Đề tài Thực trạng và giải pháp nhập khẩu thiết bị và nguyên vật liệu của công ty Yamaha Motor Việt Nam

LỜI MỞ ĐẦU Kể từ năm 1986 đến nay, với chính sách mở cửa hội nhập kinh tế, phát huy lợi thế của đất nước, tranh thủ vốn kỹ thuật hiện đại của các nước tiên tiến đã mang lại cho Việt Nam một bộ mặt hoàn toàn mới. Qua đó chúng ta cũng nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động ngoại thương – đòn bẩy phát triển kinh tế. Việc tham gia vào các tổ chức kinh tế khu vực và quốc tế cộng với những chính sách khuyến khích hoạt động ngoại thương đã đem lại cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội mới, thích nghi dần với sự cạnh tranh từ bên ngoài, từ đó không ngừng đi lên, thể hiện chính mình. Hoạt động kinh tế đối ngoại nói chung và hoạt động xuất nhập khẩu nói riêng đóng vai trò ngày càng quan trọng đối với sự phát triển kinh tế -xã hội của đất nước và đây cũng chính là một trong những hoạt động của công ty lắp ráp xe máy Yamaha Motor Việt Nam. Tôi may mắn được thực tập tại phòng xuất nhập khẩu của công ty Yamaha Motor Việt Nam. Là một công ty lắp ráp xe máy liên doanh giữa ba nước Việt Nam, Nhật Bản và Malaysia. Trong quá trình thực tập, tôi đã cố gắng khảo sát tìm hiểu mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty để hoàn thành bản thu hoạch thực tập tốt nghiệp này với mong muốn có thể rút ra nhiều bài học kinh nghiệm từ thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty . Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do thời gian và trình độ có hạn nên chắc chắn bài viết không thể tránh khỏi thiếu sót. Vì vậy tôi xin ghi nhận và cảm ơn những ý kiến góp ý phê bình của các thầy cô và các bạn. Bài thu hoạch này gồm 3 chương: Chương I: Tổng quan về công ty xe máy Yamaha Motor Việt Nam Chương II: Thực trạng nhập khẩu thiết bị và nguyên vật liệu của công ty. Chương III: Các giải pháp nhằm điều chỉnh hoạt động nhập khẩu của công ty. Tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo cùng toàn thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên của công ty Yamaha Motor Việt Nam đã góp ý và giúp đỡ tôi rất nhiều trong quá trình viết bài. Một lần nữa xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XE MÁY YAMAHA MOTOR VIỆT NAM I.Giới thiệu chung về công ty Yamaha Motor Việt Nam 1.Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Yamaha Motor Nhật Bản (YMC) bắt đầu đặt văn phòng đại diện thường trú chính thức tại Việt Nam từ năm 1993 tại Thành Phố Hồ Chí Minh và từ năm 1995 tại Thành Phố Hà Nội. Cả hai văn phòng đại diện của YMC tại Việt Nam đã từng bước tìm hiểu nhu cầu và khả năng của thị trường Việt Nam cho các sản phẩm của mình vì vậy YMC đã quyết định xây dựng tại Việt Nam thị trường cho sản phẩm xe gắn máy, thị trường mà các sản phẩm mang nhãn hiệu Yamaha đang chiếm ưu thế cùng với các đối tác liên doanh là Tổng Công ty Lâm nghiệp Việt Nam (VINAFOR) và tập đoàn Hong Leong Industries Malysia (HLI) YMC đóng góp: 11.155.000 USD, chiếm 46% VINAFOR đóng góp: 7.275.000 USD, chiếm 30% HLI đóng góp: 5.820.000 USD, chiếm 24% Trước khi được cấp giấy phép, các bên liên doanh đã có các phương hướng và biện pháp từng bước giới thiệu sản phẩm và tìm hiểu, thăm dò nhu cầu thị trường Việt Nam. Năm 1994, Yamaha Showroom – Vinafor Thành Phố Hồ Chí Minh đã khai trương đánh dấu sự trở lại của Yamaha vào thị trường Việt Nam. Tiếp sau đó là Yamaha Showroom – Vinafor Thành Phố Hà Nội và Yamaha Showroom – Vinafor Thành Phố Đà Nẵng đã được khai trương vào cuối năm 1995. Tháng 1 năm 1998, Công ty TNHH Yamaha Motor Việt Nam ( YMVN ) đã được Bộ Kế Hoạch và Đầu Tư cấp giấy phép thành lập số 2029/GP với chức năng và nhiệm vụ: sản xuất, lắp ráp và tiêu thụ xe gắn máy mang nhãn hiệu Yamaha: cung cấp linh kiện, phụ tùng xe máy và dịch vụ bảo hành, sửa chữa xe máy. Tên công ty: Công ty TNHH Yamaha Motor Việt Nam Văn phòng chính và nhà máy: Xã Trung Giã, huyện Sóc Sơn, Hà Nội Chi nhánh tại Hà Nội: Số 6 Thái Phiên Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh: 38 Trương Quốc Dung, Phường 10, Quận Phú Nhuận, TPHCM Website: www.yamaha-motor.com.vn 2. Lĩnh vực hoạt động và sản phẩm chủ yếu của công ty Yamaha. Theo như trong giấy phép đăng ký của công ty, lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty rất rộng bao gồm cả kinh doanh những sản phẩm về máy nông nghiệp: máy kéo, máy xúc, máy thủy lực, máy bơm,...động cơ thủy: động cơ xuồng máy, Cano, Điện tử,...nhưng hiện tại, trong những năm đầu, lĩnh vực đầu tư chủ yếu của công ty là: sản xuất và kinh doanh các sản phẩm xe gắn máy mang nhãn hiệu Yamaha, nhập khẩu và nhập trong nước các linh kiện xe, tiến hành lắp ráp tại Việt Nam loại xe gắn máy chất lượng cao đáp ứng cho nhu cầu của thị trường xe máy trong và ngoài nước. Với phương châm của công ty là: "đi lên cùng sự phồn vinh của đất nước”. Cùng lời cam kết của Tổng giám đốc, công ty Yamaha bằng mọi nỗ lực để trở thành một thành viên của cộng đồng Việt nam góp phần vào sự nghiệp phát triển công nghiệp Việt Nam trong lĩnh vực xe gắn máy. Phương châm này dựa trên cơ sở "hướng vào thị trường, hướng vào khách hàng”. Với phương châm này, Yamaha Motor Việt Nam đáp ứng phần nào sự mong đợi của khách hàng cả về chất lượng và dịch vụ sau mua. Nhờ đó, cuối cùng Yamaha Motor Việt Nam sẽ tạo được một "Kando”- nghĩa là sẽ chiếm lĩnh được trái tim khách hàng, điều này vốn nằm trong phương châm của tập đoàn Yamaha. Phương châm đầy ý nghĩa của Công ty cũng như của tập đoàn Yamaha nói lên được tinh thần làm việc và quyết tâm lớn của người Nhật trên đất nước Viện Nam góp phần vào "sự nghiệp hiện đại hóa-công nghiệp hóa” đất nước ta. Các sản phẩm chủ yếu của Công ty là các loại xe gắn máy, bao gồm có hai loại xe: loại xe số và loại xe tay ga. Sau đây là các hình ảnh chi tiết về các sản phẩm của công ty. 3. Cơ cấu tổ chức của công ty Yamaha Motor Việt Nam. Công ty Yamaha Motor Việt Nam có bộ máy quản lý theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Tổng giám đốc: giữ vai trò lãnh đạo chung toàn công ty, chịu trách nhiệm trước nhà nước và pháp luật, là người đại diện đứng ra do phía liên doanh cử ra. Tổng giám đốc duyệt các chứng từ thanh toán. Tại công ty Yamaha Motor Việt Nam, Tổng giám đốc là người Nhật. Phó tổng giám đốc: gồm hai người đại diện của hai bên: một người của Việt Nam và một người của Malaysia. Phó tổng giám đốc là người hỗ trợ tổng giám đốc, thay mặt tổng giám đốc hỗ trợ điều hành kinh doanh khi Tổng giám đốc đi vắng, trực tiếp phụ trách các mảng công việc cụ thể. Đồng thời có quyền ra lệnh cho các phòng ban, phân xưởng trong phạm vi quyền hạn của mình. Phòng quản lý sản xuất: dựa vào những số liệu đưa ra từ bộ phận bán hàng để lập nên kế hoạch sản xuất cho tháng, năm. Phòng mua bán: có nghĩa vụ đặt hàng cho công ty: nguyên nhiên vật liệu, dụng cụ, phục vụ cho hoạt động của công ty. Dựa vào những kế hoạch đặt ra từ phòng kế hoạch sản xuất để nhập. Phòng thiết kế: Nhận được những yêu cầu thay đổi về model hay bản thiết kế mới và đưa ra ý kiến để phù hợp với tình hình và nhu cầu của khách hàng Việt Nam. Phòng kiểm tra chất lượng: Kiểm tra chất lượng từ khâu nhập vào đến sản phẩm đầu ra của công ty. Phòng nhân sự: Giúp Tổng giám đốc công ty quản lý nhân sự, quản lý hành chính, thực thiện các chế độ cho cán bộ công nhân viên và phụ trách các công việc về nhân sự trong công ty. Phòng bán hàng: Phụ trách việc điều tiết hàng bán ra thị trường và hàng bán cho các đại lý phân phối. Dự đoán được sự biến động của thị trường để quá trình sản xuất đáp ứng được nhu cầu tiêu thụ của người dân Việt Nam. Bộ phận kế toán: Gồm phòng Kế Toán-Tài Chính: chịu sự quản lý trực tiếp của phó tổng giám đốc công ty, tham mưu tài chính cho Tổng giám đốc, quan hệ chức năng với các phòng ban khác về lĩnh vực kế toán, tài chính, tiền lương. Các phân xưởng sản xuất: Đảm bảo cung cấp hàng hóa đầy đủ tiêu chuẩn về chất lượng, số lượng, thời gian giao hàng theo kế hoạch sản xuất. Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy điều hành của công ty. (Nguồn: Phòng nhân sự công ty Yamaha Việt Nam)
II. Một số đặc điểm về nguồn lực. 1. Đội ngũ công nhân viên công ty Yamaha Việt Nam Công ty Yamaha là công ty có quy mô lớn và có chế độ dành cho người lao động tốt. Tính đến 12/20009 công ty Yamaha hiện đã có 4023 cán bộ công nhiên viên. Trình độ lao động của công ty đều đã được đào tạo bài bản trước khi bắt đầu vào công việc. Để đảm bảo sự phát triển bền vững và lâu dài thì công ty đã và đang xây dựng kế hoạch tuyển dùng, đào tạo và chính sách nhân sự hợp lý để tạo ra nguồn nhân lực có đầy đủ kiến thức để nâng cao tối đa năng suất lao động. Nhằm đảm bảo duy trì và thu hút đội ngũ nhân viên trẻ, năng động và có trình độ cao thì công ty đã xây dựng riêng cho mình một hệ thống lương hấp dẫn, xây dựng môi trường làm việc thoải mái để mặc dù họ đang làm việc trong công ty nhưng họ luôn có cảm giác được làm việc như ở nhà. Hàng năm Công ty đều tổ chức ngày hội "Yamaha family day” cho toàn cán bộ công nhân viên và gia đình của họ, đây là sự kiện rất có ý nghĩa của Công ty không chỉ quan tâm tới cán bộ công nhân viên Yamaha mà còn quan tâm đến đời sống gia đình của tất cả các cán bộ trong công ty. Hoạt động này còn là dịp để mọi người gần gũi nhau hơn. Qua ngày hội này thì toàn bộ công nhân viên đều có cơ hội gặp gỡ, trao đổi, chia sẻ và hiểu biết nhiều hơn về công ty Yamaha và ngày càng thúc đẩy tình đoàn kết trong nội bộ công ty. Công ty Yamaha là công ty lớn và hoạt động trong lĩnh vực xe máy nên qua bảng bên ( bảng 1) chúng ta có thể thấy nam chiếm tỉ lệ lớn (69%) so với nữ (31%). Nhìn vào bảng biểu chugns ta thấy rằng nguồn lao động có trình độ PTTH chiếm nhiều nhất (76% ) tổng số lao động công ty, lực lượng này có trình độ không cao nên ý thức và kỷ luật còn kém và đây lại là người trực tiếp làm ra sản phẩm để cung cấp cho thị trường nên nếu không được quản lý tốt và có chương trình đào tạo và giám sát chặt chẽ thì sẽ gây ảnh hưởng lớn trong quá trình sản xuất. Để ngăn chặn điều này thì công ty đã tiến hành lựa chọn những biện pháp để tuyển được những người có trình độ khá như khi muốn trở thành thành viên chính thức thì phải qua hai vòng thị: trắc nghiệm và phỏng vấn. Sau khi trúng tuyển công nhân sẽ được tham gia vào khóa đào tạo về lịch sử công ty. Chính sách của công ty, an toàn, 5S(sạch sẽ, sàng lọc, sắp xếp, săn sóc, sẵn sàng)...và sau đó sẽ tham gia vào khóa đào tạo với sự hướng dẫn và giám sát của chuyên gia Nhật và các quản đốc có uy tín. Đội ngũ nhân viên chỉ chiếm 11% nhưng đây là chìa khóa chính cho sự thành công của công ty nên công ty rất chú ý để đào tạo và duy trì vì đây là đội ngũ phụ trách chính về kỹ thuật và quản lý Bảng 1: Cơ cấu lao động công ty Yamaha Việt Nam (2007-2009)   Trình độ  Tổng số  Phân theo giới tính  Phân theo tính chất lao động    Số lượng  Tỉ trọng  Nam  Nữ  Trực tiếp  Gián tiếp   Đại học  325  11%  201  124  0  325   Cao đẳng  242  8%  201  41  200  42   Trung cấp  152  5%  95  57  152  0   PTTH  2304  76%  1605  699  2154  150   Tổng  3023  100  2102  921  2506  517   (Nguồn: Phòng nhân sự công ty Yamaha Việt Nam.) 2. Nguồn lực tài chính của công ty Yamaha Motor Việt Nam Qua số liệu trang bên (bảng 2) công ty Yamaha có thể tăng vốn kinh doanh của công ty qua các năm, đặc biệt năm 2008 tổng vốn kinh doanh của công ty đã tăng 114% so với năm 2007. Tuy nhiên, năm 2009 do 6 tháng cuối năm nhu cầu mua sắm giảm nên nhu cầu vốn của công ty cũng giảm xuống còn 1%. Trong các năm qua, vồn chủ sở hữu của công ty tăng nhiều: Năm 2008 thì vốn chủ sở hữu của công ty đã tăng nhiều nhất, nhiều hơn mức tăng 100% so với năm 2007. Tuy nhiên năm 2009 thì công ty đã giảm số lượng vốn chủ sở hữu với mức giảm là 12% so với năm 2007 vì nhu cầu mua sắm giảm nên sản phẩm xe máy của công ty bị tồn ứ trong kho. Hơn nữa, công ty rút vốn chuyển sang kinh doanh một số mặt hàng khác như: đàn Yamaha, cano.... Các khoản nợ phải trả trong năm 2008 là rất lớn với mức tăng 151% so với năm 2007 nguyên nhân là lúc này công ty phải sản xuất nhiều hàng xe máy để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng nên công ty phải nhập nhiều hàng về và tăng diện tích kho để giữ nguyên vật liệu và xe thành phẩm. Tuy nhiên trong năm 2009 thì công ty đã giảm đi được nhiều so với năm 2008 với mức tăng chỉ 28% so với năm 2008. Vốn cố định của công ty tăng nhiều vào năm 2008 với mức tăng 102% so với năm 2007 vì lúc này công ty phải mở rộng dây chuyền sản xuất nên nhập khẩu nhiều máy móc về. Tuy nhiên trong năm 2009 thì đã giảm đi 5% so với năm 2008. Bảng 2: Bảng nguồn vốn của công ty Yamaha Việt Nam Đơn vị: Triệu USD/(%)             Chỉ tiêu  2007  2008  2009  2008 – 2007  2009 - 2008    Số lượng   Tỉ trọng  Số lượng  Tỉ trọng  Số lượng   Tỉ trọng  Tuyệt đối  Tuyệt đối (%)  Tuyệt đối  Tuyệt đối (%)   1.Phân theo nguồn vốn                                 1a.Vốn chủ sở hữu  110  72%  220  67%  194  58%  110  100%  -26  -12%   1b. Nợ phải trả  43  28%  108  33%  138  42%  65  151%  30  28%   2.Phân theo tính chất vốn                                 2a. Vốn cố định  103  67%  208  63%  197  59%  105  102%  -11  -5%   2b. Vốn lưu động  50  33%  120  37%  135  41%  70  140%  15  13%   Tổng vốn  153     328     332     175  114%  4  1%   3. Kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm ( 2007 – 2009 ) Nhìn vào trang bên (sơ đồ 2) chúng ta thấy tốc độ tăng trưởng về doanh thu và lợi nhuận trong những năm vừa qua cho thấy tình hình kinh doanh của công ty tăng trưởng tốt mặc dù trong năm 2008 có cuộc khủng hoảng kinh tế, cụ thể: Năm 2009 doanh thu của công ty đạt được: 560 triệu đô tăng 43 % so với năm 2008. Nguyên nhân tăng trưởng là do công ty đã mở rộng hệ thống bán hàng và sản phẩm đã được khách hàng đánh giá cao và sản phẩm mới ngày càng đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng. Năm 2008 vì mặt hàng xe máy của công ty có giá trị cao, giá tối thiểu là 16,5 triệu VND và tối đa là 32,5 triệu VND nên ảnh hưởng sức tiêu thụ trên thị trường. Do vậy tình hình doanh thu của công ty đã chịu tác động của lý do này. Doanh thu trong năm 2008 chỉ đạt được 446 triệu USD, giảm đi 114 triệu USD ( tương ứng giảm đi 25% ) sơ với năm 2007. Lợi nhuận sau thuế của công ty năm 2007 đạt được 260,25 triệu USD tăng hơn năm 2006 là 137% đây là năm thành công nhất của công ty Yamaha từ khi bắt đầu hoạt động tại Việt Nam từ năm 1998. Trong năm 2008 mặc dù gặp khó khăn về kinh tế toàn cầu và Việt Nam cũng bị ảnh hưởng do vậy lợi nhuận sau thuế của công ty chỉ đạt được 180,75 triệu USD, giảm đi 79,5 triệu USD ( giảm đi 31% ) so với năm 2007. Nhìn vào tốc độ tăng quỹ lương thì hàng năm công ty đều có chính sách tăng lương ( năm 2007 tăng 132% so với năm 2006 và năm 2008 mặc dù có khó khăn về hoạt động kinh doanh thì công ty cũng tăng lương 6% so với năm 2007) cho cán bộ công nhân viên nhằm đảm bảo cuộc sống cho họ để họ yên tâm công tác. Đây là kết quả tích cực trong bối cảnh nền kinh tế suy thoái. Tỉ suất lợi nhuận của công ty tăng 72% năm 2006 lên 79% của năm 2007 nhưng lại giảm xuống còn 75% trong năm. Trong năm 2008 thì công ty có đầu tư để xây dựng dây chuyền sơn mới để nâng cao chất lượng sơn nhựa và sơn sắt hiện nay để đáp ứng nhu cầu và thị hiếu ngày càng cao của người tiêu dùng. Tỉ suất lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu của công ty ngày càng tăng điều này thể hiện trình độ quản lý về tài chính của công ty rất tốt. Năm 2007 tăng 18% so với năm 2006. Tuy nhiên trong năm 2008 thì tỉ suất này đã giảm đi 25%. Do vậy trong năm 2009 công ty cần nghiên cứu để tăng doanh thu và tỉ suất lợi nhuận. Tỉ suất lợi nhuận trên doanh thu của công ty tăng mạnh đặc biệt là năm 2007 tăng 46% so với năm 2006 và năm 2008 cũng đạt được mốc như năm 2007 với mức tăng 46%. Sơ đồ 2: Doanh thu của công ty trong 3 năm (2007-2009) Đơn vị: Triệu đô
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán) CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ VÀ NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY YAMAHA I.Tình hình nhập khẩu. 1.Quy trình nhập khẩu Trên thực tế, quy trình nhập khẩu của Yamaha bao gồm các bước sau: Nghiên cứu thị trường trong hoạt động nhập khẩu là một loạt các thủ tục và kỹ thuật đưa ra để giúp các nhà nhập khẩu có đầy đủ thông tin cần thiết để từ đó đưa ra các quyết định chính xác. Hiện nay, công tác nghiên cứu thị trường thuộc nhiệm vụ của phòng xuất nhập khẩu thiết bị của Công ty. Tiến hành nghiên cứu thị trường gồm có 20 nhân viên phòng kinh doanh thiết bị và xuất nhập khẩu, các nhân viên này vừa tiến hành kinh doanh vừa tiến hành các hoạt động tìm kiếm nhà cung ứng đầu vào, đối tác, vừa tìm kiếm nhu cầu thị trường, thị trường tiêu thụ. Đây coi như là hoạt động Marketing kiêm nhiệm. Các thông tin thu thập được, được tập hợp tại phòng xuất nhập khẩu thiết bị. Kết hợp với các thông tin về nhu cầu vật tư, thiết bị qua các đơn đặt hàng, các thông báo và yêu cầu đặt hàng, phòng xuất nhập khẩu thiết bị sẽ tiến hành nhập khẩu vật tư, thiết bị. Mặt khác, tuỳ thuộc vào phương thức kinh doanh nhập khẩu thiết bị mà việc nghiên cứu thị trường được tiến hành ở thị trường nước ngoài hoặc thị trường trong nước hoặc với cả hai thị trường. Với phương thức kinh doanh nhập khẩu uỷ thác, việc nghiên cứu thị trường chỉ tiến hành ở thị trường nước ngoài. Trong trường hợp khách hàng uỷ thác tự tìm được nhà cung cấp đầu vào, Công ty không cần phải nghiên cứu thị trường này, đây là trường hợp đơn giản nhất trong kinh doanh nhập khẩu đem lại lợi nhuận cao- Công ty không phải tìm cả hai thị trường đầu vào và đầu ra. Tuy nhiên, Công ty cần phải thực hiện đúng những quy định trong hợp đồng, nếu có thay đổi phải báo với đối tác kịp thời nhằm nâng cao hơn nữa uy tín lâu dài của Công ty trong kinh doanh uỷ thác. Sau khi nghiên cứu thị trường, các nhân viên trong phòng sẽ đưa ra danh sách một loạt nhà cung cấp, đặt ra các câu hỏi và các yêu cầu của Công ty xem các nhà cung cấp nào có khả năng đáp ứng tốt nhất. Căn cứ vào các thông tin có được từ công tác nghiên cứu thị trường, phòng xuất nhập khẩu sẽ tiến hành gửi yêu cầu báo giá cho một số nhà cung ứng. Sau khi tổng hợp các báo giá phù hợp, phòng xuất nhập sẽ tiến hành phân tích, đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng có khả năng nhất trên các tiêu chuẩn sau: Khả năng đảm bảo về số lượng và chủng loại vật tư, thiết bị cho Công ty. Nhật Bản là thị trường thường có nhiều loại vật tư, thiết bị đủ cung cấp cho Công ty. Khả năng cung cấp vật tư, thiết bị đúng tiêu chuẩn chất lượng. Do Công ty kinh doanh các loại vật tư, thiết bị, phụ tùng, linh kiện cho việc lắp ráp và sản xuất sản phẩm với yêu cầu của khách hàng nên lựa chọn nhà cung cấp nào có khả năng về chất lượng cũng như các thông số kỹ thuật. Các điều kiện về phương thức thanh toán, thời gian vận chuyển, cự li vận chuyển… Tuỳ vào từng mặt hàng vật tư, thiết bị mà thứ tự ưu tiên, xây dựng các tiêu chuẩn cụ thể thích hợp đối với người sẽ cấp hàng cho Công ty. Chẳng hạn, đối với loại vật tư, thiết bị như: lò trung tần, máy công cụ, máy cắt, máy đúc nóng buồng, súng phun bi… đòi hỏi yêu cầu thông số kỹ thuật cao thì tiêu chuẩn thông số kỹ thuật được ưu tiên hàng đầu. Đối với các loại thiết bị toàn bộ: Xe máy Novou 135, xe máy Jupiter 110, Mino 115, Serious 110… đòi hỏi về chất lượng nên tiêu chuẩn về chất lượng được ưu tiên. Đàm phán thương mại là quá trình mặc cả và thuyết phục giữa bên mua và bên bán về một loạt các nội dung liên quan đến giao dịch mua bán. Đây là một khâu vô cùng quan trọng trong quy trình nhập khẩu và có ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả hoạt động nhập khẩu. Do vậy, đảm nhiệm công việc này phải là người có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn để có thể giành thế chủ động trong đàm phán. Trưởng phòng xuất nhập khẩu thường là người phụ trách bước này. Thông thường Công ty thường đàm phán với đối tác qua email và điện thoại. Các nội dung mà hai bên thường xuyên phải thương lượng với nhau là giá cả, chất lượng, giao hàng và thanh toán. Khi hai bên đã có một sự thống nhất với nhau thì Công ty sẽ yêu cầu người xuất khẩu soạn thảo hợp đồng, ký vào đó và gửi sang cho mình hoặc