Đồ án Quản lí bán hàng

A. LỜI MỞ ĐẦU Một đất nước được coi là phát triển khi đất nước đó có một nền khinh tế vững mạnh và hiệu quả .Xét ở phạm vi một doanh nghiệp trong cơ chế thị trường hiện nay thì quá trình bán hàng có vai trò rất lớn,quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp . Trong những năm gần đây,sự chuyển hướng đổi mới của cơ chế thị trường nền kinh tế nước ta có nhiều biến động .Hoạt động kinh doanh nói chung hầu hết các doanh nghiệp đều đổi mới, bước đầu đã hoà nhập với nền kinh tế khu vực và cả thế giới. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp thương mại nói riêng vấn đề tiêu thụ là một trong những yếu tố quan trọng trong việc tiêu thụ hàng hoá, là một nghệ thuật kinh doanh của từng doanh nghiệp. Mỗi nhà doanh nghiệp phải biết nắm bắt được một nguồn cung ứng hàng hoá và sự biến động của nó, phải năng động, thích hợp, mềm dẻo… V à trong quá trình kinh doanh phát triển của các công ty, tổ chức, doanh nghiệp thì một lượng lớn các thông tin về giao dịch (mua bán, trao đổi) các loại hàng hoá giữa các bên liên quan như nhà cung cấp, nhà buôn bán và khách hàng đều cần được quản lí, theo dõi hàng ngày. Quy mô và số lượng của giao dịch càng lớn, càng nhiều người thì số lượng thông tin càng nhiều, càng quan trọng và phức tạp. Chính vì thế sẽ mất nhiều thời gian, công sức để quản lí để dẫn đến những sai sót đáng tiếc khi quản lí, khai thác và xử lí các thông tin trên. Với một thực trạng như vậy thì việc ứng dụng tin học vào công tác quản lí sẽ làm cho quá trình tác nghiệp đạt được những hiệu quả lớn, nhanh chóng và chính xác hơn. 1. Mục đích Thúc đẩy quá trình bán hàng một cách nhanh chóng với số lượng nhiều thì phải cân nhắc, tính toán, sử dụng một phương sách tiêu thụ đúng đắn, vững chắc chứ không thể vô tư trước sự biến thiên vạn hoá của thị trường. Điều này đòi hỏi kế toán cần phải có khả năng cung cấp, kiểm soát số lượng thông tin một cách đầy đủ, chính xác nhất. 2. Lí do Hoạt động kế toán trong một của hàng nói riêng hay công ty nói chung là một chuỗi công việc rất vất vả và tốn nhiều công sức. Nếu không có sự cần mẫn,chăm chỉ và sáng suốt thì sự sai sót là không tránh khỏi.Hệ thống thông tin quản lý bán hàng sẽ giúp cho quá trình mua bán diễn ra mau lẹ hợp lý. 3.Ý nghĩa: Tổ chức xử lí, tính toán, nắm bắt các thống kê và kết quả trong quá trình bán hàng. 4 .Phạm vi đề tài ứng dụng Đề tài này được ứng dụng chỉ đơn thuần phục vụ các yêu cầu về quả lí bán hàng,chương trình chạy tren máy đơn. 5.Kế hoạch triển khai đề tài Tuần  Từ tuần 30-37  T38  T40-  Tuần 41  Tuần 42.   Công việc  Chọn đề tài,họp nhom chọn đề tài “Quản lí bán hàng” -Mỗi thành viên nhóm tự tìm hiểu,viết phần những phần liên quan đến hệ thống.  Sau đó tập hợp lại để thiết kế hệ thống và viết bài cá nhân.  Nhóm tâp trung Tk hệ thống dựa trên bài cá nhân. - Biểu đồ phân cấp chức năng-FHD - Biểu đồ luồn dữ liệu - Entity Relatiónhip -DataBase vật lí - Thuật toán - Form nhập liệu - Các báo cáo - Các mẫu thử  TK chi tiết Bài viết minh hoạ chi tiết.  Điều chỉnh viết báo cáo Đánh máy và thiết kế phần access Tuần 43 nhóm dựa trên cơ sở đó hoàn thành bài để nộp. Tuần 44 Báo cáo   Nhân sự  Cá nhân tự tìm tư liệu  Nhóm trướng  Nhóm thực hiện  Nhóm trưởng  Nhóm trưởng và cả nhóm thực hiện   Đà Nẵng,ngày…tháng …năm 2008 Nhóm trưởng 6 .Khảo sát thực tế : Đề tài được thực hiện tại công ty điện thoai Long Nhật.Là công ty chuyên kinh doanh về đồ điện tử, điện thoại di động,tivi.,máy nghe nhạc ,máy vi tính…đây là công ty có quy mô vừa và nhỏ ,đặc biệt là chưa sử dụng phần mềm kế toán ,các hoạt động bán hàng diễn ra chủ yếu bằng thủ công nên tốn kém nhiều thời gian và chi phí.Vì thế trở ngại trong việc bán hàng là không tránh khỏi. B. Phân tích và thiết kế hệ thống Sơ đồ phân cấp chức năng hệ thống
 Trong qúa trình quản lí bán hàng thì hệ thống sẽ cập nhập đựoc các danh mục hàng hoá,nhóm hàng hóa để có thể nắm bắt các thông tin và sửa chữa các thông tin hàng hoá đó. Bên cạnh đó ,hệ thống sẽ thống kê số lượng hàng còn tồn hay số lượng hàng đã xuất thông qua các báo cáo về tình hình xuất nhập. 2.Biểu đồ luồng dữ liệu DFD
 Bộ phận quản lí bán hàng trình duyệt bấo cáo về việc nhập hàng hoá bằng các văn bản yêu cầu.Sau đó Nhà cung cấp tiếp nhận đơn đặt hàng của bộ phận Quản lí bán hàng và đáp ứng đủ số lưọng hàng yêu cầu.Và sau cùng là phục vụ yêu cầu của khách hàng thông qua danh sách mua hàng,và xuất các hoá đơn bán hàng. DDF ở mức đỉnh Mức1
 DDF mức đỉnh (M ức 2)
 DDF ở mức đỉnh (mức 3)
 M ức 4
 3.Entity Relationship
4.THIẾT KẾ MÔ HÌNH BẢNG DỮ LIỆU NHAN VIEN(logID,hoten,bophan,logpw,logyes) Field name  Data Type  Field size  Index  Description   LogID  Text  30  Khóa chính  Mã nhân viên để truy cập quản lí   Hoten  Text  20   Họ tên nhân viên   Bophan  Text  50   Phòng ban mà người đó làm việc   Logpw  Text  8   Password truy cập của nhân viên   Logyes  Yes/No    Cho phép nhân viên đó truy cập hay không   HANG HOA(MaHH,groupID,TenHH,DVT,quicach,baohanh,gianhap,giaxuat) , Field name  Data Type  Field size  Index  Description   MaHH  Text  10  Khóa chính  Là mã được gắn cho từng loại hàng hóa   Group ID  Numberic   Khóa ngoại  Thuộc tính khóa ngoại   TenHH  Text  50   Tên loại hàng hóa tương ứng với mã hàng   ĐVT  Text  10   Tương ứng với loại HH   Quicach  Text  20   Các đặc điển vật lí   Baohanh  Numberic    Thời gian bảo hành của 1 loại HH đó   Gianhap  Numberic    Giá ban đầu của 1 loại HH được nhập   Giaban  Numberic    Là giá sau khi đã tính tất cả mọi loại thuế VAT   NHOM HANG(GroupID,tennhom,VAT-N,VAT-X,phiBQ) Field name  Data Type  Field size  Index  Description   GroupID  Numberic  10  Khóa chính  Là mã được gắn cho từng loại hàng hóa   Tennhom  Text  50   Tên của một nhóm hàng nào đó   VAT_N  Numberic    Thuế VAT lúc ban đầu nhập 1 loại hàng nào đó   VAT_X  Numberic    Thuế VAT sau khi xuất hàng   PHIBQ  Numberic    Là loại phí dùng để bảo quản hàng hóa   NHAP XUAT(thekho,ctnhap,ctxuat,maHH,soluong,diengiai) Field name  Data Type  Field size  Index  Description   Thekho  Text  30  Khóa chính  Là mã được gắn cho phiếu nhập xuất   Ctnhap  Text  20  Khóa ngoại  Thuộc tính khóa ngoại-mã quan hệ   Ctxuat  Text  20   Thuộc tính khóa ngoại-mã quan hệ   MaHH  Text  10   Thuộc tính khóa ngoại-mã quan hệ   So luong  Numberic    Số lượng hàng mà khách mua   Diengiai  Text  225   Ghi chú về nhập xuất   CHUNG TU(SoCT,doitac,NXflag,NVgiaodich,ketoan,thukho,ngayct) Field name  Data Type  Field size  Index  Description   SoCT  Text  20  Khóa chính  Là mã được gắn cho phiếu chứng từ để phân biệt với các phiếu khác   Doitac  Text  50   Là khách hàng ,cty mua bán ,trao đổi với nhau   NXFlag  Yes/No    Cho phép nhân viên nhập hay xuất hàng hóa   NVgiaodich  Text  30  Khóa ngoại  Nhân viên giao dịch   Ketoan  Text  50   Nhân viên kế toán   Thukho  Text  50   Nhân viên thủ kho   Ngayct  Date/Time    Ngày in chứng từ   5.Thiết kế thuật toán sử dụng a.Khi đăng nhập : -Nhập thông tin cần thiết khi đăng nhâp như hoten và password yêu cầu mà mỗi nhân viên ở bọ phận được cấp rieng biệt. -Khi pasword chính xác thì cửa sổ chương tình mở để cập nhật thông tin

 b.THUẬT TOÁN TẠO USER MỚI -Khi đăng nhập hệ thóng bằng cách trả lời các yêu cầu cần thiết -Hệ thống sẽ báo lỗi khi thông tin cập nhập chưa chính xác mã sử dụng của hệ thống thì USER đó không tồn tại trong hệ thống. -Nếu muôn truy cập bạn phải cập nhật lại thông tin chính xác hoặc thiêt lập một USER mới với điều kiện hệ thống thông tin chủ cho phép. -Sau đó tiếp tục tiến hành công việc. Đ
 c.THUẬT TOÁN CẬP NHẬP DANH MỤC HÀNG HÓA T
 d.THUẬT TOÁN CẬP NHẬP DANH MỤC NHÓM HÀNG HÓA Đ - Bắt đầu đăng nhập - Nhập thông tin về nhóm hàng hoá - Hệ thống sẽ đối chiếu mã hàng có tồn tại hay ko - Nếu Đúng bạn được tiếp tục cập nhập và lưu thông tin
 e.THUẬT TOÁN NHẬP LIỆU (NHẬP THÔNG TIN VỀ CHỨNG TỪ) Đ
 6.FORM nhập liệu QUẢN LÝ BÁN HÀNG
FORM HÀNG HOÁ
FORM NHÂN VIÊN
FORM CHỨNG TỪ
FORM NHẬP XUẤT
FORM NHÓM HÀNG
7.THIẾT KẾ CÁC BÁO CÁO
 Đơn Vị: Công ty TNHH AD Bộ phận : Bán hàng PHIẾU XUẤT KHO Ngày 5 tháng 4 năm 2008 Tên điạ chỉ người nhận: Lý do xuất: Xuất bán Xuất tại kho ngăn lỗ: Hàng hoá Địa điểm: 18 Văn Cao STT  Tên sản phẩm, hàng hoá  ĐVT  Số lượng  Đơn giá  Thành tiền      Thực xuất  Yêu cầu     01  Máy Fax panasonic  Máy  7  7  2.285.715  16.000.000    Cộng:      16.000.000   Số tiền viết bằng chữ: Mười sáu triệu đồng chẵn Số chứng từ gốc kèm theo Ngày 02 tháng 4 năm 2008 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)   8.THIẾT KẾ CÁC MẪU THỬ HÓA ĐƠN Mẫu số :01 GTKT-311 GIÁ TRỊ GIA TĂNG BX/2006N Liên 3:Nội bộ No:0070689 Ngày 14 tháng 10 năm 2007 Đơn vị bán hàng :Công ty điện thoại Long Nhật Địa chỉ : 69 Hoàng Diệu –Đà Nẵng Số tài khoản : Điện thoại: 05113215876 MS: Họ và tên người mua hàng :Văn Thị Ánh Nga Tên đơn vị : Đại hoc Duy Tân Địa chỉ :184 Nguyễn văn Linh ,Đà Nẵng Số tài khoản :1223839 Hình thức thanh toán:Tiền mặt MS: STT 01 Samsung X430 Cái 01 2.999.000 2.999.000 02 Cục sạc Nokia N70 Cái 02 30.000 60.000 Cộng tiền hàng: 3.059.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 305.900 Tổng cộng tiền thanh toán: 3.364.900 Số tiền viết bằng chữ:Ba triệu ba trăm sáu mươi tủ ngàn chín trăm đồng chẵn Thủ trưởng đơn vị (Ký,đóng dấu ,họ tên) Mẫu phiếu thu tiền hàng Đơn Vị: Công ty Địa Chỉ : 69 Hoàng Diệu PHIẾU THU Số: 10T Ngày 2 tháng 4 năm 2008 Nợ TK 111: 30.000.000 Có TK 112: 30.000.000 Họ tên người nộp tiền: Lê Ân Địa chỉ: Thủ quỹ Lý do: Rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt Viết bằng chữ: Ba mươi triệu đồng y Kèm theo 1 chứng từ gốc Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp tiền (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền: ba mươi triệu đồng y Ngày 02 tháng 4 năm 2008 Thủ quỹ (Ký, họ tên)   BẢNG KÊ BÁN LẺ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ (Ngày ….Tháng…Năm…) Tên cơ sỏ kinh doanh: Địa chỉ: Họ tên người bán hàng; Địa chỉ nơi bán: STT  Tên hàng hoá dịch vụ  Đơn vị tính  Số lượng  Đơn giá  Doanh thu có thuế suất  Thuế suất VAT   A  B  C  1  2  3  4                                                           Tổng cộng tiền:   Tổng số tiền bằng chữ: Ngày …Tháng…Năm… Người bán (Ký,họ tên) Đơn vị :………… Mẫu số S06DN Địa chỉ:………… (Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC) BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH (Tháng….năm…) SHTK  Tên TK  SDĐK  SPS trong kì  SDCK     Nợ  Có  Nợ  Có  Nợ  Có   A  B  1  2  3  4  5  6                                                                                    Cộng:         Mẫu số 01-1/GTGT (Ban hành kèm theo thông tư) BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ BÁN RA (Kèm theo tờ khai thuế GTGT theo mẫu số 01/GTGT) Người nộp thuế: Mã số thuế: Đơn vị tiền : đồng Việt Nam STT  Hoá đơn chứng từ bán  Tên người mua  Mã số thuế người mua  Mã hàng  Doanh số bán chưa thuế  Thuế suất  Thuế VAT  Ghi chú    Kí hiệu hoá đơn  Số hoá đơn  Ngày tháng năm phát hành          1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11   1.Hàng hoá dịch vụ không chịu thuế :   2.Hàng hoá dịch vụ chịu thuế 0%:   3.Hàng hoá dịch vụ chịu thuế 5%:   4.Hàng hoá dịch vụ chịu thuế 10%:               Tổng :   Tổng doanh thu hàng hoá dịch vụ bán ra : Tổng thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ bán ra: ********C********
************** Quản lí bán hàng ,điều đó đòi hỏi các cán bộ nghiêp vụ phải luôn theo doĩ diễn biến nhập,xuất,tồn kho hàng hoá ở bất kì thời điểm nào để có cơ sở cân đối ,đeer đua ra quyết định đúng đắn trong việc cung ứng và dự trữ hàng hoá hợp lí cho việc kinh doanh. Việc xử lí khối lượng lớn thông tin để đạt được độ tin cậy cao trong công việc ,trong một khoảng thời gian ngắn nhất định là việc làm rất vất vả của người làm công tác quản lí mà kết quả thông tin đem lại thưòng không hợp lí,kịp thời và đọ chính xác thấp. Để có độ chính xác cao,thông tin kịp thời thực sự trở thành tài sản của công ty,cần có sự hổ trợ của máy tính điện tử ,và cần thiết nhất là hệ thống quản lí bán hàng để quản lí bán hàng diễn ra mau chóng ,kịp thời và chính xác nhất. Và bộ môn hệ thống thông tin kế đã góp phần xây dựng nên được hệ thống thiết thực cho các kế toán kiểm toán viên tương lai.Thông qua đó công việc không chỉ dừng lại ở công việc là theo dõi và ghi chép sổ sách một cách máy móc nữa mà có thể tham gia vào qua trình phân tích và thiết kế hệ thông thông tin kế toán ứng dụng trong doanh nghiệp nhằm giảm thiểu tối đa các chi phí không cần thiết cho doanh nghiệp ,giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển . 2.Hướng mở của đề tài : Quản lí bán hàng tại công ty Long Nhật còn sử dụng các phương pháp thủ công,nếu áp dụng hệ thông thông tin quản lí này chạy trên máy đơn sẽ khắc phục đươc những thủ tuc thủ công,thì công việc sẽ được tiến hành nhanh và chính xác hơn và góp phần thúc đẩy việc bán hàng diễn ra mau lẹ ,đem lại hiệu quả cao. 3.Tài liệu tham khảo : Tài liệu học tập Accounting Information System :Khoa CNTT trường ĐH Duy Tân Hệ thống thông tin kế toán :Khoa KTKT Trường ĐH KTQD ,NXB2004 www.caohockinhte.info/upload/forumdisplay.php?f=281 - 48k www.ou.edu.vn/vietnam/files/Decuongmonhoc/ Tạp chí công nghệ thông tin Tạp chí kế toán Sách hướng dẫn thiết kế hệ thống thông tin D.NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN