Đề tài Vai trò của tài liệu lưu trữ

ĐỀ TÀI VAI TRÒ CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ Sinh viên : Nguyễn Thị Dung Lớp : 1305 QTVE 1. Tóm tắt nội dung Tài liệu có ý nghĩa quan trọng đối với các cơ quan nhà nước, đoàn thể và cá nhân trong việc giải quyết các vấn đề trong cuộc sống, là nguồn tài liệu quan trọng trong mọi ngành mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế, xã hội, văn hóa, chính trị.càng ngày con người càng nhận thức được vai trò của tài liệu. Con người luôn có ý thức gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng và coi nó như một loại tài sản quý giá. 2. Giải thích từ ngữ - Theo cách hiểu thông thường tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lưu lại, giữ lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin quá khứ, phục vụ đời sống xã hội. Quan điểm về tài liệu lưu trữ càng ngày càng có sự biến đổi nhất định phù hợp với sự phát triển của xã hội con người. - Theo nghĩa chuyên ngành tài liệu lưu trữ được định nghĩa như sau: Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử của toàn xã hội. -Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu được in trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác,trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.[1,1] trích từ trang 1 của Luật lưu trữ. - Tài liệu lưu trữ có những đặc điểm sau: + Nội dung của tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh hoạt động và thành tựu lao động sáng tạo của con người qua các thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại những sự kiện hiện tượng, biến cố lịch sử, những hoạt động của các cơ quan, tổ chức, những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hóa nổi tiếng. + Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao. Tài liệu lưu trữ gần như được sinh ra đồng thời với các sự kiện, hiện tượng, nên thông tin phản ánh trong đó có tính chân thực cao. + Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu. Trường hợp không có bản chính, bản gốc thì có thể dùng bản sao có giá trị như bản chính thay thế. + Tài liệu lưu trữ thông thường chỉ có một đến hai bản. Đặc điểm này khác với các xuất bản phẩm như sách, báo, tạp chí. Vì thế tài liệu lưu trữ phải được bảo quản chặt chẽ, nếu để hư hỏng, mất mát thì không gì có thể thay thế được. + Tài liệu lưu trữ do Nhà nước thống nhất quản lý. Nó được đăng ký, bảo quản và nghiên cứu, sử dụng theo những quy định của pháp luật. - Các loại tài liệu lưu trữ + Tài liệu hành chính: là những văn bản có nội dung phản ánh những hoạt động về quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, quân sự Tài liệu hành chính có nhiều thể loại phụ thuộc vào từng giai đoạn lịch sử của mỗi quốc gia, dân tộc. Ở Việt Nam, dưới thời Phong kiến tài liệu hành chính là các loại: luật, lệ, lệnh, sắc, chiếu, chỉ, dụ, cáo, sách, biểu, sớ dưới thời Pháp thuộc là sắc luật, sắc lệnh, nghị định, công văn và ngày nay tài liệu hành chính là hệ thống các văn bảo quản lý nhà nước như: hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị định, nghị quyết, quyết định, thông tư, tờ trình, kế hoạch, báo cáo, công văn Đây là loại hình tài liệu chiếm tỷ lệ lớn trong các lưu trữ hiện nay. + Tài liệu khoa học - kỹ thuât: là loại tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt động về nghiên cứu khoa học; phát minh sáng chế; thiết kế, xây dựng các công trình xây dựng cơ bản; thiết kế và chế tạo các loại sản phẩm công nghiệp; điều tra, khảo sát tài nguyên thiên nhiên như địa chất, khoáng sản, khí tượng, thuỷ văn và trắc địa, bản đồ Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: tài liệu pháp lý, thuyết minh công trình, báo khảo sát, báo cáo nghiên cứu khả thi, dự toán, quyết toán, các hồ sơ thầu, các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thiết kế thi công, hoàn công; bản vẽ tổng thể công trình, bản vẽ các chi tiết trong công trình; các loại sơ đồ, biểu đồ tính toán; các loại bản đồ, trắc địa. + Tài liệu nghe nhìn: là tài liệu phản ánh các hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội và các hoạt động phong phú khác bằng cách ghi và tái hiện lại các sự kiện, hiện tượng bằng âm thanh và hình ảnh. Loại tài liệu này chuyển tải, tái hiện sự kiện, hiện tượng một cách hấp dẫn sinh động, thu hút được sự chú ý của con người. Hiện nay, khối tài liệu này chiếm vị trí quan trọng trong Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam. Tài liệu nghe nhìn bao gồm các loại: băng, đĩa ghi âm, ghi hình; các bức ảnh, cuộn phim (âm bản và dương bản) ở các thể loại khác nhau như: phim hoạt hình, phim truyện, phim tư liệu, phim thời sự + Tài liệu điện tử: là loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng máy vi tính trong quá trình sản sinh và lưu trữ tài liệu. Tài liệu điện tử hay còn gọi là tài liệu đọc bằng máy, là những dữ liệu ở dạng đặc biệt chỉ có thể đọc và sử dụng nó bằng máy vi tính. Như vậy, tài liệu lưu trữ điện tử có thể bao gồm các file dữ liệu và các cơ sở dữ liệu, các thư điện tử, điện tín ở dạng văn bản hoặc ở dạng mã hóa bằng số thông tin. + Ngoài bốn loại hình tài liệu chủ yếu trên, tài liệu lưu trữ còn có những tài liệu phản ánh các hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ, các hoạt động chính trị, khoa học Loại tài liệu này chủ yếu là bản thảo của chính tác phẩm văn học- nghệ thuật, khoa học; thư từ trao đổi và tài liệu về tiểu sử của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ nổi tiếng, của các nhà hoạt động chính trị, hoạt động khoa học; các phác thảo của các hoạ sĩ NỘI DUNG Tài liệu lưu trữ dù ở loại hình nào cũng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức, cá nhân đồng thời góp phần phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử. Trong đó: 1.Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hành chính nhà nước. Thứ nhất, việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản quản lý nhà nước có thể từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm. Vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ thể hiện ngay khi định hướng nội dung, xác định nhu cầu ban hành văn bản quản lý nhà nước cần phải nghiên cứu các chủ trương, đường lối của Đảng liên quan đến vấn đề đó thông qua các tài liệu lưu trữ. Nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý nhà nước đã quy định về cùng vấn đề đó, để xác định vấn đề đã được điều chỉnh, giải quyết chưa, điều chỉnh, giải quyết bằng cách nào, hiệu quả như thế nào, nhằm bảo đảm tính hệ thống, tính khả thi, sát hợp với thực tế của văn bản. Nghiên cứu thực trạng xã hội được phản ánh qua các tài liệu lưu trữ để văn bản đang soạn thảo phù hợp với thực tế phát triển của đời sống xã hội. Vì toàn bộ nguồn thông tin văn bản sử dụng để nghiên cứu đều đã qua các khâu xử lý nghiệp vụ của công tác lưu trữ.  Thứ hai, dựa trên những thông tin được lưu trữ để nghiên cứu tìm ra quy luật vận động, từ đó dự báo về xu hướng phát triển của vấn đề trong tương lai, nhất là sự vận động của đối tượng chịu sự tác động của văn bản đang soạn thảo; tìm hiểu đối tượng của văn bản đã hiểu và quan tâm, chờ mong gì về vấn đề đó; dự đoán phản ứng của họ khi nhận được văn bản .Từ đó tìm ra cách thức tác động phù hợp với quy luật vận động của đời sống xã hội và định hướng  Thứ ba, cùng với việc nghiên cứu các văn bản pháp luật hiện hành, trong quá trình xây dựng một văn bản, cần phải nghiên cứu pháp luật liên quan đến nội dung văn bản của giai đoạn trước, nhằm đánh giá những thành công, thất bại của từng văn bản, từng quy định; tìm hiểu nguyên nhân để kế thừa những hạt nhân hợp lý, phát huy giá trị tích cực, hạn chế đến mức thấp nhất những tác động tiêu cực, những thiệt hại có thể xảy ra cho xã hội của văn bản mới. Khi ban hành văn bản áp dụng pháp luật, phải tiến hành nghiên cứu hệ thống các quy phạm pháp luật đã được ban hành (hệ thống các văn bản đó được lưu giữ ở lưu trữ hiện hành là phổ biến) để bảo đảm văn bản áp dụng pháp luật đó là đúng thẩm quyền, và có nội dung phù hợp với pháp lụật hiện hành. Quá trình thu thập thông tin từ tài liệu lưu trữ không qua nhiều khâu trung gian, được thực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thông tin diện rộng, phong phú, nhanh chóng, tiết kiệm sẽ phục vụ đắc lực cho việc xây dựng hệ thống thể chế nền hành chính nhà nước. Như vậy, làm tốt các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cho hoạt động hệ thống hoá pháp luật (tập hợp hoá và pháp điển hoá) được tốt, góp phần loại bỏ những quy phạm lỗi thời, làm giảm sự chồng chéo giữa các văn bản quy phạm pháp luật, nâng cao chất lượng, hiệu quả cho hệ thống thể chế nền hành chính nhà nước, bảo đảm cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật nói riêng và văn bản quản lý nhà nước nói chung.  2. Vai trò của lưu trữ tài liệu đối với cá nhân Tài liệu lưu trữ để làm lý lịch (giấy khai sinh, bằng cấp, chứng nhận, các quyết định lương, thưởng; giấy khen ..). Lưu trữ tài liệu để chứng minh nhân thân giải quyết các vấn đề về sở hữu và thừa kế tài sản; chứng minh tài sản (sổ hộ khẩu; giấy đăng ký kết hôn, giấy tờ giao dịch mua bán..). Lưu trữ tài liệu để chứng minh thực hiện các nghĩa vụ vơi nhà nước: ví dụ biên lai đóng thuế đất. Lưu trữ tài liệu để giữ lại những ký ức, kỷ niệm đẹp trong cuộc sống của cá nhân. 3. Vai trò của tài liệu lưu trữ đối với Quốc gia - Vai trò của tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực chính trị + Tài liệu lưu trữ dùng để làm bằng chứng chứng minh chủ quyền quốc gia, giải quyết các xung đột về biên giới lãnh thổ; làm sáng tỏ các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước về tôn giáo, dân quyền + Tố cáo tội ác chiến tranh Trong chiến tranh đã để lại cho người dân những nỗi đau không bao giờ có thẻ quên được, tài liệu lưu trữ đã ghi lại những tội ác của chúng đã làm với dân tộc Việt. + Bảo vệ an ninh quốc gia và trật tự an toàn xã hội Tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết các vụ án hình sự và dân sự. Thông qua tài liệu lưu trữ của cơ quan công an. Tài liệu lưu trữ góp phần giúp các chiến sĩ công an triệt phá được các đường dây buôn bán ma túy lớn, các vụ án hình sự nguy hiểm, góp phần bảo vệ an ninh và trật tự xã hội. 4. Vai trò của tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực kinh tế - Sử dụng tài liệu lưu trữ để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế (dài hạn và ngắn hạn). Tài liệu lưu trữ góp phần xác định những kế hoạch xây dựng phát triển ngắn hạn, dài hạn cho từng vùng từng địa phương, xác định những phương án canh tác, sản xuất phù hợp để hạn chế những rủi ro mà thiên tai và các yếu tố bên ngoài đem lại. Đối với lĩnh vực kinh tế,các thông tin trong tài liệu lưu trữ thường xuyên được khai thác và sử dụng để phục vụ cho việc xây dựng các đề tài, dự án, đề án, kế hoạch phát triển kinh tế phù hợp với điều kiện của từng địa phương, từng vùng; phục vụ việc quy hoạch phát triển khu kinh tế Nhơn Hội và các khu công nghiệp như: KCN Phú Tài, Long Mỹ, Nhơn Hòa và Hòa Hội, , các cụm công nghiệp như: CNN Diêm Tiêu, Bình Dương, Đại Thành Để có những kế hoạch hoặc đề án quy hoạch phù hợp và khả thi, các cơ quan quản lý không thể không khai thác các thông tin có trong tài liệu lưu trữ như các số liệu thống kê về tình hình kinh tế, xã hội của địa phương, số liệu về dân số và điều kiện thổ nhưỡng - Các thông tin trong tài liệu lưu trữ còn được khai thác để phục vụ việc tìm kiếm và khai thác các tài nguyên, khoáng sản. Việc khái thác và sử dụng các thông tin trong tài liệu lưu trữ đã giúp cho Nhà nước nói chung và tỉnh nhà nói riêng tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức và tiền của. Ngoài ra đối với các cơ quan, tổ chức kinh tế (gọi chung là doanh nghiệp), tài liệu lưu trữ còn là kho tàng thông tin về công nghệ, kinh nghiệm, bí quyết sản xuất, kinh doanh. Hiện nay trong bối cảnh đất nước hội nhập kinh tế quốc tế và bước vào nền kinh tế thị trường, việc khai thác tài liệu lưu trữ sẽ giúp các doanh nghiệp tham khảo và áp dụng được nhiều công nghệ hiện đại, nhiều kinh nghiệm quản lý để đẩy mạnh phát triển sản xuất, kinh doanh. - Sử dụng tài liệu lưu trữ để sửa chữa, nâng cấp các công trình xây dựng Nước ta có rất nhiều công trình được xây dựng từ thời pháp thuộc, những công trình có tuổi thọ hàng trăm năm. Sau thời gian sử dụng chúng ngày càng xuống cấp, chính vì thế mà tài liệu lưu trữ góp phần trong việc giúp người thiết kế thiết kế lại công trình mới dựa trên bản thiết kế có sẵn hoặc tu sửa để phục hồi những cấu trúc và nét cổ xưa của nó. 5. Vai trò của tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực văn hoá – xã hội - Đối với lĩnh vực văn hóa – xã hội, thông tin trong tài liệu lưu trữ được khai thác và sử dụng để phục vụ cho việc nghiên cứu văn hóa của các dân tộc, văn hóa vùng, miền. Những nghiên cứu về văn hóa dựa trên cơ sở các thông tin từ tài liệu lưu trữ đã góp phần giới thiệu những nét văn hóa truyền thống của văn hóa tỉnh nhà với bạn bè trong nước và thế giới. Tài liệu lưu trữ là cứ liệu đáng tin cậy để thế giới công nhận và xếp hạng nhiều di sản văn hoá có giá trị. Tài liệu lưu trữ nắm giữ nguồn thông tin tư liệu quan trọng để xác định các giá trị văn hóa của đất nước, góp phần quan trọng để xét giá trị văn hóa được bảo tồn do UNESCO công nhận. Góp phần quan trọng trong việc đưa văn hóa Việt giới thiệu ra thế giới. - Tài liệu lưu trữ để tổ chức triển lãm giới thiệu quá trình hình thành và phát triển của các địa danh du lịch nổi tiếng. Nước ta có nhiều địa điểm du lịch trong đó có nhiều địa điểm mang tính lịch sử như Quốc tử giám, kinh thành huế, phố cổ, tháp tràm, địa đạoTài liệu lưu trữ giúp những người hướng dân viên du lịch có thêm tư liệu để giới thiệu cho khách tham quan trong nước và nước ngoài, giúp người tham quan có thông tin, kiến thức về các danh lam thắng cảnh trong cả nước. - Tài liệu lưu trữ được dùng để thiết kế bối cảnh, làm phục trang về những bộ phim lịch sử Những bộ phim về lịch sử Chiến thắng Điện biên phủ, Điện biên phủ trên không, sao tháng tám là những bộ phim ghi lại cảnh chiến tranh thảm khốc của dân tộc, những bộ phim đi vào lòng người. Để làm được điều đó thì tài liệu lưu trữ góp phần rất quan trọng xây dựng bối cảnh, trang phục, nội dung câu chuyện. - Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin đáng tin cậy để nhà nươc giải quyết chế độ cho những người có công, những đối tượng xã hội khác ... Khi hòa bình lập lại, chiến tranh lùi xa, đất nước phát triển kinh tế- xã hội nhưng trong xã hội còn đó những tấm gương anh hùng, những bà mẹ việt nam anh hùng, những chiến sĩ anh dũng. Tài liệu lưu trữ góp phần lưu lại những chiến công của họ để Nhà nước có nguồn thông tin để xét một cách chính xác các hộ trợ, các chế độ đãi ngộ cho họ. Ngoài ra dựa vào tài liệu kinh tế, dân cư để xét các hộ dân trong vùng chính sách khó khăn, vùng dân tộc thiểu số, biển đảo để kịp thời hỗ trợ họ. 6. Đối với lĩnh vực khoa học công nghệ Tài liệu lưu trữ cũng có những giá trị đặc biệt, vì tính kế thừa trong nghiên cứu khoa học là một yêu cầu bắt buộc. Hầu hết các đề tài nghiên cứu khoa học trên từng lĩnh vực cụ thể, đều phải tìm hiểu về tình hình và những kết quả nghiên cứu có liên quan của những người đi trước. Vì thế các đề tài nghiên cứu khoa học, sau khi được ứng dụng vào thực tiễn đều được lưu trữ lại và trở thành tài liệu tham khảo cho các đề tài nghiên cứu tiếp theo. KẾT LUẬN Như vậy tài liệu lưu trữ đóng một vai trò quân trọng không thể thiếu trong mọi ngành mọi lĩnh vực, trong đời sống của nhân dân. Chính vì thế các cơ quan Nhà nước, cơ quan đoàn thể và dân dân phải không ngừng gìn giữ và phát triển việc quản lý, bảo quản thật tốt nguồn tài liệu. Hiện nay trong xu thế hội nhập, đứng trước nhu cầu đổi mới, những cơ quan quản lý và cơ quan lưu trữ các cấp không thể hài lòng với những gì đã đạt được, mà vấn đề đặt ra là cần phải xác định rõ trách nhiệm của mình đối tài liệu lưu trữ, để có những cơ chế, giải pháp chỉ đạo quản lý tích cực nhằm phát huy tốt giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu và phát triển. Đối với cá nhân đoàn thể phải góp phần gìn giữ những tài liệu lưu trữ quan trọng, nộp cho các cơ quan nhà nước những nguồn tài liệu mang ý nghĩa quốc gia, dân tộc. Tuy nhiên, muốn phát huy tốt giá trị của tài liệu lưu trữ, trước tiên cần có sự thay đổi nhiều về cách nhìn và quan niệm về tài liệu lưu trữ. Vẫn còn nhiều quan niệm cho rằng việc lưu trữ tài liệu chủ yếu là để bảo quản an toàn tài liệu, không để hư hỏng mất mát tài liệu hay để phục vụ cho nhu cầu khai thác của cán bộ công chức trong cơ quan, không mở rộng cho các đối tượng độc giả, đối tượng bên ngoài khai thác, vì thế nên chưa quan tâm đầu tư cho công tác tuyên truyền, giới thiệu tài liệu lưu trữ. Để phát huy tốt giá trị của tài liệu lưu trữ, các cơ quan quản lý và cơ quan lưu trữ các cấp cần thay đổi quan niệm và nhận thức về công tác lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ. Ngoài việc bảo quản an toàn tài liệu, bảo mật thông tin trong tài liệu lưu trữ, cần quan tâm đến công tác phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Muốn vậy cơ quan quản lý các cấp và cơ quan lưu trữ cần phải đầu tư nghiên cứu, tìm tòi các biện pháp tạo ra cơ hội và điều kiện tốt nhất để độc giả có thể thuận tiện trong việc tiếp cận, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, phát huy tốt những giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu xã hội, góp phần vào sự nghiệp bảo vệ và phát triển đất nước trong giai đoạn hiện nay.