Đề tài Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần thương mại xi măng

1 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .......................................................................................4 PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XI MĂNG ..............................................................................................5 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty ............................. 5 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty .................... 7 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Thương mại xi măng ............................................................................................ 10 PHẦN 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XI MĂNG .............................................16 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty................................ 16 2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán tại công ty ............................... 20 2.2.1. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán chung tại công ty.................. 20 2.2.2. Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ kế toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng ............................................................................ 21 2.2.3. Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng ............................................................................ 22 2.2.4. Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ sách kế toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng ............................................................................ 23 2.2.5. Đặc điểm vận dụng hệ thống báo cáo tài chính của Công ty cổ phần Thương mại xi măng.................................................................... 26 2.3. Đặc điểm vận dụng một số phần hành kế toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng .............................................................................. 27 2.3.1. Đặc điểm kế toán thanh toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng .................................................................................................... 27 2 2.3.1.1. Đặc điểm các hoạt động thanh toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng ....................................................................... 27 2.3.1.2. Nội dung kế toán thanh toán tại Công ty ............................ 29 2.3.2. Đặc điểm kế toán tiền gửi Ngân hàng tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng.......................................................................................... 43 2.3.2.1. Chứng từ sử dụng trong kế toán tiền gửi Ngân hàng .......... 43 2.3.3.2. Tài khoản sử dụng trong kế toán tiền gửi Ngân hàng ......... 43 2.3.2.3. Quy trình hạch toán tiền gửi Ngân hàng ............................ 44 PHẦN 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XI MĂNG .....50 3.1. Ưu điểm công tác tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng.................................................................................................... 50 3.2. Nhược điểm công tác tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng ............................................................................................ 54 3.3. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty cổ phần thương mại xi măng ...................................................................... 56 KẾT LUẬN .........................................................................................60 3 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU BẢNG BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NĂM 2006, 2007, 2008 ....................................................................................9 Sơ đồ 1-1 Sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty cổ phần Thương mại xi măng ..............................................................................................................11 Sơ đồ 2-1 SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY...................17 Sơ đồ 2-2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng ..................................................24 Sơ đồ 2-3 Trình tự ghi sổ kế toán trên phần mềm kế toán máy Fast Accounting 2006.f-R0108 .....................................................................26 Sơ đồ 2-4 Quy trình ghi sổ kế toán mua hàng ......................................33 Sơ đồ 2-5 Quy trình luân chuyển sổ kế toán bán hàng ..........................34 Biểu số 2-1: Hoá đơn giá trị gia tăng ....................................................35 Biểu số 2-2: Hoá đơn giá trị gia tăng ....................................................36 Biểu số 2-3 Sổ Nhật ký chung...............................................................38 Biểu số 2-4 Sổ chi tiết tài khoản 131.....................................................39 Biểu số 2-5 Sổ chi tiết tài khoản 331.....................................................40 Biểu số 2-6 Sổ Cái tài khoản 131 ..........................................................41 Biểu số 2-7 Sổ Cái tài khoản 331 ..........................................................42 Sơ đồ 2-6 Quy trình luân chuyển sổ kế toán tiền gửi Ngân hàng...........45 Biểu số 2-8: Uỷ nhiệm chi ....................................................................46 Biểu số 2-9: Lệnh thanh toán ................................................................47 Biểu số 2-10 Sổ chi tiết tài khoản 112...................................................48 Biểu số 2-11 Sổ Cái tài khoản 112 ........................................................49 4 LỜI MỞ ĐẦU Trong những năm gần đây cùng với sự đổi mới về kinh tế, hệ thống cơ sở hạ tầng của nước ta có sự phát triển đáng kể, trong đó có sự đóng góp không nhỏ của ngành xi măng. Đứng trước yêu cầu sự nghiệp Công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước trong công cuộc đổi mới, nhiệm vụ đặt ra cho ngành xi măng là hết sức nặng nề, phải làm sao phát triển hiện đại hoá nhanh chóng, đáp ứng mọi nhu cầu xi măng của toàn xã hội. Trong quá trình phát triển và hội nhập Công ty cổ phần Thương mại xi măng đã luôn duy trì được cơ chế tài chính vững mạnh, ổn định thông qua hoạt động thanh toán của Công ty với nhà cung cấp, với các khách hàng. Nhận biết được tầm quan trọng của công tác kế toán thanh toán đối với doanh nghiệp thương mại, trong thời gian một tháng vừa qua, em đã cơ hội kiến tập tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng để hiểu biết thêm được tình hình thực tế và hoàn thành báo cáo kiến tập kế toán về công tác kế toán tại Công ty. Nội dung báo cáo kiến tập gồm 3 phần: Phần 1: Tổng quan về Công ty cổ phần Thương mại xi măng Phần 2: Thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng Phần 3: Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng Em xin chân thành cảm ơn Th.S Nguyễn Thị Thu Liên và các cô, chú, anh, chị trong Công ty đã giúp em hoàn thành báo cáo kiến tập này. 5 PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XI MĂNG 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty cổ phần Thương mại xi măng là một doanh nghiệp Nhà nước, có đầy đủ tư cách pháp nhân, hạch toán kinh doanh độc lập, sử dụng con dấu riêng theo quy định của Nhà nước và có tài khoản tại Ngân hàng. Công ty có trụ sở đóng tại 348 đường Giải phóng, phường Phương Liệt, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội. Công ty cổ phần Thương mại xi măng tiền thân là Công ty Vật tư kỹ thuật Xi măng là doanh nghiệp Nhà nước được thành lập theo Quyết định số 445/BXD - TCLĐ ngày 31 tháng 09 năm 1993 của Bộ trưởng Bộ xây dựng, Quyết định số 833 TCT - HĐQT ngày 23 tháng 5 năm 1998 của Hội đồng quản trị Tổng công ty công nghiệp xi măng Việt Nam. Ngày 12/02/1993 Bộ xây dựng ra quyết định số 023/BXD - TCLĐ thành lập xí nghiệp vật tư kỹ thuật xi măng trực thuộc liên hiệp các xí nghiệp xi măng Việt Nam (nay đổi tên là Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam). Lúc này, chức năng nhiệm vụ của xí nghiệp chỉ là kinh doanh các mặt hàng xi măng, vật tư kỹ thuật xi măng và thực hiện tổ chức lực lượng bán lẻ xi măng trên địa bàn Hà Nội. Theo Quyết định số 445/BXD - TCLĐ ngày 30/09/1993 của Bộ xây dựng, Xí nghiệp vật tư kỹ thuật xi măng được đổi tên thành Công ty vật tư kỹ thuật xi măng. Nhiệm vụ chủ yếu là kinh doanh các loại vật tư kỹ thuật phục vụ cho các nhà máy sản xuất xi măng, tổ chức lực lượng bán lẻ xi măng và dự trữ xi măng để bình ổn thị trường tiêu thụ xi măng tại thành phố Hà Nội. Ngày 10/07/1995, Chủ tịch hội đồng quản trị Công ty Xi măng Việt Nam ra quyết định số 833/TCT - HĐQT giao bổ sung nhiệm vụ cho Công ty vật tư 6 kỹ thuật vật tư xi măng tổ chức kinh doanh, lưu thông hàng hoá xi măng, tiêu thụ xi măng trên địa bàn thành phố Hà Nội theo phương thức làm tổng đại lý tiêu thụ xi măng cho các công ty sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Xi măng Việt Nam như: Công ty xi măng Hải Phòng, Công ty xi măng Bỉm Sơn, Công ty xi măng Hoàng Thạch, Công ty xi măng Bút Sơn... trên cơ sở chuyển giao tổ chức, nhiệm vụ, tài sản và lực lượng cán bộ công nhân viên của chi nhánh Công ty xi măng Bỉm Sơn tại Hà Nội và chi nhánh Công ty xi măng Hoàng Thạch tại Hà Nội cho Công ty vật tư kỹ thuật xi măng quản lý kể từ ngày 22/07/1995 và Công ty bắt đầu hoạt động theo nhiệm vụ mới kể từ ngày 01/08/1995. Công ty vật tư kỹ thuật Xi măng Việt Nam trực thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam chính thức chuyển sang Công ty cổ phần Thương mại xi măng theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103018236 ngày 02 tháng 07 năm 2007 do Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp, hoạt động của Công ty bao gồm: - Kinh doanh các loại xi măng, sản xuất và kinh doanh các phụ gia, vật liệu xây dựng và vật tư phục vụ cho việc sản xuất xi măng. - Sản xuất kinh doanh bao bì (phục vụ sản xuất xi măng, dân dụng và công nghiệp). - Sửa chữa xe máy, ôtô và gia công cơ khí. - Kinh doanh vận tải và dịch vụ vận tải đường sông, đường biển, sắt và đường bộ. - Kinh doanh dịch vụ thể thao, vui chơi giải trí. - Xây dựng dân dụng, kinh doanh phát triển nhà và cho thuê bất động sản. 7 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Công ty cổ phần Thương mại xi măng mang đặc trưng điển hình một doanh nghiệp thương mại. Công ty hoạt động theo mô hình công ty mẹ-công ty con, Tổng Công ty công nghiệp xi măng là công ty mẹ. Công ty mua xi măng từ các Công ty sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam như Công ty xi măng Hoàng Thạch, Công ty xi măng Bỉm Sơn, Công ty xi măng Hoàng Mai, Công ty xi măng Hải Phòng, Công ty xi măng Bút Sơn và Công ty xi măng Tam Điệp để phân phối ra thị trường. Công ty đang kinh doanh theo phương thức mua đứt bán đoạn, địa bàn kinh doanh của Công ty bao gồm 15 tỉnh thành phía Bắc: Hà Nội, Lào Cai, Lai Châu, Bắc Kạn, Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Tuyên Quang, Hà Giang, Sơn La, Cao Bằng, Yên Bái, Thái Nguyên, Bắc Ninh, Bắc Giang và Lạng Sơn. Công ty hoạt động tổ chức, lưu thông hàng hoá và kinh doanh tiêu thụ xi măng, vật liệu xây dựng, vật liệu kỹ thuật và làm các dịch vụ nhằm tìm kiếm lợi nhuận trên thị trường. Công ty có ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế với các đối tác kinh tế khi mua và bán hàng hoá. Công ty góp phần quan trọng trong việc bình ổn giá cả thị trường, đấu tranh chống lại các hiện tượng làm giả, làm nhái mác xi măng, thực hiện tốt các nhiệm vụ và kế hoạch sản lượng, bán đúng giá xi măng do Tổng Công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam quy định. Công ty luôn cố gắng phục vụ, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu đòi hỏi của các khách hàng, cung cấp cho khách hàng các thông tin trung thực về sản phẩm, các dịch vụ tốt nhất trong và sau khi bán hàng. Tổ chức mạng lưới các cửa hàng, trung tâm, đảm bảo lưu thông hàng hoá, tiêu thụ xi măng theo định hướng kế hoạch được giao và hợp đồng kinh tế với khách hàng được tổ chức hệ thống các đại lý bán lẻ xi măng trên cơ sở Công ty sẽ lựa chọn các chủ hộ, cá nhân có đầy đủ năng lực điều kiện kinh doanh và có quy chế đại lý chặt chẽ. Tổ chức công tác tốt quảng 8 cáo, tiếp thị sản phẩm, lập kế hoạch xin cấp xi măng sát đúng nhu cầu, ký kết hợp đồng với các công ty nhằm thực hiện mục tiêu, tránh để không xảy ra đột biến về nhu cầu và giá cả xi măng. Tổ chức tốt công tác hệ thống kho hàng để đảm bảo mọi kế hoạch giao hàng của các công ty sản xuất, tổ chức, quản lý và kiểm tra tốt lực lượng phương tiện vận tải, bốc xếp của đơn vị mình. Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty một số năm gần đây: 9 BẢNG BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NĂM 2006, 2007, 2008 Đơn vị tính: VNĐ Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1. Doanh thu thuần 1.150.536.096.326 562.153.042.096 1.056.881.066.556 2. Giá vốn hàng bán 1.062.399.156.910 532.903.331.037 1.005.576.895.237 3. Lợi nhuận gộp 88.136.939.416 29.249.711.059 51.304.171.379 4. Doanh thu HĐTC 1.949.322.443 1.140.959.835 2.121.575.302 5. Chi phí tài chính 2.826.875.446 1.169.316.459 2.334.520.432 6. Chi phí bán hàng 67.023.455.863 20.543.032.608 32.733.980.296 7. Chi phí QLDN 18.750.400.734 5.543.061.455 1.286.0546.317 8. Lợi nhuận thuần từ HĐKD 1.485.529.816 3.135.260.372 5.485.699.576 9. Thu nhập khác 4.482.330.836 779.883.548 4.179.411.272 10. Chi phí khác 1.777.281.131 140.998.311 2.482.691.425 11. Lợi nhuận khác 2.705.049.705 638.885.237 1.696.719.847 12. Tổng LNTT 4.190.579.521 3.774.145.609 7.182.419.423 13. Chi phí thuế TNDN hiện hành 2.527.170.677 1.306.504.450 2.330.665.587 14. Chi phí thuế TNDN hoãn lại (964.289.138) (249.743.679) (386.693.632) 15. Lợi nhuận sau thuế TNDN 2.627.697.982 2.717.384.838 5.238.447.468 16. Lãi cơ bản trên cổ phiếu 453 đồng/ cổ phiếu 873 đồng/ cổ phiếu Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty năm 2006, 2007, 2008. 10 Qua bảng báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty trong 3 năm 2006, 2007, 2008 có thể thấy tình hình kinh doanh của Công ty đang có những bước chuyển biến tốt đẹp. Doanh thu thuần của năm 2007 giảm mạnh so với năm 2006 nhưng đến năm 2008 đã tăng trở lại. Thêm đó các chi phí trong năm 2006 rất cao nhưng đến năm 2007, 2008 lại giảm rõ rệt. Có được điều đó là do Công ty đã cắt giảm những khoản chi phí chi tiêu không cần thiết, tổ chức lại bộ máy tiêu thu phù hợp nhằm mang lại lợi nhuận kinh tế cao. Cụ thể là năm 2006 chi phí bán hàng và chi phí QLDN rất lớn(chi phí bán hàng: 67.023.455.863 VNĐ, chi phí QLDN: 18.750.400.734 VNĐ) nhưng sang năm 2007, 2008 chi phí đã giảm nhiều như trong năm 2007 chi phí bán hàng: 20.543.032.608 VNĐ, chi phí QLDN: 5.543.061.455 VNĐ, năm 2008: chi phí bán hàng: 32.733.980.296 VNĐ, chi phí QLDN: 1.286.0546.317 VNĐ. Lợi nhuận thuần sau thuế TNDN của Công ty đã tăng rõ rệt qua các năm: năm 2006 là 2.627.697.982 VNĐ, năm 2007 là 2.717.384.838 VNĐ và năm 2008 là 5.238.447.468 VNĐ, lãi cơ bản trên 1 cổ phiếu tăng cao: năm 2007 là 453 đồng/ cổ phiếu nhưng đến năm 2008 là 873 đồng/ cổ phiếu. Qua đó ta thấy từ khi chuyển đổi sang hình thức cổ phần hóa công ty đã áp dụng những chính sách đúng đắn, mở rộng thị trường tiêu thụ, cắt giảm những chi nhánh đại lý bán hàng kém hiệu quả, tập trung vào những nơi tiêu thụ mạnh. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Thương mại xi măng Công ty cổ phần Thương mại xi măng có đội ngũ lãnh đạo và cán bộ công nhân viên bề dày kinh nghiệm trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là đội ngũ cán bộ trong bộ phận bán hàng được huấn luyện và trau dồi kinh nghiệm khá vững chắc nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh cho toàn Công ty. Hiện nay, Công ty có hơn 300 nhân viên, trong đó những người có trình độ 11 đại học và cao đẳng trong Công ty là hơn 165 người chiếm hơn 55%, trình độ trung cấp là 135 người chiếm 45%. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, chức năng nhiệm vụ của Công ty, giúp quản lý kiểm soát chặt chẽ hoạt động của cán bộ nhân viên, công tác quản lý tiền hàng, công tác báo cáo kết quả kinh doanh. Cụ thể sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty cổ phần Thương mại xi măng như sau: Sơ đồ 1-1 Sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty cổ phần Thương mại xi măng Sau đây là từng chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban trong Công ty: Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban Giám Đốc Ban kiểm soát Đảng uỷ Công ty Công đoàn Công ty Văn phòng Công ty Phòng Tài chính Kế toán Phòng tổ chức lao động Phòng thị trường Phòng Quản lý Dự án Phòng Kinh doanh sắt thép Phòng kinh doanh dịch vụ Phòng Tiêu thụ Xi măng Các văn phòng đại diện Chi nhánh Thái Nguyên Ban kế toán Các kho xi măng Trạm đấu nguồn Các cửa hàng Trung tâm Hà Tây Các cửa hàng Nhà phân phối Các cửa hàng 12 ● Đại hội đồng cổ đông: Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty. Đại hội đồng cổ đông thường được tổ chức mỗi năm một lần, phải họp thường niên trong thời hạn bốn tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Đại hội đồng cổ đông thảo luận và thông qua các vấn đề sau: - Báo cáo tài chính kiểm toán từng năm. - Báo cáo của Ban kiểm soát. - Báo cáo của Hội đồng quản trị. - Kế hoạch phát triển ngắn hạn và dài hạn của Công ty. ● Hội đồng quản trị: + Mọi hoạt động kinh doanh và công việc của Công ty phải chịu sự quản lý hoặc chỉ đạo thực hiện của Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh Công ty trừ những thẩm quyền thuộc về Đại hội đồng cổ đông. + Có trách nhiệm giám sát Giám đốc và các cán bộ quản lý khác. ● Ban kiểm soát: + Ban kiểm soát của Công ty có ba thành viên, do Đại hội đồng cổ đông bầu và trong đó ít nhất phải có một thành viên có trình độ chuyên môn về kế toán. Nhiệm kỳ của Ban kiểm soát không quá 5 năm, thành viên Ban kiểm soát có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. + Ban kiểm soát là một tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản lý và điều hành Công ty. Thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc Công ty và cán bộ quản lý phải cung cấp tất cả các thông tin và tài liệu liên quan đến hoạt động của Công ty theo yêu cầu của Ban kiểm soát. ● Ban giám đốc: Công ty sẽ ban hành một hệ thống quản lý mà theo đó bộ máy quản lý sẽ chịu trách nhiệm và nằm dưới sự lãnh đạo của Hội đồng 13 quản trị. Công ty có một Giám đốc Công ty, một số Phó Giám đốc Công ty và một Kế toán trưởng do Hội đồng quản trị bổ nhiệm. + Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động xảy ra hàng ngày của Công ty, chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. + Phó Giám đốc Công ty: Phụ trách các hoạt động kinh doanh, kế hoạch kinh doanh, hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng kinh tế, kiểm tra và kiểm soát vật tư hàng hóa tại kho. + Kế toán trưởng: Giúp cho Giám đốc thực hiện các chuẩn mực của Nhà nước về kế toán, luật do Nhà nước ban hành và thống kê trong các hoạt động kinh doanh của Công ty. ● Các phòng của Công ty gồm có: + Văn phòng công ty: Có nhiệm vụ giúp giám đốc điều hành công tác quản trị, hành chính, đảm bảo an toàn trật tự cho Công ty. Gồm: - Hành chính, văn thư lưu trữ, thư viện. - Công tác quản trị mua sắm văn phòng phẩm, in ấn. - Quản lý nhà đất, các công cụ lao động của Công ty. - Công tác tạp vụ y tế, chăm sóc sức khỏe. + Phòng tài chính kế toán: - Quản lý vốn, vật tư, hàng hoá, tiền mặt và sử dụng có hiệu quả không để thất thoát vốn, hàng hoá của Công ty. - Phòng có nhiệm vụ thu thập chứng từ để lập báo cáo tài chính theo năm tài chính, theo quy định chuẩn mực của Nhà nước. - Có nhiệm vụ chỉ đạo về nợ và thu hồi nhanh chóng công nợ cho Công ty. 14 - Kiểm tra các chứng từ, đảm bảo các chứng từ theo đúng quy định của Nhà nước. - Thực hiện công tác hạch toán tài chính giúp cho Công t