Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty tnhh công nghệ tin học Phuong Tung

LỜI MỞ ĐẦU Trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, doanh nghiệp muốn xác định được vị thế của mình trong cuộc cạnh tranh gay gắt trên thị trường, nắm rõ nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng để tác động đến phát triển sản xuất, cải tiến công tác kinh doanh, nâng cao chất lượng nhằm đạt đến mục đích cuối cùng là tối đa hóa lợi nhuận. Ngoài những yếu tố cơ bản đó thì vấn đề đào tạo lao động, chăm lo đến đời sống vật chất và tinh thần của đội ngũ cán bộ công nhân viên cũng là một yếu tố quan trọng không kém. Bở vì được quan tâm, khích lệ tinh thần và nhận lương đúng hạn thì người lao động sẽ có động lực để làm việc ngày càng tốt hơn. Để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tiến hành một cách thường xuyên liên tục thì phải tái sản xuất sức lao động. Hay nói cách khác là phải trả lương cho người lao động. Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động. Vì vậy, muốn đẩy mạnh hoạt động kinh doanh thì cần phải hạch toán một cách kịp thời và chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương. Công tác này giúp phản ánh đúng năng lực của từng nhân viên trong doanh nghiệp một cách hiệu quả. Từ những nhận thức trên cùng với những kiến thức được trang bị ở nhà trường và qua thực tế tại Công Ty TNHH Công Nghệ Tin Học Phương Tùng, em đã chọn đề tài “ Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương “ làm đề tài thực tập của mình. Chuyên đề thực tập của em gồm 3 phần: Phần I : Cơ sở lý luận về Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Phần II : Thực trạng về công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công Ty TNHH Công Nghệ Tin Học Phương Tùng Phần III : Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công Ty TNHH Công Nghệ Tin Học Phương Tùng PHẦN I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG I. KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA VÀ NHIỆM VỤ HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 1.Khái niệm Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của bộ phận xã hội mà người lao động được sử dụng để bù đắp chi phí lao động của mình trong quá trình sản xuất sức lao động . Tiền lương là thu nhập chủ yếu của công nhân viên chức , ngoài ra họ còn được hưởng chế độ trợ cấp xã hội trong thời gian nghỉ việc vì đau ốm , thai sản, tai nạn lao động ,…và các khoản tiền lương thi đua , thưởng năng suất lao động. 2.Ý nghĩa về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động .Ngoài ra người lao động còn được hưởng một số nguồn thu nhập khác như: Trợ cấp BHXH, tiền thưởng,tiền ăn ca…Chi phí tiền lương là một bộ phận chi phí cấu thành nên giá thành sản phẩm ,dịch vụ do doanh nghiệp sản xuất ra.Tổ chức sử dụng lao động hợp lý , hạch toán tốt laođộng,trên cơ sở đó tính đúng thù lao lao động , thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản liên quan từ đó kích thích người lao động quan tâm đến thời gian ,kết quả và chất lượng lao động, chấp hành tốt kỷ luật lao động , nâng cao năng suất lao động ,góp phần tiết kiệm chi phí về lao động sống , hạ giá thành cho sản phẩm ,tăng lợi nhuận ,tạo điều kiện nâng cao vật chất ,tinh thần cho người lao động 3.Nhiệm vụ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ liên quan đến quyền lợi của người lao động mà còn liên quan đến chi phí sản xuất kinh doanh , giá thành sản phẩm của doanh nghiệp liên quan tình hình chấp hành các chính sách chế độ của nhà nước về lao động và tiền lương .Để có thể thực hiện tốt công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau : + Tổ chức ghi chép,phản ánh ,tổng hợp kịp thời chính xác tình hình hiện có và biến động về số lượng ,chất lượng lao động ,tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động. + Tính toán chính xác kịp thời đúng chính sách chế độ tiền lương,tiền thưởng ,trợ cấp phải trả cho người lao động ,kiểm tra tình hình chấp hành chính sách chế độ về lao động ,BHXH,BHYT,KPCĐ. +Tính toán phân bổ chính xác ,đúng đối tượng các khoản tính vào sản xuất kinh doanh hay thu nhập của đơn vị sử dụng lao động . +Hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị ,bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đúng đắn ,đầy đủ các chế độ ghi chép ban đầu về lao động , tiền lương. +Lập các báo cáo về lao động tiền lương và góp phần quản lý ,khai thác tốt tiềm năng lao động trong doanh nghiệp. II. PHÂN LOẠI TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC PHƯƠNG PHÁP TÍNH LƯƠNG 1. Phân loại tiền lương Phân theo tính chất lương Tiền lương chính :Là tiền lương phải trả cho công nhân viên trong thời gian thực hành nhiệm vụ chính của họ bao gồm tiền lương phải trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo ( như : phụ cấp chức vụ , phụ cấp khu vực ..) Tiền lương phụ : Là tiền lương phải trả cho công nhân viên trong thời gian họ thực hiện nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính và thời gian nghỉ theo chế độ được hưởng như : đi nghỉ phép, đi học, nghỉ vì ngừng sản xuất. Phân theo chức năng tiền lương Tiền lương gián tiếp Người lao động được hưởng lương từ chính sản lượng sản phẩm do chính cá nhân tạo ra (dựa trên định mức công việc của công ty để xác định lương ) Tiền lương trực tiếp Công ty trả lương dựa trên kết quả công việc và năng lực của từng cá nhân. Phân theo đối tượng được trả lương Tiền lương sản xuất Tiền lương bán hàng Năng lực và kết quả công việc được đo bằng kết quả kinh doanh đạt được trong kỳ trả lương Tiền lương quản lý Năng lực được đo bằng hệ số lương của cá nhân ( năng lực được đánh giá hằng năm ) và kết quả công việc được đánh giá ,thể hiện bằng hệ số chi lương trong kỳ trả lương. Phân theo hình thức trả lương - Tiền lương theo sản phẩm Căn cứ vào số lượng, chất lượng sản phẩm họ làm ra và theo đơn giá tiền lương tính cho 1 đơn vị sản phẩm. Trả lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế :số lượng * đơn giá Trả lương theo sản phẩm gián tiếp: Áp dụng cho công nhân phục vụ sản xuất Trả lương theo sản phẩm có thưởng: là việc kết hợp trả lương theo sản phẩm Trả lương theo sản phẩm lũy tiến: trả trên cơ sở sản phẩm trực tiếp và căn cứ vào mức độ hoàn thành định mức sx 2. Các phương pháp tính tiền lương 2.1Tính tiền lương theo thời gian Tiền lương tính theo thời gian tính trên cơ sở tiền lương và thời gian làm việc thực tế của người lao động và thường áp dụng cho lao động làm công tác văn phòng Tiền lương tính theo thời gian có thể được thực hiện theo tháng , ngày hoặc giờ làm việc tùy thuộc theo yêu cầu và trình độ quản lý thời gian lao động của doanh nghiệp Công thức tính tiền lương theo thời gian Lương tháng: tiền lương trả cho người lao động theo thang bậc lương quy định gồm tiền lương cấp bậc và khoản phụ cấp ( nếu có ). Lương tháng thường được áp dụng trả lương nhân viên làm công tác quản lý hành chính , quản lý kinh tế và các nhân viên thuộc các nghành hoạt động không có tính chất sản xuất. Tiền lương tháng= Mức lương * hệ số + tổng các khoản cơ bản lương phụ cấp Lương ngày : được tính bằng cách lấy lương tháng chia cho số ngày làm việc theo chế độ. Lương ngày làm căn cứ để tính trợ cấp BHXH phải trả CNV , tính trả lương cho CNV trong những ngày hội họp, học tập , trả lương theo hợp đồng Mức lương tháng Mức lương ngày = Số ngày làm việc trong tháng quy định Lương tuần : là tiền lương trả cho 1 tuần làm việc và được xác định như sau: Tiền lương tháng * 12 tháng Tiền lương tuần = 52 tuần Tiền lương ngày : là tiền lương trả cho 1 ngày làm việc Tiền lương giờ : là tiền lương trả cho một giờ làm việc và được xác định như sau Tiền lương ngày Tiền lương giờ = Số giờ làm việc trong ngày theo quy định Hình thức tiền lương tính theo thời gian có nhiều hạn chế vì tiền lương tính trả cho người lao động chưa đảm bảo đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động vì chưa tính đến một cách đầy đủ chất lượng lao động , do đó chưa phát huy đầy đủ chức năng đòn bẩy kinh tế của tiền lương trong việc kích thích sự phát triển của sản xuất , chưa phát huy hết khả năng sẳn có của người lao động 2.2. Tính tiền lương theo sản phẩm Xây dựng được định mức lao động , đơn giá lương hợp lý trả cho từng loại sản phẩm , công viêc , kiểm tra nghiệm thu các sản phẩm chặt chẻ. Tiền lương tính theo sản phẩm bao gồm các hình thức Tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp : hình thức lương theo sản phẩm là tiền lương trả cho người lao động được tính theo số lượng, chất lượng của sản phầm hoàn thành hoặc khối lượng công việc đã làm xong được nghiệm thu. Để tiến hành trả lương theo sản phẩm cần phải xây dựng được định mức lao động , đơn giá lương hợp lý trả cho từng loại sản phẩm , công việc được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt , phải kiểm tra , nghiệm thu sản phẩm chặt chẻ. Tiền lương tính theo sản phẩm gián tiếp : là hình thức tiền lương trả cho người lao động được tính theo số lượng sản phẩm hoàn thành đúng quy cách , phẩm chất và đơn giá lương sản phẩm. Đây là hình thức được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến để tính lương trả cho CNV trực tiếp sản xuất hàng loạt sản phẩm. Tổng tiền lương phải trả = tổng tiền lương phải trả của bộ phận trực tiếp * tỉ lệ lương gián tiếp Tiền lương khoán theo khối lượng công việc : tiền lương được trả theo khối lượng công việc được hoàn thành. Thường áp dụng cho những công việc có tính đơn giản như : sữa chữa , bốc dỡ vật tư, … hoặc những công việc không tách rời cụ thể được . Tiền lương theo sản phẩm có thưởng , phạt : là hình thức tiền lương trả theo sản phẩm trực tiếp kết hợp với thưởng nếu có thành tích tiết kiệm vật tư , tăng năng suất lao động hoặc nâng cao chất lượng sản phẩm… Ngược lại, nếu người lao động làm lảng phí vật tư hoặc sản xuất ra sản phẩm kém chất lượng sẽ bị phạt lương Tiền lương theo sản phẩm lũy tiến : Theo hình thức này tiền lương trả cho người lao động gồm tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp và tiền lương tính theo tỷ lệ lũy tiến căn cứ vào mức độ vượt định mức lao động của họ. Hình thức này nên áp dụng ở những khâu sản xuất quan trọng , cẩn thiết phải đẩy nhanh tiến độ sản xuất hoặc cần động viên công nhân phát huy sáng kiến phá vỡ định mức lao động. Tiền lương theo sản phẩm lũy tiến = (mức sản lượng * đơn giá lương sản phẩm ) + (số sản phẩm vượt mức sản lượng * đơn giá lũy tiến ) Tiền lương theo sản phẩm tập thể : là hình thức tiền lương trả cho cả tập thể khi cùng thực hiện chung một khối lượng công việc Tổng tiền lương của cả tập thể = khối lượng sản phẩm hoàn thành * đơn giá lương Các hình thức đãi ngộ khác ngoài tiền lương : ngoài tiền lương , BHXH , công nhân viên có thành tích trong sản xuất , trong công tác được hưởng khoản tiền thưởng , việc tính toán tiền lương căn cứ vào quyết định và chế độ khen thưởng hiện hành. Tiền thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng , căn cứ vào kết quả bình xét A,B,C và hệ số tiền thưởng để tính Tiền thưởng về sáng kiến nâng cao chất lượng sản phẩm , tiết kiệm vật tư , tăng năng suất lao động căn cứ vào hiệu quả kinh tế cụ thể để xác định 2.3 Cách tính lương trong một số trường hợp đặc biệt: 2.3.1. Trường hợp công nhân làm thêm giờ: - Đối với lao động trả lương theo thời gian : Nếu làm thêm ngoài giờ thì DN sẽ trả lương như sau: Tiền lương làm thêm giờ = Tiền lương thực trả * 150% hoặc 200% hoặc 300% * số giờ làm thêm Mức 150% áp dụng đối với giờ làm thêm vàongày thường; mức 200% áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày nghỉ hàng tuần; 300% áp dụng đối với giờ làm thêm vào các ngày lễ, ngày nghỉ có hưởng lương theo qui định của Bộ Luật lao động. Nếu được bố trí nghỉ bù những giờ làm thêm thỉ chỉ phải trả phần chênh lệch 50% tiền lương giờ thực trả của công việc đang làm nếu làm ngày bình thường; 100% nếu là ngày nghỉ hàng tuần; 200% nếu là ngày lễ, ngày nghỉ có hưởng lương theo qui định. – Đối với DN trả lương theo sản phẩm: Nếu làm thêm ngoài giờ thì DN sẽ trả lương như sau: Tiền lương làm thêm giờ = Số lượng sp, công việc làm thêm * (Đơn giá tiền lương của sp làm trong giờ tiêu chuẩn vào ban ngày * 150 hoặc 200 hoặc 300%)Đơn giá tiền lương của những sản phẩm, công việc làm thêm được trả bằng 150% so với đơn giá sản phẩm làm trong giờ tiêu chuẩn nếu làm thêm vào ngày thường; 200% nếu là ngày nghỉ hàng tuần; 300% nếu là ngày lễ, ngày nghỉ có hưởng lương theo qui định. 2.3.2. Trường hợp làm việc vào ban đêm: - Đối với lao động trả lương theo thời gian : Nếu làm việc vào ban đêm:Tiền lương làm việc vào ban đêm = Tiền lương thực trả * 130% * Số giờ làm việc vào ban đêm Nếu làm thêm giờ vào ban đêm :Tiền lương làm thêm giờ vào ban đêm = Tiền lương làm việc vào ban đêm * 150% hoặc 200% hoặc 300% – Đối với DN trả lương theo sản phẩm: Nếu làm việc vào ban đêm: Tiền lương làm việc vào ban đêm = Số lượng sản phẩm công việc làm thêm * (Đơn giá tiền lương của sp làm trong giờ tiêu chuẩn vào ban ngày * 130%)Nếu làm thêm giờ vào ban đêm : Tiền lương làm thêm giờ vào ban đêm = Số lượng sp, công việc làm thêm * (Đơn giá tiền lương làm thêm vào ban ngày * 130%) *150% hoặc 200 hoặc 300% III. QUỸ TIỀN LƯƠNG , QUỸ BHXH , BHYT , BHTN VÀ KPCĐ. 1.Quỹ BHXH,BHYT,BHTN,KPCĐ : 1.1. Quỹ BHXH (Quỹ Bảo Hiểm Xã Hội ) Quỹ BHXH được hình thành nhằm mục đích trả lương cho công nhân viên khi ,nghỉ hưu hoặc giúp đỡ cho công nhân viên trong các trường hợp ốm đau, tai nạn mất sức lao động phải nghỉ việc . Quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ phần trăm trên tiền lương khoản thanh toán cho công nhân để tính vào chi phí SXKD và khấu trừ vào tiền lương công nhân theo chế độ hiện hành hàng tháng DN tiến hành trích lập quỹ BHXH theo tỷ lệ trích là 22% trên số tiền lương cấp bậc,chức vụ,hợp đồng ,hệ số bảo lưu, phụ cấp chức vụ ,thâm niên, khu vực của công nhân viên trong tháng ,trong đó 16% tính vào chi phí SXKD của các đối tượng sử dụng lao động ,6% trừ vào lương của người lao động . Số tiền thuộc quỹ BHXH được nộp lên cơ quan quản lý BHXH để chi trả cho các trường hợp nghỉ hưu,nghỉ mất sức lao động…Các khoản chi cho người lao động khi ốm đau ,thai sản được thanh toán theo chứng từ phát sinh thực tế. 1.2. Quỹ BHYT ( Quỹ Bảo Hiểm Y tế ) Nhằm xã hội hóa việc kham chữa bệnh ,người lao động được hưởng chế độ khám chữa bệnh không mất tiền bao gồm các khoản chi về viện phí , thuốc men ,,khi ốm đau .Điều kiện để người khám chữa bệnh không mất tiền là họ phải có thẻ BHYT.Thẻ BHYT được mua từ tiền trích BHYT Theo quy định hiện nay ,BHYT được tính theo tỷ lệ 4,5% trên số tiền lương cấp bậc ,chức vụ, hợp đồng,hệ số bảo lưu,phụ cấp chức vụ,thâm niên, khu vực ,đắt đỏ của công nhân viên trong tháng,trong đó 3% tính vào chi phí SXKD của các đối tượng sử dụng lao động ,1,5% trừ vào lương của người lao động Quỹ BHYT được nộp cho cơ quan BHYT dùng để tài trợ viện phí và tiền thuốc men cho người lao động khi ốm đau phải vào bệnh viện. 2.3. KPCĐ ( Kinh Phí Công Đoàn) KPCĐ được sử dụng cho hoạt động bảo vệ quyền lợi của công nhân viên trong DN.Theo quy định , số KPCĐ trích được phải nộp lên cho cơ quan công đoàn cấp trên 1%,một phần để lại doanh nghiệp để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp(1%),DN phải nộp đầy đủ KPCĐ mỗi quý một lần vào tháng đầu quý cho tổ chức công đoàn . Theo chế độ hiện hành, DN trích KPCĐ theo tỷ lệ 2% trên quỹ tiền lương, tiền công phải trả cho người lao động và các khoản phụ cấp ( nếu có ) và tính hết vào chi phí SXKD trong kỳ. 2.4. Quỹ BHTN ( Quỹ Bảo Hiểm Thất Nghiệp ) BHTN là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong thời gian không có việc làm. Theo chế độ hiện hành quỹ này được hình thành từ 2 nguồn : + Người lao động hàng tháng có trách nhiệm đóng góp 1% theo tổng quỹ tiền lương cấp bậc ,chức vụ từ thu nhập của mình. Người sử dụng lao động hàng tháng có trách nhiệm đóng góp 1% theo tổng quỹ tiền lương cấp bậc, chức vụ của những người tham gia BHTN tại đơn vị. Toàn bộ số BHTN trích được doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan quản lý quỹ IV. HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG: 1. Chứng từ và sổ sách sử dụng: Chứng từ kế toán: - Bảng chấm công - Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành - Bảng chi tiết tiền ăn ca và công tác phí - Hợp đồng giao khoán - Phiếu nghỉ hưởng BHXH - Bảng thanh toán BHXH - Bảng thanh toán lương - Bảng thanh toán tiền thưởng - Bảng phân bổ lương 2.Tài khoản sử dụng : 2.1. Tài khoản 334 – “Phải trả công nhân viên” Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên trong DN bao gồm tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 334: Bên nợ TK 334 Bên có - Các khoản tiền lương , tiền công, tiền - Các khoản tiền lương , tiền thưởng, thưởng , BHXH và các khoản đã trả , BHXH, và các khoản phải trả, phải đã chi ứng trước cho công nhân viên cho CNV Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của công nhân viên - Số dư bên Nợ ( nếu có ) - Số dư bên Có : Phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải Phản ánh các khoản tiền lương , trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng tiền công, tiền thưởng, BHXH và và các khoản khác cho CNV các khoản khác còn phải trả cho công nhân viên 2.2. Tài khoản 338 – “Phải trả, phải nộp khác” Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản trích, khoản phải trả cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức công đoàn, BHXH, BHYT Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 338 liên quan đến hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Bên nợ TK 338 Bên có + BHXH, BHYT và KPCĐ đã nộp + Trích BHXH, BHYT, và KPCĐ cho cơ quan quản lý + BHXH và KPCĐ vượt chi được + Trợ cấp BHXH phải trả cho người cấp bù lao động trong kỳ + KPCĐ đã ghi tại doanh nghiệp Số dư bên Nợ ( nếu có ): Số dư bên Có : Phản ánh số BHXH và KPCĐ Phản ánh BHXH, BHYT và KPCĐ vượt chi chưa được cấp bù đã trích chưa nộp cho cơ quan quản lý hoặc sổ quỹ để lại cho DN chưa chi tiết 3.Phương pháp hạch toán : 3.1. Hạch toán tổng hợp tiền lương : SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN: TK 334 TK622,627 TK 3383,3384 (5) (1) TK 141,138 TK 338(3) (6) TK 333(8) (7) (2) TK 111, 112 (8) TK 512 TK 431(1) (9a) (3) TK 333(1) TK 111, 112 TK 152, 155 TK 632