Đề tài Quản lý và tra cứu hàm trong Excel

ĐỒ ÁN: QUẢN LÝ VÀ TRA CỨU HÀM TRONG EXCEL Lời nói đầu Công nghệ thông tin là một ngành được ứng dụng từ lâu. Nhưng vào cuối những năm của thế kỷ 20 và đến nay, công nghệ thông tin mới thực sự phát triển mạnh mẽ trong mọi lĩnh vực. Công nghệ thông tin không những phát triển ở những nền kinh tế phát triển mà ngay cả những nước có nền kinh tế đang phát triển hoặc chưa kịp phát triển thì cũng có sự xâm nhập và phát triển công nghệ thông tin ở đó. Trong cuộc sống hiện đại ngày nay nếu trễ một phút là có thể mất một ngày công hoặc hơn thế nữa. Trong bất kì một ngành nào thì thời gian cũng vô cùng quý giá. Bạn là nhân viên văn phòng hay kĩ sư…thì việc biết và sử dụng các ứng dụng của tin học là điều cần thiết. Hiện nay phần mềm Excel đã chứng tỏ khả năng đáp ứng tốt các vấn đề xử lí số liệu mà trước đây ta phải làm bằng tay. Nhưng không phải bất kì ai cũng nắm rõ được phần mềm này, đặc biệt là nhớ được các hàm sử dụng trong Excel vì nó đòi hỏi chính xác cao trong từng câu lệnh và cách sử dụng nó. Đề tài “Quản lí và tra cứu hàm trong Execl” cũng không ngoài mục đích giúp cho người sử dụng dễ dàng trong việc tra cứu cũng như quản lí các hàm trong Excel để khai thác và học tập. Phần mềm này hỗ trợ người sử dụng Excel làm quen với các hàm trong Excel cũng như việc sử dụng của các hàm này thông qua các ví dụ cụ thể ngoài ra người sử dụng còn có thể bổ sung sửa chữa thêm hay xoá hàm một cách đơn giản và thuận tiện. Trong quá trình thực hiện, được sự giúp đỡ của thầy Nguyễn Minh Quý cùng các bạn trong lớp nên nhóm em đã hoàn thành công việc của mình. Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy cùng các bạn ! MỤC LỤC Lời nói đầu....................................................................................................................4 Đề tài.............................................................................................................................5 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI.............................................6 CHƯƠNG II: MÔ TẢ HỆ THỐNG............................................................................8 I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG……………………….......………………......………………8 1. Mục đích khảo sát hiện trạng…………………………….........………………8 2. Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng………………….....……………….8 3. Các yêu cầu đối với một cuộc điều tra………………………………….……………9 4. Chiến lược điều tra…………………………....………………….....…………9 4.1Các nguồn điều tra……………………….......…………..............……….9 CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG.............................................13 I. Xây dựng biểu đồ chức năng………………………....…………….......…………13 II. Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu ………………………....……......……………..14 1.Vẽ biểu đồ luồng giữ liệu …………………………………......………………14 1.1 Biểu đồ mức bối cảnh …………………………………….....…………..15 1.2 Biểu đồ mức đỉnh ……………………………………....……........……..16 1.2.1 Định nghĩa chức năng tra cứu và tìm kiếm hàm………….........…........16 1.2.2 Định nghĩa chức năng cập nhật ..............................................................17 1.2.3 Định nghĩa chức năng in ấn....................................................................17 III Biểu đồ thực thể liên kết........................................................................................18 IV Bảng quan hệ và mối quan hệ giữa chúng.............................................................18 V Lưu đồ thuật toán....................................................................................................20 VI Thiết kêt giao diện.................................................................................................21 1.Form chính……………………………................………………………………...21 2. Sửa hàm………………………………………………………………………......22 3. Thêm hàm ..............................................................................................................22 4. Xoá hàm..................................................................................................................23 LỜI KẾT.....................................................................................................................25 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI Trong những năm gần đây việc ứng dụng máy tính trong công tác quản lý thông tin, học tập, nghiên cứu khoa học ở nước đang phát triển mạnh. Song song với việc phát triển nghiên cứu thì các phần mềm tin học cũng phát triển không kém. Các phần mềm không ngừng ra đời để đáp ứng nhu cầu học tập, làm việc, giải trí của con người. Phần mềm Excel được ra đời từ rất sớm để đáp ứng nhu cầu của người sử dụng. Phần mềm Excel được sản xuất bởi hãng Microsoft nó có các phiên bản 97, 2000, 2003, 2007; trong đó các phiên bản về sau là những phiên bản được nâng cấp và cải tiến từ các phiên bản ra trước qua đó ứng dụng Excel cũng được cải tiến hơn. Người sử dụng Excel thường gặp phải nhiều vấn đề trong đó việc quên hàm và cách sử dụng nó là một vấn đề nan giải cần có cách khắc phục. Hàm là một phương thức được định nghĩa sẵn trong Excel nhằm thực hiện một chức năng tính toán riêng biệt nào đó, hoặc giúp đỡ người sử dụng ra một quyết định dựa trên những thông số được cung cấp bởi người dùng. Trong quá trình tính toán và xử lý đôi khi các hàm trong Excel cung cấp không đáp ứng được vì vậy ta có thể viết ra những hàm mới thích hợp cho riêng mình. Đối với một phần mềm trợ giúp người sử dụng thì yêu cầu đầu tiên là nội dung phải phong phú, chính xác. Cách thể hiện nội dung và trình bầy nội dung phải khoa học, dễ hiểu, dễ nghiên cứu, sao cho người dùng có thể sử dụng một cách dễ dàng. Người dùng có thể tìm những kiến thức mình cần một cách nhanh chóng mà không phải xem hết nội dung mới tìm thấy. Ngoài những chức năng chính ra phần mềm cũng phải có một giao diện thân thiện, phù hợp với nội dung kiến thức. Qua thăm dò ý kiến của người sử dụng biết được nhu cầu và nguyện vọng của người sử dụng nhóm chúng tôi đã đưa ra phần mếm “Quản lý và tra cứu hàm trong Excel”. Phần mềm này không những giúp người sử dụng dễ dàng tra cứu các hàm trong Excel mà nó còn giúp người sử dụng biết cách dùng các hàm trong đó một cách dễ dàng thông qua ví dụ, mô tả, diễn giải. Ngoài ra phần mềm còn giúp người sử dụng quản lý hàm bằng cách cho phép người sử dụng xóa những hàm sai, sửa chữa những hàm bị lỗi và thêm những hàm mà trong phần mềm chưa có. Do vậy đối với phần mềm “Quản lý và tra cứu hàm trong Excel ” cũng phải đáp ứng được các yêu cầu:  Nội dung các hàm phải phong phú và chính xác: Phần mềm phải cung cấp các hàm cơ bản, thông dụng trong Excel. Đối với mỗi hàm phải có phần mô tả, cú pháp, diễn giải, ví dụ minh hoạ làm sao cho người sử dụng có thể tiếp cận một cách dễ dàng và vận dụng một cách nhanh chóng.  Hỗ trợ các chức năng tìm kiếm, giúp người dùng có thể tìm kiếm nhanh các hàm mình cần.  Ngoài ra người sử dụng có thể tìm kiếm nhanh các hàm mình cần thông qua các ứng dụng cho việc tra cứu như: Tra cứu trên danh sách hàm, tra cứu theo tên hàm, tra cứu gần đúng.  Với mỗi hàm đều có các ví dụ minh hoạ.  Xây dựng một số chức năng hỗ trợ trong việc quản lý như chức năng sửa chữa, xoá hàm, thêm hàm, hiển thị toàn màn hình…  Giao diện thân thiện,dễ sử dụng, có bố trí các menu tầng… CHƯƠNG II: MÔ TẢ HỆ THỐNG Đây là bước mở đầu của quá trình phát triển hệ thống, vì “Nhu cầu là mẹ của mọi sự sáng tạo” do đó đặt vấn đề hay nghiên cứu sơ bộ hệ thống để sáng tạo ra một hệ thống mới trước hết phải làm quen và thâm nhập vào chuyên môn nghiệp vụ mà hệ thống đó đòi hỏi phải đáp ứng. Tìm hiểu nhu cầu, các vấn đề đặt ra đối với hệ thống và thu thập tất cả các thông tin liên quan đến sự hoạt động của hệ thống. Nhằm mục đích làm cho chương trình thực hiện đún yêu cầu mà công việc đòi hỏi. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG. 1. Mục đích khảo sát hiện trạng. Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án là giai đoạn đầu của quá trình phân tích hệ thống. Việc khảo sát thường được tiến hành qua hai giai đoạn. + Khảo sát sơ bộ nhằm xác định tính khả thi của dự án. + Khảo sát chi tiết nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện và khẳng định lợi ích kèm theo. Từ mục đích trên chúng tôi đã đưa ra được mục đích trong đề tài của mình:  Hệ thống được xây dựng nhằm mục đích giúp người sử dụng dễ dàng tra cứu và quản lý các hàm trong Excel để người sử dụng đỡ mất thời gian nhớ lại hay tìm trong sách vở.  Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống.  Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống.  Chỉ ra chỗ hợp lý của hệ thống cần được phát huy và những chỗ bất hợp lý của hệ thống cần được khắc phục thay đổi để hệ thống hoàn thiện hơn và đáp ứng được yêu cầu công việc đặt ra. 2. Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng. Qua thực tế cho thấy phần mềm Excel ứng dụng rất rộng rãi được nhiều đối tượng sử dụng và được sử dụng trong rất nhiều các ngành nghề khác nhau như kế toán, giáo viên, học sinh, sinh viên...đó là một lợi thế cho người thiết kế phần mềm này vì phần mềm này tạo ra sẽ được sử dụng rộng rãi với nhiều đối tượng và trong nhiều môi trường khác nhau. Nhận biết được tâm lý của người sử dụng nhóm thực hiện phần mềm đã :  Tìm hiểu môi trường và phạm vi sử dụng của phần mềm từ đó biết được nhu cầu của người sử dụng (xem họ cần gì và nguyện vọng của họ về một phần mềm như thế nào).  Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách, các tệp cùng với phuơng thức xử lý các thông tin đó.  Thu thập các hàm trong Excel và các cách sử dụng nó từ những tài liệu, sách, báo…trong quá trình sử lý đôi khi các hàm do Excel cung cấp không đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng vì vậy ta người dùng có thể viết thêm những hàm mới thích hợp cho riêng mình.  Thống kê các phương tiện và tài nguyên đã và có thể sử dụng.  Thu thập các đòi hỏi về thông tin, các ý kiến phê phán, phàn nàn về hiện trạng, nguyện vọng và kế hoạch cho tương lai.  Đánh giá, phê phán hiện trạng và đề suất hướng giải quyết.  Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng. 3. Các yêu cầu đối với một cuộc điều tra.  Trung thực, khách quan, phản ánh đúng tình hình thực tại.  Không bỏ sót thông tin.  Các thông tin thu thập phải được tìm hiểu, nghiên cứu một cách kỹ lưỡng.  Không được trùng lặp.  Không gây phản ứng ở người bị điều tra. 4. Chiến lược điều tra. 4.1 Các nguồn điều tra:  Điều tra từ người dùng hệ thống: đây là nguồn thông tin điều tra đầu tiên vì nó rất quan trọng phục vụ trược tiếp cho người sử dụng. Phương pháp điều tra thường dùng là phỏng vấn hoặc điều tra bằng phiếu.  Điều tra bằng cách phỏng vấn thông qua các câu hỏi mở hoặc những câu hỏi đóng ban đầu là những câu hỏi khái quát, sau đó là những câu hỏi tập chung vào một chủ điểm, một chi tiết nhất định.  Học hỏi từ các phần mềm có ứng dụng tương tự như trong ngôn ngữ lập trình VB…  Thu thập thông tin qua giao tiếp xã hội. Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc PHIẾU ĐIỀU TRA  Bạn có hay sử dụng phần mềm Excel không?  Ban sử dụng nó với mục đích gì?  Nếu sử dụng phần mềm Excel bạn có sử dụng các hàm trong đó không?  Khi sử dụng các hàm trong Excel bạn thường gặp phải những trở ngại gì?  Nếu bây giờ có một phần mềm “Quản lý và tra cứu hàm trong Excel” ra đời thì bạn mong muốn gì ở phần mềm đó?  Bạn nghĩ gì về phần mềm của chúng tôi? Để phần mềm của chúng tôi đáp ứng được tốt hơn nhu cầu sử dụng của các bạn. Chúng tôi rất mong sự đóng góp ý kiến chân thành từ phía các bạn. Thay mặt cho những người làm phần mềm “Quản lý và tra cứu hàm trong Excel” xin chân thành cảm ơn! ** Chú ý: Quá trình điều tra phải tiến hành lặp đi, lặp lại.  Phân loại và biên tập các thông tin điều tra.  Hiện tại / tương lai.  Nội bộ / môi trường.  Tĩnh / động / biến đổi. CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG I. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng. Qua quá trình khảo sát hiện trạng và phân tích yêu cầu của hệ thống nhóm thực hiện phần mềm đã đưa ra biểu đồ phân cấp chức năng sau: Phân tích biểu đồ phân cấp chức năng Từ việc tìm hiểu thực tế nhóm đã đưa ra được biểu đồ phân cấp chức năng như trên. Qua biểu đồ phân cấp chức năng ta thấy được mục đích mà người xây dựng phần mềm muốn tạo ra. Phần mềm quản lý và tra cứu hàm trong Excel có những chức năng chính là: Cập nhât hàm, Tra cứu và In ấn. Cập nhật hàm trong Excel có chức năng sửa chữa, xoá hàm và thêm hàm  Sửa chữa giúp người sử dụng có thể sửa chữa những sai sót của các hàm trong chương trình. Người sử dụng phát hiện lỗi sai của các hàm trong chương trình có quyền tự sửa chữa những lỗi sai đó nhưng phần mềm này QUẢN LÝ VÀ TRA CỨU HÀM TRONG EXCEL Tra cứu hàm Cập nhật hàm In hàm Thêm hàm Sửa hàm Tìm kiếm theo tên hàm Tìm kiếm theo nội dung hàm Tra cứu trên danh sách hàm Xoá hàm chỉ hỗ trợ người sử dụng phần mêm trong chương trình mình sử dụng còn phần mềm vẫn không hề bị sửa đổi khi người khác dùng.  Xoá hàm nhằm mục đích giúp người sử dụng xoá những hàm dư thừa hay loại bỏ những hàm sai sót do quá trình nhập, bổ xung hoặc do tài liệu sai.  Thêm hàm là quá trình bổ xung những hàm hay nhóm hàm mà trong chương trình chưa hoặc cũng có thể do người sử dụng cập nhật từ các tài liệu tham khảo hay do chính bản thân người sử dụng tự định nghĩa trong quá trình làm. Tra cứu hàm trong Excel giúp người sử dụng có thể tra cứu một cách dễ dàng thông qua những hỗ trợ đặc biệt như tra cứu trên danh sách hàm, tra cứu theo tên hàm, tra cứu gần đúng .  Tìm kiếm theo tên hàm: được dùng khi người sử dụng nhớ tên hàm nhưng không biết cách sử dụng hoặc cũng có thể chưa chắc chắn về độ chính xác của hàm khi đó người sử dụng chỉ cần đánh tên hàm vào thanh công cụ tìm kiếm nếu hàm của mình cần tra có sẵn trong kho dữ kiệu thì hàm đó sẽ trả ra còn nếu hàm không được trả ra thì có thể hàm đó không có trong kho dữ liệu hoặc hàm mìn đưa ra là sai.  Tìm kiếm theo nội dung hàm: Các bạn đã từng tìm kiếm trên Google bao giờ chưa? Đây là một cách tìm kiếm hiệu quả trên mạng mà rất nhiều người biết đến vì tính hiệu quả cao của nó. Từ việc tìm hiểu nhu cầu của người sử dụng để đáp ứng việc tra cứu một cách dễ dàng phần mềm đã áp dụng cách tra cứu hiệu quả của Google để đưa ra chức năng này. Mục đích của việc tìm kiếm theo nội dung hàm được áp dụng trong trường hợp người dùng không nhớ chính xác được hàm hay nhóm hàm mình cần sử dụng nhờ vào ứng dụng này mà người sử dụng có thể tra cứu bằng những gợi nhớ như chữ cái đầu tiên hay mục đích của hàm cần sử dụng.  Tra cứu trên danh sách hàm: Cùng mục đích là được trả về hàm cần tra nhưng tra cứu khác với tìm kiếm ở chỗ dùng tìm kiếm là ta đưa ra hàm cần tra qua công cụ tìm kiếm hàm cần tìm sẽ được trả về còn tra cứu là ta tìm kiếm trên cây thư mục có sẵn. Trong phần tra cứu này sẽ có cây thư mục trả ra nhóm hàm và các hàm để giúp bạn tìm trực tiếp trên cây thư mục đó. In ấn hỗ trợ việc in ví dụ, in mô tả, in diễn giải. II. Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu . 1.Vẽ biểu đồ luồng dữ liệu Qua phân tích và nghiên cúu nhóm thưc hiện đề tài đã đưa ra được biểu đồ luồng dữ liệu các mức như sau: 1.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức bối cảnh. Trong biểu đồ này có tác nhân là Người sử dụng, chức năng là Quản lý và tra cứu hàm trong Excel và các luồng dữ liệu.  Người sử dụng gửi yêu cầu hàm cần tra cứu thì hệ thống sẽ tự động cập nhật hàm và trả lại kết quả cần tra cứu. Kết quả này bao gồm tên hàm, cú pháp, nội dung, ví dụ, các hàm liên quan và chú ý.  Người sử dụng gửi yêu cầu hàm cập nhật thì hệ thống sẽ tự động cập nhật trong chương trình và trả lại kết quả sau khi đã cập nhật. Kết quả cập nhật ở đây có thể là thông báo đã cập nhật.  Người sử dụng đưa ra hàm cần in thì ngay sau khi hệ thống nhận được yêu cầu sẽ tự động trả ra kết quả in. Kết quả in đó có thể là danh sách các hàm, nội dung của hàm hay các ví dụ … Người sử dụng Quản lý và tra cứu hàm trong excel 1.2 Phân tích biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. Trong biểu đồ này tác nhân là Người sử dụng. Người sử dụng có các chức năng: tra cứu hàm, cập nhật hàm và in hàm. Biểu đồ còn có các luồng dữ liệu, các tác nhân và kho HÀM.  Người sử dụng đưa ra hàm cần tra hệ thống sẽ tự động đọc thông tin trong kho hàm đã có sẵn và trả lại kết quả là các hàm cần tra.  Người sử dụng gửi yêu cầu hàm cập nhật hệ thống sẽ tự động vào kho ghi thêm các hàm nếu yêu cầu của người sử dụng là thêm hàm, sửa đổi thông tin của các hàm trong kho hàm có sẵn nếu yêu cầu là sửa hàm và xoá hàm trong kho hàm đã có sẵn nếu hàm đó bị sai khi người sử dụng yêu cầu xoá hàm.  Chức năng in ấn như trong phần biểu đồ phân luồng dữ liệu mức bối cảnh. Người sử dụng đưa ra hàm cần in thì ngay sau khi hệ thống nhận được yêu cầu sẽ tự động đọc thông tin trong kho hàm đã có sẵn và trả lại kết quả là thông tin người sử dụng cần in. 1.2.1 Định nghĩa chức năng tra cứu và tìm kiếm hàm. Trong biểu đồ tra cứu và tìm kiếm này tác nhân là Người sử dụng. Người sử dụng có các chức năng: tìm kiếm theo tên hàm, tìm kiếm theo nội dung hàm, và tra cứu theo nội dung hàm. Biểu đồ còn có các luồng dữ liệu, các tác nhân và kho HÀM.  Khi người sử dụng yêu cầu đưa ra tên hàm thì ngay sau khi hệ thống nhận được tên hàm mà người sử dụng đưa ra, chương trình sẽ tự động đọc thông tin trong kho hàm đã có sẵn và trả lại kết quả là bao gồm tên hàm, cú pháp, nội dung, ví dụ, các hàm liên quan và chú ý.  Khi người sử dụng không nhớ tên hàm mà chỉ nhớ nội dung hàm đó, hàm đó dùng để làm gì thì người sử dụng sẽ đưa ra nội dung hàm cần tra yêu cầu hệ thống trả lại tên và nội dung hàm thì ngay sau khi hệ thống nhận được nội dung hàm mà người sử dụng đưa ra, chương trình sẽ tự động đọc thông tin trong kho hàm đã có sẵn và trả lại kết quả là bao gồm tên hàm, cú pháp, nội dung, ví dụ, các hàm liên quan và chú ý.  Khi người sử dụng yêu cầu đưa ra tên hàm bằng cách tìm trực tiếp trên cây thư mục thì ngay sau khi hệ thống nhận được tên hàm mà người sử dụng đưa ra, chương trình sẽ tự động đọc thông tin trong kho hàm đã có sẵn và trả lại kết quả là bao gồm tên hàm, và nội dung liên quan. 1.2.2 Định nghĩa chức năng cập nhật hàm.  Khi người sử dụng đưa ra tên và nội dung hàm cần thêm vào thì ngay sau khi hệ thống nhận được yêu cầu đó chương trình sẽ tự động vào kho hàm và thêm vào kho hàm mà người sử dụng yêu cầu thêm. Sau đó hệ thống sẽ trả lại kết quả đúng hoặc sai.  Khi người sử dụng đưa ra tên và nội dung hàm cần sửa vào thì chương trình sẽ tự động vào kho hàm và thêm vào hay xoá đi những nội dung mà người sử dụng yêu cầu sửa chữa. Sau khi hoàn tất công việc hệ thống sẽ trả lại kết quả đúng hay sai sau khi đã sửa chữa để người sử dụng có thể kiểm tra lại hàm sau khi sửa đã chính xác hay chưa chính xác.  Tương tự như thêm và xoá hàm sau khi người sử dụng đưa ra thông báo về hàm cần xoá chương trình sẽ tự động vào kho hàm và xoá đi những hàm và nội dung hàm mà người sử dụng yêu cầu xoá. Sau khi hoàn tất công việc hệ thống sẽ trả lại kết quả đúng hay sai. 1.2.3 Định nghĩa chức năng in ấn.  Chức năng in ấn như trong phần biểu đồ phân luồng dữ liệu mức bối cảnh. Người sử dụng đưa ra hàm cần in thì ngay sau khi hệ thống nhận được yêu cầu sẽ tự động đọc thông tin trong kho hàm đã có sẵn và trả lại kết quả là thông tin người sử dụng cần in. III. Biểu đồ thực thể liên kết IV. Bảng quan hệ và mối quan hệ giữa chúng. Trên là biểu đồ thể hiện mối quan hệ của các thực thể . Với biểu đồ trên thì ta có cơ sở dữ liệu như sau : a. tblHam(Ma_Ham, Ten_Ham, Noidung_Ham, ViDu, Chu_Y, HamLienQuan, Ma_Nhom) Chú thích: Ma_Ham : Mã hàm Ten_Ham : Tên hàm Noidung_Ham : Nội dung hàm ViDu : Ví dụ ChuY : Chú ý HamLienQuan : Hàm liên quan Ma_Nhom : Mã nhóm b. Bảng Nhóm ( Ma_Nhom , Ten_Nhom ) Chú thích: Ma_Nhom : Mã nhóm Ten_Nhom : Tên nhóm Mối quan hệ giữa