Đề tài Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần dệt may Phú Hòa An

MỤC LỤC PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ ................................................................................................1 1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu............................................................................1 2. Mục tiêu nghiên cứu ....................................................................................................2 3. Đối tượng nghiên cứu ..................................................................................................2 4. Phạm vi nghiên cứu .....................................................................................................3 5. Phương pháp nghiên cứu .............................................................................................3 6. Cấu trúc đề tài..............................................................................................................4 PHẦN II: NỘI DUNG & KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU ................................................5 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH........... BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN ........................................................................................5 1.1. Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ .................................................5 1.1.1. Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ...................................................................5 1.1.2. Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ.............................................................6 1.1.3. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ ...........................................................7 1.1.4. Các nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ .................................................8 1.1.4.1. Môi trường kiểm soát........................................................................................................ 8 1.1.4.2. Đánh giá rủi ro .................................................................................................................10 1.1.4.3. Hệ thống thông tin kế toán..............................................................................................11 1.1.4.4. Hoạt động kiểm soát.......................................................................................................12 1.1.4.5. Hệ thống giám sát............................................................................................................14 1.1.5. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ....................................15 1.2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền ....................................................16 1.2.1. Khái quát chung về chu trình bán hàng và thu tiền .............................................16 1.2.1.1. Định nghĩa chu trình bán hàng và thu tiền.....................................................................16 1.2.1.2. Chức năng của chu trình bán hàng và thu tiền...............................................................16 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ 1.2.1.3. Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình bán hàng và thu tiền...................18 1.2.1.4. Hệ thống các chứng từ, sổ sách và các báo cáo của chu trình......................................19 1.2.2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền.................................................22 1.2.2.1. Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ bán hàng .......................22 1.2.2.2. Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thu tiền ..........................24 1.2.2.3. Các thủ tục kiểm soát chu trình trong điều kiện áp dụng máy tính..............................26 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY PHÚ HÒA AN ..............................................................................................................29 2.1. Đặc điểm, tình hình chung về Công ty Cổ phần dệt may Phú Hòa An..................29 2.1.1. Giới thiệu về Công ty Cổ phần Dệt may Phú Hòa An ........................................29 2.1.1.1. Lịch sử hình thành...........................................................................................................29 2.1.1.2. Quá trình phát triển..........................................................................................................30 2.1.1.3. Quy mô và nguồn lực kinh doanh của Công ty Cổ phần Dệt may....................... Phú Hòa An ...................................................................................................................31 2.1.1.4. Chiến lược và định hướng cho tương lai........................................................................33 2.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý tại Công ty Cổ phần dệt may Phú Hòa An ................33 2.1.2.1. Sơ đồ bộ máy quản lý......................................................................................................33 2.1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận ....................................................................34 2.1.3. Tổ chức công tác kế toán.....................................................................................38 2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán:.................................................................................................39 2.1.3.2. Hình thức kế toán áp dụng..............................................................................................40 2.2. Thực trạng tổ chức công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần dệt may Phú Hòa An .........................................................................42 2.2.1. Đặc điểm về sản phẩm và khách hàng của Công ty ............................................42 2.2.1.1. Đặc điểm về sản phẩm....................................................................................................42 2.2.1.2. Đặc điểm về khách hàng.................................................................................................42 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ 2.2.1.3. Các phương thức giao hàng và thanh toán.....................................................................43 2.2.2. Tình hình thực tế về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần dệt may Phú Hòa An .......................................................................................43 2.2.2.1. Ký hợp đồng gia công.....................................................................................................43 2.2.2.2. Gia công sản phẩm..........................................................................................................45 2.2.2.3. Lập hóa đơn, ghi nhận ngiệp vụ bán hàng và xuất hàng...............................................60 2.2.2.4. Ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu và theo dõi công nợ ......................................64 2.2.2.5. Thu tiền ............................................................................................................................64 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NÔI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY PHÚ HÒA AN................66 3.1. Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần dệt may Phú Hòa An .......................................................................................66 3.1.1. Môi trường kiểm soát ..........................................................................................66 3.1.1.1. Ưu điểm............................................................................................................................66 3.1.1.2. Nhược điểm .....................................................................................................................67 3.1.2. Đánh giá rủi ro.....................................................................................................67 3.1.3. Hoạt động kiểm soát ............................................................................................68 3.1.3.1. Đối với nghiệp vụ bán hàng............................................................................................68 3.1.3.2. Đối với nghiệp vụ thu tiền...............................................................................................74 3.1.4. Hệ thống thông tin kế toán ..................................................................................77 3.1.4.1. Ưu điểm............................................................................................................................77 3.1.4.2. Nhược điểm .....................................................................................................................78 3.1.5. Hệ thống giám sát ................................................................................................79 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần dệt may Phú Hòa An .......................................................79 3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát ........................................................................79 TR ỜN G Đ ẠI HỌ C K INH TẾ - H UẾ 3.2.2. Hoàn thiện đánh giá rủi ro ...................................................................................80 3.2.3. Hoàn thiện các hoạt động kiểm soát....................................................................81 3.2.3.1. Ký hợp đồng gia công.....................................................................................................81 3.2.3.2. Gia công sản phẩm..........................................................................................................81 3.2.3.3. Lập hóa đơn, ghi nhận nghiệp vụ bán hàng và xuất hàng.............................................85 3.2.3.4. Ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu và theo dõi công nợ ......................................85 3.2.3.5. Thu tiền ............................................................................................................................85 3.2.4. Hoàn thiện thống tin và truyền thông ..................................................................85 3.2.5. Hoàn thiện hệ thống giám sát ..............................................................................86 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .................................................................87 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ DANH MỤC VIẾT TẮT BCKQKD : Báo cáo kết quả kinh doanh BCQT : Báo cáo quản trị BCTC : Báo cáo tài chính CBCNV : Cán bộ công nhân viên CCDC : Công cụ dụng cụ CĐKT : Cân đối kế toán GĐ : Giám đốc GTGT : Giá trị gia tăng HĐQT : Hội đồng quản trị HT : Hoàn thành KCN : Khu công nghiệp KD : Kinh doanh KSNB : Kiểm soát nội bộ KTCN : Kỹ thuật công nghệ KTSX : Kỹ thuật sản xuất NPL : Nguyên phụ liệu PGĐSX : Phó Giám đốc sản xuất PGNV : Phiếu giao nhiệm vụ QC : Quality Control (Kiểm soát chất lượng) QLDN : Quản lý doanh nghiệp TK : Tài khoản TLGĐSX : Trợ lý Giám đốc sản xuất TNDN : Thu nhập doanh nghiệp TSCĐ : Tài sản cố định TTKS : Thủ tục kiểm soát TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1: Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán trong KSNB .................................12 Bảng 1.2: Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình bán hàng và thu tiền .....................................................................................18 Bảng 1.3: Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ bán hàng ......................................................................................22 Bảng 1.4: Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thu tiền.........................................................................................24 Bảng 1.5: Các TTKS chu trình trong điều kiện áp dụng máy tính – Kiểm soát chung ........................................................................26 Bảng 1.6: Các TTKS chu trình trong điều kiện áp dụng máy tính – Kiểm soát ứng dụng ...................................................................27 Bảng 2.1: Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty................................................31 Bảng 2.2: Tình hình kinh doanh của công ty ................................................................32 Biểu 2.1 : Phiếu giao nhiệm vụ .....................................................................................46 Biểu 2.2 : Phiếu hành trình may chi tiết ........................................................................53 Biểu 2.3 : Phiếu báo trở ngại sản xuất...........................................................................55 Biểu 2.4 : Báo cáo may hàng ngày................................................................................56 Biểu 2.5 : Phiếu điều động công nhân tạm thời ............................................................57 Biểu 2.6 : Lệnh xuất hàng .............................................................................................58 Biểu 2.7 : Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.......................................................62 Bảng 3.1: Ưu nhược điểm của hoạt động kiểm soát nghiệp vụ bán hàng ....................68 Bảng 3.2: Ưu nhược điểm của hoạt động kiểm soát nghiệp vụ thu tiền.......................74 Bảng 3.3: Mô hình đánh giá rủi ro ................................................................................81 Bảng 3.4: Biên bản nhận hàng ......................................................................................82 Bảng 3.5: Phiếu báo lỗi gia công được thông qua ........................................................84 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp............................................8 Sơ đồ 1.2: Mô hình hoạt động của chu trình kế toán bán hàng....................................21 Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần dệt may Phú Hòa An ...............................33 Sơ đồ 2.2: Mô hình bộ máy kế toán ..............................................................................38 Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung ................................41 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ TÓM TẮT ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU Đề tài đi vào nghiên cứu về thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty dệt may từ lý luận đến thực tiễn. Về mặt lý luận, đề tài đã khái quát được cơ bản các khái niệm liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng. Đề tài cũng đã khái quát được những nội dung chính về tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình kinh doanh, những chiến lược, định hướng trong tương lai của Công ty cổ phần Dệt may Phú Hòa An. Đối với việc tìm hiểu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Dệt may Phú Hòa An, đề tài đã có những nghiên cứu bước đầu trong việc tìm hiểu các vấn đề cơ bản như quá trình ký hợp đồng gia công, quá trình gia công sản phẩm, lập hóa đơn, ghi nhận nghiệp vụ bán hàng và xuất hàng, ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu và theo dõi công nợ, thu tiền. Vấn đề kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền ở công ty dệt may đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ của tất cả các cấp quản lý và cán bộ công nhân viên trong công ty để có thể đạt được hiệu quả cao nhất trong quá trình giám sát, kiểm tra, xử lý các sai phạm... Cuối cùng, từ những thực trạng đã tìm hiểu được, khóa luận đã đưa ra được những nhận xét nhất định về ưu điểm, nhược điểm và đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hơn nữa hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty.TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 1 PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của Công ty mình như: con người, tài sản, vốn... góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, phát triển và đi lên của doanh nghiệp. Công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền đặc biệt có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động của một doanh nghiệp, tổ chức. Vì nó đảm bảo cho hoạt động tiêu thụ (bán hàng và bán dịch vụ) của doanh nghiệp được diễn ra suôn sẻ, đúng theo mục tiêu kiểm soát mà doanh nghiệp đặt ra. Ngoài ra, kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền có ảnh hưởng sâu sắc đến việc đánh giá công tác sử dụng đồng vốn của doanh nghiệp, cũng như đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác và trung thực các thông tin tài chính phục vụ cho nhu cầu ra quyết định của nhà quản trị. Do đó, kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền một cách có hiệu quả sẽ thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phát triển. Mặt khác, có một thực tế là bất kỳ nước nào trong quá trình quá độ, phát triển kinh tế đều lấy ngành dệt may để tích lũy tư bản (ví dụ điển hình là Trung Quốc). Hiện nay ngành dệt may đang là ngành có tỷ trọng xuất khẩu lớn nhất nước ta. Dệt may không chỉ tác động lớn đến kinh tế mà còn đến xã hội vì dệt may là ngành thu hút rất nhiều lao động. Ở Thừa Thiên – Huế, dệt may cũng là một ngành quan trọng. Trên địa bàn tỉnh có rất nhiều doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dệt may như Công ty cổ phần dệt may Huế, Công ty cổ phần đầu tư dệt may Thiên An Phát, Công ty cổ phần dệt may Phú Hòa An... Tuy chỉ mới thành lập nhưng Công ty cổ phần dệt may Phú Hòa An đã và đang có những bước phát triển rất vững chắc và đang từng bước khẳng định mình. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 2 Công tác kiểm soát nội bộ ở các doanh nghiệp dệt may tuy có những đặc điểm tương tự như những doanh nghiệp sản xuất khác nhưng cũng sẽ có những điểm đặc thù. Với mong muốn được tiếp cận thực tế công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền của một doanh nghiệp cụ thể, đặc biệt là đối với một doanh nghiệp dệt may, ứng dụng những kiến thức đã học trong nhà trường, so sánh với thực tiễn, nắm bắt, mở rộng hiểu biết. Qua thời gian thực tập tại Công ty cổ phần dệt may Phú Hòa An, tôi đã quyết định chọn đề tài : “Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần dệt may Phú Hòa An”. 2. Mục tiêu nghiên cứu Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng. Tìm hiểu thực trạng việc kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần dệt may Phú Hòa An. Thông qua việc so sánh lý luận và thực tiễn, với những kiến thức được trang bị, nêu lên một số đánh giá và đề xuất một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần dệt may Phú Hòa An. 3. Đối tượng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần dệt may Phú Hòa An. Chính vì đặc điểm của Phú Hòa An là nhận gia công sản phẩm (cung cấp dịch vụ gia công), không phải tự sản xuất sản phẩm rồi bán hàng loạt nên trong khóa luận này, chu trình bán hàng và thu tiền được hiểu là quá trình thực hiện đơn hàng gia công cho khách hàng, từ khi ký hợp đồng gia công với khách hàng đến quá trình gia công sản phẩm, lập hóa đơn, ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, xuất hàng, ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu, theo dõi công nợ và cuối cùng là thu tiền. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Ngô Hoàng Thanh T