Đề tài Quản lý khách sạn

LỜI CÁM ƠN Trong quá trình học và tìm hiểu về môn học Access .Với những khó khăn về sự khó hiểu của ngôn ngữ và việc thực hành cũng như trong quá trình thực hiện báo cáo ,chúng tôi xin chân thành cám ơn sự chỉ bảo hướng dẫn của thầy Huỳnh Tôn Nghĩa ,thầy đã khuyến khích chúng tôi tìm hiểu thêm về Access để chúng tôi quyết định nghiên cứu đề tài này. Nhưng trong quá trình không khỏi nhưng thiếu sót ,và sai lầm ,chúng tôi mong thấy và các bạn vui lòng góp ý và bỏ qua cho nhóm. Xin chân thành cảm ơn! LỜI MỞ ĐẦU Lý do chọn đề tài Để nhằm tạo điều kiện cho sinh viên làm quen với thực tế, có được cái nhìn tổng hợp, giúp cho sinh viên chúng em hạn chế được sự bỡ ngỡ khi ra trường, hàng năm nhà trường tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ sở theo nội dung ngành nghề đào tạo. Đây là điều kiện thuận lợi giúp chúng em phát huy được năng lực bản thân cũng như khả năng áp dụng lý thuyết được trang bị ở trường vào thực tế. Mặc dù chúng tôi không phải là dân chuyên ngành tin nhưng chúng tôi là những nhà quản lý công nghiệp tương lai nên việc tìm hiểu về chương trình quản lý Access là rất cần thiết Trong thời buổi công nghệ đã có những bước phát triển mạnh mẽ. Máy tính điện tử không còn là phương tiện quý hiếm mà đang ngày một gần gũi với con người. Đứng trước sự bùng nổ thông tin, các tổ chức và các doanh nghiệp đều tìm mọi biện pháp để xây dựng hoàn thiện hệ thống thông tin của mình nhằm tin học hoá các hoạt động tác nghiệp của đơn vị mình. Mức độ hoàn thiện tuỳ thuộc vào quá trình phân tích và thiết kế hệ thống. Từ nhu cầu nêu trên, trong thời gian tìm hiểu để hoàn thành bài báo cáo nhóm em đã sử dụng vốn kiến thức ít ỏi của mình tìm hiểu và phân tích bài toán quản lý khách sạn. Nó chỉ mang tính chất thử nghiệm để học hỏi, trao đổi kinh nghiệm và làm quen với thực tế. 2. Đề tài bao gồm Chương I: NHIỆM VỤ MỤC TIÊU KHẢO SÁT BÀI TOÁN Chương II: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN Chương III: MÔ HÌNH DỮ LIỆU Chương IV: XỬ LÝ MÔ HÌNH Kết luận và Hướng phát triển Phụ lục MỤC LỤC CHƯƠNG I : NHIỆM VỤ, MỤC TIÊU VÀ KHẢO SÁT BÀI TOÁN………5 I.Nhiệm vụ và mục tiêu của bài toán…………………………..5 II.Khảo sát bài toán……………………………………………...5 CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN………....8 I.Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access…………………..8 II. Khảo sát bài toán……………………………………………...8 CHƯƠNG III : MÔ HÌNH DỮ LIỆU…………………………………………..9 I.Sơ đồ mô tả hệ thống dữ liệu………………………………….9 II . Thiết kế chương trình……………………………………....10 1 .Thiết kế Table……………………………………………10 2.Thiết kế form……………………………………………..18 CHƯƠNG IV: XỬ LÝ MÔ HÌNH……………………………………………...21 I.Phần lệnh của các nút trong FORM………………………….21 II.Hệ thống menu……………………………………………....21 KẾT LUẬN……………………………………………………….28 HƯỚNG PHÁT TRIỂN…………………………………………..29 PHẦN NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ GHI ĐIỂM CỦA GIẢNG VIÊN ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… NỘI DUNG Chương I: NHIỆM VỤ, MỤC TIÊU VÀ KHẢO SÁT BÀI TOÁN I. Nhiệm vụ và mục tiêu của bài toán 1. Nhiệm vụ của bài toán - Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của Khách sạn TVD - Tìm hiểu nhiệm vụ và qui trình thực hiện công việc tại Khách sạn - Khảo sát tình hình thực tế của Khách sạn - Áp dụng các kiến thức về Cơ sở dữ liệu và Phân tích - thiết kế hệ thống thông tin quản lý để xây dựng chương trình quản lý Khách sạn tự động thực hiện một số công việc bằng máy tính có thể thay thế một phần công việc cho con người. 2. Mục tiêu của bài toán Nghiên cứu và thử nghiệm bài toán Phân tích - Thiết kế hệ thống thông tin quản lý. Từ đó phân tích thiết kế cài đặt chương trình Quản lý Khách sạn. II. Khảo sát bài toán 1. Cơ cấu tổ chức của khách sạn(nói chung đối với một khách sạn đơn giản) SƠ ĐỒ TỔ CHỨC Giám đốc Khách sạn Có nhiệm vụ quản lý trực tiếp khách sạn, mọi vấn đề của khách sạn đều phải thông qua giám đốc và giám đốc có quyền quyết định tất cả mọi thông tin xử lý trong khách sạn. Phòng tiếp tân Có nhiệm vụ hoàn thành công việc đăng ký, giao phòng cho khách và nhận lại phòng, lập phiếu thanh toán và thu tiền của khách, nhận những yêu cầu của khách, giới thiệu và giải đáp những thắc mắc của khách. Phòng bảo vệ Bảo vệ có nhiệm vụ giữ xe, khuân hành lý và giữ gìn an ninh trật tự trong khách sạn. Theo dõi các thiết bị của khách sạn và chịu trách nhiệm về hệ thống ánh sáng. Phòng phục vụ Kiểm tra và dọn vệ sinh phòng. Phục vụ ăn, uống, giặt ủi đưa đón khách bằng xe của khách sạn khi khách có yêu cầu 2. Đặc tả bài toán Một khách sạn cần tự động hoá trong việc quản lý. Sau khi tìm hiểu, khảo sát hiện trạng nhóm nắm được những thông tin sau: Quản lý khách hàng: Mỗi khách hàng của khách sạn đều được khách sạn quản lý những thông tin sau: Họ tên, giới tính, địa chỉ, điện thoại ,E_mail(nếu có), số CMND_hc quốc tịch.. Quản lý phòng: Các phòng của khách sạn được quản lý dựa vào phòng số, loại phòng, giá cơ bản. Khách sạn gồm có ba loại phòng 1, 2, 3 tương ứng với giá như sau 3000000đ ,2000000đ ,1000000đ và được quản lý theo từng loại phòng riêng Quản lý thiết bị Ngoài ra mỗi phòng còn được trang bị các thiết bị, nên thiết bị cũng được quản lý theo mã thiết bị, tên thiết bị. Thiết bị được quản lý theo loại phòng , vì thế nên phòng loại 1 sẽ có những thiết bị cao cấp hơn phòng loại 2 và 3 sẽ có mức giá cao hơn những loại phòng còn lại .Thêm nữa ,nếu như khách sạn muốn trang bị thêm các loại thiết bị mới ,thì nó cũng sẽ được cập nhật một cách dễ dàng Quản lý khách thuê phòng Tất cả các thông tin đăng ký thuê phòng đều được quản lý dựa trên số chứng minh nhân dân hay hộ chiếu, tên khách hàng đăng ký, ngày đến, ngày đi, và số tiền đặt cọc.,mã số phòng ,giá phòng ,loại phòng, và có thể thêm một số ghi chú thêm ..v..v…Và khách đền thuê phòng sẽ được cập nhật ngay vào T_KHACH, T_KHACHTHUEPHONG, và trong thời gian thuê khách hàng phải giữ gìn tài sản của khách sạn nếu có hư hại gì thì khách sẽ bị tính tiền vi phạm,và sẽ tính vào tổng tiền mà kháh phải trả khi khách trả phòng Quản lý việc trả phòng: Dựa trên thông tin đăng ký thuê phòng và thông tin nhận phòng, việc trả phòng được khách sạn quản lý các thông tin sau: Các thông tin khách hàng được cập nhật đầy đủ như trong T_KHACH, ngày trả, giờ trả, họ tên người trả ,Số CMT_HC, điện thoại . Nếu khách hàng muốn gia hạn thêm thời gian ở tại khách sạn thì phải tiến hành làm thủ tục đăng ký lại. Bên cạnh việc trả phòng của khách thì khách sạn sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng. Và cập nhật vào T_VIPHAM sau đó sẻ tính tiền phạt trong mục tiền đền hay tiền vi phạm Quản lý thông tin huỷ đăng ký: Cũng như việc quản lý các công việc trên thì việc huỷ đăng ký được quản lý các thông tin sau: Chính là các hành động được thực hiện trên nút xóa trong phần cập nhật khách Quy trình quản lý Khi khách hàng có nhu cầu ở khách sạn thì khách hàng có thể liên hệ với khách sạn để tiến hành làm thủ tục đăng ký trước hoặc khách hàng có thể làm thủ tục thuê và nhận phòng để ở ( trường hợp phòng còn trống ). Có hai hình thức liên hệ: đến trực tiếp, qua điện thoại. Khi khách hàng làm thủ tục đăng ký thì khách hàng phải khai báo đầy đủ thông tin về mình khi Bộ phận Lễ tân (BPTL) yêu cầu. Hầu hết khách hàng đều phải đặt cọc một số tiền nhất định dựa vào loại phòng mà mình đã đăng ký. Khi khách hàng đến nhận phòng thì ngoài số tiền đặt cọc, khách hàng phải gửi cho BPLT CMND_HC ( hoặc các văn bằng có hình còn thời hạn sử dụng ). BPLT căn cứ vào đó để kiểm tra lại thông tin khi khách đăng ký phòng. Sau khi kiểm tra xong BPLT sẽ chỉ trả lại các văn bằng này khi khách hàng làm xong thủ tục trả phòng. Sau đó BPLT sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng để tiến hành giao phòng cho khách. Nếu khách không đồng ý thì làm thủ tục đổi phòng cho khách ( nếu còn phòng trống ).Và khách sẽ được tính tiền và nhận hóa đơn khi trả phòng Hình thức thanh toán ở khách sạn chủ yếu bằng tiền mặt (tiền Việt nam_VNĐ). Ghi chú: Giá phòng có thể thay đổi theo mùa, khách quen và trẻ em. Hay khi có cập nhật thêm các thiết bị mới cao cấp hơn Nếu khách hàng là vợ chồng thì phải có giấy đăng ký kết hôn Chương trình quản lý Cập nhật Nhập khách mới Thêm thiết bị Nhập vi phạm Trả phòng Đăng kí trước Tra cứu Tìm khách Tìm phòng Hiển thị phòng Hiển thị khách Khách đăng kí trước Báo cáo Khách ra Khách vào Doanh thu trong tháng Doanh thu năm Thoát Trở về Access Trở về Win CHƯƠNG II CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀO CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN I. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu tương tác với người sử dụng chạy trên môi trường Windows, nó tăng thêm sức mạnh trong công tác tổ chức và tìm kiếm thông tin. Các qui tắc kiểm tra dữ liệu , giá trị mặc định, khuôn nhập dữ liệu... của MS Access hoàn toàn đáp ứng yêu cầu. Khả năng kết nối và công cụ truy vấn mạnh của nó giúp ta tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng. II. Mục đích yêu cầu người sử dụng a. Nhu cầu thực tế Trên thực tế nhu cầu xem xét thông tin về một vấn đề nào đó tại một thời điểm đối với người quản lý, nhà lãnh đạo rất cần thiết. Các thông tin này là một trong nhiều phần nhỏ trong hệ thống dữ liệu đầy đủ. Các dữ liệu cần xem xét chỉ được quan tâm theo một khía cạnh nào đó mà thôi. Tại mỗi lúc các thông tin mà người sử dụng cần biết là rất khác nhau. Thông tin có thể là nhắn gọn hoặc đầy đủ tuỳ thuộc vào yêu cầu cụ thể của người sử dụng. Việc xem xét theo dõi các thông tin tại một thời điểm bất kỳ có ý nghĩa rất lớn. Chúng cho phép người quản lý theo dõi được việc quản lý thường xuyên đối với các nhân viên đang làm việc tại khách sạn. b. Bài toán đặt ra Cho phép người sử dụng chọn và tra cứu thông tin khách hàng trong khách sạn một cách thân thiện và nhanh chóng nhất. Cho phép người sử dụng có thể bổ sung hoặc sửa đổi thông tin khách hàng một cách nhanh chóng nếu được nhận quyền tương ứng như vậy. Hệ thống tự động kiểm tra và tính tổng các khoản tiền dịch vụ và tiền phòng mà khách phải trả khi người sử dụng nhập vào ngày - giờ trả phòng đồng thời hệ thống in ra phiếu thanh toán cho khách. Khi đến thuê phòng thì hệ thống sẽ cho biết danh sách các phòng còn trống và từng loại phòng trong khách sạn. CHƯƠNG III MÔ HÌNH DỮ LIỆU I.Sơ đồ mô tả hệ thống dữ liệu II . Thiết kế chương trình 1 .Thiết kế Table T_KHACH(Cmt_Hc, Ho ,ten,diachi.phai,dienthoai,quocgia ) .
T_KHACHTHUEPHONG(Ho,ten,Cmt_Hc,masophong,ngayden,ngaytra, loaiphong,giaphong,tiendattruoc,ghichu)
. T_PHONG( Masophong,loaiphong,sudung,ghichu)
. T_LOAIPHONG(Loaiphong,giaphong,anh )
T_THIETBI(Tentb,giatb.loaiphong,ghichu)
T_DULIEULUU(Ho,ten,Cmt_Hc,masophong, ngayden,ngaytra,tiendattruoc,loaiphong,giaphong,tienvipham,tienthue, tongtien, ghichu,diachi)
. T_DANGKYTRUOC(Ho,ten,diachi , dienthoai,loaiphong,soluongphong,ngayden).
T_TENQG(ten)
T_VIPHAM(Ho ,ten,Cmt_Hc,masophong,giatriden,ngayxacdinh,ghichu).
Tạo mối quan hệ
2 . Thiết kế form Sau đây là một số Form tiêu biểu MAINFORM
F_NHAPKHACH
F_KHACHTHUE
F_TIMKHACH
F_TRAPHONG và F_TRAPHONG2
F_VIPHAM
CHƯƠNG IV : XỬ LÝ MÔ HÌNH I.Phần lệnh của các nút trong FORM Chủ yếu là sử dụng một số lệnh trong VB,trong giáo trình Access Vì cũng có nhiều thủ tục lệnh giống nhau nên chúng tôi chỉ đưa ra một số thủ tục tiêu biểu của chương trình. FORM ĐĂNG KÝ TRƯỚC Option Compare Database NÚT LƯU Private Sub luu_Click() Dim t Dim db As Database, rc As Recordset Dim tg As Boolean tg = False Set db = CurrentDb() Set rc = db.OpenRecordset("T_dangkytruoc") t = Me.dienthoai.Value Do Until rc.EOF If rc![dienthoai] = t Then tg = True End If rc.MoveNext Loop rc.Close db.Close If tg = True Then MsgBox "Khach nay da co ! Ban nhap lai so dien thoai", vbExclamation + vbYesNo, "Thong Bao" Me.dienthoai.Value = "" Exit Sub End If On Error GoTo Err_luu_Click If Me.ngayden.Value < Now() Then MsgBox " Ban phai nhap ngay lon hon hom nay" Exit Sub End If If Me.ten.Value = "" Then MsgBox "Ban chua nhap ten" Exit Sub End If If Me.ngayden.Value = Now() Then MsgBox "Ban chua nhap ngay den" Exit Sub End If If Me.loaiphong.Value = 0 Then MsgBox "Ban chua nhap loai phong" Exit Sub End If If Me.soluongphong.Value = 0 Then MsgBox " ban chua nhap so luong phong, neu chua biet ro thi nhap ghi chu vao" Exit Sub End If If Me.dienthoai.Value = "" Then MsgBox "Ban chua nhap so dien thoai cua khach" Exit Sub End If DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, , acMenuVer70 Exit_luu_Click: Exit Sub Err_luu_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_luu_Click End Sub NÚT XÓA Private Sub huy_Click() On Error GoTo Err_huy_Click DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70 DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70 Exit_huy_Click: Exit Sub Err_huy_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_huy_Click End Sub NÚT THOÁT Private Sub thoat_Click() 'If (Me.ho.Value = "") Or (Me.ten.Value = "") Or (Me.ngayden.Value = Now()) Or (Me.soluongphong.Value = 0) Or (Me.dienthoai.Value = "") Or (Me.loaiphong.Value = 0) Then On Error GoTo Err_thoat_Click DoCmd.Close Exit_thoat_Click: Exit Sub Err_thoat_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_thoat_Click End Sub NÚT MỚI Private Sub moi_Click() On Error GoTo Err_moi_Click DoCmd.GoToRecord , , acNewRec Exit_moi_Click: Exit Sub Err_moi_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_moi_Click End Sub FORM NHẬP KHÁCH NÚT SỬA Private Sub cmdsua_Click() If Me.cmt_hc.Value = 0 Then MsgBox "Ban chua nhap cmt_hc" Exit Sub End If Me.cmdmoi.Enabled = False Me.cmdtiep.Enabled = False Me.cmdexit.Enabled = False Me.cmxoa.Enabled = False Dim str As String str = MsgBox(" ban co sua toan bo", vbYesNo + vbInformation) If str = vbYes Then Me.ho = "" Me.ten = "" Me.diachi = "" Me.dienthoai = "" Me.phai = "" Me.quocgia = "" Me.cmt_hc = "" End If End Sub NÚT TIẾP Private Sub cmdtiep_Click() Dim ten1, h, t, c Dim n As Form, d As Form Dim link As String Me.cmdmoi.Enabled = True Me.cmdexit.Enabled = True ten1 = "F_khachthue" Set n = Forms![F_nhapkhach] h = n![ho] t = n![ten] c = n![cmt_hc] DoCmd.OpenForm ten1, , , link 'me.AllowAdditions=True' DoCmd.GoToRecord , , acNewRec Set d = Forms![F_khachthue] d![ho] = h d![ten] = t d![cmt_hc] = c End Sub FORM VI PHẠM NÚT TRỞ VỀ Private Sub undo_Click() On Error GoTo Err_undo_Click DoCmd.RunCommand acCmdUndo Exit_undo_Click: Exit Sub Err_undo_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_undo_Click End Sub FORM TRẢ KHÁCH 2 NÚT TÍNH Private Sub cmtinh_Click() Dim db As Database Dim d As Recordset Dim phong As Integer Dim tthue As Currency Dim ttong As Currency Dim n As Integer Dim str n = Now() - Me.ngayden If n = 0 Then n = 1 End If tthue = (Me.giaphong) * n ttong = tthue + Me.tienvipham - Me.tiendattruoc If ttong < 0 Then str = MsgBox(" Tra lai cho khach tien du la " & -ttong & " ", vbOKCancel + vbInformation) If str = vbOK Then MsgBox " Ban da nho so tien guu lai khach no la " & -ttong & "" ttong = Me.tiendattruoc - ttong End If End If With Me .tienthue = tthue .tongtien = ttong End With Set db = CurrentDb() Set d = db.OpenRecordset("T_phong") Do Until d.EOF If d![masophong] = Me.masophong Then d.Edit d![sudung] = False d.Update End If d.MoveNext Loop d.Close db.Close 'Me.cmtinh.Enabled = False Me.Luu.Enabled = True Me.Dong.Enabled = True End Sub Private Sub Form_Open(Cancel As Integer) Me.Xoa.Enabled = False 'Me.Dong.Enabled = False Me.Luu.Enabled = False Me.Xemhoadon.Enabled = False End Sub NÚT XEM HÓA ĐƠN Private Sub xemhoadon_Click() On Error GoTo Err_xemhoadon_Click Dim stDocName As String stDocName = "R_hoadontonghop" DoCmd.OpenReport stDocName, acPreview Exit_xemhoadon_Click: Exit Sub Err_xemhoadon_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_xemhoadon_Click End Sub II.Hệ thống Menu KẾT LUẬN Mặc dù đã rất cố gắng tìm hiểu công việc " Quản lý khách sạn " nhưng không sao tránh khỏi những thiếu sót. Mong quý Thầy , và các bạn đóng góp ý kiến để em rút ra được nhiều kinh nghiệm quý báu khi bước vào cuộc sống mới. Quá trình khảo sát, phân tích - thiết kế và cài đặt bài toán quản lý khách sạn cơ bản đã hoàn thành những công việc sau: - Cập nhật, lưu trữ, thêm thông tin: * Khách hàng đăng ký thuê phòng * Khách hàng nhận phòng * Khách hàng huỷ đăng ký * Khách hàng sử dụng dịch vụ * Khách hàng trả phòng * Thông tin nhân viên trong khách sạn - Báo biểu: * Danh mục phòng * Danh sách khách hàng đăng ký thuê phòng * Danh sách khách hàng nhận phòng * Danh sách khách hàng sử dụng dịch vụ * Doanh thu trong tháng * Doanh thu cả năm - Tra cứu: * Thông tin khách hàng * Thông tin nhân viên của khách sạn * Hoá đơn dịch vụ * Hoá đơn tổng hợp Bài toán được thiết kế và cài đặt bằng ngôn ngữ VBA cho phép chạy trên môi trường Windows do đó kế thừa được những tính năng mạnh của Windows như: - Cho một giao diện thân thiện với người sử dụng - Chạy theo chế độ đa nhiệm - In ấn nhanh chóng và thuận lợi Bài toán quản lý khách sạn này chủ yếu là áp dụng với khách sạn có quy mô tương đối nhỏ, do đặc thù của mỗi khách sạn nên công tác quản lý với mỗi khách sạn là khác nhau Do thời gian hạn chế và trình độ hiểu biết của bản thân chưa nhiều.,nên việc phân tích thiết kế và cài đặt bài toán quản lý khách sạn chưa hoàn thiện như một phần mềm quản lý. Nó mang tính chất học hỏi, trao đổi và bắt đầu làm quen với thực tế. Nhưng qua bài báo cáo này, em đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm trong quá trình phân tích thiết kế và cài đặt một chương trình quản lý, đồng thời cũng bổ sung kiến thức cho bản thân. Em xin chân thành cảm ơn Thầy Huỳnh Tôn Nghĩa đã tận tình giúp đỡ để chúng em hoàn thành bài báo cáo cáo này.