Hệ thống tính và chi lương

I. Khái quát chung Những năm gần đây, vai trò của hệ thông thông tin trong kinh doanh đã ngày càng lớn mạnh. Từ chỗ chỉ được sử dụng để hỗ trợ một số hoạt động trong văn phòng, hệ thống thông tin đã trở nên có vai trò chiến lược trong doanh nghiệp. Đặc biệt, những thành tựu về công nghệ thông tin và ứng dụng của chúng trong các lĩnh vực đa dạng khác nhau của doanh nghiệp đã khiến cho doanh nghiệp ngày càng chú ý nhiều hơn tới việc áp dụng những thành tựu của công nghệ thông tin nhằm gia tăng ưu thế cạnh tranh và tạo cơ hội cho mình. Do đó trào lưu ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin không chỉ giới hạn ở các doanh nghiệp lớn tầm cỡ đa quốc gia mà đang lan rộng trong tất cả các doanh nghiệp kể các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở các nước đang phát triển Hệ thống thông tin quản lý là những hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức , điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược .Chúng được tạo ra chủ yếu nhờ vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ thống giao dịch cũng như các dữ liệu từ ngoài tổ chức do vậy chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ thống giao dịch.Qua đó chúng ta có thể hiểu hệ thống thông tin quản lý là hệ thống phân tích năng lực bán hàng ,theo dõi chi tiêu,theo dõi năng suất bán hàng của nhân viên ,nghiên cứu thị trường ....và tính hiệu quả của nó được đánh giá bằng chất lượng thông tin do chính các hệ thống thông tin đó sản sinh ra. II. Giới thiệu về Hệ thống Tính và Chi lương 1.1 Tổng quan về hệ thống Chức năng : Tính toán tiền lương phải trả cho nhân viên, in séc thanh toán lương và các nghiệp vụ liên quan tới thu nhập cá nhân. Với hệ thống lương riêng biệt cho phép thực hiện khấu trừ các khoản phải trừ vào lương và thuế thu nhập và tổng hợp nó trong báo cáo thu nhập, đồng thời cho phép kiểm soát tốt hơn các nghiệp vụ lương. Chứng từ : Bảng chấm công (đối với nhân viên làm việc theo giờ) hoặc hợp đồng lao động (đối với nhân viên hưởng lương), thẻ đếm sản phẩm và các bút toán kế toán tính lương, bút toán kế toán lương, bút toán chi tiền khi phát hành séc thanh toán. Báo cáo : Ghi chép lương (liệt kê các nhân viên sẽ được thanh toán, tổng lương, các khoản khấu trừ và tiền thực lĩnh cho mỗi nhân viên), báo cáo kiểm tra séc phát hành và cáo thu nhập. Sổ sách : Ghi chép lương (ghi những tính toán cho tổng lương, các khoản khấu trừ và tiền lương thực ghi) Yêu cầu và mục đích của hệ thống Xác định hệ thống tiền lương cho phù hợp với doanh nghiệp. Xây dựng hệ thống đánh giá mức độ hoàn thành công việc và tính thưởng cho cán bộ công nhân viên. Xây dựng Bảng mô tả công việc cho các vị trí công việc trong doanh nghiệp. Xây dựng Hệ thống đánh giá vị trí công việc. Xây dựng Thang bảng lương theo Lương vị trí công việc. Có khả năng tính và chi trả lương cho CBCNV trong doanh nghiệp. Lập các báo cáo tổng hợp lương, thuế thu nhập, bảo hiểm, bảng phân bổ lương, phiếu lương cá nhân… Cho phép người quản lý thay đổi nhân sự giữa các bộ phận khi có biến động Hệ thống cho phép kết nối với Phần mềm Chấm công để nhận số liệu tổng hợp công của nhân viên trong tháng. III. Mô hình Dữ liệu
 1. Dữ liệu đầu vào của hệ thống Dữ liệu đầu vào gồm : các chứng từ phản ánh các giao dịch đã hoàn thành trong kỳ kinh doanh của đơn vị hoặc doanh nghiệp. Bảng chấm công sẽ được kế toán nhập trực tiếp thủ công, hoặc kết nối với phần mềm chấm công tự động. Nhập trực tiếp Nhập bán tự động Nhập tự động Cập nhật bảng chấm công sản phẩm theo các tiêu thức khác nhau như : Số lượng sản phẩm. Kích cỡ Công đoạn sản xuất. Trong các doanh nghiệp nước ta hiện nay, các hình thức tiền lương chủ yếu được áp dụng là : Hình thức tiền lương theo thời gian. Hình thức tiền lương theo sản phẩm. Hình thức khoán sản phẩm. Danh sách cán bộ công nhân viên bao gồm : Nhân viên văn phòng Trực tiếp sản xuất Nhân viên quản lý Dữ liệu đầu ra của hệ thống Dữ liệu đầu ra của hệ thống bao gồm các báo cáo theo tháng, quý và năm Báo cáo theo tháng : Phiếu lương nhân viên Bảng thanh toán lương Bảng thanh toán tạm ứng Bảng thanh toán trợ cấp Bảng thanh toán tiền ngoài giờ Bảng tổng hợp tiền lương Bảng tổng hợp thuế thu nhập cá nhân Danh sách nhân viên đóng thuế thu nhập Danh sách thưởng lễ, tết Thống kê nghỉ phép Danh sách nhân viên nghỉ không lương Danh sách lao động nộp BHXH Danh sách lao động nộp BHYT Báo cáo theo Quý và Năm : Quyết toán thuế thu nhập theo năm Danh sách lao động nộp BHXH Danh sách lao động nộp BHYT Tổng hợp lương năm Tổng hợp phụ cấp năm Tổng hợp tiền thưởng năm IV. Giới thiệu một số phần mềm cho hệ thống Có nhiều phần mềm kế toán khác nhau được ứng dụng trong công tác kế toán ở các tổ chức kinh tế với các hình thái sở hữu, hình thức hoạt động sản xuất kinh doanh và các phần mềm phù hợp với hoàn cảnh và đặc điểm của từng tổ chức doanh nghiệp. Chúng ta có thể liệt kê một số phần mềm dùng để tính và chi lương như : AsiaHRM là một phân hệ nằm trong hệ thống AsiaERP, nó có thể được cài đặt độc lập hoặc cùng với hệ thống AsiaERP, có thể hoạt động độc lập hoặc liên kết thống nhất với các phân hệ kế toán tổng hợp và chi phí giá thành, nó có thể liên kết số liệu với các thiết bị chấm công điện tử để lấy dữ liệu vào bảng chấm công, tính lương. FlexHrm là hệ quản trị nguồn nhân lực hiệu quả kết hợp nhiều phân hệ mạnh mẽ như Quản lý nhân viên, Quản lý tiền lương, Báo cáo cải tiến, Tuyển dụng & đào tạo, v.v... Mỗi chức năng của FlexHrm được thiết kế cẩn thận và xây dựng một cách linh hoạt, đảm bảo thực thi được những yêu cầu tinh vi, đa dạng của những mô hình quản trị nguồn nhân lực phức tạp như các tập đoàn đa quốc gia, công ty liên doanh, công ty sản xuất và thương mại. FlexHrm 3.0 có bảy phân hệ chính, bao gồm phân hệ Thiết lập thông số chính giúp thiết lập môi trường làm việc, Quản lý tuyển dụng, Quản lý nhân sự, Quản lý tiền lương, Quản lý đào tạo, Hệ thống báo cáo và phân hệ Quản trị hệ thống để kiểm soát hệ thống. Dưới đây là một vài thông tin về các chức năng trong các phân hệ đó. NSS Phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương ghi nhận và theo dõi toàn bộ quá trình liên quan đến nhân sự bao gồm việc tuyển dụng, quản lý hồ sơ, lý lịch, hợp đồng lao động, quá trình công tác, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật cũng như cung cấp các chức năng cần thiết về theo dõi tổng hợp ngày công, tính lương và các thu nhập khác và kết xuất tự động các báo cáo về nhân sự tiền lương. Các chức năng cơ bản bao gồm: Quản lý quá trình tuyển dụng nhân viên mới, quản lý hồ sơ, lý lịch hợp đồng lao động.Theo dõi quá trình công tác, quản lý đào tạo. Theo dõi chấm công, tổng hợp ngày công, tính lương và thu nhập Các báo cáo về nhân sự, chấm công, tiền lương, thuế, bảo hiểm và tuyển dụng, đào tạo. 1VS tự động hóa các thao tác về tính lương và thanh toán tiền lương, tính lương. Khi tiếp nhận vào làm việc, cần ghi rõ bộ phận, chức vụ và mức lương của người lao động. Toàn bộ việc hạch toán FSC Phần mềm Quản lý và Tính lương Thiết lập cấu trúc bảng lương đơn giản Cho phép đặt tham số để in các báo cáo, cách tạo bảng lương mới được sao chép từ bảng lương tháng trước hoặc danh mục nhân viên Danh mục đơn vị được phân cấp hình cây dễ quản lý Cho phép người dùng định nghĩa động cấu trúc bảng lương, định dạng các chỉ tiêu của bảng lương: tên trường, nhãn hiển thị, kiểu hiển thị, cộng tổng … Khả năng tuỳ biến cao, thao tác đơn giản Chương trình tự động tạo giao diện nhập bảng lương theo cấu trúc định nghĩa Các thao tác với bảng lương tiện dụng, hệ thống tự động lưu lại các cấu hình người dùng đặt cho bảng lương như: độ rộng cột, font chữ, thứ tự nhân viên trong danh sách lương… Hệ thống chức năng linh hoạt, tuỳ biến cao Kết quả bảng lương có thể in theo mẫu thiết kế sẵn hoặc kết xuất sang file Excel Cho phép lập các báo cáo tổng hợp lương, thuế thu nhập, bảo hiểm, bảng phân bổ lương, phiếu lương cá nhân… Ngoài ra, hệ thống cho phép người dùng lập các báo cáo lương tự định nghĩa. Báo cáo này có thể kết xuất ra mẫu định sẵn hoặc xuất sang Excel Cho phép người quản lý thay đổi nhân sự giữa các bộ phận khi có biến động Nhận số liệu từ phần mềm chấm công: Hệ thống cho phép kết nối với Phần mềm Chấm công để nhận số liệu tổng hợp công của nhân viên trong tháng. Khả năng tích hợp: Cho phép trao đổi dữ liệu và tích hợp với các ứng dụng khác như quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công và kiểm soát ra vào Hệ thống báo cáo đa dạng Bảng thanh toán lương (tháng) Bảng thanh toán tạm ứng Phiếu lương cá nhân Bảng tổng hợp tiền lương Bảng phân bổ lương và bảo hiểm Bảng tổng hợp thuế thu nhập cá nhân Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân Tờ khai nộp thuế thu nhập thường xuyên Bảng thanh toán tiền bảo hiểm Bảng trích nộp tiền BHXH và BHYT An toàn, bảo mật