Đồ án Quản lý bán hàng với OpenERP (bán lẻ)

1 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KHOA CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM BÁO CÁO ĐỒ ÁN CUỐI KỲ MÔN: NHẬP MÔN QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP ĐỀ TÀI: Quản lý bán hàng với OpenERP (bán lẻ) Lớp: ITEM1.E22 Giáo viên hướng dẫn: Đỗ Duy Thanh Sinh viên thực hiện: Nguyễn Viết Danh 12520053 Lê Xuân Nam 12520272 Vũ Thành Nhân 12520302 Tô Hồng Phong 10520411 2 Lê Ngọc Anh 10520567 Mục lục I. Lời nói đầu: ................................................................................................................... 3 II. Giới thiệu phần mềm OpenERP ................................................................................... 4 a. ERP là gì? .................................................................................................................. 4 b. OpenERP ................................................................................................................... 4 c. Ưu điểm của OpenERP ............................................................................................. 4 III. Giới thiệu module “Point of Sale”............................................................................. 5 a. Các nút chức năng trong module. .............................................................................. 5 b. Các module liên quan ................................................................................................ 5 IV. Khảo sát quy trình bán lẻ ........................................................................................... 5 a. Quy trình .................................................................................................................... 5 b. Giải thích quy trình .................................................................................................... 6 V. Thực hiện quy trình với OpenERP – Cửa hàng bán lẻ quần áo.................................... 7 a. Bán lẻ (thao tác bằng chuột) ...................................................................................... 7 b. Kế toán – Phân tích dữ liệu bán hàng ...................................................................... 10 c. Nhập hàng ................................................................................................................ 13 VI. Đánh giá đề tài ......................................................................................................... 16 a. Ưu điểm ................................................................................................................... 16 b. Nhược điểm ............................................................................................................. 16 c. Hướng mở rộng ....................................................................................................... 16 VII. Tài liệu tham khảo ................................................................................................... 16 3 I. Lời nói đầu: Hiện nay công nghệ thông tin đang phát triển mạnh mẽ và ngày càng phổ biến, tác động đến mọi mặt của xã hội. Nắm bắt được xu thế này, các công ty, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân nói chung cũng như các cửa hàng bán lẻ nói riêng đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc quản lý, kinh doanh của mình và đã đạt được một số lợi ích nhất định. Nhiều cửa hàng bán lẻ đã tiến hành cài đặt các phần mềm chuyên dụng để phục vụ cho việc quản lý hàng hóa, bán hàng, quản lý chứng từ, hóa đơn, giảm gánh nặng cho người quản lý cũng như người bán hàng. Bên cạnh đó, vẫn còn nhiều cửa hàng sử dụng cách thức quản lý và bán hàng thủ công thông qua sổ sách, giấy tờ. Hình thức quản lý này dễ gây nhầm lẫn, thất thoát hàng hóa, tốn kém tiền bạc, quá trình xử lý chậm, nhất là đối với những công việc có khối lượng xử lý lớn. Nhận thấy được những hạn chế của việc quản lý và bán hàng thủ công, nhóm chúng em đã thực hiện đề tài: “Quản lý bán hàng với OpenERP (bán lẻ)”, ứng dụng phần mềm OpenERP vào việc kinh doanh để mang lại lợi ích bền vững cho người sử dụng. Trong quá trình nghiên cứu đề tài có thể còn nhiều thiếu sót, rất mong nhận được ý kiến nhận xét của thầy và các bạn để đề tài được hoàn thiện hơn. Nhóm cũng xin cảm ơn sự góp ý nhiệt tình của thầy Đỗ Duy Thanh! 4 II. Giới thiệu phần mềm OpenERP: a. ERP là gì? - ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. - Một cách cụ thể, ERP là phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, cho phép doanh nghiệp tự kiểm soát trạng thái nhân lực của mình. Từ đó, họ có thể lên kế hoạch khai thác các nguồn tài nguyên này hợp lý nhờ vào các quy trình nghiệp vụ thiết lập trong hệ thống. b. OpenERP: - Là một phần mềm ERP mã nguồn mở, được thiết kế với mục tiêu đáp ứng nhanh các nhu cầu của từng doanh nghiệp. - OpenERP được tích hợp nhiều module tương ứng với những hoạt động đa dạng của doanh nghiệp. Các phân hệ chính trong OpenERP bao gồm: + Quản lý quy trình nghiệp vụ – Business Process. + Quản lý thông tin đối tác – Partners. + Quản lý danh mục sản phẩm – Products. + Quản lý Tài chính – Financial Management. + Quản lý cung ứng và mua hàng – Purchase Management. + Quản lý phân phối và bán hàng – Sales Management. + Quản lý quan hệ khách hàng & nhà cung cấp – CRM & SRM. + Quản lý sản xuất – Manufacturing Management. + Quản lý kho hàng – Stock Management. + Quản lý nhân sự và tính lương – Human Resoucre & Payroll. + Quản lý tài liệu chứng từ – Document Management. + Hệ thống báo cáo, biểu đồ – Reporting & Dashboard. + Kinh doanh thông minh – Business Intelligence. - Có thể linh động cài đặt OpenERP cho các cửa hàng bán lẻ, phần mềm sẽ trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý buôn bán của cửa hàng. c. Ưu điểm của OpenERP: - Môi trường cài đặt rộng: Windows, Linux, Unix, Mac OS X, - Dễ cài đặt, dễ sử dụng. 5 - Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ (hơn 20 ngôn ngữ). - Tính toàn diện: có đầy đủ module cần thiết cho một doanh nghiệp (hơn 500 module). - Tính mạnh mẽ: có thể hoạt động tự động trong thiết kế báo cáo, thu thập thông tin. - Tính linh hoạt: có thể tương tác qua Web hoặc qua ứng dụng Windows, các module liên kết chặt chẽ và logic, tương tác được với một số phần mềm như Microsoft Office, OpenOffice.org, - Mã nguồn mở: không tốn phí bản quyền cho OpenERP, có thể chỉnh sửa mã nguồn hoặc tự viết thêm các module phù hợp với nhu cầu của công ty. - Có thể linh hoạt cài đặt và sử dụng OpenERP cho các cửa hàng bán lẻ trong việc quản lý và buôn bán. III. Giới thiệu module “Point of Sale”: a. Các nút chức năng trong module: - Để bắt đâu một phiên bán hàng click “New Session”. - Để đóng một phiên bán hàng click “Close Session”. - OpenERP có chức năng “Select Your point of sale” có thể chọn người bán hàng. - “Put Money In”: bỏ tiền vào máy tính. - “Order”: quản lý các order của cửa hàng bao gồm: thời gian bán, tên nhân viên đứng bán, sản phẩm bán ra. - “Take Money out”: lấy tiền khỏi máy tính tiền. - “Payment Methods”: thêm công cụ tính tiền mới. - “Product Categories”: danh mục các sản phẩm, có thể thêm sản phẩm trong trong mục này. - Khi kết thúc một phiên bán hàng, thông tin của phiên sẽ được lưu lại trong mục “All Session” và mục này chỉ có admin mới được truy cập (trong trường hợp này có thể là chủ cửa hàng hay người nào đó được trao quyền quản trị). b. Các module liên quan: - Accounting: thực hiện việc kiểm tra kế toán. - Warehouse: thực hiện quy trình nhập hàng. - Reporting: thực hiện công việc phân tích bán hàng để đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp. IV. Khảo sát quy trình bán lẻ: a. Quy trình: 6 b. Giải thích quy trình: i. Nhập hàng: 1. Nhập sản phẩm theo lô: - Là công đoạn nhập sản phẩm vào kho theo từng lô mà cửa hàng đã mua từ một nhà cung cấp nào đó. - Đếm số lượng sản phẩm trong lô đó, cập nhật số lượng sản phẩm mà cửa hàng hiện đang có. 2. Xác định giá bán lẻ: - Sau khi nhập sản phẩm chủ cửa hàng sẽ phải định giá bán lẻ cho từng sản phẩm của mình. Ví dụ: sản phẩm áo thun có cổ, vải mỏng có giá mua vào lúc đầu là 25.000 đồng/chiếc, chủ cửa hàng đặt lại giá bán ra là 30.000 đồng/chiếc. 3. Phân khúc theo giá bán: - Là quá trình phân chia các sản phẩm thành nhóm theo mức giá bán. Ví dụ: sản phẩm áo thun có cổ, vải mỏng có giá bán là 30.000 đồng thuộc nhóm sản phẩm có giá nhỏ hơn 100.000 đồng. Sản phẩm dày Nike3 có giá bán là 250.000 đồng thuộc nhóm sản phẩm có giá bán từ 200.000 – 300.000 đồng. ii. Bán lẻ: 1. Chọn mặt hàng: - Là khâu nhân viên bán hàng chọn sản phẩm mà khách hàng muốn mua. 7 2. Số lượng (giảm giá): - Nhập số lượng của sản phẩm mà khách hàng muốn mua. - Thực hiện giảm giá (theo phần trăm) nếu có. 3. Xuất hóa đơn: - Sau khi hoàn thành 2 bước trên và khách hàng đã chấp nhận trả tiền thì tiến hành xuất hóa đơn cho khách hàng và thu tiền. iii. Kế toán – Phân tích dữ liệu bán hàng: 1. Kiểm tra thông tin hóa đơn: - Thông tin của từng phiên bán hàng được thống kê đầy đủ trong module “Accounting” - Chủ cửa hàng có thể vào module “Accounting” (phần Cash Registers) để kiểm tra quá trình bán hàng của nhân viên. Mỗi dòng sẽ tương ứng với một phiên bán hàng, trong phiên bán hàng đó có liệt kê số tiền khách đưa và số tiền nhân viên thối lại cho khách trong một lần bán hàng. 2. Thống kê lợi nhuận: - Liệt kê tổng số tiền của từng phiên bán hàng trong module “Accounting”. - Liệt kê tổng số tiền bán được của từng sản phẩm trong module “Reporting”. 3. Phân tích dữ liệu bán hàng: - Dùng module “Reporting” và filter theo chế độ phù hợp, dựa vào báo cáo hiển thị, chủ của hàng có thể đưa ra định hướng, chiến lược nhập hàng, bán hàng. V. Thực hiện quy trình với OpenERP – Cửa hàng bán lẻ quần áo: a. Bán lẻ (thao tác bằng chuột): Để tạo một phiên bán hàng, vào mục “Point of Sale”, click vào nút “Start Selling”. 8 - Khách hàng tự chọn sản phẩm trong cửa hàng và mang sản phẩm ra quầy tính tiền. - Nhân viên chọn mặt hàng (nhấp chọn mặt hàng ở hiển thị bên cạnh), số lượng của mặt hàng đó (chọn một mặt hàng có trong list và chọn số lượng của nó bằng hệ thống phím ảo ở dưới), giảm giá (Disc). 9 - Xác nhận thanh toán bằng tiền mặt: chọn thanh toán bằng tiền mặt (click nút “Cash Journal”) nhập số tiền khách hàng đưa vào ô “Cash journal (VND)”, click nút “Validate” để xác nhận thanh toán và thối tiền cho khách hàng (nếu có). - In hóa đơn cho khách hàng, click nút “Next Order” để tiếp tục phiên bán hàng. 10 - Để kết thúc phiên bán hàng, click nút “Close” phía trên góc phải mà hình, nếu muốn tiếp tục phiên click nút “Continue Selling”, xác nhận đóng phiên click nút “Validate Closing & Post Entries”. b. Kế toán – Phân tích dữ liệu bán hàng: i. Kế toán: - Trong module Accounting, chọn phần Cash Register(các khoản thu chi bằng tiền mặt) hiện ra giao diện liệt kê tất cả các phiên bán hàng đã diễn ra kèm theo ngày tháng cụ thể. 11 - Chọn vào một giao dịch bất kỳ, trong đó có thông tin các lượt bán hàng bao gồm tiền khách đưa trong từng lượt và tiền thối lại. ii. Phân tích dữ liệu bán hàng: - Trong module “Reporting” → “Point of sale” → “Order Analyst”, chọn các mục cần lọc trong ô tìm kiếm. Như trong hình sau nhóm chọn lọc theo các giao dịch diễn ra vào ngày hôm nay. 12 - Cuối tháng, chủ doanh nghiệp có thể lọc theo tháng và theo mặt hàng để biết mặt hàng nào bán nhanh hoặc mặt hàng nào khó bán, doanh thu đạt được bao nhiêu để quyết định chiến lược nhập hàng hoặc tăng/giảm giá cho tháng bán hàng tiếp theo. - Trong phân mục Report → POS → Detail of Sale, có thể xuất ra chi tiết bán hàng theo thời gian (ngày, tháng, quý, năm) để lưu trữ và xem xét khi cần thiết. 13 c. Nhập hàng: - Tạo các phân mục theo giá bán lẻ, mục “Product Categories” chọn “New”. - Nhập sản phẩm mới bằng cách sử dụng module “Product” trong module POS. Click chọn “Create”. - Tại trường “Information” nhập vào “Tên sản phẩm”, chọn hình minh họa phù hợp cho sản phẩm và nhập vào giá bán lẻ. 14 - Tại trường “Procurement” nhập vào giá mua vào khung “Cost price”. - Tại trường “Inventory” nhập số lượng hàng cần nhập vào kho vào mục “Quantity on hand”. 15 - Tại trường “Sales” nhập thời hạn bảo hành vào mục “Warranty” và cho phép sử dụng module POS để bán lẻ và chọn phân mục phù hợp để phân loại hàng hóa theo giá bán (sự phân loại này sẽ hiển thị trong giao diện bán hàng của POS). - Tại trường “Accounting” chọn mức thuế áp dụng cho sản phẩm (trong trường hợp này nhóm chúng em chọn mức thuế GTGT 10% cho tất cả các sản phẩm tại cửa hàng). 16 VI. Đánh giá đề tài: a. Ưu điểm: i. Đề tài cao có tính ứng dụng cao, có thể áp dụng ngay vào thực tế. ii. Tận dụng được một số ưu điểm của OpenERP như: tính liên kết giữa các module trong OpenERP, cài đặt dễ dàng trên nhiều môi trường khác nhau. iii. Khai thác hiệu quả quy trình bán hàng thực tế (quy trình bán lẻ quần áo). iv. Hướng dẫn chi tiết các bước trong quy trình đã khảo sát. b. Nhược điểm: i. Khâu bán hàng chưa thao tác được bằng bàn phím. ii. Chưa kết nối được với Web Server. c. Hướng mở rộng: i. Tìm hiểu và cài đặt cho phần “Point of Sale” để người bán hàng có thể thao tác nhanh bằng bàn phím. ii. Cấu hình cho kết nối với Web Server khi bán hàng. VII. Tài liệu tham khảo: a. 10 diều cần biết về ERP (nguồn: erp.html). b. OpenERP (nguồn: c. Giới thiệu phần mềm OpenERP (nguồn: 11/).