Đề tài Quản lý nhập xuất hàng của công ty máy tính TIC

Lời nói đầu Sự phát triển của ngành công nghệ thông tin trong những năm gần đây đã đem lại những thành tựu to lớn trong việc phát triển kinh tế. Những chương trình tin học ứng dụng ngày càng nhiều, rất nhiều công việc thủ công trước đây nay đã được xử lý bằng các phần mềm chuyên dụng đã giảm đáng kể công sức, nhanh chóng và chính xác. Để có một phần mềm ứng dụng đáp ứng được yêu cầu công việc đặt ra thì những người làm tin học phải biết phân tích thiết kế hệ thống làm việc của của chương trình để từ đó xây dựng nên nên một phần mềm ứng dụng quản lý chương trình đó bằng ngôn ngữ lập trình nào đó những chương trình, phần mềm ứng dụng đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực quản lý, nó là những công cụ hỗ trợ đắc lực và hầu như không thể thiếu nhằm đáp ứng đầy đủ nhất thuận lợi nhất những đòi hỏi của công việc quản lý nhờ những công cụ trợ giúp có sẵn. Chương trình quản lý bán hàng là một chương trình được xây dựng nhằm đáp ứng những đòi hỏi đặt ra của quá trình quản lý như nhập thông tin hàng, quản lý, thống kê, in báo cáo và rất nhiều công việc khác một cách nhanh chóng và thuận tiện, chính xác. Trong chương trình phần mềm ứng dụng này, chương trình nghiên cứu phân tích thiết kế hệ thống đóng vai trò rất quan trọng trong việc thiết kế chương trình phần mềm, nhìn vào bản phân tích ta có thể hiểu được người lập trình muốn làm gì, hiểu được sự hoạt động của hệ thống. Bằng những kiến thức chúng em được học, cùng với sự giúp đỡ của cô đã giúp đỡ chúng em hoàn thành bài tập lớn môn học, phân tích thiết kế chương trình “Quản lý nhập xuất hàng của công ty máy tính TIC”. Nhưng do trình độ, kiến thức và kinh nghiệm còn kém nên trong bài còn có nhiều hạn chế. Chúng em mong cô giáo cùng các bạn đóng góp ý kiến. Em xin chân thành cảm ơn. Mục Lục Chương I. KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ ĐỀ TÀI Khảo Sát Hệ Thống Cơ cấu tổ chức của hệ thống Giám đốc Công ty: Ông Trương Đình Hoàn. TIC Luôn phục vụ khách hàng với phương châm: "Giải pháp tối ưu - Giá cả hợp lý - Dịch vụ hoàn hảo" 105 Hồ Tùng Mậu - Cầu Giấy - HN ĐT: 04.3 795 0261 - Fax: 04.3 795 0262 E-mail: sale@tic.vn Các bộ phận Công ty có nhiều bộ phận đảm nhận những công việc khác nhau, bao gồm: giám đốc công ty, kế toán, nhân viên bán hàng, nhân viên giao hàng, nhân viên bảo vệ, ngoài ra còn có nhân viên giám sát hệ thống, bộ phận kỹ thuật và bộ phận nhập hàng. Nhiệm vụ của từng bộ phận Giám đốc trực tiếp điều phối, quản lý và đưa ra các quyết định quan trọng đối với toàn bộ hoạt động của công ty. Bộ phận Kế toán đảm nhận việc nhập thông tin hàng hóa vào máy, quản lý việc trả lương và thưởng lương cho nhân viên, đồng thời lưu giữ các thông tin về việc thu chi của công ty. Bộ phận bán hàng có trách nhiệm trông coi và quản lý hàng, bán hàng và thanh toán cho khách, kiểm kê hàng hóa, thống kê những mặt hàng bán chạy và bán không chạy và đưa số liệu lên cho ban giám đốc. Nhân viên giao hàng đưa hàng đến nơi mà khách hàng yêu cầu. Khi khách hàng mua hàng với số lượng lớn và đặt yêu cầu giao hàng thì ban quản lý sẽ giao cho nhân viên giao hàng phiếu giao hàng, trong đó có các thông tin về khách hàng: tên khách, địa chỉ, điện thoại… Sau đó, họ có trách nhiệm lập đơn nhận hàng cho khách và báo cáo lại cho ban giám đốc. Bộ phận nhập hàng có trách nhiệm đặt hàng tới nhà cung cấp, kiểm tra thông tin và chất lượng hàng nhập vào kho. Bộ phận kỹ thuật: lắp ráp máy theo yêu cầu khách hàng. Bộ phận bảo hành và dịch vụ khách hàng: tư vấn khách hàng và sửa chữa khi khách hàng đến bảo hành. Nhân viên bảo vệ có nhiệm vụ quản lý an ninh trong công ty, trông coi hành vi khách hàng. Hoạt động của hệ thống Công ty sử dụng hệ thống máy tính vào việc quản lý nhân viên, quản lý thông tin hàng nhập, xuất, hàng tồn kho và các phiếu nhập, phiếu xuất, chứng từ. Quản lý Bán Hàng Tính tiền thanh toán cho khách hàng, lập hóa đơn, và cập nhật vào cơ sở dữ liệu một cách nhanh chóng, chính xác, không tốn nhiều thời gian Quản lý thông tin hàng Nhân viên dễ dàng nắm được thông tin hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn kho, và tình trạng các mặt hàng có trong công ty. Quản lý Nhập Hàng Theo dõi dữ liệu liên quan đến quá trình mua hàng; tính toán chi phí hàng hóa; nắm rõ giá thành thị trường để đưa ra chiến lược kinh doanh hợp lý. Báo cáo, thống kê Thống kê tình hình hoạt động nhanh chóng để báo cáo ban lãnh đạo từ đó đề ra chiến lược kinh doanh, biện pháp giải quyết kịp thời. Phát biểu bài toán Hoạt Động Nhập Xuất Của Công Ty TNHH Tin Học TIC Công ty TNHH TM Tin Học và Thiết Bị Văn Phòng TIC ở địa chỉ 105 Hồ Tùng Mậu- Cầu Giấy- Hà Nội. Công ty chuyên bán các linh phụ kiện máy tính, đồ kỹ thuật công nghệ cao. Quản lý nhập hàng Khi công ty nhập hàng từ nhà cung cấp thì phận nhập hàng sẽ kiểm tra chất lượng hàng, nếu chất lượng hàng đảm bảo, bộ phận này sẽ lập một phiếu nhập hàng. Phiếu nhập có ghi rõ số hiệu phiếu nhập, ngày nhập, địa chỉ, điện thoại của hai bên và, mô tả sản phẩm, số lượng, đơn giá nhập, tổng số tiền. Phiếu nhập được tạo thành hai bản, một bản giao cho nhà cung cấp, một bản do công ty giữ lại. Sau đó hàng được chuyển vào kho. Quản lý thông tin hàng Khi hàng được chuyển vào kho, bộ phận quản lý hàng tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm, thêm thông tin hàng mới, sửa thông tin đối với các mặt hàng có sự thay đổi, và xóa thông tin hàng khi hàng không còn kinh doanh nữa. Thông tin về hàng bao gồm: mã hàng, tên hàng, nhà sản xuất, nhà cung cấp, số lượng, thời gian bảo hành, mô tả hàng, … Quản lý bán hàng Khách hàng mua hàng trực tiếp tại công ty, bộ phận bán hàng kiểm tra và thanh toán cho khách, và giao cho khách một phiếu lưu các thông tin: mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền, ngày lập gọi là phiếu xuất. Nếu không đủ hàng đế đáp ứng nhu cầu khách hàng, thì thông báo từ chối xuất. Nếu khách hàng nhận hàng trực tiếp tại công ty thì hàng được giao ngay cho khách, khách hàng thanh toán tiền với thu ngân. Đồng thời, công ty cũng có dịch vụ giao hàng tận nơi cho khách trong trường hợp khách có yêu cầu và đặt mua hàng với số lượng lớn hoặc có giá trị cao. Quản lý nhân viên Để theo dõi và quản lý nhân viên làm việc, công ty thực hiện thêm thông tin nhân viên mới được tuyển vào danh sách, sửa đổi thông tin khi có những biến đổi xảy ra và xóa bỏ nhân viên khi hết hợp đồng hoặc bị sa thải. Thông tin về nhân viên gồm: mã nhân viên, tên nhân viên, địa chỉ, điện thoại, ngày sinh, giới tính và các mô tả khác. Báo cáo thống kê Để tiện theo dõi việc kinh doanh của công ty, hàng tháng công ty lập báo cáo gửi cho ban giám đốc, báo cáo về doanh thu trong tháng, mặt hàng đã bán ra và báo cáo hàng tồn kho. Từ đó có các biện pháp điều chỉnh và đề ra chiến lược kinh doanh. Chương II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG II.1. Phân Tích Chức Năng Mô hình phân rã chức năng II.2. Phân Tích Dữ Liệu II.2.1. Mô hình luồng dữ liệu Hình 2.1.1 Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh: Hình 2.1.2 Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh Hình 2.1.3a Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh biểu diễn chức năng Quản Lý Nhập Hàng Hình 2.1.3b Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh biểu diễn chức năng Quản Lý Thông Tin Hàng Hình 2.1.3c Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh biểu diễn chức năng Quản Lý Nhân Viên Hình 2.1.3d Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh biểu diễn chức năng Báo Cáo- Tổng Kết Hình 2.1.3e Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh biểu diễn chức năng Bán Hàng II.2.2. Mô hình quan hệ Chương III: THIẾT KẾ HỆ THỐNG III.1. Xây Dựng Từ Điển Dữ Liệu III.1.1. Định nghĩa dữ liệu sơ cấp MAH Mã nhận diện MAH Tên: MÃ HÀNG Mô tả: Thuộc tính nhận dạng tài liệu, mỗi mặt hàng sẽ số 1 mã số riêng. Đặc điểm dữ liệu Số ký tự 10, kiểu TEXT Ràng buộc Khóa chính MAKH Mã nhận diện MAKH Tên: MÃ KHÁCH HÀNG Mô tả: Thuộc tính nhận dạng tài liệu, mỗi mặt khách hàng sẽ số 1 mã số riêng. Đặc điểm dữ liệu Số ký tự 10, kiểu TEXT Ràng buộc Khóa chính MANCC Mã nhận diện MANCC Tên: MÃ NHÀ CUNG CẤP Mô tả: Thuộc tính nhận dạng tài liệu, mỗi nhà cung cấp sẽ số 1 mã số riêng. Đặc điểm dữ liệu Số ký tự 10, kiểu TEXT Ràng buộc Khóa chính MANV Mã nhận diện MANV Tên: MÃ NHÂN VIÊN Mô tả: Thuộc tính nhận dạng tài liệu, mỗi nhân viên sẽ số 1 mã số riêng. Đặc điểm dữ liệu Số ký tự 10, kiểu TEXT Ràng buộc Khóa chính III.1.2. Định nghĩa kho dữ liệu Danh mục Nhà cung cấp (NHACC) Chứa mọi thông tin về nhà cung cấp hàng cho công ty. Gồm các thuộc tính hợp thành Tên cột Ý nghĩa Kiểu Độ rộng Ràng buộc MANCC Mã nhà cung cấp TEXT 10 Primary key TENNCC Tên nhà cung cấp TEXT 50 DIACHINCC Địa chỉ nhà cung cấp TEXT 50 DIENTHOAINCC Điện thoại nhà cung cấp TEXT 20 FAX Fax nhà cung cấp TEXT 20 Danh mục Hàng (HANG) Chứa mọi thông tin về hàng hóa trong kho của công ty. Gồm các thuộc tính hợp thành Tên cột Ý nghĩa Kiểu Độ rộng Ràng buộc MAH Mã hàng TEXT 10 Primary key TENH Tên hàng TEXT 50 LOAIH Loại hàng TEXT 50 SOLUONG Số lượng hàng NUMBER DVTINH Đơn vị tính TEXT 20 THOIGIANBH Thời gian bảo hành TEXT Danh mục KháchHàng (KHACHHANG) Chứa mọi thông tin về khách hàng mua hàng tại công ty. Gồm các thuộc tính hợp thành Tên cột Ý nghĩa Kiểu Độ rộng Ràng buộc MAKH Mã khách hàng TEXT 10 Primary key TENKH Tên khách hàng TEXT 50 DIACHIKH Địa chỉ khách hàng TEXT 50 DIENTHOAIKH Điện thoại khách hàng TEXT 20 EMAIL Email khách hàng TEXT 100 Danh mục Nhân Viên (NHANVIEN) Chứa mọi thông tin về nhân viên làm việc cho công ty thực hiện công việc lập phiếu xuất. Gồm các thuộc tính hợp thành Tên cột Ý nghĩa Kiểu Độ rộng Ràng buộc MANV Mã nhân viên Text 10 Primary key TENNV Tên nhân viên Text 50 GIOITINH Giới tính Yes/No NGAYSINH Ngày sinh Date/time NGAYLAMVIEC Ngày làm việc Date/time DIACHINV Địa chỉ của nhân viên Text 100 DIENTHOAINV Điện thoại nhân viên Text 20 Hàng Xuất (HANGXUAT) Chứa mọi thông tin về hàng đã bán được của công ty. Gồm các thuộc tính hợp thành Tên cột Ý nghĩa Kiểu Độ rộng Ràng buộc MAH Mã hàng Text 10 Primary key SOPX Mã phiếu xuất Text 10 SLXUAT Số lượng xuất Number GIABAN Giá bán Number Phiếu xuất (PHIEUXUAT) Chứa mọi thông tin về phiếu xuất hàng cho công ty. Gồm các thuộc tính hợp thành Tên cột Ý nghĩa Kiểu Độ rộng Ràng buộc SOPX Mã phiếu xuất Text 10 Primary key NGAYGIAOHANG Ngày giao hàng Text NOT NULL MANV Mã nhân viên Text 10 Foreign key NGAYPX Ngày đặt hàng Date/time NOT NULL MAKH Mã khách hàng Text 10 Foreign key Phiếu nhập (PHIEUNHAP) Chứa mọi thông tin về phiếu nhập hàng hàng cho công ty. Gồm các thuộc tính hợp thành Tên cột Ý nghĩa Kiểu Độ rộng Ràng buộc SOPN Mã phiếu nhập Text 10 Primary key MANCC Mã nhà cung cấp Text 10 Foreign key NGAYPN Ngày lập phiếu Date/time NOT NULL Hàng nhập (HANGNHAP) Chứa mọi thông tin về hàng đã nhập từ các nhà cung cấp. Gồm các thuộc tính hợp thành Tên cột Ý nghĩa Kiểu Độ rộng Ràng buộc MAH Mã hàng Text 10 Primary key SOPN Mã phiếu nhập Text 10 Primary key SLNHAP Số lượng nhập Number GIANHAP Giá nhập Number III.2. Thiết kế CSDL Access Mô hình quan hệ DỮ LIỆU SỬ DỤNG BẢNG KHACHHANG MAKH TENKH DIACHIKH DIENTHOAIKH EMAIL KH01 Nguyen Ngoc Minh Ba Dinh, Ha Noi 01684825014 minhngoc@yahoo.com KH02 Tran Anh Manh Cau Giay, Ha Noi 0987253412 anhmanht@yahoo.com KH03 Nguyen Xuan Hoa Tu Liem, Ha Noi 0972584565 hoathan@yahoo.com KH04 Ton Ngo Khong Hoan Kiem, HaNoi 01698585421 phuongtay@gmail.com KH05 Ngo Trac Linh Cau Giay, Ha Noi 0915648457 vntinhoa@vnzon.vn KH06 Tran Khai Lam Ha Dong, Ha Noi 01668454544 lamyeudau@gmail.com BANG NHANVIEN MANV TENNV GIOITINH NGAYSINH NGAYLAMVIEC DIACHINV DIENTHOAI NV01 Huynh Hieu Lam 0 5/6/1975 2/25/2006 Ha Noi 01684512451 NV02 Tran Hoang Yen 1 1/3/1980 3/27/2006 Ha Noi 0934512545 NV03 Nguyen Thanh Cong 0 5/8/1985 5/30/2008 Quang Ninh 0945612454 NV04 Do Van Nghinh 0 4/2/1981 6/14/2007 Ha Noi 0941235456 NV05 Nguyen Thai Phong 0 7/7/1984 5/17/2005 Hai Phong 0983445543 BANG NHACC MACC TENNCC DIACHINCC DIENTHOAINCC FAX NCC1 Cong Ty Nam Á 102 Thai Ha, Dong Da, Ha Noi 0972096866 043.5377688 (301) NCC2 Công Ty phân phối CMC So 10 Lo 1B, Trung Yen, Cau Giay, Ha Noi 0906118082 043.7833228 NCC3 Cong Ty DigiWorldHanoi So 6 Hang Bai, Hoan Kiem, Ha Noi 0915248899 043.9386993 NCC4 Cong Ty Phan Phoi FPT Toa nha Viglacera So1, Me Tri, Tu Liem, Ha Noi 043.7301518 043.7301518 BANG HANG MAH TENH LOAIH SOLUONG DONVITINH THOIGIANBH H1 HP Compaq May Tinh Xach Tay 30 CAI 24 Thang H2 Lenovo May Tinh Xach Tay 20 CAI 24 Thang H3 Compaq Presario May Tinh Xach Tay 20 CAI 24 Thang H4 Sony Vaio May Tinh Xach Tay 20 CAI 24 Thang H5 May In Thiet Bi Van Phong 25 CAI 24 Thang H6 May Chieu Thiet Bi Van Phong 20 CAI 24 Thang H7 May Quet Thiet Bi Van Phong 25 CAI 24 Thang H8 May Quay Thiet Bi Giai Tri So 25 CAI 12 Thang H9 May Ghi Am Thiet Bi Giai Tri So 30 CAI 12 Thang BẢNG PHIEUNHAP SOPN MANCC NGAYPN PN01 NCC1 6/9/2009 PN02 NCC2 5/9/2009 PN03 NCC1 5/9/2009 PN04 NCC4 7/9/2009 PN05 NCC3 7/9/2009 BẢNG PHIEUXUAT SOPX MAKH NGAYPX MANV NGAYGIAOHANG PX01 KH01 15/9/2009 NV01 15/9/2009 PX02 KH02 15/9/2009 NV02 15/9/2009 PX03 KH03 16/9/2009 NV02 16/9/2009 PX04 KH04 16/9/2009 NV03 16/9/2009 PX05 KH05 17/9/2009 NV04 17/9/2009 BẢNG HANGXUAT MAH SOPX SLXUAT GIABAN H1 PX01 1 15,000,000 H2 PX02 2 14,000,000 H3 PX03 1 13,500,000 H4 PX04 2 14,500,000 H5 PX04 1 18,000,000 H3 PX05 1 13,500,000 H9 PX05 2 1,100,000 BẢNG HANGNHAP MAH SOPN SLNHAP GIANHAP H1 PN01 5 13,500,000 H2 PN01 5 13,000,000 H3 PN02 5 11,500,000 H3 PN03 5 11,500,000 H5 PN04 5 16,500,000 H6 PN05 1 10,500,000 H9 PN05 10 1,000,000 III.3. Thiết kế giao diện: Màn hình giới thiệu Màn hình chính Thông tin phiếu nhập Thông tin phiếu xuất Báo cáo Hàng Tìm kiếm phiếu nhập Tìm kiếm phiếu xuất Phụ Lục Câu hỏi phỏng vấn Hệ thống bán hàng của công ty bao gồm những bộ phận nào? Chức năng của từng bộ phận Qui trình bán hàng như thế nào? Công ty đã từng sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng nào? Công ty có bán hàng trực tuyến trên mạng không? Công ty có những loại hóa đơn nào? Thuế cho mỗi mặt hàng là bao nhiêu? Thông tin về hàng nhập, hàng xuất cần lưu trữ những gì? Thông tin về mặt hàng bán chạy nhất? Thông tin về các nhà cung cấp hàng hóa cho công ty? Thông tin các mặt hàng tồn kho? Thông tin về các mặt hàng nói chung cần lưu trữ những gì? Hàng của công ty được phân thành những loại nào? Mức giảm giá của mỗi mặt hàng là bao nhiêu? Cách tính doanh thu, lợi nhuận kinh doanh? Các tiêu chuẩn để đánh giá tình trạng lỗ, lãi của công ty là gì? Các thông tin trong mẫu hóa đơn xuất, nhập, đặt hàng gồm những gì? Thông tin cần có trong bản kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào? Công ty có cho phép đặt hàng trực tuyến không? Chi phí đầu vào của mỗi mặt hàng? Hệ thống bán hàng bao gồm những bộ phận nào? Chức năng của từng bộ phận là gì? Những vấn đề còn tồn tại trong hệ thống tổ chức của công ty? Danh mục tài liệu tham khảo Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin- Nguyễn Văn Ba- NXB ĐHQGHN -------------------------- Danh sách nhóm Nguyễn Thị Huyền Nguyễn Thị Hồng Lê Vương Thị Ngọc Mai -------------------------- Mọi ý kiến đóng góp xin liên lạc: Điện thoại: 01674525031 Email: kbgtv.khmt1@gmail.com