Đồ án Xây dựng hệ thống quản lý giao, nhận hàng tại công ty xe khách

- 1 - LỜI NÓI ĐẦU Trong thời đại ngày nay, công nghệ thông tin đã trở thành một thành tố không thể thiếu của cuộc sống, xu thế tin học hóa nhiều lĩnh vực xã hội đang diễn ra mạnh mẽ, góp phần làm thay đổi thói quen làm việc thủ công, năng suất và hiệu quả thấp mà tính rủi ro lại cao. Thế nhưng cũng có những hoạt động chưa hoặc không ứng dụng công nghệ thông tin, cụ thể như hoạt động giao – nhận hàng tại các công ty xe khách. Đó là lý do em chọn đề tài Xây dựng hệ thống quản lý giao – nhận hàng tại công ty xe khách, với mong muốn đem những hiểu biết của mình để làm ra một sản phẩm có thể sử dụng được trong thực tế. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Lê Đức Long đã tận tình hướng dẫn em trong thời gian thực hiện đồ án. Xin cảm ơn các bạn sinh viên lớp Tin K28 đã giúp đỡ, động viên em hoàn thành đồ án. Vì được thực hiện trong thời gian ngắn nên đồ án không thể tránh khỏi thiếu sót, rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô và các bạn. Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 9 tháng 6 năm 2006 Chung Nguyễn Thanh Thảo - 2 - MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH VẼ ................................................................................................... 4 Chương 1. TỔNG QUAN – ĐẶT VẤN ĐỀ .................................................................... 6 1.1 Giới thiệu ........................................................................................................... 6 1.2 Hiện trạng .......................................................................................................... 6 1.2.1 Hiện trạng về tổ chức ................................................................................. 6 1.2.2 Hiện trạng về nghiệp vụ ............................................................................. 6 1.2.3 Hiện trạng về tin học .................................................................................. 7 1.3 Đặt vấn đề .......................................................................................................... 7 1.4 Hướng giải quyết ............................................................................................... 8 1.5 Phương án .......................................................................................................... 8 Chương 2. PHÂN TÍCH – THIẾT KẾ HỆ THỐNG ....................................................... 9 2.1 Đặc tả yêu cầu ................................................................................................... 9 2.1.1 Yêu cầu chức năng ..................................................................................... 9 2.1.2 Yêu cầu phi chức năng ............................................................................... 9 2.2 Thiết kế dữ liệu ................................................................................................ 10 2.2.1 Mô hình vật lý .......................................................................................... 10 2.2.2 Danh sách các bảng .................................................................................. 11 2.2.3 Danh sách các thuộc tính ......................................................................... 11 2.3 Thiết kế giao diện ............................................................................................ 13 2.3.1 Sơ đồ liên kết các màn hình ..................................................................... 13 2.3.2 Mô tả chi tiết màn hình chính .................................................................. 13 2.3.3 Mô tả chi tiết các màn hình ...................................................................... 15 2.4 Thiết kế xử lý................................................................................................... 21 2.4.1 Các sơ đồ thủ tục ...................................................................................... 21 - 3 - 2.4.2 Mô tả chi tiết các thủ tục .......................................................................... 25 Chương 3. CÀI ĐẶT – THỬ NGHIỆM ........................................................................ 26 3.1 Môi trường cài đặt ........................................................................................... 26 3.2 Hướng dẫn cài đặt ........................................................................................... 26 3.3 Kết quả thử nghiệm ......................................................................................... 28 Chương 4. KẾT LUẬN – HƯỚNG PHÁT TRIỂN ....................................................... 48 4.1 Các chức năng đã thực hiện ............................................................................ 48 4.2 Dự kiến hướng mở rộng trong tương lai ......................................................... 48 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................................... 49 - 4 - DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 2.2.1: Mô hình vật lý ............................................................................................. 10 Hình 2.3.1: Sơ đồ liên kết các màn hình ........................................................................ 13 Hình 2.3.2: Màn hình chính ........................................................................................... 14 Hình 2.3.3.1: Màn hình nhận hàng từ khách .................................................................. 15 Hình 2.3.3.2: Màn hình nhận hàng từ công ty ............................................................... 16 Hình 2.3.3.3: Màn hình giao hàng.................................................................................. 17 Hình 2.3.3.4: Màn hình xem danh sách hàng đã giao .................................................... 18 Hình 2.3.3.5: Màn hình xem danh sách hàng chuyển đi ................................................ 19 Hình 2.3.3.6: Màn hình xem mức cước ......................................................................... 20 Hình 2.3.3.7: Màn hình xem doanh thu ......................................................................... 21 Hình 2.4.1.1: Sơ đồ thủ tục nhận hàng từ khách ............................................................ 22 Hình 2.4.1.2: Sơ đồ thủ tục nhận hàng từ công ty.......................................................... 23 Hình 2.4.1.3: Sơ đồ thủ tục giao hàng ............................................................................ 24 Hình 3.3.1: Cài đặt – bước 1 .......................................................................................... 26 Hình 3.3.2: Cài đặt – Bước 2 ......................................................................................... 27 Hình 3.3.3: Cài đặt – Bước 3 ......................................................................................... 27 Hình 3.3.4: Cài đặt thành công....................................................................................... 28 Hình 3.4.1: Nhập khách hàng mới ................................................................................. 28 Hình 3.4.2: Thêm vào DS KH ........................................................................................ 29 Hình 3.4.3: Nhập thông tin hàng gửi .............................................................................. 30 Hình 3.4.4: Hoàn tất nhập liệu ....................................................................................... 31 Hình 3.4.5: Khách quen ................................................................................................. 32 Hình 3.4.6: Chọn mã khách hàng ................................................................................... 33 - 5 - Hình 3.4.7: Thiếu thông tin ............................................................................................ 34 Hình 3.4.8: Tìm mã khách hàng ..................................................................................... 35 Hình 3.4.9: Kết quả tìm kiếm ......................................................................................... 36 Hình 3.4.10: Nhận từ công ty ......................................................................................... 37 Hình 3.4.11: Đã nhận hàng ............................................................................................ 38 Hình 3.4.12: Giao hàng .................................................................................................. 39 Hình 3.4.13: Giao hàng xong ......................................................................................... 40 Hình 3.4.14: Danh sách hàng đã giao ............................................................................ 41 Hình 3.4.15: Tìm theo tên người nhận ........................................................................... 42 Hình 3.4.16: Kết quả tìm kiếm ....................................................................................... 43 Hình 3.4.17: Danh sách hàng chuyển ............................................................................ 44 Hình 3.4.18: Xem mức cước .......................................................................................... 45 Hình 3.4.20: Chọn thời điểm xem doanh thu ................................................................. 46 Hình 3.4.21: Thống kê doanh thu................................................................................... 47 - 6 - Chương 1. TỔNG QUAN – ĐẶT VẤN ĐỀ 1.1 Giới thiệu Việc giao – nhận hàng (hay chuyển – phát hàng) tại các công ty xe khách là một chức năng quan trọng của các doanh nghiệp trong ngành vận tải công cộng. Để dịch vụ chuyển phát hàng của mình được khách hàng tín nhiệm, các công ty xe khách phải luôn đảm bảo hàng hóa được chuyển đến đúng người nhận, nhanh chóng, chính xác, không bị thất lạc… Do đó quản lý giao – nhận hàng là một công việc đòi hỏi phải xử lý một lượng thông tin phức tạp một cách khoa học, hệ thống để đảm bảo yêu cầu của khách hàng. Đây là một công việc đòi hỏi tính nhất quán về thông tin giữa hai đầu chuyển hàng – phát hàng của công ty. Nó phải đảm bảo được sự chính xác về thông tin, đặc biệt là những thông tin về người nhận. Mặt khác các thông tin này cũng cần phải được lưu trữ lâu dài để đối chiếu khi cần. 1.2 Hiện trạng 1.2.1 Hiện trạng về tổ chức - Bộ phận Nhận hàng. - Bộ phận Chuyển hàng. - Bộ phận Giao hàng. - Bộ phận Quản lý. 1.2.2 Hiện trạng về nghiệp vụ - Bộ phận Nhận hàng: có trách nhiệm ghi nhận thông tin về người gửi (khách hàng), hàng gửi của khách, người nhận; tính tiền cước; chỉ định người chuyển hàng. - Bộ phận Chuyển hàng: chịu trách nhiệm vận chuyển hàng đến địa chỉ người nhận. - 7 - - Bộ phận Giao hàng: thông báo cho người nhận đến nhận hàng và làm các thủ tục giao hàng cho người nhận. - Bộ phận quản lý: điều phối chung. 1.2.3 Hiện trạng về tin học Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp xe khách tại các bến xe đều không sử dụng tin học để hỗ trợ việc quản lý giao nhận – hàng. Nguyên nhân: một mặt là do trình độ tin học của nhân viên chưa cao, mặt khác là do môi trường hoạt động không thích hợp lắm với việc sử dụng máy vi tính. Nhưng các lý do này hoàn toàn có thể khắc phục được, điều quan trọng là phải có một chương trình quản lý thực sự hiệu quả. 1.3 Đặt vấn đề Hiện nay quy trình giao – nhận hàng hoàn toàn được thực hiện một cách thủ công. Mọi thông tin được lưu trữ trên sổ sách, giấy tờ nên việc sai sót, mất thông tin là không thể tránh khỏi. Mặt khác nếu cần tìm kiếm lại thông tin nào đó sẽ rất mất thời gian mà chưa chắc đã tìm được thông tin cần tìm. Bên cạnh đó việc thống kê doanh thu cũng gặp nhiều khó khăn và khó thấy được diễn biến doanh thu từng thời điểm. Tất cả những thiếu sót, khó khăn ấy có thể khắc phục được nếu áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý giao – nhận hàng. Nếu sử dụng máy tính ta có thể nhập liệu một cách nhanh chóng, chính xác, thuận tiện cho việc sửa chữa nếu có, lưu trữ được một lượng lớn thông tin mà vẫn hỗ trợ tốt cho việc tìm kiếm hay đối chiếu thông tin theo yêu cầu khách hàng. Ngoài ra, ta còn có thể theo dõi, phân tích tình hình doanh thu dựa vào máy tính. Vì vậy, chương trình quản lý giao nhận hàng là một chương trình có tính ứng dụng cao, có hiệu quả thực tế và phù hợp với hiện trạng hoạt động giao nhận hàng tại các công ty xe khách. - 8 - 1.4 Hướng giải quyết Để khắc phục những khó khăn khi thực hiện việc quản lý giao nhận hàng bằng thủ công, có thể chuyển sang ứng dụng công nghệ thông tin, tin học hóa quy trình giao nhận hàng. Điều này có thể thực hiện được bằng cách xây dựng một hệ thống quản lý giao – nhận hàng cho phép người dùng lưu trữ thông tin khách hàng, nhập thông tin khách hàng mới, tính tổng doanh thu… 1.5 Phương án Xây dựng hệ thống quản lý giao – nhận hàng bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0, sử dụng cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003. Chương trình này cho phép người sử dụng nhập liệu, tìm kiếm và tính toán trên dữ liệu đã nhập vào. - 9 - Chương 2. PHÂN TÍCH – THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1 Đặc tả yêu cầu 2.1.1 Yêu cầu chức năng 2.1.1.1 Yêu cầu chức năng về nghiệp vụ - Hỗ trợ việc ghi nhận và lưu trữ thông tin về khách hàng và hàng hóa. - Hỗ trợ tìm kiếm dựa vào tên khách hàng hay mã khách hàng, mã hàng đến, tên người nhận… - Tính tổng doanh thu trong tháng. - Xuất báo cáo doanh thu tháng. 2.1.1.2 Yêu cầu chức năng về hệ thống Cấu hình hệ thống: - Microsoft Access 2003. - Micorsoft Visual Basic 6.0. 2.1.2 Yêu cầu phi chức năng 2.1.2.1 Về mặt tiến hóa Chương trình sau khi hoàn chỉnh có thể được phát triển lên cơ sở dữ liệu SQL để đáp ứng được quy mô của dữ liệu, vì SQL hỗ trợ tốt cho dữ liệu lớn và hỗ trợ sự phân quyền nếu cần. 2.1.2.2 Về hiệu quả Chương trình có thể chạy tốt với các chức năng chính như lưu trữ dữ liệu, tìm kiếm (với tốc độ nhanh), thống kê doanh thu theo các thời điểm được yêu cầu, xuất báo cáo doanh thu. - 10 - 2.1.2.3 Về khả năng tương thích Có khả năng tương thích với các phiên bản Microsoft Access 97, Microsoft Access 2000. 2.2 Thiết kế dữ liệu 2.2.1 Mô hình vật lý KhachHang PK MaKH TenKhachHang DiaChi DienThoai HangGiao PK MaHD NgayGiao TenNguoiNhan SoCMND HangDen PK MaHD TenNguoiGui TaiChuyen NgayDen TenNguoiNhan DiaChiNhan DienThoaiNhan DaGiao HangChuyen PK MaHC MaKH LoaiHang CuocPhi NgayGui TaiChuyen TenNguoiNhan DiaChiNhan DienThoaiNhan GiaCuoc PK LoaiHang MucCuoc DoanhThu PK Ngay DoanhThu Hình 2.2.1: Mô hình vật lý - 11 - 2.2.2 Danh sách các bảng STT Tên bảng Diễn giải Ghi chú 1 KhachHang Lưu trữ tên, địa chỉ, điện thoại của khách hàng 2 HangChuyen Lưu trữ thông tin về hàng hóa khách hàng đem gửi 3 HangDen Lưu trữ thông tin về hàng hóa phát cho người nhận 4 HangGiao Lưu trữ thông tin về hàng hóa đã có người nhận 5 GiaCuoc Lưu trữ tên các loại hàng nhận chuyển và mức cước tương ứng 6 DoanhThu Lưu trữ doanh thu tương ứng với ngày được chọn Bảng 1: Danh sách các bảng 2.2.3 Danh sách các thuộc tính STT Tên thuộc tính Diễn giải Loại Độ dài 1 CuocPhi Cước phí Number Double 2 DaGiao Trạng thái đã giao Number Integer 3 DiaChi Địa chỉ khách hàng Text 200 4 DiaChiNhan Địa chỉ người nhận Text 200 5 DienThoai Điện thoại khách hàng Number Double 6 DienThoaiNhan Điện thoại người nhận Number Double 7 DoanhThu Doanh thu Number Double 8 LoaiHang Loại hàng Text 50 - 12 - 9 MaHC Mã hàng chuyển đi AutoNumber Long Integer 10 MaHD Mã hàng đến AutoNumber Long Integer 11 MaKH Mã khách hàng AutoNumber Long Integer 12 MucCuoc Mức cước Number Double 13 Ngay Ngày cần tính doanh thu Date/Time 14 NgayDen Ngày hàng đến Date/Time 15 NgayGiao Ngày giao hàng Date/Time 16 NgayGui Ngày gửi hàng Date/Time 17 SoCMND Số chứng minh nhân dân Number Double 18 TaiChuyen Tên tài xế chuyển hàng Text 50 19 TenKhachHang Tên khách hàng Text 50 20 TenNguoiGui Tên người gửi Text 50 21 TenNguoiNhan Tên người nhận Text 50 Bảng 2: Danh sách các thuộc tính - 13 - 2.3 Thiết kế giao diện 2.3.1 Sơ đồ liên kết các màn hình Màn hình chính Nhận từ khách Nhận từ công ty Giao hàng Xem danh sách Doanh thu Giá cước DS hàng đã giao Thoát DS hàng đến Hình 2.3.1: Sơ đồ liên kết các màn hình 2.3.2 Mô tả chi tiết màn hình chính - 14 - Hình 2.3.2: Màn hình chính Từ màn hình chính này có thể lựa chọn như sau: - Vào menu Nhan Hang (nhận hàng), chọn Nhan tu Khach (nhận từ khách) để bắt đầu thủ tục nhận hàng từ khách hàng trực tiếp đến gửi. - Vào menu Nhan Hang, chọn Nhan tu Cong ty (nhận từ công ty) để bắt đầu thủ tục nhận hàng từ công ty chuyển tới. - Vào menu Giao Hang (giao hàng) để bắt đầu thủ tục giao hàng cho người nhận. - Vào menu Xem danh sach, chọn DS Hang da Giao (danh sách hàng đã giao) để xem danh sách hàng đã giao. - Vào menu Xem danh sach, chọn DS Hang Chuyen để xem danh sách hàng chuyển đi. - 15 - - Vào menu Gia Cuoc (giá cước) để xem hoặc điều chỉnh mức cước. - Vào menu Doanh Thu để xem doanh thu. - Vào menu Thoat (thoát) để thoát khỏi chương trình. 2.3.3 Mô tả chi tiết các màn hình 2.3.3.1 Màn hình nhận hàng từ khách Vào menu Nhan Hang, chọn Nhan tu Khach. Hình 2.3.3.1: Màn hình nhận hàng từ khách Khi nhập thông tin khách hàng, nếu là khách hàng quen thì nhấn nút khách quen, chọn mã khách hàng để lấy thông tin khách hàng, nếu là khách hàng mới thì điền đầy đủ dữ liệu vào các textbox, nhấn nút Thêm vào DS KH, dữ liệu sẽ được thêm vào danh - 16 - sách bên cạnh. Nếu không nhớ mã khách hàng có thể tìm bằng cách nhấn nút Tìm mã KH, nhập tên khách hàng cần tìm sẽ có mã khách hàng tương ứng. Nhấn Xem tất cả để xem toàn bộ danh sách. Ở phần thông tin hàng chuyển đi, cần nhập mã khách hàng như phần thông tin khách hàng; có thể chọn loại hàng từ combobox Loại hàng, cước phí tương ứng sẽ xuất hiện trong textbox Cước phí. Chọn ngày gửi ở Ngày gửi. Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấn nút OK để lưu vào danh sách hàng chuyển đi. Nhấn nút Thoát để thoát khỏi màn hình này. 2.3.3.2 Màn hình nhận hàng từ công ty Vào menu Nhan Hang, chọn Nhan tu Cong ty. Hình 2.3.3.2: Màn hình nhận hàng từ công ty - 17 - Nhập mã hàng chuyển (mã này gắn liền với hàng từ khi được tiếp nhận từ khách hàng). Nhập các thông tin như Tên người gửi, Ngày gửi, thông tin về người nhận. Nhấn Nhận hàng để lưu vào danh sách hàng đã nhận từ công ty. Nhấn Thoát để thoát khỏi màn hình này. 2.3.3.3 Màn hình giao hàng Vào menu Giao hang. Hình 2.3.3.3: Màn hình giao hàng Tìm hàng cần giao trong danh sách hàng chưa có người nhận, nhấn nút Giao hàng để đưa thông tin người nhận vào phần Người nhận, đưa mẩu tin ra khỏi danh sách. Nhấn Tìm theo người gửi để tìm mẩu tin từ danh sách hàng chưa có người nhận. Nhấn - 18 - Tìm theo người nhận để tìm mẩu tin từ danh sách hàng chưa có người nhận. Nhấn Xem tất cả để xem toàn bộ danh sách. Số CMND là textbox bắt buộc, nếu để trống sẽ báo lỗi. Có thể chọn ngày giao hàng tại Ngày giao. Nhấn OK để lưu vào danh sách hàng đã giao. Nhấn DS hàng đã giao để xem tất cả hàng đã giao. Nhấn Thoát để thoát khỏi màn hình này. 2.3.3.4 Màn hình xem danh sách hàng đã giao Vào menu Xem danh sach, chọn DS Hang da Giao. Hình 2.3.3.4: Màn hình xem danh sách hàng đã giao Nhấn Tìm theo người nhận để tìm trong danh sách hàng đã giao theo tên người nhận cần tìm. Nhấn Xem tất cả để xem toàn bộ danh sách. Nhấn DS hàng đến để xem danh sách hàng nhận từ công ty. Nhấn Thoát để thoát khỏi màn hình này. - 19 - 2.3.3.5 Màn hình xem danh sách hàng chuyển đi Vào menu Xem danh sach, chọn DS Hang Chuyen. Hình 2.3.3.5: Màn hình xem danh sách hàng chuyển đi Nhấn Thoát để thoát khỏi màn hình này. - 20 - 2.3.3.6 Màn hình xem mức cước Chọn menu Gia Cuoc. Hình 2.3.3.6: Màn hình xem mức cước Có thể chỉnh sửa trực tiếp trên grid. Nhấn Thoát để thoát khỏi màn hình này. 2.3.3.7 Màn hình xem doanh thu Chọn menu Doanh Thu. - 21 - Hình 2.3.3.7: Màn hình xem doanh