Đồ án Chương trình quản lý và lưu trữ công văn của một đơn vị

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA TOÁN – TIN HỌC ĐỒ ÁN MÔN HỌC CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM Tên Đồ án: Giảng viên hướng dẫn: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm sinh viên thực hiện: Kiều My K33.103.030 Trần Đức Tâm K33.103.044 Nguyễn Khắc Văn K33.103.068 Lớp Sư phạm Tin Khoá 33 Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 1 TP. Hồ Chí Minh, tháng 5 năm 2010 Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 2 MỤC LỤC I. Mục tiêu, phạm vi đề tài: .................................................................................... 5 1. Mục tiêu: ......................................................................................................................... 5 2. Phạm vi đề tài: .............................................................................................................. 5 II. Khảo sát: .............................................................................................................. 5 1. Hiện trạng và yêu cầu: ............................................................................................... 5 1.1 Sơ lược về đơn vị: ................................................................................................. 5 1.2. Chức năng của từng bộ phận: ........................................................................ 7 1.3. Quy trình xử lý nghiệp vụ quản lý và lưu trữ công văn của đơn vị: . 8 1.4. Các biểu mẫu có liên quan: .......................................................................... 12 1.5. Các quy định ràng buộc (tự nhiên và ngữ cảnh): ................................. 16 1.6. Các thống kê, tra cứu cần có: ...................................................................... 16 1.7. Các thông tin cần lưu trữ: .............................................................................. 16 2. Bảng phân công công việc và mức độ hoàn thành: ................................... 17 III. Phân tích .......................................................................................................... 17 1. Phát hiện thực thể: ................................................................................................... 17 2. Mô hình ERD (CDM): ............................................................................................... 18 3. Mô tả thực thể: .......................................................................................................... 19 4. Mô hình DFD: ............................................................................................................. 20 Sơ đồ cấp 0: ................................................................................................................ 20 Các Sơ đồ cấp 1: ........................................................................................................ 20 Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 3 Các Sơ đồ cấp 2: ........................................................................................................ 23 5. Mô tả Ô xử lý, kho dữ liệu: .................................................................................... 25 5.1. Tác nhân: .............................................................................................................. 25 5.2. Các Ô xử lý: ......................................................................................................... 25 5.3. Các Kho dữ liệu: ................................................................................................ 27 IV. Thiết kế dữ liệu, xử lý: .................................................................................... 28 1. Mô hình dữ liệu mức Logic: .................................................................................. 28 2. Chuẩn hóa các mối quan hệ: ................................................................................ 28 3. Giải thuật cho các Ô xử lý:..................................................................................... 29 4. Phát hiện các Ràng buộc dữ liệu: ....................................................................... 29 5. Thiết kế dữ liệu (PDM): ........................................................................................... 30 V. Thiết kế Giao diện: ........................................................................................... 34 1. Thiết kế menu ............................................................................................................ 34 2. Thiết kế màn hình: .................................................................................................... 35 2.1 Danh sách các thành phần màn hình trên sơ đồ: .................................. 35 2.2. Danh sách các Màn hình: ............................................................................... 35 3. Thiết kế xử lý: ................................................... Error! Bookmark not defined. VI. Cài đặt thử nghiệm: ........................................................................................ 43 1. Cài đặt: .......................................................................................................................... 43 VII. Đánh giá Ưu khuyết điểm: ............................................................................ 43 1. Ưu điểm: ....................................................................................................................... 43 2. Khuyết điểm: ............................................................................................................... 44 3. Hướng phát triển tương lai: .................................................................................. 44 Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 4 Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 5 I. Mục tiêu, phạm vi đề tài: 1. Mục tiêu: Mục tiêu của chương trình là tạo ra được một ứng dụng (GUI – Graphic User Interface) giao diện đồ họa cho người dùng. Nhằm Tin học hóa việc quản lý Công văn Đến, Công văn đi, Việc lưu trữ Công văn cũng như các thao tác cập nhật, thống kê, tìm kiếm, xuất báo cáo… cho các đơn vị hành chính. 2. Phạm vi đề tài: Vì sự hạn chế về thời gian và kiến thức nên Đề tài chỉ nghiên cứu ứng dụng cho một số đơn vị có khối lượng Công văn không nhiều lắm. Điển hình như Các đơn vị trong lực lượng Quân đội như một số Tiểu đoàn, các Đồn Biên Phòng và các Công ty, tổ chức nhỏ. Sự phát triển mở rộng của Đề tài sẽ ứng dụng cho các cơ quan lớn với khối lượng Công văn khổng lồ như: Các Ủy Ban nhân dân huyện, tỉnh, Phòng Văn thư của Quốc Gia, các Công ty, tổ chức lớn … II. Khảo sát: 1. Hiện trạng và yêu cầu: 1.1 Sơ lược về đơn vị: Một Tiểu đoàn, Đồn Biên phòng là một đơn vị trực thuộc Bộ chỉ huy Bộ đội Biên phòng của một Tỉnh (tương đương với một Trung Đoàn). Đối với Tiểu đoàn 19 có chức năng Huấn luyện Chiến sỹ mới (những người đi nghĩa vụ quân sự) nhằm phục vụ cho việc công tác tại tất cả các Đồn Biên phòng trên toàn tỉnh hoặc cho các tỉnh bạn. Đồn Biên phòng thì có chức năng quản lý, đảm bảo trật tự an ninh của khu dân cư vùng biên giới và giao thông đường thủy, đường bộ của người dân trên khu vực tuyến Biên giới. Các đơn vị trên thực hiện các nhiệm vụ của mình thông qua các Công văn được gởi từ đơn vị cấp trên xuống, đồng thời các thông tin cũng được cung cấp từ tất cả các cơ quan ban ngành từ Trung ương đến địa phương. Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 6 Cơ cấu tổ chức: Tiểu đoàn (Đồn Biên Phòng) Ban chỉ huy Bộ phận trợ lý Bộ phận Văn h Bộ phận TT - Bộ phận Vệ h Bộ phận HC - TC Bộ phận Công á Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 7 1.2. Chức năng của từng bộ phận: - Ban chỉ huy: Bao gồm Tiểu đoàn trưởng, Chính trị viên Tiểu đoàn và Tiểu đoàn phó Quân sự. (Đối với Đồn Biên phòng thì: Đồn trưởng, Chính trị viên, Đồn phó Quân sự). Tiểu đoàn trưởng thì điều hành chung mọi hoạt động của đơn vị, xử lý hầu như các công văn của đơn vị, là người có quyết định, quán triệt cuối cùng cho mọi hoạt động của đơn vị. Chính trị viên (tên gọi trước kia là Tiểu đoàn phó Chính trị) có chức năng xử lý những mảng liên quan đến chính trị, Đảng, giải quyết, quán triệt các công văn về Đảng. Tiểu đoàn phó Quân sự phụ trách các mặt thực hiện, quán triệt đến cấp dưới, điều hành việc triển khai các hoạt động của đơn vị. - Bộ phận trợ lý: Bao gồm Trợ lý Tham mưu – Tác chiến, Trợ lý Chính trị viên,… Có chức năng đề xuất, phát thảo các bản kế hoạch cho chỉ huy, trợ lý cho chỉ huy đơn vị về mọi mặt. Ngoài ra bộ phận này còn đảm nhiệm chức năng lưu trữ Công văn, quản lý Hồ sơ nhằm có thể tham khảo, xử lý giải quyết theo yêu cầu của chỉ huy đơn vị. - Bộ phận Văn thư: Có chức năng nhận và gửi tất cả các Công văn đến, Công văn đi, soạn thảo các công văn, in ấn, sao chép, vào sổ sách việc đến và đi của công văn, lấy chữ ký của chỉ huy cho Công văn đi. - Bộ phận Thông tin – Cơ yếu (TT – CY): Có chức năng nhận tất cả các cuộc điện báo khẩn của cấp trên xuống, giải mã rồi chuyển trực tiếp cho chỉ huy. Đồng thời mã hóa thông tin khẩn do chỉ huy đưa và gởi điện báo khẩn lên cấp trên. Bộ phận này thông thường làm việc mật, một người nhận và gửi thông tin, một người giải mã và mã hóa (ít dùng đến Công văn). - Bộ phận Vệ Binh (Tuần tra canh gác): Có chức năng tuần tra trên địa bàn khu vực, canh gác đơn vị… (thường là không làm việc với Công văn). - Bộ phận Hậu cần – Tài chính (HC – TC): Có chức năng quản lý tài chính, Phục vụ hậu cần cho toàn đơn vị. (Thường là không làm việc với Công văn). - Bộ phận Công tác: Bao gồm các Đại đội, Trung Đội và các Tiểu đội trực thuộc. Có các Đại đội trưởng, Chính trị viên Đại đội, Đại đội phó… Có Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 8 chức năng thực hiện các công việc như huấn luyện Chiến sĩ, tập huấn Cán bộ. Nếu là ở các Đồn Biên phòng thì là các Đội Công tác thực hiện các chức năng công tác ở các trạm công tác, tuần tra giao thông đường thủy, trực an ninh ở các địa bàn dân cư (Thông thường không làm việc trực tiếp với Công văn). 1.3. Quy trình xử lý nghiệp vụ quản lý và lưu trữ công văn của đơn vị: - Khi một Công văn đến đơn vị thì Bộ phận Văn thư sẽ kiểm tra Công văn đến có hợp lệ hay không, nếu gởi sai địa chỉ thì Bộ phận này lập tức gởi Công văn về lại theo địa chỉ Cơ quan đó (trường hợp này rất hiếm xảy ra nên ta có thể bỏ qua). Nếu đúng thì sẽ ghi chú vào sổ công văn đến tất cả các công văn đến. Sau khi ghi chú vào sổ Công văn đến xong, bộ phận Văn thư sẽ chuyển toàn bộ Công văn đến cho Ban chỉ huy để chỉ huy đơn vị giải quyết. Một số công văn mang tính chất về Đảng thì chuyển cho Chính trị viên giải quyết. Chỉ huy giải quyết công văn có thể bằng hình thức quán triệt, triển khai đến đơn vị. Đối với những công văn có tính chất xử lý lâu dài (chẳng hạn như: Theo dõi việc tăng gia sản xuất của đơn vị trong 3 tháng quý I, hay tiến hành quán triệt theo dõi, thực hiện đợt tập huấn chiến sỹ mới khóa 2010 – 2011,… ) thì những công văn này sẽ được lưu trữ tại phòng chỉ huy (ở mức độ tạm thời khi nào xử lý xong thì sẽ giao qua cho bộ phận lưu trữ công văn). Nếu chưa xử lý xong thì những công văn vẫn ở phòng Chỉ huy trong thời gian giải quyết. Còn nếu chỉ huy giải quyết xong thì những công văn này sẽ được chuyển qua cho bộ phận lưu trữ công văn (thông thường vì số lượng nhân sự ít nên Bộ phận Trợ lý sẽ chịu trách nhiệm lưu trữ). Trong quá trình giải quyết công văn, chỉ huy đơn vị có thể giao phó cho trợ lý giải quyết một số công văn thuộc khả năng. Quy trình xử lý công văn đến được mô tả trong sơ đồ sau: Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 9 Sơ đồ: Quy trình Công Văn Đến Cơ quan ngoài Bộ phận Văn thư Phòng chỉ huy đơn vị Bộ phận Lưu trữ Công Văn [Chưa xử lý] [Hợp lệ] [CV gởi sai địa chỉ] [Đã xử lý] Ra Công Văn Nhận Công Văn Đến Ghi nhận vào sổ CV Đến Xử lý CV Quy trình lưu trữ CV Tình trạng Tủ Công văn đến Lưu trữ Gởi qua đường Bưu điên Kiểm tra CV Đến Nhận CV trả về Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 10 - Công văn đi: Khi đơn vị có nhu cầu xuất công văn đi thì: Chỉ huy sẽ yêu cầu trợ lý phát thảo Công văn, xong chỉ huy duyệt rồi được chuyển sang cho bộ phận Văn thư đánh máy, in ấn. Xong thì trình cho chỉ huy xem lại và ký duyệt. Sau khi ký duyệt xong hết thì Bộ phận Văn thư sẽ ghi chú vào sổ Công văn đi, sao chép 1 bản để chuyển xuống phần lưu trữ công văn, còn một bản thì được gởi đi. Quy trình xử lý Công văn đi được mô tả trong sơ đồ sau: Ghi chú: Trong sơ đồ tóm gọn giai đoạn việc Văn thư đánh máy xong, kiểm tra lỗi chính tả rồi in thử, trình chỉ huy xem lại xong mới in bản chính thức rồi trình chỉ huy kí. Sau khi chỉ huy ký rồi mới sao chép. Sơ đồ chỉ ghi tóm gọn là soạn thảo và trình kí. Bộ phận trợ lý Phòng chỉ huy Bộ phận Văn thư Bộ phận lưu trữ Cơ quan ngoài Gởi CV Đi [Trình chỉ huy xem] [Chưa đạt] [OK] Có nhu cầu ra Công văn Sao chép Công văn Ghi nhận vào sổ Công văn Đi Quy trình lưu trữ CV Tiếp nhận công văn được gởi đến Tủ lưu Công văn Đi Lưu trữ Phát thảo ra CV Kiểm tra bản thảo Soạn thảo và trình ký - Lưu trữ Công văn: Khi công văn đến đã được giải quyết rồi thì Chỉ huy đơn vị sẽ có xác nhận ghi chú gì đó là đã giải quyết rồi và chuyển xuống cho bộ phận lưu trữ. Đối với những công văn đi thì Văn thư sau khi đã sao chép rồi thì cũng chuyển đến cho bộ phận lưu trữ. Tại đây các công văn được ghi chú vào sổ lưu trữ công văn trước khi được sắp xếp, cất giữ vào các tủ hồ sơ công văn. Việc cất giữ lưu trữ công văn đều có phân loại rõ ràng, chẳng hạn: Sơ đồ: Quy trình Công Văn Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 11 Công văn Đến thì được ghi chú vào phần công văn đến và được cất giữ vào tủ công văn đến. Công văn đi thì cũng vậy. Phân loại như: + Đối với công văn do Thủ tướng Chính phủ ban hành thì lưu ở tủ Chính phủ. + Đối với CV do Bộ chỉ huy trực thuộc quản lý đơn vị ban hành thì lưu ở tủ Bộ chỉ huy (vì có tính chất quan trọng, chỉ đạo trực tiếp, bắt buộc phải thực hiện), + Đối với CV do Bộ Nội vụ ban hành thì lưu ở tủ Bộ nội vụ (vì có tính chất chỉ thị, quyết định liên quan đến chung trong toàn lực lượng). + Còn lại các công văn do các đơn vị khác ban hành như: Bộ giao thông vận tải, Bộ tài chính, bộ giáo dục đào tạo, Ủy ban nhân dân tỉnh, huyện, xã, Mặt trận tổ quốc tỉnh, huyện, Bộ, sở văn hóa thông tin vv…thì được lưu trữ chung trong tủ Các cơ quan ban ngành (vì chỉ có tính chất thông tin, thông báo). + Ngoài ra trong mỗi tủ lưu trữ đó thì công văn được sắp xếp có phân loại theo từng mục nhỏ như: • Đối với công văn là loại Kế hoạch thì lưu tại mục kế hoạch. • Đối với công văn là Nghị quyết thì lưu tại mục Nghị quyết • CV là Thông báo thì lưu ở mục Thông báo • CV là Chỉ thị thì lưu ở mục Chỉ Thị • CV là Qui định thì lưu ở mục qui định. • … Quy trình được mô tả sơ đồ sau: Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 12 Phòng Chỉ huy Bộ phận lưu trữ Công văn Bộ phận Văn thư Chuyển lưu trữChuyển lưu trữ [CV Đi][CV Đến] Công văn đã xử lý xong Công văn Đi đã sao chépNhận Công văn Phân loại Đến - Đi Phân loại theo loại CV ĐiPhân loại theo Cơ quan đến Phân loại theo loại CV Tủ CV Đến Tủ CV Đi - Trong quá trình xử lý các công văn hay thực hiện nhiệm vụ của đơn vị chỉ huy đơn vị sẽ cần một số công văn có nội dung liên quan đến công việc xử lý thì cần tìm công văn đó. Với yêu cầu thực tế thì chỉ huy đơn vị sẽ yêu cầu bộ phận lưu trữ sẽ tìm kiếm một công văn có số là nào đó, hay có nội dung gì đó của một cơ quan nào đó gởi hoặc loại công văn là gì do cơ quan nào đó gởi… Lúc này bộ phận lưu trữ công văn sẽ tra trong danh mục các công văn lưu trữ để tìm công văn đó. Khi xác định được công văn đó có trong danh sách lưu trữ hay không, rồi từ đó mới lấy công văn đó trong tủ hồ sơ ra và giao cho chỉ huy đơn vị xử lý. 1.4. Các biểu mẫu có liên quan: - Công Văn Đến: CÔNG VĂN ĐẾN Sơ đồ: Quy trình lưu trữ Công văn Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 13 Ngày vào sổ: ............................................................................... Số CV: .............................................................................................. Cơ quan gởi:................................................................................. Ngày CV Đến: .............................................................................. Tên CV: ........................................................................................... Trích yếu: ....................................................................................... Ghi chú: .......................................................................................... SỔ CÔNG VĂN ĐẾN ........................ (tên sổ CV) Từ ngày....................Đến ngày................... Ngày vào sổ Số CV Tên CV Ngày CV Loại CV Cơ quan gởi Trích yếu Ghi chú Sổ công văn đến được cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê dùng để ghi vào tất cả công văn đến. Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 14 THỐNG KÊ CÔNG VĂN ĐẾN THEO THÁNG Tháng: 4/2010 STT MÃ CV TÊNCV NGÀY ĐẾN CƠ QUAN GHI CHÚ 01 15 – TB/CP THÔNG BÁO V/V… 10/3/2010 CHÍNH PHỦ … TỔNG SỐ: … THỐNG KÊ CÔNG VĂN ĐẾN THEO CƠ QUAN Tên Cơ Quan: Chính Phủ STT MÃ CV TÊNCV LOẠI CV NGÀY CV ĐẾN NGÀY RA CV GHI CHÚ 01 15 – TB/CP THÔNG BÁO Vg V/V… TB 10/3/2010 07/3/2010 … TỔNG SỐ: … Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 15 THỐNG KÊ CÔNG VĂN ĐẾN THEO LOẠI Tên Loại Công Văn: Kế Hoạch STT MÃ CV TÊNCV TÊN CQ NGÀY CV ĐẾN NGÀY RA CV GHI CHÚ 01 15 – TB/CP THÔNG BÁO V/V… CHÍNH PHỦ 10/3/2010 07/3/2010 … TỔNG SỐ: … - Đối với Công văn Đi thì cũng có các biểu mẫu tương tự Công văn Đến. - Công văn Lưu trữ: THỐNG KÊ CÔNG VĂN ĐẾN ĐƯỢC LƯU TRỮ ST T MÃ CV TÊNCV LOẠI CV CƠ QUAN NGÀY CV ĐẾN NGÀY RA CV NGÀY LƯU TRỮ GHI CHÚ 01 15 – TB/ CP THÔNG BÁO V/V… TB Chính Phủ 10/3/201 0 07/3/ 2010 20/3/ 2010 … TỔNG SỐ: … - Các Công văn Đi được lưu trữ cũng có các biểu mẫu tương tự như của Công văn đến. Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 16 1.5. Các quy định ràng buộc (tự nhiên và ngữ cảnh): - Đối với CV Đến thì ngày ra CV phải trước ngày CV Đến. - Đối với CV Đi thì ngày ra CV cũng trước ngày CV Đi. - Đối với tất cả CV thì ngày lưu trữ CV phải sau ngày ra CV, sau ngày CV Đến. - Một công văn phải được ban hành bởi một và chỉ một Cơ quan. - Một ghi chú của một và chỉ một Công văn nào đó. - Một công văn phải có một và chỉ một loại Công văn, không được rỗng. - Một công văn phải được xử lý bởi ít nhất một bộ phận. - Một nhân viên phải thuộc một và chỉ một bộ phận. 1.6. Các thống kê, tra cứu cần có: - Các thống kê thì sẽ có: Thống kê Công văn đến trong