Đề tài Tổ chức thực hiện hợp đồng gia công xuất nhập khẩu hàng tại công ty TNHH Poong in Vina và một số giải pháp

GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH POONG IN VINA 1.1 Giới thiệu chung về Công ty: 1.1.1 Tổng quát: Công ty TNHH Poong In Vina- Bình Dương, Việt Nam, là một trong những Công ty gia công hàng may mặc có tiếng của tỉnh Bình Dương, đặc biệt chuyên về nhiều loại quần áo khác nhau, sản phẩm chủ yếu là áo, quần, áo khoác, váy, váy áo… các loại với tổng sản lượng hơn 10 triệu chiếc mỗi năm. Tuy chỉ mới được thành lập trên 03 năm, nhưng Poong In Vina đã ổn định và phát triển mạnh nhờ vào tinh thần đoàn kết của tập thể năng động và cùng với sự đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật trong quản lý và tổ chức sản xuất. Sự phát triển công nghệ và duy trì chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn quốc tế do khách hàng yêu cầu luôn là nền tảng cho hoạt động của Công ty vì đó là sự thuận lợi cho những cơ hội phát triển và thành công hơn nữa. Thông qua đội ngũ quản lý trong trong Công ty và sự động viên của nhân viên, Công ty chúng tôi đã có được cam kết chắc chắn cho một chương trình nhắm tới sự gia tăng và cải thiện văn hóa Công ty, thúc đẩy một nơi làm việc hiệu quả, tạo ra môi trường làm việc với tinh thần đoàn kết của tập thể nhân viên, công nhân nhắm đến mục tiêu chung của Công ty. Là doanh nghiệp có tư cách pháp nhân đầy đủ, Công ty hoạt động theo chủ trương chính sách của Nhà nước và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả hoạt động của mình. 1.1.2 Thông tin chính: Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Poong In Vina. Trụ sở chính: Khu 3, Uyên Hưng, Tân Uyên, Bình Dương. Điện thoại: 84-0650-3641-597 Fax: 84-0650-641-598 Văn phòng chi nhánh: đường DT743, ấp Tân Long, xã Tân Đông Hiệp, huyện Dĩ An, Bình Dương. Điện thoại: 84-0650-3641-740/741/742/743. Mã số thuế: 3700688524. Tài khoản: 240-67-011739 (USD)/ 240-07- 011721 (VND) tại Ngân hàng Shinhan Vina Bank- chi nhánh tỉnh Bình Dương. Ngoài hai nhà máy sản xuất chính như trên, Công ty còn có nhiều nhà máy vệ tinh khác: Tên công ty  Địa điểm   Công ty Yuko Vina  Bình Đức, Thuận An, Bình Dương.   Công ty Sun Kyoung Vina  47/4A Khánh Hội, Tân Phước Khánh, huyện Tân Uyên, Bình Dương   Công ty Đại Mộc  Bình Đức, Thuận An, Bình Dương   Công ty Puku Vina  Đường số 3, Khu Công nghiệp Đồng An, Bình Dương   Công ty Taeyoung Vina  Bình Phước, Bình Chuẩn, Thuận An, Bình Dương   Công ty Kosvi  Ấp Long Phú, xã Phước Thái, huyện Long Thành, Đồng Nai   1.2 Quá trình hình thành và phát triển. Tận dụng những ưu đãi đầu tư của chính quyền địa phương tỉnh Bình Dương, nguồn nhân công giá rẻ, đón đầu những lợi ích khi Việt Nam gia nhập WTO (1/1/2007), ngày 12 tháng 01 năm 2006 Công ty TNHH Poong In Vina chính thức được thành lập với 100% vốn nước ngoài theo Giấy phép đầu tư số: 481/GP-BD. Trụ sở chính đặt tại: địa chỉ như trên. Vốn đầu tư ban đầu: 5 triệu USD. Diện tích nhà xưởng, kho bãi: 5 ha. Năm đầu khi thành lập gồm 1.000 công nhân nhưng cho tới nay đã lên đến 3.765 người. Sau gần 2 năm hoạt động, doanh nghiệp đã đạt được những thành quả bước đầu, tạo dựng được uy tín đối với khách hàng và nhận được nhiều đơn đặt hàng lớn. Để đáp ứng được những đơn hàng lớn như thế, ngày 23 tháng 09 năm 2008, chi nhánh Công ty đã được thành lập theo Giấy phép số: 46112000018, với qui mô diện tích nhà xưởng là 2 hecta, 1.132 công nhân, trụ sở đặt tại khu vưc Đông Tân Sóng Thần với địa chỉ nói trên. Do ngày càng có uy tín trên thị trường gia công và khả năng ngày càng lớn mạnh của Công ty, liên tiếp trong năm 2008 Công ty đã ký kết nhiều hợp đồng thuê gia công lại tại các nhà máy vệ tinh để phục vụ cho nhu cầu tăng cao của các đơn hàng. 1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty. 1.3.1 Chức năng: Công ty TNHH Poong In Vina là doanh nghiệp chuyên gia công hàng may mặc cho nước ngoài và nhận được thù lao gia công. Khách hàng của Công ty trong hợp đồng 03/PI-PT/2008 là Công ty Poong In Trading (Hàn Quốc). 1.3.2 Nhiệm vụ: Thực hiện chủ trương kinh tế mở của Đảng và Nhà nước ta đề ra, đẩy mạnh công tác đối ngoại, thực hiện đa dạng hóa trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội…, trong đó nhiệm vụ quan trọng là đẩy mạnh công tác xuất khẩu để tăng thu ngoại tệ. Sản xuất phục vụ gia công theo đúng ngành nghề đã đăng ký, thực hiện và hoàn thành tốt các nghĩa vụ, nhiệm vụ đối với Nhà nước và cấp trên. Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất đáp ứng yêu cầu của khách hàng trong mọi trường hợp, thực hiện các cam kết đã thỏa thuận trong hợp đồng gia công mà Công ty tham gia ký kết. Có trách nhiệm phân phối lao động hợp lý, tạo việc làm cho người lao động, ổn định và cải thiện đời sống tinh thần cho người lao động. Nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ- nhân viên toàn Công ty. 1.4 Tổ chức nhân sự của Công ty 1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty: Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức nhân sự của Công ty: 1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban. Công ty TNHH Poong In Vina có 05 bộ phận bao gồm: Tổng vụ, Nhân sự, Kế toán và Tài chính, Shipping, Merchandise với chức năng cụ thể như sau: Tổng giám đốc: Quản lý và điều hành mọi hoạt động của Công ty, đề ra các quyết định trong phạm vi và quyền hạn được Nhà nước và Công ty giao phó. Đồng thời Tổng giám đốc là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của Công ty. Quyền tuyển chọn lao động theo yêu cầu sản xuất, theo đúng chính sách tuyển dụng lao động của nhà nước, đảm bảo việc làm cho nhân viên. Quyền lựa chọn hình thức trả lương, phân phối lao động, quyền khen thưởng đối với nhân viên làm việc có hiệu quả đạt thành tích tốt, quyền kỷ luật đối với nhân viên vi phạm nội quy. Bộ phận nhân sự: Bộ phận nhân sự có chức năng quản lý, tham mưu cho tổng giám đốc về công tác tổ chức nhân sự, tuyển chọn và điều động nhân sự, đề xuất giải quyết các vấn đề về chính sách, chế độ phân công đào tạo, đề bạt thăng chức… Tổ chức thực hiện và thống kê tình hình thực hiện các quy định về định mức lao động, năng suất lao động, kế hoạch lao động- tiền lương. Thực hiện các hoạt động mang tính chất quản trị tiếp tân, văn thư, quản lý, bảo vệ , phòng cháy chữa cháy, quản lý các phương tiện phục vụ cho công tác sản xuất, xuất khẩu của Công ty. Bộ phận kế toán, tài chính: Theo dõi và báo cáo kịp thời các số liệu phản ánh tình hình hoạt động kinh doanh, phân tích hoạt động tài chính, lập báo cáo thống kê. Theo dõi, xử lý các việc về lĩnh vực tài chính, công nợ, số vốn vay… Thanh toán các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản thu nhập khác cho nhân viên trong công ty. Bộ phận Shipping: Lập kế hoạch xuất nhập khẩu, kế hoạch sản xuất, điều phối và lưu chuyển hàng hóa, chế độ thu chi và tiêu thụ sản phẩm, nhập nguyên phụ liệu kịp thời cho nhu cầu sản xuất, xuất khẩu. Thực hiện toàn bộ thủ tục xuất nhập khẩu, quản lý phương tiện vận chuyển phục vụ cho công tác giao nhận hàng hóa vật tư, nguyên vật liệu xuất nhập khẩu của Công ty. Bộ phận Merchandise: Quản lý các đơn hàng, theo dõi tiến độ làm hàng của các nhà máy, có chính sách đôn đốc các nhà máy hoàn thành các đơn hàng đúng thời gian, số lượng và chất lượng. Triển khai thực hiện sản xuất các sản phẩm mẫu, liên hệ với đại diện khách hàng tại Việt Nam để kiểm soát chất lượng của các lô hàng trước khi xuất tại các nhà máy. Theo dõi thời gian và lượng nguyên liệu nhập khẩu cung cấp để sản xuất cho mỗi đơn hàng để yêu cầu nhà đặt gia công gửi thêm nguyên vật liệu. Bộ phận Tổng vụ: quản lý hoạt động tổng quát của Công ty như: xây dựng, giải quyết các tranh chấp hay vấn đề về kinh tế, tài chính, phụ trách thu mua nguyên liệu…và hỗ trợ các phòng ban khác trong các hoạt động điều hành sản xuất hàng ngày. 1.5 Kết quả hoạt động Xuất nhập khẩu từ 2006 đến 2008. Ra đời trong giai đoạn ngành dệt may Việt Nam có nhiều chuyển biến quan trọng, nhất là việc bỏ hạn ngạch xuất khẩu vào thị trường Mỹ do Việt Nam chính thức gia nhập vào tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) ngày 1/1/2007, Công ty gặp rất nhiều khó khăn do có sự cạnh tranh gay gắt trong ngành. Tuy nhiên, với sự nhạy bén, năng động và sáng tạo, Ban giám đốc và toàn thể công nhân viên trong Công ty đã cùng phấn đấu vươn lên khắc phục khó khăn để hoàn thành nhiệm vụ và gặt hái được thành quả đáng kể. Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty từ 2006 đến 2008 Đơn vị tính: USD Chỉ tiêu  Năm 2006  Năm 2007  Năm 2008   Doanh thu  18.789.425  22.670.000  25.850.000   Lợi nhuận  1.136.704  1.580.019,2  1.935.523,52   Chi phí  17.652.721  21.089.980,8  23.914.76,48   Nguồn: Phòng Shipping_ Công ty TNHH Poong In Vina. Nhận xét: Qua bảng số liệu trên cho ta thấy rằng, trong những 3 năm qua lợi nhuận thu được từ hoạt động gia công của Công ty đã và đang gia tăng với mức độ ngày càng cao: Lợi nhuận từ hoạt động gia công của Công ty từ năm 2007 tăng 139% so với năm 2006 tương đương khoảng 443.315,2 USD. Có được kết quả này là do việc bớt những những chi phí cho việc xây dựng tài nguyên mới, chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới… Lợi nhuận từ hoạt động gia công năm 2008 tăng lên 122,5% so với năm 2007, tương đương với 355.504,32 USD. Tốc độ tăng doanh thu năm 2008 thấp hơn 6,4% so với năm 2007 nhưng đó không phải là dấu hiệu của sự hoạt động kém hiệu quả của doanh nghiệp, mà do trong năm 2008 doanh nghiệp đã đầu tư thêm các trang thiết bị mới, nâng cấp phương tiện vận chuyển, và đặc biệt là xây dựng thêm chi nhánh hai ở Đông Tân,… Đây được coi là những chi phí hợp lý và mang lại lợi ích lâu dài cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời cũng là cơ sở để đảm bảo tính ổn định cho hoạt động của Công ty, đáp ứng ngày càng cao những đơn hàng lớn và phức tạp hơn. Nhìn chung tốc độ gia tăng lợi nhuận của doanh nghiệp trong thời gian qua là tương đối cao và ổn định, thể hiện tính hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của Công ty và là phương tiện để qua đó Công ty khẳng định vị thế của mình trên thị trường. Cơ cấu thị trường của Công ty: Sản phẩm của Công ty chủ yếu xuất sang thị trường chủ lực là Mỹ (chiếm 95%) với các khách hàng lớn như: Ann Taylor, Macy’s, The J’Jill, JC Penney… Các thị trường khác chiếm tỷ trọng không đáng kể (HongKong: 2%, Canada: 1%, Philippine:1% và còn lại là các thị trường khác). Đây là điểm còn hạn chế của Công ty, nhất là trong thời kỳ khủng hoảng kinh tế toàn cầu như hiện nay, và Mỹ là quốc gia chịu ảnh hưởng nặng nề nhất của cuộc khủng hoảng này. Cơ cấu mặt hàng gia công của Công ty: Bảng 2: Tình hình gia công của Công ty theo mặt hàng Đơn vị tính: cái Mặt hàng  Năm 2006  Năm 2007  Năm 2008   Áo các loại  4.255.650  4.432.500  5.175.000   Quần các loại  945.700  985.000  1.150.000   Áo khoác các loại  1.418.550  1.477.500  1.725.000   Váy các loại  1.105.000  997.000  1.150.000   Áo váy (đầm) các loại  851.130  2.570.000  2.980.000   Nguồn: phòng Shipping_Công ty TNHH Poong In Vina. Nhận xét: Công ty TNHH Poong In Vina hoạt động tại Việt Nam với tư cách là công ty nhận gia công cho nước ngoài. Các mặt hàng Công ty sản xuất hoàn toàn phù hợp với ngành nghề đăng ký (hàng may mặc), do vậy khá đa dạng bao gồm: các loại áo, quần, áo khoác, váy, áo váy (đầm), không chỉ đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng về mẫu mã, kỹ thuật, độ khó… mà còn về chất lượng của sản phẩm. Điểm mạnh này của Công ty thể hiện qua tốc độ gia tăng đáng kể về lợi nhuận thu được từ hoạt động gia công trong các năm gần đây. Bảng số liệu trên thể hiện về cơ cấu từng mặt hàng là dấu hiệu minh chứng cho tính hiệu quả trong phương hướng hoạt động gia công của doanh nghiệp trong thời gian qua. TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG GIA CÔNG XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH POONG IN VINA Sơ đồ 2: Sơ đồ quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng gia công. 2.1 Hợp đồng gia công 2.1.1 Các khái niệm: Gia công trong thương mại là hoạt động thương mại, theo đó bên nhận gia công sử dụng một phần hoặc toàn bộ nguyên liệu, vật liệu của bên đặt gia công để thực hiện một hoặc nhiều công đoạn trong quá trình sản xuất theo yêu cầu của bên đặt gia công để hưởng thù lao. Sơ đồ 3: Sơ đồ về quá trình gia công hàng hóa: Hợp đồng gia công là hợp đồng gia công giữa các thương nhân trong nước, trong đó bên đặt gia công (doanh nghiệp xuất khẩu) giao nguyên vật liệu hoặc bán thành phẩm cho bên nhận gia công (đơn vị sản xuất gia công) để gia công, chế biến ra thành phẩm xuất khẩu sau đó bên nhận gia công giao lại thành phẩm cho bên đặt gia công và được bên đặt gia công thanh toán một khoản tiền thù lao được gọi là tiền gia công do hai bên thỏa thuận. 2.1.2 Phân tích hợp đồng gia công số 03/PI-PT/08 ngày 11 tháng 10 năm 2008. Công ty trách nhiệm hữu hạn Poong In Vina (Việt Nam) hoạt động dưới hình thức là Công ty có vốn đầu tư 100% nước ngoài nhưng hoạt động tại Việt Nam, có giấy phép đăng ký hoạt động nên việc ký kết hợp đồng với nước ngoài cũng tuân thủ theo các quy định của pháp luật Việt Nam. Giữa Công ty Poong In Vina và Poong In Trading (Hàn Quốc) có mối quan hệ hợp tác tốt đẹp và có sự tin tưởng nhau kể từ ngày đầu hợp tác. Do đó, hợp đồng được lập theo nguyên tắc hợp đồng chung và thường theo mẫu có sẵn chỉ thay đổi các phần cần thiết như số lượng, quy cách… các hợp đồng được soạn thảo này dựa vào bảng ghi nhớ sơ bộ làm cơ sở soạn thảo hợp đồng. Hợp đồng thường được soạn thành 4 bản: 2 bản tiếng Việt và 2 bản tiếng Anh, hai bên sẽ cùng ký vào 4 bản của hợp đồng, sau quá trình ký kết thì mỗi bên giữ 2 bản để làm cơ sở theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng của bên đối tác và cũng là cơ sở cho những khiếu nại, tranh chấp về sau. 2.1.2.1 Về hình thức của hợp đồng: Hợp đồng gia công số 03/PI-PT/08 được lập dưới dạng văn bản, hoàn toàn phù hợp với các quy định về hình thức của hợp đồng trong Phần II Mục I Thông tư 116/2008/TT-BTC ngày 04/12/2008 của Bộ Tài chính “Hướng dẫn về thủ tục Hải quan đối với hàng hóa gia công với nước ngoài”. 2.1.2.2 Về nội dung: Nội dung được thỏa thuận trong hợp đồng gia công số 03/PI-PT/2008 hoàn toàn đầy đủ và phù hợp với quy định trong Phần II Mục I Thông tư 116/2008/TT-BTC ngày 04/12/2008 của Bộ Tài chính, đó là hợp đồng gia công phải thể hiện đầy đủ theo Quy định tại Điều 30 Nghị định số 12/2006/NĐ-CP ngày 23/01/2006 của Chính phủ (theo hợp đồng gia công số 03/PI-PT/08 Phụ lục đính kèm). Cụ thể: Phần mở đầu Phần mở đầu của hợp đồng số 03/PI-PT/2008 (xem phụ lục) rất đầy đủ và chính xác, bao gồm: tiêu đề “hợp đồng gia công”, số hợp đồng, ngày tháng năm thành lập hợp đồng. Phần thông tin về chủ thể của hợp đồng gia công số 03/PI/PT/2008 Phần thông tin này của hợp đồng đã liệt kê đầy đủ tên Công ty; địa chỉ kinh doanh; số điện thoại; số fax; mã số thuế và họ tên, chức vụ của người đại diện của hai bên để thuận tiện trong giao dịch và theo đúng quy định của pháp luật về người đại diện doanh nghiệp. Nội dung từng điều khoản của hợp đồng gia công số 03/PI-PT/08. Điều 1: Nội dung của hợp đồng gia công: Trong điều khoản này, hai bên đã thỏa thuận rõ ràng và chi tiết về vai trò và trách nhiệm của hai chủ thể tham gia hợp đồng là Công ty TNHH Poong In Vina (bên nhận gia công) và Công ty Poong In Trading (bên đặt gia công). Điều 2: Hàng hóa – Số lượng – Đơn giá – Trị giá Với điều khoản này, việc xác định số lượng sản phẩm, đơn giá gia công, đồng tiền thanh toán… là hết sức quan trọng và cần thiết. Vì vậy, cả hai chủ thể của hợp đồng đều hết sức thận trọng để tránh xảy ra nhầm lẫn, điều khoản này của hợp đồng gia công số 03/PI-PT đã làm đựoc điều đó, bằng cách liệt kê chi tiết các thông tin cần thiết cho cả hai bên thực hiện. Điều 3: Quy cách và kiểm soát chất lượng sản phẩm. Trong điều khoản này hai bên thỏa thuận về tất cả chi tiết kỹ thuật, thiết kế, mẫu mã, về trách nhiệm kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu sau khi nhận hàng của bên nhận gia công và trách nhiệm kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi xuất hàng của người đại diện do bên đặt gia công chỉ định. Tuy nhiên, điều khoản này còn thiếu các quy định về quy cách đóng gói sản phẩm: chất liệu bao bì, số lớp, trọng lượng tịnh, trọng lượng bao bì sao cho phù hợp nhất với mặt hàng cụ thể. Ngoài ra phải quy định thêm về ký mã hiệu hàng hóa… Đây là cơ sở để các bên giải quyết tranh chấp phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa. Điều 4: Giao nhận nguyên phụ liệu và xuất hàng Ở điều khoản này, hai bên đã có sự thỏa thuận và đi đến thống nhất về nghĩa vụ của mỗi bên về việc giao nhận nguyên phụ liệu và xuất hàng, kể cả quy định về thời hạn gửi chứng từ và trách nhiệm về những chi phí phát sinh của mỗi bên. Điều 5: Thanh toán: Trong điều khoản thanh toán, cả hai bên đã không liệt kê ra những chứng từ yêu cầu, cần thiết cho việc nhận hàng và thanh toán. Cả hai bên cũng cần quy định về số lượng bản gốc, bản copy, các ghi chú cần thiết trên chứng từ, đặc biệt trên B/L phải có ghi chú vận đơn sạch, đã bốc hàng lên tàu, đối với giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa phải quy định do cơ quan nào cấp. Điều 6: Nhãn và nhãn hiệu thương mại Hai bên thỏa thuận rất rõ ràng điều khoản này trên hợp đồng. Thỏa thuận như vậy sẽ bảo vệ Công ty (bên nhận gia công) khỏi những rắc rối phát sinh do kiện tụng hay tranh chấp của bên thứ ba nào đó về nhãn hiệu thương mại của hàng hóa, hoặc quyền sở hữu trí tuệ… và mọi trách nhiệm này thuộc về bên đặt gia công là Công ty Poong In Trading chịu trước pháp luật. Điều 7: Thanh lý hợp đồng Trong điều khoản này, cả hai bên đã nêu lên được cách xử lý nguyên phụ liệu thừa sau sản xuất. Thực hiện tốt điều khoản này là đem lại lợi ích cho đất nước và uy tín cho doanh nghiệp. Điều 8: Khiếu nại và trọng tài Với điều khoản này, quyền lợi thuộc về bên A (bên nhận gia công) do mọi tranh chấp xảy ra được giải quyết tại Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam, như vậy bên A sẽ không tốn chi phí di chuyển và cũng đã am hiểu về pháp luật cũng như có thuận lợi về ngôn ngữ và các tập quán quốc tế khác được áp dụng tại Việt Nam. Điều 9: Điều khoản chung. Đây là phần mà hai bên thỏa thuận chung về thiện chí hợp tác của mình và quy định hiệu lực, ngôn ngữ của hợp đồng để thuận tiện cho cả hai bên khi tham gia ký kết hợp đồng này. Đây là điều mà tất cả các doanh nghiệp khi tham gia hoạt động, ký kết hợp đồng, đó là làm sao mang lại hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp mình đồng thời tạo uy tín với khách hàng, xây dựng mối quan hệ hợp tác tốt đẹp và lâu dài. 2.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng gia công số 03/PI-PT/2008 2.2.1 Đăng ký hợp đồng gia công Chậm nhất 01 ngày trước khi làm thủ tục nhập khẩu lô hàng đầu tiên của hợp đồng gia công, doanh nghiệp (bên A) phải đăng ký hợp đồng gia công với cơ quan Hải quan nơi doanh nghiệp có cơ sở sản xuất (Chi cục Hải quan Sóng Thần, Cục Hải quan Bình Dương, tỉnh Bình Dương - Điều I Mục II thông tư 116/TT-BTC ngày 04/12/2008) Bộ hồ sơ bao gồm: Hợp đồng gia công và các phụ lục hợp đồng (nếu có): nộp 02 bản chính Giấy phép đầu tư (do là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài): 01 bản sao. Bản định mức nguyên phụ liệu tạm tính cho hàng gia công xuất khẩu (2 bản) Bản danh mục nguyên phụ liệu nhập khẩu: 02 bản. Giấy ủy quyền sử dụng nhãn mác hàng hóa: 2 bản (gồm tiếng Anh và tiếng Việt). Hợp đồng thuê mặt bằng, nhà xưởng, hoặc các chứng từ sở hữu (quyền sở hữu đất, các chứng từ chứng minh tài sản). Hợp đồng thuê gia công lại: 01 bản sao, xuất trình bản chính. Sau đó hai ngày, đến Chi cục Hải quan Sóng Thần nhận lại hồ sơ đăng ký hợp đồng đã có xác nhận “Đã đăng ký” lên hợp đồng gia công. 2.2.2 Quy trình nhập khẩu nguyên phụ liệu: 2.2.2.1 Chuẩn bị chứng từ nhận hàng: Sau khi nhận các chứng từ (Bill of Lading, Invoice, Packing list…) của bên đặt gia công gửi sang, nhân viên Công ty sẽ tiến hành kiểm tra các chứng từ đồng thời liên hệ với đại lý giao nhận vận tải để biết được khi nào chuyên chở hàng hóa đến và đến cửa khẩu nào. Việc kiểm tra chứng từ phải được thực hiện nhằm đảm bảo tính thống nhất giữa các chứng từ với hợp đồng gia công và các chứng từ khác, đặc biệt là các chứng từ mang thông tin như: tên hàng, số lượng, đơn vị tính… Khi tàu đến, đại lý giao nhận sẽ fax cho Công ty một Giấy thông báo hàng đến (NOA- Notice of Arrival