Đề tài Tìm hiểu hoạt động giao dịch đàm phán hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị tại công ty TNHH thiết bị công nghiệp NAGOYA

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG CƠ SỞ II TẠI TP HỒ CHÍ MINH CHUYÊN NGÀNH : KINH TẾ ĐỐI NGOẠI BÁO CÁO KIẾN TẬP ĐỀ TÀI : TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG GIAO DỊCH ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY MÓC THIẾT BỊ TẠI CÔNG TY TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A SVTT: BÙI KHẮC HƯNG Lớp: K46C – A07 Khóa: K46 GVHD: TS. NGUYỄN THỊ THU HÀ TP. Hồ Chí Minh, tháng 07 năm 2010   MỤC LỤC trang Nhận xét của cơ quan nơi thực tập Ý kiến của giáo viên hướng dẫn Lời mở đầu 1 Chương 1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A Quá trình hình thành và phát triển 2 Tình hình họat động kinh doanh của công ty 3 Tình hình họat động kinh doanh của công ty 5 Vai trò của hoạt động Giao Dịch – Đàm Phán hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị tại công ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A 7 CHƯƠNG 2. GIAO DỊCH - ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY MÓC THIẾT BỊ TẠI CÔNG TY TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A Giới thiệu đôi nét về phòng xuất nhập khẩu trong công ty 8 Hoạt động giao dịch – đàm phán hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị tại công ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A 8 CHƯƠNG 3. ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG GIAO DỊCH – ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY MÓC THIẾT BỊ TẠI CÔNG TY N.A.G.O.Y.A 9 So sánh với lý thuyết 13 Đánh giá về hoạt động giao dịch – đàm phán hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị của công ty 13 Một số giải pháp và kiến nghị giúp hoạt động giao dịch - đàm phán hợp đồng nhập khẩu của công ty đạt hiệu quả hơn 15 KẾT LUẬN 18 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN NƠI THỰC TẬP ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………. , ngày tháng năm Ý KIẾN CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………….……………………………………… ………, ngày tháng năm TS. NGUYỄN THỊ THU HÀ LỜI MỞ ĐẦU Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A em đã có dịp quan sát và trực tiếp tham gia vào hoạt động Đàm Phán hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị từ các đối tác nước ngoài, nhận thấy nhận thức về mặt lý luận mà em đã được học tại Trường ĐH Ngoại Thương cơ sở 2 TP. Hồ Chí Minh có nhiều điểm khác so với thực tế hoạt động của công ty, bên cạnh đó triển vọng kinh doanh các mặt hàng nhập khẩu của Công ty vẫn còn rất lớn, nên em đã chọn đề tài “Tìm hiểu hoạt động Giao Dịch - Đàm Phán hợp nhập khẩu máy móc thiết bị của Công ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A” để viết nhằm tìm hiểu rõ hơn về hoạt động đàm phán hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị của công ty cũng như đưa ra một số kiến nghị và giải pháp giúp công ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A hoạt động hiệu quả hơn ở lĩnh vực kinh doanh mặt hàng máy móc thiết bị. Bố cục của đề tài Báo Cáo Thực Tập gồm 3 phần: Chương 1: Vai trò, nội dung và nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động nhập khẩu hàng hoá trong nền kinh tế thị trường. Chương 2: Phân tích thực trạng hoạt động nhập khẩu vật tư , máy móc, thiết bị giao thông vận tải ở Công ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A. Chương 3: Phương hướng và biện pháphoàn thiện hoạt động nhập khẩu vật tư, máy móc, thiết bị giao thông vận tải ở Công ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A. Kết luận. Qua đây tôi xin cảm ơn quý Công ty N.A.G.O.Y.A đã tạo điều kiện cho tôi thực tập nghiên cứu trong thời gian qua. Và tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới GVHD của nhóm TS. NGUYỄN THỊ THU HÀ đã chỉ bảo tận tình giúp em hoàn thành bài báo này. SVTT: BÙI KHẮC HƯNG KÝ TÊN CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A Quá trình hình thành và phát triển Công ty chính thức được thành lập vào năm 1995 tại TP. Hồ Chí Minh Với tổng Vốn điều lệ : 1.500.000.000 VNĐ (một tỷ năm trăm triệu đồng) Trong đó hiện kim : 1.500.000.000 VNĐ Cty có tư cách pháp nhân theo qui định của pháp luật Việt Nam nghĩa là Công ty có con dấu riêng, độc lập về tài sản, được mở tài khoản tại kho bạc Nhà nước hoặc các Ngân hàng khác trong nước Việt Nam, được hạch toán kế toán độc lập, tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Công ty mở tài khoản tại ngân hàng Á Châu. Với việc chế tạo dầm cầu trục và những bộ phận vận hành theo tiêu chuẩn Nhật Bản dưới sự chỉ đạo kỹ thuật cũng như quản lý của công ty hàng đầu trong lĩnh vực chế tạo cầu trục Nhật Bản là Nippon Hoist. Sau 16 năm đi vào hoạt động tại Việt Nam con số cầu trục được lắp đặt bởi công ty đã lên đến con số hàng nghìn, song hành với đó là sự phát triển mạng lưới kinh doanh của mình. Công ty đã mở thêm 1 chi nhánh kinh doanh tại Hà Nội CN CôngTy TNHH Thiết Bị Công Nghiệp N.A.G.O.Y.A Thành lập: tháng 11 năm 2001 Địa chỉ : số 16 ngõ 96 phố Võ Thị Sáu - Hai Bà Trưng - Hà Nội Và nhà máy sản xuất tại Tỉnh Bình Dương. Nhà máy sản xuất của Công Ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A Địa chỉ : Lô E, Đường số 8, KCN Sóng Thần, Huyện Dĩ An, Bình Dương Công ty N.A.G.O.Y.A là công ty TNHH có hai thành viên trở lên. Tên công ty : CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP N.A.G.O.Y.A Tên giao dịch : N.A.G.O.Y.A MACHINERY CO., LTD. Tên viết tắt : N.A.G.O.Y.A co., LTD. Địa chỉ trụ sở chính : 328 Cao Thắng nối dài, Phường 12, Quận 10, TP.HCM Điện thoại: 84 - 8 – 38634900 / Fax: 84 - 8 -38634903 Email : N.A.G.O.Y.A machinery@vnn.vn Ngành nghề kinh doanh: mua bán, sản xuất sản phẩm cơ khí, cầu trục, thiết bị nâng hạ, pa-lăng, xe nâng đẩy thủy lực, bánh xe, máy hàn cắt kim loại, lắp đặt hệ thống điện. Đại lý ký gửi, mua bán hàng hóa. Cơ cấu tổ chức nhân sự của công ty Bộ máy tổ chức của Công ty TNHH N.A.G.O.Y.A gồm văn phòng cty đặt tại Số 328 Cao Thắng Nối dài, Phường 12, Quận 10, TP HCM và nhà máy sản xuất đặt tại Đường 08, KCN Sóng Thần, Bình Dương. Vấn đề con người luôn được Công ty quan tâm chú trọng hàng đầu trong suốt quá trình xây dựng và phát triển của Công ty. Trong những năm gần đây Công ty luôn tìm cách nâng cao hơn nữa đời sống cho cán bộ công nhân viên trong Công ty, Công ty liên tục đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên để không ngừng nâng cao trình độ, nghiệp vụ cũng như trình độ quản lý cho các cán bộ. Công ty liên tục tuyển chọn thêm nhân viên mới có trình độ đáp ứng yêu cầu trong công việc của Công ty vào làm việc và thực hiện chính sách nghỉ hưu cho những cán bộ công nhân viên đến tuổi nghỉ hưu. Số lượng và cơ cấu nhân sự của Công ty trong được phản ánh qua bảng số liệu sau: Bảng 2.1 Trình độ nghiệp vụ của nhân viên công ty Đơn vị: Người STT  Trình độ lao động  Số lượng  Tỷ lệ   1  Trình độ trên Đại học  05  8,33%   2  Trình độ Đại học  35  58,33%   3  Trình độ Cao đẳng và Trung cấp  15  25%   4  Lao động có tay nghề  05  8,33%    Tổng cộng  60  100%   Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự năm 2011 [8] Bên cạnh trình độ nghiệm vụ khá cao, nhân viên của Công ty còn có khả năng ngoại ngữ cũng rất khá. Có tới hơn 90% nhân viên biết tiếng Anh, trong đó 1/3 sử dụng thành thục trôi chảy. Bên cạnh đó là một Công ty được đầu từ bởi đối tác từ Nhật Bản nên đội ngũ nhân viên Công ty cũng có rất nhiều người sử dụng được tiếng nhật một cách thành thục. Đây là một lợi thế rất lớn của Công ty N.A.G.O.Y.A trong hoạt động giao dịch kinh doanh với đối tác nước ngoài. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty được thế hiện ở hình sau: P. HÀNH CHÍNH-NHÂN SỰ P. XUẤT NHẬP KHẨU P. KINH DOANH BAN GIÁM ĐỐC P. KẾ TOÁN P. KẾ HOẠCH-VẬT TƯ P. KĨ THUẬT-THIẾT KẾ NHÀ MÁY SẢN XUẤT Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty Qua sơ đồ bộ máy quản lý của công ty dễ nhận thấy : Công ty N.A.G.O.Y.A có quy mô không quá lớn. Bộ máy quản lý tương đối đơn giản, và người đứng đầu công ty là Giám Đốc trực tiếp lãnh đạo các phòng ban trong công ty. Với cơ cấu tổ chức công ty như thế này thì Giám Đốc - người đứng đầu công ty có thể tự mình điều khiển công ty đi theo quỹ đạo được vạch ra, tất cả các phòng ban trong công ty thống nhất thành một khối, điều này tạo nên sự đồng bộ trong mục tiêu và hướng đi của các phòng ban. Tuy nhiên, mặt trái của nó là các phòng ban sẽ dễ bị động trong công việc của mình vì phải đợi ý kiến chỉ đạo của Giám Đốc. Như vậy sẽ phần nào hạn chế khả năng của nhân viên trong mỗi phòng ban vì chính họ mới là những người hiểu biết rõ và sâu sắc hơn trong lĩnh vực của mình. Để việc kinh doanh được hiệu quả thì Phòng Giám Đốc phải bao gồm những cá nhân kiệt xuất để có thể phản ứng nhanh nhạy và đưa ra những giải pháp chỉ đạo cực kỳ đúng đắn cho các phòng ban. Tình hình họat động kinh doanh của công ty Sau đợt khủng hoảng kinh tế năm 2007 khiến nhiều công ty lâm vào tình trạng thua lỗ trong đó có công ty N.A.G.O.Y.A, thì giai đoạn 2007- nay đánh giá sự phát triển không ngừng của công ty nhằm khẳng định vị thế của mình. Công ty liên tục làm ăn có lãi trong giai đoạn 2007-2009, điều đó được phản ánh qua bảng số liệu sau: Bảng 3.1: Báo cáo tài chính của công ty giai đoạn 2007-2009 Đơn vị: 1000 VNĐ Chỉ tiêu (đơn vị: 1000 VND)  Năm 2007  Năm 2008  Tăng giảm 2008/2007%  Năm 2009  Tăng giảm 2009/2008%   Tổng giá trị tài sản  118.703.051  136.828.477  15,27  260.270.138  90.21   Doanh thu thuần  145.938.624  159.723.922  9,44  160.689.412  1.11   Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh  2.856.578  5.527.240  93,49  7.525.880  36.15   Lợi nhuận khác  335.560  1.343.817  300,47  260.560  -80.61   Lợi nhuận trước thuế  3.192.139  6.871.058  115,25  7.621.441  10.92   Lợi nhuận sau thuế  2.592.139  5.579.579  115,25  6.188.869  10.92   Thu nhập trên mỗi cổ phần  2,523  2,104  -16,61  2,044  -2,85   Nguồn: Báo cáo kiểm toán 2007, 2008,2009 của Công ty [6]
Hình 3.1: Biểu đồ tăng trưởng doanh thu lợi nhuận 2007 – 2009 Nguyên nhân của sự tăng giảm Doanh thu thuần đều tăng cao trong cả 2 năm 2008, 2009. Tuy nhiên tỷ lệ % tăng của năm 2009/2008 thấp hơn rất nhiều so với 2008/2007, điều này được lý giải bởi năm 2007 nền kinh tế thị trường lâm vào khủng hoảng và lạm phát, sang năm 2008 và năm nền kinh tế mới dần dần phục hồi nên kết quả kinh doanh tăng nhẹ là tình trạng chung của hầu hết các công ty Việt Nam. Lợi nhuận sau thuế năm 2009/2008 tăng không nhiều so với mức tăng hơn gấp đôi (115,25%) của năm 2008 so với năm 2007. Mức tăng đột biến này có thể lý giải do sau năm khủng hoảng kinh tế (2007) các cơ chế quản lý đã được Công ty điều chỉnh lại phù hợp và linh hoạt hơn so với trước đây. Công ty chú trọng phát triển lĩnh vực là thế mạnh của Công ty như gia công, lắp đặt và chế tạo các công trình, máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ hiện đại. Các sản phẩm của Công ty đã được các đơn vị trong và ngoài nước đánh giá cao. Năm 2008 Công ty đã nhận được nhiều đơn đặt hàng lớn về chế tạo và lắp đặt các thiết bị, dây chuyền liên quan đến Nhà máy Xi Măng Bút Sơn, một số nhà máy thuộc Khu Công Nghiệp Tân Thuận…Cùng với việc tăng mạnh về doanh thu do đạt được nhiều hợp đồng lớn, Công ty thực hiện việc sử dụng hiệu quả các chi phí (như đầu tư nguồn vốn nhàn rỗi vào thị trường chứng khoản... ) và áp dụng linh hoạt cơ chế quản lý điều hành đã dẫn đến lợi nhuận sau thuế năm 2008 tăng mạnh so với năm trước. Thu nhập trên mỗi cổ phần lại giảm trong khi chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế lại tăng. Điều này được giải thích là bởi công ty có nhu cầu tăng vốn điều lệ để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiên sau khi huy động vốn khiến thu nhập trên mỗi cổ phần năm 2008 giảm tới -16,61% trong khi lợi nhuận sau thuế lại tăng hơn gấp đôi, công ty lại hoạt động không được hiệu quả như kỳ vọng khi lợi nhuận sau thuế chỉ tăng 10,92% nên thu nhập trên mỗi cổ phần chỉ đã không còn giảm mạnh như năm 2008 với tỷ lệ giảm -2,85%. Vai trò của hoạt động Giao Dịch – Đàm Phán hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị tại công ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A Là công ty chuyên kinh doanh về thiết bị công nghiệp nên sản phẩm rất đa dạng và nhiều chủng loại mặt hàng có thể phục vụ cho rất nhiều ngành nghề. Trong đó mặt hàng máy móc thiết bị đóng vai trò là mặt hàng chủ đạo của công ty chiếm tỷ lệ khá cao trong tổng các mặt hàng nhập khẩu (44,3%). Vì vậy việc kinh doanh mặt hàng này cũng sẽ đóng góp chính vào doanh thu và lợi nhuận của công ty. Để việc kinh doanh mặt hàng này có lợi nhuận thì bên cạnh việc tìm kiếm những lợi thế trong các hợp đồng cung cấp cho các đối tác trong nước, công ty cũng cần giành được những lợi thế trong các hợp đồng nhập khẩu với các đối tác nước ngoài của mình. Để giành được những lợi thế như vậy thì công việc Giao Dịch – Đàm Phán hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị phải thực sự hiệu quả. Nếu quá trình này tốt thì công ty có thể hạ bớt được chi phí nhập khẩu mặt hàng này, từ đó giảm bớt được phí lắp đặt cho các đối tác của mình, trực tiếp nâng cao danh tiếng và tìm kiếm thêm được những khác hàng mới cho mình. Vì vậy hoạt động Giao Dịch – Đàm Phán hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị không những đóng vai trò chủ đạo trong doanh thu và lợi nhuận cho công ty mà nó còn trực tiếp tác động mạnh lên chiến lược phát triển của công ty N.A.G.O.Y.A CHƯƠNG 2. GIAO DỊCH - ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY MÓC THIẾT BỊ TẠI CÔNG TY TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A Giới thiệu đôi nét về phòng xuất nhập khẩu trong công ty 1.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng xuất nhập khẩu Tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước để xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện phương án kinh doanh xuất - nhập khẩu, dịch vụ uỷ thác và các kế hoạch khác có liên quan của Công ty. Nghiên cứu khảo sát đánh giá khả năng tiềm lực của đối tác nước ngoài là đối tượng có khả năng liên kết kinh doanh với Công ty qua đó tham mưu và giúp Giám đốc chuẩn bị các thủ tục hợp đồng, thanh toán quốc tế và các hoạt động ngoại thương khác. Thực hiện các hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu và khi được uỷ quyền được phép ký kết các hợp đồng thuộc lĩnh vực này. 1.2 Nhân sự của phòng xuất nhập khẩu Xuất phát là một công ty liên kết làm ăn chặt chẽ với các đối tác nứớc ngoài nhất là Nhật Bản, nên công ty rất chú trọng phát triển nâng cao năng lực của nhân viên Phòng xuất nhập khẩu. Yêu cầu về trình độ nghiệp vụ của Phòng xuất nhập khẩu luôn rất cao, qua tìm hiểu thực tế em được biết tỷ lệ Đại học và trên Đại học chiếm tới 85.71%. Trong đó trình độ ngoại ngữ cũng rất cao với 100% biết Tiếng Anh, 85.72% biết Tiếng Nhật. Với những lợi thế như vậy, có thể thấy Phòng xuất nhập khẩu có nhân lực đầy triển vọng. Nếu có hướng đi đúng đắn và phát huy tối đa năng lực của nhân viên thì Phòng nhập khẩu sẽ đóng góp đuợc rất nhiều cho sự phát triển của công ty. Tổ chức giao dịch – đàm phán hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị tại công ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A 2.1 Các hình thức đàm phán tại công ty. Ðàm phán hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị tại công ty N.A.G.O.Y.A diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau. Trong đó các hình thức chính được công ty sử dụng là đàm phán trực tiếp, qua văn bản, điện thoại. Mỗi hình thức đều có những ưu điểm và khiếm khuyết riêng, do đó tuỳ vào tình hình cụ thể trong những mục tiêu giao dịch đàm phán mà công ty sẽ lựa chọn hình thức nào để đàm phán. Trong các hình thức đàm phán chính thì công ty thường sử dụng hình thức đàm phán bằng văn bản nhất. Ưu điểm của hình thức này là ít tốn kém về việc đi lại, có thể giữ bí mật, có thể đem ra bàn bạc tập thể, có thể cùng một lúc giao dịch với nhiều bạn hàng khác nhau. Hình thức này có nhược điểm là tốn thời gian, nhiều khi hai bên không hiểu hết về nhau nên công ty cũng sử dụng hình thức gặp mặt trực tiếp để bổ sung và khắc phục nhược điểm cho hình thức đàm phán bằng văn bản. Ưu điểm của hình thức đàm phán trực tiếp đó là có thể trực tiếp bàn bạc, để hiểu nhau hơn, cùng nhau giải quyết những điểm chưa hiểu nhau... hình thức đàm phán trực tiếp thường được sử dụng trong những thời điểm quan trọng của những hợp đồng quan trong bởi hình thức này rất tốn chi phí đi lại, thời gian và dễ lộ bí mật chiến lược đàm phán… còn trong những hợp đồng nhỏ, không quan trọng mà mọi điều kiện đã thảo luận xong, chỉ còn chờ xác nhận một vài chi tiết... hoặc trong trường hợp thật cần thiết, khẩn trương, sợ lỡ thời cơ… công ty thường sử dụng hình thức đàm phán qua điện thoại vì nó rất nhanh chóng. Tuy nhiên hình thức này cũng có nhược điểm là không trình bày được hết ý, tốn kém. Mặt khác, trao đổi qua điện là trao đổi miệng, không có gì làm bằng chứng cho những thỏa thuận, quyết định trong trao đổi. Do đó trong hầu hết các hợp đồng công ty thường sử dụng linh hoạt cả ba hình thức đàm phán chính này để công tác giao dịch đàm phán hiệu quả hơn. 2.2 Tình hình hoạt động giao dịch – đàm phán của công ty Để được biết và nắm rõ hơn công tác tổ chức giao dịch – đàm phán hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị của công ty, nên em đã nghiên cứu và phân tích một số hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị mà công ty đã ký kết, qua đó em nhận thấy trong một số điều khoản chính, công ty đàm phán vẫn chưa thực sự hiệu quả từ đó làm giảm đi nhiều lợi ích khi kinh doanh mặt hàng máy móc thiết bị này. Công ty thường đàm phán về các điều khoản chính trong một hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị như sau: Về điều khoản chất lượng hàng Công ty chỉ đàm phán và đưa vào hợp đồng điều khoản đóng gói hợp lý là theo tiêu chuẩn quốc tế nhưng lại không thể hiện điều khoản quy cách chất lượng vào hợp đồng. Có thể là do đã làm ăn lâu năm và tin cậy lẫn nhau nên công ty mới không đưa điều khoản này vào hợp đồng. Tuy nhiên để đảm bảo tính an toàn trong kinh doanh cũng như không để xảy ra sai sót đáng tiếc nào Công ty cần thỏa thuận và thể hiện rõ điều khoản này vì điều khỏan này rất quan trọng về chất lượng sản phẩm. Tuy nhiên cũng cần thể hiện : vì đây là hàng hóa công nghiệp nên qui cách phẩm chất cần dựa vào tài liệu kĩ thuật là hợp lý nhất. Và cần thể hiện thêm : tài liệu kỹ thuật gì, người bán có trách nhiệm cung cấp tài liệu kỹ thuật cho người mua vào lúc nào và bằng phương tiện gì. Cần phải ghi câu tài liệu kỹ thuật là một bộ phận không tách rời hợp đồng này. Về điều khoản thanh toán Đa số các hợp đồng, điều khoản thanh toán đều được ghi: Thanh toán 100% giá trị hợp đồng theo hình thức nhờ thu trong vòng 50 ngày sau vận đơn hàng hóa vào tài khoản bên bán. Chứng từ gửi kèm : + 3 bản gốc vận đơn đường biển đã xếp hàng lên tàu có đóng dấu đã thanh toán, theo lệnh ký hậu để trống và thông báo cho người thụ hưởng. + 3 bản gốc hóa đơn thương mại / phiếu đóng gói có chữ ký. + 3 bản gốc giấy chứng nhận xuất xứ do phòng thương mại cấp. + Bản thứ 3 đơn bảo hiểm + 3 bản gốc giấy chứng nhận số lượng/chất lượng do nhà sản xuất cấp. + conform bằng fax và thông báo đầy đủ chi tiết cho người mua sau khi đã xếp hàng lên tàu như thời gian tàu đi/tàu đến, tên tàu, trọng tải tàu, số lượng, số bill of loading. Phương thức cùng những điều khoản chứng từ này thực sự có lợi cho bên bán, để đảm bảo tính an toàn và giảm bớt rủi ro trong điều khoản chứng từ gởi kèm công ty nên đưa thêm vào một số các điều khoản còn thiếu như: + Hóa đơn thương mại/phiếu đóng gói phải có chữ ký của người bán + Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa do phòng thương mại nào cấp + Tài liệu kỹ thuật hướng dẫn đính kèm. + Hối Phiếu + Ngoài ra giấy chứng nhận bảo