Đề tài Tìm hiểu về công tác quản lý văn bản tại ủy ban nhân dân quận Thanh Xuân

Văn bản là một phương tiện ghi lại, truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định. Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhà nước nói chung và các cơ quan hành chính nhà nước nói riêng, văn bản vừa được coi là một trong những sản phẩm của quá trình quản lý, đồng thời văn bản cũng được nhìn nhận như một phương tiện hữu hiệu, phục vụ đắc lực và có hiệu quả cho hoạt động quản lý. Hoạt động quản lý hành chính nhà nước là hoạt động mang tính chất thường xuyên, liên tục; thực hiện chức năng quản lý trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Do đó, trong suốt quá trình quản lý, từ việc chỉ đạo, điều hành đến tổ chức, thi hành và tổng kết thực hiện đều gắn liền với các văn bản. Quản lý là một quá trình và văn bản từ khi được ban hành cũng được tổ chức và đi theo một lộ trình thích hợp, góp phần tham gia và hỗ trợ vào việc duy trì, triển khai thực hiện các hoạt động của cơ quan HCNN. Vấn đề đặt ra là cần có nhận thức sâu sắc về vai trò, chức năng của văn bản, thực hiện sự quản lý chặt chẽ đối với sản phẩm, phương tiện này. Thực tế cho thấy trong hoạt động của các cơ quan HCNN, công tác quản lý văn bản nếu được tổ chức, thực hiện một cách hợp lý, nghiêm túc và khoa học sẽ góp phần: - Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, phục vụ cho mục đích, nhu cầu giải quyết công việc. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan khi cần thiết. - Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết, xử lý nhanh chóng các vấn đề (trên cơ sở các văn bản, tài liệu đã được kiểm tra, tập hợp ). Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra, giám sát công việc một cách có hệ thống, theo đó sẽ góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý. - Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng quan trọng, những thông tin bí mật về hoạt động của cơ quan. Đồng thời công tác quản lý văn bản cũng là cơ sở để tổng hợp tình hình văn bản của cơ quan, tổ chức. Xuất phát từ những lẽ trên có thể thấy được sự cần thiết của công tác quản lý văn bản trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước. Trong tiến trình đẩy mạnh cải cách nền hành chính quốc gia, thiết lập hệ thống các mục tiêu, tiêu chí và các nhiệm vụ tối ưu nhằm đưa nền hành chính nhà nước từng bước hiện đại; đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả của bộ máy quản lý; cải cách thể chế theo hướng phù hợp; xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có đủ phẩm chất đạo đức và năng lực chuyên môn để đáp ứng nhu cầu công việc và nâng cao chất lượng phục vụ của mình. Để tổ chức và thực hiện các vấn đề nêu trên sẽ có sự tham gia và hỗ trợ rất lớn của hệ thống các văn bản, đặc biệt là văn bản quản lý. Do đó, làm tốt công tác quản lý văn bản cũng là tiền đề để đảm bảo cho hoạt động quản lý diễn ra thông suốt; đảm bảo hiệu lực, hiệu quả quản lý hành chính nhà nước trong giai đoạn đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Yêu cầu đặt ra đối với mỗi cơ quan cũng như đội ngũ cán bộ công chức là cần có nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác quản lý văn bản, từ đó nhằm đề ra những cách thức, biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác này thực sự đi vào nề nếp và được đảm bảo thực hiện có chất lượng và hiệu quả.

doc40 trang | Chia sẻ: ngtr9097 | Lượt xem: 2460 | Lượt tải: 27download
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Đề tài Tìm hiểu về công tác quản lý văn bản tại ủy ban nhân dân quận Thanh Xuân, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
LỜI NÓI ĐẦU Văn bản là một phương tiện ghi lại, truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định. Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhà nước nói chung và các cơ quan hành chính nhà nước nói riêng, văn bản vừa được coi là một trong những sản phẩm của quá trình quản lý, đồng thời văn bản cũng được nhìn nhận như một phương tiện hữu hiệu, phục vụ đắc lực và có hiệu quả cho hoạt động quản lý. Hoạt động quản lý hành chính nhà nước là hoạt động mang tính chất thường xuyên, liên tục; thực hiện chức năng quản lý trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Do đó, trong suốt quá trình quản lý, từ việc chỉ đạo, điều hành đến tổ chức, thi hành và tổng kết thực hiện đều gắn liền với các văn bản. Quản lý là một quá trình và văn bản từ khi được ban hành cũng được tổ chức và đi theo một lộ trình thích hợp, góp phần tham gia và hỗ trợ vào việc duy trì, triển khai thực hiện các hoạt động của cơ quan HCNN. Vấn đề đặt ra là cần có nhận thức sâu sắc về vai trò, chức năng của văn bản, thực hiện sự quản lý chặt chẽ đối với sản phẩm, phương tiện này. Thực tế cho thấy trong hoạt động của các cơ quan HCNN, công tác quản lý văn bản nếu được tổ chức, thực hiện một cách hợp lý, nghiêm túc và khoa học sẽ góp phần: - Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, phục vụ cho mục đích, nhu cầu giải quyết công việc. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan khi cần thiết. - Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết, xử lý nhanh chóng các vấn đề (trên cơ sở các văn bản, tài liệu đã được kiểm tra, tập hợp…). Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra, giám sát công việc một cách có hệ thống, theo đó sẽ góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý. - Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng quan trọng, những thông tin bí mật về hoạt động của cơ quan. Đồng thời công tác quản lý văn bản cũng là cơ sở để tổng hợp tình hình văn bản của cơ quan, tổ chức. Xuất phát từ những lẽ trên có thể thấy được sự cần thiết của công tác quản lý văn bản trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước. Trong tiến trình đẩy mạnh cải cách nền hành chính quốc gia, thiết lập hệ thống các mục tiêu, tiêu chí và các nhiệm vụ tối ưu nhằm đưa nền hành chính nhà nước từng bước hiện đại; đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả của bộ máy quản lý; cải cách thể chế theo hướng phù hợp; xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có đủ phẩm chất đạo đức và năng lực chuyên môn để đáp ứng nhu cầu công việc và nâng cao chất lượng phục vụ của mình. Để tổ chức và thực hiện các vấn đề nêu trên sẽ có sự tham gia và hỗ trợ rất lớn của hệ thống các văn bản, đặc biệt là văn bản quản lý. Do đó, làm tốt công tác quản lý văn bản cũng là tiền đề để đảm bảo cho hoạt động quản lý diễn ra thông suốt; đảm bảo hiệu lực, hiệu quả quản lý hành chính nhà nước trong giai đoạn đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Yêu cầu đặt ra đối với mỗi cơ quan cũng như đội ngũ cán bộ công chức là cần có nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác quản lý văn bản, từ đó nhằm đề ra những cách thức, biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác này thực sự đi vào nề nếp và được đảm bảo thực hiện có chất lượng và hiệu quả. CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN THANH XUÂN VÀ VĂN PHÒNG ỦY BAN Quận Thanh Xuân nằm ở cửa ngõ phía Tây Nam nội thành Hà Nội, quận được hình thành trong quá trình đô thị hóa và phát triển của thủ đô. Quận được thành lập theo Nghị định số 74/CP, ngày 22/11/1996 của Chính phủ. I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND QUẬN THANH XUÂN 1. Chức năng, nhiệm vụ của UBND quận Căn cứ theo sơ đồ hệ thống bộ máy quản lý hành chính nhà nước thì UBND quận Thanh Xuân là cơ quan hành chính nhà nước cấp huyện. Theo đó, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Thanh Xuân được quy định tại Luật tổ chức HĐND và UBND do Quốc hội ban hành năm 2003 và được cụ thể tại quyết định số 1056/2006/QĐ-UBND của UBND quận Thanh Xuân về việc ban hành quy chế làm việc của UBND quận Thanh Xuân. 2. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Cơ cấu tổ chức của UBND quận Thanh Xuân hiện nay bao gồm: - Tổ chức bộ máy lãnh đạo gồm 9 thành viên: 01 Chủ tịch, 04 Phó Chủ tịch và 4 ủy viên - Hoạt động của UBND được tổ chức phân giao cho 12 phòng chức năng: + Văn phòng + Phòng Tư pháp + Phòng Nội vụ + Phòng Thanh Tra + Phòng Tài Chính – Kế hoạch + Phòng Giáo dục + Phòng Xây dựng – Đô thị + Phòng Dân số KH hóa GĐ + Phòng Tài nguyên – Môi trường + Phòng Lao động- TB - XH + Phòng Văn hóa – Thông tin + Phòng y tế (Sơ đồ thể hiện cơ cấu tổ chức của UBND quận Thanh Xuân tại Phụ lục số I kèm theo). II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND QUẬN THANH XUÂN 1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn Phòng HĐND-UBND quận Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng được thực hiện theo quy định tại Điều 6, Quyết định 92/2001/QĐ-UB ngày 23/10/2001 của UBND thành phố quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ các phòng ban chuyên môn thuộc quận, huyện và tại Quyết định số 61/2006/QĐ-UBND ngày 30/06/2006 của Văn phòng HĐND - UBND về việc ban hành Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND - UBND quận Thanh Xuân. Theo đó, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng được tóm lược và cụ thể hóa trên các lĩnh vực: tham mưu tổng hợp, hành chính tổ chức và quản trị, tài vụ. 2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cơ cấu tổ chức của Văn phòng hiện nay như sau: - 01 Chánh Văn phòng - 03 Phó chánh Văn phòng :01 PVP nội chính, 01 PVP Quản trị hậu cần, 01 PVP phụ trách tiếp dân, hành chính và tổng hợp. - 04 Tổ, bộ phận trực thuộc Văn phòng bao gồm: + Tổ tổng hợp, thi đua khen thưởng, văn thư – lưu trữ + Tổ công nghệ thông tin, kỹ thuật máy, tài vụ + Tổ tiếp dân và cải cách hành chính + Tổ lái xe, bảo vệ, phục vụ CHƯƠNG II TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND QUẬN THANH XUÂN Công tác quản lý văn bản được quy định cụ thể tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Công văn số 425/VTLTNN-NVTW, ngày 18/07/2005 của Cục văn thư lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi – đến, Nghị định số 111/2004 về công tác lưu trữ. Theo đó, những nội dung cơ bản trong công tác quản lý văn bản bao gồm: - Quản lý văn bản đi - Quản lý văn bản đến - Lưu trữ và bảo quản văn bản, tài liệu. I. KHÁI QUÁT MỘT SỐ VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND QUẬN THANH XUÂN 1. Sự chỉ đạo của UBND quận Thanh Xuân đối với công tác quản lý văn bản Tại UBND quận Thanh Xuân, công tác quản lý văn bản đã nhận được sự quan tâm, chỉ đạo sâu sắc từ phía lãnh đạo UBND quận cũng như lãnh đạo khối Văn phòng quận. Thể hiện như sau: - Công văn số 181/UB-VP, ngày 28/03/2001 về hướng dẫn thực hiện công tác văn thư – lưu trữ quận. - Nội quy số 25/VP, ngày 15/07/2001 của Văn phòng HĐND - UBND quận về việc quản lý, nghiên cứu, khai thác tài liệu lưu trữ của quận Thanh Xuân. - Công văn số 164/VP, ngày 09/04/2004 về việc thu nộp tài liệu lưu trữ. - Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND - UBND quận ban hành kèm theo Quyết định số 61/QĐ-UBND ngày 23/06/2006 của Văn phòng HĐND - UBND quận cũng có những quy định rõ về trách nhiệm của cán bộ văn thư – lưu trữ về công tác quản lý văn thư – lưu trữ và chế độ lưu trữ hàng năm. Có thể nói, cùng với các quy định pháp luật hiện hành, thì đây chính là cơ sở pháp lý quan trọng có tính định hướng, hỗ trợ và đồng thời cũng là những yêu cầu nhất thiết cần phải đảm bảo thực hiện góp phần làm cho công tác văn thư – lưu trữ, khâu quản lý văn bản đạt hiệu quả cũng như chất lương tốt nhất, đáp ứng yêu cầu của UBND trong quá trình thực hiện giải quyết công việc. 2. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác quản lý văn bản Trụ sở làm việc của UBND quận Thanh Xuân được xây dựng từ năm 1996 với quy mô nhà 5 tầng, diện tích tương đối rộng (trên 7000 m2). Việc bố trí mặt bằng làm việc của quận đã có sự nghiên cứu, tính toán đến sự thuận tiện và tính hiệu quả trong quá trình hoạt động, giải quyết các công việc của UBND quận. Ví dụ: đối với những bộ phận phải giao tiếp thường xuyên với bên ngoài hoặc trong nội bộ cơ quan (Phòng Chánh Văn phòng, các Phó chánh Văn phòng, Bộ phận tiếp dân và cải các thủ tục hành chính,…) đếu được bố trí ở gần cổng, gần cầu thang và ở tầng 1, tầng 2. Các bộ phận chuyên môn hầu hết được bố trí ở các tầng trên (phòng Quản lý đô thị, Tài chính- kế hoạch…). Phòng Văn thư là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong công tác quản lý văn bản đi – văn bản đến của UBND quận. Phòng được bố trí ở tầng 2, ngay lối đi vào UBND quận nên rất thuận lợi cho việc tiếp nhận ,tổ chức giải quyết các văn bản theo nghiệp vụ và phục vụ yêu cầu của các phòng, ban, đơn vị trực thuộc quận khi có yêu cầu. Qua thực tế làm việc tại phòng có thể thấy đây là nơi diễn ra rất nhiều các hoạt động, có sự tham gia của nhiều phòng, ban đơn vị khác nhau trực thuộc quận. Trong khi đó, phòng văn thư UBND quận Thanh Xuân lại được thiết kế với một diện tích khá khiêm tốn. Vì vậy, trong rất nhiều trường hợp như cần tiếp nhận văn bản hay xin dấu, nộp tài liệu… mà có nhiều phòng, ban, cá nhân có nhu cầu cần đáp ứng thì tình trạng phải chờ đợi lâu thường xuyên xảy ra, hơn nữa còn tạo nên bầu không khí ngột ngạt khi với diện tích đó cán bộ văn thư vừa phải sắp xếp chỗ làm việc, vừa phải thiết kế sắp đặt các thiết bị phục vụ công tác của mình…ví dụ như các tủ đựng tài liệu lưu trữ hiện hành nhỏ trong khi số lượng các văn bản tài liệu cần lưu trữ lại rất lớn nên dẫn đến hiện tượng các cặp hồ sơ bị sắp xếp chồng chéo lên nhau. Kho lưu trữ quận trước đây được bố trí ở tầng 2, sau khi có kế hoạch sắp xếp lại các phòng ban, đơn vị trong quận thì kho lưu trữ hiện nay được di chuyển lên tầng 5 với số lượng là 4 phòng lưu trữ, diện tích 16m2/ phòng. Nhìn chung kho lưu trữ được nằm tách biệt với các phòng, ban đơn vị nên đã góp phần đảm bảo sự an toàn của tài liệu lưu trữ, cũng như tạo được không gian yên tĩnh cho các cán bộ, công chức quận khi có nhu cầu khai thác, tìm đọc tài liệu. Hiện nay hầu hết các phòng đều được trang bị các trang thiết bị, phương tiện cần thiết để phục vụ hoạt động của mình. Đối với phòng Văn thư, các trang thiết bị hiện nay bao gồm: - 01 máy vi tính có nối mạng - 01 máy in - 01 tủ lưu hồ sơ - 01 máy điều hòa nhiệt độ, 01 quạt cây và 01 quạt gió - 03 bàn làm việc - Các văn phòng phẩm phục vụ công tác: cặp đựng tài liệu, giấy, bút,… Nhìn chung các trang thiết bị đã phục vụ và hỗ trợ khá tốt cho hoạt động của phòng. Tuy nhiên điểm hạn chế cần nhấn mạnh ở đây là tính đồng bộ cũng như chất lượng của các trang thiết bị chưa thực sự được đảm bảo và đáp ứng nhu cầu. Cụ thể như: - Tình trạng nghẽn mạng nội bộ vẫn xảy ra thường xuyên. - Việc tiếp nhận văn bản đến qua Mail văn thư của UBND thành phố Hà Nội thường xuyên xảy ra sự cố gây tắc nghẽn. Các văn bản lẽ ra phải được UBND quận cập nhật trong ngày nhưng cán bộ văn thư lại phải chờ đợi đến khi mạng được thông mới lấy được văn bản xuống hoặc phải chờ chuyển phát văn bản qua đường bưu điện. Điều này đã làm ảnh hưởng đến tiến trình xử lý, giải quyết văn bản. Theo sự phản ánh của cán bộ Văn thư thì có rất nhiều trường hợp văn bản khi được tiếp nhận thì đã quá thời hạn yêu cầu quy định tại văn bản đó. - Phòng chưa được trang bị máy Fax nên khi có nhu cầu liên lạc, liên hệ với bên ngoài thì phương tiện chủ yếu được sử dụng là điện thoại. Do đó vừa ảnh hưởng đến hiệu suất công việc, vừa gây lãng phí về thời gian và chi phí. - Diện tích phòng khá hẹp nên chỉ bố trí được 01 tủ lưu hồ sơ. Trong khi đó cần lưu giữ khối lượng rất lớn các văn bản của năm 2009 và 2010 với nhiều tên loại khác nhau. Mặc dù các tủ đã được đánh số ngăn và ghi rõ tên loại văn bản ở ngoài nhưng vì lý do trên nên trong các ngăn tủ, các cặp hồ sơ được sắp xếp chồng chéo lên nhau, điều này sẽ gây khó khăn cũng như tốn kém về thời gian khi có nhu cầu tìm kiếm tài liệu. 3. Đội ngũ cán bộ, công chức chịu trách nhiệm chính trong thực hiện nghiệp vụ quản lý văn bản Hiện nay, Văn phòng HĐND - UBND quận Thanh Xuân có 50 người, bao gồm cán bộ, công chức và nhân viên. Trong đó có 30 người là biên chế còn lại là nhân viên hợp đồng; trong tổng số biên chế chỉ có 02 người có trình độ Trung cấp còn lại đều có trình độ Cao đẳng, đại học và trên đại học. Đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư – lưu trữ là những người chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện nghiệp vụ quản lý văn bản. Hiện nay đội ngũ này được biên chế với số lượng là 02 người, trong đó có 01 cán bộ văn thư chuyên trách (tốt nghiệp Khoa lưu trữ và quản trị văn phòng của trường Đại học Khoa học xã hội ) thực hiện việc đóng dấu, đăng ký các văn bản đi – đến của UBND quận; 01 cán bộ văn thư kiêm lưu trữ (là cử nhân Du lịch và Ngoại ngữ, có chứng chỉ về nghiệp vụ lưu trữ) có trách nhiệm tiếp nhận, phân loại văn bản, chuyển giao văn bản, phân phối báo chí cho các lãnh đạo quận và lãnh đạo Văn phòng. Thông qua tìm hiểu và trò chuyện với cán bộ phòng văn thư cho thấy mức độ hài lòng của họ đối với công việc đều chưa cao. Theo phản ánh của cán bộ văn thư chuyên trách tại phòng thì khối lượng văn bản đến, văn bản phát hành của UBND quận là rất lớn, đặc biệt là vào các đợt cuối quý, năm. Công việc bận rộn trong khi đó chỉ với 01 máy tính và 01 cán bộ chuyên trách không thể vừa xử lý công việc vừa hoàn thành việc cập nhật các văn bản vào Chương trình phần mềm quản lý công văn – hồ sơ công vụ như yêu cầu. Vì vậy, cán bộ văn thư phải tranh thủ thời gian ngoài giờ hoặc ngày thứ 7 đề hoàn thành công việc được giao. Áp lực công việc lớn nhưng các chế độ phụ cấp, hỗ trợ về vật chất cho cán bộ chưa được chú trọng. Đây là một trong những nguyên nhân làm nảy sinh ở họ tâm lý chán nản, mệt mỏi, thiếu động lực để làm việc. 4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản là việc áp dụng các công cụ tin học để xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý, giải quyết và tra tìm thông tin trong các văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác, nâng cao năng suất và hiệu quả công tác trong cơ quan tổ chức, tạo môi trường thuận lợi để trao đổi thông tin nội bộ cũng như với bên ngoài. Tại UBND quận Thanh Xuân vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin đã được quan tâm và triển khai từ rất sớm. Thể hiện: - Các phòng ban được bố trí lắp đặt máy vi tính có nối mạng phục vụ thực hiện các nghiệp vụ và tra cứu thông tin. - Thiết kế và lắp đặt hệ thống mạng LAN, đảm bảo sự kết nối giữa các phòng ban, đơn vị trực thuộc quận. - Chương trình quản lý công văn – hồ sơ công vụ V1.5 được áp dụng theo quyết định của UBND thành phố từ ngày 01/1/2004. Với sự hỗ trợ của Chương trình phần mềm này đã góp phần tạo ra những chuyển biến căn bản trong việc đăng ký, quản lý văn bản đi – đến tại UBND quận. Nếu như trước đây việc đăng ký văn bản được cán bộ văn thư sử dụng bằng sổ, vừa tốn kém thời gian lại khó khăn trong vấn đề bảo quản sổ. Từ khi có Chương trình quản lý này, việc đăng ký văn bản được thực hiện nhanh chóng và thuận tiện; số của các văn bản sẽ được cập nhật và hiển thị trực tiếp trên màn hình hệ thống giúp cho nhân viên văn thư dễ dàng theo dõi, kiểm tra hay tìm kiếm văn bản khi cần thiết. 5. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại UBND quận Việc áp dụng ISO trong quản lý hành chính nhà nước có tác dụng quan trọng trong việc minh bạch quá trình xử lý công việc, đòi hỏi kỹ năng làm việc mới ở cán bộ, công chức khi phải làm việc đúng theo quy trình, tiến độ đồng thời thể hiện được trách nhiệm của cá nhân trong giải quyết công việc. Với mục tiêu hướng mạnh vào yếu tố chất lượng của quá trình quản lý, chất lượng phục vụ, UBND quận Thanh Xuân đã nghiên cứu và từng bước ứng dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2000 và hiện nay được thay thế bởi tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Đầu năm 2010, UBND quận đã được cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 về thực hiện chức năng quản lý nhà nước về giải quyết thủ tục hành chính trên địa bàn quận. Sổ tay chất lượng của UBND quận đã được xây dựng nhằm xác định phạm vi hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình cải cách một cửa, mô tả các quá trình hoạt trong hệ thống, đồng thời viện dẫn các quy trình hoặc tài liệu áp dụng trong hệ thống để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình cải cách một cửa của UBND phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được quy định và phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Phạm vi áp dụng của sổ tay chất lượng bao gồm giải quyết các thủ tục hành chính; tiếp dân và công tác quản lý văn phòng (gồm văn thư – lưu trữ và tin học). Liên quan đến công tác quản lý văn bản có các quy trình: quy trình kiểm soát tài liệu (Mã số QT-42-01), quy trình kiểm soát hồ sơ (MS QT-42-02), quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi – đến (MS QT- 42-03). Đây chính là cơ sở để thực hiện cũng như kiểm soát quá trình quản lý văn bản, đảm bảo công tác này thực sự đi vào nề nếp, có chất lượng hiệu quả và phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý tại UBND. II. THỰC TẾ THỰC HIỆN QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND QUẬN THANH XUÂN 1. Quản lý văn bản đi Trong quá trình điều hành và giải quyết công việc tại UBND quận Thanh Xuân đã phát sinh một khối lượng rất lớn các văn bản do UBND cũng như các phòng ban, đơn vị trực thuộc ban hành. Bảng thống kê số lượng văn bản phát hành tại UBND quận theo từng loại văn bản: TÊN LOẠI VĂN BẢN NĂM TỔNG 2007 2008 2009 Công văn 1.149 1.270 1.721 4.240 Chỉ thị 3 2 2 7 Quyết định 3.250 2.959 3.778 9.987 Thông báo 518 445 549 1.512 Báo cáo 135 170 146 451 Tờ trình 66 35 63 164 Kế hoạch 89 86 127 302 Giấy phép XD 732 835 1.439 3.006 Khác 1 0 0 1 ( Nguồn: Báo cáo văn bản phát hành – phần mềm quản lý văn bản đi – đến của văn thư UBND quận Thanh Xuân) Nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý trong giai đoạn mới nên theo thống kê cho thấy số lượng các loại văn bản do UBND quận phát hành năm sau thường cao hơn năm trước (năm 2007 là 2946 văn bản đến năm 2009 là 7825 văn bản, tăng 1,3 lần so với năm 2007) . Trong số các văn bản được ban hành (2009) thì Quyết định là văn bản chiếm tỷ lệ cao nhất 3778 văn bản (chiếm 48,3%), Công văn là 1721 văn bản (chiếm 21,9%),… Giấy phép xây dựng là 1439 văn bản (chiếm 18,4%) , từ 2007-2009 số lượng Giấy phép Xây dựng tăng gấp đôi, điều này đã phần nào nói lên được sự chuyển biến mạnh mẽ về kết cấu hạ tầng đô thị cũng như tốc độ đô thị hóa trên địa bàn quận. Trên cơ sở sổ tay chất lượng của UBND quận và thực tế quan sát, quy trình quản lý văn bản đi tại UBND quận Thanh Xuân, có thể khái quát thành lưu đồ như sau: STT TRÁCH NHIỆM TRÌNH TỰ CÔNG VIỆC T.LIỀU/B.MẪU 1. Thủ trưởng phòng, ban, đơn vị phân công soạn thảo vb 2. Cán bộ được phân công Soạn thảo và hình thành bản thảo vb 3. Thủ truởng phòng, ban, đơn vị Kiểm tra nội dung, tính pháp lý và ký nháy vb Chuyển lại cho trưởng đ.vị 4. Chuyên viên VP Kiểm tra ndung, thể thức văn bản và trình lđạo vp Kiểm tra, ký nháy 5. Chánh VP Kiểm tra, phê duyệt Phiếu xử lý văn bản đi 6. Lãnh đạo UBND quận 7. Văn thư Kiểm tra thể thức, chữ ký của người có thẩm quyền và đký văn bản đi Chương trình phần mềm QL văn bản V 1.5 8. Văn thư / cán bộ được phân công Gửi văn bản đi Sổ bàn giao công văn 9. Văn thư Lưu hồ sơ Qua quan sát và trao đổi với cán bộ phòng văn thư có thể đánh giá công tác quản lý đối với các văn bản đi đều trải qua đầy đủ các bước trong quy trình. Tuy nhiên, việc tuân thủ theo đúng các yêu cầu được quy định trong từng bước còn nhiều điểm hạn chế. Đây chính là lý do làm cho rất nhiều các văn bản của UBND quận khi được ban hành có sự yếu kém cả về hình thức và nội dung. * Soạn thảo văn bản là bước khởi đầu của quy trình đồng thời có vai trò quan trọng, hỗ trợ rất lớn cho các bước về sau. Theo quy định của UBND quận thì văn bản của đơn vị chuyên môn nào sẽ do đơn vị chuyên môn đó chịu trách nhiệm soạn thảo và trình ký văn bản. Việc phân công soạn thảo sẽ được
Luận văn liên quan