Đề tài Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ ở Văn phòng Uỷ ban dân tộc

Đề tài: Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ ở Văn phòng Uỷ ban dân tộc. LỜI MỞ ĐẦU Lý do chọn đề tài Trong thời gian thực tập (từ 2/3/2009 đến 3/5/2009) ở UBDT được tiếp xúc với công việc như một công chức em đã có điều kiện để tìm hiểu hoạt động của UBDT, với sự hướng dẫn của các thầy, cô cùng với sự nghiên cứu và thu thập tài liệu em đã quyết định chọn đề tài: “Tìm hiểu về công tác văn thư lưu trữ ở văn phòng Uỷ ban dân tộc”. Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động quản lý của Nhà nước. Hồ sơ tài liệu ghi lại các hoạt động của cơ quan vì vậy cần phải được giữ gìn để tra cứu và sử dụng khi cần thiết. Mặt khác, công việc của một cơ quan, tổ chức được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu do công văn giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thận hay không, điều đó có tác dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý và lãnh đạo. Mặt khác những thông tin tài liệu chứa đựng những thông tin bí mật về chính trị, quốc phòng, an ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉ chú ý đến góc độ vật lý của tài liệu mà còn phải sử dụng biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp thông tin trong tài liệu và sự phá hoại tài liệu lưu trữ. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của các cơ quan tổ chức. Đó cũng là những lý do để em chọn đề tài này. Mặc dù cố gắng hết sức và được sự giúp đỡ tận tình của cô hướng dẫn song do điều kiện về thời gian, trình độ của người viết còn hạn chế, đề tài nghiên cứu rộng nên bài viết của em không tránh khỏi những hạn chế. Rất mong sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô nhằm cho bài viết của em được hoàn thiện hơn. Thông qua đợt thực tập em xin chân thành cảm ơn văn phòng Uỷ ban dân tộc, phòng tổng hợp cùng các thầy, cô và bè bạn. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 23 tháng04 năm 2009 Sinh viên AnouKeo Phouthakayalath Chương I: Giới thiệu chung về Văn phòng Uỷ ban dân tộc 1. Giới thiệu khái quát về Uỷ ban dân tộc. 1.1. Chức năng, nhiệm vụ Uỷ ban Dân tộc là cơ quan ngang Bộ của chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc trong phạm vi cả nước, quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của Uỷ ban Dân tộc theo quy định của pháp luật. Uỷ ban dân tộc thực hiện các nhiệm vụ quyền hạn quy định tại Nghị định số 178/2007/NĐ – CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây: 1. Trình Chính phủ dự án luật dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự án pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội, dự thảo nghị quyết, nghị định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm của Uỷ ban dân tộc đã được phê duyệt và các dự án, đề án theo sự phân công của Chính phủ, Thủ tướng chính phủ. 2. Trình Thủ tướng Chính phủ chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, dự án, đề án và công tác dân tộc, các dự thảo quyết định, chỉ thị và công tác dân tộc thuộc thẩm quyền chỉ đạo, điều hành của Thủ tướng Chính phủ. 3. Ban hành các quyết định, chỉ thị, thông tư thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Uỷ ban dân tộc hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó. 4. Chủ trì hoặc phối hợp với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các cơ quan, tổ chức liên quan xây dựng chiến lược, chính sách, đề án, dự án, chương trình mục tiêu quốc gia, chương trình hành động, quy hoạch, kế hoạch tổng thể, kế hoạch vùng về phát triển kinh tế - xã hội, củng cố an ninh quốc phòng vùng dân tộc để trình Chính phủ, thủ tướng Chính phủ phê duyệt hoặc ban hành, chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn thực hiện chiến lược, chính sách, đề án, chương trình, quy hoạch, kế hoạch đó. 5. Chủ trì hoặc phối hợp với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các tổ chức chính trị - xã hội sơ kết, tổng kết, đánh giá việc tổ chức thực hiện chủ trương đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước liên quan đến công tác dân tộc, báo cáo Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ định kỳ và đột xuất theo quy định. 6. Chủ trì xây dựng ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành và tổ chức thực hiện các chính sách đặc thù, các chương trình, dự án, đề án phát triển vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn, chính sách đối với đồng bào dân tộc thiểu số sinh sống ở vùng biên giới, vùng sâu, vùng xa, vùng núi cao, vùng đầu nguồn các sông, suối thường xuyên phải chịu ảnh hưởng của thiên tai. 7. Chủ trì xây dựng, ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành tiêu chí xác định thành phần các dân tộc thiểu số, tiêu chí phân định các khu vực vùng dân tộc theo trình độ phát triển, quy định việc xác định lại thành phần dân tộc theo yêu cầu của công dân và theo quy định của pháp luật. 8. Điều tra, nghiên cứu, xây dựng bộ dữ liệu về các dân tộc thiểu số Việt Nam. 9. Chủ trì xây dựng, ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành các chính sách đặc thù đối với cán bộ, công chức trong hệ thống cơ quan làm công tác dân tộc, chính sách thu hút, tăng cường cán bộ, công chức, viên chức công tác tại vùng dân tộc. 10. Phối hợp với các Bộ, cơ quan ngagn Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và cơ quan, tổ chức có liên quan xây dựng, ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành chính sách đào tạo nguồn nhân lực, đào tạo nghề, nâng cao dân trí ở vùng dân tộc, tiêu chí đói, nghèo vùng đồng bào dân tộc, chính sách về bảo tồn và phát huy bản sắc, văn hoá truyền thống của các dân tộc, đảm bảo việc thực hiện quyền dùng tiếng nói, chữ viết của đồng bào các dân tộc. 11. Tham gia ý kiến đối với các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương liên quan đến công tác dân tộc, kiểm tra việc thực hiện chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước liên quan đến công tác dân tộc ở các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc chính phủ và ở các địa phương. 12. Chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra việc tổ chức thực hiện các chương trình, chính sách phát triển kinh tế - xã hội vùng dân tộc, các chính sách đầu tư, hỗ trợ ổn định cuộc sống cho đồng bào dân tộc thiểu số, các chính sách, dự án bảo tồn và phát triển các dân tộc ít người. 13. Chủ trì, phối hợp với Bộ tư pháp, các cơ quan thông tin đại chúng và các địa phương tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Uỷ ban dân tộc cho đồng bào dân tộc thiểu số, vận động đồng bào dân tộc thiểu số thực hiện chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước. 14. Tham gia thẩm định các dự án, đề án, chương trình do các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và cơ quan, tổ chức có liên quan chủ trì xây dựng liên quan đến đồng bào dân tộc thiểu số; tham gia quản lý, chỉ đạo việc thực hiện các chương trình, dự án do nước ngoài, tổ chức quốc tế tài trợ, đầu tư vào vùng dân tộc thiểu số theo quy định của pháp luật. 15. Tiếp đón, thăm hỏi và phối hợp với các Bộ, ngành, địa phương giải quyết các nguyện vọng của đồng bào dân tộc thiểu số theo chế độ, chính sách và quy định của pháp luật. 16. Định kỳ tổ chức các hội nghị, đại hội đại biểu toàn quốc các dân tộc thiểu số Việt Nam có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua ở địa phương, tổ chức cáchoạt động giao lưu, trao đổi kinh nghiệm giữa đại biểu dân tộc thiểu số các vùng nhằm tăng cường khối đại đoàn kết các dân tộc Việt Nam. 17. Chủ trì, phối hợp với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc chính phủ trong việc xây dựng, ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành và tổ chức thực hiện các chính sách đối với người có uy tín trong đồng bào dân tộc thiểu số, khen thưởng theo thẩm quyền hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền khen thưởng các tập thể và cá nhân tiêu biểu người dân tộc thiểu số có thành tích xuất sắc trong lao động, sản xuất và xây dựng phát triển kinh tế - xã hội, giữ gìn an ninh, trật tự và gương mẫu thực hiện chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước. 18. Chỉ đạo và tổ chức thực hiện kế hoạch cải cách hành chính của uỷ ban dân tộc theo chương trình cải cách hành chính nhà nước đã được Thủ tướng chính phủ phê duyệt. 19. Tổ chức, chỉ đạo thực hiện các hoạt động nghiên cứu khoa học, công nghệ, môi trường trong lĩnh vực công tác dân tộc và địa bàn vùng dân tộc. 20. Hợp tác quốc tế trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Uỷ ban dân tộc theo quy định của pháp luật. 21. Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị của công dân,thực hiện phòng, chống tham nhũng, lãng phí, tiêu cực và xử lý các vi phạm pháp luật theo thẩm quyền của Uỷ ban dân tộc. 22. Quản lý và tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước thuộc phạm vi quản lý của uỷ ban dân tộc, đào tạo bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức và những người làm công tác dân tộc, xây dựng tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ của ngạch công chức thuộc ngành, lĩnh vực do Uỷ ban dân tộc được phân công phân cấp quản lý để Bộ Nội vụ ban hành; ban hành tiêu chuẩn chức danh của người đứng đầu cơ quan làm công tác dân tộc thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. 23. Xây dựng dự toán ngân sách hàng năm, phối hợp với Bộ tài chính lập, tổng hợp dự toán thu, chi ngân sách theo ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi để trình Chính phủ, quản lý, tổ chức thực hiện và quyết toán ngân sách nhà nước thực hiện các nhiệm vụ về ngân sách nhà nước, tài chính, tài sản theo quy định của pháp luật. 24. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao và theo quy định của pháp luật. CHỦ NHIỆM UBDT Vụ kế hoạch tài chính Vụ tổ chức cán bộ Vụ pháp chế Vụ hợp tác quốc tế Thanh tra Văn phòng Vụ tổng hợp. Vụ tuyên truyền Vụ địa phương I Vụ địa phương II Vụ địa phương III Viện dân tộc Trường cán bộ dân tộc Trung tâm thông tin Tạp chí dân tộc Báo dân tộc và phát triển Vụ chính sách dân tộc 1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy 2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Uỷ ban dân tộc. 2.1. Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng là đơn vị của Uỷ ban dân tộc (sau đây gọi tắt là uỷ ban) có chức năng giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban dân tộc (sau đây gọi tắt là Bộ trưởng, chủ nhiệm) theo dõi, đôn đốc các Vụ, đơn vị trực thuộc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Uỷ ban. Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện làm việc, điều kiện làm việc, phục vụ chung cho các hoạt động của Uỷ ban. Văn phòng có con dấu riêng để giao dịch và được mở tài khoản theo quy định của pháp luật. 1. Tổng hợp, tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tuần, tháng của lãnh đạo Uỷ ban; đôn đốc, theo dõi, đánh giá và báo cáo kết quả thực hiện chương trình, kế hoạch công tác đã được lãnh đạo Uỷ ban phê duyệt. 2. Thực hiện công tác thư ký, giúp việc lãnh đạo Uỷ ban, kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc trình lãnh đạo Uỷ ban duyệt, ký và ban hành văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính theo quy định. Ban hành các thông báo, ghi chép biên bản các hội nghị, cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quyết định, ý kiến kết luận và các nhiệm vụ được lãnh đạo Uỷ ban giao cho các Vụ, đơn vị trực thuộc Uỷ ban. Chủ trì, phối hợp với các Vụ, đơn vị trực thuộc, Uỷ ban chuẩn bị nội dung các cuộc họp của lãnh đạo, Ban cán sự Đảng và của các thành viên Uỷ ban. 3. Là đầu mối giúp lãnh đạo Uỷ ban quan hệ công tác và thực hiện các quy c hế phối hợp với văn phòng Trung ương Đảng, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng chính phủ, các Bộ, ban ngành Trung ương, các đoàn thể, tỏo chức chính trị - xã hội và địa phương. 4. Là đầu mối cung cấp thông tin và thực hiện nhiệm vụ Người phát ngôn của Uỷ ban theo quy định. 5. Xây dựng báo cáo kết quả chỉ đạo, điều hành định kỳ tháng, quý, năm của lãnh đạo Uỷ ban theo quy định, là đầu mối tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri và đại biểu Quốc hội đối với Uỷ ban. 6. Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ và cung cấp thông tin, tài liệu của Uỷ ban, thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong cơ quan Uỷ ban. Là đầu mối tiếp nhận, xử lý, phân loại và chuyển phát các văn bản đến, đi của Uỷ ban, thực hiện in ấn, sao chụp, đánh máy tài liệu và phát hành các văn bản của Uỷ ban, quản lý, sử dụng con dấu của Uỷ ban và văn phòng theo quy định. 7. Thường trực tham gia giúp lãnh đạo Uỷ ban về thực hiện nhiệm vụ cải cách thủ tục hành chính, chủ trì việc rà soát, đơn giản hóa thủ tục hành chính, theo dõi việc chấp hành của cán bộ, công chức, viên chức các Vụ, đơn vị trực thuộc Uỷ ban đối với nội quy, quy chế làm việc, quy chế văn thư và các quy chế khác của Uỷ ban; chủ trì nghiên cứu xây dựng và tổ chức thực hiện việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn ISO trong hoạt động của cơ quan Uỷ ban. 8. Quản lý các nguồn kinh phí hành chính, sự nghiệp được phân bổ cho văn phòng và các nguồn kinh phí khác do lãnh đạo Uỷ ban giao, lập dự toán và tổ chức thực hiện dự toán, quyết toán thu chi ngân sách được giao; giải quyết các thủ tục cấp phát kinh phí phục vụ cho các hoạt động thường xuyên, đột xuất của Uỷ ban theo quy định. Chủ trì, phối hợp với các Vụ, đơn vị trực thuộc Uỷ ban xây dựng quy định, quy chế quản lý tài chính theo chức năng, nhiệm vụ được giao và theo phân công của lãnh đạo Uỷ ban. 9. Quản lý và đảm bảo cơ sở vật chất, tài sản, phương tiện đi lại, trang thiết bị và điều kiện làm việc của cơ quan Uỷ ban. Lập kế hoạch hằng năm và tổ chức thực hiện việc mua sắm, sửa chữa các phương tiện, vật tư kỹ thuật và các trang thiết bị khác phục vụ cho hoạt động của Uỷ ban. 10. Thực hiện nhiệm vụ xây dựng cơ bản và sửa chữa, tu bổ trụ sở làm việc của Uỷ ban theo chủ trương hiện đại hoá công sở cơ quan hành chính. 11. Tổ chức thực hiện công tác thường trực, bảo vệ, phòng cháy và chữa cháy, công tác quân sự địa phương dân quân tự vệ, thực hiện nhiệm vụ chỉ huy trưởng ban chỉ huy quân sự cơ quan uỷ ban Uỷ ban theo quy định, công tác y tế, vệ sinh môi trường và bảo đảm cảnh quan trong cơ quan ủy ban. 12. Thực hiện nhiệm vụ Thường trực Hội đồng thi đua – khen thưởng của uỷ ban. Chủ trì, phối hợp với các Vụ, đơn vị trực thuộc Uỷ ban, cơ quan làm công tác dân tộc địa phương và các cơ quan có liên quan tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng theo quy chế thi đua, khen thưởng của Uỷ ban và quy định của pháp luật. 13. Chủ trì, phối hợp với các Vụ, đơn vị tổ chức, phục vụ: a) Các hội nghị, đại hội đại biểu toàn quốc các dân tộc thiểu số Việt Nam có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua ở địa phương; b) Đón tiếp các đoàn đại biểu đồng bào dân tộc thiểu số đến thăm và làm việc với Ủy ban. c) Các hội nghị, cuộc họp, lễ kỷ niệm của Uỷ ban theo quy định. Thưc hiện nhiệm vụ hậu cần, đón, đưa các đoàn khách trong nước và ngoài nước, các đoàn công tác của lãnh đạo Uỷ ban; d) Lễ tang của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của Ủy ban; tổ chức thăm viếng gia đình thân nhân cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của Uỷ ban khi từ trần theo quy định của Nhà nước và Quy chế của Uỷ ban. 14. Phối hợp với công đoàn Uỷ ban chăm lo đời sống, vật chất, tinh thần cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của Uỷ ban theo chế độ, chính sách của nhà nước và của Uỷ ban. 15. Quản lý, phân công, nhận xét, đánh giá, theo dõi việc chấp hành nội quy, quy chế và hiệu quả công tác của cán bộ, công chức, người lao động thuộc văn phòng. Đề xuất việc thực hiện các chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức thuộc biên chế của văn phòng trình Bộ trưởng, chủ nhiệm quyết định; ký kết các hợp đồng lao động thuộc văn phòng theo quy định. 16. Quản lý nhà khách dân tộc cho đến khi Bộ trưởng, chủ nhiệm phê duyệt Đề án tổ chức và hoạt động của nhà khách theo quy định đối với tổ chức sự nghiệp công lập. 17. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng, chủ nhiệm giao. 2.2. Cơ cấu, tổ chức bộ máy 1. Văn phòng có Chánh văn phòng, các phó chánh văn phòng và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động, làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp với chế độ trực tuyến. Chánh văn phòng là chủ tài khoản của văn phòng, do Bộ trưởng, chủ nhiệm bổ nhiệm và miễn nhiệm, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, chủ nhiệm về toàn bộ hoạt động của Văn phòng. Các Phó chánh văn phòng do Bộ trưởng, chủ nhiệm bổ nhiệm và miễn nhiệm theo đề nghị của Chánh văn phòng. Phó chánh văn phòng giúp chánh văn phòng phụ trách một số mặt công tác của văn phòng và chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về nhiệm vụ được phân công. 2. Các phòng chức năng: CHÁNH VĂN PHÒNG Phòng thư ký tổng hợp Phòng hành chính Phòng quản trị Phòng kế toán tài vụ Phòng thi đua khen thưởng Đôi xe Lãnh đạo phòng gồm có Trưởng phòng và các phó trưởng phòng (đối với Đội xe là đội trưởng, đội phó), do Bộ trưởng Chủ nhiệm bổ nhiệm và miễn nhiệm theo đề nghị của Chánh văn phòng, chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của phòng theo quy định và theo phân công của lãnh đạo văn phòng. 3. Chánh văn phòng có trách nhiệm quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng, đơn vị trực thuộc, xây dựng quy chế làm việc của văn phòng, đề án về tổ chức và hoạt động của nhà khách dân tộc theo quy định đối với tổ chức sự nghiệp công lập, trình Bộ trưởng, chủ nhiệm phê duyệt. 3. Tổ chức cơ cấu, nhân sự về công tác văn thư Tổ chức cơ cấu, nhân sự về công tác văn thư gồm có: - Phó chủ nhiệm TT, Chánh văn phòng, phó chánh văn phòng, Trưởng phòng hành chính - Quản trị chỉ đạo chung. - Bộ phận văn thư nằm trong Phòng hành chính - Quản trị văn phòng Uỷ ban dân tộc. - Bộ phận này có 02 cán bộ chuyên trách: 01 cán bộ vừa làm công tác quản lý con dấu, chuyển giao văn bản đi và vừa làm công tác phó phòng Hành chính - Quản trị, 01 cán bộ chuyên viên, quản lý văn bản đến của cơ quan và phân báo cho cơ quan. + Trình độ chuyên môn của 02 đồng chí làm văn thư cơ quan: có 01 cán bộ học đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ; 01 cán bộ học đại học chuyên ngành khác (được bồi dưỡng 3 tháng hệ trung cấp văn thư, lưu trữ). Độ tuổi: Từ 46 đến 55, là 02 cán bộ nữ. - Ngoài ra các Vụ, đơn vị của Uỷ ban có một số cán bộ làm việc văn thư và một số chuyên viên kiêm nhiệm làm công tác văn thư quản lý các văn bản đi đến của đơn vị mình. - Việc tổ chức quản lý văn bản, luân chuyển văn bản hoàn thống nhất theo quy trình, quy định của Uỷ ban Dân tộc và tương đối ổn định. - Hình thức tổ chức quản lý văn bản đi và đến bằng số đăng ký văn bản và hệ thống nối mạng máy tính nội bộ của Uỷ ban. Chương 2: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ ở Văn phòng Uỷ ban dân tộc 1. Cơ sở lý luận của công tác văn thư lưu trữ. 1.1 Công tác văn thư, ý nghĩa của công tác văn thư Quy định tại Nghị định 110/2004/CP về công tác văn thư: - Công tác văn thư quy định tại Nghị định này bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản tài liệu khác hình thảnh trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. Công tác văn thư hay còn gọi là công tác văn thư giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động của Đảng và Nhà nước các đoàn thể, tổ chức xã hội, kinh tế, đơn vị lực lượng vũ trang dùng để lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình. (giáo trình công tác hành chính văn phòng trong cơ quan Nhà nước). Công văn giấy tờ của một cơ quan, tổ chức, đơn vị xí nghiệp của nhà nước dùng để công bố truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước để liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp để ghi chép kinh nghiệm đã được đúc kết và ghi chép các tài liệu cần thiết. Là cánh tay giúp đỡ cho lãnh đạo vì công văn, giấy tờ, tài liệu phản ánh đầy đủ tình hình một cơ quan, tổ chức, nhiệm vụ và ưu điểm, khuyết điểm của cơ quan đó. Việc tổ chức công tác văn thư theo nội dung nêu trên trong một cơ quan, tổ chức do nhiều bộ phận cùng tham gia theo chức trách do thủ trưởng cơ