Đề tài Xây dựng phần mềm quản lý thiết bị của cửa hàng máy tính

Đề tài: Xây dựng phần mềm quản lý thiết bị của cửa hàng máy tính Lời nói đầu * * * Ngày nay khoa học kỹ thuật phát triển, góp phần đắc lực trong công cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật này phải kể đến lĩnh vực công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực. Đặc biệt trong ngành kinh tế, nó đóng góp một phần đáng kể vào quá trình hội nhập. Như chúng ta đã biết, việc quản lý kinh doanh của nhiều cửa hàng vẫn rất thủ công, việc ghi chép thông qua sổ sách gặp rất nhiều trở ngại, gây khó khăn cho người quản lý khi muốn xem xét tình trạng các mặt theo ngày, tháng, quý… Từ thực tế đó việc xây dựng được một phần mềm quản lý cho một cửa hàng rất cần thiết. Đề tài của chúng em là xây dựng phần mềm quản lý thiết bị của cửa hàng máy tính. Với đề tài này phần mềm sẽ cho phép người sử dụng thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác việc nhập dữ liệu, lưu trữ, cập nhật thông tin các mặt hàng, thực hiện yêu cầu báo cáo… với giao diện làm việc thân thiện, tiện dụng với người sử dụng hệ thống. Chúng em đã hoàn thành xong đề tài này, chắc chắn không tránh khỏi nhiều thiếu xót, rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy và các bạn. Chúng em xin chân thành cảm ơn ! Mục lục Trang Lời nói đầu ....................................................................................................... 3 Phần I - Tổng quan hệ thống .................................................................. 5 Khảo sát hệ thống cũ ....................................................................................... 5 Đánh giá hệ thống cũ ....................................................................................... 6 Yêu cầu hệ thống mới ...................................................................................... 6 Phần II – Phân tích hệ thống................................................................... 7 Sơ đồ phân cấp chức năng ............................................................................... 7 Biểu đồ luồng dữ liệu ..................................................................................... 8 Đặc tả chức năng .............................................................................................. 12 Mô hình thực thể E-R ...................................................................................... 14 Biểu đồ dữ liệu quan hệ ................................................................................... 16 Thiết kế giao diện ............................................................................................ 19 Lời kết............................................................................................................... 25 Phần I . KHẢO SÁT HỆ THỐNG Sau khi đi khảo sát ở một số cửa hàng bán thiết bị máy tính, chúng em thấy việc quản lý thiết bị của đa số các cửa hàng này vẫn còn mang nặng tính thủ công truyền thống. Hệ thống quản lý việc bán thiết bị máy tính có thể được mô tả khái quát bao gồm các chức năng chính sau: - Quản lý thiết bị - Quản lý nhân viên - Tra cứu - Thống kê, in ấn 1. Tổng quan về hệ thống cũ Mục đích khảo sát hiện trạng: - Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống - Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống - Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống cần được thừa kế và những chỗ bất hợp lý của hệ thống cần được khắc phục thay đổi để hệ thống được hoàn thiện hơn và đáp ứng yêu cầu công việc đặt ra Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng: - Khảo sát và tìm hiểu hệ thống hiện tại mà khách hàng đang làm việc - Các quy tắc quản lý của cửa hàng: 1.1. Quản lý thiết bị: Cửa hàng sẽ nhập thiết bị mới theo từng đợt. Khi nhập thiết bị nhân viên cửa hàng sẽ nhận thiết bị và điền thông tin vào phiếu nhập gồm các thông tin: mã thiết bị, tên thiết bị, mã nhà cung cấp, số lượng, đơn giá, thuế VAT, ngày nhập, bảo hành, thành giá tiền, mã nhân viên. Khi xuất hàng nhân viên sẽ điền thông tin vào phiếu xuất gồm các thông tin: mã thiết bị, tên thiết bị, mã nhà cung cấp, số lượng, đơn giá, ngày xuất, bảo hành, thành tiền, tên khách hàng, mã nhân viên. Một bản phiếu xuất sẽ được giao cho khách hàng và một bản sẽ được cửa hàng giữ lại Mọi công việc nhập, xuất, sửa và xoá thông tin về thiết bị đều được tiến hành trên giấy tờ 1.2. Quản lý nhân viên: Việc quản lý nhân viên gồm các thông tin về nhân viên ( quản lý trong hồ sơ nhân viên) và thông tin về trả lương cho nhân viên. Nhân viên sẽ có hồ sơ trên giấy tờ riêng . 1.3. Tìm kiếm thông tin: Nhân viên có thể tra cứu nội dung thông tin của các thiết bị, của việc nhập và xuất thiết bị. Có thể cần tra cứu theo tên thiết bị, theo mã thiết bị, theo ngày nhập… Muốn làm được điều này nhân viên phải tìm trên những giấy tờ đã lưu của kho tài liệu. Mọi thông tin đều chỉ có ở trên giấy tờ. 1.4. Tình hình bán thiết bị: Cửa hàng sẽ cập nhật và in ra những bản báo giá thiết bị bằng bản word để khách hàng biết thông tin về thiết bị. Khi nhập hay xuất thiết bị cũng có ghi những phiếu xuất và phiếu nhập. Dựa vào phiếu xuất nhập có thể tổng kết tình hình bán thiết bị của cửa hàng theo từng ngày, tháng, quý. 2. Đánh giá hệ thống cũ: Trên đây là mô tả hoạt động của hệ thống, ta thấy việc quản lý bán thiết bị của cửa hàng máy tính đó có những ưu, nhược điểm như sau: Ưu điểm: - Cơ cấu quản lý của cửa hàng chặt chẽ và logic, nếu thực hiện đúng các nguyên tắc của quy trình quản lý thì công việc được tiến hành chính xác đảm bảo yêu cầu. - Bên cạnh đó phương tiện để quản lý là giấy tờ sổ sách nên có thể lấy và xem, tra cứu sửa chữa được tiến hành không cần những điều kiện cầu kỳ như máy móc, trang thiết bị hiện đại… Nhược điểm: - Việc lưu trữ thông tin thiết bị cũng như các thông tin khác trong việc quản lý hệ thống đều được tiến hành thủ công bằng sổ sách và các chứng từ với một số lượng lớn, chính vì vậy gây ra nhiều khó khăn cho công tác quản lý, tốn nhiều thời gian và công sức cho nhân viên quản lý với những công việc kiểm tra, tra cứu, kiểm kê phức tạp - Khi lưu trữ thông tin bằng phương pháp này nếu có sai sót thì việc sửa đổi gặp nhiều khó khăn.Chẳng hạn muốn sửa thông tin trong hồ sơ thiết bị thì phải gạch đi rồi sửa lại bên cạnh, sẽ rất không hay nếu phải sửa đổi nhiều lần - Việc thống kê tình hình bán thiết bị cũng phức tạp. 3. Yêu cầu đối với hệ thống mới: Dựa trên quy trình làm việc của cửa hàng bán thiết bị máy tính, từ nhược điểm nói trên chúng em thấy có một phần mềm quản lý là rất cần thiết. Với một cửa hàng cần quản lý về việc mua bán thiết bị, quản lý tài chính. Phần mềm nhóm em làm là phần mềm quản lý việc bán thiết bị máy tính của một cửa hàng. Phạm vi bán thiết bị trong một cửa hàng và với người sử dụng hệ thống là nhân viên quản lý của cửa hàng. Các yêu cầu người dùng: - Phần mềm có giao diện phù hợp, sử dụng tiện lợi, nhanh chóng cho người sử dụng. - Có khả năng nhập, xuất dữ liệu cho mỗi lần nhập, xuất thiết bị kèm các bản in phiếu xuất, nhập - Xử lý được việc sửa dữ liệu nếu trong quá trình nhập có sai sót - Khi người sử dụng có nhu cầu xem thông tin thì có thể xem bằng chương trình tìm kiếm thông tin giúp việc tra cứu thông tin dễ dàng - Có thể cho biết tình hình bán hàng ( thống kê được danh sách các mặt hàng hiện có, đã hết, còn tồn hay bán chạy nhất…) qua việc thống kê các phiếu nhập, xuất theo tháng, quý, năm. Chiến lược điều tra: - Các nguồn thông tin điều tra: tham khảo từ sách báo, tài liệu và tham khảo các phần mềm download từ mạng. - Quan sát hoạt động của hệ thống cũ - Phỏng vấn trực tiếp các chủ cửa hàng ( chúng em chỉ khảo sát được với những chủ cửa hàng chưa sử dụng hệ thống, nhưng họ đang có nhu cầu sử dụng hệ thống) - Đặt vị trí vai trò của khách hàng( người sử dụng hệ thống) để thấy được rõ những yêu cầu thực tế mà hệ thống cần thực hiện. Chương trình có các chức năng chính: - Quản lý thiết bị - Quản lý nhân viên - Tra cứu - Thống kê, in ấn Phần II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 1.Sơ đồ phân cấp chức năng: Quản lý bán thiết bị của cửa hàng máy tính Quản lý thiết bị Quản lý nhân viên Tra cứu Thống kê, in ấn Nhập Xuất Sửa Xoá Quản lý hồ sơ Trả lương Tra theo tên thiết bị Tra theo mã nhà cung cấp Tra theo mã thiết bị Thống kê, in phiếu xuất Thống kê, in phiếu nhập Tra theo ngày nhập Tra theo mã nhà cung cấp In bảng báo giá Tra theo tên nhà cung cấp 2. Biểu đồ luồng dữ liệu Mức bối cảnh Người quản lý Quản lý bán thiết bị của cửa hang máy tính Thông tin thiết bị Thông tin nhân viên Các yêu cầu Thông tin phản hồi Mức đỉnh Người quản lý DS thiết bị DS nhân viên DS thiết bị Thông tin thiết bị Thông tin nhân viên Yêu cầu xem tin Thông tin Yêu cầu báo cáo Quản lý thiết bị Quản lý nhân viên Tra cứu Thống kê, in ấn Bảng báo cáo Khách hàng Hoá đơn Thông tin khách hàng Mức dưới đỉnh Phân rã chức năng “ Quản lý thiết bị” Người quản lý Nhập Xuất Sửa Xoá Thông tin thiết bị Thông tin thiết bị xuất Thông tin thiết bị mới Thông tin thiết bị cần xoá DS thiết bị Khách hàng Thiết bị Ttin TB cần mua Phân rã chức năng “ Quản lý nhân viên” Người quản lý Quản lý hồ sơ Trả lương Thông tin nhân viên Thông tin trả lương DS nhân viên Phân rã chức năng “Tra cứu” Người quản lý Tra cứu theo mã thiết bị Tra cứu theo tên thiết bị Tra cứu theo ngày nhập Tra cứu theo mã nhà cung cấp Tra cứu theo tên nhà cung cấp DS thiết bị Thông tin mã thiết bị Thông tin tên thiết bị Thông tin mã nhà cung cấp Thông tin thiết bị Thông tin thiết bị Thông tin thiết bị Thông tin ngày nhập Thông tin thiết bị Thông tin thiết bị Thông tin tên nhà cung cấp Phân rã chức năng “ Thống kê, in ấn” Người quản lý Thống kê, in phiếu nhập Thống kê, in phiếu xuất In bảng báo giá DS thiết bị Thông tin nhập Phiếu nhập Thông tin xuất Phiếu xuất Thông tin thiết bị Danh sách thiết bị Khách hàng Thông tin khách hàng Hoá đơn Đặc tả chức năng: - Chương trình có khả năng lưu trữ, cập nhật thông tin về các thiết bị - Chương trình có khả năng cho phép cho phép xem danh sách các thiết bị hiện có trong cửa hàng - Cho phép tra cứu thông tin về thiết bị - In phiếu nhập, xuất và thống kê tình hình bán thiết bị Phân tích hệ thống chức năng: 1. Chức năng “ Quản lý thiết bị” Chức năng này của hệ thống giúp cho người quản lý thực hiện việc quản lý thiết bị. Chức năng bao gồm hỗ trợ người quản lý trực tiếp nhập, xuất, sửa đổi, xoá thông tin về thiết bị. - Nhập: Chức năng này cho phép nhân viên nhập thiết bị với đầy đủ thông tin chi tiết về thiết bị nhập - Xuất: Chức năng này cho phép nhân viên xuất thiết bị với đầy đủ thông tin thiết bị xuất và các thông tin liên quan - Sửa: Cho phép nhân viên sửa đổi những thông tin sai hoặc không còn phù hợp về thiết bị, nhân viên…( lấy nội dung của thông tin trong kho dữ liệu) - Xoá: Cho phép nhân viên xoá những thông tin về những thiết bị đã hết ( lấy nội dung thông tin từ kho dữ liệu và xoá khỏi danh sách) 2. Chức năng “ Quản lý nhân viên” Chức năng này giúp cho việc quản lý hồ sơ nhân viên và việc trả lương cho nhân viên của cửa hàng. - Quản lý hồ sơ: Chức năng này cho phép quản lý các thông tin về nhân viên của cửa hàng - Trả lương: Chức năng này giúp việc quản lý theo dõi trả lương cho từng nhân viên của cửa hàng 3. Chức năng “ Tra cứu” Người quản lý có thể tra cứu thông tin về thiết bị hay thông tin cần thiết dễ dàng. Việc tra cứu có thể theo tên thiết bị, theo mã thiết bị, theo ngày nhập, theo mã nhà cung cấp, theo tên nhà cung cấp. - Tra cứu theo tên thiết bị: Chức năng này cho phép người sử dụng tra cứu thông tin về thiết bị cần tìm kiếm theo tên thiết bị đã biết - Tra cứu theo mã thiết bị : Cho phép người sử dụng tìm thấy thông tin chi tiết về thiết bị khi đã biết mã thiết bị cần tìm - Tra cứu theo ngày nhập: Khi đã biết ngày nhập người dùng có thể tìm ra những thông tin đầy đủ về thiết bị cần tìm - Tra cứu theo mã nhà cung cấp: Người sử dụng có thể tìm được thông tin chi tiết về thiết bị khi đã biết mã của nhà cung cấp đã cung cấp thiết bị đó - Tra cứu theo tên nhà cung cấp: Chức năng này giúp cho người sử dụng có thể tìm thấy những thông tin chi tiết về thiết bị khi đã biết được tên nhà cung cấp thiết bị đó 4. Chức năng “ Thống kê, in ấn” Chức năng này của hệ thống giúp cho việc nhập, xuất, thống kê tình hình bán hàng qua việc nhập, xuất và cung cấp bảng báo giá chi tiết để giúp nắm bắt tình hình bàn thiết bị và cung cấp cho khách hàng thông tin chi tiết về thiết bị. - In bảng báo giá: Chức năng này giúp cửa hàng in ra bảng báo giá theo từng lần cập nhật - In, thống kê phiếu nhập: Giúp cho nhân viên in ra phiếu nhập ở mỗi lần nhập thiết bị và tổng kết được tình hình nhập thiết bị - In, thống kê phiếu xuất: Giúp cho nhân viên in ra phiếu xuất khi xuất hàng và qua đó cũng tổng kết được tình hình xuất hàng 3. Mô hình thực thể E- R 3.1. Xác định kiểu thực thể - Nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp. - Hoá đơn. - Thiết bị. 3.2. Xác định các thuộc tính - Nhanvien (MaNV, tenNV, diachi,dienthoai,luong). - Khachhang( MaKH, tenKH, diachi, dienthoai) - NhaCC ( maNCC, tenNCC, diachi, dienthoai) - Hoadon ( maHD, ngay, maTB, tenTB, maKH, maNCC, soluong, baohanh, dongia, thanhtien) - Thietbi( maTB, tenTB, maNCC, soluong, baohanh, dongia) . Biểu đồ thực thể E_R Nhà CC -MaNCC -TenNCC -diachi -dienthoai Thietbi -MaTB -MaNCC -TenTB -Soluong -Baohanh -Dongia Kháchhàng -MaKH -TenKH -Diachi -Dienthoai Hoá đơn -MaHD -Ngay -MaNV -MaKH -MaTB -tenTB -Soluong -Baohanh -Dongia -Thanhtien Viết Nhân viên -MaNV -TenNV -Diachi -Dienthoai -Luong Cung cấp Thuộc về Đặt 1 * 1..n * 1 * 1 * 4. Biểu đồ dữ liệu quan hệ Bảng Thietbi Tên trường Kiểu dữ liệu Null Khoá Ghi chú maTB Char(5) Chính Mã thiết bị tenTB Varchar(40) Tên thiết bị maNCC Char(5) Mã nhà cung cấp tenNCC Varchar(40) Tên nhà cung cấp Soluong Char(10) Số lượng thiết bị Baohanh Char(5) thời hạn bảo hành Bảng nhaCC Tên trường Kiểu dữ liệu Null Khoá Ghi chú maNCC Char(5) Chính Mã nhà cung cấp tenNCC Varchar(40) Tên nhà cung cấp Diachi Varchar(40) địa chỉ Dienthoai Char(12) Điện thoại Bảng nhanvien Tên trường Kiểu dữ liệu Null Khoá Ghi chú maNV Char(5) Chính Mã nhà cung cấp tenNV Varchar(40) Tên nhà cung cấp Diachi Varchar(40) Địa chỉ Dienthoai Char(12) Điện thoại Luong Char(10) Lương Bảng khachhang Tên trường Kiểu dữ liệu Null Khoá Ghi chú maKH Char(5) Chính Mã khách hàng tenKH Varchar(40) Tên khách hàng Diachi Varchar(40) địa chỉ Dienthoai Char(12) Điện thoại Bảng hoadon Tên trường Kiểu dữ liệu Null Khoá Ghi chú maHD Char(5) Chính Mã hoá đơn tenHD Varchar(30) Tên hoá đơn Ngay Datetime(8) Ngày maNV Char(5) Mã nhân viên maKH Char(5) Mã khách hàng maNCC Char(5) Mã nhà cung cấp maTB Char(5) Mã thiết bị tenTB Varchar(30) Tên thiết bị Soluong Char(5) số lượng Dongia Char(10) Đơn giá Baohanh Char(5) Thời hạn bảo hành Thanhtien Char(10) Thành tiền THIẾT KẾ GIAO DIỆN Một số form chính: Thiết kế giao diện chính cho hệ thống: Menu Chức năng Quản lý thiết bị Cho phép người dùng nhập thông tin, xuất, sửa và xoá thông tin thiết bị Quản lý nhân viên Cho phép quản lý thông tin về nhân viên giúp cho việc quản lý quá trình nhập, xuất thiết bị Tra cứu Cho phép tìm kiếm thông tin chi tiết về thiết bị theo mã thiết bị, tên thiết bị, mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, ngày nhập Thống kê, in ấn Cho phép in ra hoá đơn nhập, xuất, bảng báo giá, và từ đó thống kê được tình hình bán hàng theo ngày, theo tháng, theo quý Chức năng nhập thông tin thiết bị về: Cho phép người sử dụng phần mềm nhập tất cả các thông tin của thiết bị nhập về Khi nhập thiết bị, muốn nhập thông tin của một thiết bị nào người dùng nháy nút “ nhập thông tin”, sau khi nhập đầy đủ các thông tin nháy nút “ nhập” khi đó các thông tin vừa nhập sẽ được lưu vào hệ thống. Muốn nhập tiếp thông tin các thiết bị tiếp theo người dùng sẽ lại nháy vào nút “ nhập thông tin” và tiếp tục nhập như với thiết bị đầu Menu Chức năng Nhập thông tin Cho phép nhập đầy đủ các thông tin của thiết bị Nhập Cho phép lưu các thông tin vừa nhập Sửa Cho phép sửa đổi thông tin của thiết bị nếu nhập sai Xoá Cho phép xoá thông tin Thoát Cho phép thoát khỏi form hiện hành Chức năng “ nhập thông tin thiết bị xuất ra” Cho phép người sử dụng phần mềm nhập tất cả các thông tin của thiết bị xuất ra Khi xuất kho, để xuất thiết bị nào người sử dụng sẽ ấn nút “ nhập thông tin” và nhập đầy đủ thông tin cần thiết, sau đó ấn “ nhập” các thông tin vừa nhập sẽ được lưu trong hệ thống. Muốn tiếp tục nhập tiếp thông tin các thiết bị tiếp theo người dùng tiếp tục ấn “ Nhập thông tin” và làm tương tự. Menu Chức năng Nhập thông tin Cho phép nhập các thông tin Nhập Cho phép lưu các thông tin vừa nhập vào hệ thống Sửa Cho phép sửa đổi các thông tin nhập sai Xoá Cho phép xoá thông tin Thoát Cho phép thoát khỏi form hiện hành Chức năng “ tìm kiếm” Cho phép tìm kiếm tất cả các thông tin về thiết bị theo mã thiết bị, tên thiết bị, mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, ngày nhập. Khi muốn tìm kiếm thông tin về thiết bị nào khi đã biết một thông tin nào đó, người dùng sẽ sử dụng các cách tìm kiếm có trong chức năng tìm kiếm, thông tin cung cấp để tìm kiếm được điền vào mục “ Thông tin tìm kiếm”. Menu Chức năng Mã thiết bị Cho phép tìm kiếm theo mã thiết bị Tên thiết bị Cho phép tìm kiếm theo tên thiết bị Mã nhà CC Cho phép tìm kiếm theo mã nhà cung cấp Tên nhà CC Cho phép tìm kiếm theo tên nhà cung cấp Ngày nhập Cho phép tìm kiếm theo ngày nhập Thoát Cho phép thoát khỏi form hiện hành Nhập thông tin nhân viên: Cho phép nhập thông tin các nhân viên và lưu vào hệ thống Muốn nhập thông tin nhân viên nào người dùng nháy nút “ nhập thông tin” rồi nhập các thông tin cần thiết, sau đó nháy nút “ nhập” để lưu các thông tin vừa nhập vào hệ thống. Khi thông tin nhập sai, muốn sửa, xoá thông tin nháy nút “ sửa” hoặc “ xoá”. Menu Chức năng Nhập thông tin Cho phép nhập các thông tin về nhân viên Nhập Cho phép lưu các thông tin vừa nhập vào hệ thống Sửa Cho phép sửa thông tin Xoá Cho phép xoá thông tin Thoát Cho phép thoát khỏi form hiện hành Chức năng “ in ấn và thống kê” Cho phép in các phiếu xuất, phiếu nhập, in bảng báo giá và in thống kê tình hình bán thiết bị qua các thiết bị nhập và xuất trong ngày và thiết bị tồn kho, số lượng thiết bị mỗi nhân viên bán được Menu Chức năng Phiếu nhập Cho phép in ra phiếu nhập Phiếu xuất Cho phép in ra phiếu xuất Nhập trong ngày Cho phép in thống kê các thiết bị nhập về trong ngày Xuất trong ngày Cho phép in thống kê các thiết bị xuất ra trong ngày Tồn kho Cho phép in thống kê các thiết bị tồn kho Mỗi nhân viên bán ra Cho phép in thống kê số lượng thiết bị mỗi nhân viên bán được Thoát Cho phép thoát khỏi form hiện hành Lời kết Sau thời gian làm bài tập được sự hướng dẫn của thầy Nguyễn Minh Quý, chúng em đã hoàn thành bài báo cáo: “ Xây dựng phần mềm quản lý việc bán thiết bị của cửa hàng máy tính”. Bài báo cáo với những nội dung được thực hiện bởi các thành viên: 1, Phí Thị Dịu: - Khảo sát về hiện trạng, chức năng của hệ thống cũ, từ đó thấy được những ưu, nhược điểm để xây dựng được hệ thống mới làm việc hiệu quả nhằm đáp ứng cho yêu cầu quản lý bán thiết bị của cửa hàng 2, Ngô Thị Hạnh: - Phân tích hệ thống bao gồm sơ đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu, biểu đồ thực thể 3, Nguyễn Thu Huyền: - Biểu đồ dữ liệu quan hệ, thiết kế giao diện. Để làm báo cáo chúng em đã đi khảo sát thực tế ở một