Đề tài Thực trạng công tác quản trị hành chính văn phòng tại trung tâm ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ Bình Dương

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH DƯƠNG TRƯỜNG TRUNG CẤP KINH TẾ - CÔNG NGHỆ ĐÔNG NAM KHOA KINH TẾ ( ( (
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Đề tài: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM ỨNG DỤNG TIẾN BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ BÌNH DƯƠNG GVHD: Ths. Phan Thanh Bằng HSTT: Ngô Văn Long Lớp: Quản trị văn phòng MSHS: Đ02VPCS008 BÌNH DƯƠNG - 2011 PHẦN I TỔNG QUÁT VỀ TRUNG TÂM ỨNG DỤNG TIẾN BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ BÌNH DƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ CƠ QUAN: 1. Sự hình thành và phát triển của cơ quan: Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ trực thuộc Sở Khoa học và Công nghệ Bình Dương. Địa chỉ: số 26, Huỳnh Văn Nghệ, phường Phú Lợi, thị xã Thủ Dầu Một, tình Bình Dương Điện thoại: 0650. 3.822.924 Fax: 0650. 3. 824.421 Email: sokhcn@binhduong.gov.vn Trung tâm Tiến bộ Khoa học và Công nghệ Bình Dương là đơn vị sự nghiệp KHCN. Tiền thân là Công ty Ứng dụng và Dịch vụ KHKT tỉnh Sông Bé (được thành lập theo quyết định số 40/QĐ-UB ngày 06/9/1991 của UBND tỉnh Sông Bé). Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học Công nghệ tỉnh Bình Dương được phê duyệt đề án chuyển đổi thành tổ chức Khoa học Công nghệ tự trang trải kinh phí, theo Quyết định số 5968/QĐ-UBND ngày 29/12/2006 của UBND tỉnh Bình Dương. Trung tâm đang thực hiện chuyển đổi theo Nghị định số 115/2005/NĐ-CP, ngày 05/9/2005 của Chính phủ, đối với đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần kinh phí hoạt động. 2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan a) Chức năng của cơ quan: Nghiên cứu ứng dụng và hợp tác nghiên cứu ứng dụng các đề tài khoa học công nghệ, an toàn bức xạ hạt nhân, môi trường, tiết kiệm năng lượng đã đăng ký và được thẩm định của cơ quan Nhà nước về khoa học, công nghệ và môi trường. Thực hiện ứng dụng các đề tài đã nghiên cứu thành công trong và ngoài tỉnh trên lĩnh vực khoa học, công nghệ, môi trường, tiết kiệm năng lượng vào phục vụ sản xuất, đời sống, xã hội; tiến hành chuyển giao công nghệ sau khi đã ứng dụng thành công các đề tài. Thực hiện một số hoạt động sự nghiệp được Sở Khoa học và Công nghệ giao để phục vụ công tác quản lý Nhà nước của tỉnh. Thực hiện các dịch vụ và tư vấn về công tác khoa học, công nghệ, môi trường, tiết kiệm năng lượng cho mọi thành phần kinh tế có nhu cầu để tăng dần nguồn thu đóng góp cho ngân sách. Quản lý, theo dõi tình hình triển khai ứng dụng các đề tài, dự án đã được nghiệm thu có kết quả. b) Nhiệm vụ của cơ quan: Tổ chức thực hiện nghiên cứu ứng dụng các tiến bộ kỹ thuật vào sản xuất và đời sống thông qua các hợp đồng khoa học, công nghệ với các đối tác có liên quan theo định hướng của Sở chủ quản. Thực hiện và cộng tác thực hiện các chương trình, dự án, đề tài do ngân sách Nhà nước cấp kinh phí. Tiến hành chuyển giao công nghệ cho các đối tác có nhu cầu theo các hướng dẫn thực hiện của Bộ và Sở chủ quản. Cùng với các phòng chuyên môn của Sở Khoa học và Công nghệ, Trung tâm được giao phối hợp thực hiện một số công việc có tính chất sự nghiệp theo dự toán kinh phí được duyệt trong kế hoạch hàng năm của Sở và phải chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác các số liệu, tư liệu mà Trung tâm cung cấp trở lại cho cơ quan quản lý Nhà nước. Tranh thủ sự hợp tác, viện trợ của các tổ chức khoa học kỹ thuật, các viện, các Trung tâm khoa học - công nghệ, các doanh nghiệp; quan hệ với các tổ chức trong và ngoài nước để thu hút nguồn vốn ứng dụng có hiệu quả các thành tựu khoa học - công nghệ, môi trường, tiết kiệm năng lượng vào sản xuất và đời sống. Quan hệ với các phòng kinh tế kỹ thuật của các huyện, thị để mở rộng triển khai ứng dụng khoa học, công nghệ, môi trường trên địa bàn huyện, thị. Tổ chức làm dịch vụ tư vấn các lĩnh vực về khoa học, công nghệ, môi trường, tiết kiệm năng lượng để phục vụ và tạo thêm nguồn thu. Tổ chức các hội thảo khoa học, hội nghị khoa học, mở các lớp đào tạo nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ về khoa học công nghệ, tiết kiệm năng lượng, quản lý KHCN ... Quản lý cán bộ, viên chức, các trang thiết bị, tài sản, tài chính của Trung tâm theo quy định của Nhà nước. c) Cơ cấu tổ chức của cơ quan: Gồm 5 phòng Tổng số biên chế cán bộ gồm: 8 người (nam 7 người, nữ 1 người). Trong đó: Biên chế 8 người, hợp đồng 9 người. Lãnh đạo: 5 người (nam 5 người, nữ 0 người) Các phòng: 17 người (nam 11 người, nữ 6 người) * Sơ đồ bộ máy tổ chức, của Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ.  3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và các quy chế hoạt động của phòng Kế hoạch - Tài chính: a) Chức năng của phòng Kế hoạch - Tài chính: Thực hiện việc tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động khoa học công nghệ toàn Trung tâm và hoạt động sản xuất, kinh doanh. Theo dõi và đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Trung tâm, lập báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ của Trung tâm. Phối hợp với các phòng trong việc lập, duyệt và thực hiện dự toán thu, chi ngân sách hàng năm để thực hiện các nhiệm vụ về khoa học và công nghệ. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ kế toán trong Trung tâm theo đúng luật ngân sách, chuẩn mực kế toán và các văn bản qui định hiện hành. Tham gia xây dựng kế hoạch công tác hợp tác Quốc tế về khoa học và công nghệ bao gồm tìm đối tác thực hiện các dự án khoa học công nghệ. Tham gia xây dựng kế hoạch hoạt động và phát triển thị trường cho các phòng trực thuộc Trung tâm. Chủ động tiếp thị và mở rộng thị trường. Tham mưu cho Lãnh đạo Trung tâm về công tác cán bộ, tuyển dụng lao động và đề bạt cán bộ thực hiện các thủ tục về chế độ. Quản lý tài sản, vật tư toàn Trung tâm kể cả tài sản, vật tư các đề án, dự án. b) Nhiệm vụ của phòng Kế hoạch - Tài chính: Xây dựng kế hoạch của Trung tâm về thực hiện khoa học công nghệ và xây dựng chỉ tiêu kế hoạch hoạt động kinh doanh cho từng phòng làm dịch vụ. Phối hợp các phòng phân bổ nhiệm vụ, xây dựng tiến độ triển khai kế hoạch, theo dõi, đôn đốc và lập báo cáo phân tích đánh giá tình hình thực hiện chỉ tiêu kế hoạch hàng quý, 6 tháng, cả năm và đột xuất của Trung tâm. Tổng hợp và báo cáo định kỳ tình hình hoạt động sản xuất, kinh doanh cho cơ quan thuế theo định kỳ. Tiếp nhận, phân loại, chuyển giao văn bản sau khi có phê duyệt của Lãnh đạo Trung tâm; tổ chức lưu trữ văn bản theo quy định. Tổ chức công khai thông tin về các chủ trương, chính sách của Nhà nước, công khai về dự toán và quyết toán, thu chi ngân sách và dịch vụ của Trung tâm. Được quyền đề nghị các phòng thực thuộc Trung tâm cung cấp thông tin, tài liệu, số liệu cho công tác tổng hợp, kế hoạch và phân tích, đánh giá tình hình hoạt động. Thực hiện các công tác liên quan đến hành chính, lưu trữ văn thư, lập báo cáo định kỳ của Trung tâm. \\ c) Cơ cấu tổ chức của phòng Kế hoạch - Tài chính: d) Quy chế hoạt động của phòng Kế hoạch - Tài chính: Phòng Kế hoạch - Tài chính làm việc theo chế độ thủ trưởng lãnh đạo, người đứng đầu phòng chịu trách nhiệm trước cấp trên về toàn bộ công tác của phòng. Phòng Kế hoạch - Tài chính chế độ làm việc 8 tiếng trong một ngày, 40 giờ trong một tuần theo quy định làm việc của Nhà nước. Một tuần làm việc bắt đầu từ thứ 2 tới thứ 6, buổi sáng bắt đầu từ 7 giờ đến 11 giờ 30 phút, buổi chiều bắt đầu từ 13 giờ 30 phút đến 17 giờ. PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG I. CÔNG TÁC VĂN PHÒNG: 1. Đội ngủ cán bộ, viên chức trong phòng: số lượng, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ được đào tạo. Nhìn chung cán bộ Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ là những cán bộ trẻ có đầy đủ phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, năng động và sáng tạo. * Bảng phân công hướng dẫn về trình độ chuyên môn, số lượng của đội ngũ cán bộ, nhân viên phòng Kế hoạch - Tài chính STT  HỌ TÊN  NĂM SINH  GIỚI TÍNH  CHỨC VỤ  TRÌNH ĐỘ  VÀO NGÀNH  CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ   1  Trần Hữu Quốc lân  10/10/1981  Nam  Phó trưởng phòng  Đại học Kế toán kiểm toán  04/2009  Tham mưu cho lãnh đạo   2  Nguyễn Thị Điệp  18/10/1981  Nữ  Phụ trách kế toán  Trung cấp kế toán  03/2010  Thực hiện việc thống kê báo cáo tài chính của toàn cơ quan   3  Trần Thị Minh Thu  24/04/1988  Nữ  Kế toán tài chính – Thủ quỹ  Cao đẳng Cử nhân kế toán tài chính  09/2009  Thực hiện thống kê báo cáo, tài chính liên quan thu – chi dịch vụ cơ quan.   Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ: Ở Trung tâm thường xuyên cử các cán bộ, chuyên viên trong Trung tâm đi học các lớp bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ của mình để phục vụ cho nhu cầu công việc được giao. Sau đây là qua trình cử cán bộ tham gia các lớp đào tạo, hội nghị tập huấn năm 2010 Tham gia 6 hội nghị, hội thảo như sau: - Hội nghị triển khai Nghị định 115/2005/NĐ-CP tại TpHCM. - Hội nghị hướng dẫn đăng ký công nhận thành lập doanh nghiệp KHCN và chương trình hỗ trợ chuyển đổi theo Nghị định 115/NĐ-CP. - Hội thảo toàn quốc Giám đốc các Trung tâm ứng dụng tiến bộ KH&CN địa phương lần thứ II. - Hội thảo “Chuyển giao và phát triển công nghệ cho địa bàn nông thôn miền núi” tại tỉnh Thanh Hóa vào ngày 19/11 – 20/11/2010. - Hội thảo chuyên đề “Ứng dụng và chuyển giao các kết quả nghiên cứu KH&CN vào sản xuất và đời sống” do Bộ Khoa học và Công nghệ chủ trì tổ chức tại trường Đại học Khoa học tự nhiên TPHCM vào ngày 10/12/2010. - Hội thảo triển khai dự án SUPREM-HCMUT do Trường Đại học Bách Khoa phối hợp cùng Văn phòng dự án JICA tổ chức tại tỉnh Lâm Đồng. Tham gia 11 lớp đào tạo, tập huấn như sau: - Lớp tập huấn văn thư lưu trữ do Bộ KH&CN tổ chức tại TPHCM. - Lớp tập huấn lập kế hoạch và đảm bảo tài chính trong lĩnh vực KH&CN tổ chức tại Vĩnh Long. - Lớp tập huấn quản lý, sử dụng tài sản Nhà Nước tổ chức tại TPHCM. - Lớp đào tạo cán bộ quản lý năng lượng theo chương trình mục tiêu quốc gia tổ chức tại TP.HCM. - Khóa tập huấn tiền công vụ do Trường Quản lý KH&CN TPHCM tổ chức. - Tham gia lớp tập huấn, bồi dưỡng về tự chủ quản lý biên chế, quản lý tài chính tại các đơn vị sự nghiệp công lập. - Đào tạo kiểm tra không phá hủy (NDT) 04 người, kiểm toán năng lượng 05 người, An toàn bức xạ 03 người tổ chức tại Bình Dương. - Tham gia khóa đào tạo Khởi sự doanh nghiệp và Quản trị doanh nghiệp do Bộ Khoa học và Công nghệ tổ chức tại TPHCM. - Học lớp bồi dưỡng kiến thức Quản lý nhà nước ngạch chuyên viên khóa 35/2010. - Học lớp tập huấn, bồi dưỡng về tự chủ quản lý biên chế, quản lý tài chính tại các đơn vị sự nghiệp công lập tại TP HCM. 2. Tình hình công tác văn phòng của cơ quan: a) Lập kế hoạch, chương trình công tác: Công tác xây dựng kế hoạch của Trung tâm: Ở Trung tâm thường xây dựng rất nhiều loại kế hoạch như: Lập kế hoạch công tác gồm kế hoạch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, kế hoạch công tác quý, kế hoạch công tác năm , kế hoạch tổ chức hội nghi, kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác, kế hoạch tuyển dụng căn cứ vào quy chế đơn vị xây dựng chương trình kế hoạch năm, quý. Quy trình khi xây dựng và ban hành kế hoạch công tác: Quy trình làm việc có 3 bước cơ bản sau đây: Bước 1: Thu thập thông tin, xin ý kiến công tác từ các phòng. Bước 2: Soạn lịch công tác. Bước 3: Trình lãnh đạo, duyệt, triển khai công tác. Quy định của cơ quan về xây dựng chương trình, kế hoạch: Căn cứ vào Nghị quyết của Ủy ban Nhân dân tỉnh Bình Dương năm 2010. Căn cứ Thông báo chỉ đạo của lãnh đạo Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Bình Dương về một số công việc cần giải quyết trong năm 2010. Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ xây dựng chương trình công tác của Trung tâm năm 2010. Căn cứ vào quy chế của Trung tâm xây dựng chương trình kế hoạch tháng, quý, năm, Qua đó hàng tuần do diễn biến của công việc của Trung tâm phân công lịch công tác tuần, tháng để đảm bảo bố trí lịch công tác các phòng trực thuộc Trung tâm lịch phân công cụ thể. Báo cáo về bộ phận hành chính tiến hành xây dựng sắp xếp chương trình kế hoạch. Các loại hình kế hoạch: Loại hình kế hoạch: có 3 loại hình Dài hạn: Kế hoạch công tác năm. VD: Kế hoạch triển khai thực hiện dự án “Xây dựng mô hình điểm thông tin khoa học cấp xã, Thị trấn phục vụ tri thức khoa học và công nghệ tỉnh Bình Dương”. Ngắn hạn: Kế hoạch công tác tuần. VD: Lịch làm việc của Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ từ ngày 31/5-04/6/2010. Trung hạn: Kế hoạch công tác quý, tháng. VD: Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ Khoa học sự nghiệp từ ngày 31/5-11/6/2010 và kế hoạch, nhiệm vụ, phương hướng tiếp theo. Sau đây là một ví dụ về quy trình soạn kế hoạch công tác tuần: Cứ chiều thứ 5 hàng tuần các phòng có trách nhiệm nộp lịch làm việc tuần tới của phòng, để hành chính lên lịch làm việc hoàn chỉnh. Sau đó trình cho phó trưởng phòng xem xét, cho ý kiến chỉnh sữa, hành chính tiếp thu ý kiến về chỉnh sửa lại lịch công tác, rồi trình cho phó trưởng phòng ký. Tiếp theo hành chính cho số, ngày tháng và vào sổ đăng ký văn bản đi và đóng dấu. cuối cùng là phát hành lịch làm việc cho toàn Trung tâm. b) Hoạt động thu thập và xử lý thông tin: Trung tâm thường thu thập thông tin trên internet, báo, websidep, điện thoại, máy fax, phương tiện thông tin đại chúng, các văn bản, giấy tờ gửi đến. Những thông tin đó sẽ được chuyên viên hành chính xem xét, xử lý sau đó trình lên lãnh đạo. Hành chính có trách nhiệm cập nhật thông tin hằng ngày để tham mưu cho ban lãnh đạo của cơ quan. Hành chính luôn cập nhật thông tin đúng để tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan. Khi đã cập nhật thông tin hành chính có trách nhiệm xử lý thông tin cho phù hợp với hoạt động của cơ quan.Thông tin cần dược xử lý nhanh, chính xác. Lập báo cáo: Hàng tháng các Trưởng phòng nộp báo cáo hạn chót là ngày 8 mỗi tháng. Chuyên viên Hành chính chịu trách nhiệm tiếp nhận và tổng hợp báo cáo của toàn Trung tâm trình Lãnh đạo ngày 10, sau đó chỉnh sữa lại theo góp ý của Lãnh đạo. và nộp báo cáo về văn phòng Sở ngày 12 mỗi tháng. Lập kế hoạch: Chiều thứ 5 hàng tuần các phòng có trách nhiệm nộp lịch làm việc tuần tới của phòng, để hành chính lên lịch làm việc, nếu phòng nào không có lịch làm việc mà buổi làm việc đó không có mặt sẻ chấm công nghỉ không có phép. Nếu có lịch phát sinh mới, các Trưởng, phó phòng phải báo cho lãnh đạo. Chuyên viên hành chính ghi chép quản lý hồ sơ, tài liêu, văn bản các cuộc họp của Trung tâm. Tiếp nhân nghiên cứu các kiến nghị đề xuất của các phòng. Xử lý thông tin báo cáo Lãnh đạo kịp thời và chính xác. c) Tổ chức hội họp: Khi tổ chức cuộc họp hội nghị phải xác định mục tiêu tính chất, nội dung để tham luận hội nghị và sắp xếp những vấn đề quan trọng, phần lớn những người tham gia chuơng trình hôi nghị, cuộc họp, đều phải bàn bạc để đi đến thống nhất ý kiến, kể cả hội nghị thuờng kỳ, kế hoạch thời gian phải đuợc bố trí đầy đủ để thực hiện chuơng trình hội nghị. Ở cơ quan Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ thuờng tổ chức các cuộc họp như: họp giao ban, họp định kỳ, họp thông qua nghị quyết mới, họp tổng kết, đánh giá tình hình hoạt động của năm qua, và đề ra phuơng hứơng năm tới. Ngoài các cuộc họp định kỳ, họp giao ban thông thuờng thì cơ quan còn tổ chức cuộc họp đột xuất khi có một công việc đột xuất xảy ra, họp chi bô……. Khi đã tìm hiểu mục đích của cuộc họp, chuyên viên hành chính phải thấy được tầm quan trọng cũng như vị trí của từng cuộc họp, để từ đó có kế hoạch và biện pháp tổ chức cho phù hợp. Chuyên viên hành chính, căn cứ vào mục đích của cuộc họp, mà lập kế hoạch tổ chức, bố trí thời gian, địa điểm, chuẩn bị các thiết bị cho phù hợp, xác định thành phần tham dự, nội dung của cuộc họp, lên kế hoạch tổ chức thiết kế giấy mời, chuẩn bị văn bản, tài liệu phục vụ cho cuộc họp, phối hợp với các bộ phận khác, chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp và cuối cùng là chuẩn bị kinh phí. Ngoài ra còn có những vấn đề khác cần quan tâm như: chuẩn bị thư ký để ghi biên bản cho cuộc họp. Trong cuộc họp phải có nhân viên lễ tân để giải đáp những vấn đề, hướng dẫn đại biểu tham dự cuộc họp, kiểm tra sỉ số đối chiếu với danh sách đã được đề ra, giử đúng giờ giải lao. Sau cuộc họp, thông qua quyết định, nghị quyết văn bản cuộc họp theo yêu cầu của lãnh đạo. Hoàn thành văn kiện, cảm ơn, quà tặng, chiêu đãi, tiễn khách và thanh toán kinh phí với bộ phận tài chính. Liên hệ với các bộ phận chức năng để trao trả thiết bị phục vụ cho cuộc họp. Thu dọn hội trường, biên tập, soạn thảo một số thư từ, văn bản tài liệu theo yêu cầu của lãnh đạo trên tinh thần những nội dung đã được trao đổi thảo luận và nhất trí trong cuộc họp. d) Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế làm việc của cơ quan: Lãnh đạo Trung tâm là người đúng đầu Trung tâm, thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm trước Sở Khoa học và Công nghệ về toàn bộ công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của mình, kể cả khi đã phân công hoặc ủy quyền cho các trưởng phòng giải quyết. Trong chỉ đạo điều hành công việc, Lãnh đạo Trung tâm và trưởng phòng thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ, chế độ thủ trưởng, đảm bảo tuân thủ trinh tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo quy định của pháp luật, đồng thời phát huy tinh thần chủ động, tính sáng tạo, phát huy năng lực và sở trường, ý thức trách nhiệm cá nhân của từng cán bộ, viên chức; bảo đảm trật tự, kỹ cương của cơ quan. Lãnh đạo, nhân viên Trung tâm giải quyết công việc căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật và phải có chương trình, kế hoạch, lịch làm việc. Không tùy tiện thay đổi chương trình, kế hoạch, lịch làm việc trừ trường hợp đặc biệt. Lãnh đạo, nhân viên Trung tâm phải đảm bảo sự thống nhất trong công tác chỉ đạo, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý; thực hiện chủ trưởng cải cách hành chánh không gây phiền hà đối với tổ chức, cá nhân có quan hệ công tác. Các phòng có chức năng tham mưu, sản phẩm của công tác tham mưu là dự thảo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, kiến nghị, đề xuất về giải pháp quản lý trình Lãnh đạo Trung tâm. Trưởng phòng có trách nhiệm tổ chức, điều hành phòng thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao; chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Trung tâm về mọi công việc của phòng và những công việc được ủy quyền giải quyết. e) Tổ chức, sắp xếp trang thiết bị máy móc, phương tiện làm việc trong phòng Kế hoạch – Tài chính: Phòng Kế hoạch – Tài chính được trang bị đầy đủ các loại máy móc phương tiện làm việc gồm: Máy vi tính, máy fax, máy in, máy photocoppy, máy điện thoại…. Tạo sự thuận lợi cho việc trao đổi giao tiếp và cập nhật thông tin hàng ngày, để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và gọn nhẹ. Quy định khai thác, sử dụng các thiết bị không được dùng cho việc riêng tư như: dùng máy vi tính để đánh game, online….dùng điện thoại để trò chuyện tán ngẫu với bạ bè… mà chỉ được sử dụng để truy cập thông tin liên quan đến công việc, soạn thảo, in ấn giấy tờ, công văn và chỉ dùng điện thoại cho công việc chung của cơ quan. Bố trí sắp xếp: Theo trình tự đặt kế bàn làm việc của Phó trưởng phòng một máy vi tính, một máy điên thoại và một máy in. bàn làm việc của phụ trách kế toán một máy vi tính và một máy in. bàn làm việc của kế toán tài chính – thủ quỹ một vi tính. bên cạnh bàn làm việc của bộ phận hành chính là máy vi tính, máy điện thoại - máy fax, máy photo coppy, để tiện lợi cho việc nghe điện thoại, in ấn giấy tờ, đánh máy trong cơ quan được nhanh chóng, tạo điều kiện thuận lợi cho mọi công việc trong phòng. * Sơ đồ làm việc của phòng Kế hoạch – Tài chính: Máy vi tính   Tủ hồ sơ  Máy vi tính   Tủ hồ sơ  Tủ hồ sơ      Máy in      Kế toán   Kế toán    Cửa   Máy photo  Máy fax -Điện thoại  Máy vi tính  Văn thư   Điện thoại  Máy vi tính  Máy in    Máy vi tính    Phó Trưởng phòng       Tủ hồ sơ  Tủ hồ sơ    Tủ hồ sơ  Tủ hồ sơ   II. CÔNG TÁC VĂN THƯ: Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý , bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng và quản lý, giải quyết văn bản, hình thành trong văn bản cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp, các tổ chức xã hội, các đơn v