Đề tài Quản lý khách sạn Harbuorview - Số 4 Trần Phú - Thành phố Hải Phòng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ========================= BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG ĐỀ TÀI:QUẢN LÝ KHÁCH SẠN HARBUORVIEW
Đ/C:SỐ 4-TRẦN PHÚ-THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG Giáo viên hướng dẫn: TH/S: Vũ Anh Hùng Nhóm sinh viên thực hiện: 1.Trương Tuấn Anh 2.Lê Hoàng Tùng 3.Đỗ Hoàng Hảo 4.Phạm Thị Thu 5.Nguyễn Khánh Ly HẢI PHÒNG 12/5/2006 MUC LUC LỜI CẢM ƠN CHƯƠNG I:MÔ TẢ BÀI TOÁN 1.Giới thiệu khái quát về khách sạn HARBUORVIEW. 2.Cơ cấu tổ chức và chức năng của khách sạn. 3.Quá trình thuê phòng của khách.. CHƯƠNG II:PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG: I-Mô hình nghiệp vụ của tổ chức. 1.Biểu đồ ngữ cảnh. 2.Biểu đồ phân rã chức năng gộp. 3.Ma trận thực thể chức năng. 4.Mô hình phân rã chức năng chi tiết. II-Mô hình luồng dữ liệu: 1.Các hồ sơ dữ liệu sử dụng. 2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0. III-Mô hình liên kết thực thể E_R: 1.Các thực thể. 2.Mô hình E_R. IV-Mô hình quan hệ: 1.Các quan hệ. 2.Mô hình quan hệ. V-Mô hình vật lý: LỜI CẢM ƠN Chúng em xin chân thành cảm ơn TH/S:VŨ ANH HÙNG Giảng viên bộ môn PHÂN TÍCH THIẾT KỄ HỆ THỐNG cùng toàn thể các thầy cô trong khoa CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRƯỜNG ĐHDL HẢI PHÒNG đã tận tình giúp đỡ chúng em trong quá trình học tập và thực hiện đề tài này.Do thời gian và trình độ còn hạn chế vì vậy đề tài khó tránh khỏi những thiếu sót.Chúng em rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô để đề tài hoàn thiện hơn. Nhóm 8_CT702 CHƯƠNG I: MÔ TẢ BÀI TOÁN 1.Giới thiệu khái quát về khách sạn HARBUORVIEW. Harbourview nằm trên địa chỉ số 4 - đương Trần Phú - thành phố Hải Phòng Khách sạn Harbourview hoạt động theo hình thức công ty đặc doanh, kinh doanh đặc biệt chuyên về các lĩnh vực lưu trú, quầy bar, nhà hàng. được xây dựng vào năm1996 và đưa vào hoạt động sử dụng năm 1998. Hiện nay khách sạn harbourview là khách sạn quốc tế duy nhất tại Hải Phòng với trang thiết bị hiện đại, phục vụ giải trí cung như các dich vụ lưu trú ăn uống hoàn hảo. Dịch vụ lưu trú: Hiện nay khách sạn có số phòng kinh doanh la 122 phòng và chia thành các loại như: Hạng Phòng  số lượng  Giá phòng đơn  Giá phòng đôi   Phòng tiêu chuẩn (standard)  62  75 USD  85 USD   Phòng cao cấp (superior)  20  85USD  95 USD   Phòng thương gia (business duluxe)  33  95 USD  105 USD   Phòng đặc biệt (suite)  03  145 USD  155 USD   Phòng hoang gia (Royal suite)  01  450 USD  460 USD   tổng cộng  122     Ngoài ra còn dịch vụ đặt thêm giường giá 35$ và căn hộ riêng theo thoả thuận. Giá trên bao gồm ăn sáng tự chọn tính thªm 5% phí phục vụ và 10% thuế giá trị gia tăng, các phòng còn trang bị thªm tủ lạnh cá nhân, ti vi vệ tinh, máy sấy tóc, áo choàng tắm và dép b«ng, kết nối internet tốc độ cao từ phòng thương gia, phòng đặc biệt và phòng hoàng gia, két an toàn. Ngoài các trang thiết bị trong phòng ra còn có trung tâm giao dịch, phòng tập thể hình, phòng họp lớn cho khoảng 360 khách, phục vụ tại phòng dịch vụ giặt là, bãi đỗ xe miễn phí, dịch vụ đưa đón, cửa hµng đồ lưu niệm, phòng massage, bể bơi, bar ngoài trời… Dịch vụ ăn uống. Khách sạn chia thành các nhà hµng riêng biệt và mỗi nhà hµng chuyên sâu về một cách phục vụ, dịch vụ ăn uống thuộc điểm mạnh của khách sạn vì nó rất được chó trọng và phát triển như: harbour café có thẻ phục vụ 100 suất ăn, chuyên các đồ ăn ÂU đặc sắc, nhà hàng Nam Phương phục vụ 120 suất ăn và từ kiến trúc đến đồ ăn đều mang phong cách châu Á, ngoài ra là bên lobby lounge bar và laterrasse, chuyên phục vụ những đồ ăn nhanh, đồ uống, cocktail…có thể phục vụ từ 32-40 suất. ngoài kinh doanh dịch vụ ăn uống cho khách nghỉ ngơi tại khách sạn nhà hàng còn phục vụ những khách nước ngoài đang công tác và làm việc tại việt nam. tổ chức những cuộc họp, hội nghị của các công ty, khu công nghiệp, lễ cưới Dịch vụ ăn uống cũng chiếm một phần doanh thu chủ yếu trong toàn bộ doanh thu của khách sạn, đây là một lĩnh vực cần nhiều sự sang tạo và phụ thuộc vào cách phục vụ của nhân viên. Dịch vụ bổ sung. Kinh doanh dịch vụ bổ sung trong khách sạn chủ yếu là các dịch vụ về giặt là, massage( được bố trí tại một gác lửng) dịch vụ đồ lưu niệm, các dịch vụ sử dụng internet, photocopy hay sử dụng máy fax tại business center đều phải trả cho những chi phí đó. 2.Cơ cấu tổ chức và chức năng của khách sạn: Trong đó : TỔNG GIÁM ĐỐC:Điều hành mọi hoạt động của khách sạn. PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC:Giám sát và điều hành trực tiếp các phòng ban và bộ phận. BỘ PHẬN BUỒNG:Phục vụ dọn dẹp phòng và bàn ăn của khách. PHÒNH KINH DOANH:Cung cấp hàng hoá,vật tư phục vụ nhu cầu của khách sạn. BỘ PHẬN LỄ TÂN:Có nhiệm vụ hướng khách đăng ký đặt phòng,nhận phòng,trả phòng và các yêu cầu dịch vụ… BỘ PHẬN NHÀ HÀNG:Phục vụ tiệc khi khách có nhu cầu.. PHÒNG KỸ THUẬT:Chiu trách nhiệm về các trang thiết bị của khách sạn. BỘ PHẬN BẢO VỆ:Có nhiệm vụ bảo vệ cho toàn bộ khách sạn và khách hang. PHÒNG KẾT TOÁN:Chịu trách nhiệm thu,tri của toàn khách sạn. 3-QUÁ TRÌNH THUÊ PHÒNG CỦA KHÁCH: Khi khách hàng đến:         Ða số khách đến khách sạn đã có đăng ký phòng trước (hoặc nhờ hướng dẫn viên du lịch đăng ký phòng ).Một số khác chưa đăng ký thì thuê được phòngnếu còn phòng         Khi khách hàng đến, nhân viên tiếp nhận sẽ hỏi xem vị khách đó có đăng ký phòng trước hay không, và đăng ký phòng trước với tên nào. Như vậy cần phải tham khảo đến hồ sơ đăng ký phòng trước.Khi khách đến không đăng ký phòng trước, nhân viên tiếp nhận phải xem còn phòng trống hay không. Nếu không, nhân viên này phải thông báo cho khách biết để khách đến khách sạn khác. Nếu có phòng đáp ứng yêu cầu của khách nhân viên tiếp tân yêu cầu khách xuất trình giấy tờ và giữ lại chứng minh nhân dân hay giấy tờ tùy thân khác (nếu khách không có chứng minh nhân dân). Giấy tờ này sẽ trả lại khi khách hoàn thành thủ tục rời khách sạn.         Mỗi căn phòng, tùy theo kiểu, vị trí và những tiện nghi bố trí bên trong mà có một giá biểu riêng. Khi khách đến thuê, nhân viên tiếp tân phải ghi nhận phiếu đăng ký thuê phòng. Mỗi phiếu đăng ký thuê phòng chỉ lập cho một người khách, thường là người chịu trách nhiệm thanh toán sau này. Trên phiếu đăng ký thuê phòng cần phải ghi rõ khách nào được bố trí ở phòng nào, vào khoảng thời gian nào (ngày nào) để thuận tiện trong việc khai báo tạm trú, tạm vắng khi nhà chức trách đến kiểm tra.         Nếu khách có yêu cầu dịch vụ (giặt ủi, gọi điện thoại, karaoke,...), nhân viên tiếp tân phải lập một bảng kê dịch vụ. Mỗi bảng kê có một số thứ tự và lập cho một khách, ghi tất cả những dịch vụ mà khách yêu cầu trong suốt quá trình lưu trú tại khách sạn. Trong đó phải ghi chi tiết khách yêu cầu dịch vụ gì vào thời điểm nào, chi phí tương ứng là bao nhiêu. Bảng kê này nhân viên tiếp tân giữ lại và sẽ yêu cầu khách thanh toán khi rời khỏi khách sạn sau đợt nghỉ. Nếu khách có yêu cầu đặt tiệc tùng, nhân viên tiếp tân phải lập một hóa đơn đặt tiệc. Trên hóa đơn ghi nhận những món mà khách yêu cầu. Qua hóa đơn đó thể hiện các yêu cầu của khách (số lượng, thẩm mỹ, cách và thời gian bày trí,...) và từ đó nhân viên tiếp tân thoả thuận với khách đơn giá tương ứng cho từng món. Một bản sao hóa đơn được giao cho nhà hàng để bộ phận phục vụ chuẩn bị. Mỗi hóa đơn có một số thứ tự và ghi cho chỉ một khách hàng. Khách hàng có thể thanh toán hóa đơn ngay hoặc bộ phận tiếp tân giữ lại yêu cầu khách trả sau này.         Khi khách đi:       Mọi thủ tục cũng diễn r a ở Phòng tiếp tân. Lúc đó, phiếu đến, bảng kê dịch vụ và hoá đơn tiệc tùng chưa thanh toán là cơ sở yêu cầu khách phải trả. Bộ phận phục vụ kiểm tra các phòng mà khách đã ở xem có hư hao gì không và xác nhận vào phiếu đến. Nếu khách làm hư hại đồ đạc trong phòng thì khách phải đền bù hoặc trả thêm tiền để khách sạn sắm sửa lại. Khi khách trả tiền một hóa đơn thanh toán được lập. Mỗi hóa đơn có một số thứ tự, thu tiền của chỉ một khách hàng, ngày thu, lý do (thu của phiếu đến, bảng dịch vụ và các hoá đơn nào) với số tiền thu là bao nhiêu. Nhân viên tiếp tân chịu trách nhiệm ký xác nhận vào phiếu thu và lập thành hai bản chuyển cho bộ phân kết toán để thanh toán tiền với khách. Cuối mỗi ngày bộ phận kế toán phải lập báo cáo về DS khách đã thuê phòng , DS tình hình các phòng,doanh thu thuê phòng và doanh thu tiệc trong khách sạn cho lãnh đạo.Cuối mỗi tháng và mỗi quý phải báo cáo tình hình doanh thu,hoạt động của khách sạn cho lãnh đạo. 4-CÁC HỒ SƠ DỮ LIỆU CÓ LIÊN QUAN: 1. Bảng giá phòng: Loại Phòng  Số lượng phòng  Giá phòng đơn  Giá phòng đôi   Phòng tiêu chuẩn  62  75 USD  85 USD   Phòng cao cấp  20  85USD  95 USD   Phòng thương gia  33  95 USD  105 USD   Phòng đặc biệt  03  145 USD  155 USD   Phòng hoàng gia  01  450 USD  460 USD   Tổng cộng  122     2.Hồ sơ đăng ký phòng trước: Tên khách  Địa chỉ  Thời gian đăng ký  Loại phòng  Số lượng               3.Hồ sơ khách đến : Tên khách  Địa chỉ  Ngày thuê  Ngày trả  Loại phòng  Số lượng          4.Phiếu đăng ký thuê phòng: PHIẾU ĐĂNG KÝ THUÊ PHÒNG Họ tên khách hàng:………………………………. Số CMTND:……………………………………… Địa chỉ:…………………………………………… Điện thoại:………………………………………... Tên phòng  Số lượng  Đơn giá  Ngày thuê  Ngày trả  Ghi chú  Thành tiền           Ngày….tháng …..năm 200…. Lễ Tân Khách Hàng 5.Phiếu yêu cầu dịch vụ của khách hang: PHIẾU YÊU CẦU DỊCH VỤ CỦA KHÁCH HÀNG Ngày…..tháng…..năm..200…. Họ tên khách hàng:………………………………. Số CMTND:……………………………………… Địa chỉ:…………………………………………… Điện thoại:………………………………………... Loại dịch vụ  Số lượng  Thời gian       6.Bảng kê các loại dịch vụ của khách: BẢNG KÊ DỊCH VỤ CỦA KHÁCH HÀNG Ngày…..tháng…..năm..200…. Số TT:……… Họ tên khách hàng:………………………………. Số CMTND:……………………………………… Địa chỉ:…………………………………………… Điện thoại:………………………………………... Loại dịch vụ  Số lượng  Thời gian  Chi phí        Lễ Tân Khách hàng 7.Phiếu yêu cầu đặt tiệc của khách hàng: PHIẾU YÊU CẦU ĐẶT TIỆC CỦA KHÁCH HÀNG Ngày…..tháng…..năm..200…. Họ tên khách hàng:………………………………. Số CMTND:……………………………………… Địa chỉ:…………………………………………… Điện thoại:………………………………………... Tên món ăn  Số lượng  Thẩm mỹ  Thời gian        8.Hoá đơn đặt tiệc: HOÁ ĐƠN ĐẶT TIỆC Ngày…..tháng…..năm..200…. Số TT:………….. Họ tên khách hàng:………………………………. Số CMTND:……………………………………… Địa chỉ:…………………………………………… Điện thoại:………………………………………... Tên món ăn  Thẩm mỹ  Thời gian  Số lượng  Đơn giá         Lễ Tân Khách Hàng 9.Hoá đơn thanh toán: HÓA ĐƠN THANH TOÁN Ngày…….tháng……năm 200………. Số Phiếu:………….. Họ tên khách hàng:………………………………. Số CMTND:……………………………………… Địa chỉ:…………………………………………… Điện thoại:………………………………………... Số TT  Lý do  Số tiền       Lễ tân Kế Toán Khách hàng V-Bảng phân tích xác định chức năng ,tác nhân và hồ sơ: Động từ+Bổ ngữ  Danh từ  Nhận xét   Hỏi-Khách Tham khảo-HS đăng ký phòng Thông báo-Cho khách Yêu cầu-Khách Giữ lại-CMND Ghi -phiếu đăng ký phòng Lập-Bảng kê dịch vụ Giữ lại-Bảng kê dịch vụ Lập-Hóa đơn đặt tiệc Thỏa thuận –Gía phòng Kiểm tra-Phòng Xác nhận-Phiếu đến Lập-Hóa đơn Ký xác nhận-Hóa đơn Chuyển-Bộ phận kế toán Lập báo cáo  Khách Nhân viên tiếp tân Hồ sơ đăng ký phòng trước Phòng Hồ sơ khách Phiếu đăng ký phòng Dịch vụ Bảng kê dịch vụ Tiệc Hóa đơn đặt tiệc Bộ phận kế toán Đơn giá món ăn Phòng tiếp tân Hóa đơn thanh toán Báo cáo Lãnh đạo công ty  Tác nhân Tác nhân Hồ sơ dữ liệu = Hồ sơ dữ liệu Hồ sơ dữ liệu = Hồ sơ dữ liệu = Hồ sơ dữ liệu Tác nhân = = Hồ sơ dữ liệu Hồ sơ dữ liệu Tác nhân   CHƯƠNG II-PHÂN TICH THIẾT KẾ HỆ THỐNG: I –Mô hình nghiệp vụ của tổ chức 1.Biểu đồ ngữ cảnh Yêu cầu thanh toán Gửi phiếu thanh toán 2.Biểu đồ phân rã chức năng gộp: Sơ đồ S Hình 2 : Biểu đồ phân rã chức năng gộp của hoạt động quản lý khách sạn 3.Mô tả chi tiết chức năng lá. 1.1.Cập nhật danh sách đăng ký phòng:Các khách hang đã đăng ký phòng trước. 1.2. Cập nhật tình trạng phòng :Các loại phòng hiện có trong khách sạn đuợc cập nhật thường xuyên về trang thiết bị,tình trạng và khả năng phục vụ. 1.3. Cập nhật danh mục các dịch vụ : các loại dịch vụ mà khách sạn hiện có thể phục vụ được vói giá tuơng ứng được cập nhật hàng ngày. 1.4.Cập nhật danh sách khách: các thông tin về bản thân khách hàng khi đến thuê phòng cũng được cập nhật thường xuyên. 2.1.Đăng ký thuê phòng: khi khách có nhu cầu thuê phòng khách làm việc với lễ tân và phải thông báo rõ ràng về nhu cầu phòng cần thuê (bao nhiêu người, cần mấy phòng,loại phòng mấy giường ,tiện nghi ra sao?...) để từ đó lễ tân mới có thể sắp xếp phù hợp với khách được. 2.2. Đăng ký sử dụng dịch vụ: Ngoài việc đăng ký nghỉ tại phòng đăng ký, khách có thể sử dụng các dịch vụ khác mà khách sạn có thể có ( du lịch, điện thoại, bơi,chơi tennis,hát karaoke,massager…) chỉ cần đăng ký với bộ phận phục vụ khách sạn. 2.3: Đăng ký tiệc : Khi khách muốn đặt tiệc thì đăng ký với nhân viên tiếp tân sau đó nhân viên lập một hóa đơn đặt tiệc. 3.1.Trả phòng: Khi khách kết thúc ở trong khách sạn thì phải thông bái với lễ tân để nhận lại phòng và kiểm tra đối chiếu các thiết bị trong phòng so với lúc nhận phòng. 3.2. Thanh toán Dịch vụ: Ngoài việc thanh toán tiền phòng thì khách phải thnah toán luôn cả tiền đã sử dụng các dịch vụ(điện thoại, đồ uống….) trong thời gian ở tại khách sạn. 3.3.Thanh toán tiệc : nhân viên tiếp tân đưa hóa đơn thanh toán tiệc cho khách hàng và yêu cầu thanh toán 3.4. Viết hóa đơn thanh toán : Bộ phận lễ tân phải chuyển cho khách hóa đơn thanh toán chi tiết cho khách cả tiền phòng lẫn tiền sử dụng các dịch vụ khác. 4.1.Báo cáo danh sách khách đã thuê phòng:Báo cáo chi tiết các khách đã thuê phòng ở trong khách sạn và hiện tại đang ở trong khách sạn 4.2 Báo cáo danh sách tình hình các phòng :Danh sách các phòng đã được khách thuê ở ,các phòng hiện còn trống,các phòng bị hư hỏng không sử dụng đựợc 4.3.Báo cáo doanh thu thuê phòng :Doanh thu tiền thuê phòng của khách hàng từng ngày,tháng ,quý và năm 4.4.Báo cáo doanh thu tiệc : báo cáo tình hình thu từ việc đặt tiệc mà khách đã sử dụng hàng ngày 4.5.Báo cáo doanh thu các dịch vụ: báo cáo tình hình thu từ các dịch vụ mà khách đã sử dụng hàng ngày Liệt kê các hồ sơ sử dụng: 1.Danh mục phòng. 2.Hồ sơ đăng ký phòng. 3.Hồ sơ khách . 4.Phiếu đăng ký thuê phòng. 5.Phiếu đăng ký dịch vụ. 6.Danh mục dịch vụ. 7.Phiếu yêu cầu đặt tiệc. 8.Phiếu trả phòng. 9.Hoá đơn thanh toán. 4.Ma trận thực thể chức năng Qua tìm hiểu vể tình hình hoạt động của khách sạn với các loại tài liệu hồ sơ được sử dụng và các chức năng hệ thống xác định được mối liên quan thể hiện qua ma trận sau: Các thực thể            D1.Danh mục phòng            D2.Hồ sơ đăng ký phòng trước            D3.Hồ sơ khách đến            D4.Phiếu đăng ký thuê phòng            D5.Phiếu đăng ký dịch vụ            D6. Danh mục dịch vụ            D7. Phiếu đăng ký đặt tiệc            D8.Phiếu trả phòng            D9. Hoá đơn thanh toán            Các chức năng nghiệp vụ  D1  D2  D3  D4  D5  D6  D7  D8  D9   1. Cập nhật danh mục  U   U    U      2.Cho thuê phòng  R  R  C  R  R  R  R     3. Thanh toán     R  R   R  R  C   4. Báo cáo thống kê  R   R  R  R  R  R  R  R   II-Mô hình luồng dữ liệu: 1.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0: Danh mục phòng Y/c cập nhật Hồ sơ khách Đáp ứng Danh mục dịch vụ Y/c thuê phòng Đáp ứng nếu còn Danh mục phòng Từ chối nếu hết Đáp ứng nếu có Hồ sơ đăng ký trước Y/c dịch vụ Đáp ứng nếu còn Hồ sơ khách Từ chối nếu hết Phiếu đký TP Y/c đặt tiệc Đáp ứng nếu còn Phiếu đký DV Từ chối nếu hết Danh mục DV Phiếu đăng ký đặt tiệc Phiêu đký TP Phiếu đký DV Y/C thanh tóan Phiếu đăng ký đặt tiệc Gửi phiếu TT Phiếu trả phòng Hóa đơn thanh toán Danh mục phòng Hồ sơ khách Y/c báo cáo Phiếu đký TP Đáp ứng Phiếu đký DV Danh mục DV Phiếu đký đặt tiệc Hóa đơn thanh toán Phiếu trả phòng III_MÔ HÌNH LIÊN KẾT THỰC THỂ E-R 1.Các thực thể KHÁCH: gồm các thuộc tính : Mã khách , họ tên , địa chỉ, quốc tịch Thuộc tính khóa là Mã khách PHÒNG : gồm các thuộc tính: Số phòng,Địa chỉ , Tel , Tình trạng , tiện nghi , Thuộc tính khóa là Số phòng