Đề tài Tìm hiểu hệ thống thông tin tại doanh nghiệp kinh doanh Đá hoa cương Đông Ấn

Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn Nhóm thực hiện: 07 1 Mục lục ĐẶT VẤN ĐỀ ........................................................................................................................ 2 CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU ......................................................... 4 I. KHÁI NIỆM ..................................................................................................................... 4 I.1. Dữ liệu và thông tin .................................................................................................. 4 I.2. Hệ thống thông tin .................................................................................................... 5 I.3. Vai trò và chức năng của hệ thống thông tin: ........................................................... 9 II. LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN CỦA CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP ........................................................................................................................................ 10 III. TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN HIỆN NAY CỦA CÁC DOANH NGHIỆP TRONG VÀ NGOÀI NƯỚC: .............................................................................. 11 IV. MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU ................................................... 13 CHƯƠNG II NỘI DUNG NGHIÊN CỨU .............................................................................. 16 I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY ĐÔNG ẤN ............................................................ 16 II. TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG TỔ CHỨC THÔNG TIN TẠI CÔNG TY .............................. 17 II.1. Báo cáo bán hàng. ................................................................................................ 17 II.2. Quỹ tiền mặt.......................................................................................................... 35 II.3. Thẻ kho ................................................................................................................. 37 II.4. Bảng tính toán lời lãi. ............................................................................................ 38 II.5. Phụ lục thêm về giá vốn hàng hóa ........................................................................ 39 KẾT LUẬN ...................................................................................................................... 41 BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC ................................................................................... 42 Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn Nhóm thực hiện: 07 2 ĐẶT VẤN ĐỀ Vào những thập niên cuối thế kỹ 20, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin. Nó có tác động to lớn vào mọi mặt của đời sống như: khoa học kỹ thuật, kinh tế và cả xã hội. Nhờ có sự phát triển của công nghệ thông tin mà các hoạt động sản xuất trở nên phong phú,đa dạng, thuận tiện và dễ dàng hơn. Góp phần quan trọng vào việc phát hệ thống thông tin nước nhà. Ở nước ta trong 10 năm trở lại đây thì việc sử dụng công nghệ thông tin không còn xa lạ và ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội đặc biệt là lĩnh vực quản lí trong các doanh nghiệp. Quản lí là công việc vô cùng quan trọng, nó bao gồm quản lí con người, quản lí sản xuất, quản lí kinh tế và quản lí xã hội. Trong doanh nghiệp bên cạnh việc quản lí nguồn xương sống của doanh nghiệp là nguồn tài chính thì việc tổ chức hệ thống thông tin quản lí cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nó giúp cho doanh nghiệp lưu trữ, xử lí và truy tìm thông tin, dữ liệu một cách nhanh chống, kịp thời và hiệu quả. Nó cũng là cơ sở để các nhà quản lí ra quyết định quản trị trong doanh nghiệp. Chính vì những lí do trên mà nhóm chọn đề tài cho tiểu luận :” Tìm hiểu hệ thống thông tin quản lí tại phòng kế toán của doanh nghiệp kinh doanh đá hoa cương Đông Ấn” Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn Nhóm thực hiện: 07 3 CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn Nhóm thực hiện: 07 4 CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU I. KHÁI NIỆM I.1. Dữ liệu và thông tin I.1.1. Dữ liệu Là những sự kiện, biểu tượng… hay là những gì quan sát được trong thực tế, phản ánh một vấn đề nào đó của cuộc sống. Nhưng chưa hề được biết đổi sửa chữa cho bất kỳ mục đích nào. I.1.2. Thông tin Là những dữ liệu đã được biến đổi sao cho nó thực sự có ý nghĩa đối với người sử dụng. a. Đặc tính của thông tin (có 8 đặc tính) - Khối lượng (Quantity) - Phạm vi (Scope) - Độ hữu dụng (Suitability) - Độ phù hợp (Relevance) - Tính chuẩn xác (Accuracy) - Tính kịp thời (Timeliness) - Tính tương thích (Compatibility) - Cách hiển thị (Presentation) b. Các dạng thông tin chủ yếu  Thông tin chiến lược: - Liên quan tới những chính sách lâu dài của một doanh nghiệp - Thông tin về tiềm năng của thị trường, cách thức thâm nhập thị trường, chi phí cho nguyên vật liệu, phát triển sản phẩm, thay đổi về năng suất lao động, các công nghệ mới…  Thông tin chiến thuật: - Những thông tin sử dụng cho mục tiêu ngắn hạn, thường là mối quan tâm của các phòng ban. - Thông tin từ kết quả phân tích số liệu bán hàng và dự báo bán hàng, báo cáo tài chính hàng năm, đáng giá dòng tiền dự án, …  Thông tin điều hành, tác nghiệp - Sử dụng cho những công việc ngắn hạn Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn Nhóm thực hiện: 07 5 - Thông tin về số lượng chứng khoán, lượng đơn hàng, tiến độ công việc… c. Các nguồn thông tin của doanh nghiệp  Nguồn thông tin bên ngoài - Khách hàng - Đối thủ cạnh tranh - Doanh nghiệp có liên quan - Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh - Các nhà cung cấp  Nguồn thông tin bên trong Thông tin từ các sổ sách và báo cáo kinh doanh thường kỳ của doanh nghiệp. I.2. Hệ thống thông tin I.2.1. Khái niệm - Hệ thống: Là một tập hợp vật chất và phi vật chất như người, máy móc, thông tin, dữ liệu, các phương pháp xử lý, các qui tắc, quy trình xử lý, gọi là các phần tử của hệ thống. trong hệ thống, các phần tử tương tác với nhau và cùng hoạt động để hướng tới mục đích chung. - Hệ thống thông tin: là hệ thống bao gồm các chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ,phân phối và phản hồi thông tin nhằm phục vụ mục đích sử dụng của con người. XỬ LÝ LƯU TRỮ THU THẬP LƯU TRỮ PHÂN PHỐI PHẢN HỒI Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn Nhóm thực hiện: 07 6 - Hệ thống thông tin quản lý: là hệ thống ghi nhận, lưu trữ, xử lý thông tin của các quá trình sản xuất, kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin hữu ích cho các nhà quản trị doanh nghiệp Với hạt nhân là cơ sở dữ liệu hợp nhất, hệ thống thông tin quản lý có thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp cho các nhà quản lý công cụ và khả năng dễ dàng truy cập thông tin, hệ thống thông tin quản lý có các chức năng chính: + Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những thông tin có ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học. + Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tin mới. + Phân phối và cung cấp thông tin. Chất lượng của hệ thống thông tin quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóng trong đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính toàn vẹ, đầy đủ của hệ thống. I.2.2. Phân loại hệ thống thông tin: Có nhiều cách phân loại các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp. Theo mục đích hỗ trợ mà hệ thống thông tin cung cấp được phân loại như sau: a. Hỗ trợ hoạt động:  Hệ thống xử lý dữ liệu, giao dịch kinh doanh (DPS)  Hệ thống điều khiển tiến trình (điều khiển các quá trình công nghiệp)  Hệ thống cộng tác xí nghiệp (hỗ trợ giao tiếp, cộng tác trong doanh nghiệp) Đây là các hệ thống thông tin tác nghiệp, xử lý các dữ liệu dùng cho các hoạt động kinh doanh và sinh ra trong các hoạt động đó. Các hệ thống này sinh ra nhiều sản phẩm thông tin dùng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Chúng thường đảm nhận các vai trò sau đây: - Xử lý một cách hiệu quả các giao dịch kinh doanh. - Điều khiển các tiến trình công nghiệp (thí dụ quá trình chế tạo sản phẩm) - Hỗ trợ việc giao tiếp và cộng tác trong toàn xí nghiệp, - Cập nhật các cơ sở dữ liệu cấp Công ty. Tuy nhiên các hệ thống này không chú trọng vào việc tạo ra các sản phẩm thông tin mang đặc thù quản lý. Muốn có các thông tin dạng đó phải tiến hành xử lý tiếp trong các hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý. Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn Nhóm thực hiện: 07 7 b. Hỗ trợ quản lý:  Hệ thống thông tin quản lý MIS (các báo cáo theo mẫu định trước)  Hệ hỗ trợ quyết định DSS (hỗ trợ quyết định tương tác, không theo mẫu)  Hệ thống thông tin điều hành (các thông tin cho lãnh đạo cấp cao nhất) Là các hệ thống hỗ trợ quản lý, trợ giúp các nhà quản lý trong việc ra quyết định. Chúng cung cấp các thông tin và các hỗ trợ để ra quyết định về quản lý, là các nhiệm vụ phức tạp do các nhà quản trị và các nhà kinh doanh chuyên nghiệp thực hiện. Về mặt ý niệm, thường chia ra các loại hệ thống chính sau đây, nhằm hỗ trợ các chức trách ra quyết định khác nhau: - Các hệ thống thông tin quản lý - cung cấp thông tin dưới dạng các báo cáo theo mẫu định sẵn, và trình bày chúng cho các nhà quản lý và các chuyên gia khác của doanh nghiệp - Các hệ thống hỗ trợ quyết định - cung cấp trực tiếp các hỗ trợ về mặt tính toán cho các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định (không theo mẫu định sẵn, và làm việc theo kiểu tương tác, không phải theo định kỳ), - Các hệ thống thông tin điều hành - cung cấp các thông tin có tính quyết định từ các nguồn khác nhau, trong nội bộ cũng như từ bên ngoài, dưới các hình thức dễ dàng sử dụng cho các cấp quản lý và điều hành. Ngoài cách phân loại trên, trong các tài liệu cũng có thể còn gặp các loại hệ thống thông tin sau đây: Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn Nhóm thực hiện: 07 8 1. Các hệ chuyên gia ES: Đây là các hệ thống cung cấp các tư vấn có tính chuyên gia và hoạt động như một chuyên gia tư vấn cho người dùng cuối. Thí dụ: các hệ tư vấn tín dụng, giám sát tiến trình, các hệ thống chẩn đoán và bảo trì. 2. Các hệ quản trị tri thức: Đây là các hệ thống thông tin dựa trên tri thức, hỗ trợ cho việc tạo, tổ chức và phổ biến các kiến thức của doanh nghiệp cho nhân viên và các nhà quản lý trong toàn công ty. Thí dụ: truy nhập qua mạng intranet đến các kinh nghiệm và thủ thuật kinh doanh tối ưu, các chiến lược bán hàng, đến hệ thống chuyên trách giải quyết các vấn đề của khách hàng. 3. Các hệ thống chức năng doanh nghiệp (hoặc các hệ thống tác nghiệp): Hỗ trợ nhiều ứng dụng sản xuất và quản lý trong các lĩnh vực chức năng chủ chốt của công ty. Thí dụ: các hệ thống thông tin hỗ trợ kế toán, tài chính, tiếp thị, quản lý hoạt động, quản trị nguồn nhân lực. 4. Các hệ thống thông tin chiến lược: hệ thống thông tin loại này có thể là một hệ thống hỗ trợ hoạt động hoặc hỗ trợ quản lý, nhưng với mục tiêu cụ thể hơn là giúp cho công ty đạt được các sản phẩm, dịch vụ và năng lực tạo lợi thế cạnh tranh có tính chiến lược. Thí dụ: buôn bán cổ phiếu trực tuyến, các hệ thống web phục vụ thương mại điện tử, hoặc theo dõi việc chuyển hàng (đối với các hãng vận chuyển). 5. Các hệ thống thông tin tích hợp, liên chức năng: Đây là các hệ thống thông tin tích hợp trong chúng nhiều nguồn thông tin và nhiều chức năng tổng hợp nhằm chia sẻ các tài nguyên thông tin cho tất cả các đơn vị trong tổ chức. Còn gọi là các hệ thống "xí nghiệp" trợ giúp việc xử lý thông tin cấp toàn doanh nghiệp. Điển hình là các hệ thống: hoạch định nguồn lực xí nghiệp (ERP), quản trị quản hệ với khách hàng (CRM), quản lý chuối cung ứng (SCM), và một số hệ khác. Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn Nhóm thực hiện: 07 9 I.3. Vai trò và chức năng của hệ thống thông tin: - Là một phần chính của doanh nghiệp tương tự như kế toán, tài chính, quản trị hoạt động, tiếp thị quản trị nguồn nhân lực. - Góp phần quan trọng vào hiệu quả họat động, tinh thần và năng suất lao động của nhân viên, phục vụ và đáp ứng thỏa mãn nhu cầu của khách hang. - Là nguồn thông tin và hỗ trợ chính vô cùng cần thiết cho việc ra quyết định của các cấp quản trị và các doanh nghiệp. - Yếu tố sống còn trong phát triển sản phẩm, dịch vụ canh tranh, tăng cường lợi thế chiến lược của một tổ chức trên thị trường toàn cầu. TIẾP THỊ SẢN XUẤT TÀI CHÍNH KẾ TOÁN NHÂN SỰ QUẢN LÝ CẤP CAO QUẢN LÝ CẤP TRUNG QUẢN LÝ CẤP TÁC NGHIỆP Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn Nhóm thực hiện: 07 10 II. LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN CỦA CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP: Các năm 1959-1960 - Xử lý dữ liệu:  Các hệ thống xử lý dữ liệu điện tử  Xử lý giao dịch, lưu giữ các hồ sơ kinh doanh  Các ứng dụng kế toán truyền thống. Các năm 1960-1970 - Tạo báo cáo phục vụ quản lý:  Các hệ thống thông tin quản lý. Quản trị các báo cáo theo mẫu định trước, chứa các thông tin hỗ trợ cho việc ra quyết định. Các năm 1970-1980 - Hỗ trợ quyết định:  Các hệ thống hỗ trợ quyết định. Hỗ trợ tiến trình ra quyết định quản lý cụ thể theo chế độ tương tác. Các năm 1980-1990 - Hỗ trợ chiến lược và hỗ trợ người dùng cuối:  Các hệ thống tính toán cho người dùng cuối. Hỗ trợ trực tiếp về tính toán cho công việc của người dùng cuối và hỗ trợ sự cộng tác trong nhóm làm việc.  Các hệ thống thông tin điều hành, cung cấp thông tin có tính quyết định cho quản lý cấp cao.  Các hệ thống chuyên gia: tư vấn có tính chuyên gia cho người dùng cuối dựa trên cơ sở tri thức.  Các hệ thống thông tin chiến lược. Các sản phẩm và dịch vụ chiến lược nhằm đạt lợi thế cạnh tranh. Phần mềm Phần cứng Cơ sở dữ liệu Viễn thông HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH Chiến lược Quy tắc SỰ TƯƠNG TÁC Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn Nhóm thực hiện: 07 11 Các năm 1990-2000 và đến nay - kinh doanh điện tử (KDĐT) và thương mại điện tử (TMĐT).  Các hệ thống KDĐT và TMĐT liên mạng.  Các xí nghiệp nối mạng và các hoạt động KDĐT và TMĐT trên Internet, intranet, extranet và các mạng khác. III. TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN HIỆN NAY CỦA CÁC DOANH NGHIỆP TRONG VÀ NGOÀI NƯỚC: Ở Việt Nam, những năm gần đây số người sử dụng máy tính, Internet, số trang web của doanh nghiệp, cơ quan chính phủ tăng lên rất nhiều. Tuy nhiên, hầu hết các ứng dụng còn ở mức rất cơ bản như tìm kiếm tin tức, trao đổi e-mail, soạn thảo văn bản, trong khi các ứng dụng cao cấp có tính đột phá cải thiện năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp hay chính phủ như các hệ thống thông tin quản lý hoặc thương mại điện tử thì còn rất hạn chế. Nghiên cứu của thế giới về vấn đề này cũng cho thấy các doanh nghiệp cũng như chính phủ ở một số quốc gia đang phát triển hay các nước công nghiệp hóa mới (NIC) như Trung Quốc, hay các nước ASEAN đều có những hạn chế giống nhau trong ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý. Các nhà quản lý/ các giám đốc dành hầu hết thời gian để nói chuyện qua điện thoại (hội chứng mê điện thoại!), họp hành, hay nhậu nhẹt/ giao tiếp. Câu chuyện Trung Quốc Năm 1998, Tập đoàn CITIC (China International Trust and Investment Corp.) - một trong những doanh nghiệp nhà nước lớn nhất của Trung Quốc - thuê công ty tư vấn danh tiếng McKinsey với giá 1 triệu USD để phát triển một hệ thống thông tin quản trị rủi ro. Khi ứng dụng hệ thống vào đánh giá rủi ro của từng khách hàng, một vấn đề nảy sinh: hầu hết khách hàng của CITIC không đạt tiêu chuẩn để cho vay. Những khách hàng được hệ thống đánh giá là rất rủi ro lại là những khách hàng thân thuộc có quá khứ thanh toán các khoản nợ rất tốt (giải thích của CITIC: các khách hàng thanh toán đúng hạn do họ có quan hệ tốt với CITIC, chứ không phải do công việc làm ăn của họ thuận lợi - hiện tượng rất phổ biến trong xã hội Trung Quốc và cả Việt Nam). Ngược lại những khách hàng được hệ thống đánh giá là rủi ro thấp, theo CITIC lại là những khách hàng rất đáng ngờ - họ có những chứng nhận về tài chính rất tốt có được từ sự trợ giúp/ quan hệ bên trong với các công ty kế toán và kiểm toán. Toàn bộ các chi nhánh của CITIC bối rối, không biết nên vận hành theo cách thức truyền thống vẫn làm hay theo máy tính. Và cuối cùng các lãnh đạo cao cấp của Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn Nhóm thực hiện: 07 12 CITIC phải giải thích với nhân viên rằng hệ thống quản trị rủi ro của McKinsey là cái mà công ty sẽ hướng đến trong tương lai, còn bây giờ thì tất cả quay về phương pháp truyền thống! Câu chuyện Việt Nam Cũng vấn đề tương tự. Chính phủ điện tử nói nhiều nhưng vẫn nằm trên giấy, còn doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhà nước chẳng hề có nhu cầu trang bị phần mềm và các ứng dụng của hệ thống thông tin. Hầu hết ngân sách cho công nghệ thông tin hiện nay là để trang bị phần cứng. Công nghiệp phần mềm do vậy vẫn lẫm chẫm dò từng bước! Nguyên nhân Một số nhà quan sát thế giới hiện nay không dùng văn hóa mà sử dụng trình độ phát triển kinh tế - xã hội để giải thích các hiện tượng này. Theo đó, do khác biệt về trình độ phát triển kinh tê - xã hội mà các quốc gia chia thành hai nhóm: nhóm vận hành dựa trên pháp luật và nhóm dựa trên quan hệ. Các quốc gia nhóm 1: Là các quốc gia có hệ thống pháp luật đầy đủ, minh bạch, công khai, cụ thể hóa, văn bản hóa và truyền thông rộng rãi. Các quốc gia này được vận hành chủ yếu dựa trên hệ thống thông tin công bao gồm các thông tin vĩ mô và vi mô đáng tin cậy, được kiểm chứng bởi các định chế độc lập trên thị trường. Ở các quốc gia nhóm này, các định chế xã hội rất phát triển và là một thành phần quan trọng của xã hội, cung cấp và kiểm chứng các thông tin vi mô và vĩ mô cho toàn thể xã hội. Chính phủ, các doanh nghiệp, các tổ chức cũng như người tiêu dùng dựa vào các hệ thống thông tin công này để ra các quyết định quản lý, kinh doanh và tiêu dùng. Các giao dịch kinh doanh, trao đổi giữa các thành viên của xã hội đều dựa trên kết quả phân tích khách quan các thông tin được cung cấp từ hệ thống. Chẳng hạn để quyết định cho vay, hay cấp tín dụng cho một khách hàng, các ngân hàng sẽ căn cứ vào các thông tin trong quá khứ đã được lưu trữ. Hay để chọn một trường đại học, các sinh viên sẽ căn cứ vào các thông tin xếp hạng của các tổ chức như US News. Còn các trường lại dựa vào kết quả thi SAT, TOEFL, GRE của từng sinh viên do ETS cung cấp để chọn sinh viên. Điều này lý giải tại sao mô hình quản lý của các quốc gia phát triển thường phân quyền, dựa vào các nguồn thông tin công - khách quan để ra quyết định, và do vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý là tối quan trọng. Quay lại câu chuyện của Tập đoàn CITIC của Trung Quốc kể trên, ta thấy lý do chính dẫn đến sự thất bại trong việc ứng dụng hệ thống thông tin quản trị do McKinsey tư vấn cũng chính là ở sự thiếu vắng của các hệ thống thông tin công – vi mô đánh giá các doanh Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn Nhóm thực hiện: 07 13 nghiệp, người tiêu dùng một cách đáng tin cậy (như kiểm toán, kế toán, xếp hạng, đánh giá rủi ro). Các quốc gia nhóm 2 Có chung đặc điểm là trình độ phát triển kinh tế - xã hội còn thấp, hệ thống pháp lý còn lỏng lẻo, năng lực quản lý xã hội của chính phủ còn hạn chế, hệ thống các định chế xã hội và thông tin công còn hết sức thô sơ. Do các thông tin công không được kiểm chứng, các đối thủ trên thị trường phải tự mình đánh giá các đối tác trong từng giao dịch, và để giảm rủi ro cũng như tiếp cận được các nguồn thông tin, họ phải xây dựng các mối quan hệ lâu dài với một số đối tác. Xã hội do vậy tồn tại nhiều nhóm với những quan hệ xã hội chằng c