Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng trong doanh nghiệp sản xuất thương mại dịch vụ Hoàng Dũng

MỤC LỤC *** I_ GIỚI THIỆU VỀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY TNHH SX – TM – XD HOÀNG DŨNG 3 1.1. Lịch sử quá trình hình thành và phát triển 3 1.2. Đặc điểm 3 1.3. Sơ đồ công ty 6 II_ CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA CHU TRÌNH DOANH THU 4 2.1_ Quá trình bán hàng 4 2.1.1_ Hoạt động xét duyệt 4 2.1.2_ Hoạt động cung cập hàng hóa 7 2.1.3_ Hoạt động ghi nhận 7 2.2_ Quá trình thu tiền 7 2.2.1_ Hoạt động xét duyệt 7 2.2.2_ Hoạt động thu tiền 8 2.2.3_ Hoạt động ghi nhận 8 III_ CÁC CHỨNG TỪ ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI DOANH NGHIỆP 8 IV_LƯU ĐỒ XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH THU BÊN NGOÀI PHÒNG KẾ TOÁN 19 V_ MÔ TẢ TÀI KHOẢN SỬ DỤNG VÀ ĐỐI TƯỢNG THEO DÕI CHI TIẾT 20 VI_ LƯU ĐỒ XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH THU BÊN TRONG PHÒNG KẾ TOÁN 22 VII_ ĐÁNH GIÁ KIỂM SOÁT CHU TRÌNH ĐANG TÌM HIỂU 24 7.1_ Kiểm soát nghiệp vụ 24 7.2_ Kiểm soát trong chu trình máy tính 28 7.2.1_ Kiểm soát chung 28 7.2.2_ Kiểm soát ứng dụng 30 VIII_ ÁP DỤNG PHẦN MỀM TTSOFT VÀO DOANH NGHIỆP 34 8.1_ Danh mục màn hình nhập liệu 34 8.2_ Tổ chức bộ máy kế toán xử lý 35 8.3_ Lưu đồ mô tả quá trình xử lý 38 8.4_ Đánh giá kiểm soát nhập liệu 40 I_ GIỚI THIỆU VỀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY TNHH SX – TM – XD HOÀNG DŨNG 1.1. Lịch sử quá trình hình thành và phát triển: Công ty TNHH SX – TM – TM – XD Hoàng Dũng được thành lập năm 1994, với tên gọi là “Xưởng sản xuất thiết bị - học cụ và đồ chơi trẻ em” và chịu sự chi phối của Luật công ty được Quốc hội Việt Nam thông qua ngày 21/12/1990. Với những nỗ lực hết mình của toàn thể công ty, sự phát triển về chất đòi hỏi phải có sự thay đổi tương ứng về lượng. Đáp ứng yêu cầu đó, năm 2002 công ty đăng ký kinh doanh lại với tên gọi là “Công ty Trách nhiệm hữu hạn Sản xuất – Thương mại – Xây dựng Hoàng Dũng”. Ngoài việc thể hiện sự lớn mạnh về nguồn lực tài chính và quy mô sản xuất điều này còn thể hiện sự nhanh nhạy, không ngừng thay đổi để phù hợp với xu thế chung của tình hình kinh tế - xã hội, đặc biệt là sự thay đổi của các văn bản Luật hiện hành (Luật doanh nghiệp 1999 ra đời thay thế cho Luật công ty 1990). Sau năm 2002, công ty có nhiều lần đăng ký thay đổi để tiếp tục phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh và các văn bản Luật ( Luật doanh nghiệp 2005 thay thế cho Luật doanh nghiệp 1999). Mặc dù tình hình kinh tế - xã hội trong những năm gần đây có nhiều biến động phức tạp, thông qua thế lực và tiềm lực của mình công ty TNHH SX – TM – XD Hoàng Dũng vẫn luôn khẳng định vị thế cùng sự phát triển một cách bền vững. 1.2. Đặc điểm: - Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, số: 4102010603 (Đăng ký lần đầu ngày 04/07/2002, đăng ký thay đổi lần thứ 4 ngày 29/09/2005). - Loại hình: Công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên. - Tên công ty: CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT – THƯƠNG MẠI – XÂY DỰNG HOÀNG DŨNG - Tên giao dịch: HOANG DUNG CO.,LTD - Tên viết tắt: CÔNG TY TNHH HOÀNG DŨNG. - Địa chỉ trụ sở chính: 114/27 Tô Ngọc Vân, Khu phố 1, Phường Thạnh Xuân, Quận 12 - Điện thoại: (08) 37160575 - Fax: (08) 37160575. - Email: nhdung@hcm.fpt.vn - Ngành,nghề kinh doanh: Sản xuất và mua bán thiết bị học cụ, đồ chơi trẻ em (trừ đồ chơi có hại cho nhân cách, sức khỏe của trẻ em hoặc ảnh hưởng đến an ninh, trật tự, an toàn xã hội, đồng phục trường học). Mua bán hàng may mặc, sách vở các loại, hàng điện tử, hàng điện lạnh, hàng thủ công mỹ nghệ, thực phẩm công nghệ, hàng trang trí nội thất, thiết bị văn phòng. Đại lý ký gởi hàng hóa. Xây dựng dân dụng, công nghiệp. Trang trí nội thất. Sửa chữa nhà. Sản xuất thiết bị bếp ăn công nghiệp, thang nâng, thang máy (trừ gia công cơ khí, xi mạ điện, tái chế phế thải kim loại tại trụ sở). - Vốn điều lệ: 3.000.000.000 đồng (Ba tỷ đồng). Trong đó: - Hiện kim: 1.991.250.000 đồng - Hiện vật: 1.008.750.000 đồng. - Danh sách thành viên góp vốn: Số TT  Tên thành viên  Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú đối với cá nhân hoặc địa chỉ trụ sở chính đối với tổ chức  Giá trị vốn góp (triệu đồng)  Phần vốn góp   1  Nguyễn Hoàng Dũng  414/54 Nơ Trang Long, Phường 13, Quận Bình Thạnh  2.400,00  80%   2  Nguyễn Kim Oanh  414/54 Nơ Trang Long, Phường 13, Quận Bình Thạnh  600,00  20%   - Người đại diện theo pháp luật của công ty: Chức danh: Giám đốc Họ và tên: NGUYỄN HOÀNG DŨNG (Nam) Sinh ngày: 12/07/1964 Dân tộc: Kinh Quốc tịch: Việt Nam. Số chứng minh nhân dân (hoặc số hộ chiếu): 020823305 Ngày cấp: 07/08/2003 Nơi cấp: Công An tp Hồ Chí Minh. Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: 414/54 Nơ Trang Long, Phường 13, Quận Bình Thạnh. Chỗ ở hiện tại: 414/54 Nơ Trang Long, Phường 13, Quận Bình Thạnh. - Tên, địa chỉ chi nhánh: Xưởng sản xuất Học cụ Thiết bị trường học Hoàng Dũng. Địa chỉ: 14/27 Khu phố 1, Tô Ngọc Vân, Phường Thạnh Xuân, Quận 12. 1.3_ Sơ đồ công ty II_ CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA CHU TRÌNH DOANH THU 2.1_ Quá trình bán hàng 2.1.1_Hoạt động xét duyệt Xét duyệt đơn đặt hàng : Sau khi nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng, đơn đặt hàng được đưa lên cho giám đốc xử lý xét duyệt và lập hợp đồng. Hợp đồng được lập thành hai bản, 1 bản đưa cho khách hàng, 1 bản kèm theo đơn đặt hàng đưa sang cho phó giám đốc. Tại đây phó giám đốc lập danh mục bảng kê hàng hóa cần cung cấp. Lập xong bảng kê được đưa sang cho quản lý phân xưởng, đơn đặt hàng và hợp đồng được đưa sang phòng kế toán. Xét duyệt vật tư : Khi nhận được bảng kê hàng hóa, quản lý phân xưởng kiểm tra vật tư đồng thời lập phiếu đề xuất vật tư. Sau đó bảng kê hàng hóa đưa sang cho thủ kho, còn phiếu đề xuất vật tư đưa sang cho giám đốc xử lý xét duyệt vật tư rồi chuyển cho phòng kế toán. 2.1.2_ Cung cấp hang hóa: Thủ kho sau khi nhận được bảng kê hàng hóa sẽ đối chiếu với số lượng vật tư trong kho và lập phiếu xuất kho (2 liên). Căn cứ vào bảng kê hàng hóa và phiếu xuất kho thủ kho nhập liệu vào bảng tính Excel số lượng hàng hóa xuất kho để cập nhật vào tập tin hàng hóa đã lưu trong máy. Sau đó bảng kê hàng hóa được lưu lại theo số thứ tự, bên cạnh đó phiếu xuất kho được đưa sang bộ phận giao hàng. Bộ phận giao hàng cầm theo phiếu xuất kho, sau khi giao đủ số lượng bộ phận giao hàng đưa phiếu xuất kho cho khách hàng ký, đưa khách hàng giữu 1 liên , 1 liên còn lại đã được khách hàng ký đem về đưa cho phòng kế toán. 2.1.3_ Hoạt động ghi nhận Tại phòng kế toán, phiếu đề xuất vật tư từ giám đốc đưa sang được lưu tại đây theo số thứ tự. Kế toán dựa vào phiếu xuất kho cùng với đơn đặt hàng và hợp đồng, đối chiếu lập hóa đơn bán hàng (3 liên). Liên 1 lưu lại theo số thứ tự, 2 liên còn lại đưa cho khách hàng ký, sau đó 1 liên đưa khách hàng giữ, liên còn lại đưa lại về phòng kế toán. Căn cứ vào các chứng từ (hóa đơn bán hàng , phiếu xuất kho, cùng với đơn đặt hàng và hợp đồng) kế toán nhập liệu vào phần mềm, cập nhật số liệu và các tập tin hàng hóa và khách hàng. Các chứng từ được lưu lại theo số thứ tự. 2.2_ Quá trình thu tiền: 2.2.1_ Xác nhận nội dung thu tiền Khi khách hang trả tiền, thủ quỹ (kế toán chi tiết) nhập thông tin khách hàng vào phần mềm, truy xuất số hóa đơn ứng với khoản tiền đã nhận, đối chiếu. Sau đó nhận tiền, lập phiếu thu tiền (3 liên). Liên 1 lưu lại tại cùi, 1 liên giao cho khách hàng, liên còn lại có chữ kí của khách hang kế toán chi tiết giữ lại. 2.2.2_ Nhận tiền Thủ quỹ (kế toán chi tiết) nhận tiền của khách hàng, đóng dấu đã thu tiền và kí xác nhận lên phiếu thu. 2.2.3_ Ghi nhận/theo dõi Kế toán dựa vào phiếu thu, cập nhật số liệu vào phần mềm, truy xuất và đối chiếu với dữ liệu trong phần mềm. Sau đó phiếu thu tiền được lưu lại theo số thứ tự. III_ CÁC CHỨNG TỪ ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI DOANH NGHIỆP SỐ TT  TÊN CHỨNG TỪ  NỘI DUNG  MỤC ĐÍCH  BỘ PHẬN LẬP  BỘ PHẬN NHẬN   1  Hợp đồng mua bán hàng hóa.  - Căn cứ xác lập hợp đồng: chịu sự điều chỉnh của văn bản quy phạm pháp luật nào nào của Nhà nước, thông thường là Luật thương mại 2005, Luật dân sự 2005, thông tư 134,…; nhu cầu của các bên. - Ngày, tháng, năm ký hợp đồng; tên, địa chỉ, số tài khoản và ngân hàng giao dịch của các bên, họ, tên người đại diện, người đứng tên đăng ký kinh doanh; - Đối tượng của hợp đồng tính bằng số lượng, khối lượng hoặc giá trị quy ước đã thoả thuận; - Chất lượng, chủng loại, quy sách, tính đồng bộ của sản phẩm, hàng hoá hoặc yêu cầu kỹ thuật của công việc; - Giá cả; - Bảo hành; - Điều kiện nghiệm thu, giao nhận; - Phương thức thanh toán; - Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng kinh tế; - Thời hạn có hiệu lực của hợp đồng; - Các biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng; - Các thoả thuận khác.  Để bảo đảm các quan hệ kinh tế được thiết lập và thực hiện giữa các bên tham gia ký kết hợp đồng. Ở đây là việc mua bán hàng hóa và thực hiện việc mua bán hàng hóa theo thỏa thuận có có căn cứ hợp lý, có cơ sở hợp pháp. Để bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp, đề cao trách nhiệm của các bên trong quan hệ kinh tế (quan hệ mua bán hàng hóa này).  Giám đốc  Phó giám đốc   2  Bảng kê hàng hóa. (chứng từ nội bộ)  - Tên, địa chỉ của công ty, mã số thuế. - Tên chứng từ “Bảng kê hàng hóa”. - Ngày, tháng lập bảng kê. - Tên, địa chỉ đơn vị, cá nhân đặt hàng; ngày, tháng giao hàng. - Tên, quy cách, số lượng, sản phẩm (hàng hóa). - Xác nhận của người lập, xác nhận của người có trách nhiệm, quyền hạn.  Thông tin, kiểm tra, đối chiếu, xác nhận: - Thông báo cho quản lý phân xưởng, các bộ phận sản xuất đặc điểm, quy cách sản phẩm, hàng hóa cần sản xuất. - Làm căn cứ để quản lý phân xưởng kiểm tra vật tư và đề xuất kịp thời lên Ban giám đốc. - Làm căn cứ để bộ phận sản xuất lên kế hoạch sản xuất. - Xác nhận tính hợp lệ của hoạt động sản xuất của bộ phận sản xuất.  Phó giám đốc  Quản lý phân xưởng   3  Phiếu đề xuất vật tư. (chứng từ nội bộ)  - Tên, địa chỉ của công ty, mã số thuế. - Tên chứng từ “Phiếu đề xuất vật tư”. - Họ tên người đề nghị, bộ phận, lý do đề nghị. - Số thứ tự, tên quy cách hàng hoá vật tư, đơn vị tính, số lượng, ghi chú,... - Ngày, tháng, năm lập phiếu. - Xác nhận của bộ phận đề nghị.  Thông tin, kiểm tra, đối chiếu, xác nhận: - Thông báo cho ban giám đốc, bộ phận mua hàng đặc điểm, quy cách hàng hóa, vật tư cần mua về để thực hiện hợp đồng. - Làm căn cứ để bộ phận mua hàng mua được hàng hóa phù hợp, đầy đủ. - Xác nhận tính hợp lệ của hoạt động mua hàng của bộ phận mua hàng. - Là cơ sở để xác nhận trách nhiệm và kiểm soát quá trình quản lý hàng tồn kho (vật tư).  Quản lý phân xưởng  Giám đốc   4  Phiếu xuất kho. (chứng từ nội bộ)  - Tên, địa chỉ của công ty, mã số thuế. - Căn cứ lập (mẫu số 02 vt,…) - Tên chứng từ “Phiếu xuất kho”. - Ngày, tháng, năm lập phiếu. - Số chứng từ. - Ghi nhận vào sổ sách kế toán (Nợ:…..Có:……) - Họ tên người nhận hàng, địa chỉ (bộ phận). - Lý do xuất. - Xuất tại kho (ngăn lô). - Số thứ tự; tên nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa); mã số; đơn vị tính; Số lượng (yêu cầu, thực xuất); đơn giá; thành tiền. - Xác nhận của người lập phiếu, người nhận hàng, thủ kho, giám đốc.  Thông tin, cơ sở ghi nhận kế toán, kiểm tra, đối chiếu, xác nhận: - Thông báo cho Ban giám đốc, bộ phận bán hàng, bộ phận kế toán đặc điểm, quy cách, số lượng hàng hóa xuất ra. - Là căn cứ để kế toán ghi nhận vào sổ sách kế toán biến động của hàng tồn kho và các tài khoản khác có liên quan. - Là căn cứ xác nhận tính hợp lệ, hợp pháp của hàng hóa được xuất ra, phục vụ cho công tác quản lý hàng tồn kho, công tác kiểm soát nội bộ của công ty. - Là căn cứ xác nhận sự chuyển giao (quyền sở hữu, quyền kiểm soát) hàng hóa giữa người bán và người mua, làm cơ sở lập hóa đơn và thu tiền. - Phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu việc ghi nhận sổ sách của kế toán, của thủ kho, đối chiếu với đơn đặt hàng của khách hàng và hợp đồng.  thủ kho  Bộ phận giao hàng   5  Hóa đơn bán hàng  - Tên hóa đơn “ HÓA ĐƠN GIA TRỊ GIA TĂNG”. - Căn cứ lập (mẫu số 01 GTKT – 3LL) - Số hóa đơn. - Số liên - Ngày, tháng, năm lập háo đơn. - Tên, địa chỉ, số tài khoản, điện thoại của đơn vị bán hàng (công ty Hoàng Dũng). - Họ tên, đơn vị, địa chỉ, số tài khoản, hình thức thanh toán, mã số thuế của khách hàng. - Số thứ tự, Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng cộng tiền hàng. - Thuế suất GTGT, tiền thuế, tổng cộng tiền thanh toán. - Xác nhận của người mua hàng, của người bán hàng, của thủ trưởng đơn vị.  Thông tin, cơ sở ghi nhận kế toán, kiểm tra, đối chiếu, xác nhận: - Chủ yếu phục vụ cho mục đích xác nhận mang tính chất pháp lý và làm cơ sở ghi nhận doanh thu và các các tài khoản liên quan (tiền, khoản phải thu, thuế GTGT,…), cùng mục đích kiểm tra của kiểm toán viên độc lập, cơ quan thuế. - Ngoài ra, đây còn là cơ sở quan trọng để đối chiếu kế toán giữa kế toán tổng hợp và chi tiết.  Kế toán trưởng (kế toán tổng hợp)  Kế toán chi tiết (thủ quỹ)   6  Phiếu thu  - Tên, địa chỉ của công ty. - Căn cứ lập (mẫu số 01 tt,…) - Tên chứng từ “Phiếu thu”. - Ngày, tháng, năm lập phiếu. - Số chứng từ. - Ghi nhận vào sổ sách kế toán (Nợ:…..Có:……) - Họ tên người nộp tiền, địa chỉ (bộ phận). - Lý do nộp. - Số tiền (bằng số, bằng chữ). - Số chứng từ gốc kèm theo. - Xác nhận của giám đốc, kế toán trưởng, người nộp tiền, người lập phiếu, thủ quỹ.  Thông tin, cơ sở ghi nhận kế toán, kiểm tra, đối chiếu, xác nhận: Chủ yếu để xác nhận và làm cơ sở cho việc ghi nhận kế toán (tăng tiền hoặc giảm khoản phải thu), đồng thời cũng xác nhận cho việc thực hiện nghĩa nghĩa vụ thanh toán tiền mua hàng của người mua hàng. - Ngoài ra, phiếu thu cũng phục vụ cho mục đích kiểm tra, đối chiếu công nợ của kế toán các khoản phải thu, kiểm tra quỹ tiền mặt của thủ quỹ.  Thủ quỹ (Kê toán chi tiết )  Thủ quỹ (kê toán chi tiết)   IV_LƯU ĐỒ XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH THU BÊN NGOÀI PHÒNG KẾ TOÁN

V_ MÔ TẢ TÀI KHOẢN SỬ DỤNG VÀ ĐỐI TƯỢNG THEO DÕI CHI TIẾT Tài khoản Tài khoản  Tên  Kết cấu TK (mở mấy cấp, tên gọi cụ thể từng cấp  Đối tượng theo dõi chi tiết của TK (nếu có)   111  Tiền mặt  Mở 2 cấp: - Cấp 1: tài khoản 111 – tiền mặt. - Cấp 2: Tài khoản 1111 Tiền mặt Việt Nam.    112  Tiền gửi ngân hàng.  Mở 2 cấp: - Cấp 1: tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng. - Cấp 2: + Tài khoản 1121 - Tiền Việt Nam. + Tài khoản 1122 - Ngoại tệ. - Tài khoản 1123 - Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý.    131  Phải thu khách hàng  Mở 2 cấp: - Cấp 1: Phải thu khách hàng. - Cấp 2: + Tài khoản 1311: Phải thu khách hàng sản xuất. + Tài khoản 1312: Phải thu khách hàng xây dựng.  Khách hàng.   155  Thành phẩm  Mở 1 cấp: Tài khoản 155: Thành phẩm  Thành phẩm   333  Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước  Mở 3 cấp: - Cấp 1: Tài khoản 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. - Cấp 2: + Tài khoản 3331 - Thuế giá trị gia tăng phải nộp. + Tài khoản 3334 - Thuế thu nhập doanh nghiệp. + Tài khoản 3335 - Thuế thu nhập cá nhân. + Tài khoản 3336 - Thuế tài nguyên. + Tài khoản 3337 - Thuế nhà đất, tiền thuê đất. + Tài khoản 3338 - Các loại thuế khác. + Tài khoản 3339 - Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác. - Cấp 3: + Tài khoản 33311 - Thuế giá trị gia tăng đầu ra. + Tài khoản 33381 – Thuế môn bài.    511  Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ  Mở 3 cấp - Cấp 1: Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. - Cấp 2: Tài khoản 5112- Doanh thu bán các thành phẩm. - Cấp 3: + Tài khoản 51121: Doanh thu bán các thành phẩm hoạt động sản xuất. + Tài khoản 51122: Doanh thu bán các thành phẩm hoạt động xây dựng.    632  Giá vốn hàng bán  Mở 2 cấp: - Cấp 1: Tài khoản 632 -Giá vốn hàng bán. - Cấp 2: + Tài khoản 6321: Giá vốn thành phẩm sản xuất. + Tài khoản 6322: Giá vốn thành phẩm xây dựng.  Chi tiết cho từng thành phẩm sản xuất và xây dựng   VI_ LƯU ĐỒ XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH THU BÊN TRONG PHÒNG KẾ TOÁN
VII_ ĐÁNH GIÁ KIỂM SOÁT CỦA CHU TRÌNH 7.1_Kiểm soát nghiệp vụ Quá trình  Nhận diện rủi ro  Thủ tục kiểm soát đang áp dụng  Nguyên nhân  Đánh giá  Ảnh hưởng  Đề xuất   Bán hàng  Hoạt động tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu: Doanh nghiệp chấp nhận những đơn đặt hàng không có khả năng thanh toán. Ghi nhận sai thông tin về hàng hóa (bao gồm mã hàng, số lượng hàng, mặt hàng…); khách hàng (bao gồm mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ khách hàng…) khi nhập liệu thông tin.  - Phòng kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng do doanh nghiệp tự thiết kế, nhiều khi theo mẫu của khách hàng (thông thường là hợp đồng hoặc giấy đề nghị mua hàng). - Đơn đặt hàng được giám đốc của đơn vị xét duyệt trước khi chuyển cho phó giám đốc. - Căn cứ vào các chính sách bán hàng của đơn vị, phó giám đốc lập lệnh bán hàng (bản kê danh sách hàng hóa sẽ cung cấp), - Sau khi lệnh bán hàng đã được giám đốc xét duyệt, sẽ chuyển 1 liên cho phòng kế toán, 1 liên cho bộ phận kho, 1 liên chuyển lên giám đốc xem xét, 1 liên lưu tại phòng, 1 liên giao cho khách hàng xác nhận mặt hàng đã đặt mua.  - Bộ phận xét duyệt của công ty chưa rà soát, nhận dạng kỹ đối tượng khách hàng hoặc đánh giá sai khách hàng. Bộ phận khai báo khai thông tin không hợp lệ, không trung thực.  - Không có sự đối chiếu, kiểm tra xem giá trị đơn đặt hàng có nằm trong hạn mức tín dụng cho phép của công ty hay không. - Sự xác minh các thông tin hơp lệ về sự đặt hàng của khách hàng (mã khách hàng, tên, địa chỉ…) mang tín ước lệ, không kĩ càng. - không có sự đối chiếu, so sánh thông tin mà khách hàng cung cấp về hàng hóa (số lượng, mẫu mã, quy cách…) cũng như so sánh giữa giá trên đơn đặt hàng của khách hàng với bảng giá của đơn vị.  - Không thu được nợ. Lỗ do nợ khó đòi. Cung cấp sai hàng hóa. Giao sai khách hàng. Thông tin về giá cả giữa khách hàng và đơn vị nhiều khi không đồng nhất tạo sự mâu thuẫn, gây mất uy tín cho doanh nghiệp  Xét duyệt kỹ càng đối tượng mua hàng trước khi đi đến quyết định cung cấp hàng hóa. Bộ phận ghi chép cần xem xét kỹ trước đối tượng hàng hóa, khách hàng, có thể đối chiếu thường xuyên giữa sổ sách và hệ thống kế toán. - Đối chiếu, so sánh chi tiết giữa thông tin nhận được và thông tin cung cấp lại cho khách hàng. - lưu trữ đơn đặt hàng cũ , ghi số đơn đặt hàng mới của khách hàng cũ sau khi có sự sữa chữa để tiện lợi cho việc theo dõi công nợ    Hoạt động xuất, giao hàng, lập chứng từ gửi hàng, chứng từ vận chuyển: Xuất kho, giao hàng có thể không đúng đối tượng nhận do thông tin về khách hàng bị khai báo không chính xác. Xuất kho, giao hàng có thể sai số liệu, sai mặt hàng, kiểu dáng do lúc khai báo về thông tin hàng hóa bị sai, thiếu chính xác. Thời gian giao hàng có thể bị sai lệch, hoặc bị chậm so với thời gian ghi trên hợp đồng. Có thể mất hàng trong quá trình xuất kho để giao hàng.  - Bộ phận kho kiểm tra, xem xét lệnh bán hàng từ phòng kinh doanh xem đã được xét duyệt chưa, nếu chưa có chữ ký và dấu đã xét duyệt, bộ phận kho chuyển ngược lại phòng kinh doanh. - Nếu đã được xét duyệt, quản lý xưởng sẽ liệt kê những mặt hàng cần phải xuất, (chứng từ giao hàng) chuyển lên cho phòng kế toán. - Kế toán chi tiết lập phiếu xuất kho (2 liên), 1 liên chuyển cho người giao hàng, 1 liên cho khách hàng giữ. - Khi nhận hàng từ kho, nhân viên giao hàng cần so sánh các mặt hàng thực nhận với chứng từ gửi hàng (phiếu giao hàng), nếu có chênh lệch thì thông báo cho bộ phận xử lý đơn hàng, hoặc nếu thiếu thì báo quản lý kho hàng xử lý. - Căn cứ số lượng trên phiếu giao hàng, nếu đã đủ số hàng mà khách hàng đặt mua, kế toán chi tiết lập hóa đơn bán hàng (3 liên), 1 liên chuyển cho khách hàng, 1 liên chuyển kế toán tổng hợp, 1 liên lưu tại sổ.  Do mất hàng Do giao nhầm cho khách hàng. Do sơ suất của thủ kho, nhân viên giao hàng. Do tiến độ sản xuất của công ty chậm bởi những yếu kém về mặt kỹ thuật. Công nghệ còn non kém. Ý thức đạo đức của nhân viên giao hàng. Yếu tố môi trường tác động (mưa gió, bão, lụt lội,..)  - Sơ sài trong việc đối chiếu chi tiết về số lượng hàng