Hệ thống thông tin kinh tế nội bộ khách sạn và vận dụng để hoàn thiện hệ thống thông tin kinh tế tại khách sạn Dân Chu

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Nhân loại đang trải qua một cuộc cách mạng kinh tế lớn lao. Họ đang sống, làm việc trong một nền kinh tế bùng nổ thông tin. Trong môi trường khốc liệt đó người ta cạnh tranh không chỉ bằng vốn, nguồn nhân lực mà điều tiên quyết, nhân tố quan trọng lại là thông tin. Nền kinh tế hàng hoá phát triển cùng với quá trình hiện đại hoá nhanh chóng trong khu vực vực sản xuất vật chất, khu vực kinh doanh dịch vụ ngày càng chiếm tỷ lệ cao trong thu nhập quốc dân. Hoạt động kinh doanh khách sạn nhà hàng đủ loại cũng nằm trong khu vực này và là lĩnh vực có hiệu quả kinh doanh cao, đồng thời góp phần trực tiếp vào việc nâng cao mức sống cũng như đẩy mạnh giao lưu quốc tế. Nhưng một thực tế ở Việt Nam hiện nay việc hàng loạt các khách sạn, nhà hàng mọc lên, chỉ tính riêng ở Hà Nội với mật độ khoảng 70 khách sạn nhà hàng trên một cây số vuông. Một con số khá lớn vừa là thước đo đánh giá hiệu quả kinh tế, vừa là một dấu hiệu cho thấy sự cạnh tranh rất lớn đang diễn ra gữa các khách sạn. Và cũng giống như một ông chủ doanh nghiệp nào khác, người quản lý khách sạn ngoài việc nâng cao chất lượng phục vụ còn phải quan tâm rất nhiều tới lĩnh vực thông tin, tổ chức hệ thống thông tin trong và ngoài khách sạn để phục vụ tối đa việc nâng cao hiệu quả kinh doanh. Khách sạn Dân Chủ, một doanh nghiệp Nhà Nước nằm trong môi trường kinh doanh dịch vụ với nhiều thách thức. Khách sạn ngay từ khi được thành lập đã tạo cho mình một thế riêng để có thể đứng vững trên thị trường. Tính đến nay, với một cơ sở vật chất kỹ thuật khá hoàn chỉnh, khách sạn đặt tại vị trí trung tâm của Thủ Đô (29 Tràng Tiền), cộng thêm một đội ngũ công nhân viên có kinh nghiệm, nhiệt tình. Khách sạn Dân Chủ đang không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ khách và mở rộng thị trường để có thể cạnh tranh đứng vững trên thị trường với nhiều khách sạn lớn và hiện đại hơn trên địa bàn Hà Nội. Chính vì vậy thông tin và tổ chức hệ thống thông tin trong khách sạn nhằm phục vụ kinh doanh được lãnh đạo và các bộ phận trong khách sạn hết sức quan tâm và cố gắng hoàn thiện hệ thống thông tin kinh tế nội bộ khách sạn ngày một tốt hơn. Xuất phát từ thực tiễn đó, với kiến thức đã được học và sự giúp đỡ tận tình của cô giáo - Tiến sĩ Trần Thị Kim Thu, cùng toàn thể các cô chú lãnh đạo khách sạn Dân Chủ em mạnh dạn chọn đề tài “Hệ thống thông tin kinh tế nội bộ khách sạn và vận dụng để hoàn thiện hệ thống thông tin kinh tế tại khách sạn Dân Chủ”û..Đề tài được nghiên cứu theo phương pháp phân tích mô tả chủ thể, phương pháp hệ thống, duy vật biện chứng và rất nhiều các phương pháp thống kê khác nhằm mô tả phân tích một cách chi tiết hệ thống thông tin trong khách sạn từ đó thấy được những hạn chế trong thực tế và đề ra hướng khắc phục. Ngoài phần mở đầu và kết luận nội dung luận văn gồm các gồm các phần chính sau: Chương một : Khái niệm chung về thông tin và hệ thống thông tin. Chương hai: Hệ thống thông tin kinh tế nội bộ khách sạn. Chương ba: Hoàn thiện hêï thống thông tin kinh tế nội bộ khách sạn Dân Chủ. CHƯƠNG I KHÁI NIỆM CHUNG VỀ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN I. Khái niệm chung về thông tin Trong điều hành, quản lý kinh tế xã hội, người ta nói nhiều đến thông tin bởi: thông tin là nguồn của cải vô giá của loài người. Nó là sản phẩm hàng hoá đặc biệt. Cũng như mọi sản phẩm vật chất và dịch vụ sản xuất, sản phẩm thông tin cũng tham gia vào quá trình tạo ra tổng sản phẩm trong nước (GDP). Một khi thông tin đã là sản phẩm hàng hoá, hiển nhiên trong quản lý phải tính đến nhu cầu khách hàng. Và để có sản phẩm thông tin, nhất thiết phải có sự đầu tư chi phí, tổ chức, chỉ đạo chặt chẽ và tiến hành theo một kế hoạch thống nhất thì mới tạo ra sản phẩm hàng hoá là thông tin. Hàng ngày trên bàn làm việc của các nhà quản lý ở mọi chức vụ khác nhau là các bản báo cáo, thông báo dưới mọi hình thức, nội dung cụ thể khác nhau thuộc phạm vi nội bộ trong đơn vị thuộc quyền quản lý của mình. Ngoài ra thông tin còn được tiếp nhận dưới nhiều hình thức khác nhau như trực tiếp nghe báo cáo bằng miệng, bằng điện thoại, điện tín. Nghĩa là người quản lý có thể thu nhận thông tin từ nhiều nguồn, và mỗi nguồn ấy dù khai thác và nhận thông tin bằng những phương tiện khác nhau, song giữa chúng đều có một đặc điểm là mọi thông tin đến với người nhận tin đều nhằm phản ánh tình hình và hiện tượng phục vụ yêu cầu quản lý và cuộc sống của con người trong không gian và thời gian nhất định. Nhưng để có được các thông tin đó, nhất thiết phải thông qua hoạt động của con người thì mới tạo sản phẩm thông tin. Như vậy khái niệm thông tin có thể hiểu như sau: Thông tin là kết quả của phản ánh, là thông báo cho nhau để biết, là sự truyền đạt tin tức gửi đến người nhận để có định hướng, điều hành theo mục đích của người dùng tin. Khái niệm thông tin đa dạng, mỗi khái niệm như trên chỉ mang tính cục bộ và đúng đắn khi gắn vào một hệ thống nghiên cứu nhất định. Tuỳ theo nội dung thông tin phản ánh tình hình và hiện tượng nắm bắt thông tin mà hình thành những tên gọi khác nhau như thông tin phản ánh mối quan hệ giữa người và người, về quan điểm nhận thức của các giai tầng trong xã hội trong mối liên hệ biện chứng hay mối quan hệ nhân quả thì đó là thông tin chính trị, thông tin xã hội. Song, nếu thông tin thuộc dạng phản ánh tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của một tổng thể nào đó trong không gian và thời gian, thì đó là thông tin kinh tế v.v.. . Như đã phân tích ở trên, trong quản lý cũng như trong cuộc sống thường nhật, chúng ta ai cũng cần thông tin để biết, để quản lý, để giáo dục, động viên ...với mức độ khác nhau tuỳ theo nhu cầu và đối tượng cần được thông tin. Và như vậy, thông tin sẽ có nhiều loại như thông tin xã hội, thông tin kinh tế, thông tin khoa học kỹ thuật, thông tin về hiện tại và tương lai… Mỗi loại thông tin đó lại có thể phân ra nhiều loại khác nhau căn cứ vào nội dung phản ánh của nó quyết định. Tuy nhiên, trong các loại thông tin thì thông tin kinh tế có liên quan và ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của quản lý và đời sống sản xuất của con người. Sự thay đổi của những dòng thông tin kinh tế còn tác động đến nhiều mặt thuộc các hoạt động chính trị, xã hội, văn hoá, giáo dục... Do đó, nếu chỉ hiểu thông tin là thông báo, là sự truyền đưa tin tức về các dữ kiện, các hiện tượng (kể cả dự báo) từ người gửi đến người nhận dưới nhiều hình thức khác nhau, bằng các phương tiện truyền đưa khác nhau đối với quản lý là chưa đủ, mà còn phải phân loại thông tin ấy ra thành những thông tin chi tiết theo yêu cầu của quản lý, chỉ có như vậy, việc xử lý thông tin trong quản lý mới có thể đi sâu, phân tích, giải quyết các hiện tượng phát sinh, phát triển theo yêu cầu và mục đích nghiên cứu, không những thế, đối với các nhà quản lý còn phải biết sự hình thành các nguồn thông tin đó có đủ độ tin cậy hay không để trả lời cho câu hỏi thông tin về cái gì, thông tin cho ai, ai cần thông tin và thông tin như thế nào để mà xử lý cho phù hợp với mục đích của việc thông tin. Muốn vậy, người quản lý không thể không quan tâm đến vấn đề phân loại thông tin trong quản lý. Trong các loại thông tin phục vụ cho người quản lý được sử dụng nhiều hơn cả là hệ thống thông tin kinh tế, bởi tính chất và vai trò của thông tin kinh tế có mối liên hệ hữu cơ và ảnh hưởng trực tiếp đến các quá trình thông tin khác. II. Thông tin kinh tế 1. Đặc điểm chủ yếu của thông tin kinh tế Thông tin kinh tế là loại thông tin phát sinh trong các hoạt động sản xuất và dịch vụ sản xuất trong không gian và thời gian cụ thể. Những dữ liệu của thông tin kinh tế được hạch toán và tổng hợp theo các yếu tố cấu thành của hạch toán được xắp xếp theo một trình tự nhất định, nhằm phản ánh thực trạng của các hoạt động sản xuất, kinh doanh nào đó. Nếu không có phản ánh thì cũng không có thông tin. Và ngược lại, nếu không có qúa trình của quản lý thì cũng không có phản ánh tích cực. Vì lẽ: thông tin bao giờ cũng gắn với mục đích nghiên cứu: thông tin cho ai? Thông tin để làm gì? Nghĩa là trong quản lý sẽ không có thông tin để mà thông tin. Thông tin kinh tế bao giờ cũng gắn với hoạt động sản xuất của con người. Vậy thông tin kinh tế có đặc điểm gì? Trước hết, cần phải hiểu thông tin là công cụ của quản lý. Thông tin kinh tế không chỉ phản ánh cái đã có sẵn, hoặc được thu thập bằng các phương pháp chuyên môn, mà còn tiên đoán, dự báo tình hình diễn biến của hiện tượng cho tương lai. Chính sự tiên đoán và dự báo đó là một trong những đặc điểm quan trọng của thông tin kinh tế đối với quản lý. Thông tin kinh tế không chỉ đơn thuần là những tri thức được tiềm ẩn trong con người hành động - con người của quản lý, mà còn là tri thức đem lại sự thay đổi về nhận biết sự vật và hiện tượng trong mỗi con người khi được thông tin. Thông tin kinh tế có sức thuyết phục sẽ giúp người dùng tin lựa chọn thông tin đắt nhất để phục vụ cho giải quyết những nhiệm vụ của quản lý đã đặt ra. * Đặc điểm nổi bật của thông tin kinh tế bao giờ cũng được lượng hoá bằng các chỉ tiêu thống kê và so sánh thống kê các chỉ tiêu ấy. Sự phản ánh này được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau thông qua các vật mang tên khác nhau. Sự biểu hiện đó với khối lượng nhiều hay ít, nhanh hay chậm, độ tin cậy cao hay thấp, phụ thuộc vào sự phát triển của công nghệ thông tin- hệ thống vi xử lý (một loại công cụ, phương tiện của các quá trình thông tin từ khâu thu nhập, chỉnh lý, tổng hợp, phân tích đến việc hệ thống hoá thông tin thuộc đối tượng nghiên cứu). Ỏû nước ta trong thời kỳ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung, quan liêu bao cấp, do điều kiện thực tế của nền kinh tế xã hội lúc bấy giờ và tình hình phát triển công nghệ thông tin trên thế giới chưa phổ cập và mạnh mẽ như hiện nay, việc áp dụng nó vào trong công tác xử lý và truyền đưa thông tin tình hình phát triển kinh tế xã hội để phục vụ quản lý xem ra chưa kịp thời, độ chính xác của thông tin chưa có sức thuyết phục nhiều đối với người dùng tin. * Thông tin kinh tế trong hoạt động sản xuất xã hội nhất thiết phải được thực hiện thông qua hạch toán kinh tế. Hạch toán kinh tế như chúng ta đều biết là phương pháp quản lý sản xuất kinh doanh theo kế hoạch của đơn vị, lấy thu bù chi, khuyến khích lợi ích vật chất đối với người lao động trên cơ sở tiết kiệm tiền vốn, vật tư và lao động sao cho đạt hiệu quả kinh tế cao, nhằm đảm bảo kinh doanh có lãi. Với bất kỳ một thông tin kinh tế nào dù có phạm vi rộng hay hẹp đều là kết quả của việc tổ chức thu thập tài liệu gốc được xử lý, phân tích và hệ thống hoá bằng các bản báo cáo định kỳ hoặc qua điều tra chuyên môn. Do vậy, thông tin kinh tế chỉ có được không hẳn nhờ quan sát, nhận thức sự vật, mà quan trọng hơn phải tổ chức công tác nghiệp vụ chuyên môn khoa học. Sẽ không có thông tin kinh tế đầy đủ, chính xác và kịp thời, nếu trong quản lý xã hội không quan tâm đầy đủ đến việc tổ chức chỉ đạo thực hiện các quá trình thông tin. * Thông tin kinh tế được sử dụng trong quản lý ở cấp càng cao càng có tính chất khái quát cao hơn. Đối với doanh nghiệp, người quản lý cần nhiều thông tin kinh tế (kế toán, thống kê và thông tin tác nghiệp) ở dạng mô tả, đo lường tỉ mỉ chính xác hơn bởi đây là đơn vị thu thập thông tin cấp thấp nhất tất cả mọi thông tin cấp trên đều được thu thập từ những đơn vị cơ sở này. Trái lại, ở cấp trên doanh nghiệp người ta lại cần nhiều thông tin ở mức khái quát cao hơn mà chủ yếu là thông tin thống kê - quan sát số lớn, và qua phân tích tổng hợp, các thông tin thốâng kê sẽ cung cấp cho người quản lý biết được xu thế và định hướng phát triển của hiện tượng nghiên cứu. Căn cứ vào nhu cầu thông tin của người quản lý, kết quả nghiên cứu hiện tượng đám đông cho thấy sự vận động của nó đều chứa đựng yếu tố ngẫu nhiên, và đằng sau tập hợp các hiện tượng ấy lại ẩn dấu cái tất yếu khách quan, xu hướng phát triển của sự vật thông qua đám đông, các hiệân tượng đan chéo nhau. Quá trình thống kê (thu thập, xử lý phân tích và truyền đưa thông tin) cho phép hệ thống hoá những hiện tượng riêng biệt có sai lệch ngẫu nhiên. Các tính quy luật của hiện tượng, là kết quả của sự bù trừ lẫn nhau của những hiện tượng riêng biệt có những sai lệch ngẫu nhiên. Tóm lại, đặc điểm của thông tin kinh tế không chỉ đơn thuần là tri thức được ghi nhận trong ý thức của người quản lý mà còn là tri thức đem lại những thay đổi trong ý thức người dùng tin. Căn cứ vào nội dung phản ánh, chỉ tiêu này được phân tích thành hai loại khác nhau là chỉ tiêu chất lượng và chỉ tiêu số lượng. Chỉ tiêu số lượng là chỉ tiêu nói rõ mức độ, quy mô, khối lượng của hiện tượng nghiên cứu như số lượng sản phẩm sản xuất ra trong kỳ, số lao động hiện có vào thời điểm nghiên cứu, số diện tích gieo trồng lúa cả năm của địa phượng X ...Chỉ tiêu chất lượng là chỉ tiêu phản ánh các đặc trưng, thuộc tính (mặt chất) của hiện tượng nghiên cứu như hiệu quả kinh tế, giá thành đơn vị sản phẩm, năng suất cây trồng trên đơn vị diện tích ...Khi nghiên cứu tổng hợp, so sánh phân tích tình hình phát triển của hiện tượng cùng với thời gian nhưng không cùng quy mô, người ta còn phân loại chỉ tiêu kinh tế tổng hợp thành chỉ tiêu hiện vật và giá trị, chỉ tiêu số tuyệt đối, số tương đối và số bình quân. Chỉ tiêu hiện vật là chỉ tiêu biểu hiện bằng các đơn vị tự nhiên như con, cái, chiếc, người,... hoặc đơn vị đo lường như mét, tấn, lít, ... Chỉ tiêu hiện vật có ưu điểm là nói rõ trị số biểu hiện cụ thể của hiện tượng nghiên cứu trong không gian và thơi gian nhất định. Song, chỉ tiêu hiện vật lại có nhược điểm là không nghiên cứu so sánh tổng hợp được. Để khắc phục hạn chế này quá trình thông tin kinh tế, người ta sử dụng chỉ tiêu giá trị - chỉ tiêu biểu hiện bằng đơn vị tiền tệ để phản ánh và sánh tổng hợp các hiện tượng kinh tế phát sinh, phát triển trong không gian và thời gian cụ thể. 2. Phân loại thông tin kinh tế Trong quản lý sản suất kinh doanh, cũng như quản lý xã hội, người ta quan tâm nhiều đến thông tin kinh tế bởi thước đo giá trị và thước đo sử dụng của nó. Do vậy, những căn cứ quan trọng để phân loại thông tin kinh tế được xác định là tiêu thức “tác dụng phản ánh” của nó. Vậy có bao nhiêu loại thông tin kinh tế? Câu trả lời chung nhất là có bao nhiêu sự kiện và hiện tượng kinh tế phát sinh trong sản xuất kinh doanh thì có bấùy nhiêu thông tin kinh tế. Đó là tổng hợp thông tin phản ánh kết quả của việïc thực hiện các chủ trương chính sách phát triển kinh tế của đảng và nhà nước, được thể hiện trong từng đơn vị trong từng thời kỳ nhất định. Trên một góc độ tổng quan, người ta còn căn cứ vào mục dích nghiên cứu để phân loai thông tin kinh tếù. Chẳng hạn, nghiên cứu hoạt động sản xuất của doanh nghiệp bằng các chỉ tiêu định lượng, mà đặc trưng nổi bật lên của mặt lượng, đó chính là hạch toán và kiểm tra. Nhưng hạch toán lại là một dạng tổng hợp của hệ thống thông tin kinh tế trong đơn vị sản xuất kinh doanh, chỉ sự ghi chép, phản ánh các hiện tượng và quá trình kinh tế phát sinh phát triển như phản ánh các yếu tố của quá trình sản xuất, kết quả của sản xuất, về các chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận. Theo dõi và ghi chép các hành vi biểu hiện trong kinh doanh, người ta phân loại thông tin kinh tế thành thông tin vào, thông tin ra, thông tin lên, thông tin xuống, hoặc thông tin nội bộ ,thông tin bên ngoài. Hình thức phản ánh của thông tin có thể bằng văn bản, bằng lời hay bằng điện thoại, điện tín được cất giữ bằng những vật mang tin khác nhau. Cách phân tổ này không nói rõ được bản chất của sự vật, hiện tượng nghiên cứu, nghĩa là mới chỉ dừng ở dạng phản ánh, tiếp nhận chứ chưa qua chế biến xử lý một cách đầy đủ về quá trình phát sinh, phát triển của hiện tượng. Mỗi loại thông tin không có cấu trúc theo quá trình tạo ra nó. Căn cứ vào chức năng của hạch toán trong sản xuất kinh doanh,thông tin kinh tế được chia thành 3 loại: Thông tin thống kê, thông tin kếù toán, thông tin nghiệp vụ kỹ thuật các phần nhỏ dưới đây sẽ đi sâu chi tiết vào từng loại hình thông tin đó. 2.1 Thông tin thống kê: Phạm vi và quy mô của thông tin thống kê rất rộng và cũng rất đa dạng. Để hiểu thế nào là thông tin thống kê, trước hết cần biết thống kê là gì. Đó là hệ thống các phương pháp ghi chép và thu thập và phân tích các hiện tượng và quá trình kinh tế xã hội bằng số liệu để tìm hiểu bản chất và tính quy luật vốn có các hiện tượng ấy. Nội dung của nó được phản ánh dưới dạng báo cáo thông báo, đưa tin, đối với người sử dụng để biết thì gọi là thông tin thống kê. Một cách tổng quát: Thông tin thống kê là thông báo, là sự phản ánh về kết quả ghi chép, phân tích tổng hợp các hiện tượng và các qúa trình kinh tế xã hội số lớn bằng các phương pháp riêng có như điều tra, phân tổ, số bình quân, chỉ số tương quan dự báo ,..vv để tổng hợp, phân tích, xử lý số liệu đáp ứng nhu cầu thông tin phục vụ lãnh đạo các cấp các ngành trong chỉ đạo và quản lý kinh tế xã hội. Đặc điểm của thông tin thống kê chính là giá trị của thông tin được xác lập trên cơ sở quan sát số lớn hiện tượng bằng số để tìm hiểu bản chất và tính quy luật vốn có của chúng (mặt chất) trong điềøu kiện không gian và thời gian cụ thể. Sở dĩ khẳng định như vậy là vì: sự hiểu biết rõ nét nhất trong mọi hoạt động của đời sống kinh tế xã hội thường được phản ánh bằêng việc đo, đếm, ghi chép và tính toán thông qua hệ thống chỉ tiêu nào đó. Trong các hoạt động này lại bao gồm