Đề tài Xác định dự án

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA CNTT BÀI TẬP LỚN MÔN: QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM ĐỀ TÀI: XÁC ĐỊNH DỰ ÁN Giáo viên hướng dẫn: Th.s Nguyễn Đức Lưu Nhóm SV thực hiện: 1.ĐẶNG XUÂN NHÃ 6.NGUYỄN SỸ MẠNH 2.BÙI THỊ TRANG 7.NGUYỄN HỮU ĐỨC 3.NGUYỄN THỊ HIỀN (244) 8.PHÙNG THỊ HÀ 4.TRẦN THỊ THANH NHÀI 9.LÊ THỊ TRƯỜNG AN 5.ĐÀO THỊ NGỌC 10.NGUYỄN THỊ THANH NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. Hà Nội, ngày tháng năm 2010 Giáo viên LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay dưới sự phát triển của khoa học kỹ thuật đã hỗ trợ rất nhiều trong cuộc sống, công việc và nghiên cứu nhân loại. Sự phát triển của vi tính không chỉ đem lại những thuận tiện trong việc tính toán, giải đáp các bài toán riêng rẽ, đơn lẻ trên từng máy mà giờ đây các ứng dụng đã phát triển chủ yếu là các ứng dụng trong quản lý hệ thống. Một dự án phần mềm được xây dựng qua nhiều giai đoạn và có sự góp mặt của nhiều người liên quan đến dự án đó để tạo nên một dự án thành công nhất. Xác định dự án phần mềm là một khâu rất quan trọng trong việc xây dựng dự án phần mềm, điều này giúp cho dự án thêm phần chính xác nhất tránh khỏi thất bại đỗ vỡ mà dự án hay gặp phải nhất, việc xác định rõ dự án bao gồm việc xác định mục đích, mục tiêu, phác thảo dự án và việc xác định vai trò của từng người liên quan đến dự án đó. Nhận định được sự quan trọng mà việc xác định dự án quan trọng như vậy, nhóm chúng em xin đưa ra bài tập lớn về việc nghiên cứu và phân tích vai trò, chức năng của công đoạn xác định dự án cho mọi người cùng tham khảo để đi đến việc xây dựng dự án thành công nhất. Với trình độ hiểu biết và thời gian nghiên cứu có hạn, đề tài không tránh khỏi sai xót và hạn chế nhất định, chúng tôi rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo, các sinh viên để giúp chúng tôi hoàn thành tốt hơn về đề tài này Trong thời gian thực hiện đề tài nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn tới các thầy cô giáo trong tổ bộ môn quản lý dự án phần mềm trường ĐHCN Hà Nội.Những người đã tận tình giảng dạy và truyền đạt những kiến thức quý báu để chúng tôi có thể tiếp cận và nghiên cứu những công nghệ mới đồng thời có những bài học quý báu về việc kiểm thử nói riêng và xây dựng một phầm mềm nói chung, có những kinh nghiệm về việc học tập nhóm và làm việc theo nhóm và đặc biệt qua đây, chúng em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Đức Lưu đã hướng dẫn và giúp đỡ chúng tôi trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành bài tập lớn của mình. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 3 MỤC LỤC 4 CHƯƠNG II: XÁC ĐỊNH DỰ ÁN PHẦN MỀM 5 I –Xác định mục đích và mục tiêu của dự án 5 I.1 Giá trị của các mục tiêu rõ ràng 6 I.2 Các mục tiêu và thỏa hiệp 6 I.3 Quan hệ giữa mục đích và mục tiêu 9 I.4 Đánh giá nội dung việc xác định dự án 11 I.5 Đánh giá hình thức xác định dự án 14 I.6 Những điểm cần tránh trong dự án 15 II- LÀM TÀI LIỆU PHÁC THẢO DỰ ÁN 15 (Statement of Work) 15 II.1 Thành phần chủ yếu của Sow 16 II.1.1 Giới thiệu dự án 16 II.1.1.1 Mô tả ngắn gọn về dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc 16 II.1.1.2 Giải thích ý đồ dự án 17 II.1.1.3 Các bên liên quan,tài nguyên chi phí,rủi ro 17 II.2 Các công việc xây dựng phác thảo 19 II.2.1 Các bước tiến hành khi làm tài liệu phác thảo dự án 23 II.2.2 Đánh giá phác thảo dự án 23 II.2.3 Xác định vai trò và trách nhiệm trong dự án 24 II.2.4 Quy trình tổ chức dự án 27 II.2.5 Cơ cấu tổ chức dự án 29 II.2.6 Tổ chức dự án cần có 32 II.2.7 Xây dựng Tổ dự án cần tránh 32 II.2.8 Xây dựng Tổ dự án cần tránh 32 II.2.9 Nếu sau khi khai trương dự án, không khí lại lắng xuống 32 II.2.10 Ban điều hành và nhà tài trợ phải phê chuẩn 33 KẾT LUẬN 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 CHƯƠNG II: XÁC ĐỊNH DỰ ÁN PHẦN MỀM I- XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU DỰ ÁN Mục đích -Mục đích là những mô tả dự án sẽ đạt tới cái gì. Mục đích nói chung không đo được. -Mục đích có thể hiểu được tính chỉnh thể của dự án thông qua công tác lập kế hoạch, từ đó thấy được tầm quan trọng của việc xác định mục tiêu của dự án có ảnh hưởng sâu sắc đến tính chỉnh thể, hệ thống của dự án. Mục đích sẽ nhìn nhận toàn bộ dự án từ kế hoạch tổng thể đến từng kế hoạch bộ phận và hiểu được cách thức lập kế hoạch dự án. Mục tiêu -Mục tiêu là thực hiện một nghiên cứu phân tích tình huống một cách chi tiết và hoàn chỉnh đối với dự án, là các tập hợp con (có thể đo được) của mục đích. Việc đạt tới một mục tiêu sẽ nói lên rằng việc đạt tới các mục đích tổng thể của dự án đã đi đến mức nào. -Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo đúng tiến độ thời gian cho phép. I.1 Giá trị của các mục tiêu rõ ràng -Thiết lập sự mong đợi của nhà tài trợ dự án Khi người quản lý dự án hay 1 nhóm phát triển dự án xác định được rõ mục đích và mục tiêu cho dự án thì khi đó đã một phần tạo sự tin tưởng cho nhà tài trợ. Bởi khi nhà tài trợ bỏ ra một khoản tiền đầu tư thì họ cần biết số tiền đó được đầu tư vào đâu, đầu tư như thế nào và kết quả ra sao -Đưa ra mục tiêu để hướng dẫn đội dự án Một dự án có thể có một người hoặc có nhiều người tham gia nhưng tất cả những người làm dự án đều cần phai hiểu họ dang làm gì, công việc họ làm di tới đâu, kết quả nhận được như thế nào? Một mục tiêu rõ ràng sẽ khiến cho những thành viên trong đọi dự án định hướng được hướng đi và công việc họ phải làm góp phần quan trong vào thành công của dự án. -Cho phép xác định thời điểm kết thúc! Khi một nhóm xây dựng dự án làm một công việc gì, mà không biết khi nào nó kết thúc thì thật nguy hiểm, nó sẽ tốn công sức, thời gian và tiền của… Điều đó có nghĩa là nhóm xây dựng dự án cần phải biết khi nào thì dự án kết thúc, có nghĩa là họ phải biết được rằng mục tiêu và mục đích họ đưa ra cho dự án đã đạt được hay chưa =>Mục tiêu rõ ràng, đúng đắn là cơ sở xây dựng các tài liệu khác như: phạm vi, mô tả công việc,…là yếu tố quyết định thành công của dự án I.2 Các mục tiêu và thỏa hiệp -Quản lý phạm vi -Quản lý thời gian -Quản lý chi phí -Quản lý chất lượng -Quản lý nhân lực -Quản lý thông tin -Quản lý rủi ro -Quản lý hợp đồng và các hoạt động mua sắm Bốn yếu tố quan trọng: thời gian, chất lượng và phạm vi,tài chính có quan hệ chặt chẽ với nhau. Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án,giữa các thời kỳ đối với từng dự án, đạt được tốt đối với mục tiêu này thường phải “hy sinh”, một trong hai mục tiêu kia. Cụ thể, trong quá trình quản lý dự án thường diễn ra các hoạt động đánh đổi mục tiêu. Đánh đổi mục tiêu dự án là việc hy sinh một mục tiêu nào đó để thực hiện tốt hơn các mục tiêu kia trong ràng buộc không gian và thời gian. Nếu công việc dự án diễn ra theo đúng kế hoạch thì không phải đánh đổi mục tiêu. Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khách quan, cũng như chủ quan công việc dự án thường có nhiều thay đổi nên đánh đổi là một kỹ năng quan trọng của nhà quản lý dự án. =>Do đó người quản lý dự án phải luôn chủ động giám sát dự án: -Vạch ra chiến lược duy trì và giám sát sự hỗ trợ của các cổ đông và nhà tài trợ để đảm bảo rằng nhà tài trợ và các cổ đông vẫn đang chia sẻ trách nhiệm của dự án. -Đảm bảo rằng việc liên lạc với các nhà tài trợ đang diễn ra như kế hoạch truyền thông của dự án. Sử dụng các kênh truyền thông chính thức và không chính thức để đảm bảo rằng dự án vẫn đang duy trì được sự hỗ trợ của họ.Nếu có mối lo ngại rằng sự ủng hộ của nhà tài trợ đang bị lung lay, hay xác định nguồn gốc của mối lo ngại đó, sử dụng các kỹ năng giao tiếp để cố gắng lôi kéo lại sự ủng hộ đó, xác định được các nhân tố liên quan và ảnh hưởng, và cố gắng cân bằng tác động tiêu cự mà nhà tài trợ đang chú ý. -Vạch ra chiến lược duy trì và giám sát các quy trình kiểm soát để đảm bảo phạm vi dự án không bị mở rộng so với lịch trình, cũng như kinh phí không tăng quá dự nhiều so với vốn đầu tư. -Vạch ra chiến lược duy trì và giám sát các phương pháp và tiêu chuẩn đưa ra trong kế hoạch chất lượng của dự án để đảm bảo rằng dự án vẫn đang tuân thủ các phương pháp và tiêu chuẩn đặt ra. Phân công cho các thành viên dự án chịu trách nhiệm về từng phương pháp và tiêu chuẩn, sau đó kiểm tra sự tuân thủ các phương pháp và tiêu chuẩn đó. -Vạch ra chiến lược duy trì và giám sát việc tuân thủ các nguyên tắc và tiêu chuẩn của ngành. Nếu cần thiết, hay nhờ sự trợ giúp của ban pháp luật. Các nhóm chuyên môn thường đưa ra nguồn thông tin khác về các tiêu chuẩn của ngành. -Xác lập và phát triển một hệ thống thông tin nhằm theo dõi lịch trình, chi phí, rủi ro và các chỉ tiêu đánh giá chất lượng. Hay sử dụng hệ thống thông tin quản lý dự án (PMIS) nếu bạn có quyền truy cập. Nếu không, cần phải sử dụng kết hợp giữa bảng tính và các phần mềm cơ sở dữ liệu (CSDL). Xem xét việc sử dụng mạng nội bộ để trợ giúp việc truy cập và phổ biến cơ sở dữ liệu. -Xác định các dấu hiệu rủi ro cho các thành phần chính của dự án, và giữ cho các thành phần đó luôn nằm trên hoặc gần với ngưỡng giới hạn đặt ra. Đàm phán thoả hiệp - Làm cân bằng giữa tăng hiệu quả, sử dụng nguồn lực khan hiếm, thêm các chi phí phụ và tính năng sản phẩm luôn luôn là một thách thức. Chìa khoá để duy trì sự cân bằng là phát hiện ra biến động sớm. Điều này có thể giúp giám đốc dự án phân tích những lựa chọn và xác định xem sự thoả hiệp nào sẽ dẫn đến tối ưu hiệu suất tổng thể. Quan trọng là truyền đạt với khách hàng và các nhà tài trợ để đảm bảo rằng có hợp đồng ưu tiên dự án khi thực hiện những thoả hiệp này. I.3 Quan hệ giữa mục đích và mục tiêu h Bảng thể hiện quan hệ giữa mục đích và mục tiêu Mục tiêu  Mục đích   -Quản lý phạm vi  xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện   -Quản lý thời gian  chỉ rõ mỗi công việc phải kéo dài bao lâu, khi nào thì bắt đầu, khi nào thì kết thúc   -Quản lý chi phí  dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án   -Quản lý chất lượng  đảm bảo chất lượng kết quả của dự án phải đáp ứng mong muốn của nhà tài trợ (chủ đầu tư).   -Quản lý nhân lực  phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu của dự án.   -Quản lý thông tin  ai cần thông tin về dự án? mức độ chi tiết? các nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ bằng cách nào?   -Quản lý rủi ro  xác đinh tính chất, mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lý từng loại rủi ro   -Quản lý hợp đồng và các hoạt động mua sắm  quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ nhằm giải quyết cácvấn đề: bằng cách nào cung cấp các hàng hoá, vật liệu cần thiết cho dự án? tiến độ cung cấp, chất lượng cung cấp đến đâu?   Trong một dự án có thể có nhiều mục tiêu khác nhau, nhưng tất cả các mục tiêu đều đi đến một mục đích chung của dự án. Mục tiêu phải là chi tiết cụ thể của mục đích, phụ hoạ và nhất quán cho mục đích và khi tất cả các mục tiêu đạt được thì mục đích của dự án cũng đạt được. Nhưng ta cần xác định mục đích chung trước rồi sau đó mới xác định được những mục tiêu cụ thể. Ví dụ cho dự án đường 32: -Mục đích của dự án là: Xây dựng đường vành đai 3 với thời gian và kinh phí cho phép. -Mục tiêu của dự án là: Đường gồm có 3 làn đường, tất cả các loại xe đều đi được, chiều rộng là 50m, chiều dài là 4km, ... Ví dụ cho dự án xây bệnh viện tỉnh -Mục đích của dự án: Xây dựng một bệnh viện đa khoa hiện đại, phục vụ việc chữa bệnh và chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân trong tỉnh -Các mục tiêu của dự án: bệnh viện có khuôn viên 20 000 met vuông, bệnh viện có 20 phòng nội trú, với 300 giường bệnh, bệnh viện có các Khoa: Tim/mạch, xương, ...., bệnh viện có khoảng 50 bác sỹ, 100 y tá, 200 hộ lý làm việc và phục vụ nhân dân, kinh phí dự kiến: 4 triệu USD, thời gian dự kiến: 2 năm Ví dụ 3: Đề án Tin học hoá QLHC Nhà nước, 2001-2005 -Mục đích dự án: Xây dựng và đưa vào hoạt động hệ thống thông tin điện tử của Đảng và Chính phủ, nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Lãnh đạo các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và chính quyền địa phương các cấp. -Các mục tiêu dự án Nâng cấp mạng Tin học diện rộng Chính phủ Đào tạo tin học cho lực lượng cán bộ viên chức trong các cơ quan quản lý nhà nước Xây dựng các cở sở dữ liệu quốc gia (Cơ sở dữ liệu quốc gia về hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu quốc gia về tài nguyên đất, Cơ sở dữ liệu quốc gia về tài chính, v.v...) Tin học hoá các dịch vụ công: Đăng ký kinh doanh, cấp giấy phép xây dựng, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, v.v... Thời gian thực hiện Đề án : 5 năm 2001-2005 Kinh phí thực hiện Đề án: 1000 tỷ VN I.4 Đánh giá nội dung việc xác định dự án Báo cáo về các mục tiêu của dự án chưa đã rõ ràng chưa? Việc xác định mục tiêu của dự án là vô cùng quan trọng, người quản lý dự án phải xác định rõ các mục tiêu đó và báo cáo cho nhà đầu tư, để nhà đầu tư có kế hoạch và phương hướng đầu tư. Đảm bảo rằng loại dự án và quy mô dự án được xác định rõ: -Xem xét việc sử dụng kế hoạch dự án tích hợp cho dự án thêm / chuyển / thay đổi và các dự án vi mô. -Chuẩn bị cho quy định phạm vi phức tạp hơn và lớn hơn cho cá dự án vĩ mô Đảm bảo rằng các phần có thể chuyển giao và ranh giới dự án được xác định rõ: -Tài liệu có xác định rõ cái sẽ được hoàn thành và không được hoàn thành như một phần của dự án hay không? -Các yêu cầu bắt buộc và không bắt buộc có xác định rõ hay không? Các tiêu chí chấp thuận cho các kết quả chuyển giao đã được phác thảo chưa? -Tài liệu có xác định rõ mỗi phần có thể chuyển giao nào sẽ bằng ngôn ngữ không biệt ngữ hay không? -Bạn có biết khi nào dự án hoàn tất không? -Tính đến ngày tháng bắt đầu và ngày tháng hoàn tất theo mục tiêu trong đó có thời đoạn tương đối với ngày tháng bắt đầu theo lý thuyết và / hoặc ngày tháng bắt đầu /kết thúc. -Tính đến hậu quả của những ngày tháng bị trễ hạn theo toàn bộ dự án cũng như các mốc quan trọng cụ thể. Đảm bảo rằng trách nhiệm được xác lập rõ: -Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan hiểu vai trò và trách nhiệm của họ trong dự án.Cân nhắc việc sử dụng ma trận trách nhiệm. -Mọi người có hiểu chuỗi yêu cầu cho dự án hay không? -Có một số quy định hay chuẩn của ngành ảnh hưởng tới các phần có thể chuyển giao hay không? Giao cho ai đó nghiên cứu và chịu trách nhiệm về các phạm vi này. -Cái nào là ưu tiên giữa chi phi, lịch trình và chất lượng? -Tính năng, lịch trình hay kinh phí có thể thương lượng lại được để giữ cho dự án theo đúng lịch trình hay đúng kinh phí nếu cần thiết?. -Bản đồ nguồn lực có ý nghĩa không? Các phần có thể chuyển giao có thể thực hiện được hay không? -Các mốc quan trọng đề ra có ý nghĩa không? -Ước tính chi phí đề ra có ý nghĩa không? -Đảm bảo rằng quy định phạm vi phác thảo rõ rủi ro liên quan tới dự án: -Cẩn thận các rủi ro nghiệp vụ đó như các điều kiện thị trường xấu không trở thành bộ phận của quy định rủi ro cho dự án. -Cân nhắc việc sử dụng ma trận rủi ro để tránh hàng loạt những điều xấu có thể xảy ra. Tránh việc mô tả các giải pháp. Việc đề ra các giải pháp trong dự án là rất cần thiết, xong những giải pháp đó không nên mô tả nó, mà phải cần thực hiện nó. Các mục tiêu bao gồm tất cả các khía cạnh trong phạm vi dự án? (phạm vi, chất lượng, thời gian, đầu tư) - Phạm vi: Là việc xác định phạm vi, giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào nằm ngoài phạm vi của dự án. -Thời gian: Là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án. Nó chỉ rõ mỗi công việc phải kéo dài bao lâu, khi nào thì bắt đầu, khi nào thì kết thúc và toàn bộ dự án kéo dài bao lâu, phải hoàn thành khi nào. -Chi phí: Là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án. Cụ thể là tổ chức, phân tích số liệu, báo cáo những thông tin về chi phí. -Chất lượng: Là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng kết quả của dự án phải đáp ứng mong muốn của nhàtài trợ (chủ đầu tư). Có phải bao gồm tất cả các mục tiêu - thậm chí cả các mục tiêu hiển nhiên mà tất cả mọi người đều công nhận? Trong việc xây dựng một dự án, người quản lý không thể coi thường bất kỳ một mục tiêu nào kể cả những mục tiêu hiển nhiên mà tất cả mọi người đều công nhận. Đôi khi những mục tiêu đó quyết định thành công của dự án, và nó là tiêu chuẩn đánh giá nội dung dự án, ảnh hưởng tới quyết định của nhà đầu tư Ví dụ: Dự án xây dựng cầu bắc qua Sông Hồng thì mục tiêu hiển nhiên là cây cầu phải có tuổi thọ cao nhưng chưa được một năm mà cầu đã sập thì dự án đó là thất bại Có phải mỗi mục tiêu đều kèm theo phương tiện đo lường những kết quả đạt được? Bất kỳ một mục tiêu nào của dự án, dù là mục tiêu nhỏ nhất thì đều phải có những kết quả đạt được Có phải các mức độ yêu cầu của thành tựu đạt được đưa ra một phạm vi chấp nhận được, bao gồm mức chấp nhận tối thiểu (trường hợp xấu nhất)? Khi một dự án được triển khai thì nhà đầu tư phải đưa ra mức chấp nhận tối thiểu cho dự án, và đội quản lý dựa vào đó để tránh đi đến một dự án thất bại. Mức chấp nhận tối thiểu được coi là ngưỡng thất bại hay thành công của dự I.5 Đánh giá hình thức xác định dự án Tính rõ ràng -Không có ngôn từ nhập nhằng: Bản xác định dự án sau khi được nhà quản lý xác định, sẽ được thông qua khách hàng và nhà đầu tư. Chính vì vậy bản xác định dự án phải rõ ràng, ngôn từ phải chính xác, không mập mờ để nhà đầu tư và khách hàng hiểu được một cách dễ dàng -Không có ngôn ngữ marketing: Ngôn ngữ marketing là dạng ngôn ngữ mang tính chất quảng cáo, đôi khi là sáo rỗng, chính vì vậy có thể sẽ làm nhà đầu tư hay khách hàng hiểu nhầm về dự án -Không có từ viết tắt, nếu viết tắt thì phai có lời chú thích. Ngắn gọn -25 từ hoặc ít hơn. Nê