Đề tài Tìm hiểu thực trạng và một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch năm của cục kinh tế hợp tác và phát triển nông thôn bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KHOA HỌC QUẢN LÝ --- O0O --- CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NĂM CỦA CỤC KINH TẾ HỢP TÁC VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN HÀ NỘI - 2010 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KHOA HỌC QUẢN LÝ --- O0O --- CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP SINH VIÊN THỰC HIỆN : TRƯƠNG ĐỨC GIANG LỚP : QUẢN LÝ KINH TẾ 48A CHUYÊN NGÀNH : QUẢN LÝ KINH TẾ GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN : PGS.TS. ĐOÀN THỊ THU HÀ HÀ NỘI – 2010 MỤC LỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT KH Kế hoạch KTHT & PTNN Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn KTXH Kinh tế xã hội KHPT KTXH Kế hoạch phát triển kinh tế xã hội KHĐT Kế hoạch đầu tư NNPTNT Nông nghiệp và Phát triển nông thôn LỜI NÓI ĐẦU Công tác quản lý bao gồm các nội dung chính: Lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Trong đó chức năng lập kế hoạch là quá trình đầu tiên, không thể thiếu với công tác quản lý. Lập kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định chất lượng hoạt động của tổ chức. Đặc biệt, đối với các cơ quan nhà nước, công tác kế hoạch luôn giữ một vai trò rất quan trọng. Tuy nhiên, theo em nhận thấy thì: việc đổi mới công tác lập kế hoạch trong lĩnh vực tư nhân diễn ra nhanh chóng, cùng với đó là sự thay đổi tư duy, phương thức và công cụ. Tuy nhiên, công tác lập kế hoạch tại những cơ quan nhà nước vẫn chậm hơn so với khu vực tư nhân, điều này có thể do tư duy, cơ chế hay cơ sở khoa học của công tác đổi mới quản lý ở khu vực nhà nước vẫn còn chưa được hoàn thiện. Chính vì vậy, để làm rõ hơn về công tác lập kế hoạch trong thực tế, em đã lựa chọn đề tài cho chuyên đề của mình là: “Tìm hiểu thực trạng và một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch năm của Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn”. Chuyên đề gồm có 3 phần: Chương I. Lý luận chung về kế hoạch hàng năm Chương II. Thực trạng công tác lập kế hoạch hàng năm của Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn Chương III. Một số giải pháp nâng cao công tác lập kế hoạch của Cục Thông qua chuyên đề này, em hy vọng sẽ vận dụng được những kiến thức đã học được để làm rõ về công tác lập kế hoạch tại một cơ quan nhà nước. Đồng thời hy vọng đóng góp một số ý kiến của mình nhằm có thể đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch. Xin cám ơn Cô giáo Đoàn Thị Thu Hà đã hướng dẫn và các anh chị trong Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn đã giúp đỡ cho em hoàn thành chuyên đề này. Em hy vọng sẽ nhận được sự đóng góp ý kiến để chuyên đề của mình hoàn thiện hơn. CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ HOẠCH HÀNG NĂM I. Tổng quan về kế hoạch 1. Khái niệm Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng của quản lý là lập kế hoạch , tổ chức , lãnh đạo và kiểm tra. Lập kế hoạch là một trong những công việc quan trọng trong một tổ chức bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai, giúp tổ chức nhận định được các hoạt động khác còn lại nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra. Một tổ chức càng lớn thì công tác lập kế hoạch càng được coi trọng và được chia làm nhiều tầng lớp, với mức độ cụ thể khác nhau. Lập kế hoạch cũng có nhiều khái niệm. Nếu đứng trên góc độ ra quyết định thì : “ Lập kế hoạch là một loại ra quyết định đặc thù để xác định một tương lai cụ thể mà các nhà quản lý mong muốn cho tổ chức của họ “. Quản lý có bốn chức năng cơ bản là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra . Lập kế hoạch có thể ví như là bắt đầu từ rễ cái của một cây sồi lớn , rồi từ đó mọc lên các “ nhánh” tổ chức , lãnh đạo và kiểm tra. Xét theo quan điểm này thì lập kế hoạch là chức năng được thực hiện đầu tiên trong mỗi quá trình quản lý. Tuy vậy, khái niệm này chưa thể hiện được sự tiếp diễn, phản ánh và thích ứng với những biến động trong môi trường của công tác lập kế hoạch. Vì vậy còn có những khái niệm bổ sung ví dụ như: “Lập kế hoạch là một quá trình bắt đầu từ việc thiết lập các mục tiêu , quyết định các chiến lược , các chính sách , kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã định. Lập kế hoạch cho phép thiết lập các quyết định khả thi và bao gồm cả chu kỳ mới của việc thiết lập mục tiêu và quyết định chiến lược nhằm hoàn thiện hơn nữa.” (Steiner). Khái niệm như vậy cho thấy kế hoạch được xem là một quá trình tiếp diễn phản ánh và thích ứng được với những biến động diễn ra trong môi trường của mỗi tổ chức, đó là quá trình thích ứng với sự không chắc chắn của môi trường bằng việc xác định trước các phương án hành động để đạt được mục tiêu cụ thể của tổ chức. Tại Việt Nam nhiều người hiểu đơn giản: Kế hoạch là những chỉ tiêu, con số dự kiến, ước tính trước cho kết quả của một nhiệm vụ cụ thể nào đó. Những chỉ tiêu đó thường được mong muốn là cao nhất phù hợp với pháp luật và khả năng của đơn vị. Tuy nhiên không phải bất cứ lúc nào những chỉ tiêu này cũng được tính toán một cách có cơ sở khoa học và cơ sử thực tế mà mang tính khả năng, không tính toán đến những yếu tố bất ngờ. Cụ thể hơn, có thể là việc quyết định xem tương lai phải làm gì? Làm như thế nào? Khi nào làm? Ai làm? Tóm lại, lập kế hoạch là hoạt động chủ quan, có ý thức, tổ chức của con người, bao gồm quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức để đạt được mục tiêu đó. 2. Phân loại hệ thống kế hoạch của tổ chức Các kế hoạch của tổ chức có thể được phân loại theo một số các tiêu thức khác nhau. Mỗi cách phân loại này dựa trên một đặc điểm riêng của công tác kế hoạch, bởi vì kế hoạch là một hoạt động quan trọng và bao trùm lên nhiều lĩnh vực, ở nhiều cấp độ khác nhau. Chính vì vậy việc phân loại hệ thống kế hoạch là cần thiết. Tuy nhiên, dù phân loại kế hoạch theo cách nào đi chăng nữa thì mỗi loại kế hoạch đều phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau theo định hướng chung nhắm vào mục tiêu cao nhất của tổ chức. a.Theo cấp kế hoạch Kế hoạch bao gồm kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp. Kế hoạch chiến lược được hình thành bởi các nhà quản lý cấp cao, nhằm xác định những mục tiêu tổng thể cho tổ chức. Kế hoạch chiến lược liên quan đến mối quan hệ giữa con người với con người của tổ chức với các con người của tổ chức khác. Kế hoạch chiến lược xác định những mục tiêu dài hạn của tổ chức với các nguồn lực có thể huy động được. Kế hoạch chến lược là loại kế hoạch được xây dựng và không ngừng hoàn thiện và bổ sung trong quá trình thực hiện kế hoạch. Kế hoạch chiến lược cần dựa trên cơ sở phân tích vị trí của tổ chức trong môi trường hoạt động của nó. Các cấp kế hoạch chiến lược: - Chiến lược cấp tổ chức: do bộ phận quản lý cao nhất vạch ra nhằm trả lời cho các câu hỏi: Tổ chức nên hoạt động trong lĩnh vực nào? Mục tiêu và kỳ vọng trong lĩnh vực đó? Phân bổ nguồn lực ra sao để đạt được mục tiêu? - Chiến lược cấp ngành: chỉ liên quan đến những mối quan tâm và hoạt động trong một ngày (lĩnh vực) của tổ chức. Chiến lược cấp ngành xác định được lĩnh vực này của tổ chức nằm ở vị trí nào trong môi trường hoạt động của nó; các sản phẩm, dịch vụ cần được cung cấp; đối tượng phục vụ và nguồn lực phân bổ như thế nào. - Chiến lược cấp chức năng: bao gồm các chức năng như nhân sự, tài chính, marketing, sản xuất.. nằm trong một lĩnh vực hoạt động của tổ chức. Chiến lược cấp chức năng là sự cụ thể hóa của chiến lược cấp ngành, nhằm mục đích hỗ trợ chiến lược cấp tổ chức và là cách thức đạt được mục tiêu trong của chiến lược cấp ngành. Kế hoạch tác nghiệp bao gồm những chi tiết cụ thể hóa của kế hoạch chiến lược thành những hoạt động hàng năm, hàng quý, hàng tháng, hàng tuần thậm chí hàng ngày. Mục đích của kế hoạch tác nghiệp là bảo đảm mọi người trong tổ chức đều hiểu về các mục tiêu của tổ chức và xác định rõ trách nhiệm của họ liên quan như thế nào trong việc thực hiện hiện các mục tiêu đó nhằm đạt được kế quả dự kiến. Kế hoạch tác nghiệp có xây dựng để sử dụng một lần, có loại được xây dựng để sử dụng nhiều lần. Kế hoạch chiến lược (Đường lối, chính sách, chiến lược) Kế hoạch tác nghiệp Sử dụng một lần Chương trình Dự án Ngân sách Sử dụng nhiều lần Chính sách Thủ tục Quy tắc Phân loại kế hoạch theo cấp kế hoạch a. Kế hoạch tác nghiệp xây dựng một lần và sử dụng một lần: - Chương trình: bao gồm một số các mục đích, chính sách, thủ tục, quy tắc, các nhiệm vụ được giao, các bước tiến hành, các nguồn lực có thể huy động và yếu tố khác. Chương trình được hỗ trợ bằng ngân quỹ cần thiết. Một chương trình quan trọng thường ít khi đứng một mình, thường là bộ phận của một hệ thống phức tạp. Chương trình thường có mục tiêu lớn, quan trọng, mang tính độc lập tương đối trong quá trình phân bổ các nguồn lực để thực hiện mục tiêu. - Dự án: có mục tiêu thường cụ thể, quan trọng, mang tính độc lập tương đối. Nguồn lực để thực hiện mục tiêu thường phải rõ ràng đối với tất cả các hình thái nguồn lực theo thời gian và không gian. - Ngân sách: là bản tường trình các kết quả mong muốn bằng các con số. Có thể coi đó là chương trình được “số hóa”. Ngân quỹ ở đây không đơn thuần là ngân quỹ bằng tiền mà còn có ngân quỹ thời gian, nhân công, máy móc thiết bị, ngân quỹ nguyên vật liệu. b. Kế hoạch tác nghiệp xây dựng một lần và sử dụng nhiều lần: - Chính sách: là quan điểm, phương hướng và cách thức chung để ra quyết định trong tổ chức. Trong một tổ chức có thể có nhiều loại chính sách khác nhau cho những mảng hoạt động trọng yếu của tổ chức mình. Chính sách là kế hoạch theo nghĩa nó là những quy định chung để hướng dẫn hay khai thông cách suy nghĩ và hành động khi ra quyết định. Các chính sách giúp cho việc giải quyết các vấn đề trong các tình huống nhất định và giúp cho việc thống nhất các kế hoạch khác nhau của tổ chức. Các chính sách là tài liệu chỉ dẫn cho việc ra quyết định trong phạm vi co dãn nào đó. Chính sách khuyến khích sự tự do sáng tạo nhưng vẫn trong khuôn khổ một giới hạn nào đó, tùy thuộc vào các chức vụ và quyền hạn trong tổ chức. - Thủ tục: là các kế hoạch thiết lập một phương pháp cần thiết cho việc điều hành các hoạt động trong tương lai. Đó là sự hướng dẫn hành động, là việc chỉ ra một cách chi tiết, biện pháp chính xác cho một hoạt động nào đó cần phải thực hiện. Đó là chuỗi các hoạt động cần thiết theo thứ tự, theo cấp bậc quản lý. - Quy tắc: là giải thích những hành động nào có thể làm, những hành động nào không được làm. Đây là loại kế hoạch đơn giản. Quy tắc không giống thủ tục ở chỗ nó hướng dẫn hành động không theo trình tự thời gian. Hơn nữa các chính sách hướng dẫn việc ra quyết định trong khi quy tắc cũng hướng dẫn nhưng không cho phép lựa chọn trong việc ra quyết định mà chỉ là áp dụng chúng. Vì vậy so với quy tắc và thủ tục, chính sách có sự linh hoạt cao hơn. b. Theo thời gian của kế hoạch Theo thời gian thì kế hoạch được chia làm 3 loại: kế hoạch dài hạn, kế hoạch trung hạn, kế hoạch ngắn hạn. - Kế hoạch dài hạn : Là kế hoạch cho thời kỳ từ 5 năm trở lên nhằm xác định các lĩnh vực hoạt động của tổ chức, xác định các mục tiêu, chính sách, giải pháp dài hạn … do những cấp quản lý cao đưa ra, mang tính tập trung cao và bao quát, linh hoạt. - Kế hoạch trung hạn: Là kế hoạch cho thời kỳ từ 1 đến 5 năm nhằm phác thảo các chính sách, chương trình trung hạn để thực hiện các mục tiêu được hoạch định trong chiến lược của tổ chức. Kế hoạch trung hạn ít tập trung và ít uyển chuyển hơn kế hoạch dài hạn. Kế hoạch trung hạn được đưa ra bởi các quản lý cấp trung trong tổ chức. - Kế hoạch ngắn hạn : Là kế hoạch cho thời kỳ dưới 1 năm , là sự cụ thể hoá những nhiệm vụ, chương trình hành động dựa vào mục tiêu chiến lược, kế hoạch chiến lược, các căn cứ xây dựng kế hoạch phù hợp với điều kiện năm kế hoạch do cấp quản lý trực tiếp của đơn vị lập lên. Kế hoạch này mang tính cục bộ, phạm vi nhỏ, thường cứng nhắc, ít linh hoạt . Ba loại kế hoạch trên có quan hệ hữu cơ với nhau .Trong đó, kế hoạch dài hạn giữ vai trò trung tâm , chỉ đạo trong hệ thống kế hoạch của tổ chức, là cơ sở để xây dựng kế hoạch trung hạn và kế hoạch hằng năm. Kế hoạch ngắn hạn: Kế hoạch hàng năm Phân công nhiệm vụ Kế hoạch trung hạn: Kế hoạch 5 năm Chương trình, dự án quốc gia Kế hoạch dài hạn: Chiến lược phát triển KTXH Quy hoạch tổng thể 1 năm 5 năm 0 Thời gian Phân loại kế hoạch theo thời gian c. Phân loại theo cấp quản lý Tùy thuộc vào tầm quan trọng của kế hoạch mà nó được xây dựng và thông qua bởi một cấp quản lý nhất định. Thông thường kế hoạch càng quan trọng thì càng cần phải được đưa ra bởi cấp quản lý cao hơn. Có những kế hoạch ngắn hạn nhưng có phạm vi tác động lớn cũng cần được đưa ra bởi cấp quản lý cao. Sơ đồ dưới đây thể hiện phân cấp kế hoạch tại tổ chức là Nhà nước. Việc phân cấp quản lý của kế hoạch cho phép xác định một cách rõ ràng đường lối và trách nhiệm của các cơ quan lập kế hoạch. Theo đó, kế hoạch của cấp dưới cần phải tuân thủ theo định hướng của cấp trên. Kế hoạch cấp cao thường bao quát và linh hoạt, mang tính nguyên tắc. Còn kế hoạch cấp thấp thường cụ thể và ít cần sự thay đổi hơn. Chiến lược phát triển, quy hoạch tổng thể, ngân sách quốc gia hàng năm Chiến lược phát triển ngành, kế hoạch hàng năm, kế hoạch phát triển KTXH tỉnh, dự án quốc gia Chương trình, dự án, kế hoạch hàng năm, ngân sách hàng năm Quốc hội, Chính phủ Bộ, cơ quan ngang Bộ, Tỉnh Vụ, cục, cơ quan dưới Bộ, huyện, sở ban ngành địa phương, xã phường… Phương hướng nhiệm vụ hàng năm, nội quy tổ chức… Các đơn vị nhỏ hơn: chi cục, phòng, ban, cá nhân.. Phân loại kế hoạch theo cấp quản lý d. Công tác lập kế hoạch hàng năm Lập kế hoạch hàng năm là một trong những nội dung của công tác lập kế hoạch. Kế hoạch hàng năm là một loại kế hoạch ngắn hạn, không mang tính chiến lược. Tuy nhiên, kế hoạch hàng năm là một phần tất yếu không thể thiếu nhằm làm cụ thể hóa nội dung của kế hoạch chiến lược, kế hoạch trung và dài hạn. Từ đó giúp tổ chức thấy được các mục tiêu trước mắt và định hướng các hoạt động cụ thể hơn nhằm đạt được mục tiêu đó. Kế hoạch hàng năm đảm bảo cho sự sẵn sàng ứng phó với môi trường của tổ chức. Bởi tương lai càng xa thì kết quả càng kém chắc chắn, kế hoạch hàng năm giúp cho việc kiểm tra cũng trở nên dễ dàng hơn và nhanh chóng nhận ra những sai sót của tổ chức nhằm điều chỉnh tổ chức đi đúng hướng. Đối với tổ chức là cơ quan nhà nước, kế hoạch hàng năm ngoài mục đích đánh giá kết quả của chương trình, dự án, kế hoạch được giao mà còn nhằm phân tích hiệu quả của các phương án, tìm ra những tồn tại, vướng mắc, phản ánh kịp thời tình hình thực tế ở cơ sở để có thể rút kinh nghiệm, thay đổi để nâng cao hiệu quả hoạt động trong năm tới. II. Quy trình lập kế hoạch Lập kế hoạch là một nhiệm vụ, công tác mang tính khoa học và chặt chẽ cao. Vì vậy, công tác lập kế hoạch cũng đòi hỏi một quy trình lập kế hoạch thống nhất. Quy trình lập kế hoạch thông thường gồm có các bước: 2.1. Xác định thực trạng: là điểm bắt đầu của quá trình lập kế hoạch. Nội dung cơ bản là hiểu biết môi trường bên trong và bên ngoài của tổ chức. Các yếu tố bên trong tổ chức bao gồm như: nguồn lực, cơ cấu, chính sách, văn hóa... Các yếu tố bên ngoài của tổ chức bao gồm: xu thế trong nước và quốc tế, tiến bộ của khoa học và công nghệ... Nắm được thực trạng của tổ chức là cơ sở tối quan trọng để công tác lập kế hoạch đảm bảo cơ sở thực tiễn, phù hợp với năng lực của đơn vị và biến động của môi trường. 2.2. Thiết lập các mục tiêu, chỉ tiêu: là xác định rõ thời hạn thực hiện và lượng hóa mục tiêu đến mức cao nhất có thể. Mục tiêu tổ chức bao gồm mục tiêu định tính vào mục tiêu định lượng. Các mục tiêu cần được tổ chức, phân nhóm, ưu tiên thứ tự thực hiện. Quan trọng nhất là các mục tiêu cần thật rõ ràng, có thể đo lường được và mang tính khả thi. Ngoài ra cần xác định rõ trách nhiệm trong việc thực hiện mục tiêu và thời hạn cần phải hoàn thành. 2.3. Đánh giá tính khả thi của mục tiêu: đây là bước rà soát lại hệ thống mục tiêu, chỉ tiêu mà tổ chức đã đặt ra. Trong bước này, cần vận dụng những kết quả của bước một “Xác định thực trạng” nhằm lựa chọn ra hệ thống mục tiêu có hiệu quả nhất dựa trên đánh giá ban đầu về tổ chức và môi trường. Một mục tiêu có khả thi là mục tiêu đảm bảo được khả năng thực hiện của tổ chức, tuy vậy, vẫn phải mang tính thách thức để mang lại động lực cho tổ chức. 2.4. Phác thảo kế hoạch hoạt động: là việc tìm ra và nghiên cứu các phương án hành động để lựa chọn. Sau khi đã có được hệ thống mục tiêu của tổ chức, cần lên kế hoạch cụ thể các hoạt động cần phải được tiến hành nhằm đạt được mục tiêu. Trong giai đoạn này, có thể có nhiều phương án được đưa ra cùng nhằm đến mục tiêu đã có. Chính vì vậy, cần giảm bớt các phương án lựa chọn, chỉ những phương án có triển vọng nhất được đưa ra phân tích. Khi đánh giá các phương án cần dựa trên các tiêu chuẩn phù hợp với các mục tiêu và trung thành cao nhất với các tiền đề đã xác định. Sau khi đã có phương án để đạt được mục tiêu, cần lên kế hoạch cụ thể về thời gian và không gian của các hoạt động, dự trù các nguồn lực và lên kế hoạch cho sự phối hợp. 2.5. Xác định nguồn tài chính: tất cả các hành động chính sách đều cần có nguồn tài chính nhất định để thực thi. Đối với tổ chức là nhà nước, nguồn tài chính phong phú đa dạng như: ngân sách nhà nước, ngân sách địa phương, vốn vay nước ngoài, vốn vay từ các tổ chức tài chính hoặc huy động nguồn vốn của nhân dân. Xác định nguồn tài chính cho kế hoạch là một bước quan trọng đảm bảo kế hoạch được thực hiện một cách thông suốt. 2.6. Xác định các chỉ số giám sát: các chỉ số giám sát cần được thiết lập ngay từ khâu lập kế hoạch để đảm bảo cho hành động của tổ chức phù hợp với khuôn khổ pháp luật và mang tính hiệu quả. Các chỉ số giám sát cho phép người thực hiện kế hoạch nhận ra khi nào kế hoạch đi không đúng hướng để có những điều chỉnh phù hợp. 2.7. Trình bày kế hoạch: là thông báo kế hoạch cho các bộ phận của tổ chức, cấp trên và cấp dưới. Từ đó các bộ phận của tổ chức tiến hành thực hiện kế hoạch, bắt đầu bằng việc xây dựng các kế hoạch hoạt động chi tiết cho từng nội dung của kế hoạch. Lập kế hoạch hàng năm mang những đặc điểm của lập kế hoạch tác nghiệp, với thời gian ngắn và tính chiến lược không cao. Chủ yếu của công tác lập kế hoạch tác nghiệp là đưa ra các mục tiêu hành động cụ thể nhằm đảm bảo cho tổ chức hoạt động một cách liên tục. Quy trình lập kế hoạch tác nghiệp có thể được thể hiện như bảng dưới đây. `Các dự đoán, dự báo Thông tin (báo cáo kỳ trước, phản hồi khách hàng, nghiên cứu môi trường) Chuẩn bị nguồn lực (nhân lực, ngân sách, thiết bị) Kế hoạch, mục tiêu chi tiết về: Chuyên môn Tài chính Nhân lực Quá trình hoạt động Chế độ kiểm tra kiểm soát, hệ thống thông tin báo cáo Kết quả hoạt động Thông tin về hiệu quả hoạt động, mức độ hoàn thành kế hoạch Quy trình lập kế hoạch tác nghiệp III. Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình lập kế hoạch hàng năm 3.1. Hệ thống mục tiêu, chiến lược của tổ chức Một trong những yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến việc xây dựng kế hoạch hàng năm đó là hệ thống chiến lược, kế hoạch dài hạn và trung hạn của tổ chức. Kế hoạch hàng năm phải đảm bảo được yếu tố phù hợp, nhất quán với các kế hoạch, chiến lược ở cấp cao hơn. Bởi vì kế hoạch hàng năm là sự chi tiết hóa của các kế hoạch cấp cao, vì vậy kế hoạch hàng năm cần đưa ra các mục tiêu, hành động cụ thể, chi tiết nhất có thể đạt được nhằm xác định đảm bảo tổ chức đi đúng hướng. Sự chi tiết này cũng giúp cho công tác báo cáo, kiểm tra và điều chỉnh được thuận lợi. 3.2. Sự hạn chế của các nguồn lực Nguồn lực ở đây không chỉ là nguồn lực về tài chính mà còn là tất cả các nguồn lực mà tổ chức có khả năng huy động để thực hiện mục tiêu: vốn, kỹ thuật, công nghệ, kinh nghiệm, văn hóa… Việc tổ chức và phối hợp nguồn lực một cách hiệu quả sao cho phát huy được tối đa tiềm năng của tổ chức là một thách thức của nhà quản lý. Trong ngắn hạn,nguồn lực của tổ chức thay đổi ít. Chính vì vậy mà trong kế hoạch hàng năm chúng ta có thể nắm được tương đối rõ ràng nguồn lực của tổ chức. Điều này giúp cho việc lập kế hoạch trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên việc nguồn lực bị hạn chế cũng làm cho các hành động của tổ chức bị hạn chế trong khuôn khổ. Chính vì vậy đòi