Đề tài Tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân giáo sư Văn Tân

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƢ - LƢU TRỮ BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA NGƢỜI HỌC TỔ CHỨC TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN GIÁO SƢ VĂN TÂN Mã số đề tài: ĐTSV.2020.01 Chủ nhiệm đề tài : Cao Thị Thủy Lớp : 1705LTHA Cán bộ hƣớng dẫn : ThS. Phạm Thị Hồng Quyên Hà Nội, 2020 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƢ - LƢU TRỮ BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA NGƢỜI HỌC TỔ CHỨC TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN GIÁO SƢ VĂN TÂN Mã số đề tài: ĐTSV.2020.01 Chủ nhiệm đề tài : Cao Thị Thủy Thành viên tham gia : Nguyễn Kim Phƣợng Phạm Trần Phƣơng Uyên Lớp : 1705LTHA Cán bộ hƣớng dẫn : ThS. Phạm Thị Hồng Quyên Hà Nội, 2020 LỜI CẢM ƠN Để thực hiện báo cáo khoa học này, nhóm nghiên cứu đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ từ nhiều cơ quan, tổ chức và cá nhân. Báo cáo khoa học được hoàn thành dựa trên sự tham khảo, học tập kinh nghiệm từ các kết quả nghiên cứu liên quan, các sách, báo chuyên ngành của nhiều tác giả ở các trường Đại học, các tổ chức nghiên cứu, tổ chức chính trị Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Phạm Thị Hồng Quyên – người trực tiếp hướng dẫn khoa học đã luôn dành nhiều thời gian, công sức hướng dẫn nhóm trong suốt quá trình thực hiện nghiên cứu và hoàn thành báo cáo khoa học. Tiếp theo, chúng em xin gửi lời cảm ơn đến Trung tâm lưu trữ quốc gia III và cá nhân các anh chị Phòng Thu thập - Chỉnh lý đã nhiệt tình chỉ bảo và có những chia sẻ bổ ích cho chúng em trong quá trình thực hiện báo cáo. Chúng em xin trân trọng cảm ơn toàn thể các thầy cô giáo trong khoa Văn thư – Lưu trữ đã tận tình truyền đạt những kiến thức quý báu, giúp đỡ chúng em trong quá trình học tập và nghiên cứu. Tuy có nhiều cố gắng, nhưng trong báo cáo khoa học này không tránh khỏi những thiếu sót. Chúng em kính mong Quý thầy cô và những người quan tâm đến báo cáo có thêm những ý kiến góp ý để báo cáo được hoàn thiện hơn. Một lần nữa chúng em xin chân thành cám ơn! Hà Nội, ngày . tháng năm Tác giả LỜI CAM ĐOAN Chúng tôi xin cam đoan đây là nghiên cứu khoa học do nhóm nghiên cứu làm dưới sự hướng dẫn khoa học của giảng viên. Các nội dung trong đề tài này là trung thực, chính xác và chưa được công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây. Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận chúng tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung đề tài của mình. MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN M ĐẦU .............................................................................................................. 1 1. Lí do chọn đề tài ......................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .......................................................................... 2 3. Mục tiêu nghiên cứu ................................................................................... 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................................. 3 5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu .................................................................. 4 6. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................ 4 7. Đóng góp của đề tài .................................................................................... 5 8. Bố cục của đề tài ......................................................................................... 5 CHƢƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN VÀ TỔ CHỨC TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN .................................. 6 1.1. Lý luận chung về phông lưu trữ cá nhân ................................................. 6 1.1.1. Khái niệm phông lưu trữ ....................................................................... 6 1.1.2. Khái niệm phông lưu trữ cá nhân ......................................................... 6 1.1.3. Đặc điểm của tài liệu phông lưu trữ cá nhân ........................................ 8 1.1.4. Quyền và nghĩa vụ của chủ thể sở hữu tài liệu lưu trữ cá nhân............ 9 1.1.4.1. Đối với tài liệu do cá nhân tự bảo quản ............................................. 9 1.1.4.2. Đối với tài liệu được đăng ký tại Lưu trữ lịch sử theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Luật Lưu Trữ năm 2011: ..................................................... 10 1.1.4.3. Quyền và nghĩa vụ cá nhân, gia đình, dòng họ có tài liệu ............... 10 1.1.5. Thành phần, nội dung tài liệu phông lưu trữ cá nhân ......................... 11 1.1.6. Điều kiện thành lập phông lưu trữ cá nhân ......................................... 12 1.1.7. Giá trị tài liệu của phông lưu trữ cá nhân ........................................... 13 1.2. Lý luận chung về tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân ...................... 16 1.2.1. Khái niệm tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân .............................. 16 1.2.2. Xác định giới hạn phông lưu trữ cá nhân ........................................... 16 1.2.3. Phương án phân loại tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân ................. 17 Tiểu kết chương 1: ........................................................................................ 21 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN GIÁO SƢ VĂN TÂN TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA III .. 24 2.1. Khái quát về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III và công tác sưu tầm, quản lý tài liệu lưu trữ cá nhân tại Trung tâm............................................................... 24 2.1.1. Khái quát về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ..................................... 24 2.1.2. Công tác sưu tầm, phân loại tài liệu phông lưu trữ cá nhân tại Trung tâm . 27 2.1.2.1. Công tác sưu tầm tài liệu phông lưu trữ cá nhân ............................. 27 2.1.2.2. Công tác phân loại tài liệu phông lưu trữ cá nhân ........................... 28 2.2. Thực tiễn tổ chức tài liệu phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân .................... 29 2.2.1. Nghiên cứu, biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân .................................................................... 29 2.2.1.1. Bản lịch sử đơn vị hình thành phông Giáo sư Văn Tân .................. 29 2.2.1.2. Lịch sử phông Giáo sư Văn Tân ...................................................... 34 2.2.2. Xây dựng phương án phân loại tài liệu trong phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân ......................................................................................................... 38 2.2.3. Hệ thống hóa tài liệu trong phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân .............. 41 Tiểu kết chương 2 ......................................................................................... 44 CHƢƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN GIÁO SƢ VĂN TÂN ......................................................................................... 45 3.1. Nhận xét việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ................................................................ 45 3.1.1. Ưu điểm............................................................................................... 45 3.1.2. Hạn chế ............................................................................................... 46 3.1.3. Nguyên nhân ....................................................................................... 47 3.2. Đề xuất một số biện pháp tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III .................................................. 47 3.2.1. Hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp lí quy định việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân .................................................................................. 47 3.2.2. Sưu tầm, thu thập bổ sung hoàn chỉnh tài liệu phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân ......................................................................................................... 48 3.2.3. Hoàn thiện phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân 49 3.2.4. Lập hồ sơ tài liệu phông lưu trữ cá nhân ............................................ 53 3.2.5. Đa dạng hóa hình thức khai thác, sử dụng tài liệu thuộc phông lưu trữ cá nhân .......................................................................................................... 54 Tiểu kết Chương 3: ....................................................................................... 55 KẾT LUẬN ........................................................................................................ 56 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................ 58 PHỤ LỤC ........................................................................................................... 60 1 M ĐẦU 1. Lí do chọn đề tài Phông lưu trữ cá nhân là một bộ phận của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Đó là toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một cá nhân riêng biệt được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định. Phông lưu trữ cá nhân thường được thành lập đối với các nhân vật tiêu biểu, điển hình hoạt động trên các lĩnh vực của đời sống xã hội. Tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân có rất nhiều giá trị và ý nghĩa to lớn. Đây là nguồn sử liệu quan trọng để nghiên cứu về cuộc đời và sự nghiệp hoạt động cách mạng, hoạt động khoa học, sáng tác nghệ thuật của các cá nhân tiêu biểu; về các vấn đề chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật... Đồng thời là đối tượng để nghiên cứu và sử dụng vào các mục đích khác nhau của xã hội như: cung cấp tư liệu cho việc xây dựng các tuyển tập (đối với tài liệu cá nhân trong lĩnh vực văn học), phục vụ trưng bày triển lãm tài liệu tại các buổi hội thảo, hội nghị; phục vụ nhu cầu nghiên cứu của các nhà khoa học,... Hiện nay, có hơn 100 phông lưu trữ cá nhân, chủ yếu là của các văn nghệ sĩ và một số nhà hoạt động trên các lĩnh vực khoa học, xã hội khác đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Trong số đó thì có phông lưu trữ cá nhân của Giáo sư sử học, nhà văn, nhà báo Văn Tân là phông có số lượng tài liệu tương đối đầy đủ, đa dạng về thành phần và phong phú về nội dung. Ông là một trong những cá nhân tiêu biểu, xuất sắc trên các lĩnh vực hoạt động khác nhau như hoạt động nghệ thuật, hoạt động cách mạng, hoạt động khoa học. Trong quá trình công tác của mình, ông đã đảm nhận những vai trò, vị trí quan trọng trong bộ máy nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội. Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, phông lưu trữ cá nhân của Giáo sư Văn Tân đã được thành lập để lưu giữ lại khối tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của Giáo sư bao gồm các bản viết tay, bản thảo, bản đánh máy có bút tích của ông... Đồng thời, khối tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân này là nguồn sử liệu có giá trị và có thể khai thác sử dụng vào các mục đích khác nhau như nghiên cứu về thân thế, sự nghiệp của giáo sư Văn Tân; phục vụ 2 các cuộc triển lãm trưng bày tài liệu, phục vụ nhu cầu của các nhà nghiên cứu Tuy nhiên, việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân nói riêng vẫn còn nhiều hạn chế. Với mục đích tìm hiểu thực tiễn tổ chức tài liệu của một phông lưu trữ cá nhân cụ thể nhằm làm sáng tỏ những vấn đề lý luận đã được cung cấp trong chương trình học, chúng tôi đã chọn đề tài: “Tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân” làm đề tài nghiên cứu khoa học. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nghiên cứu ở góc độ lý luận, chúng tôi tham khảo những cuốn giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của tác giả Đào Xuân Chức và cộng sự (1990); “Kỷ yếu tọa đàm khoa học về quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ” của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2015); Giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2016); giáo trình đã giúp chúng tôi có những kiến thức lí luận cơ bản đến những vấn đề chuyên sâu về tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ và lưu trữ học, công tác tổ chức quản lí tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ cá nhân nói riêng. Về góc độ thực tiễn, chúng tôi cũng tìm đọc một số bài viết liên quan, các đề tài khoa học nghiên cứu về phông lưu trữ cá nhân như: - Những tài liệu liên quan đến thân thế và sự nghiệp, những bài viết về Giáo sư Văn Tân được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III; - Phạm Thị Hồng Liên (1999), Vấn đề thu thập và quản lý tài liệu Phông lưu trữ cá nhân của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, khóa luận tốt nghiệp cử nhân khoa học ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Hà Nội; - Nguyễn Lan Chiên (2005), Công tác bổ sung tài liệu Phông lưu trữ cá nhân tại trung tâm lưu trữ quốc gia III nhận xét và kiến nghị, khóa luận tốt nghiệp cử nhân khoa học ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Hà Nội; - Phạm Bích Hải (2007), Một số nét về công tác lưu trữ tài liệu xuất xứ cá nhân trong thời gian qua, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ, (số 9); 3 - PGS. TS Vũ Thị Phụng (2013), Lưu trữ tài liệu trong các gia đình ở Việt Nam qua khảo sát thực tế và các vấn đề cần nghiên cứu, Tổ chức và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhân dân, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội, tr.79; - Th.s Trần Văn Quang , Ths. Phạm Thị Ngân (2017), Những dấu ấn một thời qua khảo sát tài liệu lưu trữ của gia đình ông Huỳnh Đức Nữa, Dấu ấn thời gian số 1+2/2017. - Các báo cáo khoa học về ý thức lưu giữ tài liệu cá nhân của các gia đình, dòng họ như: “Khảo sát ý thức của các gia đình trong việc lưu giữ các tài liệu thuộc sở hữu cá nhân” của tác giả Đỗ Thị Lan Anh và Nguyễn Thị Thơm; “Khảo sát ý thức của một số dòng họ tại huyện Thuận Thành, tỉnh Bắc Ninh trong việc lưu trữ các tài liệu thuộc sở hữu cá nhân” của tác giả Ngô Thị Thuyên,... Những tài liệu trên đã cung cấp cho chúng tôi cơ sở lý luận và thực tiễn để nghiên cứu. Khi tìm hiểu những tài liệu này chúng tôi thấy rằng có tài liệu cung cấp kiến thức chung về phông lưu trữ cá nhân, có tài liệu cung cấp một số nét về Giáo sư Văn Tân nhưng những tài liệu trên chưa cung cấp đầy đủ những thông tin về tổ chức phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân. Vì vậy, đề tài chúng tôi vừa có tính kế thừa, vừa tính phát triển những công trình nghiên cứu trước đó với mong muốn đóng góp một phần công sức của mình trong công tác tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân được hoàn thiện hơn. 3. Mục tiêu nghiên cứu Qua đề tài này, chúng tôi muốn giới thiệu thành phần, nội dung, đặc điểm tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân của Giáo sư Văn Tân. Đồng thời, chúng tôi nghiên cứu về thực trạng tổ chức tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân này. Từ đó, chúng tôi nêu lên những ưu điểm, hạn chế trong việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân và đưa ra một số đề xuất để việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân được tốt hơn. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được mục tiêu đã nêu trên, đề tài của chúng tôi thực hiện các 4 nhiệm vụ sau đây: - Tìm hiểu, nghiên cứu cuộc đời và sự nghiệp hoạt động cách mạng, sự nghiệp hoạt động khoa học của Giáo sư sử học, nhà văn, nhà báo Văn Tân; - Khảo sát thành phần tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III; - Tìm hiểu công tác tổ chức tài liệu phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân; - So sánh giữa lí luận và thực tiễn để từ đó đưa ra nhận xét, đề xuất. 5. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: Đối tượng nghiên cứu là phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân. - Phạm vi nghiên cứu: + Không gian: Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (Số 34 Phan Kế Bính, Cống Vị, Ba Đình, Hà Nội). + Thời gian: 1959-1978. 6. Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực hiện đề tài, chúng tôi sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cơ bản sau: + h ng pháp hảo sát Phương pháp này giúp chúng tôi về mặt thực tiễn đánh giá một cách khách quan về tổ chức phông lưu trữ cá nhân nói chung và của Giáo sư Văn Tân nói riêng, góp phần có được những thông tin chính xác trong việc tìm hiểu cũng như nghiên cứu được hoàn thiện hơn; + h ng pháp ph ng v n Chúng tôi áp dụng phương pháp này để phỏng vấn cán bộ tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III và thân nhân của giáo sư nhằm tìm hiểu cách tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân tại đây; + h ng pháp so sánh: Dựa trên những lý thuyết cũng như những nghiên cứu của các tác giả trong và ngoài nước qua đó chỉ ra những điểm tương đồng và khác biệt trong tổ chức giữa tài liệu cá nhân với tổ chức tài liệu cơ quan, tổ chức ; + h ng pháp ph n t ch, t ng h p Đây là phương pháp được chúng tôi sử dụng để nghiên cứu những cơ sở lý luận trong việc tìm hiểu tổ chức phông lưu trữ cá nhân. Trên cơ sở các công trình nghiên cứu trước đó, tiếp thu, kế thừa 5 những thông tin có liên quan đến đề tài; sắp xếp thông tin thành một hệ thống. Từ đó sẽ có cái nhìn tổng quan trong việc tổ chức phông lưu trữ cá nhân của Giáo sư Văn Tân. 7. Đóng góp của đề tài Cung cấp thông tin thực tiễn về phông lưu trữ cá nhân và tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân qua đó cung cấp thêm tư liệu để giảng viên, sinh viên tham khảo trong nghiên cứu, giảng dạy và học tập. Cụ thể đề tài giới thiệu cho độc giả thành phần, nội dung và đặc điểm của tài liệu phông lưu trữ cá nhân tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III (cụ thể là Phông lưu trữ cá nhân của Giáo sư Văn Tân); từ đó thấy giá trị, vai trò việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân đối với đời sống xã hội;... Ngoài ra, đề tài còn phát hiện ra những bất cập trong việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân, lý giải nguyên nhân của những bất cập này và đưa ra một số đề xuất. 8. Bố cục của đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục thì đề tài có cấu trúc gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về phông lưu trữ cá nhân và tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân. Chương 2: Thực tiễn tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Chương 3: Nhận xét và đề xuất một số biện pháp nâng cao hiệu quả tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân. 6 CHƢƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN VÀ TỔ CHỨC TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN 1.1. Lý luận chung về phông lƣu trữ cá nhân 1.1.1. Khái niệm phông lưu trữ Theo điều 2 Luật lưu trữ số 01 2011 QH13: “Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân”. 1.1.2. Khái niệm phông lưu trữ cá nhân Trên thế giới, thuật ngữ tài liệu cá nhân được định nghĩa ở nhiều góc độ khác nhau: Theo trang web Từ điển Tâm lý học của Mỹ, tài liệu cá nhân là các tác phẩm, tài liệu, vật liệu được tạo ta bởi một cá nhân, bất cứ khi nào đánh giá tài liệu cá nhân có thể đưa ra kiến thức về đặc tính, đạo đức, quan điểm, niềm tin của cá nhân đó [18]. Theo trang web chịu sự điều hành của HighBeam Research - thư viện số nổi tiếng ở Chicago, tài liệu cá nhân được định nghĩa là “ những tài liệu sử dụng trong khoa học xã hội, ghi lại một phần cuộc sống của bản thân họ. Tài liệu này bao gồm các tài liệu, nhật ký, tiểu sử, với nhiều loại hình khác nhau. Các tài liệu cá nhân nhằm mục đích phản ánh chủ quan của một đời người và có giá trị thông tin để nghiên cứu [19]. Tại Việt Nam, cụm từ “tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ” được xuất hiện lần đầu tiên trong Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982: “Tài liệu riêng của các cá nhân, gia đình, dòng họ và tập thể có giá trị về chính trị, quân sự, kinh tế, văn hóa, giáo dục, xã hội, khoa học, kỹ thuật được Nhà nước đăng ký và bảo hộ, các cơ quan lưu trữ hướng dẫn, giúp đỡ về mặt bảo quản. Nhà nước khuyến khích việc kí gửi, tặng tài liệu đó vào các cơ quan Lưu trữ Nhà nước, cấm chuyển ra nước ngoài dưới mọi hình thức; trong trường hợp muốn bán thì chỉ được bán cho cơ qu