Đề tài Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa công ty TNHH thương mại ABC

BÁO CÁO TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 1. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP 1.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất 1.1.1 Loại hình kinh doanh: công ty ABC là công ty thương mại dịch vụ tổng hợp 1.1.2 Đặc điểm kinh doanh: - Kinh doanh hàng hoá máy tính, máy in lắp ráp sẵn bán buôn, bán qua các đại lý. - Là nhà phân phối chủ yếu cho một số nhà sản xuất máy tính lớn trên toàn quốc. 1.1.2.1 Thị trường tiêu thụ: Trên toàn quốc, phân phối rộng rãi, gồm 4 khu vực lớn: Tp. HCM, miền Bắc ( từ Quảng Nam trở ra), miền Trung- Tây Nguyên ( từ Đà Nẵng đến Ninh Thuận và các tỉnh Tây Nguyên), Nam Bộ ( từ Bình Thuận trở vào, trừ TP.HCM) 1.1.2.2 Cách thức mua hàng - Hàng được nhận trực tiếp tại kho gần nhất của công ty - Nhà cung cấp : trong nước và nước ngoài Cách thức bán hàng - Nhà phân phối ( bán buôn) - Siêu thị, đại lý ( bán lẻ) 1.1.2.3 Cách thức thanh toán - Phương thức thanh toán: tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng. Mỗi khách hàng và nhà phân phối đều có hạn mức tín dụng - Chiết khấu: 2% tổng số tiền thanh toán trên hoá đơn nếu thanh toán trong 10 ngày kể từ ngày lập hoá đơn - Thời gian: Các giao dịch mua, bán hàng có thể thanh toán tiền ngay hoặc được thanh toán chậm với thời hạn thanh toán 60 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn. 1.1.2.4 Hoa hồng- thưởng - Nhà phân phối, siêu thị: thưởng 2% trên tổng doanh số hàng tháng , tính trên trị giá hoá đơn - Đại lý: 5% trên giá bán đại lý 1.1.2.5 Vận chuyển hàng hóa - Mua hàng: được người bán vận chuyển đến kho gần nhất với địa chỉ của nhà cung cấp. - Bán hàng: hàng được giao tại kho gần nhất với địa chỉ của người mua. Trường hợp kho gần nhất thiếu hàng thì hàng hóa từ kho khác sẽ được vận chuyển đến kho gần nhất để giao cho người mua 1.1.3 Đặc điểm hàng hoá Gồm hai mặt hàng chính là Máy tính(để bàn, xách tay) và Máy in Hàng hóa có giá trị lớn, lắp rắp nguyên chiếc, không có bán thành phẩm. Là măt hàng dễ chịu tác động của phát triển công nghệ, xu thế và tâm lý người tiêu dùng, sản phẩm thay thế, tính tiện lợi dẫn tới lỗi thời giảm giá trị của sản phẩm. Chất lượng khó kiểm định Yêu cầu bảo quản cao(nơi khô ráo, thoáng mát…) Sản phẩm đa dạng về chủng loại, hình thức, chức năng kiểu dáng, màu sắc Hàng bán bị trả lại: do kỹ thuật không tốt, chất lượng xấu, lỗi lỹ thuật Chi phí bảo hành và các dịch vụ hậu mãi kèm theo: liên tục thay đổi và có thể xảy ra bất cứ lúc nào 1.1.4 Bộ máy sản xuất kinh doanh Cơ cấu tổ chức gồm: Một tổng giám đốc: phụ trách chung. Hai phó tổng giám đốc. TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TGĐ KINH DOANH PHÒNG MUA HÀNG PHÓ TGĐ NS- HC- TCKT-KS PHÒNG BÁN HÀNG PHÒNG MARK ETING BP ĐIỀU PHỐI – KHO VẬN PHÒNG NHÂN SỰ - HÀNH CHÍNH PHÒNG KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH BAN KIỂM SOÁT 1 Phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh 1 Phó tổng giám đốc phụ trách nhân sự, hành chính, tài chính kế toán, kiểm soát. Phòng nhân sự hành chính: chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng, bố trí nhân sự theo yêu cầu, thực hiện các công tác hành chính… Phòng kế toán tài chính: chịu trách nhiệm toàn bộ công tác kế toán, tài chính tại công ty. Đứng đầu là kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán tài chính. Phòng mua hàng: chịu trách nhiệm mua hàng từ các nhà sản xuất tìm kiếm nguồn hàng và nhập khẩu hàng từ nước ngoài, mua hàng theo yêu cầu của công ty. Phòng bán hàng: quản lý toàn bộ mạng lưới phân phối, bán hàng, kinh doanh dịch vụ… Phòng maketing: chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện các hoạt động khuyến mãi, quảng cáo cho công ty. Bộ phận điều phối kho vận: chịu trách nhiệm về việc vận chuyển hàng mua, hàng bán, nhập xuất kho… Ban kiểm soát: thực hiện công việc kiểm soát và kiểm tóan nội bộ tại công ty. 1.1.5 Mục tiêu- phương hướng Trở thành nhà phân phối hàng đầu trên toàn quốc cho các nhà sản xuất máy tính lớn. Tăng số lượng khách hàng, nhà phân phối, đại lý trên nhiều phân vùng Tìm kiếm những phân vùng được xem là thị trường tiềm năng, mở rộng thị trường Đẩy mạnh hoạt động marketing 1.2. Đặc điểm của hệ thống kế toán 1.2.1 Hình thức kế toán: tập trung, sử dụng phần mềm kế toán theo hình thức nhật kí chung 1.2.2 Kỳ kế toán: theo tháng. Đơn vị tiền tệ : VND 2. CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN 2.1. Yêu cầu thông tin kế toán Bảng mô tả nhu cầu thông tin kế toán STT Người sử dụng TT Mục tiêu Nội dung thông tin 1 Tổng giám đốc 1. Đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh. 2. Đánh giá khả năng tạo ra tiền trong quá trình hoạt động, khả năng chuyển đổi tài sản thành tiền. 3. Dự đoán dòng tiền trong tương lai. 4.Tổ chức sử dụng hiệu quả các nguồn lực 1. Kết quả hoạt động kinh doanh:  Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ.  Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ.  Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh.  Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp. 2. Tình hình nguồn vốn, tài sản:  Tỷ trọng vốn chủ sở hữu, nợ phải trả trên tổng tài sản.  Biến động vốn chủ sở hữu. 3.Chi phí 3. Lưu chuyển tiền tệ. 4. Phân tích tình hình tài chính, tình hình hoạt động ( năng suất, hiệu quả…),khả năng thanh toán. 6. Tiến độ thực hiện các dự án đang triển khai. 2 Phó tổng giám đốc KD 1. Đánh giá về tình hình kinh doanh hiện tai: lãi, lỗ trong kỳ 2. Đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng vùng, từng kênh phân phối để quyết định 1. Kết quả hoạt động kinh doanh theo từng khách hàng, từng mặt hàng, 2. Doanh thu, giá vốn, giảm giá, chiết khấu, lợi nhuận hoạt động kinh doanh (theo khu vực, theo kênh phân phối..) 3. Hàng tồn kho, NPThu, NPTrả (theo khu vực). hướng đầu tư phù hợp. 3. Đưa ra các chiến lược kinh doanh tiếp theo 4. Danh sách khách hàng có số dư nợ vượt hạn mức tín dụng. 5. Dự toán liên quan đến mua hàng,bán hàng. 3 PTGĐ NSHC- TCKT - KS 1. Hoạch định các chiến lược về nhân sự - tài chính 2.Sử dụng nguồn vốn của doanh nghiệp một cách có hiệu quả Nhân sự: 1. Thông tin nhân viên. 2. Thông tin các quỹ khen thưởng, phúc lợi của DN 3. Bảng lương nhân viên. Tài chính: 1.Tình hình tài sản, nguồn vốn. 2.Các loại quỹ: quỹ đầu tư phát triển, đầu tư xây dựng cơ bản, quỹ dự phòng tài chính 3. Dòng tiền sử dụng trong các dự án kinh doanh mới 4. Tình hình vay vốn của DN 5.Tình hình tài chính, công nợ các khoản vay. 6.Khả năng tạo ra tiền. 4 Trưởng phòng nhân sự - Hành chính 1. Đưa ra chính sách lương, khen thưởng cho từng nhân viên. 2.Quản lý nhân viên. 1. Thông tin chi tiết về nhân viên. 2. Thông tin về tuyển dụng nhân sự, nhu cầu nhân sự từ các phòng ban, số lượng nhân viên, quản lí 5 Trưởng phòng KTTC (Kế toán trưởng) 1.Phản ánh tình hình kinh doanh 2.Phân tích tình hình tài chính, lập các báo cáo tài và các báo cáo khác có liên quan. . 1. Thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 2. Thông tin tình hình tài chính của công ty. 6 Trưởng phòng mua hàng 1.Chịu trách nhiệm mua hàng, tìm nhà cung cấp, đáp ứng kịp thời nhu cầu hàng cho công ty. 2.Điều chỉnh lượng hàng mua 1. Thông tin về các nhà cung cấp. 2. Tình hình về hàng tồn kho. vào. 7 Phòng bán hàng 1.Để đáp ứng nhu cầu mua hàng của khách hàng. 2.Xem xét khả năng thanh toán của khách hàng 1. Tình hình về hàng tồn kho. 2. Thông tin về từng khách hàng hạn mức tín dụng của mỗi khách hàng. 8 Phòng marke- ting 1.Khảo sát thị trường, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng 2.Xây dựng các hoạt động khuyến mãi, quảng cáo 1. Doanh số bán hàng theo khu vực, theo mặt hàng, theo kênh phân phối. (cả về lượng lẫn về giá) 2. Chi phí Marketing. 9 Thủ kho, trưởng bộ phận điều phối kho vận. 1. Quản lý hàng tồn kho. 2. Làm cơ sở đối chiếu với sổ kho. 3. Vận chuyển hàng mua, hàng bán theo yêu cầu trên hóa đơn, chứng từ. 1. Tình hình nhập, xuất, tồn (cả về lượng lẫn giá trị) 2. Tình hình mua, bán hàng (theo mặt hàng, theo nhà cung cấp/khách hàng, theo từng kho) 10 Ban kiểm soát 1. Đảm bảo sự hữu, hiệu hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. 2.Trợ giúp BGĐ điều hành. 1. Hiệu quả sử dụng vốn. 2. Tình hình tài sản của công ty: - Giá trị còn lại - Năng suất hoạt động hiện tại của máy móc thiết bị(TSCĐ) - Nhập, xuất, tồn của từng mặt hàng ở kho hàng. 3. Chính sách kế toán, quy trình luân chuyển chứng từ. 4. Quá trình ghi chép sổ sách: Số liệu tổng hợp và chi tiết, kỳ này và kỳ trước 5. Việc thực thi các quy định luật lệ trong công ty của nhân viên 10 Cơ quan Thu đủ thuế. 1. Doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán, chi phí hoạt động, doanh thu hoạt động khác… Danh mục đối tượng kế toán STT Nhóm đối tượng Tên đối tượng Đối tượng quản lý chi tiết 1 Tiền 1.1 Tiền mặt Loai tiền (VND, ngoại tệ) 1.2 Tiền gửi ngân hàng Từng tài khoản tại ngân hàng, loại tiền 1.3 Tiền đang chuyển Từng tài khoản tại ngân hàng, loại tiền 2 Các khoản phải thu 2.1 Phải thu của khách hàng Theo từng khách hàng, chứng từ, khu vực, kênh thuế 2. Thông kê thu nhập của người lao động. 11 Nhà cung cấp 1.Bán hàng. 2.Đảm bảo nguồn vốn không bị chiếm dụng 1. Phương thức và thời hạn thanh toán. 2. Tài sản đảm bảo.Ngân hàng bảo lãnh, mở L/C (đối với nhà cung cấp nước ngoài) 12 Ngân hàng 1. Cung cấp tín dụng, hạn mức tín dụng 2.Gia hạn nợ Tài sản ngắn hạn, dài hạn, nợ phải trả,phương án đầu tư kinh doanh mới, tình hình bán hàng… làm cơ sở để ngân hàng đánh giá hiệu quả hoạt động KD.=> BCTC, BC kiểm toán. Tình hình tài chính, tình hình kinh doanh. 14 Công ty BHYT, BHXH Xem xét doanh nghiệp có tuân thủ luật lệ, chế độ quy định đối với người lao động theo luật lao động hay không. Báo cáo về nhân sự, hợp đồng lao động, bảng lương và các chính sách của công ty áp dụng cho lao động trong công ty. 15 Cơ quan thống kê Thu thập số liệu cho thống kê kinh tế BCTC phân phối, nhân viên phụ trách. 2.2 Ứng trước tiền cho NCC 2.2.1 NCC trong nước Từng NCC, chứng từ 2.2.2 NCC nước ngoài Từng NCC, chứng từ 2.3 Phải thu đại lý, siêu thị Từng đại lý, hóa đơn 2.4 Phải thu tiền tạm ứng thừa Từng nhân viên 2.5 Phải thu do mất tiền Từng nhân viên 2.6 Phải thu do mất hàng hóa, vật tư Từng nhân viên 2.7 Thuế GTGT được khấu trừ 2.8 Phải thu khác từ khách hàng, nhà cung cấp Khách hàng, nhà cung cấp 2.9 Phải thu khác từ nhân viên Nhân viên 3 Hàng tồn kho 3.1 Hàng hoá Hàng hoá 3.2 Hàng gửi bán Từng ĐL,ST, hàng hoá 3.3 Hàng mua đang đi đường Từng ĐL,ST, Hàng hoá 3.4 Công cụ, dụng cụ Loại CCDC 3.5 Nguyên vật liệu Loại NVL 3.6 Chi phí sản xuất dở dang Từng hoạt động 4 Khoản phải trả 4.1 Phải trả NCC 4.1.1 Phải trả NCC trong nước Nhà cung cấp, chứng từ 4.1.2 Phải trả NCC nước ngoài Nhà cung cấp, chứng từ 4.2 Khách hàng ứng tiền trước Nhà cung cấp, chứng từ 4.3 Nợ dài hạn đến hạn phải trả Từng hợp đồng, khế ước vay 4.4 Vay ngắn hạn Từng hợp đồng, khế ước vay 4.5 Vay dài hạn Từng hợp đồng, khế ước vay 4.6 Phải trả công nhân viên Bộ phận, nhân viên 4.7 Các khoản trích theo lương Bộ phận, nhân viên 4.8 Hoa hồng cho đại lý, siêu Từng ĐL, Siêu thị thị 4.9 Các khoản thuế phải nộp nhà nước 4.9.1 Thuế GTGT đầu ra 4.9.1.1 Thuế GTGT của HH, DV phải nộp trong nước Hóa đơn 4.9.1.2 Thuế GTGT của hàng nhập khẩu Hóa đơn 4.9.2 Thuế nhập khẩu phải nộp Hóa đơn 4.9.3 Thuế TNDN 4.9.4 Thuế TNCN nộp hộ NV Từng nhân viên 4.9.5 Các loại thuế khác phải nộp 5 Các khoản dự phòng 5.1 Dự phòng phải thu khó đòi Khách hàng 5.2 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Hàng hoá, khu vực 6 Tạm ứng Tạm ứng Nhân viên 7 Chi phí trả trước 7.1 Chi phí trả trước ngắn hạn Bộ phận sử dụng 7.2 Chi phí trả trước dài hạn Bộ phận sử dụng 7.3 Chi phí công cụ, dụng cụ Bộ phận sử dụng 7.4 Sửa chữa lớn TSCĐ Tài sản 8 Ký quỹ, ký cược 8.1 Ký quỹ, ký cược ngắn hạn Khách hàng, nhà cung cấp 8.2 Ký quỹ, ký cược dài hạn Khách hàng, nhà cung cấp 9 Tài sản cố định 9.1 Tài sản cố đinh hữu hình Tài sản 9.2 Tài sản cố định vô hình Tài sản 10 Hao mòn tài sản cố định 10.1 Hao mòn TSCĐ hữu hình Từng tài sản, bộ phận sử dụng 10.2 Hao mòn TSCĐ vô hình Từng tài sản, bộ phận sử dụng 13 Chi phí đầu tư xây dựng cơ bản Từng công trình 14 Nguồn vốn kinh doanh Vốn chủ sở hữu Vốn khác 15 Chênh lệch tỷ giá hối đoái 16 Quỹ đầu tư phát triển 17 Quỹ khen thưởng, phúc lợi 18 Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản 19 Doanh thu 19.1 Doanh thu bán hàng 19.1.1 DT bán buôn Hàng hoá, khu vực, nhân viên 19.1.2 DT bán qua ĐL, siêu thị Hàng hoá, khu vực, nhân viên 19.2 Doanh thu cung cấp dịch vụ 19.2.1 DT sửa chữa Từng dịch vụ, khu vực, nhân viên 19.2.2 DT cho thuê kho Khu vực, từng kho 20 Doanh thu hoạt động tài chính 20.1 Lãi tiền gửi 20.2 Chênh lệch lãi TGHĐ 20.3 Được hưởng chiết khấu thanh toán 21 Khoản giảm trừ DT 21.1 Chiết khấu thương mại Khách hàng 21.2 Hàng bán bị trả lại Khách hàng, hàng hóa 21.3 Giảm giá hàng bán do kém chất lượng Khách hàng, hàng hoá 22 Chi phí bán hàng 22.1 Chi phí nhân viên Nhân viên 22.2 Chi phí dụng cụ, đồ dùng 22.3 Chi phí khấu hao TSCĐ 22.4 Chi phí dịch vụ mua ngoài 22.5 Chi phí bằng tiền khác 23 Chi phí quản lý doanh nghiệp 23.1 Chi phí nhân viên quản lý 23.2 Chi phí đồ dùng văn phòng 23.3 Chi phí khấu hao TSCĐ 23.4 Thuế, phí và lệ phí 23.5 Chi phí dự phòng 23.6 Chi phí dịch vụ mua ngoài 23.7 Chi phí bằng tiền khác 24 Chi phí tài chính 24.1 Lãi tiền vay Hợp đồng, khế ước vay 24.2 Chênh lệch lỗ TGHĐ 24.3 Chiết khấu thanh toán Khách hàng 25 Giá vốn hàng bán Đối tượng quản lý chi tiết STT Tên đối tượng Nội dung mô tả Nội dung quản lý Phương pháp mã hoá 1 Tài khoản ngân hàng Mã nhân hàng, số hiệu tài khoản, tên ngân hàng, địa chỉ Quản lý chi tiết theo từng tài khoản, từng đơn vị tiền tệ, theo dõi chi tiết số dư, số phát sinh hàng ngày. Mã gợi nhớ - Mã ngân hàng Ví dụ: NH-001 2 Khách hàng – Nhà cung cấp Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế, hạn mức tín dụng, thời hạn thanh Số dư, số phát sinh, từng chứng từ, theo dõi gốc nguyên tệ, khoản chiết khấu Mã gợi nhớ - Mã loai hình – Mã khách hàng VD:KH- 01- 011 2.2. Hệ thống chứng từ 2.2.1 Danh mục chứng từ toán 3 Nhân viên Mã nhân viên, tên nhân viên, địa chỉ, số điện thoại, thuộc phòng ban, chức vụ Số tiền phải thu, số tiền phải trả Mã gợi nhớ - Mã phòng ban – Mã số nhân viên VD: NV- KT - 001 4 Vật tư - Hàng hoá Mã hàng hoá, tên hàng hoá, nhóm hàng, đơn vị tính, chủng loại, xuất xứ Số lượng nhập – xuất – tồn, đơn giá Mã gợi nhớ - Mã gợi nhớ - Mã hàng hóa, vật tư VD: HH – MI - 001 5 Kho hàng Mã kho hàng, tên kho hàng, địa chỉ, tên thủ kho Số lượng nhập – xuất - tồn ở từng kho Mã gợi nhớ – Mã hình thức kho – Mã kho VD: KO – 01 - 001 (kho công ty số 001) 6 Tài khoản TSCĐ Tên tài sản, loại tài sản, nhóm tài sản, ngày bắt đầu sử dụng, số năm khấu hao nguyên giá, giá trị còn lại, giá trị hao mòn, bộ phận sử dụng… Mã gợi nhớ - Bộ phận – Mã tài sản VD: TS – BH - 001 7 Hợp đồng vay Tên hợp đồng, tên ngân hàng, ngày hợp đồng, thời gian vay,lãi suất Số dư, số phát sinh. Hình thức vay – Mã hợp đồng vay VD:VNH - 001 8 Danh mục đầu tư xây dựng cơ bản Mã số, tên công trình đầu tư, tên nhóm, chủ đầu tư, địa chỉ, mã số thuế, điện thoại Tình hình tăng giảm sửa chữa lớn TSCĐ, đầu tư XDCB, mua sắm TSCĐ Mã gợi nhớ - Bộ phận – Mã công trình đầu tư và xây dựng cơ bản VD: SCL – BH - 001 9 Chi phí trả trước Mã đối tượng, tên đối tượng, tài khoản, nguyên giá, số kỳ, tên tình trạng Số phải phân bổ, số đã phân bổ, số còn lại phải phân bổ Mã gợi nhớ - Bộ phận – Mã đối tượng VD: TT – BH - 001 STT Tên chứng từ ND DL thu thập Nơi lập Nơi duyêt Mục đích sử dụng 1 Lệnh bán hàng Dữ liệu khách hàng, hàng hóa, dữ liệu ngày tháng, giao hàng và thanh toán. Phòng bán hàng Trưởng phòng bán hàng Trưởng phòng KT- TC Cơ sở thực hiện nghiệp vụ bán hàng, cơ sở lập hóa đơn, phiếu xuất kho và phiếu giao hàng 2 Hợp đồng bán hàng Số hợp đồng, dữ liệu khách hàng, hàng hóa, dữ liệu ngày tháng, giao hàng và hình thức thanh toán Tùy từng hợp đồng (doanh nghiệp lập or đối tác) P.giám đốc, giám đốc Là căn cứ pháp lý cho N.vụ bán hàng, xác định quyền & nghĩa vụ của 2 bên 3 Phiếu xuất kho Dữ liệu hàng hóa, dữ liệu ngày tháng, kho nhận và kho xuất. Bộ phận điều phối – kho vận Kế toán trưởng Trưởng bộ phận điều phối-kho vận Căn cứ để thủ kho xuất hàng, ghi thẻ kho 4 Biên bản giao hàng Dữ liệu hàng hóa, ngày tháng, nơi giao hàng. Bộ phận điều phối kho vận. Để ghi nhận số hàng thực giao cho KH 5 Hóa đơn Dữ liệu nhà cung cấp, hàng hóa, ngày tháng, số tiền. Phòngbán hàng Căn cứ để nhập liệu, khấu trừ thuế. 6 Phiếu yêu cầu mua Dữ liệu hàng hóa, Bộ phân có nhu cầu Trưởng bộ phận có nhu Xác nhận nhu cầu hàng, làm căn cứ để hàng ngày tháng, kèm bảng báo giá của các nhà cung cấp cầu lập đơn đặt hàng 7 Phiếu lựa chọn nhà cung cấp Dữ liệu NCC Phòng mua hàng Lựa chọn nhà cung cấp có thực, uy tín, có sản phẩm phù hợp với nhu cầu 8 Đơn đặt hàng Dữ liệu nhà cung cấp, hàng hóa, ngày tháng. Phòng mua hàng Trưởng phòng mua hàng. KTT Ban giám đốc. Gửi NCC để đặt hàng. Xác định mặt hàng, số lượng, quy cách...làm căn cứ cho bên bán giao hàng 9 Hợp đồng mua hàng Số hợp đồng, dữ liệu nhà cung cấp, hàng hóa, ngày tháng, giao hàng và hình thức thanh toán. Bộ phận mua hàng Trưởng phòng mua hàng. KTT Ban giám đốc. Căn cứ pháp lý cho hoạt động mua bán của hai bên 10 Biên bản kiểm nhận hàng Dữ liệu hàng hóa, ngày tháng, kho nhận. Bộ phận điều phối – kho vận Dữ liệu hàng hóa, ngày tháng, kho nhận. Xác định số hàng thực nhận, làm căn cứ để lập phiếu nhập kho 11 Phiếu nhập kho Dữ liệu nhà cung cấp, hàng hóa, ngày tháng, kho nhận. Bộ phận điều phối – kho vận Kế toán trưởng. Bộ phận điều phối kho vận. Xác nhận số lượng vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá nhập kho làm căn cứ nhập liệu, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan. 12 Phiếu chi, ủy nhiệm chi Dữ liệu nhà cung cấp, ngày tháng, số tiền, mục đích chi. Kế toán tiền Kế toán trưởng. Ban giám đốc. Xác định các khoản tiền thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán nhập liệu kế toán 13 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Dữ liệu khách hàng, hàng hóa, ngày tháng, kho xuất. Kế toán kho Trưởng bộ phận điều phối kho vận. Theo dõi số lượng hàng hoá di chuyển từ kho này đến kho khác trong nội bộ đơn vị, là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán nhập liệu, chứng từ vấn chuyển trên đường 14 Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý Dữ liệu khách hàng, hàng hóa, ngày tháng, kho xuất. Kế toán kho Trưởng bộ phận điều phối kho vận. Theo dõi số lượng hàng hoá xuất kho gửi bán, là chứng từ vận chuyển trên đường 15 Phiếu thu Dữ liệu khách hàng, ngày tháng, số tiền, mục đích thu. Kế toán tiền Ghi nhận số tiền thực thu của nghiệp vụ kinh tế. Căn cứ để nhập liệu. 16 Biên lai thu tiền Dữ liệu khách hàng, ngày tháng, số tiền, mục đích thu. Kế toán tiền Là căn cứ để lập phiếu thu, là biên nhận chứng minh cho việc đã thu tiền. 17 Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi) Dữ liệu khách hàng