Đề tài Xây dựng dự án khả thi hệ thống quản lý thư viện

ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ - ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Đề tài: XÂY DỰNG DỰ ÁN KHẢ THI HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN Hà Nội, Tháng 6 – 2006 MỤC LỤC I. Đặt vấn đề :..................................................................................................................3 II- Phân tích hiện trạng hệ thống cũ : .............................................................................5 1. Hoạt động:...................................................................................................................5 1.1 Quản lí tư liệu:..........................................................................................................5 1.2 Quản lý độc giả: .......................................................................................................5 1.3 Quản lý phục vụ : ......................................................................................................6 2. Cơ cấu tổ chức:............................................................................................................6 Mô tả dự án: ....................................................................................................................7 1. Mục tiêu tổng quát......................................................................................................7 2. Mục tiêu cụ thể ............................................................................................................7 III- Các giai đoạn triển khai xây dựng hệ thống: ............................................................11 1. Các giai đoạn triển khai .............................................................................................11 2. Các bước triển khai hàng năm:..................................................................................13 V- DỰ TRÙ KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG...........................13 1. Phân tích kế hoạch triển khai: ....................................................................................13 2. Tiến độ chi tiết: .........................................................................................................14 3. Xây dựng cơ sở hạ tầng: ............................................................................................15 4. Dự trù kinh phí thực hiện dự án: ................................................................................15 IV- Hiệu quả và ưu điểm của hệ thống...........................................................................17 1. Hoạt động chuyên môn và quản lý: ............................................................................18 2. Mặt kĩ thuật – khoa học .............................................................................................19 3. Mặt kinh tế - xã hội ...................................................................................................19 NỘI DUNG I. Đặt vấn đề : Hiện tại công nghệ thông tin đã có nhiều ứng dụng rộng rãi trong tất cả các ngành của xã hội. Trong chuyên môn quản lý thư viên, các thư viện của nước ta đang tiến tới hiện đại hóa toàn bộ các hoạt động của thư viện như quản lý nguồn tư liệu, quản lý hoạt động sử dụng tư liệu của độc giả, các hoạt động liên kết, trao đổi với các thư viện lớn có nguồn tư liệu dồi dào nhằm đạt được hiệu quả cao nhất. Trung tâm Thông tin - Thư viện trường đại học Quốc gia là một trung tâm thư viện lớn của nước ta. Trung tâm được thành lập theo quyết định số 66/TCCB ngày 14 tháng 2 năm 1997 của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội trên cơ sở hợp nhất các thư viện của các trường đại học thuộc ĐHQGHN. Trung tâm là một đơn vị sự nghiệp trực thuộc ĐHQGHN, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng. Trung tâm có nguồn tư liệu lớn, được lưu trữ trên nhiều phương tiện lưu trữ khác nhau gồm có 200.000 tên sách với gần 1.000.000 bản, 3.000 tên tạp chí với 450.000 bản, 2.000 thác bản văn bia, bộ sưu tập tài liệu điện tử phong phú gồm CSDL sách của Thư viện Quốc gia, CSDL Sinh học, CSDL Năng lượng - Điện tử - Tin học... và một số các CSDL khác như bài trích về KHCN, các đề tài nghiên cứu đang tiến hành hoặc đã kết thúc ở Việt Nam, sách điện tử và giáo trình điện tử và nhiều tài liệu ở dạng không in ấn như cassette, video, đĩa CD-Rom. Trung tâm còn có một lượng độc giả lớn, thường xuyên là các sinh viên của trường và đội ngũ cán bộ giảng dạy và nghiên cứu. Do đó, nhiệm vụ quản lý các quá trình sử dụng thư viện của độc gỉa là vấn đề thực sự khó khăn. Hiện tại trung tâm đang bước đầu thực hiện chính sách liên kết với các thư viện có tiếng trên thế giới để tận dụng nguồn tư liệu dồi dào đáp ứng được các nhu cầu ngày càng lớn của độc giả. Trước nhưng nhiệm vụ nặng nề nói trên, việc ứng dụng CNTT trở nên hết sức cần thiết và có ý nghĩa hỗ trợ rất lớn. Hiện tại, trung tâm đã bước đầu tiến hành tin học hoá . Cơ sở vật chất với mạng LAN hoàn chỉnh tại trụ sở chính và các khu vực được kết nối Intranet – Internet, các máy chủ và rất nhiều máy trạm được đặt tại các cơ sở. Tuy nhiên, quá trình tin học hóa của trung tâm vẫn chưa thực sự có hiệu quả; chưa đáp ứng được nhu cầu hoạt động của một thư viện hiện đại và tầm cỡ. Vì vậy, việc xây dựng và phát triển một hệ thống thông tin hoàn chỉnh đáp ứng nhiệm vụ đặt ra là nhu cầu cấp bách để Trung tâm có thể hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ mà trường Đại học Quốc gia giao phó trong thời gian tới. Bản đề cương dự án “Phát triển hệ thống quản lý thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội” được xây dựng trên cơ sở khảo sát và phân tích hiện trạng của thư viện, có tham khảo ý kiến đóng góp của các nhân viên quản lý và nhân viên nghiệp vụ của nhiều thư viện khác cùng với sự hỗ trợ về mặt kĩ thuật của các chuyên gia Công nghệ Thông tin có kinh nghiệm. Ngoài ra, chúng tôi còn tham khảo các hệ thống quản lý thư viện đã được ứng dụng rộng rãi và có hiệu quả tại các nước phát triền II- Phân tích hiện trạng hệ thống cũ : 1. Hoạt động: Hệ thống cũ thực hiện các chức năng cơ bản sau : quản lý tư liệu, quản lý độc giả, quản lý phục vụ và báo cáo thống kê. Hầu hết các chức năng được thực hiện chủ yếu bằng thủ công, tính tin học hóa chưa cao: 1.1 Quản lí tư liệu: Phòng bổ sung chịu trách nhiệm chính cho việc bổ sung các nguồn tư liệu mới. Trung bình mỗi quý thư viện nhập về khoảng 50 đầu sách in với 2000 cuốn. Hàng tháng , thư viện có bổ sung các tạp chí chuyên ngành định kì và nhiều dạng ấn phẩm khác. Danh mục các sách được bổ sung dựa vào nhu cầu về sách của độc giả và dựa trên các thông tin về sách mới. Sách mới được các nhân viên thư viện phân chia số đầu sách và số lượng sách cho các kho. Sau đó thực hiện các công việc phân loại, làm nhãn, phích cho tư liệu Hàng năm thư viện có các đợt thanh lý tư liệu tư liệu cú nát hoặc ít được sử dụng. 1.2 Quản lý độc giả: Mỗi năm thư viện có thêm hơn 3000 độc giả mới là các sinh viên , cán bộ nghiên cứu giảng dạy của các trường cơ sở. Thư viện có chức năng tiếp nhận các yêu cầu làm thẻ của độc giả từ đó làm và phân phát các thẻ độc giả mới đến các độc giả theo từng bộ phận. Ngoài ra, thư viện còn phải thường xuyên cập nhật các thông tin về độc giả cũng như loại bỏ các thông tin về các độc giả có thẻ hết hạn sử dụng 1.3 Quản lý phục vụ : Đây là chức năng chính của thư viện, quản lý các hoạt động mượn và trả sách của thư viện của độc giả. Hàng tuần, hệ thống thư viện có khoảng 500 độc giả tham gia việc mượn và trả tư liệu.Hiện tại , thư viện có hai loại phòng: phòng đọc và một phòng mượn. Phòng đọc bao gồm nhiều tạp chí, tài liệu được tham khảo thường xuyên.Chức năng của phòng đọc cho phép độc giả mượn tư liệu tại chỗ nhưng không cho phép độc giả mượn sách về. Độc giả có thể mượn sách tại phòng mượn. Thủ thư sẽ xử lý phiếu mượn sách để phục vụ yêu cầu của độc giả. Khi muốn trả sách, độc giả làm phiếu trả đưa cho nhân viên thư viện để cập nhật các thông tin về mượn sách của độc giả. 1.3 Thống kê hiệu quả thư viện: Trong hoạt động của thư viện, việc thống kê hoạt đông có vai trò rất quan trong. Nó cho biết tình trạng hoạt động của thư viện, từ đó giúp đỡ thư viện hoạt động đúng phương hướng. Chức năng thống kê bao gồm thống kê về tư liệu, thống kê về quá trình mượn trả của độc giả. Các chức năng này được nhân viên thư viện tổng hợp một cách từ các phiếu mượn và trả của độc giả 2. Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức của thư viện hiện tại : Đứng đầu thư viện là giám đốc thư viện có tất cả quyền hành, chịu trách nhiệm trong việc xét duyệt các yêu cầu mua, thanh lý các tư liệu và quyết định cơ cấu hoạt động của hệ thống. Thủ thư có vai trò phục vụ việc tham gia sử dụng thư viện của độc giả như nhận yêu cầu độc giả, phát sách cho độc giả mượn Bộ phận quản lý kho thực hiện chức năng quản lý các tư liệu như phân loại các tư liệu mới , thanh lý các tư liệu trong quyết định của giám đốc. Bộ phận quản lý độc giả có chức năng chính là thống kê quá trình mượn và trả sách của độc giả Mô tả dự án: 1. Mục tiêu tổng quát Theo chủ chương của Đảng và nhà nước trong thời kỳ công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước công nghệ thông tin cần được ứng dụng trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Do vậy ta cần đưa hệ thống quản lý thư viện trở thành một hệ thống có sử dụng triệt để các ứng dụng công nghệ thông tin đặc biệt là trong những công việc cần nhiều sức người như việc quản lý hay thống kê. Dự án còn có mục tiêu xây dựng một hệ thống phục vụ tiện lợi và hiệu quả nhất cho quá trình tìm kiếm và sử dụng tài liệu của các độc giả 2. Mục tiêu cụ thể a. Mục tiêu trước mắt Hệ thống cần đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ của thư viện: - Quản lý độc giả: - Quản lý tư liệu: - Quản lý phục vụ - Báo cáo thống kê Quản lý tư liệu : Yêu cầu không chỉ quản lý các tư liệu cùng các nguồn tư liệu sẵn có của thư viện, còn cần phải có sự liên hệ cùng các thư viện liên kết. Các quá trình làm và dán các nhãn phích cho các tư liệu mới cần được tiến hành tự động . Dựa trên danh mục các thống kê về sử dụng của tư liệu, hệ phải tự đưa ra được các báo cáo về các danh mục sách cần thanh lý, đưa ra các giả pháp xử lý tư liệu hợp lý. Yêu cầu hệ thống cung cấp các giao diện thân thiện dễ dùng cho việc cập nhật tạo mới và hủy bỏ các thông tin về tư liệu Quản lý độc giả : cần phải chuẩn hóa các thông tin về độc giả. Hồ sơ độc giả phải được lưu trữ một cách tập trung nhưng cần được xử lý một cách phân tán. Hệ thống cần phải có các giao diện dễ sử dụng. Hệ thống cũng cần hoạt động tương thích với các thiết bị phần cứng như các máy đọc thẻ. Quản lý phục vụ: Chủ yếu của chức năng này là quản lý quá trình mượn và trả tư liệu của độc giả. Yêu cầu phải xử lý thông tin tự động các quá trình như kiểm tra tính hợp lệ của thẻ độc giả, khả năng sử dụng thẻ của độc giả (có thể mượn được bao nhiêu tư liệu ). Hệ thống cần cung cấp chức năng cho phép độc giả tìm kiếm trên máy tính các tư liệu một cách nhanh chóng. Độc giả có thể sử dụng mạng máy tính nội bộ của thư viện để đưa ra các yêu cầu mượn sách tới thủ thư mà không cần phải viết phiếu khai nhận. Thủ thư cũng không cần phải xử lý thủ công các yêu cầu của độc giả, tất cả các nhiệm vụ này phải được hệ thống đảm nhiệm. Ngoài ra hệ thống cần đảm bảo chức năng sử dụng thư viện liên kết trong việc tra cứu tư liệu. Nhờ đó, hệ thống có thể giúp đỡ độc giả mượn được các tài liệu không có trong kho của thư viện. Các thao tác xử lý để hệ thống có thể thưc hiện được chức năng liên kết với các thư viện khác cần được đảm bảo. Việc xử lý phạt đối với độc giả trong quá trình sử dụng tư liệu cần phải được xử lý tự động Báo cáo thống kê: nhiệm vụ rất quan trọng của hệ thống. Yêu cầu hệ thống phải tự động thống kê các thông tin về tư liệu các quá trình mượn trả tư liệu của độc giả. Hệ thống phải có chức năng đưa ra các báo cáo thống kê định kì về các tài liệu được sử dụng thường xuyên, các tài liệu ít nguời tham khảo. Qua đó giúp cho người quản lý trong việc duy trì và bổ sung nguồn tư liệu mới cho thư viện. Ngoài ra, hệ thống cần phải thường xuyên đưa ra danh sách các độc giả vi phạm nội quy của thư viện ( mượn sách quá hạn ) để thư viện có chính sách xử lý phù hợp b. Mục tiêu lâu dài - Xây dựng hệ thống quản lý thư viện tiên tiến hiện đại có thể đáp ứng được tất cả những yêu cầu cần có. - Sử dụng Internet để cho phép hệ thống có thể trao đổi thông tin giữa các thành phần con trong hệ thống cũng như trao đổi thông tin với các hệ thống thư viện khác trong nước và trên thế giới. - Xây dựng trang web cho phép bạn đọc tra cứu tư liệu trực tuyến. - Đào tạo đội ngũ nhân viên có khả năng tốt về công nghệ thông tin, có hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ để có thể vận hành hệ thống. 2. Giải pháp thực hiện: a. Phần cứng Để cho hệ thống có thể vận hành được thì phần cứng phải có cấu hình đủ mạnh để chạy ứng dụng cũng như đáp ứng các đòi hỏi về tốc độ, thời gian, đồ hoạ. Tận dụng các thành phần có thể dùng lại được của hệ thống cũ. Trang bị thêm những thiết bị mới cần thiết cho hệ thống mới 1. Nâng cấp hệ thống máy tính của thư viện. Xây dựng phòng tra cứu được trang bị nhiều máy tính được nối mạng 2. Thiết lập mạng LAN cho phép các thành phần trong hệ thống trao đổi thông tin với nhau. Trang bị cho hệ thống các thiết bị cần thiết để duy trì sự hoạt động ổn định của mạng như các thiết bị hub, switch, route, .v.v. 3. Trang bị máy chủ với cấu hình đủ để đáp ứng những yêu cầu cho hệ thống. 4. Trang bị thêm những PC cho những đơn vị còn thiếu hoặc có nhu cầu cần trang bị thêm. 5. Nâng cấp những PC cũ để có thể đáp ứng cho hệ thống mới như các yêu cầu truy xuất dữ liệu. 6. Đầu tư hệ thống các thiết bị quản lý thẻ độc giả như các máy quét thẻ b. Phần mềm Hệ thống vận hành cần phải có hệ điều hành cũng như các môi trường phát triển ứng dụng. Mua và cài đặt những phần mềm cần thiết để hệ thống có thể vận hành được: + Hệ điều hành UNIX cho máy chủ + Hệ điều hành WINDOWS XP cho các máy trạm + Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL SERVER 2000 + Nền .NET framework 2.0 c. Kết nối internet Để cho các thành phần trong hệ thống có thể trao đổi thông tin với nhau và để cho hệ thống có thể giao tiếp với các hệ thống thì hệ thống cần phải được kết nối internet Khi kết nối internet cần chú ý đến các yếu tố về băng thông cũng như độ ổn định cần thiết cho hệ thống Cụ thể: + Xây dựng và duy trì phòng truy cập internet + Thiết kế website cho hệ thống d. Đào tạo Cần đào tạo đội ngũ nhân viên có trình độ nghiệp vụ chuyên môn cũng như có hiểu biết về công nghệ thông tin cần thiết để vận hành hệ thống. Cụ thể: + Hướng dẫn đào tạo cho cán bộ và nhân viên hiểu rõ cách thức hoạt động của hệ thống. + Hàng năm tổ chức các lớp học bồi dưỡng nâng cao kỹ năng cơ bản về máy tính, đào tạo về tin học cho cán bộ và nhân viên. III- Các giai đoạn triển khai xây dựng hệ thống: 1. Các giai đoạn triển khai 1.1. Đầu tư cơ sở hạ tầng: Cơ sở hạ tầng CNTT đóng vai trò chủ đạo trong hệ thống CNTT. Hạ tầng cơ sở CNTT sử dụng cho hệ thống quản lý thư viện là một hệ thống phức tạp , là tổ hợp của máy khách/máy chủ, môi trường truyền thông, thiết bị mạng, các trang thiết bị phục vụ cho quản lý độc giả như thiết bị đọc thẻ.Ngoài ra, cơ sở hạ tầng ở đây còn bao gồm các phần mềm điều khiển tạo thành cơ sở cho việc sử dụng, trao đổi thông tin trong toàn hệ thống. Ngày nay, CNTT có nhiều bước tiến vượt trội về cả phần cứng và phần mềm, cộng với yêu cầu đổi mới công tác quản lý hiện nay, việc nâng cấp mở rộng và hoàn thiện hệ thống thông tin cho thư viện trong những năm sau này là hết sức cần thiết. 1.2. Xây dựng và triến khai các dữ liệu quan trọng Cơ sở dữ liệu là hạt nhân của hệ thống, là nền tảng để các phần mềm khai thác và cập nhật thông tin. Vì vậy cần thiết kế và xây dựng CSDL một cách khoa học đảm bảo tính an toàn và bảo mật và phải được cập nhật thường xuyên để phản ánh đúng tình trạng hoạt động của hệ thống Trong giai đoạn đầu để tiết kiệm kinh phí, hệ quản trị CSDL sử dụng sẽ là SQL Server với công cụ phát triển chủ yếu là Visual Basic 1.3. Đầu tư kết nối Internet trao đổi thông tin Với nhu cầu của thư viện , muốn liên kết và hợp tác với nhiều thư viện trên thế giới cũng như nhu cầu cập nhật các thông tin về các tư liệu hay tư liệu mới từ các nhà xuất bản nổi tiếng, việc phát triển một hệ thống kết nối Internet và truyền thông trong hệ thống là một điều không thể thiếu. Đối với hệ thống truyền thông và kết nối Internet này yêu cầu hệ thống thư viện xây dựng một website tiện dụng thực hiện các chức năng liên kết và truyền thông tin đến các hệ thống liên quan khác. 2. Các bước triển khai hàng năm: Trong thời gian tới, dựa trên các yêu cầu nhiệm vụ ủa công tác chuyên môn, quản lý xây dựng cơ sỏ hạn tầng CNTT cả về phần cứng và phần mềm. Hàng năm đều phải có các đợt kiểm tra để nâng cấp hệ thống để phù hợp với các yêu cầu mới trong giai đoạn mới. V- DỰ TRÙ KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN THƯ VIỆN Dự kiến hệ thống sẽ được phát triển trong vòng 9 tháng từ tháng 6/2006 đến tháng 3/2007. 1. Phân tích kế hoạch triển khai: Các hạng mục triển khai Thời điểm dự kiến bắt đầu Thời điểm dự kiến kết thúc Xây dựng phần mềm quản lý thư viện 6/2006 12/2006 Xây dựng CSDL cho thư viện 9/2006 3/2007 Xây dựng cơ sở hạ tầng 1/2007 2/2007 Cài đặt, thử nghiệm và bàn giao hệ thống 1/2007 3/2007 2. Tiến độ chi tiết: Xây dựng phần mềm quản lý thư viện: Tên công việc Thời hạn (ngày) Bắt đầu Kết thúc 1. Nghiên cứu tổ chức 10 1/6/2006 10/6/2006 2. Lập kế hoạch dự án 5 11/6/2006 15/6/2006 3. Phân tích 30 15/6/2006 15/7/2006 3.1 Xác định yêu cầu 10 15/6/2006 25/6/2006 3.2 Lập mô hình tiến trình 10 26/6/2006 5/7/2006 3.3 Lập mô hình logic tiến trình 10 6/7/2006 15/7/2006 3.4 Lập mô hình dữ liệu quan niệm 10 26/6/2006 5/7/2006 4. Thiết kế logic 30 6/7/2006 5/8/2006 4.1 Thiết kế dữ liệu logic 10 6/7/2006 15/7/2006 4.2 Thiết kế giao diện 25 10/7/2006 5/8/2006 5. Thiết kế vật lý 30 1/8/2006 30/8/2006 5.1 Thiết kế file và CSDL 20 1/8/2006 20/8/2006 5.2 Thiết kế hệ thống phân tán 20 11/8/2006 30/8/2006 6. Triển khai 90 1/9/2006 30/12/2006 3. Xây dựng cơ sở hạ tầng: Tên công việc Thời hạn (ngày) Bắt đầu Kết thúc Xây dựng, trang bị máy tính cho phòng tra cứu 20 1/1/2007 20/1/2007 Mua trang thiết bị mạng, thiết lập mạng LAN và nối Internet 20 20/1/2007 10/2/2007 4. Dự trù kinh phí thực hiện dự án: Bảng dự trù kinh phí dưới đây sẽ cho biết chi tiết kinh phí dự kiến để phát triển hệ thống Đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng: 180 triệu đồng Các hạng mục được triển khai Dự trù kinh phí (triệu VND) Xây dựng phòng tra cứu bao gồm 10 máy tính có nối mạng 100 Mua máy chủ có cấu hình vừa phải để xử lý các hoạt động của hệ thống 50 Đầu tư cho các thiết bị đọc thẻ từ (Bao gồm 5 máy quét thẻ) 20 Các thiết bị mạng (hub, switch), hệ thống dây dẫn và cước phí hoà mạng Internet 10 Xây dựng phần mềm quản lý thư viện: 490 triệu đồng Tên công việc Dự trù kinh phí (triệu VND) 1. Nghiên cứu tổ chức 20 2. Lập kế hoạch dự án 20 3. Phân tích: 100 3.1 Xác định yêu cầu 20 3.2 Lập mô hình tiến trình 20 3.3 Lập mô hình logic tiến trình 30 3.4 Lập mô hình dữ liệu quan niệm 30 4. Thiết kế logic 50 4.1 Thiết kế dữ liệu logic 30 4.2 Thiết kế giao diện 20 5. Thiết kế vật lý 100 5.1 Thiết kế file và CSDL 60 5.2 Thiết kế hệ thống phân tán 40 6. Triển khai 200 Xây dựng CSDL cho thư viện: 50 triệu đồng Các hạng mục được triển khai Dự trù kinh phí (triệu VND) Nạp toàn bộ CSDL thư viện vào máy tính 50 Cài đặt, thử nghiệm và hướng dẫn sử dụng: 20 triệu Tổng kính phí dự kiến: 740 triệu đồng IV- Hiệu quả và ưu điểm của hệ thống Hiện nay trên thế giới đã có nhiều nơi áp dụng mô hình thư viện điện tử, mang lại hiệu quả cao v