Đề tài Thực tập tại Tại chi nhánh Vật tư Hà Nội

Lêi më ®Çu Ngµy nay, xu h­íng héi nhËp ®ang lµ vÊn ®Ò mang tÝnh toµn cÇu. Héi nhËp kinh tÕ ®Ó tiÕp thu nh÷ng thµnh tùu khoa häc, c«ng nghÖ cña c¸c n­íc ph¸t triÓn, ®Ó rót ng¾n con ®­êng ®i lªn c«ng nghiÖp ho¸ hiÖn ®¹i ho¸ ë mét sè n­íc trªn thÕ giíi, trong ®ã cã n­íc ta. VÖt Nam sau mét thêi gian dµi gh¸nh chÞu hËu qu¶ chiÕn tranh, ®· khiÕn nÒn kinh tÕ trë nªn l¹c hËu, c«ng nghÖ kü thuËt kÐm ph¸t triÓn, m¸y mãc ®Ó s¶n xuÊt thiÕu thèn. Do vËy, tõ khi thùc hiÖn më cöa nÒn kinh tÕ, n­íc ta ®· hîp t¸c víi nhiÒu b¹n bÌ quèc tÕ trong viÖc thùc hiÖn chuyÓn giao mua b¸n c«ng nghÖ. §iÒu nµy ®· gãp mét phÇn kh«ng nhá trong viÖc ®­a nÒn kinh tÕ n­íc ta tho¸t khái l¹c hËu vµ ph¸t triÓn nh­ ngµy nay. §Ó cã ®­îc nh÷ng thµnh tùu ®ã, ho¹t ®éng kinh doanh ngo¹i th­¬ng ®ãng vai trß kh«ng nhá, trong ®ã cã ngµnh xuÊt nhËp khÈu.HiÖn t¹i, n­íc ta vÉn thuéc diÖn lµ n­íc nhËp siªu, c¸c mÆt hµng nhËp khÈu chñ yÕu lµ m¸y mãc thiÕt bÞ phôc vô cho c«ng viÖc s¶n xuÊt, khai th¸c, c¸c ngµnh c«ng nghiÖp…Trong nh÷ng n¨m s¾p tíi viÖc nhËp khÈu nh÷ng mÆt hµng nµy sÏ vÉn chiÕm ­u thÕ trong tæng kim ng¹ch hµng nhËp khÈu. Còng nh­ nhiÒu c«ng ty tham gia ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu trªn ®Êt n­íc ta chi nh¸nh vËt t­ Hµ Néi mang nhiÒu nÐt chung cña c¸c doanh nghiÖp ho¹t ®éng trong lÜnh vøc nµy nh­ ph­¬ng thøc kinh doanh, tæ chøc qu¶n lý, c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n…Bªn c¹nh ®ã chi nh¸nh còng cã mét sè nÐt ®Æc thï riªng do thÞ tr­êng tiªu thô, mÆt hµng kinh doanh quy ®Þnh. Cô thêi gian thùc tËp giai ®o¹n I t¹i chi nh¸nh, em ®· t×m hiÓu ®­îc nh÷ng nÐt kh¸i qu¸t nhÊt vÒ c«ng t¸c tæ chøc vµ c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i chi nh¸nh. B¸o c¸o nµy sÏ tr×nh bµy cô thÓ vÒ nh÷ng vÊn ®Ò trªn. PhÇn I Tæng quan chung vÒ c¬ së thùc tËp I.Kh¸i qu¸t qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn. N¨m 1960, Quèc héi kho¸ I n­íc ViÖt Nam d©n chñ céng hoac häp kú thø 8 chia Bé c«ng nghiiÖp thµnh hai bé: Bé c«ng nghiÖp nhÑ vµ Bé c«ng nghiÖp nÆng, c¸c ®¬n vÞ ngµnh than thuéc Bé c«ng nghiÖp nÆng. Ngµy 25 th¸ng 7 n¨m 1960, Bé tr­ëng Bé c«ng nghiÖp nÆng cã quyÕt ®Þnh sè 707 BCNg thµnh lËp c«ng ty than Hång Gai, c¸c c«ng tr­êng ph©n x­ëng trùc thuéc ®­îc n©ng lªn thµnh c¸c ®¬n vÞ h¹ch to¸n ®éc lËp, c¸c ®¬n vÞ thuéc c«ng ty than Hßn Gai chÝnh thøc ho¹t ®éng cã hiÖu lùc tõ ngµy 01 th¸ng 08 n¨m 1960. Trong c¸c ®¬n vÞ ®ã cã ngµnh vËt t­ c«ng ty than Hßn Gai- TiÒn th©n cña c«ng ty vËt t­ vËn t¶i vµ xÕp dì ngµy nay. Trô së cña C«ng ty vËt t­ vËn t¶i vµ xÕp dì t¹i: Ph­êng CÈm §«ng thÞ x· CÈm Ph¶ tØnh Qu¶ng Ninh. Trong nh÷ng n¨m th¸ng chiÕn tranh, ngµnh vËt t­ cã hai chøc n¨ng chñ yÕu ®ã lµ: + Gióp gi¸m ®èc c«ng ty qu¶n lý, kiÓm tra, ®«n ®èc viÖc thùc hiÖn c¸c chØ tiªu ®Þnh møc vËt t­ trong s¶n xuÊt, tæ chøc h­íng dÉn thùc hiÖn c¸c chÝnh s¸ch qui ®Þnh vÒ qu¶n lý vËt t­ cña Nhµ N­íc. + Tæ chøc theo dâi vµ tæ chøc tiÕp nhËn vËt t­, thiÕt bÞ nhËp khÈu do c«ng ty than Hßn Gai trùc tiÕp ký hîp ®ång. Th¸ng 5 n¨m 1996, chÝnh phñ ban hµnh NghÞ ®Þnh sè 27/ CP, phª duyÖt ®iÒu lÖ cña Tæng c«ng ty than ViÖt Nam trong ®ã ph©n cÊp xÝ nghiÖp vËt t­ vËn t¶i vµ xÕp dì C«ng ty than CÈm Ph¶ thµnh c«ng ty vËt t­ vËn t¶i vµ xÕp dì vµ lµ ®¬n vÞ thµnh viªn cña tæng c«ng ty than ViÖt Nam. Tr­íc nh÷ng diÔn biÕn vÒ t×nh h×nh kinh tÕ x· héi cña ®Êt n­íc, cña ngµnh ®ång thêi ®Ó cã ®Þnh h­íng chØ ®¹o s¶n xuÊt, x©y dùng vµ ph¸t triÓn c«ng ty t¹i §¹i héi §¶ng bé c«ng ty lÇn thø nhÊt, lÇn thø hai, §¹i héi c¸c tæ chøc ®oµn thÓ còng ®· ®Ò ra nh÷ng ph­íng h­íng môc tiªu míi phï hîp víi t×nh h×nh míi. VÒ mÆt tæ chøc , c«ng ty nghiªn cøu s¾p xÕp l¹i m« h×nh ®Ó phï hîp víi yªu cÇu qu¶n lý míi. V× vËy. Ngµy 23 th¸ng 09 n¨m 1996 c¨n cø vµo quyÕt ®Þnh sè 2531 TVN / TCC B2 cña tæng c«ng ty than ViÖt Nam, chi nh¸nh vËt t­ vËn tØa vµ xÕp dì ®­îc thµnh lËp gäi t¾t lµ Chi nh¸nh vËt t­ Hµ Néi. Chi nh¸nh lµ ®¬n vÞ trùc thuéc c«ng ty vËt t­ vËn t¶i vµ xÕp dì. Trô së t¹i: Sè 11 – V­¬ng Thõa Vò – Kh­¬ng Mai – Thanh Xu©n – Hµ Néi KÓ tõ khi thµnh lËp ®Õn nay, b»ng nh÷ng biÖn ph¸p liªn doanh liªn kÕt trong vµ ngoµi n­íc d­íi sù cho phÐp cña c«ng ty vËt t­ vËn t¶i vµ xÕp dì, chi nh¸nh ®· tham gia ký kÕt vµ tæ chøc thùc hiÖn nhiÒu hîp ®ång xó©t nhËp khÈu, ®ãng gãp ®¸ng kÓ vµo doanh thu cña toµn c«ng ty. §Æc biÖt, n¨m 1999 ®· gãp phÇn ®­a doanh thu cña c«ng ty t¨ng thªm h¬n 6000 triÖu ®ång. II. NhiÖm vô, tr¸ch nhiÖm, quyÒn h¹n cña chi nh¸nh. NhiÖm vô cña chi nh¸nh vËt t­ vËn t¶i vµ xÕp dì. - Chi nh¸nh lµ ®¹i diÖn duy nhÊt cña c«ng ty t¹i Hµ Néi ®Ó tiÕp thi víi kh¸ch hµng trong vµ ngoµi n­íc, trong vµ ngoµi ngµnh than ViÖt Nam ®Ó khai th¸c mäi kh¶ n¨ng kinh doanh s¶n xuÊt, liªn doanh, t×m hiÓu kh¶ n¨ng thùc hiÖn dÞch vô cã hiÖu qu¶ ®óng víi c¸c quy ®Þnh vµ ph¸p luËt cña Nhµ n­íc ban hµnh, thiªts lËp c¸c hîp ®ång ngo¹i th­¬ng, hîp ®ång kinh tÕ, hîp ®ång dÞch vô ®Ó tr×nh gi¸m ®èc c«ng ty ký duyÖt hoÆc c¸c hîp ®ång cã giÊy uû quyÒn cña c«ng ty. - NhËp khÈu nhËn uû th¸c nhËp khÈu hµng ho¸ tõ n­íc ngoµi vÒ phôc vô ngµnh than vµ c¸c ngµnh c«ng nghiÖpkh¸c - Mua b¸n vËt t­ hµng ho¸ trªn c¬ së kinh doanh lÊy thu bï chi cã l·i sau khi ®ãng thuÕ cho Nhµ n­íc. - Giao dÞch, tiÕp thÞ t×m kh¸ch hµng ®Ó ®Ó mua b¸n x¨ng dÇu nhên, nhËn vËn t¶i thuû bé , tiÕp nhËn hµng t¹i cöa khÈu hoÆc lµm thñ tôc xuÊt khÈu. - Qu¶n lý tµi s¶n cña c«ng ty t¹i Hµ Néi, x©y dùng ph­¬ng ¸n tæ chøc bé m¸y chi nh¸nh ®Ó gi¸m ®èc c«ng ty cã quy ®Þnh phï hîp cho tõng giai ®o¹n sao cho ho¹t ®éng cña chi nh¸nh cã hiÖu qu¶. 2. Tr¸ch nhiÖm. ChÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc c«ng ty vÒ mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh ®­îc b¶o ®¶m cã hiÖu qu¶ vµ ®óng ph¸p luËt. Cã tr¸ch nhiÖm ph¸p nh©n thay c«ng ty trªn ®Þa bµn Hµ Néi ®Ó gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn c¸c c¬ quan trung ­¬ng, c¬ quan Nhµ N­íc c¸c bé ngµnh vµ tæng c«ng ty than ViÖt Nam trong ph¹m vi nhiÑm vô ®­îc giao vµ ®­îc c«ng ty vËt t­ vËn t¶i vµ xÕp dì uû quyÒn. Thùc hiÖn nghiªm tóc c¸c chÕ ®é b¸o c¸o tr×nh duyÖt v¨n b¶n theo ph©n c«ng hµnh chÝnh. §¶n b¶o chÕ ®é qu¶n lý hå s¬ theo quy ®Þnh. 3. QuyÒn h¹n. §­îc tiÕp xóc giao dÞch, ®µm ph¸n víi c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh cã t­ c¸ch ph¸p nh©n liªn quan ®Õn c¸c nghiÖp vô ®­îc giao. §­îc phÐp ký c¸c v¨n b¶n thuéc ph¹m vi nhiÖm vô cña m×nh hoÆc ký c¸c v¨n b¶n cña c«ng ty khi ®­îc gi¸m ®èc uû quyÒn. §­îc chñ ®éng t×m ®èi t¸c kinh doanh, ®­îc quyÒn ®Ò xuÊt tíi gi¸m ®èc c«ng ty ®Ó tham gia mét phÇn hoÆc toµn bé dÞch vô trong nh÷ng tr­êng hîp cã hiÖu qu¶ vµ ®óng víi ph¸p luËt, ®­îc ®Ò nghÞ sö dông vèn tù cã hoÆc vèn vay cña c«ng ty vµo c¸c dÞch vô cã hiÖu qu¶ ®­îc gi¸m ®èc c«ng ty thõa nhËn vµ duyÖt ph­¬ng ¸n kinh doanh. III. C¸c mÆt hµng kinh doanh, kh¸ch hµng vµ nhµ cung cÊp chñ yÕu cña chi nh¸nh. 1. C¸c mÆt hµng kinh doanh chñ yÕu cña chi nh¸nh vËt t­ vËn t¶i vµ xÕp dì. T¹i chi nh¸nh ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu hµng ho¸ diÔn ra th­ên xuyªn, trong ®ã chñ yÕu lµ nhËp khÈu. HiÖn nay chi nh¸nh lµ ®¹i diÖn duy nhÊt cña c«ng ty t¹i Hµ Néi. Do ®ã, mäi nhu cÇu vÒ hµng nhËp khÈu c«ng ty th­êng giao cho chi nh¸nh tæ chøc thùc hiÖn. Bªn c¹nh viÖc ký kÕt c¸c hîp ®ång nhËp khÈu theo sù chØ ®¹o cña c«ng ty, chi nh¸nh cßn ®­îc phÐp tù thùc hiÖn c¸c hîp ®ång víi c¸c tæ chøc, doanh nghiÖp bªn ngoµi. V× lµ ®¬n vÞ trùc thuéc ngµnh than, nªn c¸c mÆt hµng nhËp khÈu chñ yÕu lµ c¸c vËt t­ thiÕt bÞ, dÇu mì phôc vô ngµnh than nh­: + C¸p ®iÖn phßng næ dïng trong hÇm má. + Phô tïng m¸y cµo ®¸. + Ch©n m¸y khoan + Bé têi kÐo + CÇu giao phßng næ + Khëi ®éng tõ + VËt t­ phô tïng cét chèng thuû lùc + VËt t­ thiÕt bÞ cho lß chî cét thuû lùc + VËt t­ thiÕt bÞ söa ch÷a cét thuû lùc + §éng c¬ ®iÖn phßng næ ba pha xoay chiÒu. + C¸c lo¹i dÇu gèc nh­: dÇu gèc BS 150, dÇu gèc SN 150... 2. Kh¸ch hµng chñ yÕu. Do ®Æc thï cña c¸c mÆt hµng nhËp khÈu chØ phôc vô cho mét nhãm c¸c ®¬n vÞ, xÝ nghiÖp, nªn viÖc nhËp khÈu chñ yÕu dùa vµo t×nh h×nh khai th¸c, s¶n xuÊt cña tõng ®¬n vÞ. Chi nh¸nh kh«ng chñ ®éng ®­îc c¸c mÆt hµng nhËp khÈu mµ chñ yÕu dùa vµo c¸c hîp ®ång ®Ó tõ ®ã tæ chøc nhËp khÈu. C¸c k¸ch hµng chñ yÕu cña c«ng ty lµ: + XÝ nghiÖp vËt t­ vËn t¶i CÈm Ph¶ + C«ng ty than Vµng Danh + C«ng ty than M¹o Khª + C«ng ty than U«ng BÝ + C«ng ty than H¹ Long + C«ng ty than Khe Chµm + Nhµ m¸y c¬ khÝ M¹o Khª...... 3. C¸c nhµ cung cÊp chÝnh. MÆc dï míi tham gia vµo ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu ®­îc t¸m n¨m, chi nh¸nh ®· t¹o vµ duy tr× ®­îc mèi quan hÖ tèt víi nhiÒu b¹n hµng ë mét sè n­íc.Th«ng qua viÖc tham quan trùc tiÕp d©y truyÒn c«ng nghÖ, viÖc kiÓm tra chÊt l­îng cña c¸c mÆt hµng nhËp khÈu chi nh¸nh ®· hîp t¸c l©u dµi víi mét sè nhµ cung cÊp chñ yÕu nh­ + C«ng ty DAYTON ( Nga ) + C«ng ty SIMEX ( Hµn Quèc ) + C«ng ty thiÕt bÞ toµn bé than Trung Quèc + C«ng ty xuÊt nhËp khÈu than Qu¶ng T©y + C«ng ty DARYAR §µi Loan + C«ng ty mËu dÞch quèc tÕ Liªu Ninh + C«ng ty tr¸ch nhiÖm h÷u h¹n T©n Nguyªn, Trung Quèc IV. §Æc ®iÓm vÒ tæ chøc qu¶n lý cña doanh nghiÖp. 1. C¸c phßng ban. V× lµ ®¹i diÖn cña c«ng ty t¹i Hµ Néi, tham gia chñ yÕu vµ c¸c ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu vµ kÝ kÕt c¸c hîp ®ång kinh tÕ, nªn c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý ®­îc bè trÝ mét c¸ch gän gµng nhÊt tr¸nh cho bé m¸y qu¶n lý kång kÒnh, tËn dông hÕt d­îc kh¶ n¨ng lµm viÖc cña b¸n bé c«ng nh©n viªn cña chi nh¸nh KÓ tõ ngµy thµnh lËp ®Õn nay, sè l­îng phßng ban cña chi nh¸nh kh«ng cã g× thay ®æi. Bao gåm 5 phßng ban. + Ban l·nh ®¹o gåm: 01 Gi¸m ®èc 01 Phã gi¸m ®èc + Phßng kÕ to¸n : 04 nh©n viªn c¶ kÕ to¸n tr­ëng. + Phßng kÕ ho¹ch : 06 nh©n viªn + Phßng tæng hîp : 05 nh©n viªn + Ban thu håi c«ng nî: 03 nh©n viªn 2. NhiÖm vô cña c¸c phßng ban Do c¸c phßng ban ®­îc bè trÝ nh­ trªn, nªn nhiÖm vô cña c¸c phßng ban d­îc quy ®Þnh mét c¸ch cô thÓ. Tr­ëng phßng lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm cao nhÊt cã nhiÖm vô ®«n ®èc, gi¸m s¸t nh©n viªn d­íi quyÒn trong viÖc hoµn thµnh c¸c nhiÖm vô ®­îc giao ®ång thêi b¸o c¸o t×nh h×nh ho¹t ®éng cña phßng ban m×nh cho gi¸m ®èc. Hµng tuÇn vµo ngµy thø hai, gi¸m ®èc cïng c¸c tr­ëng phßng lu«n co mét cuéc häp nh»m ®¸ng gi¸ nhËn xÐt t×nh h×nh cña chi nh¸nh trong mét tuÇn lµm viÖc. Tõ ®ã, gi¸m ®èc cã nhiÖm vô b¸o c¸o l¹i t×nh h×nh víi c«ng ty. NhiÖm vô cô thÓ cña c¸c phßng ban. Gi¸m ®èc chi nh¸nh: - ChÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc c«ng ty vÒ toµn bé ho¹t ®éng cña c¸n bé c«ng nh©n viªn chi nh¸nh vµ mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña m×nh. - Phèi hîp víi c¸c ®¬n vÞ phßng ban trong c«ng ty ®Ó hoµn thµnh nhiÖm vô d­îc giao dång thêi chÞu sù kiÓm tra, h­íng dÉn hé trî cña c¸c phßng ban nghiÖp cô ®Ó ®¶m b¶o thùc hiÖn ®óng c¸c quy ®Þnh cña Nhµ N­íc cña tæng c«ng ty trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña chi nh¸nh phßng kÕ ho¹ch NhiÖm vô nghiªn cøu thÞ tr­êng, tham gia vµo c¸c giao dÞch, ký kÕt hîp ®ång. Tæ chøc viÖc tiÕp nhËn hµng ho¸ nhËp khÈu, giao hµng cho c«ng ty, cho kh¸ch hµng theo ®óng quy ®Þnh... Phßng kÕ to¸n Lµ phßng ban kh«ng thÓ thiÕu trong bÊt kú mét doanh nghiÖp nµo dï quy m« lín hay nhá. NhiÖm vô cña nã lµ: Theo dâi, qu¶n lý t×nh h×nh tµi chÝnh cña ®¬n vÞ. KiÓm tra t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch kinh doanh, kÕ ho¹ch thu chi tµi chÝnh, tiÕn hµnh thu nép, tÝnh to¸n, kiÓm tra viÖc g×n gÜ­ vµ sö dông c¸c lo¹i tµi s¶n, tiÒn vèn, kinh phÝ ph¸t hiÖn vµ ng¨n ngõa kÞp thêi nh÷ng hµnh vi l·ng phÝ, vi ph¹m chinh s¸ch, chÕ ®é tµi chÝnh cña nhµ n­íc. Ph¶n ¸nh gi¸m ®èc c¸c nghiÖp vô nhËp xuÊt, thanh to¸n, thu håi kÞp thêi c«ng nî trong mçi thu vô nhËp xuÊt hµng ho¸. Hµng th¸ng, quý cuèi n¨m kÕ to¸n tr­ëng cã tr¸ch nhiÖm quyÕt to¸n b¸o c¸o cho c«ng ty, chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc chi nh¸nh, gi¸m ®èc c«ng ty vÒ tr¸ch nhiÖm cña m×nh. Ban thu håi c«ng nî Cã nhiÖm vô cïng víi phßng kÕ to¸n theo dâi c¸c kho¶n nî cña c¸c kh¸ch hµng, tiÕn hµnh thu håi c¸c kho¶n nî theo ®óng thêi h¹n. HiÖn nay sè nh©n viªn trong ban thu håi c«ng nî lµ 03 ng­êi. Víi t×nh h×nh hiÖn nay cña chi nh¸nh th× sè nh©n viªn biªn chÕ trong ban nµy gÆp rÊt nhiÒu khã kh¨n trong c«ng t¸c thu håi c«ng nî, c¸c kho¶n nî thu håi ®­îc so víi sè tiÒn kh¸ch hµng nî lµ rÊt nhá. IV. Mét sè chØ tiªu ph¶n ¸nh qu¸ tr×nh ph¸t triÓn cña chi nh¸nh vËt t­ Hµ Néi D­íi ®©y lµ mét sè chØ tiªu ph¶n ¸nh trong B¸o c¸o tµi chÝnh ba n¨m gÇn ®©y: 2001, 2002, 2003 cña chi nh¸nh ChØ tiªu  N¨m 2001  N¨m 2002  N¨m 2003   TSL§ vµ ®Çu t­ ng¾n h¹n  169.481.054.304  91.223.617.840  85.908.256.103   TSC§ vµ ®Çu t­ dµi h¹n  218.506.506  186.764.677  121.952.514   Tæng tµi s¶n  169.699.560.810  91.410.382.517  85.030.208.617   Nî ph¶i tr¶  169.213.487.534  90.806.494.916  85.194.358.256   Nguån vèn chñ së h÷u  486.073.276  603.887.601  835.850.361   Tæng nguån vèn  169.699.560.810  91.410.382.517  86.030.208.617   Tæng doanh thu thuÇn  210.224.224.570  41.767.346.187  15.020.493.790   Gi¸ vèn  200.753.360.028  40.317.155.024  14.018.074.143   Lîi nhuËn gép  9.470.864.524  1.450.191.163  1.002.419.647   Chi phÝ b¸n hµng  10.179.851.729  1.557.955.566  1.203.135.091   Lîi nhuËn tõ H§KD  -708.987.187  -107.764.403  -200.715.444   Lîi nhuËn tõ H§TC   -3.685.046.981  -4.813.914.255   Lîi nhuËn tõ H§BT  -8.417.424  695.798.301  -347.100.607   Thu nhËp tr­íc thuÕ  -482.594.347  -3.097.013.083  -5.361.730.306   NhËn xÐt. V× lµ ®¬n vÞ trong lÜnh vùc th­¬ng m¹i, chñ yÕu tham gia xuÊt nhËp khÈu nªn t×nh h×nh tµi s¶n, nguån vèn cã nhiÒu nÐt kh¸c biÖt víi c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt. Tµi s¶n chñ yÕu ®Ó kinh doanh lµ vèn vay. Nªn tµi s¶n cè ®Þnh cña chi nh¸nh chiÕm mét phÇn rÊt nhá trong tæng sè tµi s¶n. lµ ®¬n vÞ trùc thuéc nªn tµi s¶n cè ®Þnh chñ yÕu do c«ng ty cÊp, viÖc thanh lý nh­îng vb¸n còng do c«ng ty quyÕt ®Þnh. Hµng n¨m, vµo ®Çu kú chi nh¸nh cã nhiÖm vô lËp b¶ng trÝch vµ sö dông khÊu hao nép cho c«ng ty. Tµi s¶n l­u déng chiÕm ®a sè trong tæng tµi s¶n, ë chi nh¸nh trong 3 n¨m gÇn ®©y c¸c kho¶n ph¶i thu cña kh¸ch hµng lµ rÊt lín. TiÒn ®Ó tham gia c¸c ho¹t ®éng chñ yÕu lµ tiÒn vèn tù cã t¹i ng©n hµng hoÆc do ®i vay, tiÒn mÆt t¹i quü lµ rÊt h¹n chÕ. C¸c kho¶n ph¶i thu lín chøng tá chi nh¸nh ®ang bÞ kh¸ch hµng chiÕm dông vèn, kh¶ n¨ng thu håi c«ng nî ®Ó tr¶ tiÒn vay lµ rÊt khã kh¨n, ®Èy chi phÝ ho¹t ®éng tµi chÝnh nªn cao (n¨m 2003: 4.934.938.965 ®ång) v× vËy, mÆc dï ho¹t ®éng cã t¨ng nªn qua c¸c n¨m nh­ng thu nhËp cña ho¹t ®éng nµy vÉn ©m. nguyªn nh©n chñ yÕu theo thuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh lµ do hËu qu¶ cña nh÷ng n¨m tr­íc 2001 ®Ó l¹i vµ sù cè tµi chÝnh n¨m 2002. ThÞ tr­êng ngµy cµng thu hÑp do vèn kh«ng cã nªn kh«ng chñ ®éng ®­îc ®· bá lì nhiÒu c¬ héi kinh doanh. HiÖn nay chi nh¸nh ®ang dÇn kh¾c phôc t×nh h×nh tµi chÝnh cña m×nh. Cïng víi sù chØ ®¹o cña c«ng ty, chi nh¸nh ®ang tËp trung vµo viÖc thu håi c«ng nî qu¸ h¹n. §©y lµ c«ng viÖc chi phèi rÊt nhiÒu thêi gian vµ tiÒn b¹c. C¸c chØ tiªu trªn ph¶n ¸nh c¸c kho¶n nî ng¾n h¹n lµ rÊt lín (n¨m 2003. 85.194.358.256 ®ång) lín h¬n rÊt nhiÕu chñ së h÷u. trong ®ã chñ yÕu lµ vay tõ c¸c ®¬n vÞ néi bé, n¨m 2003 nî tæng c«ng ty Than: 29.650.290.432 ®ång, c«ng ty vËt t­ vËn t¶i vµ xÕp dì 46.635.631.166 ®ång, kho¶n vay ng¾n h¹n, nî dµi h¹n lín lµm cho chi phÝ tr¶ ng©n hµng lín. §©y lµ nguyªn nh©n chñ yÕu dÉn ®Õn t×nh tr¹ng thua lè hiÖn nay cña chi nh¸nh Tuy nhiªn, nÕu t¸ch riªng t×nh h×nh ho¹t ®éng kinh doanh 6 th¸ng cuèi n¨m 2003, t¸ch riªng c¸c kho¶n chi phÝ do c«ng nî khã ®ßi mang l¹i th× chi nh¸nh kinh doanh b¶o tßan vèn, thu nî, vèn vay quay vong nhanh kh¶ n¨ng thanh to¸n kÞp thêi vµ kinh doanh cã l·i, ®©y lµ dÊu hiÖu ®¸ng mõng cho chi nh¸nh, nã ph¶n ¸nh sù cè g¾ng trong viÖc kh¾c phôc t×nh tr¹ng tµi chÝnh hiÖn nay. PhÇn II §Æc ®iÓm qu¶n lý tµi chÝnh vµ tæ chøc kÕ to¸n I. §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n 1. Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n Phßng kÕ to¸n cã 04 nh©n viªn trong ®ã bao gåm c¶ kÕ to¸n tr­ëng. Do sè l­îng kÕ to¸n viªn Ýt nªn mçi kÕ to¸n viªn ph¶i kiªm nhiÖm mét sè phÇn hµnh cô thÓ. Bé m¸y kÕ to¸n t¹i chi nh¸nh lµm viÖc theo nguyªn t¾c tËp trung, mçi kÕ to¸n viªn ngoµi nh÷ng c«ng viÖc cô thÓ trong ph¹m vi phÇn hµnh cña m×nh ®¶m nhËn cßn ph¶i gi¶i quyÕt nh÷ng c«ng viÖc kh¸c do kÕ to¸n tr­ëng giao phã. NhiÖm vô cña tong nh©n viªn ®­îc bè trÝ nh­ sau: KÕ to¸n tr­ëng kiªm kÕ to¸n tæng hîp KÕ to¸n thanh to¸n vµ theo dâi tiÒn l­¬ng KÕ to¸n c¸c nghiÖp vô mua b¸n hµng ho¸ KÕ to¸n ng©n hµng, thuÕ T¹i chi nh¸nh thñ quü l¹i kh«ng thuéc nh©n viªn trong phßng kÕ to¸n mµ do mét nh©n viªn cña phßng tæng hîp ®¶m nhiÖm, khi cã nghiÖp vô ph¸t sinh liªn quan ®Õn viÖc thu chi tiÒn mÆt th× do nh©n viªn nµy d­íi sù cho phÐp cña gi¸m ®èc vµ kÕ to¸n tr­ëng sÏ tiÕn hµnh chi, hay nhËp tiÒn vµo quü. C¸c phÇn hµnh nªu trªn lµ c«ng viÖc cô thÓ giao cho mçi ng­êi tuy nhiªn víi c¸c nghiÖp vô kh«ng th­êng xuyªn ph¸t sinh, khi x¶y ra th× kÕ to¸n tr­ëng ph©n c«ng cô thÓ cho tõng ng­êi nh­: Vµo ®Çu n¨m kÕ to¸n tr­ëng cã nhiÖm vô tÝnh vµ lËp b¶ng ph©n bæ sö dông khÊu hao tµi s¶n cè ®Þnh, hay víi nh÷ng kh¸ch hµng nî chi nh¸nh qu¸ h¹n mµ ch­a thanh to¸n kÕ to¸n tr­ëng cã nhiÖm vô ®«n ®èc vµ trùc tiÕp ®i thu håi c«ng nî…§iÒu thuËn lîi ë chi nh¸nh lµ gi÷a c¸c nh©n viªn cã thÓ ®¶m nhiÖm c«ng viÖc ®­îc cho nhau, nªn khi mét nh©n viªn trong phßng nghØ viÖc v× c¸c lý do kh¸c nhau th× nh©n viªn kh¸c cã thÓ ®¶m nhiÖm thay,do ®ã tr¸nh ®­îc sù ïn t¾c c«ng viÖc, ®¶m b¶o cho c«ng viÖc kÕ to¸n lu«n ph¶n ¸nh ®­îc kÞp thêi ®óng thêi ®iÓm ph¸t sinh. Tãm t¾t c¸c phÇn hµnh chñ yÕu taÞ chi nh¸nh th«ng qua s¬ ®å sau S¬ ®å tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n t¹i chi nh¸nh 2. Chøc n¨ng nhiÖm vô cña phßng kÕ to¸n. Tuy lµm viÖc theo nguyªn t¾c tËp trung, nh­ng nh÷ng c«ng viÖc cô thÓ ®­îc giao trùc tiÕp cho tong ng­êi nh­ sau: KÕ to¸n tr­ëng Lµ ng­êi cã quyÒn cao nhÊt trong phßng, chÞu tr¸ch nhiÖm chung cho toµn bé ho¹t ®éng cña phßng kÕ to¸n. ChÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc chi nh¸nh, gi¸m ®èc c«ng ty vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n vµ qu¶n lý tµI chÝnh. Lµ ng­êi ký duyÖt c¸c chøng tõ thanh to¸n, sÐc, uû nhiÖm chi, phiÕu thu, phiÕu chi… KiÓm tra nghiÖp vô h¹ch to¸n c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n trong kú , chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ tÝnh chÝnh x¸c trung thùc cña sè liÖu tr­íc cÊp trªn vµ tr­íc c¸c c¬ quan thuÕ, c¬ quan thanh tra, kiÓm to¸n. §Þnh kú tæng hîp sè liÖu ®Ó lªn c¸c b¸o c¸c quyÕt to¸n ®Ó kiÓm tra theo dâi t×nh h×nh kinh doanh cña chi nh¸nh vµ ®Ó b¸o c¸o kÕt qu¶ víi phßng kÕ to¸n cña c«ng ty. LËp kÕ ho¹ch c©n ®èi thu chi dù kiÕn nguån vèn cÇn thiÕt ®Ó thùc hiÖn c¸c th­¬ng vô nhËp xuÊt, tõ ®ã dù kiÕn l·i lç ®Ó cïng gi¸m ®èc ®i ®Õn quyÕt ®Þnh cã kÝ kÕt hîp ®ång nhËp kh¶u hang ho¸ hay kh«ng. KÕ to¸n viªn. - KÕ to¸n thanh to¸n vµ theo dâi tiÒn l­¬ng: Theo dâi c¸c kho¶n c«ng nî cña tõng kh¸ch hµng, còng nh­ ph¶n ¸nh c¸c kho¶n nî, vay cña chi nh¸nh, nghÜa vô tanh to¸n víi kh¸ch hµng, thanh to¸n néi bé víi c«ng ty, tæng c«ng ty. Thùc hiÖn viÖc chÊm c«ng cho c¸c nh©n viªn kÕ to¸n trong phßng, hµng th¸ng cã nhiÖm vô tÝnh to¸n tiÒn l­¬ng, b¶o hiÓm x· héi cho c¸n bé c«ng nh©n viªn, tÝnh sè tiÒn b¶o hiÓm y tÕ, kinh phÝ c«ng ®oµn ph¶i thu tõ l­¬ng cña nh©n viªn theo ®óng chÕ ®é qui ®inh cña Nhµ N­íc. Ph©n bæ ®Çy ®ñ chÝnh x¸c tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng vµo chi phÝ - KÕ to¸n c¸c nghiÖp vô mua b¸n hµng ho¸: Lµm nhiÖm vô ghi chÐp sè l­îng, chÊt l­îng vµ gÝa phÝ chi tiªu mua hµng theo chøng tõ ®· lËp. Ph¶n ¸nh kÞp thêi khèi l­îng hµng b¸n, ghi nhËn doanh thu b¸n hµng c¸c chØ tiªu liªn quan kh¸c cña khèi l­îng hµng b¸n nh­: gi¸ vèn, doanh thu. X¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng qu¶n lý chÆt chÏ t×nh h×nh biÕn ®éng µ dù tr÷ hµng ho¸, tr¸nh t×nh tr¹ng hµng ho¸ bÞ ø ®äng. Vµ thùc hiÖn viÖc b¸o c¸o víi kÕ to¸n tr­ëng t×nh h×nh hµng hãa. - KÕ to¸n ng©n hµng, kÕ to¸n thuÕ: V× chi nh¸nh thùc hiÖn viÖc thanh to¸n chñ yÕu theo h×nh thøc chuyÓn kho¶n kÓ c¶ gi÷a c¸c ®¬n vÞ trong né bé c«ng ty víi nhau vµ c¶ trong nghiÖp vô nhËp khÈu. Do ®ã, kÕ to¸n tiÒn göi ph¶n ¸nh t×nh h×nh t¨ng gi¶m tiÒn göi ë c¸c ng©n hµng hµng ngµy. Th­êng xuyªn ®èi chiÕu c¸c sæ s¸ch theo dâi TK 112 víi c¸c sæ phô cña c¸c ng©n hµng ®Ó ®¶m b¶o sù khíp ®óng tõ ®ã b¸o c¸o víi kÕ to¸n tr­ëng ®Ó cã quyÕt ®Þnh tr­íc khi kÝ kÕt hîp ®ång. Kª