Đề tài Thực tập tại Xí nghiệp in Hà Tây

Phần một. Tổng quan về xí nghiệp in Hà Tây. 1.1. Một số nét khái quát về đơn vị. 1.1.1. Lịch sử hình thành và chức năng nhiệm vụ. Xí nghiệp in Hà Tây được thành lập ngày 1 thàng 10 năm 1975, với tên gọi ban đầu là Xưởng in Hồng Quang, có trụ sở tại số 8A phố Hoàng Hoa Thám, thị xã Hà Đông, Hà Tây, trực thuộc Ty văn hoá thông tin Hà Tây. Tại thời điểm thành lập xí nghiệp thực hiện các nhiệm vụ do Nhà nước giao khoán, việc kinh doanh thực hiện theo kế hoạch từ trên giao xuống từ sản xuất cho tới tiêu thụ. Đến năm 1976, do quyết định sát nhập hai tỉnh Hà Tây và Hoà Bình, xưởng in Hồng Quang cũng tiến hành sát nhập với Xí nghiệp in Hoà Bình lấy tên là Xí nghiệp in Hà Sơn Bình. Sau năm 1992, tỉnh Hà Sơn Bình tách thành Hà Tây và Hoà Bình cùng với đó là việc tách Xí nghiệp in Hà Sơn Bình, trên địa bàn Hà Tây là xí nghiệp in Hà Tây, trụ sở vẫn tại số 8A, Hoàng Hoa Thám, Hà Đông, Hà Tây. Thực hiện Nghị định 338-HĐBT về thành lập và giải thể doanh nghiệp, Xí nghiệp in Hà Tây được UBND tỉnh Hà Tây ra quyết định thành lập số 570/1992/QĐ-UB ngày 22/12/1992. Theo giấy phép kinh doanh số 104348 do trọng tài kinh tế Nhà nước tỉnh Hà Tây cấp ngày 8/1/1993, hoạt động kinh doanh chủ yếu của xí nghiệp in Hà Tây là in Báo Hà Tây, in các loại sách, tập san, biểu mẫu…. Cùng thời điểm đó xí nghiệp đứng trước những thách thức lớn: nguồn vốn kinh doanh nhỏ bé, máy móc thiết bị lạc hậu, thị trường hạn hẹp, sản phẩm sản xuất ra không cạnh tranh nổi trên thị trường, tiền lương thấp, đời sống công nhân gặp nhiều khó khăn. Ban giám đốc đã mạnh dạn vay vốn ngân hàng cải tiến công nghệ in Typo cũ sang công nghệ in Offset hiện đại đảm bảo chất lượng in. Công tác nhân sự cũng được đổi mới, xí nghiệp tăng cường tuyển lớp công nhân mới, tiến hành đào tạo đồng thời tổ chức sắp xếp và củng cố lại quy trình sản xuất và quản lý. Bằng những nỗ lực đó, sang năm 1993 xí nghiệp đã lấy được uy tín trên thị trường tỉnh với chất lượng in tốt và mẫu mã đẹp. Kết quả sản xuất ngày càng tốt, đời sống công nhân được cải thiện, nộp Ngân sách tăng. Trải qua quá trình phát triển hơn 30 năm, xí nghiệp in Hà Tây đã nỗ lực không ngừng để cải tiến chất lượng cũng như mẫu mã sản phẩm đáp ứng yêu cầu cạnh tranh khốc liệt. Trong những năm này, xí nghiệp tiến hành cải tạo, nâng cấp nhà xưởng và nhà làm việc hướng mặt ra quốc lộ 6, trụ sở hiện nay là 15 Quang Trung, thành phố Hà Đông, Hà Tây. Đến nay xí nghiệp đã có chỗ đứng vững chắc trên thị trường đặc biệt là trên địa bàn tỉnh, chiếm được cảm tình của khách hàng. 1.1.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh. Xí nghiệp in Hà Tây từ khi được thành lập tới nay là doanh nghiệp Nhà nước có quy mô nhỏ, có tư cách pháp nhân, tiến hành sản xuất kinh doanh độc lập. Xí nghiệp kinh doanh chủ yếu theo đơn đặt hàng và nhận gia công chế biến. 1.1.3. Tình hình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp in. Kể từ khi được thành lập, xí nghiệp in Hà Tây đã trải qua nhiều lần đổi mới thiết bị máy móc phần nào đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Năm 2002, xí nghiệp đã được Bộ văn hoá thông tin tặng bằng khen “Đạt nhiều thành tích trong những năm đổi mới”. Dưới đây là một số chỉ tiêu kinh tế của Xí nghiệp in Hà Tây trong 3 năm gần đây . Chỉ tiêu sản xuất kinh doanh     Đv:trđồng    Chỉ tiêu  Năm      2004  2005  2006   Doanh thu  4.794,250  5.012,632  5.563,125   Giá vốn  4.698,780  4.906,126  5.442,235   Lợi nhuận  95,470  106,506  120,890   Giá trị TSCĐ  3240  3.301,240  3.410,183   Tổng vốn kinh doanh  1771  1792  1835   Số lượng lao động  64  67  69   Trong 3 năm gần đây, doanh thu hoạt động kinh doanh của xí nghiệp liên tục tăng, doanh thu năm 2006 tăng 768,875 triệu đồng so với năm 2004, gấp 1,16 lần. Vì doanh nghiệp chủ yếu kinh doanh theo đơn đặt hàng và gia công nên giá vốn chiếm tỷ trọng lớn trong đó đặc biệt là giá trị giấy in. Lợi nhuận tăng 25,42 triệu đồng gấp 1,27 lần. Giá trị TSCĐ và vốn kinh doanh cũng không ngừng tăng lên, trong 3 năm gần đây tổng giá trị tài sản tăng 170,183 triệu đồng. Có thể nói hoạt động kinh doanh tại Xí nghiệp in Hà Tây có lợi nhuận không nhiều tuy nhiên khá ổn định. Hàng năm kết quả kinh doanh tăng dần nhưng không nhiều, tỷ lệ lợi nhuận thấp. 1.2. Đặc điểm hoạt động của xí nghiệp. 1.2.1. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh. Xí nghiệp in Hà Tây tiến hành sản xuất kinh doanh chủ yếu dưới dạng đơn đặt hàng và nhận gia công chế biến. Từ khi khách hàng tới doanh nghiệp tiến hành ký hợp đồng với đại diện doanh nghiệp tại phòng kế hoạch sản xuất, phòng KHSX sẽ tiến hành lập phiếu sản xuất gửi tới các phân xưởng và phòng kế toán. Các phân xưởng tiến hành sản xuất sản phẩm rồi kiểm nghiệm nhập kho. Cho tới khi khách hàng tới nhận hàng, phòng kế toán sẽ tiến hành viết hoá đơn cho khách hàng. Sơ đồ sau tóm tắt khái quát quá trình này. Sơ đồ 1.2.1. Quá trình tổ chức hoạt động Với đặc trưng hoạt động kinh doanh chủ yếu theo đơn đặt hàng và gia công chế biến, khi ký hợp đồng với khách hàng đồng thời có ấn định ngày trả sản phẩm. Do quy mô sản xuất nhỏ nên thông thường tại ngày giao sản phẩm toàn bộ lô hàng sẽ được chuyển trực tiếp cho khách hàng mà không qua kho, chỉ với đơn đặt hàng lớn hàng hoá mới được lưu tại kho. Phạm vi hoạt động của Xí nghiệp in Hà Tây không rộng chủ yếu là trên địa bàn tỉnh, bạn hàng lớn của Xí nghiệp là Báo Hà Tây, Nhà xuất bản giáo dục. Ngoài ra còn các bạn hàng như Đài phát thanh truyền hình Hà Tây, chi nhánh Bảo Việt Hà Tây,... 1.2.2. Đặc điểm quy trình công nghệ. Quá trình sản xuất bắt đầu từ khi nhận được mẫu in, nội dung các loại ấn phẩm để tiến hành chế bản và kết thúc quá trình là những tờ báo, quyển sách,... Để phù hợp với quy trình công nghệ sản xuất, xí nghiệp tổ chức sản xuất thành 3 phân xưởng chính: Bộ phận chế bản, Phân xưởng in, Phân xưởng sách. 1.2.2.1. Bộ phận chế bản. Bộ phận này có chức năng cơ bản là thiết kế mẫu in, kiểm tra, chỉnh sửa mẫu in. Công việc của bộ phận này được chia thành hai công đoạn. Công đoạn một: Bộ phận vi tính thiết kế mẫu in trên máy vi tính, đồng thời kiểm tra, sửa lỗi trên máy rồi in ra tờ can vi tính, chuyển cho công nhân bình bản. Công đoạn hai: Công nhân bình bản nhận tờ can vi tính bình trên đế phim theo thứ tự màu in chỉ định rồi chuyển cho công nhân phơi bản. Đến lượt mình, công nhân phơi bản sẽ phơi và hiện bản bình trên các tấm kẽm chuyên dùng rồi chuyển cho phân xưởng in. Sơ đồ 1.2.2.1. Bộ phận chế bản. 1.2.2.2. Phân xưởng in. Phân xưởng in gồm phân xưởng máy in 1 và phân xưởng máy in 2. Nhiệm vụ chủ yếu của phân xưởng máy in là nhận bản kẽm từ công nhân phơi bản căn cứ lệnh sản xuất lên bản kẽm để tiến hành in. Phân xưởng in có số lượng công nhân nhiều nhất 23 công nhân với 5 máy in 8 trang, 1 máy in 4 trang trong đó có 2 máy in màu. Công nhân phân xưởng in căn cứ vào lệnh sản xuất để xác định số lượng in, số lượng màu in lấy giấy in, màu in tiến hành in. Sản phẩm hoàn thành được chuyển cho phân xưởng sách. Sơ đồ 1.2.2.2. Phân xưởng in. 1.2.2.3. Phân xưởng sách. Nhiệm vụ chủ yếu của phân xưởng này là hoàn thiện tờ in thành sản phẩm hoàn chỉnh. Công việc trong phân xưởng này bao gồm rất nhiều công đoạn nối tiếp theo dây chuyền, gồm 3 công đoạn chính: gấp, xén, đóng gói. Dưới đây là các công đoạn cụ thể hoàn tất việc sản xuất một tờ báo tại phân xưởng: Sơ đồ 1.2.2.3. Công đoạn hoàn tất một tờ báo Các phân xưởng trong Xí nghiệp hoạt động gắn kết chặt chẽ với nhau đảm bảo mối liên hệ thống nhất và hiệu quả làm việc cao. 1.2.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy tại xí nghiệp. Với quy mô không lớn, công tác quản lý đòi hỏi phải gọn nhẹ, hiệu quả nhằm giảm thiểu tối đa chi phí quản lý, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Xí nghiệp in Hà Tây tổ chức bộ máy quản lý theo loại hình cơ cấu tổ chức quản lý một cấp. Các phòng ban, các bộ phận có liên hệ mật thiết với nhau và đặt dưới sự quản lý trực tiếp của ban giám đốc. Dưới đây là mô hình khái quát bộ máy quản lý: Sơ đồ 1.2.3. Tổ chức bộ máy quản lý. Tổ chức bộ máy tại Xí nghiệp được chia thành 3 phòng ban: Phòng kế hoạch sản xuất, phòng tổ chức hành chính bảo vệ, phòng kế toán. Nằm ở vị trí quản lý cao nhất của Xí nghiệp là ban giám đốc, Ban giám đốc gồm 2 người Giám đốc và 1 Phó giám đốc. Giám đốc là người quyết định cuối cùng về việc điều hành mọi hoạt động trong Xí nghiệp theo các quy định Pháp luật của Nhà nước, các nghị quyết của đại hội công nhân viên, đồng thời đảm bảo Xí nghiệp làm ăn hiệu quả. Giám đốc là người đại diện trước Pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Phó giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc, giúp giám đốc giám sát mọi việc đảm bảo hoạt động sản xuất được tiến hành theo đúng kế hoạch. Phòng kế hoạch sản xuất có trách nhiệm tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, ký hợp đồng, nhận mẫu hàng của khách. Sau đó tiến hành lập phiếu sản xuất đưa xuống cho các phân xưởng điều hành quá trình sản xuất và kiểm tra đảm bảo sản phẩm đủ số lượng và chất lượng trước khi giao lại cho khách hàng. Phòng tổ chức hành chính bảo vệ có nhiệm vụ tổ chức, điều hành, bố trí nhân sự cho Xí nghiệp đảm bảo đủ số lượng lao động cho quá trình sản xuất cũng như đưa ra một cơ cấu lao động hợp lý nhằm giảm thiểu chi phí mà hiệu quả cao. Phòng này đồng thời có nhiệm vụ bảo vệ tài sản của Xí nghiệp, đảm bảo thực hiện các nội quy, quy chế của Xí nghiệp, thực hiện an toàn vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ... Phòng kế toán có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép quá trình sản xuất, tính toán hiệu quả sản xuất cho Xí nghiệp trong kỳ. Phòng kế toán có vai trò quan trọng trong việc cung cấp các số liệu thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời về tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp cho các cơ quan chức năng như cơ quan Thuế, và ban giám đốc giúp quá trình quản trị nội bộ. Các báo cáo do phòng kế toán lập ra giúp phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của xí nghiệp đồng thời đưa ra dự toán sản xuất phục vụ quản trị nội bộ. 1.3. Hệ thống kiểm soát nội bộ. Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống các chính sách và thủ tục nhằm 4 mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động. Xí nghiệp in Hà Tây là một doanh nghiệp nhà nước nhỏ nhưng cũng duy trì được các yếu tố cơ bản nhất của hệ thống kiểm soát nội bộ để đảm bảo hoạt động hiệu quả. Xí nghiệp in Hà Tây xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ đảm bảo ngăn ngừa và giảm thiểu sai phạm. 1.3.1. Môi trường kiểm soát. Môi trường kiểm soát bao gồm tất cả các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tá động tới việc thiết kế hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Các yếu tố này được thể hiện trong Xí nghiệp in Hà Tây như sau: Về cơ cấu tổ chức, cơ cấu tổ chức hợp lý góp phần tạo môi trường kiểm soát tốt. Tại xí nghiệp in Hà Tây, bộ máy quản lý của xí nghiệp được tổ chức theo loại hình cơ cấu một cấp theo đó mọi hoạt động của xí nghiệp chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc xí nghiệp. Các phòng ban chức năng có sự phân chia rành mạnh về công việc: Phòng kế hoạch sản xuất có chức năng giúp giám đốc hoạch định kế hoạch sản xuất chung và kế hoạch sản xuất cụ thể cho từng đơn đặt hàng; Phòng kế toán dưới sự giám sát của giám đốc ghi chép mọi hoạt động kinh doanh của xí nghiệp; Phòng tổ chức hành chính bảo vệ có nhiệm vụ bảo vệ tài sản trong xí nghiệp, xem xét, sắp xếp lao động theo cơ cấu hợp lý nhất. Cả ba phòng ban này có nhiệm vụ riêng biệt tuy nhiên có sự kết hợp để đảm bảo hoạt động thống nhất. Về chính sách nhân sự, Nhân sự là yếu tố quan trọng trong bất kỳ một doanh nghiệp nào, trong hệ thống kiểm soát nội bộ nhân sự có vai trò không kém nó quyết định chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Xí nghiệp in Hà Tây cũng giống như bất cứ một đơn vị nào đều có chính sách nhân sự từ tuyển dụng, khen thưởng, kỷ luật. Theo như chính sách về lao động của xí nghiệp thì lao động được tuyển vào là người được đào tạo đúng nghành nghề, có trình độ trung cấp, cao đẳng, đại học tuy nhiên thực tế chỉ một số ít lao động tại các phân xưởng là có bằng trung cấp, cao đẳng còn lại chỉ là lao động phổ thông. Tại các phòng ban thì cán bộ có bằng cao đẳng đại học của các khối kinh tế. Lao động mới được tuyển sẽ được thử việc từ 1 đến 3 tháng sau đó sẽ được ký hợp đồng từ 1 đến 3 năm rồi sẽ được chuyển sang hình thức hợp đồng lao động không xác định. Tuy nhiên nếu như người lao động vi phạm kỷ luật thì sẽ bị chuyển xuống ký hợp đồng có thời hạn với thời gian thử thách là 1 năm, thực tế chưa có trường hợp nào bị xử lý như vậy. Lao động trong xí nghiệp có đủ mọi quyền lợi như lao động tại bất cứ doanh nghiệp nào đó là được hưởng các loại bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, có chế độ bồi dưỡng ăn ca, bồi dưỡng độc hại, lương của lao động trực tiếp tại xí nghiệp được tính theo sản phẩm, hàng năm lao động cũng được thi nâng cấp bậc đúng kỳ hạn. Với chính sách khen thưởng, xí nghiệp có quy định chung như sau: "Với khen thưởng đột xuất, không phân biệt là ai cũng như số năm công tác nếu có chuyên môn kỹ thuật, có tay nghề giỏi đã có đóng góp đem lại hiệu quả cao cho đơn vị đều được xét thưởng. Với khen thưởng định kỳ, tuỳ theo năng suất lao động, thành tích trong công tác mà mức khen thưởng là khác nhau. Thường áp dụng với lao động công tác trên 12 tháng đã ký hợp đồng tối thiểu 1 năm. Khen thưởng định kỳ thường được chia thành 3 cấp: A,B,C phải đạt ba yêu cầu: Ý thức tổ chức kỉ luật, chấp hành các nội quy, quy định. Năng suất, chất lượng, hiệu quả. Ngày giờ công thực tế làm việc. Các quy định về xử lý kỷ luật không được quy định rõ ràng mà chỉ chung chung ai làm hỏng gây thiệt hại sẽ phải bồi thường. Về công tác lập kế hoạch, việc lập kế hoạch trong doanh nghiệp do phòng kế hoạch sản xuất và phòng kế toán cùng kết hợp để lập. Theo quy chế của xí nghiệp in Hà Tây, phòng kế hoạch sản xuất phải nắm chắc dữ kiện của hợp đồng để lập phiếu sản xuất, phải lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch về nhân sự, thiết bị, dự trù vật tư bằng văn bản. Dự trù vật tư và dự trù sửa chữa thiết bị do Giám đốc trực tiếp phê duyệt. Lệnh sản xuất, mẫu hàng được trưởng phòng kế hoạch sản xuất nghiên cứu sau đó trưởng điều hành các bộ phận sẽ trực tiếp nhận và tiếp tục giao việc. Công tác lập kế hoạch trong xí nghiệp không được thực hiện một cách hợp lý. Xí nghiệp in Hà Tây là một doanh nghiệp Nhà nước nhỏ do đó không thành lập uỷ ban kiểm soát. 1.3.2. Hệ thống kế toán. Xí nghiệp in Hà Tây tiến hành hạch toán độc lập, mọi phần hành, nghiệp vụ tuân thủ theo quyết định 15/QĐ-BTC ra ngày 20/3/2006 áp dụng cho các doanh nghiệp nhà nước. Phòng kế toàn là một bộ phận phòng ban trong xí nghiệp có vai trò quan trọng trong hạch toán tài chính tại doanh nghiệp được tổ chức thành kế toán trưởng và 2 kế toán viên có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng với từng nhân viên. Hiện nay Xí nghiệp đang áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung, thực hiện kê khai thường xuyên với mọi hoạt động. Xí nghiệp in Hà Tây sử dụng phần mềm kế toán từ năm 2005 tới nay đã được 2 năm do đó kế toán viên cũng đã quen với việc sử dụng. Việc áp dụng phần mềm kế toán không những giúp giảm khối lượng công việc cho kế toán viên mà còn giảm đáng kể các sai sót không đáng liên quan tới việc ghi sổ. Việc phê chuẩn các vấn đề đều phải có chữ ký của giám đốc, chu trình luân chuyển chứng từ khá đơn giản. 1.3.3. Thủ tục kiểm soát. Thủ tục kiểm soát được xây dựng tại Xí nghiệp in Hà Tây dựa trên ba gnguyên tắc cơ bản: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng. Chế độ uỷ quyền. Việc phân công phân nhiệm cho các phòng ban được quy định khá cụ thể trong quy chế của xí nghiệp. Chẳng hạn: Phòng kế hoạch sản xuất: - nắm chắc dữ kiện của hợp đồng để lập phiếu sản xuất - lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch nhân sự, thiết bị, dự trù vật liệu - dự trù vật tư, dự trù sửa chữa thiết bị - lệnh sản xuất được trưởng phòng kế hoạch sản xuất nghiên cứu sau đó giao cho trưởng các bộ phận để tiếp tục giao việc. - nếu có phát sinh thiếu, thừa, hỏng, bổ sung, thay đổi số lượng phải có giấy giải quyết, có ý kiến của phó giám đốc mới được thực hiện. - trong quá trình sản xuất phải thường xuyên chủ động đôn đốc, kiểm tra các bộ phận về tiến độ và chất lượng. Phòng kế toán: - nhận được báo giá hợp đồng phải nghiên cứu tài liệu, nắm chắc kế hoạch và kiểm tra các yếu tố pháp luật của hợp đồng. - dự trù vật liệu. - viết phiếu xuất kho vật tư. - nếu có phát sinh phải trình giám đốc. Tại phòng kế toán, việc phân công cũng được tiếp tục tới từng nhân viên. Phòng kế toán gồm 3 người: Kế toán trưởng theo dõi tổng quát chung về mọi phần hành đồng thời kiêm kế toán tài sản cố định, kế toán nguyên vật liệu chính và kế toán máy; 1 kế toán viên phụ trách phần hành kế toán tiêu thụ và theo dõi thanh toán; 1kế toán viên phụ trách tiền lương, bảo hiểm kiêm thủ quỹ, thủ kho. Phần II. Tổ chức bộ máy kế toán và sổ kế toán tại Xí nghiệp in Hà Tây. 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. 2.1.1. Đặc điểm tổ chức. Xí nghiệp in Hà Tây là một doanh nghiệp nhỏ nên đã tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung hay còn gọi là tổ chức kế toán một cấp. Có thể hiểu là tại đơn vị kế toán độc lập chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán. 2.1.2. Cách thức tổ chức bộ máy kế toán. Phòng kế toán có chức năng phản ánh và giám đốc một cách liên tục và toàn diện các mặt hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp. Những thông tin mà kế toán cung cấp được sử dụng để ra các quyết định quản lý. Với chức năng thông tin và kiểm tra, thông tin kế toán có vai trò quan trọng trong việc phục vụ các đối tượng quan tâm để đưa ra quyết định đúng đắn. Tại xí nghiệp, chức năng chính của phòng kế toán là ghi chép, phản ánh vào sổ sách mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh giúp tính toán chi phí, lợi nhuận cho doanh nghiệp. Không đơn thuần là ghi chép, và trình bày lại số liệu, dựa vào số liệu đó kế toán có thể tiến hành phân tích sơ bộ giúp thực hiện quản trị nội bộ. Có thể nói phòng kế toán là trợ lý đắc lực cho lãnh đạo của Xí nghiệp trong việc đưa ra các quyết định. Tại Xí nghiệp in Hà Tây các nhân viên kế toán có trình độ đại học, trung cấp đáp ưng được yêu cầu công việc. Để đảm bảo thực hiện chức năng của mình, phòng kế toán được tổ chức với 3 người. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm điều hành bộ máy kế toán tại Xí nghiệp, các kế toán viên còn lại chịu trách nhiệm về một số phần hành được giao. Sơ đồ 2.1.2. Bộ máy kế toán Kế toán trưởng là người giúp việc cho giám đốc và công tác chuyên môn của bộ phận kế toán, chịu trách nhiệm trước cấp trên và chấp hành pháp luật, thể lệ chế độ tài chính kế toán về vốn, huy động vốn. Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp đảm bảo gọn nhẹ, phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý. Kế toán trưởng phải lựa chọn hình thức ghi sổ kế toán, tổ chức và sử dụng vốn có hiệu quả, khai thác khả năng tiềm tàng, cung cấp thông tin về tài chính một cách chính xác, kịp thời và toàn diện, tham mưu cho giám đốc ra quyết định kinh doanh. Ở Xí nghiệp in Hà Tây, kế toán trưởng thực hiện các công việc sau: + Kế toán tổng hợp: Tập hợp toàn bộ chi phí liên quan tới quá trình sản xuất từ các kế toán viên khác, phân bổ chi phí cho các đối tượng sử dụng, tính giá thành từng loại sản phẩm, xác định chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ, ghi sổ nhật ký chung các nghiệp vụ phát sinh, vào sổ cái tài khoản, cuối kỳ lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính theo quy định khác cũng như báo cáo nội bộ + Kế toán tài sản cố định: theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, tính mức khấu hao tài sản cố định, lập bảng phân bổ khấu hao tài sản. + Kế toán nguyên vật liệu: theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của nguyên vật liệu, mở sổ chi tiết, sổ tổng hợp nguyên vật liệu. + Kế toán máy: nhập và tổng hợp các chứng từ có lien quan tới hoạt động của Xí nghiệp vào máy tính, cuối kỳ đưa ra bảng tổng hợp. Kế toán tiêu thụ và theo dõi thanh toán có nhiệm vụ vào sổ các nghiệp vụ