Đề tài Thực trang hạch toán kế toán tại Công ty TNHH Máy xây dựng và thương mại Việt Nhật

1 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: “thực trang hạch toán kế toán tại Công ty TNHH Máy xây dựng và thương mại Việt Nhật .” 2 MỤC LỤC Phần I:TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ ........................................................... 1 Đánh giá chung về Điều lệ của Công ty: ................................................... 8 Nhận xét về cơ cấu tổ chức quản lý của công ty: .................................... 10 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán ........................................................ 14 2.1. Chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán áp dụng ................................ 14 2.2. Các chính sách kế toán áp dụng ........................................................ 14 3. Nội dung tổ chức kế toán từng phần hành tại đơn vị ........................... 17 3.1 - Phần hành tiền: ................................................................................... 17 3.1.1. Đặc điểm vận dụng chứng từ: ........................................................... 17 3.1.2. Đặc điểm vận dụng tài khoản: ....................................................... 21 3.1.3. Đặc điểm vận dụng sổ kế toán và các chỉ tiêu báo cáo: ................ 21 3.2 - Phần hành Vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ (HTK): ................... 22 3.2.1. Đặc điểm vận dụng chứng từ: ........................................................ 22 3.2.2. Đặc điểm vận dụng tài khoản: ....................................................... 25 3.2.3. Đặc điểm vận dụng sổ kế toán và các chỉ tiêu báo cáo: ................ 25 3.3. - Phần hành TSCĐ ............................................................................ 26 3.3.1. Đặc điểm vận dụng chứng từ ......................................................... 26 3.3.2. Đặc điểm vận dụng tài khoản: ........................................................... 28 3.3.3. Đặc điểm vận dụng sổ kế toán và các chỉ tiêu báo cáo: ...................... 28 3.4 - Phần hành mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp: ........................ 29 3.4.1. Đặc điểm vận dụng chứng từ: ........................................................... 29 3.4.2. Đặc điểm vận dụng tài khoản: ........................................................... 30 3 3.4.3. Đặc điểm vận dụng sổ kế toán và các chỉ tiêu báo cáo: ...................... 30 3.5 - Phần hành bán hàng: .......................................................................... 32 3.5.1. Đặc điểm vận dụng chứng từ: ........................................................... 32 3.5.2. Đặc điểm vận dụng tài khoản: ........................................................... 32 3.5.3. Đặc điểm vận dụng sổ kế toán và các chỉ tiêu báo cáo : ..................... 32 3.6 - Phần hành tiền lương và nhân viên ..................................................... 33 3.6.1. Đặc điểm vận dụng chứng từ: ........................................................... 33 3.6.2. Đặc điểm vận dụng tài khoản: ........................................................... 34 3.6.3. Đặc điểm vận dụng sổ kế toán và các chỉ tiêu báo cáo: ...................... 34 4. Thực tế tổ chức hạch toán kế toán một phần hành ( phần hành xuất nhập khẩu): ........................................................................................................ 35 4.3. Đặc điểm vận dụng sổ kế toán và các chỉ tiêu báo cáo: ......................... 37 4.4 Hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu, tiêu thụ hàng nhập khẩu và thanh toán bằng ngoại tệ: ..................................................................................... 37 4.4.1. Một số điểm khái quát về phần hành XNK: ....................................... 37 4.4.2. Hạch toán kế toán các nghiệp vụ nhập khẩu: ..................................... 38 4.4.2.1. Kế toán nhập khẩu trực tiếp và tiêu thụ hàng nhập khẩu trực tiếp (là các phụ tùng và máy móc có giá trị thấp) .................................................... 38 4.4.2.2. Kế toán nhập khẩu hàng ủy thác: .................................................... 41 5. Tìm hiểu quy trình lập các BCTC của đơn vị: ......................................... 42 phần III: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN KT TẠI ĐƠN VỊ ... 43 1. Những ưu điểm: ..................................................................................... 43 1.1. Bộ máy kế toán: ................................................................................. 43 4 1.2. Việc vận dụng chế độ kế toán chung của đơn vị: ................................. 43 1.3 Tổ chức kế toán từng phần hành tại đơn vị: ........................................... 43 1.4. Một số nhận xét chung: ....................................................................... 44 2. Những tồn tại và hạn chế: ....................................................................... 45 3. Những giải pháp và kiến nghị: ................................................................ 46 3.1 Giải pháp về kinh doanh: ...................................................................... 46 3.2. Giải pháp về kế toán: ........................................................................... 47 5 Phần I:TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ 1. Lịch sử hình thành và phát triển Công ty TNHH Máy xây dựng và thương mại Việt Nhật được thành lập từ năm 2003 với loại hình Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên, với vốn điều lệ ban đầu là 5 tỷ VNĐ Bắt đầu đi vào hoạt động với tôn chỉ” Thành công của các bạn là uy tín của chúng tôi “, Công ty TNHH Máy xây dựng và thương mại Việt Nhật (Viet Nhat CMT) đã từng bước khẳng định vị thế và uy tín của mình trong lĩnh vực máy xây dựng và ngày một tiến những bước vững chắc vào thị trường xây dựng Việt Nam đang trong tiến trình hội nhập nhập sôi động với khu vực và quốc tế. “Mục tiêu của Việt Nhật CMT là phát triển hệ thống phân phối các sản phẩm có chất lượng cao và đảm bảo lợi ích tối đa cho người sử dụng, qua đó góp phần nâng cao chất lượng và tiến độ thực hiện các công trình và giảm khối lượng làm việc của công nhân; nhằm đẩy mạnh quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, đặc biệt là trong lĩnh vực máy móc thiết bị xây dựng và máy công nghiệp”. Ban đầu công ty có 4 thành viên góp vốn và trải qua 7 lần thay đổi; cho đến năm 2007, công ty có hai thành viên góp vốn. Vốn điều lệ năm 2007 tăng lên 10 tỷ VNĐ ( Công ty thuộc mô hình Công ty vừa và nhỏ ) a. Đặc điểm sản phẩm (ngành nghề), hoạt động: * Hoạt động chủ yếu của công ty là buôn bán máy móc xây dựng, máy công nghiệp, nông nghiệp…( hoạt động thương mại) và hoạt động XNK * Các lĩnh vực hoạt động chính của công ty: 6 - Buôn bán máy móc, thiết bị, phụ tùng,vật tư phục vụ các ngành giao thông vận tải,xây dựng,công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp, kiểm định đo lường; - Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, nông nghiệp, giao thông, thuỷ lợi; - Cho thuê thiết bị thi công, xây dựng, thiết bị nâng hạ, nền móng, hầm lò… - Chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực xây dựng, công nghiệp - Buôn bán hàng thủ công mỹ nghệ; - Vận tải hành hoá - Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá; - In và các dịch vụ liên quan đến in ( theo pháp luật và quy định hiện hành của Nhà nước ). * Các mối quan hệ đối tác với công ty: Đối tác của CMT là các nhà cung cấp nổi tiếng trên thế giới trong lĩnh vực máy xây dựng và phụ tùng công nghiệp như Sumitomo, Komatsu, Isuzu, Hitachi, Kobelco, Kawasaki (Nhật Bản ), Caterpillar, KMP (Mỹ); ITM (Italia); Tongmyung, CF (Hàn Quốc)… Trong đó phải kể đến thành công lớn nhất của Việt Nhật CMT là trở thành nhà cung cấp độc quyền tại Việt Nam; các sản phẩm máy xúc đào, thuỷ lực của Sumitomo- một trong những tập đoàn nổi tiếng nhất của Nhật Bản trong lĩnh vực xây dựng và máy móc thiết bị. Thị trường trong nước của Việt Nhật CMT tập trung vào các bạn hàng lớn là các Tập đoàn, các tổng công ty và các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, khai khoáng, giao thông vận tải, Thuỷ điện… a. Điều lệ công ty: Công ty TNHH Việt Nhật (Việt Nhật CMT) hoạt động theo Luật Doanh nghiệp số 13/1999/QH10 7 Điều lệ Công ty bao gồm 5 chương, 29 điều: - Chương I: Các quy định chung Chương I quy định rõ về : + Hình thức, tên gọi, trụ sở công ty; + Mục tiêu và thời hạn hoạt động của công ty; + Các thành viên công ty; + Vốn và tỷ lệ vốn góp; + Hình thức; + Sổ dăng ký thành viên + Quyền và nghĩa vụ của thành viên; - Chương II Cơ cấu tổ chức và quản lý công ty Chương II quy định về: + Hội đồng thành viên + Chủ tịch Hội đồng thành viên + Triệu tập họp Hội đồng thành viên; + Điều kiện và thể thức họp Hội đồng thành viên + Quyết định của Hội đồng thành viên; + Biên bản họp Hội đồng thành viên; + Tranh chấp và cách thức xử ly các tranh chấp +Quyền hạn và nghĩa vụ của Giám đốc; + Người đại diện theo pháp luật của công ty + Ban kiểm soát, Trưởng Ban Kiển soát; + Hợp đồng phải được Hội đồng thành viên chấp thuận. - Chương III: Tài chính Chương III đề cập tới các quy định về: + Mua lại phần vốn góp; + Xử lý phần vốn góp trong các trường hợp khác 8 + Góp vốn và cấp giấy chứng nhận vốn góp; + Tăng, giảm vốn điều lệ;. + Thu hồi phần vốn góp đã trả hoặc lợi nhuận đã chia; + Quyết toán và phân chia lợi nhuận; - Chương IV: Giải thể, thanh lý tài sản Chương IV bao gồm các quy định về: + Giải thể; + Thủ tục giải thể, thanh lý tài sản; - Chương V: Quy định thực hiện Chương V đề cập đến các điều sau: + Về sự sửa đổi và bổ sung Điều lệ khi cần thiết; hoặc có thay đổi lớn; + Tính hiệu lực của Điều lệ. Đánh giá chung về Điều lệ của Công ty: Điều lệ của công ty chặt chẽ và thể hiện rõ mục tiêu hoạt động kinh doanh. Đồng thời cũng cho thấy cơ cấu tổ chức, quản lý; các yêu cầu về chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm pháp lý của các thành viên trong công ty; biết được số vốn điều lệ, tỷ lệ góp vốn của mỗi thành viên; việc phân chia lợi nhuận theo tỷ lệ GV, và một số quy định khác theo luật. b. Chức năng, nhiệm vụ phòng ban: Công ty TNHH Máy xây dựng và thương mại Việt Nhật có tổng số nhân viên khoảng trên 50 người ( Công ty chưa có thống kê cụ thể ); được chia thành 13 phòng ban chính, với cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng, bao gồm: - Một Giám đốc và hai Phó giám đốc : phụ trách kinh doanh và Phó GĐ phụ trách về kỹ thuật - Phó giám đốc kinh doanh quản lý các phòng ban: 9 + Phòng kế toán:Phòng kế toán gồm có 5 nhân viên; một kế toán trưởng và 4 kế toán viên phụ trách các phần hành khác nhau: một kế toán quỹ, một kế toán kho, một kế toán thuế và một kế toán ngân hàng và một kế toán tổng hợp. Phòng kế toán có chức năng chính là phản ánh và giám đốc tình hình tài chính của công ty, phục vụ cho yêu cầu quản lý của công ty, đồng thời giúp tư vấn các vấn đề tài chính cho Ban Giám đốc + Phòng hành chính- nhân sự: Phòng hành chính – nhân sự gồm có 2 nhân viên + Phòng xuất - nhập khẩu (XNK) có3 nhân viên Phòng XNK phụ trách chung về tất cả các mặt hàng nhập khẩu từ các đối tác nước ngoài: Nhật Bản, Mỹ, Hàn Quốc, thực hiện mua bán và chuyển giao công nghệ với các đối tác này. + Phòng Part có chức năng chuyên về cung cấp, mua bán các loại phụ tùng . Phòng gồm có 6 nhân viên +Phòng thuỷ điện phụ trách về các dự án liên quan đến thuỷ điện, cung cấp và mua bán các thiết bị phục vụ cho thuỷ điện : Phòng thuỷ điện có tổng số 6 nhân viên +Phòng Sumitomo chuyên về nhập khẩu máy của Sumitomo (đối tác Nhật Bản). Đây là 1 phòng ban riêng, độc lập với phòng XNK do công ty là nhà cung cấp độc quyền về các loại máy của hãng này tại Việt Nam. Phòng gồm 2 nhân viên + Phòng kinh doanh 1 và phòng kinh doanh 2: phụ trách mà các hoạt động thương mại, buôn bán chung của công ty, đặc biệt là các hợp đồng mua bán với các đối tác trong nước Phòng kinh doanh 1 thuộc quyền quản lý của Phó giám đốc kinh doanh, phòng có 4 nhân viên 10 Phòng kinh doanh 2 thuộc quyền quản lý của Phó giám đốc kỹ thuật, phòng có 3 nhân viên. - Phó giám đốc kỹ thuật quản lý 6 phòng ban: + Đội xe : đội xe có trách nhiệm sử dụng xe của công ty trong việc chở hàng hoặc đưa đón cán bộ công nhân viên trong công ty + Bộ phận kho : có trách nhiệm lưu trữ hàng hoá của công ty,phục vụ cho dự trữ hàng hoá của doanh nghiệp + Đội giao nhận: chuyên việc bốc vác hàng hoá trong doanh nghiệp + Phòng Service team: chức năng chủ yếu của phòng service team là việc bảo dưỡng và kỹ thuật, là một bộ phận chuyên trách về công tác kỹ thuật và bảo dưỡng máy móc, thiết bị, phụ tùng. Bộ phận này tập trung nhiều kỹ sư cơ khí có trình độ chuyên môn trong công ty + Phòng bảo vệ: gồm 2 nhân viên bảo vệ; có trách nhiệm bảo vệ tài sản của công ty, tránh các trường hợp mất cắp tài sản + Phòng kinh doanh 2 Nhận xét về cơ cấu tổ chức quản lý của công ty: Cơ cấu tổ chức quản lý được sắp xếp khá khoa học, phù hợp với quy mô của công ty (Quy mô công ty vừa và nhỏ), trong đó đã có sự phân tách thành từng phòng ban riêng biệt với những chức năng cụ thể. Đặc biệt trong mỗi lĩnh vực kinh doanh của công ty đều có những phòng ban đảm nhiệm như: phòng XNK phụ trách việc XNK chung các mặt hàng với các đối tác nước ngoài. Phòng Sumitomo chuyên về nhập khẩu máy xây dựng của Sumitomo; bởi đây là loại hàng hoá độc quyền của công ty và là mặt hàng chủ lực, việc phân tách phòng Sumitomo thành một phòng riêng biệt độc lập với phòng XNK là hợp lý; giúp công ty dễ dàng quản lý, mua bán mặt hàng đặc biệt này. Trong lĩnh vực về thuỷ điện, công ty tổ chức thành một phòng riêng là phòng thuỷ điện. Trong lĩnh vực thiết bị, phụ tùng,công ty có phòng Part phụ trách đảm nhiệm. Ngoài ra 11 còn có riêng đội bảo dưỡng và kỹ thuật, đội giao nhận và đội xe tạo điều kiện cho doanh nghiệp có thể quản lý tốt trong từng lĩnh vực, đồng thời tạo nên sự linh hoạt và chuyên môn hoá cao. Ngoài ra nhân sự được công ty cho là một trong những thế mạnh và là nguồn nội lực của mình. Bên cạnh khối văn phòng quy tụ đội ngũ nhân viên trình độ cao, 100% có trình độ đại học, đội ngũ nhân viên sửa chữa đã được đào tạo và cấp chứng chỉ của Sumitomo, là những công nhân lành nghề, có năng lực và kinh nghiệm. Đây là một điểm thuận lợi cho công ty trong việc đẩy mạnh tiến hành chuyên môn hoá cao, thúc đẩy quá trình hội nhập khu vực và quốc tế. c. Khái quát chung về quy trình mua bán, cho thuê và XNK: - Hoạt động chủ yếu của công ty là mua bán, nhập khẩu máu móc từ các đối tác nước ngoài, sau đó bán cho các đối tác trong nước. Công ty nhập khẩu qua đường hàng không, đường biển và bằng chuyển phát nhanh theo cả giá FOB và giá CIF, bao gồm cả nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác (chủ yếu là công ty 19-8, công ty Machino là công ty uỷ thác cho Viet Nhat CMT). - Sản phẩm chủ yếu của công ty là máy xúc xây dựng (máy xúc đào thuỷ lực, máy công nghiệp…) của Sumitomo- Nhật Bản. Các sản phẩm của công ty khá đa dạng, nhiều mẫu mã, nhiều chủng loại khác nhau, và bao gồm cả máy cũ và máy mới. - Đặc biệt, công ty còn hoạt động trong lĩnh vực thuỷ điện. Thuỷ điện tuy không phải là một mảng lớn của Việt Nhật, nhưng gần đây số lượng dự án thuỷ điện mà Viet Nhat CMT tham gia đã tăng đáng kể. Hiện tại Việt Nhật CMT đang góp mặt trong 3 dự án thuỷ điện lớn, bao gồm: Thuỷ điện sông Ông (công suất 3x2.7 MW), Thuỷ điện Bắc Bình (công suất 2x16.5MW), và Thuỷ điện Ngòi Hút (công suất 3x2.8 MW). Đây cũng là mảng hoạt động khá mới của doanh nghiệp, lại đòi hỏi công nghệ cao nên hiện tại công ty đang nỗ lực hoàn thiện khả năng, tích luỹ kinh 12 nghiệm trong lĩnh vực này. Điều này cho thấy sự nhanh nhạy,linh hoạt và khả năng hoạt động đa lĩnh vực nhưng vẫn mang lại hiệu quả về cả mặt kinh tế và mặt kỹ thuật cho công ty, do phải liên tục cọ xát trong nhiều lĩnh vực công nghệ cao nên khả năng tích luỹ kinh nghiệm cũng được nâng cao. Tuy nhiên đây là một thách thức không nhỏ đối với một công ty còn non trẻ trong một lĩnh vực đem lại rủi ro cao, đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ, việc sắp xếp khoa học, công tác dự báo những biến động và việc nâng cao tay nghề công nhân phải luôn được chú trọng và quan tâm nhiều hơn nữa. - Hiện tại Việt Nhật CMT đang có kế hoạch mở rộng mạng lưới các trung tâm bảo hành và đang được tiến hành từng bước, trước hết tập trung ở các tỉnh phía bắc như Quảng Ninh, Lào Cai, Yên Bái… Trong khi đó, công ty vẫn tiếp tục nâng cao chất lượng dịch vụ và trình độ kỹ thuật của nhân viên tại trung tâm bảo hành Gia Lâm- Hà Nội Nhận xét chung qua việc tìm hiểu tổng quát về công ty TNHH Máy xây dựng và thương mại Việt Nhật ( Viet Nhat CMT): Công ty có cơ cấu tổ chức khá chặt chẽ, phù hợp với mô hình công ty vừa và nhỏ, có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng. Nhân viên trong công ty có trình độ chuyên môn và có kinh nghiệm. Công ty có mục tiêu hoạt động rõ ràng, kinh doanh đa ngành, đa lĩnh vực, với chủng loại hàng và mẫu mã phong phú đáp ứng nhu cầu thị trường. Công ty hoạt động hiệu quả và liên tục gia tăng lợi nhuận, đặc biệt trong năm 2007 : Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1. Tổng DT 95.556.322.299 70.799.040.608 126.289.991.065 2. LNTT 221.067.420 441.512.738 1068.496.801 3. LNST 159.168.542 317.889.171 769.317.697 13 Chỉ tiêu Số đầu năm 2007 Số cuối năm 2007 Tổng tài sản 42.920.615.296 86.147.037.445 Những chỉ tiêu trên cho thấy khả năng phát triển của công ty. Đặc biệt trong năm 2007 lợi nhuận và tổng tài sản tăng gấp đôi năm 2006 Tuy nhiên, hầu hết các máy móc công ty mua bán đều có giá trị lớn (nhiều máy trên 1 tỷ); công ty lại kinh doanh trong lĩnh vực thuỷ điện- một ngành có mức độ rủi ro cao do đòi hỏi vốn đầu tư lớn và trình độ kỹ thuật cao, có nhiều biến động. Bởi vậy, công ty cần có những chiến lược cụ thể để nghiên cứu thị trường và dự đoán các xu hướng biến động, phân tích các tỷ suất tài chính, thực hiện các công cụ hữu ích của phân tich tài chính và marketing nhằm gia tăng lợi nhuận nhanh chóng và ổn định, hạn chế tối đa những rủi ro trong những dự án có giá trị lớn,mức biến động cao. 14 phầnII: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KT TẠI ĐƠN VỊ 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Phòng kế toán gồm 5 nhân viên: 1 kế toán trưởng và 4 kế toán viên, đảm nhận những phần riêng biệt: kế toán quỹ, kế toán kho, kế toán thuế, kế toán ngân hàng, và kế toán tổng hợp. Đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn, tốt nghiệp đại học, và có kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính - kế toán Việc tổ chức bộ máy, phân công lao động kế toán theo từng phần hành cụ thể tạo điều kiện chuyên môn hóa và sắp xếp một cách khoa học công tác kế toán. Đồng thời việc tổ chức hạch toán kế toán nói chung và tổ chức bộ máy kế toán nói riêng tiến hành tuân thủ theo những nguyên lý chung của hạch toán kế toán: nguyên tắc thống nhất, nguyên tắc phù hợp, nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả, nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Qua đó, thông tin kế toán có tính hữu ích cao đối với Ban giám đốc, phù hợp với quy mô của công ty và là một phần không thể thiếu trong quản trị doanh nghiệp. 2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán chung của đơn vị 2.1. Chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán áp dụng - Chế độ kế toán áp dụng: theo quyết định số 48/2006/QĐ ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính - Tuyên bố về việc tuân thủ chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán : theo hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam. - Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung 2.2. Các chính sách kế toán áp dụng 1- Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền: ghi theo các giao dịch thực tế phát sinh 15 Phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán: sử dụng ngoại tệ quy đổi ra tiền Việt Nam dựa vào tỷ giá hối đoái ở thời điểm hiện tại. 2- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: - Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: theo nguyên tắc giá gốc. - Phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho: Nhập trước - Xuất trước. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên - Phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: theo quy định của chế độ kế toán.