Tin và Thông Tin Quản Lý ................................................................ 1 1.1. Khái Niệm Và Phân Loại Thông Tin ........................................................... 1 1.2. Đặc Điểm và Vai Trò Của Thông Tin Quản Lý ........................................... 2 1.2.1. Khái niệm về thông tin quản lý: ...................................................... 2 1.2.2. Đặc điểm của thông tin quản lý: ...................................................... 2 1.3. Khái Niệm Hệ Thống và Hệ Thống Thông Tin Quản Lý ............................. 4 1.3.1. Khái Niệm ....................................................................................... 4 1.3.2. Chức Năng Và Vai Trò Của Hệ Thống Thông Tin Quản Lý ............ 8 2. Quản Trị Thông Tin ................................................................................... 10 2.1. Khái Niệm Quản Trị Thông Tin ................................................................. 10 2.2. Phạm Vi Quản Trị Thông Tin .................................................................... 12 2.2.1. Phạm vi quản trị thông tin ............................................................. 12 2.2.2. Một số vấn đề liên quan đến quản trị thông tin. ............................. 13 II. HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG VIỆC XỬ LÝ ĐƠN HÀNG .............. 15 1. Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Trong Xử Lý Đơn hàng ............................. 15 2. Xử Lý Đơn Hàng Và Đặc Trưng Của Hệ Thống Thực Hiện Đơn Hàng ............... 20 2.1. Quy trình xử lý đơn hàng: .......................................................................... 20 2.2. Các bước thực hiện: .................................................................................. 21 3. Những thông tin quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình xử lý đơn hàng: .......................................................................................... 24 I. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN ............................................ 28 1. Sơ Lược Về Quá Trình Hình Thành Và Phát Triển ..................................... 28 2. Đặc Điểm Của Công Ty Trên Thị Trường .................................................. 29 2.1. Đặc điểm tình hình của công ty:................................................................. 30 2.2. Đánh Giá Chung về tình hình thực hiện sản xuất kinh doanh ..................... 31 II. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY ....................................................... 32 1. Sơ Đồ Tổ Chức Của Công Ty .................................................................... 32 2. Chức Năng, Nhiệm Vụ Các Phòng Ban ...................................................... 32 II. CƠ CẤU SẢN PHẨM VÀ CƠ SỞ VẬT CHẤT KỸ THUẬT CỦA CÔNG TY 34 1. Cơ Cấu Sản Phẩm Của Công Ty................................................................. 34 2. Cơ Sở Vật Chất Kỹ Thuật .......................................................................... 35 III. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY .. 36 1. Tình Hình hoạt động kinh doanh ................................................................ 36 2. Đánh Giá Về Tình Hình Hoạt Động Kinh Doanh Của Công Ty ................. 37 Các Mặt Đạt Được.................................................................................. 37 Các Mặt Tồn Tại .................................................................................... 37 3. Phương Hướng Phát Triển Của Công Ty .................................................... 38 CHƯƠNG III : THỰC TRẠNG QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG CỦA CTCP BAO BÌ SÀI GÒN. 41 I. QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY .................................. 41 1. Sơ Đồ Biễu Diễn Nghiệp Vụ Xử Lý Đơn Hàng .......................................... 41 2. Thực Trạng Việc Thực Hiện ....................................................................... 43 3. Điểm Khác Biệt Giữa Mô Hình Thực Tế Và Lý Thuyết ............................ 45 3.1. Những điểm khác biệt: ............................................................................... 45 3.2. Ảnh Hưởng Của Sự Khác Biệt ................................................................... 46 II. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY. ...................................................... 47 1. Các kênh thông tin trong quy trình: ............................................................ 47 2. Thực Trạng Ưùng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Quy Trình Xử Lý Đơn Hàng .......................................................................................................... 50 Trong hoạt động giao tiếp với khách hàng: ............................................ 50 Trong hoạt động tác nghiệp: .................................................................. 50 3. Nhận Xét Chung: ....................................................................................... 52 III. ĐÁNH GIÁ TỔNG QUAN VỀ NHỮNG SAI SÓT TRONG HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH DO QUẢN TRỊ THÔNG TIN. ................................. 54 1. Sai sót và nguyên nhân sai sót .................................................................... 54 2. Đánh Giá Chung Về Quy Trình Xử Lý Đơn Hàng Tại Công Ty: ............... 67 2.1. Đối với vấn đề thông tin trong quy trình xử lý đơn hàng: ........................... 67 2.2. Đối với các hoạt động trong quy trình: ...................................................... 68 2.3. Aûnh hưởng: .............................................................................................. 71 CHƯƠNG IV: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CTCP BAO BÌ SÀI GÒN. .................................................. 73 I. XÂY DỰNG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG...................................... 73 1. Xây dựng quy trình xử lý đơn hàng: ........................................................... 73 2. Một số ưu điểm của quy trình xử lý đơn hàng vừa xây dựng so với quy trình của công ty: ........................................................................................................ 79 II. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG. ...................................................................... 80 GIẢI PHÁP I: THẾT KẾ VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG....................................................................... 80 1. Thiết kế hệ thống thông tin ........................................................................ 80 2. Vận hành hệ thống thông tin ...................................................................... 81 GIẢI PHÁP II: QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN HỒN THIỆN QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG. .......................................................................................... 83 1. Xây Dựng Mô Hình và Nâng cao khả năng truy cập và phân tích thông tin trong xử lý đơn hàng .................................................................................................. 84 Chuẩn hố tập thực thể: ........................................................................... 84 Chuyên môn hố quy trình xử lý đơn hàng: .............................................. 85 2. Nâng cao hiệu quả hiệu quả xử lý đơn hàng. .............................................. 88 GIẢI PHÁP III: ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG – KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG DỮ LIỆU THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG. ......................... 90 Hệ thống đánh giá chất lượng dữ liệu – thông tin ............................................... 91 GIỚI THIỆU LƯU ĐỒ ÁP DỤNG SPC ĐỂ SỬA CHỮA, ĐIỀU CHỈNH ........ 95 Aùp Dụng Mô Hình Thống Kê Điều Chỉnh Sai Sót: .......................................... 98 TỔNG KẾT: ....................................................................... 107 GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29 Trang 1 CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN I. THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1. Thông Tin và Thông Tin Quản Lý 1.1. Khái Niệm Và Phân Loại Thông Tin Thông tin là khái niệm có từ rất lâu và bắt đầu sử dụng rộng rãi vào đầu những năm 1950. Đây là một khái niệm rộng, tuỳ vào lĩnh vực nghiên cứu mà có những định nghĩa khác nhau. Theo quan niệm cổ điển: Thông tin là sự hiểu biết có được từ tín hiệu. Dưới góc nhìn của nhà quản trị: Thông tin được coi là những tín hiệu mới thu nhận, được hiểu và đánh giá là có ích cho việc đề ra các quyết định. Thông tin cũng có thể được định nghĩa như sau: “Thông tin là sự phát biểu cơ cấu của một thực thể mà nó giúp đưa ra quyết định hoặc đưa ra một cam kết” ( I.6 – Tr 4) Như vậy, không phải mọi tín hiệu đều là thông tin đối với công tác quản trị. Muốn trở thành thông tin trong quản trị, tín hiệu này phải đáp ứng các yêu cầu sau:  Mới đối với người sử dụng  Nội dung dễ hiểu và giải thích được  Có ích đối với việc ra quyết định Nhằm giúp nhà quản trị thực hiện tốt chức năng của mình, thông tin cung cấp cho họ phải đảm bảo các yêu cầu sau:  Tính chính xác : thông tin phải phản ánh đúng bản chất, đúng nội dung của tình huống.  Tính kịp thời: thông tin cung cấp phải đúng lúc, đúng thời điểm theo yêu cầu của các nhà quản trị.  Tính đầy đủ và hệ thống: thông tin phải phản ánh đầy đủ mọi khía cạnh của tình huống cụ thể giúp cho nhà quản GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29 Trang 2 trị có thể nhìn được vấn đề một cách tồn diện và hệ thống.  Tính bảo mật: thông tin phải được cung cấp đúng người, phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm của họ Phân loại thông tin trong quản trị: Thông tin do tổ chức sởõ hữu và các thông tin từ bên ngồi mà tổ chức cập nhật vào có các dạng chính sau đây: Dữ liệu đã được cấu trúc: Các dữ liệu được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu thường được dùng để hỗ trợ cho các hoạt động điều hành và các giao dịch kinh doanh. Các cơ sở dữ liệu bao gồm những bản ghi đã được cấu trúc chứa các chi tiết về các chủ đề liên quan đến kinh doanh như danh sách khách hàng, tình hình tài chính, tình hình nhân sự và các nguồn lực khác trong và ngồi tổ chức. Dữ liệu chưa được cấu trúc: Những dữ liệu này bao gồm hình ảnh, bản đồ, các bản thu âm và video. Thông tin tham khảo và thư viện: Các thư viện hiện nay đang cung cấp rất nhiều nguồn thông tin khác nhau ngày càng nhiều bao gồm các cuốn catalogue, cơ sở dữ liệu thương mại, dịch vụ cung cấp thông tin trực tuyến và dịch vụ Inranet nhằm hỗ trợ các thành viên nội bộ dễ dàng thực thi các nhiệm vụ của mình. 1.2. Đặc Điểm và Vai Trò Của Thông Tin Quản Lý 1.2.1. Khái niệm về thông tin quản lý: Thông tin quản lý là những tín hiệu mới, được thu nhận, cảm thụ và đánh giá là có ích trong việc ra quyết định giải quyết nhiệm vụ nào đó trong quản lý. 1.2.2. Đặc điểm của thông tin quản lý:  Thông tin không phải là vật chất, nhưng không tồn tại ngồi vật chất tức là vật mang tin đó là tài liệu, số liệu, sách báo, hình ảnh,… GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29 Trang 3  Thông tin trong quản lý có số lượng lớn, có nhiều mối quan hệ. Vì vậy, mỗi người mỗi hệ thống đều có thể trở thành một trung tâm thu phát thông tin.  Thông tin phản ảnh trật tự và cấp quản lý  Thông tin mang tính hội nhập qua các siêu xa lộ thông tin: các mạng thông tin lớn của các nước, tập đồn,… GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29 Trang 4 1.2.3. Vai trò của thông tin quản lý Là đối tượng của cán bộ quản lý nói chung và lãnh đạo nói riêng. Hình 1: Sơ đồ 1.1: MỐI LIÊN HỆ THÔNG TIN TRONG HỆ THỐNG Là công cụ quản lý  Là căn cứ để xây dựng chiến lược dài hạn.  Là căn cứ đề ra kế hoạch ngắn hạn.  Là cơ sở để hạch tốn công việc.  Thông tin tác động đến các khâu của quá trình quản lý.  Là cơ sở để đánh giá hoạt động của doanh nghiệp Là dấu hiệu phản ánh cấp độ của hệ thống quản lý. 1.3. Khái Niệm Hệ Thống và Hệ Thống Thông Tin Quản Lý 1.3.1. Khái Niệm Đặc trưng của một hệ thống gồm: Mục tiêu: là lý do của sự tồn tại và là cơ sở đánh giá đo lường sự thành công của hệ thống. Đối tượng quản lý Chủ thể quản lý Thông tin từ ngoài Đầu vào Đầu ra Thông tin quyết định nhiễu GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29 Trang 5 Ranh giới: Xác định cái gì nằm trong hệ thống, cái gì nằm ngồi hệ thống Môi trường: là mọi cái tác động vào hệ thống hoặc bị hệ thống tác động tới nhưng nằm ngồi ranh giới hệ thống. Đầu vào: Các đối tượng vật lý và thông tin từ môi trường xuyên qua ranh giới vào hệ thống. Đầu ra: Các đối tượng vật lý và thông tin từ môi trường xuyên qua ranh giới để ra môi trường. Ví dụ : Hệ Thống Thông Tin Quản Lý : Xử lý đơn hàng Cần phải nhận dịnh rõ rằng một hệ thống nào đó luôn là một bộ phận của hệ thống lớn hơn nó. Hệ thống là một tập hợp vất chất và phi vật chất như người, máy móc, thông tin, dữ liệu các phương pháp xử lý, các quy tắc, quy trình xử lý, gọi là các phần tử của hệ thống. Trong hệ thống, các phần tử tương tác với nhau và cùng hoạt động để hướng tới mục đích chung. Vậy, hệ thống thông tin là gì? Đó là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó. Và ta có thể hiểu hệ thống thông tin là hệ thống mà mối liên liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin. Chủ Thể Quản Lý Gửi hàng hoặc từ chối Đơn hàng của khách hàng Đối Tượng Quản Lý Khách hàng Khách hàng GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29 Trang 6 (I.3 – Trang 156) Hình 2: Sơ đồ 1.2: CÁC BỘ PHẬN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN Yêu cầu đối với các bộ phận của hệ thống thông tin: Thu thập: Thông tin được thu thập phải đúng yêu cầu Việc thu thập phải đảm bảo về dung lượng và chất lượng thông tin. Chọn lọc: Mục đích là làm cho thông tin nhận được có độ tin cậy cao. Hiệu chỉnh và xử lý số liệu và số liệu nhằm lọc những thông tin cần thiết và loại trừ những thông tin “nhiễu”. Xử lý: Mẫu hố các tài liệu thu thập để thuận tiện sử dụng và lưu trữ Phân tích và tổng hợp, rút ra những thông tin mới (có thể kèm theo đánh giá). Dịch tài liệu hoặc tóm tắt tài liệu theo chủ đề. Phân loại: Sắp xếp tài liệu thu được, phân loại theo nhiều dấu hiệu để việc tìm kiếm thông tin được dễ dàng. Thông tin ra 1 Thu thập 3 Xử lý 5 Bảo quản 2 Chọn lọc 4 Phân loại Thông tin vào 6 Truyền thông GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29 Trang 7 Bảo quản: Cố gắng bảo quản nhiều tài liệu trong một đơn vị thể tích. Chống lại hiện tượng “lão hố” thông tin. Nghĩa là phải loại trừ những thông tin cũ, lạc hậu và cập nhật thông tin mới. Truyền thông: yêu cầu đáp ứng đòi hỏi của người dùng tin. Nghĩa là thông tin phải: Đúng loại thông tin yêu cầu Đủ mức độ chi tiết hố Đảm bảo độ chính xác Đúng thời gian. Hệ thống thông tin tối thiểu bao gồm bao gồm: con người, quá trình và dữ liệu. Con người theo các quá trình để xử lý dữ liệu tạo ra thông tin. Đó là tập hợp người, thủ tục và cá nguồn lực để thu thập, truyền và phát thông tin trong một tổ chức. Hệ Thống thông tin có thể là một hệ thống không chính thức nếu nó dựa vào truyền miệng, hoặc là một hệ thống chính thức nhưng thủ công nếu dựa vào các công cụ như giấy bút, hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính (phần cứng, phần mềm) và các công nghệ thông tin khác. GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29 Trang 8 Hệ thống thông tin quản lý là gì? Hệ thống thông tin quản lý là tập hợp các quy tắc, kỹ năng và phương pháp được mô tả rõ ràng nhờ đó con người và thiết bị thực hiện việc thu thập và phân tích dữ liệu nhằm tạo ra những thông tin cần thiết cho các nhà quản trị ra quyết định. Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống có nhiệm vụ cung cầp các thông tin cần thiết phuc vụ cho việc quản lý điều hành một tổ chức. Thành phần chiếm vị trí quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu hợp nhất chứa các thông tin phản ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các thông tin vầ các hoạt động diễn ra trong hệ thống. Một hệ thống thông tin tốt cần phải đơn giản, cung cấp thông tin cho đối tượng có nhu cầu và sử dụng được. Chất lượng hệ thống thông tin quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóng trong đáp ứng yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo, tồn vẹn và đầy đủ của hệ thống. 1.3.2. Chức Năng Và Vai Trò Của Hệ Thống Thông Tin Quản Lý  Hệ thống thông tin quản lý có các chức năng chính:  Thu thập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những thông tin có ích được cách hệ thống, những thông tin có ích được cấu trúc hố để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học.  Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính tốn trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra thông tin mới.  Phân phối và cung cấp thông tin  Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp. Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý là làm thế nào để sử dụng hệ thống thông tin trong các tổ chức phục vụ cho quá trình quản lý. Trong giai đoạn lập kế hoạch: GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29 Trang 9 Quá trình lập kế hoạch là quá trình xác lập mục tiêu, xác định nguồn lực và cách thức đạt được mục tiêu đó. Mục tiêu đề ra phải được cụ thể hố bằng các chỉ tiêu và chỉ tiêu này phải đo lường được. Để đạt được mục tiêu dài hạn đó, nhà lãnh đạo cần phải có nhiều thông tin về hiện tại và tương lai. Thông tin về tương lai phụ thuộc vào kiến thức, trình độ và kinh nghiệm của nhà quản lý và nhà quản lý dựa vào hệ thống thông tin quản lý để dự báo tương lai. Do đó, tính logic, chặt chẽ của hệ thống thông tin quản lý là thành phần quan trọng quyết định tính chính xác của dự báo cũng như những quyết định của nhà quản lý. Bên cạnh đó, hệ thống thông tin quản lý còn có thể hỗ trợ cho việc xác lập những kế hoạch tối ưu. Trong quá trình tổ chức: Quá trình tổ chức là quá trình phân chia công việc ra thành nhiều phần việc khác nhau và phối hợp các phần việc đó để hồn thành một hoặc nhiều mục tiêu. Hệ thống thông tin quản lý giúp tổ chức, phân công công việc cho các nhóm người và thiết lập một tiến độ thực hiện chung nhằm đạt được hiệu quả tối ưu nhất. Trong quá trình kiểm sốt: Kiểm sốt là quá trình quan sát hoạt động công việc, so sánh kết quả thực hiện với mục tiêu dự tính và sửa chữa khi cần thiết. Vấn đề kiểm sốt liên quan đến:  Mục tiêu hoặc tiêu chuẩn đã đưa ra  Sự quan sát và đo lường hoạt động của công việc  Phương pháp sửa chữa khi thực tế sai lệch so với kế hoạch. Hệ thống thông tin quản lý có vai trò tiến hành so sánh thông tin thực hiện thực tế vừa thu thập với mục tiêu kế hoạch đã đề ra, từ đó phân tích độ lệch. Các thông tin về độ lệch sẽ giúp nhà quản lý đánh giá về việc thực hiện kế hoạch, xem xét lại kế hoạch và đề ra những kiến nghị để có những sửa chữa kịp thời. GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29 Trang 10 Nói tóm lại, nếu tổ chức được một hệ thống thông tin tốt, nó có thể giúp nhà quản trị doanh nghiệp hiểu được tình hình sử dụng các nguồn lực trong tổ chức, tình hình tồn kho, đặt hàng, giao hàng,…từ đó thể thực hiện tốt việc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. 2. Quản Trị Thông Tin 2.1. Khái Niệm Quản Trị Thông Tin Quản trị thông tin là việc một doanh nghiệp sử dụng các phương thức lập k